Wat is een intranet?

Betekenis en definitie van intranet

Een intranet is een interne communicatie- en samenwerkingsplatform dat door bedrijven van alle groottes en sectoren wordt gebruikt. Het is een veilig netwerk voor de werknemers van een bedrijf en vertrouwde partners om informatie te delen, goed te communiceren en effectief samen te werken.

Enkele van de belangrijkste dingen die een intranet kan bieden zijn:

• Een manier om interne informatie veilig te delen
• Verbeterde communicatie tussen leiderschap en werknemers
• Grotere afstemming tussen cross-functionele teams
• Een centraal punt voor bedrijven om beleidslijnen, richtlijnen en standaard operationele procedures op te slaan en te organiseren

In essentie fungeert een intranet als het digitale hoofdkwartier en de belangrijkste bron voor werknemers om op de hoogte te blijven. Het is een onschatbaar hulpmiddel om teams met elkaar verbonden te houden en met de cultuur en missie van hun bedrijf.

Traditioneel gebruiken veel organisaties SharePoint of aangepaste platforms als hun intranet. Maar naarmate de wereld van werk is veranderd, zijn er nieuwe gebruiksvriendelijke oplossingen ontstaan, met voordelen om te voldoen aan de veranderende behoeften van werknemers.

Voordelen van een intranet

‍Het implementeren van een intranet helpt niet alleen werknemers verbonden en georganiseerd te houden, het kan daadwerkelijk de efficiëntie en productiviteit van een hele organisatie transformeren. Hier zijn enkele van de grootste voordelen van een intranet:

• Verbeterde communicatie: Intranetten vergemakkelijken effectieve communicatie binnen de organisatie, waardoor werknemers nieuws, updates en aankondigingen gemakkelijk kunnen delen.
• Verbeterde samenwerking: Met tools zoals gedeelde kalenders, projectmanagementsoftware en documentendeling kunnen teams efficiënter samenwerken, ongeacht hun locatie.
• Verhoogde productiviteit: Intranetten bieden een centrale plek voor informatie en middelen, waardoor werknemers minder tijd kwijt zijn met het zoeken naar informatie en zich kunnen concentreren op hun werk.
• Kostenbesparing: Door een intranet te gebruiken voor interne communicatie en samenwerking, kunnen organisaties de kosten verminderen die gepaard gaan met printen, verzenden en andere traditionele methoden van informatie delen.
• Gestroomlijnde processen: Intranetten kunnen verschillende bedrijfsprocessen automatiseren en stroomlijnen, zoals HR-taken, kostenrapportage en inkoop, wat tijd bespaart en fouten vermindert.
• Beter kennisbeheer: Een intranet kan dienen als een kennisbank en de collectieve kennis en expertise van de organisatie vastleggen en opslaan, waardoor deze gemakkelijk toegankelijk is voor alle werknemers.
• Verbeterde betrokkenheid van werknemers: Intranetten kunnen een gevoel van gemeenschap en verbondenheid onder werknemers bevorderen door een platform te bieden voor het delen van succesverhalen, het erkennen van prestaties en het aanmoedigen van feedback.
• Verbeterde beveiliging: Met juiste toegangscontroles en beveiligingsmaatregelen zorgen intranetten ervoor dat gevoelige informatie vertrouwelijk blijft en alleen toegankelijk is voor geautoriseerd personeel.
• Schaalbaarheid: Intranetten kunnen meegroeien en evolueren met de organisatie, nieuwe gebruikers, inhoud en functies accommoderen zoals nodig.
• Integratie met andere systemen: Intranetten kunnen integreren met andere bedrijfssystemen, zoals customer relationship management (CRM) of enterprise resource planning (ERP) software, waardoor een geïntegreerd platform ontstaat voor toegang tot informatie en tools.

Waarom is een bedrijfsintranet belangrijk?

