What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. 회사 직원과 신뢰받는 파트너들이 정보를 공유하고 원활하게 소통하며 효과적으로 협업할 수 있는 안전한 네트워크입니다.

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

본질적으로, 인트라넷은 회사의 디지털 본부이자 모든 직원이 최신 정보를 전달하는 자긍심 있게 사용되는 자원입니다. 팀들 간, 그리고 회사의 문화와 사명에 연결된 원보할 수 없는 도구입니다.

전통적으로 많은 기관들이 인트라넷으로서 SharePoint나 맞춤형 플랫폼을 사용합니다. 그러나 업무 환경이 변화함에 따라 직원들의 변화하는 요구를 충족하는 이점이 있는 새로운 사용자 친화적인 솔루션이 나타났습니다.

Benefits of an intranet

인트라넷 도입은 단순히 직원들이 연결되고 조직된 상태를 유지하는 데 도움을 줄 뿐만 아니라 전 기관의 효율성과 생산성을 실제로 변화시킬 수 있습니다. Here are some of the biggest benefits of an intranet:

• 향상된 커뮤니케이션: 인트라넷은 조직 전반에 걸쳐 효과적인 커뮤니케이션을 용이하게 만들어 직원들이 뉴스, 업데이트 및 공지사항을 쉽게 공유할 수 있습니다.
• 향상된 협업: 공유 캘린더, 프로젝트 관리 소프트웨어 및 문서 공유와 같은 도구들은 팀이 위치에 관계없이 더 효율적으로 함께 일할 수 있게 합니다.
• 생산성 향상: 인트라넷은 정보 및 자원의 중앙 집중 장소를 제공하여 직원들이 정보를 찾는 데 소비하는 시간을 줄이고 업무에 집중할 수 있도록 합니다.
• 비용 절감: 내부 의사 소통 및 협업에 인트라넷을 사용함으로써, 조달 및 기타 정보 공유의 전통적인 방법에 따른 비용을 줄일 수 있습니다.
• 업무 프로세스 간소화: 인트라넷은 인사 업무, 경비 보고, 구매와 같은 다양한 비즈니스 프로세스를 자동화하고 간소화할 수 있어 시간을 절약하고 오류를 줄일 수 있습니다.
• 지식 관리 개선: 인트라넷은 조직의 종합 지식과 전문 지식을 포착하고 저장하는 지식 기반으로 작용하여 모든 직원에게 쉽게 접근할 수 있게 합니다.
• 강화된 보안: 적절한 접근 제어 및 보안 조치로 인트라넷은 민감한 정보가 비밀 유지되고 권한이 있는 직원만 액세스할 수 있도록 보장합니다.
• 확장 가능성: 인트라넷은 조직과 함께 성장하고 진화할 수 있으며 필요에 따라 새로운 사용자, 콘텐츠 및 기능을 수용할 수 있습니다.
• 확장 가능성: 인트라넷은 조직과 함께 성장하고 진화할 수 있어 새로운 사용자, 콘텐츠 및 기능을 필요에 따라 수용할 수 있습니다.
• 다른 시스템과의 통합: 인트라넷은 고객 관리(CRM)나 기업 자원 계획(ERP) 소프트웨어와 같은 기업 시스템과 통합하여 정보 및 도구에 접근할 수 있는 통합 플랫폼을 제공할 수 있습니다.

Why is a company intranet important?

2024년, 직원들이 업무를 처리하고 서로 연결되며 회사의 방향을 따라잡기 위해 필요한 정보를 찾기가 예상보다 어려워졌습니다. 사실상, HBR의 조사에 따르면, 직원 중 실제로 회사 전략에 부합하는 사람은 23%에 불과합니다.

An intranet offers the following critical functionality that can help companies address this alignment gap:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. 모든 직원이 자동으로 액세스 권한을 갖기 때문에 회사 리더십의 업데이트를 모두에게 적용되는 내용으로 공유하기 쉽습니다.

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. 또한 팀의 목표를 달성하기 위한 정렬을 돕습니다.

