Что такое интраноўт?

Значение и определение интраноўта

Интраноўт - это платформа для внутренней связи и сотрудничества, используемая компаниями всех размеров и отраслей. Это безопасная сеть для сотрудников компаний и доверенных партнеров, позволяющая им обмениваться информацией, хорошо общаться и эффективно работать вместе.

Некоторые ключевые вещи, которые может предоставить интраноўт:

• Способ безопасно делиться внутренней информацией
• Улучшенная коммуникация между руководством и сотрудниками
• Повышенная согласованность между кросс-функциональными командами
• База для компаний для хранения и организации политик, рекомендаций и стандартных рабочих процедур

По сути, интранет является цифровым Центральным офисом компании и предпочтительнымресурсом сотрудников, чтобы быть в курсе событий. Это бесценный инструмент для поддержания связи между командами и их корпоративной культурой и миссией.

Традиционно многие организации используютSharePoint или специальные платформы для своего интранета. Но поскольку мир работы изменился, появилисьновые удобные решения с преимуществами, отвечающими развивающимся потребностям сотрудников.

Преимущества интранайыта

‍Внедрение интранета не только помогает сотрудникам оставаться на связи и организовываться, но и может фактически трансформировать эффективность и продуктивность всей организации. Вот некоторые из основных преимуществ интранайыта:

• Улучшенное взаимодействие: Интранеты облегчают эффективное взаимодействие в организации, позволяя сотрудникам легко обмениваться новостями, обновлениями и объявлениями.
• Улучшенное сотрудничество: С помощью инструментов, таких как общие календари, программное обеспечение для управления проектами и обмен документами, они позволяют командам работать более эффективно независимо от их местоположения.
• Повышенная производительность: Интранеты предоставляют централизованное место для информации и ресурсов, сокращая время, которое сотрудники тратят на поиск информации, и позволяя им сосредоточиться на работе.
• Экономия средств: Используя интранет для внутреннего общения и сотрудничества, организации могут сократить расходы, связанные с печатью, рассылкой и другими традиционными методами обмена информацией.
• Оптимизация процессов: Интранеты могут автоматизировать и оптимизировать различные бизнес-процессы, такие как задачи отдела кадров, отчетность о расходах и закупки, экономя время и снижая количество ошибок.
• Лучшее управление знаниями: Интранет может служить базой знаний, сохраняя и храня коллективные знания и опыт организации, что делает их легко доступными для всех сотрудников.
• Улучшенное вовлечение сотрудников: Интранеты могут способствовать созданию ощущения сообщества и принадлежности среди сотрудников, предоставляя платформу для обмена успехами, признания достижений и поощрения обратной связи.
• Улучшенная безопасность: С правильным контролем доступа и мерами безопасности интранеты гарантируют, что конфиденциальная информация остается конфиденциальной и доступной только для авторизованного персонала.
• Масштабируемость: Интранеты могут расти и развиваться вместе с организацией, адаптируясь под новых пользователей, контент и особенности по мере необходимости.
• Интеграция с другими системами: Интранеты могут бытьинтегрированы с другими корпоративными системами, такими как системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или системы планирования ресурсов предприятия (ERP), обеспечивая единую платформу для доступа к информации и инструментам.

Почему интранайыт компании важен?

В 2024 году сотрудникам все сложнее найти информацию, необходимую для выполнения их работы, для поддержания связи друг с другом и для ориентации в дирекциях компании. Фактически, исследование, проведенное в HBR, показало, что всего 23% сотрудников действительно соответствуют стратегиям своей компании.

Интранайыт предлагает следующую критическую функциональность, которая может помочь компаниям устранить этот разрыв в согласованности:

1. Обеспечить видимость между командами

Интранайыт - отличный способ сделать информацию доступной для всей компании. Поскольку доступ к нему есть у всех сотрудников автоматически, легко делиться обновлениями от руководства компании, которые касаются всех.

Многие решения имеют разделы для разных команд. Это позволяет легко увидеть, над чем работают другие. Это также помогает выравниваться с целями команды.