In 2024 is het moeilijker dan ooit voor werknemers om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen, verbonden te blijven met elkaar en op de hoogte te blijven van de richting van hun bedrijf. In feite heeft een onderzoek door HBR ontdekt dat slechts 23% van de werknemers daadwerkelijk afgestemd is op de strategieën van hun bedrijf.

Een intranet biedt de volgende kritische functionaliteit die bedrijven kan helpen om deze afstemmingskloof aan te pakken:

1. Bied zichtbaarheid over teams heen

Een intranet is een geweldige manier om informatie beschikbaar te maken voor een heel bedrijf. Aangezien elke werknemer automatisch toegang heeft, is het eenvoudig om updates van het bedrijfsmanagement te delen die voor iedereen gelden.

Veel oplossingen hebben secties voor verschillende teams. Dit maakt het gemakkelijk om te zien waaraan anderen werken. Het helpt ook om afgestemd te blijven op de doelen van het team.

2. Bied een centrale plaats voor document- en inhoudopslag en -herstel

Een intranet is een centrale locatie waar werknemers belangrijke documenten en informatie kunnen opslaan. Het is doorzoekbaar voor iedereen die er toegang toe nodig heeft. Dit systeem helpt werknemers gemakkelijk de informatie te vinden die ze nodig hebben.

Het intranet is een handig hulpmiddel voor het organiseren en delen van belangrijke hulpmiddelen binnen een bedrijf. In plaats van documenten te vinden en te delen vanuit systemen zoals Microsoft Office of Google Drive, kunnen gebruikers ze uploaden naar een portal en ze breed beschikbaar maken.

3. Vereenvoudig permissiebepaling

Wanneer gebruikt met SSO of als onderdeel van een softwarebundel, kunnen beheerders gemakkelijk geautoriseerde gebruikers beheren. Ze kunnen gebruikers met slechts een paar klikken toevoegen of verwijderen.

Toepassingen van een intranet

Een intranet is een veelzijdig en krachtig hulpmiddel dat de manier waarop een organisatie opereert kan veranderen. Ze kunnen helpen met communicatie, samenwerking, automatiseren van taken en ondersteunen van thuiswerken, met vele voordelen voor organisaties. Hier zijn slechts enkele manieren waarop bedrijven een intranet gebruiken:

• Interne communicatie: Delen van bedrijfsnieuws, aankondigingen en updates
• Werknemersdirectory: Het bieden van een doorzoekbare database van werknemersprofielen en contactgegevens
• Documentbeheer: Opslag, organisatie en delen van belangrijke documenten en bestanden
• Samenwerking: Het mogelijk maken van teamwork via gedeelde werkruimtes, projectmanagementtools en discussieforums
• Kennismanagement: Het creëren van een gecentraliseerde locatie voor bedrijfskennis, best practices en veelgestelde vragen
• HR en self-service voor werknemers: Het beheren van HR-processen, zoals onboarding van werknemers, inschrijving voor voordelen en verlofaanvragen
• Training en ontwikkeling: Het leveren van online trainingscursussen en materialen voor de ontwikkeling van werknemersvaardigheden
• IT-ondersteuning: Het aanbieden van een helpdesk en bronnen voor het oplossen van veelvoorkomende technische problemen
• Beleid en procedureverspreiding: Het zorgen voor gemakkelijke toegang tot bedrijfsbeleid, handboeken en richtlijnen

Wat zijn de voordelen en nadelen van het gebruik van intranetsoftware?

