What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. 会社の従業員や信頼できるパートナーが情報を共有し、うまくコミュニケーションを取り、効果的に協力するための安全なネットワークです。

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

要するに、イントラネットは会社のデジタル本社となり、従業員が最新情報を把握するための主要なリソースとして機能します。 チーム同士や会社の文化、使命につながりを持たせるための貴重なツールです。

多くの組織は、イントラネットとしてSharePointやカスタムプラットフォームを使用してきました。 しかし、労働環境が変化する中で、新しいユーザーフレンドリーなソリューションが登場し、従業員の変化するニーズに応える利点があります。

Benefits of an intranet

イントラネットを導入することは、従業員がつながりを保ち、組織全体の効率と生産性を実際に変革するだけでなく、組織を整理しやすくします。 Here are some of the biggest benefits of an intranet:

• コミュニケーションの改善: イントラネットは組織全体で効果的なコミュニケーションを容易にし、従業員がニュース、アップデート、発表を簡単に共有できるようにします。
• 協力の向上: 共有カレンダーやプロジェクト管理ソフトウェア、文書共有などのツールを使用することで、チームがより効率的に働くことを可能にし、場所に関係なく共同作業することができます。
• 生産性の向上: イントラネットは情報やリソースを集約する場所を提供し、従業員が情報を検索する時間を短縮し、仕事に集中できるようにします。
• 費用削減: イントラネットを内部コミュニケーションや協力に使用することで、組織が印刷や郵送などの伝統的な情報共有方法に関連する費用を削減できます。
• プロセスの合理化: イントラネットは、人事業務、経費報告、調達など、さまざまなビジネスプロセスを自動化および合理化でき、時間を節約し、エラーを減らすことができます。
• 知識管理の改善: イントラネットは、知識ベースとして機能し、組織の総合的な知識と専門知識を捉え、全従業員が簡単にアクセスできるようにします。
• 従業員の参加の向上: イントラネットは、成功事例を共有し、業績を認識し、フィードバックを奨励するプラットフォームを提供することで、従業員間でコミュニティ感覚と所属感を育みます。
• セキュリティの強化: 適切なアクセス制御とセキュリティ対策により、イントラネットは機密情報を機密に保ち、権限を持つ者だけがアクセスできるようにします。
• 拡張性: イントラネットは組織とともに成長し進化し、必要に応じて新規ユーザーやコンテンツ、機能を収容することができます。
• 他のシステムとの統合: イントラネットは、顧客関係管理（CRM）や企業資源計画（ERP）ソフトウェアなどの他のエンタープライズシステムと統合でき、情報とツールへの統一されたアクセスプラットフォームを提供します。

Why is a company intranet important?

2024年、従業員が仕事をするために必要な情報を見つけ、互いにつながり、会社の方向性を把握することがますます難しくなっています。 実際、HBRによる調査では、従業員の23％しか会社の戦略に合意していないことがわかりました。

An intranet offers the following critical functionality that can help companies address this alignment gap:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. 自動的にアクセス権が与えられるため、あらゆる従業員に適用される会社リーダーシップからのアップデートを簡単に共有できます。

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. チームの目標との連携を保つのにも役立ちます。

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• 内部コミュニケーション: 会社のニュース、発表、アップデートを共有します。
• 従業員ディレクトリ: 従業員プロフィールと連絡先情報の検索可能なデータベースを提供します。
• ドキュメント管理: 重要な文書やファイルの保存、整理、共有を行います。
• コラボレーション: 共有ワークスペース、プロジェクト管理ツール、ディスカッションフォーラムを通じてチームワークを可能にします。
• ナレッジ管理: 企業の知識、ベストプラクティス、よくある質問のための中央集権化された場所の作成
• HRおよび従業員セルフサービス: 従業員のオンボーディング、給付登録、有給申請などのHRプロセスの管理
• トレーニングおよび開発: 従業員のスキル開発のためのオンライントレーニングコースと資料の提供
• ITサポート: 一般的な技術的問題のトラブルシューティングのためのヘルプデスクとリソースの提供
• ポリシーおよび手順の配布: 企業のポリシー、ハンドブック、ガイドラインに簡単にアクセスできるようにすること