2. Предложить централизованное место для хранения и извлечения документов и контента

Интранайыт - это центральное место для сотрудников, чтобы сохранить важные документы и информацию. Оно доступно для поиска для любого, кто нуждается в доступе к ним. Эта система помогает сотрудникам легко находить нужную информацию.

Интранайыт - это удобный инструмент для организации и обмена важными ресурсами внутри компании. Вместо того чтобы находить и делиться документами из систем, таких как Microsoft Office или Google Drive, пользователи могут загружать их в портал и делать их широко доступными.

3. Упрощение управления правами доступа

При использовании с SSO или как частью программного обеспечения, администраторы могут легко управлять авторизованными пользователями. Они могут добавлять или удалять пользователей всего лишь с несколькими щелчками.

Применение интраныміта

Интранайыт - это универсальный и мощный инструмент, который может изменить способ работы организации. Они могут помочь с коммуникацией, сотрудничеством, автоматизацией задач и поддержкой удаленной работы, предоставляя множество преимуществ для организаций. Вот лишь некоторые способы, которыми компании используют интранайт:

• Внутреннее общение: Обмен новостями компании, объявлениями и обновлениями.
• Справочник сотрудников: Предоставление поисковой базы данных профилей сотрудников и контактной информации.
• Управление документами: Хранение, организация и обмен важными документами и файлами.
• Совместная работа: Содействие совместной работе через общие рабочие пространства, инструменты управления проектами и форумы обсуждений.
• Управление знаниями: Создание централизованного места для знаний компании, bewt практик и часто задаваемых вопросов
• HR и самообслуживание сотрудников: Управление процессами HR, такими как адаптация сотрудников, регистрация на льготных программах и запросы на отпуск
• Обучение и развитие: Предоставление онлайн-курсов и материалов для развития навыков сотрудников
• Поддержка IT: Предоставление службы поддержки и ресурсов для устранения распространенных технических проблем
• Распространение политик и процедур: Обеспечение легкого доступа к политикам компании, справочникам и руководствам

Каковы преимущества и недостатки использования программного обеспечения интранайыта?

Преимущества интранайыта

Современный интранайыт может предоставить огромные преимущества для большинства компаний. Вот лишь некоторые:

• Улучшенная коммуникация: это обеспечивает централизованную платформу для сотрудников, чтобы общаться и сотрудничать над проектами, что приводит к повышению продуктивности и эффективности.
• Оптимизированный обмен информацией: интранайыты помогают организациям легко делиться политиками, процедурами и обновлениями, информируя и уравновешивая всех сотрудников.
• Улучшенная безопасность данных: они обеспечивают безопасную платформу для обмена чувствительной информацией внутри организации, снижая риск утечек данных и других угроз безопасности.
• Повышенное вовлечение сотрудников: предоставляя доступ к учебным материалам, программам признания сотрудников и другим ресурсам, интранайыт может помочь поддерживать мотивацию работников.
• Сокращение затрат: они могут уменьшить затраты на печать и распространение информации, предоставив безбумажную платформу для обмена информацией, что может привести к значительной экономии для организаций.

Недостатки интранайыта

Как мы видели, есть много преимуществ в использовании интранета. Однако они не все созданы равными. В отличие от современных решений, традиционные предложения интранайыта часто имеют следующие недостатки:

Традиционные интранеты требуют от сотрудников перехода в другое место для доступа к информации

Данные из реальной жизни не подтверждают утверждение о том, что интранайыты разработаны для простого доступа. Работники знаний чувствуют себя перегруженными вкладками, приложениями, каналами и информацией, что может вызвать переключение контекста и потерю концентрации. Традиционные предложения действуют как порталы, которые служат еще одним местом, куда сотрудникам нужно зайти.

Традиционным интранетам часто требуется IT-администрирование для обновления, масштабирования и обслуживания

Традиционные интранайыты перегружены администрированием. Им требуется специализированные знания в области IT для обслуживания. Это иногда приводит к тому, что они отстают от тенденций UX и безопасности.

Что-то настолько простое, как обновление "главной страницы", может потребовать несколько шагов, и запуск нового раздела для только что созданной команды может занять немало времени, если в интранете нет встроенного раздела вики. Идеально, корпоративная CMS позволяет легко обновлять корпоративные коммуникации и документацию.