De voordelen van een intranet

Een modern intranet kan enorme voordelen bieden voor de meeste bedrijven. Hier zijn slechts enkele:

• Verbeterde communicatie: Het biedt een gecentraliseerd platform voor werknemers om te communiceren en samen te werken aan projecten, wat leidt tot hogere productiviteit en efficiëntie.
• Gestroomlijnde informatie-uitwisseling: Intranets helpen organisaties om bedrijfsbeleid, procedures en updates gemakkelijk te delen, zodat alle werknemers op de hoogte zijn en op één lijn zitten.
• Verbeterde gegevensbeveiliging: Ze bieden een beveiligd platform voor het delen van gevoelige informatie binnen een organisatie, waardoor het risico op datalekken en andere beveiligingsdreigingen wordt verminderd.
• Verhoogde betrokkenheid van werknemers: Door toegang te bieden tot trainingsmaterialen, programma's voor erkenning van werknemers en andere middelen, kan een intranet helpen om werknemers betrokken en gemotiveerd te houden.
• Kostenbesparingen: Ze kunnen druk- en distributiekosten verlagen door een papierloos platform te bieden voor het delen van informatie, wat kan resulteren in aanzienlijke kostenbesparingen voor organisaties.

De nadelen van een intranet

Zoals we hebben gezien, zijn er veel voordelen aan het gebruik van een intranet. Echter, ze zijn niet allemaal gelijk gemaakt. In tegenstelling tot moderne oplossingen, hebben traditionele intranetaanbiedingen vaak de volgende nadelen:

Traditionele intranets vereisen dat werknemers naar een andere bestemming navigeren om toegang te krijgen tot informatie

Gegevens uit de praktijk ondersteunen de bewering niet dat intranets zijn ontworpen om gemakkelijk toegankelijk te zijn. Kenniswerkers voelen zich overweldigd door tabbladen, apps, kanalen en informatie, wat kan leiden tot contextwisseling en verlies van focus. Traditionele aanbiedingen fungeren als portalen die fungeren als nog een andere bestemming voor werknemers om te bezoeken.

Traditionele intranets hebben vaak IT-beheer nodig om te updaten, op te schalen en te onderhouden

Traditionele intranets zijn zwaar voor beheerders. Ze vereisen gespecialiseerde IT-kennis om te onderhouden. Dit leidt er soms toe dat ze een beetje achterlopen op het gebied van UX en beveiliging.

Iets zo simpel als het updaten van de “startpagina” kan meerdere stappen vereisen, en het opzetten van een nieuwe sectie voor een zojuist gevormd team kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen als het intranet niet wordt geleverd met een ingebouwde wiki-sectie. Idealiter maakt een intranet CMS het mogelijk om gemakkelijk bij te werken werknemerscommunicatie en documentatie.

Traditionele intranetten doorbreken niet de ruis van informatie-overload

Werknemers voelen zich gestrest door de snelle uitwisseling van informatie in chat- en video-apps zoals Slack of Teams. Dit gebeurt of ze nu op kantoor zijn of vanuit huis werken.

Het snelle tempo van communicatie kan overweldigend voor hen zijn. Intranets zijn mogelijk niet effectief als vervanging of aanvulling op sommige applicaties. Ze kunnen in plaats daarvan de informatieoverload verergeren in plaats van deze te verbeteren.

Traditionele intranets worden vaak verouderd vrijwel zodra de inhoud wordt gepubliceerd

Intranets hebben goede inhoud nodig om werknemers aan te trekken. Inhoudsteams gebruiken soms clickbait om werknemers te stimuleren het intranet te gebruiken.

Het andere probleem met verouderde inhoud is dat het vaak onbetrouwbaar is. Dit kan ertoe leiden dat werknemers de informatie die ze vinden, negeren, en uiteindelijk helemaal stoppen met zoeken.

Traditionele intranetten bevorderen geen coördinatie tussen bedrijven

Laten we eerlijk zijn, het digitale dorpsplein van vroeger voldoet niet meer. Ze zijn zoveel een communicatieruimte als die trieste '90s era-mall die vorig jaar in je stad is gesloten. Tegenwoordig vinden interne communicatie, samenwerking en coördinatie plaats waar werknemers al verbinding maken: in hun “virtuele hoofdkantoor” gevestigd in Slack of Microsoft Teams.