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.
• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.
• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.
• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.
• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

われわれが見てきたように、イントラネットを使用する多くの利点があります。 ただし、すべてが平等に作成されているわけではありません。 Unlike modern solutions, traditional intranet offerings often have the following drawbacks:

Traditional intranets require employees to navigate to another destination to access information

Real-world data does not support the claim that intranets are designed to be easily accessed. Knowledge workers feel overwhelmed by tabs, apps, channels, and information, which can cause context-switching and a loss of focus. Traditional offerings act as portals that act as yet another destination for employees to visit.

Traditional intranets often need IT administration to update, scale, and maintain

Traditional intranets are admin-heavy. They require specialized IT knowledge to maintain. This sometimes results in them being a bit behind the UX and security curve.

「ホームページ」の更新は複数のステップを必要とし、たった結成されたチームのための新しいセクションを作成するにはかなりの時間がかかる可能性があります。これは、イントラネットにウィキセクションが組み込まれていない場合には何倍にもなります。 理想的には、イントラネットCMSは、従業員コミュニケーションやドキュメントの簡単な更新を可能にします。

従来のイントラネットは情報過多のノイズを排除しません

Employees feel stressed by the quick exchange of information in chat and video apps such as Slack or Teams. This happens whether they are in the office or working from home.

The fast pace of communication can be overwhelming for them. Intranets may not be effective as a replacement or addition to some applications. They can also worsen information overload instead of improving it.

Traditional intranets get stale almost as soon as content is published

Intranets need good content to attract employees. Content teams sometimes use clickbait to encourage employees to use the intranet.

古いコンテンツの別の問題は、信頼性が低いことです。 This can lead to employees disregarding the information they find, and ultimately stopping searching altogether.

従来のイントラネットは会社間の調整を促進しません

むしろ、かつてのデジタルタウンスクエアはもはや役に立ちません。 それらは、あなたの町で昨年閉店した悲しき90年代のショッピングモールと同じくらいのコミュニケーションスペースです。 今日、内部コミュニケーション、共同作業、調整は、従業員がすでにつながっている場所で発生します: それは、SlackまたはMicrosoft Teamsにある「仮想本部」内にあります。

Intranet best practices

イントラネットソフトウェアを導入している場合、誰もがそれを最大限に活用できるようにするためのいくつかの方法があります。 To get the most out of your investment, follow these best practices:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. 旧情報でインストラネットを散らかさないでください。 It will make it hard for people to find what they need.

あなたの設定に最後に更新された日付が明確に表示されるコンテンツ管理システムがある場合、またはさらに良い場合は潜在的な重複コンテンツをフラグ表示できる場合、検索者は必要な情報を見つけるときにはるかに簡単です。

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. カリフォルニア大学とフンボルト大学による研究によると、中断後に作業者が焦点を取り戻すのに最大23分かかると報告されています。

専門家は、任意の場所で助けが必要な人がいつでもアクセスできるように、彼らの知識を真実の唯一の情報源に追加することで混乱を回避できます。 最初に少し努力することで、将来的に大きな時間管理の影響をもたらすことができます。

4. 従業員が毎日使用するツールで、生産性を維持するために無駄なコンテキストの切り替えを避けましょう

あなたのチャットプラットフォームとの統合は素晴らしいですが、従業員が仕事をするために必要な他のツールすべてとの統合はどうですか？ はるかに良いです。 あらゆるウェブベースのツールで情報を提供できる次世代ソリューションを検討してください。

生産性を向上させ、従業員のエンゲージメントを促進する企業イントラネットをどのように作成しますか？

現在のイントラネットが採用率の低さに苦しんでいる場合、心配しないでください！ あなたが必要な場合は、購入を検討し、置き換えが必要な場合は特定のアクションサイクルを確立し、新しいアプローチを展開し、持続可能な解決策を作成します。詳細は変更管理で緊急性を創出する4つのステップをご覧ください。