Традиционные интранеты не режут через шум информационного перегруза

Сотрудники испытывают стресс из-за быстрого обмена информацией в чатах и видео-приложениях, таких как Slack или Teams. Это происходит независимо от того, находятся ли они в офисе или работают из дома.

Быстрое течение коммуникации может быть для них подавляющим. Интраңыты могут неэффективно заменять или дополнять некоторые приложения. Они также могут ухудшить перегрузку информации, вместо того чтобы улучшить ее.

Традиционные интранеты становятся устаревшими почти сразу после публикации контента.

Интранайыты требуют качественного контента, чтобы привлечь сотрудников. Команды контента иногда используют кликбейт, чтобы побудить сотрудников использовать интранайыт.

Еще одна проблема со старым контентом заключается в том, что он часто недостоверен. Это может привести к тому, что сотрудники пренебрегают информацией, которую они находят, и в конечном итоге прекращают поиск вообще.

Традиционные интранеты не способствуют координации между компаниями

Давайте признаем, что цифровая городская площадь прошлого уже не подходит. Они являются также местом коммуникации, как этот печально известный торговый центр эпохи девяностых годов, который закрылся в вашем городе в прошлом году. Сегодня, внутреннее общение, совместная работа и координация происходят там, где сотрудники уже вступают в контакт: в их "виртуальной штаб-квартире", расположенной в Slack или Microsoft Teams.

Лучшие практики интранайыта

Если вы внедряете программное обеспечение корпоративной сети, есть несколько способов, как можно обеспечить, чтобы все получили максимум из этого. Чтобы получить максимальную отдачу от ваших инвестиций, следуйте этим лучшим практикам:

1. Достигайте сотрудников там, где они находятся

Все мы сейчас работаем онлайн. Важно, чтобы каждый мог эффективно общаться. Это особенно важно в условиях удаленной или гибридной работы. Используйте ваш портал, чтобы способствовать вовлеченности сотрудников, регулярно публикуя обновления и информацию.

Интранайыт, когда его правильно используют, может стать инструментом для всех сотрудников компании, вместе с вашей системой чата. Почему бы не проверить возможность интеграции двух? Когда вы подключаетесь к Slack или Teams, вы можете отправлять информацию и документы кому угодно, когда это необходимо.

2. Сократите время, потраченное на поиск важной информации.

Лучший способ добиться максимальной отдачи от вашей настройки - это рассматривать ее как единственный источник правды для всех сотрудников. Не допускайте захламления вашего интранета старой информацией. Это усложнит людям поиск того, что им нужно.

Если ваша система управления контентом позволяет ясно определять дату последнего обновления документа или, еще лучше, если она способна выявлять потенциальное дублирование контента, пользователи будут намного легче находить то, что им нужно.

3. Поддержите производительность вашей команды, предотвращая времязатратные прерывания для ключевых сотрудников.

Это происходит в каждой компании: несколько экспертов по предмету (SMEs), обладающих большим количеством информации, часто прерываются коллегами, которым нужны ответы. Исследование Университета Калифорнии и Гумбольдского университета показало, что работникам требуется до 23 минут, чтобы снова сосредоточиться после прерывания.

Эксперты могут избежать прерываний, добавив свои знания в единую истину, чтобы сделать их доступными для любого, кто нуждается в них, когда это требуется. Немного больше усилий в начале могут иметь огромное значение для управления временем в дальнейшем.

4. Избегайте бесполезного переключения контекста, чтобы сотрудники оставались продуктивными в инструментах, которые они используют каждый день

Интеграция с вашей платформой чата великолепна, но интеграция со всеми другими инструментами, которые сотрудникам нужны для выполнения своих задач — это гораздо лучше? Гораздо лучше. Изучите решения следующего поколения, которые могут предоставлять информацию в любом веб-инструменте.

Как создать корпоративный интранет, который повышает продуктивность и стимулирует вовлеченность сотрудников?

Если ваша текущая корпоративная сеть страдает от низкой адаптации, не паникуйте! Ознакомьтесь с этим конкретным циклом действий, разработанным для помощи вам завоевать поддержку, определить замену (если она вам нужна), запустить новый подход и создать устойчивое решение. Узнайте больше о создании срочности в управлении изменениями.