Intranet best practices

Als je intranetsoftware implementeert, zijn er vele manieren waarop je ervoor kunt zorgen dat iedereen er het meeste uit haalt. Om het meeste uit je investering te halen, volg je deze beste praktijken:

1. Bereik werknemers waar ze zijn

We werken nu allemaal online. Het is belangrijk dat iedereen effectief communiceert. Dit is vooral cruciaal in een remote- of hybride werkomgeving. Gebruik je portal om de betrokkenheid van werknemers te bevorderen door regelmatig updates en informatie te plaatsen.

Een intranet, als het goed wordt gebruikt, kan een hulpmiddel zijn voor iedereen in het bedrijf om samen te werken, naast je chatsysteem. Waarom niet kijken of je de twee kunt integreren? Wanneer je verbinding maakt met Slack of Teams, kun je informatie en documenten naar iedereen sturen wanneer dat nodig is.

2. Verminder de tijd die verloren gaat met het vinden van belangrijke informatie

De beste manier om het meeste uit je instelling te halen, is door het te beschouwen als een enkele bron van waarheid voor alle werknemers. Laat je intranet niet rommelig worden met oude informatie. Het zal het moeilijk maken voor mensen om te vinden wat ze nodig hebben.

Als je opstelling een contentbeheersysteem heeft dat duidelijk maakt wanneer een document voor het laatst is bijgewerkt - of nog beter, als het potentieel dubbele inhoud kan markeren - hebben zoekers veel gemakkelijker kunnen vinden wat ze nodig hebben.

3. Houd je team productief door tijdrovende onderbrekingen voor belangrijke werknemers te voorkomen

Het gebeurt in elk bedrijf: een paar vakspecialisten (SME's) die veel informatie in handen hebben, worden vaak onderbroken door collega's die antwoorden nodig hebben. Een onderzoek door de Universiteit van Californië en Humboldt University ontdekte dat het voor werknemers tot 23 minuten kan duren om zich te concentreren na onderbreking.

Experts kunnen onderbrekingen vermijden door hun kennis toe te voegen aan een enkele bron van waarheid om het toegankelijk te maken voor iedereen die het nodig heeft, wanneer ze het nodig hebben. Een beetje meer inspanning vooraf kan enorme gevolgen hebben voor het tijdsbeheer in de toekomst.

4. Vermijd verspilling door van context te switchen om werknemers productief te houden in de tools die ze elke dag gebruiken

Integreren met je chatplatform is geweldig, maar integreren met al die andere tools die werknemers nodig hebben om hun werk te doen? Veel beter. Kijk naar oplossingen van de volgende generatie die informatie kunnen verstrekken in elke op het web gebaseerde tool.

Hoe creëer je een bedrijfsintranet dat de productiviteit verhoogt en de betrokkenheid van werknemers bevordert?

Als je huidige intranet lijdt onder lage adoptie, geen paniek! Bekijk deze specifieke actiecyclus die is ontworpen om je te helpen goedkeuring te krijgen, een vervanging te identificeren (indien nodig), de nieuwe aanpak uit te rollen en een duurzame oplossing te creëren. Meer informatie over het creëren van urgentie in verandermanagement.

1. Maak een plan voor adoptie

Bepaal eerst wat je denkt dat er fout ging de eerste (of 47e) keer. Wat waren de belangrijkste factoren die lange termijn, wijdverbreide adoptie verhinderden, en wat zijn enkele specifieke manieren om deze op te lossen?

2. Stel doelen

Enkele voorbeelden van te stellen doelen zijn:

• Tijdlijnen
• “Werknemersfeedback verzameld vóór 1 juni”
• “Beslissen of we ons intranet al dan niet willen behouden tegen 31 juli”
• “Uitrol van nieuwe richtlijnen/hulpmiddel tegen 1 oktober”
• Maatregelen voor succes
• Inclusief regelmatige en stretcht doelen
• Regulier doel: Mensen gebruiken het intranet ten minste 1x/week gedurende gemiddeld 6 maanden
• Stretchdoel: Mensen gebruiken het intranet minstens 1x/dag gedurende 6 maanden).