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• 내부 커뮤니케이션: 회사 뉴스, 공지사항 및 업데이트 공유
• 직원 디렉토리: 직원 프로필과 연락처 정보의 검색 가능한 데이터베이스 제공
• 문서 관리: 중요한 문서와 파일을 저장, 조직화 및 공유
• 협업: 공유 작업 공간, 프로젝트 관리 도구 및 토론 포럼을 통한 팀워크 활성화
• 지식 관리: 회사 지식, 모베스트, 그리고 자주 묻는 질문을 위한 중앙화된 위치를 만드는것
• HR 및 직원 셀프 서비스: 직원 입사 절차, 혜택 가입, 그리고 휴가 신청과 같은 인사 프로세스 관리
• 교육 및 발전: 직원 기술 개발을 위한 온라인 교육 코스 및 자료 제공
• IT 지원: 일반 기술적 문제 해결을 위한 도움 데스크와 자료 제공
• 정책 및 절차 배포: 회사 정책, 핸드북, 그리고 가이드라인에 쉬운 접근 보장

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.
• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.
• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.
• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.
• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

우리가 본 바에 따르면, 인트라네트를 사용하는 많은 이점이 있습니다. 그러나 그들은 모두 동일하게 만들어지지는 않습니다. Unlike modern solutions, traditional intranet offerings often have the following drawbacks:

Traditional intranets require employees to navigate to another destination to access information

Real-world data does not support the claim that intranets are designed to be easily accessed. Knowledge workers feel overwhelmed by tabs, apps, channels, and information, which can cause context-switching and a loss of focus. Traditional offerings act as portals that act as yet another destination for employees to visit.

Traditional intranets often need IT administration to update, scale, and maintain

Traditional intranets are admin-heavy. They require specialized IT knowledge to maintain. This sometimes results in them being a bit behind the UX and security curve.

“홈페이지”를 업데이트하는 것만으로 여러 단계가 필요할 경우, 새로운 팀을 위한 섹션 생성은 내장된 위키 섹션이 없다면 꽤 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다. 이상적으로는 인트라넷 CMS가 직원 커뮤니케이션과 문서 작성을 쉽게할 수 있게 합니다.

전통적인 인트라넷은 정보 과부하의 소음을 통과하지 못합니다

Employees feel stressed by the quick exchange of information in chat and video apps such as Slack or Teams. This happens whether they are in the office or working from home.

The fast pace of communication can be overwhelming for them. Intranets may not be effective as a replacement or addition to some applications. They can also worsen information overload instead of improving it.

Traditional intranets get stale almost as soon as content is published

Intranets need good content to attract employees. Content teams sometimes use clickbait to encourage employees to use the intranet.

잔반 콘텐츠의 다른 문제는 그것이 종종 불신의 대상이 된다는 것이다. This can lead to employees disregarding the information they find, and ultimately stopping searching altogether.

전통적인 인트라넷은 회사간의 협조를 촉진하지 않습니다.

알고보니, 옛날의 디지털 타운 스퀘어는 더 이상 부족합니다. 그들은 당신의 마을에서 지난 해 폐쇄된 슬픈 '90년대 마트만큼의 소통 공간이다. 오늘날, 직원이 이미 연결되어 있는 곳에서 내부 커뮤니케이션, 협력, 그리고 협조가 발생합니다: 그들의 “가상 본사”는 Slack 또는 Microsoft Teams에 있습니다.

Intranet best practices

만약 당신이 인트라넷 소프트웨어를 도입한다면, 모두가 그것에서 최대한의 이익을 얻을 수 있는 여러 방법이 있다. To get the most out of your investment, follow these best practices:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. 당신의 인트라넷이 오래된 정보로 혼란스러워지지 않게하십시오. It will make it hard for people to find what they need.

문서가 마지막으로 업데이트된 시기가 명확하게 표시되는 콘텐츠 관리 시스템이 있으면, 더 좋은 것은 중복 내용을 식별해 줄 수 있다면, 검색하는 사람들은 필요한 것을 더 쉽게 찾을 것입니다.

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. 캘리포니아 대학과 훔볼트 대학의 연구에 따르면, 직원들은 방해를 받은 후 23분 이상을 다시 집중하기 위해 시간이 걸립니다.

전문가들은 다른 사람이 필요할 때 언제든지 그것을 이용할 수 있도록 그들의 지식을 진실의 단일 소스에 추가함으로써 중단을 피할 수 있습니다. 조금 더 많은 초기 노력이 미래의 큰 시간 관리에 영향을 미칠 수 있습니다.

4. 직원들이 매일 사용하는 도구에서 생산성을 유지하기 위해 불필요한 맥락 전환을 피하십시오.