1. Составьте план по повышению принятия

Во-первых, выясните, что, на ваш взгляд, пошло не так в первый (или 47-й) раз. Какие основные факторы мешали долгосрочному, широкомасштабному принятию, и каковы конкретные способы их решения?

2. Установите цели

Некоторые примеры целей, которые стоит установить:

• Сроки
• "Отзывы сотрудников до 1 июня"
• "Решить, сохранить или заменить наш интранет до 31 июля"
• "Запустить новое руководство/инструмент до 1 октября"
• Меры для успешного достижения целей
• Включите регулярные и дополнительные цели
• Цель: Люди используют внутреннюю сеть хотя бы 1 раз/неделю в течение 6 месяцев в среднем
• Долгосрочная цель: Люди используют внутреннюю сеть хотя бы 1 раз/день в течение 6 месяцев).

3. Запросите мнение сотрудников

Спросите у людей, каково их отношение к используемому ими решению. Им это нравится в теории, но они считают его слишком громоздким для использования? Использовали ли они разные решения или подходы в других компаниях? Желают ли они использовать то, что используют друзья в других компаниях? Узнайте [как создать эффективный стек технологий](https://blog.getguru.com/how-to-create-a-more-efficient-tech-stack).

4. Выберите платформу интранета

Если проблемы с вашей текущей платформой не могут быть решены, проделайте необходимую работу и найдите нового поставщика внутренней сети. Изучите рекомендации сотрудников и ищите на сайтах обзоров, таких как [G2](https://www.g2.com/products/guru/reviews) и [TrustRadius](https://www.trustradius.com/products/guru/reviews).

5. Назначите владельца инструмента

Определите, кто будет ответственен за общий успех и внедрение вашей новой внутренней сети (или подхода). [Узнайте, почему вам может понадобиться использовать менеджера по знаниям](https://www.getguru.com/reference/what-is-a-knowledge-manager).

6. Настройте ваш выбранный инструмент

Время разобраться с настройками команды, пространствами и правами доступа!

7. Разработайте контент

Это может включать импорт документации из других источников, создание совершенно новых ресурсов или полное переписывание существующего контента. [Узнайте, почему краткая информация является лучшим вариантом](https://blog.getguru.com/rethinking-your-knowledge-architecture).

8. Инициативы сотрудников по повышению принятия

Избегайте долгих, утомительных тренингов. Если вам нужно обучение, рассмотрите возможность использования модулей самообслуживания вместо традиционных однодневных сессий. Для более захватывающих вариантов предложите подарки или устройте вечеринку!‍

9. Измерьте успех

Не забудьте следить за своими целями.

Важные функции программного обеспечения интранета

Если вы готовы создать по-настоящему отличный опыт для сотрудников, вы знаете, что вам необходимо найти лучшее программное обеспечение для внутренней сети — инструмент, который может делать больше, чем традиционные. Последние решения по управлению знаниями и корпоративные вики берут все лучшее об интранетах и делают его еще лучше. Вот на что вы можете рассчитывать:

Удивительный пользовательский интерфейс

Стереотипный, перегруженный, 90-х (и не в крутом стиле) вид традиционной внутренней сети лучше всего быстро забыть. Guru имеет простой, но интуитивно понятный пользовательский интерфейс, созданный для предоставления доверенных ответов в любое время и в любом месте, где работают сотрудники.

Сильные возможности поиска

Вы должны быть в состоянии найти то, что вам нужно, не зная всех деталей. На платформе Guru это означает продвинутый поисковый механизм искусственного интеллекта для предприятий, который работает в любом приложении или инструменте, которым вы в настоящее время пользуетесь.

Возможности интеграции

Переключение контекста убивает продуктивность. Поэтому Guru наслаивает каждый сайт через расширение браузера и имеет собственные интеграции с Slack, Microsoft Teams и другими приложениями для общения и совместной работы, которые уже использует ваша команда, так что вам не нужно прерывать свою деятельность, чтобы использовать его.