3. Vraag input van werknemers

Vraag mensen hoe ze zich voelen over de oplossing die ze gebruiken. Vinden ze het in theorie leuk, maar vinden ze het te omslachtig om te gebruiken? Hebben ze andere oplossingen of benaderingen gebruikt bij andere bedrijven? Willen ze gebruiken wat vrienden bij andere bedrijven gebruiken? Leer hoe je een efficiënte technologiestapel kunt maken.

4. Selecteer een intranetplatform

Als de problemen van uw huidige platform onoplosbaar zijn, doe dan uw due diligence en vind een nieuwe intranetprovider. Kijk naar werknemersaanbevelingen en zoek op beoordelingssites zoals G2 en TrustRadius.

5. Wijs tool-eigendom toe

Bepaal wie verantwoordelijk zal zijn voor het algemene succes en de uitrol van uw nieuw intranet (of aanpak). Leer waarom u een kenniscoördinator zou willen gebruiken.

6. Configureer je geselecteerde tool

Tijd om de instellingen, ruimtes en machtigingen van je team uit te zoeken!

7. Ontwikkel de inhoud

Dit kan het importeren van documentatie van elders, het aanmaken van geheel nieuwe bronnen, of het volledig herschrijven van bestaande inhoud inhouden. Leer waarom beknopte informatie het beste is.

8. Initiatieven van werknemers om adoptie te verbeteren

Vermijd lange, saaie trainingen. Als je training nodig hebt, overweeg dan om zelfbedieningsmodules te gebruiken in plaats van traditionele dagvullende sessies. Voor meer opwindende opties, bied geschenken aan of organiseer een feest!‍

9. Meet succes

Vergeet niet om uw doelen te controleren.

Belangrijke functies van intranetsoftware

Als u klaar bent om een werkelijk geweldige werknemerservaring te creëren, weet u dat u de beste intranetsoftware moet vinden—een tool die meer kan dan traditionele tools.. De nieuwste oplossingen voor kennisbeheer en bedrijfswiki nemen alles geweldige aan intranets en maken ze nog beter. Dit is waar u naar uit kunt kijken:

Geweldige UX

Het saaie, overvolle, jaren '90 ('en niet op een coole manier) uiterlijk van het traditionele intranet kan maar beter snel vergeten worden. Guru heeft een eenvoudige—maar intuïtieve—gebruikerservaring die is ontworpen om vertrouwde antwoorden te bieden waar en wanneer werknemers werken.

Sterke zoekmogelijkheden

Je moet in staat zijn om te vinden wat je nodig hebt zonder alle details te kennen. In het Guru-platform betekent dat geavanceerde enterprise AI-search die werkt in de app of tool waar u momenteel in werkt.

Integratiemogelijkheden

Context-switching doodt productiviteit. Daarom voegt Guru elke website toe via een browserextensie en heeft het native integraties met Slack, Microsoft Teams, en andere communicatie- en samenwerkingstools die uw team al gebruikt, zodat u niet hoeft te stoppen met wat u aan het doen bent om het te gebruiken.

Houd informatie overal toegankelijk

Maakt niet uit waar uw werknemers zijn of welke tool ze gebruiken, een antwoord krijgen zou eenvoudig moeten zijn. Ontvang context-specifieke kennis voordat je het zelfs maar weet dat je het nodig hebt met Knowledge Triggers, of neem kennis mee op de Guru mobiele app.

Analytics

De diepgaande analyses van Guru stellen beheerders en auteurs in staat om continu de configuratie te evalueren voor bedrijfsbrede kennishiaten en inefficiënties, naast het verstrekken van gedetailleerde analyses van productgebruik.

Volg hoe gebruikers omgaan met inhoud

Het ergste gevoel is werken aan iets—en dan ziet zelfs niemand het. Guru stelt je in staat om niet alleen te zien wie je kaart heeft gelezen, maar ook hoe vaak mensen het hebben gekopieerd of favorieten hebben toegevoegd. Weet u niet waar mensen naar op zoek zijn? Gebruik zoek-analytics om te zien waar mensen naar zoeken en elimineer die inhoudsgebreken.