채팅 플랫폼과의 통합은 훌륭하지만, 직원들이 업무를 수행하는 데 필요한 다른 모든 도구와 통합하는 것은 더 훌륭합니다. 훨씬 더 나아졌습니다. 웹 기반 도구에서 정보를 제공할 수 있는 차세대 솔루션을 찾아보세요.

생산성을 향상시키고 직원 참여를 유도하는 회사 인트라넷을 어떻게 만들까요?

당신의 현재 인트라넷이 채택률이 낮다면 걱정하지 마십시오! 신뢰 구축, 대체 물품 식별, 새로운 접근 방식 전개, 그리고 지속 가능한 솔루션 생성을 도와주는 특정한 액션 주기를 확인하십시오. 변화 관리에서 절박성을 만드는 더 알아보기.

1. 채택을 위한 계획을 세우세요.

우선, 첫 번째(또는 47번째) 시도가 잘못된 이유를 파악하세요. 장기적이고 광범위한 채택을 저해하는 주요 요소는 무엇이며, 이를 해결하기 위한 특정 방법은 무엇인가요?

2. 목표 설정

설정할 목표의 예는 다음과 같습니다:

• 타임라인
• “6월 1일까지 직원 피드백 수집”
• “7월 31일까지 인트라넷을 유지할 것인지 교체할 것인지 결정하기”
• “10월 1일까지 새로운 가이드/도구 배포”
• 성공을 위한 측정 기준
• 정기적이고 Stretch 목표 포함
• 정규 목표: 사람들은 평균 6개월 동안 적어도 1x/주 동안 사내망을 사용함
• 축동 목표: 사람들은 6개월 동안 적어도 1x/일 동안 사내망을 사용함).

3. 직원 의견 수렴

사용 중인 솔루션에 대해 사람들에게 물어봅니다. 이론적으로는 좋지만 사용하기에는 너무 번거롭게 느끼나요? 다른 회사에서 다른 솔루션이나 접근 방식을 사용해본 적이 있나요? 다른 회사에서 친구들이 사용하는 것을 이용하고 싶어 하는지 파악하세요. 효율적인 기술 스택을 생성하는 방법 알아보세요.

4. 인트라넷 플랫폼 선택

현재 플랫폼의 문제가 해결 불가능하다면, 필요한 조사를 하여 새로운 사내망 공급 업체를 찾으세요. 직원의 권장사항을 확인하고, G2 와 TrustRadius와 같은 리뷰 사이트에서 검색하세요.

5. 도구 소유권 할당

새로운 사내망 (또는 접근 방법)의 성공 및 전개를 책임질 담당자를 결정하세요. 왜 지식 관리자를 사용해야 하는지 배우세요.

6. 선택한 도구 구성

팀 설정, 공간 및 권한을 정리할 시간입니다!

7. 콘텐츠 개발

다른 곳에서 문서를 가져오거나 새로운 자료를 작성하거나 기존 콘텐츠를 완전히 재작성해야 할 수도 있습니다. 건강한 정보의 구조를 재고하는 이유 알아보세요.

8. 채택 개선을 위한 직원 주도 initiative

길고 지루한 교육을 피하십시오. 교육이 필요하다면, 전통적인 풀일 교육 세션 대신 셀프 서비스 모듈 사용을 고려하십시오. 더 흥미로운 옵션을 위해 교환 상품이나 파티를 개최하세요!‍

9. 성공 측정

목표를 다시 확인하는 것을 잊지 마세요.

인트라넷 소프트웨어의 중요한 기능

진정으로 훌륭한 직원 경험을 만들 준비가 되었다면, 가장 적합한 사내망 소프트웨어를 찾아야 합니다. - 전통적인 것보다 더 많은 것을 할 수 있는 도구.. 최신 지식 관리 및 회사 위키 솔루션은 인트라넷의 모든 것을 더욱 뛰어나게 만듭니다. 다음은 기대할 수 있는 것입니다:

놀라운 UX

1990년대의 지겹고 붐비는 전통적인 사내망은 빨리 잊는 것이 가장 좋습니다. Guru는 신뢰할 수 있는 답변을 제공하기 위해 설계된 간단하지만 직관적인 사용자 경험을 제공합니다, 직원이 작업하는 어디에서나 답변을 제공합니다.