1. 採用のための計画を立てましょう

まず、最初（または47回目）の時に何がうまくいかなかったと思うかを考えてみてください。 長期的かつ広範な使用を妨げる主要な要因は何で、具体的な解決方法は何ですか？

2. 目標を設定します

設定すべき目標の例は：

• タイムライン
• 「6月1日までに収集された従業員フィードバック」
• 「7月31日までにイントラネットの維持または置換を決定する」
• 「10月1日までに新しいガイダンス/ツールを展開する」
• 成功のための測定基準
• 定期的な目標とストレッチ目標を含める
• 通常の目標：人々が少なくとも1週間に1回イントラネットを平均して6か月使用します
• ストレッチゴール：人々は少なくとも1日に1回イントラネットを6か月間使用します）

3. 従業員の意見を求める

使用しているソリューションについて人々に尋ねる。 理論的には好きですが、使用するにはあまりにも煩雑だと感じているのですか？ 他の企業で異なるソリューションやアプローチを使用したことがありますか？ 他の会社の友人が使用しているものを使用したいと思いますか？　どうやって効率的なテックスタックを作成するかを学ぶ

4. イントラネットプラットフォームを選択する

現在のプラットフォームの問題が解決不可能であれば、注意を払って新しいイントラネットプロバイダを見つけます。 従業員からの勧告を調査し、G2、TrustRadiusなどのレビューサイトで検索します。

5. ツール所有権を割り当てます

新しいイントラネット（またはアプローチ）の全体的な成功と展開の責任者を決定します。 知識マネージャーを使用する理由を学ぶ

6. 選択したツールを設定します

チーム設定、スペース、権限を把握する時間です！

7. コンテンツを作成する

これには、他からのドキュメントのインポート、完全に新しいリソースの作成、または既存のコンテンツの完全な再執筆が含まれる場合があります。 なぜ手ごろな情報が最適かを学習

8. 採用を改善するための従業員の取り組み

長くて退屈なトレーニングを避けてください。 トレーニングが必要な場合は、従来の一日中のセッションではなく、自己サービスモジュールを使用することを検討してください。 よりエキサイティングなオプションのために、景品を提供したり、パーティーを開催しましょう！

9. 成功を測定する

目標を見逃さないようにしてください。

イントラネットソフトウェアの重要な機能

本当に優れた従業員エクスペリエンスを作成する準備が整った場合、伝統的なもの以上に多くのことをできるツールである最高のイントラネットソフトウェアを見つける必要があることを知っています。 最新のナレッジ管理および企業ウィキソリューションは、イントラネットの素晴らしい点をすべて取り入れ、さらに良くしています。 こちらが楽しみにしていることです：

素晴らしいUX

伝統的なイントラネットの古くさい見た目は、すぐに忘れた方がいいです。 Guruは、従業員が作業中にいつでもどこでも信頼できる回答を提供するためにデザインされたシンプルで直感的なユーザーエクスペリエンスを提供しています。

強力な検索機能

すべての詳細を知らなくても、必要なものを見つけることができるはずです。 Guruプラットフォームでは、現在使用しているアプリやツールで機能する高度な企業向けAI検索が可能です。

統合機能

コンテキストの切り替えは生産性を殺します。 それがなぜGuruがブラウザ拡張機能ですべてのウェブサイトをオーバーレイし、Slack、Microsoft Teams、および他のコミュニケーションやコラボレーションアプリと統合しているのか、あなたのしていることを中断する必要がないので。

情報をどこでもアクセス可能に保つ

従業員がどこにいても、どのツールを使用していても、回答を取得することは簡単であるべきです。 Knowledge Triggersで必要になる前にコンテキスト特有の知識を提供したり、Guruモバイルアプリで知識を持ち歩いたりします。