Поддерживайте доступность информации повсюду

Независимо от того, где находятся ваши сотрудники и с каким инструментом они работают, получение ответа должно быть простым. Получите возможность задавать контекстуальные знания, прежде чем вы даже поймете, что это вам нужно, с помощью триггеров знаний, или берите знания с собой с помощью мобильного приложения Guru.

Аналитика

Глубокая аналитика Guru позволяет администраторам и авторам непрерывно оценивать настройку знаний на уровне всей компании и неэффективности, а также предоставлять детализированную аналитику использования продукта.

Отслеживайте, как пользователи взаимодействуют с контентом

Самое плохое чувство — вкладывать труд во что-то, а затем никто этого даже не видит. Guru позволяет вам видеть не только то, кто прочитал вашу карточку, но и сколько раз люди ее копировали или добавляли в избранное. Не знаете, что ищут люди? Используйте аналитику поиска, чтобы увидеть, что люди ищут, и устранить эти пробелы в контенте.

Обеспечьте выполнение требований соблюдения и поддерживайте порядок

Не ограничивайтесь тем, кто прочитал Карточку один раз. Отправьте объявление в Guru, когда что-то изменится, и отслеживайте, кто просмотрел и подтвердил информацию. Это легкий способ убедиться, что ничего не теряется в загруженном почтовом ящике или длинном документе.

Легкость принятия

Отличное решение для внутренней сети должно заставлять сотрудников хотеть использовать его. После внедрения Guru не только фраза «Ты Guru это?» стала стандартным ответом, но компании видят долгосрочный возврат инвестиций благодаря высокой проникновенности.

Что такое экстра-нет?

Экстранет — это подраздел внутренней сети компании. Частная сеть, подобная интранету, где поставщики, партнеры и авторизованные клиенты могут получать доступ к информации из сети компании.

Термин "экстранет" стал популярным в начале 2000-х годов. Он использовался организациями для обозначения центрального места для обмена данными. Эти данные могли быть доступны только определенным рабочим группам.

Поскольку экстра-нет структурирован как интранет, он полагается на IP и TCP для обмена данными. Экстра-нет также имеет функции безопасности, такие как межсетевые экраны и защищенные паролем данные для входа, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.

Примеры экстра-нетов

• Сетевой дистрибуции для поддержания связи между поставщиками и дистрибьюторами
• Централизованный инструмент сотрудничества для франчайза для общения между несколькими локациями.
• Перекрестное сотрудничество между государственными учреждениями
• Интеграция сайта электронной коммерции для обмена данными об инвентаре через защищенную сеть
• Инструмент управления проектами, где менеджер проекта может делиться документами и контрактами с подрядчиками и другими заинтересованными сторонами
• Портал правления, где члены ассоциации могут получить доступ к протоколам собраний и документам правления
• Документы для ввода в должность подрядчиков или фрилансеров, которые не имеют доступа к вашему интранету

Интранет против экстранета: в чем разница?

Интранет и экстранет — это частные сети, использующие интернет-технологии, но они различаются по доступу и цели.

Интранет:

• Интранет – это частная сеть, доступная только сотрудникам организации.
• Он используется для распространения информации о компании, ресурсов и инструментов внутри организации.
• Доступ к интранету ограничен уполномоченными пользователями внутри организации и обычно требует входа в систему.

Экстра-нет:

• Экстра-нет — это расширение интранета, которое позволяет контролируемый доступ к уполномоченным внешним пользователям, таким как клиенты, поставщики или деловые партнеры.
• Он позволяет организации безопасно делиться информацией и сотрудничать с конкретными внешними сторонами.
• Доступ к экстра-нету предоставляется конкретным внешним пользователям через методы аутентификации, такие как имена пользователей и пароли.

По сути, интранет ограничивается внутренним использованием внутри организации, тогда как экстра-нет может быть доступен внешними сторонами. Оба типа сетей направлены на обеспечение безопасного общения, совместной работы и обмена информацией с использованием технологий интернета.
‍

Заключение

Независимо от того, модернизируете ли вы устаревший интранет или создаете его с нуля, правильная платформа может значительно улучшить способы общения, совместной работы и доступа к знаниям вашей команды. Посмотрите наше демо, чтобы увидеть, как Guru помогает вам создать опыт интранета, который действительно работает — прямо где уже работает ваша команда.

‍