Zorg ervoor dat de nalevingsvereisten worden nageleefd en georganiseerd blijven

Stop niet bij het zien wie een kaart één keer heeft gelezen. Stuur een aankondiging in Guru wanneer er iets verandert en houd bij wie het heeft gezien en erkend. Dat is een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat er niets verloren gaat in een drukke inbox of een lang document.

Eenvoudige adoptie

Een geweldige intranetoplossing zou werknemers willen het gebruiken. Na de lancering van Guru is “Heb je Guru al gebruikt?” niet alleen een standaardreactie geworden, maar zien bedrijven een langetermijnrendement op investeringen dankzij een hoge adoptie.

Wat is een extranet?

Een extranet is een onderdeel van het intranet van een bedrijf. Een privénetwerk zoals een intranet waar leveranciers, partners en geautoriseerde klanten toegang kunnen krijgen tot informatie van het netwerk van een bedrijf.

De term "extranet" werd populair in het begin van de jaren 2000. Het werd door organisaties gebruikt om te verwijzen naar een centrale locatie voor gegevensdeling. Deze gegevens konden alleen worden geopend door specifieke werkgroepen.

Aangezien het extranet is gestructureerd zoals een intranet, is het afhankelijk van IP en TCP voor gegevensuitwisseling. Extranets hebben ook beveiligingsfuncties zoals firewalls en met wachtwoorden beveiligde inloggegevens om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Voorbeelden van extranets

• Een distributienetwerk om communicatie tussen leveranciers en distributeurs te onderhouden
• Een centraal samenwerkingsmiddel voor een franchise om te communiceren over meerdere locaties.
• Cross-samenwerking tussen overheidsinstellingen
• Ecommerce-site-integratie om voorraadgegevens uit te wisselen via een veilig netwerk
• Een projectmanagementtool waar een projectmanager documenten en contracten kan delen met onderaannemers en andere belanghebbenden
• Een bestuursportaal waar leden van een vereniging toegang hebben tot notulen en bestuursdocumenten
• Onboardingdocumenten voor onderaannemers of freelance medewerkers die geen toegang hebben tot jouw werknemersintranet

Intranet vs. extranet: wat is het verschil?

Een intranet en een extranet zijn beide privénetwerken die internettechnologieën gebruiken, maar ze verschillen in termen van toegang en doel.

Intranet:

• Een intranet is een privénetwerk dat alleen toegankelijk is voor werknemers van een organisatie.
• Het wordt gebruikt om bedrijfsinformatie, bronnen en tools intern te delen.
• Toegang tot een intranet is beperkt tot geautoriseerde gebruikers binnen de organisatie en vereist meestal een inlog.

Extranet:

• Een extranet is een uitbreiding van een intranet dat gecontroleerde toegang biedt aan geautoriseerde externe gebruikers, zoals klanten, leveranciers of zakenpartners.
• Het stelt een organisatie in staat om informatie veilig te delen en samen te werken met specifieke externe partijen.
• Toegang tot een extranet wordt verleend aan specifieke externe gebruikers via authenticatiemethoden zoals gebruikersnamen en wachtwoorden.

In wezen is een intranet beperkt tot intern gebruik binnen een organisatie, terwijl een extranet toegankelijk kan zijn voor externe partijen. Beide soorten netwerken beogen veilige communicatie, samenwerking en het delen van informatie te faciliteren met behulp van internettechnologieën.
‍

Conclusie

Of je nu een verouderd intranet moderniseert of er een vanaf nul bouwt, het juiste platform kan aanzienlijk verbeteren hoe jouw team communiceert, samenwerkt en kennis opdoet. Bekijk onze demo om te zien hoe Guru je helpt bij het bouwen van een intranetervaring die daadwerkelijk werkt - precies waar jouw team al werkt.

‍