分析

Guruの深い分析により、管理者や作成者は企業全体のナレッジギャップや非効率性を継続的に評価できるだけでなく、詳細な製品使用分析を提供できます。

ユーザーがコンテンツにどのように関与しているかを追跡します

作業に何かを入れて、そして誰もそれを見てもらえない—それが最悪の感情です。 Guruは、カードを読んだ人だけでなく、何回コピーまたはお気に入りにしたかを確認できます。 人々が何を探しているのかわからない場合は？ 検索分析を使用して、人々が何を検索しているのかを確認し、コンテンツのギャップを排除します。

コンプライアンス要件が満たされ、整理されていることを確認します

1度の閲覧だけでは止まらないでください。 何か変わったときはGuruで発表して、誰が見たか認識させてください。 忙しい受信トレイや長い文書になにも見逃されないようにするための簡単な方法です。

簡単に採用できる

素晴らしいイントラネットソリューションは従業員がそれを使用したくなるようにするべきです。 Guruを導入した後、「Guruしたか？」は標準的な応答として使われるようになり、企業は高い採用率のおかげで長期的な投資利益を得るようになりました。

エクストラネットとは何ですか？

エクストラネットは会社のイントラネットのサブセクションです。 会社のネットワークから情報にアクセスできるベンダーやパートナー、認可された顧客が存在するイントラネットのようなプライベートネットワーク。

「エクストラネット」という用語は2000年代初頭に人気を博しました。 これは、データを共有するための中央の場所を指すために組織によって使用されました。 このデータは特定の作業グループによってのみアクセスできました。

エクストラネットはイントラネットのように構造化されているので、データ交換にはIPとTCPに依存します。 エクストラネットには、承認されていないアクセスを防ぐためにファイアウォールやパスワード保護されたログイン詳細などのセキュリティ機能もあります。

エクストラネットの例

• サプライヤーとディストリビューター間の通信を維持するための流通ネットワーク
• フランチャイズで数多くの場所間でコミュニケーションを図るための中央コラボレーションツール。
• 政府機関間の連携。
• 安全なネットワーク経由で在庫データを交換するためのEコマースサイト統合
• プロジェクトマネージャーが下請け業者および他の利害関係者と文書や契約を共有できるプロジェクト管理ツール
• 協会のメンバーが会議の議事録やボード文書にアクセスできるボードポータル
• 従業員イントラネットにアクセスできない下請け業者やフリーランスの採用者のためのオンボーディング文書

イントラネットとエクストラネットの違いは何ですか？

イントラネットとエクストラネットはどちらもインターネット技術を使用したプライベートネットワークですが、アクセスと目的において異なります。

イントラネット：

• イントラネットは組織の従業員だけがアクセス可能なプライベートネットワークです。
• 内部で会社の情報、リソース、およびツールを共有するために使用されます。
• イントラネットへのアクセスは、組織内の承認されたユーザーに制限され、通常、ログインが必要です。

エクストラネット：

• エクストラネットは、顧客、供給者、ビジネスパートナーなどの外部の承認されたユーザーへの制御されたアクセスを許可するイントラネットの拡張です。
• 特定の外部の関係者と情報を安全に共有し、協力するための機能を提供します。
• エクストラネットへのアクセスは、ユーザー名やパスワードのような認証方法を通じて特定の外部ユーザーに付与されます。

基本的に、イントラネットは組織内で内部使用に制限されており、エクストラネットは外部の者にもアクセス可能です。 両方のタイプのネットワークは、インターネット技術を使用してセキュアなコミュニケーション、協力、情報共有を促進することを目指しています。
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結論

古いイントラネットを近代化するか、ゼロから構築する場合、適切なプラットフォームがチームがコミュニケーションを改善し、協力し、知識にアクセスする方法を驚くほど向上させることができます。 Guruが実際に機能するイントラネットエクスペリエンスを構築する方法を確認する―チームが既に作業している場所で。

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