강력한 검색 기능

모든 세부 정보를 알지 못하더라도 필요한 것을 찾을 수 있어야 합니다. Guru 플랫폼에서는 현재 사용 중인 어플리케이션이나 도구에서 작동하는 고급 기업용 AI 검색 을 제공합니다.

통합 기능

맥락 전환은 생산성을 죽입니다. 그래서 Guru는 모든 웹사이트를 브라우저 확장 프로그램을 통해 오버레이하고 그리고 Slack, Microsoft Teams 및 팀이 이미 사용하는 기타 커뮤니케이션 및 협업 어플리케이션과의 네이티브 통합을 보유하고 있습니다. 여러분이 하는 일을 멈추지 않고 사용할 수 있습니다.

정보를 어디에서나 접근 가능하게 유지

귀사의 직원들이 어디에 있든 무슨 도구를 사용하든 답변을 얻는 것이 간단해야 합니다. 지식 트리거를 통해 필요하기도 전에 맥락에 맞는 지식을 제공합니다.

분석

Guru의 깊은 분석을 통해 관리자와 작성자는 회사 전체 지식 결여와 비효율성을 지속적으로 평가할 수 있으며, 자세한 제품 사용자 분석을 제공합니다.

사용자가 콘텐츠와 상호작용하는 방식 추적

일을 한 결과물에 투자하는 것이 최악인 느낌입니다—그런데 아무도 그것을 보지 않는 것입니다. Guru는 단지 카드 어디를 읽었는지만 보여주는 것이 아니라, 사람들이 얼마나 많은 번복했거나 즐겨찾기를 했는지 보여줍니다. 사람들이 무엇을 찾고 있는지 모르시는 경우가 있습니까? 검색 분석을 사용하여 사람들이 무엇을 검색하고 있는지 보고 콘텐츠 격차를 없애세요.

규정 준수 요구 사항이 충족되고 정리되도록 하세요.

한 번 카드를 읽은 사람을 확인하는 데 그치지 마세요. 무언가가 변하면 Guru에서 공지하고 누가 보았는지 추적하세요. 바쁜 이메일함이나 긴 문서에 아무 것도 누락되지 않도록 하는 쉬운 방법입니다.

쉬운 채택

훌륭한 사내망 솔루션이 직원들이 사용하고 싶어 합니다. Guru를 도입한 이후에는 “당신이 Guru를 사용했니?”가 표준적인 반응이라는 것뿐만 아니라 회사는 높은 채택율 덕분에 장기적인 투자 수익을 볼 수 있습니다.

엑스트라넷이란 무엇인가요?

Extranet은 회사의 사내망의 하위 부분입니다. 벤더, 파트너 및 인가된 고객이 회사 네트워크에서 정보에 접근할 수 있는 이네트와 유사한 개인 네트워크.

2000년대 초반에 '외부 네트워크'라는 용어가 인기를 얻었습니다. 데이터를 공유하기 위한 중앙 위치를 언급하기 위해 조직에서 사용되었습니다. 이 데이터는 특정 작업 그룹만 접근할 수 있었습니다.

엑스트라넷은 인트라넷처럼 구성되기 때문에 데이터 교환을 위해 IP와 TCP에 의존합니다. 엑스트라넷도 방화벽 및 비밀번호 보호 로그인 세부정보와 같은 보안 기능을 갖추어 무단 접근을 방지합니다.

엑스트라넷의 예

• 공급업체와 배급업체 간의 통신을 유지하기 위한 배급 네트워크
• 프랜차이즈가 여러 위치에서 소통하기 위한 중앙 협업 도구.
• 정부 기관 간의 교차 협업
• 재고 데이터를 안전한 네트워크를 통해 교환하기 위한 전자상거래 사이트 통합
• 프로젝트 매니저가 하청업체 및 기타 이해 관계자와 문서 및 계약을 공유할 수 있는 프로젝트 관리 도구
• 협회의 구성원들이 회의록 및 이사회 문서에 접근할 수 있는 이사회 포털
• 직원이 아닌 하청업체 또는 프리랜서에게 교육 문서

이네트 대 외부 네트워크: 무엇이 다른가요?

인트라넷과 엑스트라넷은 모두 인터넷 기술을 사용하는 개인 네트워크이지만, 접근성과 목적에서 차이가 있습니다.

인트라넷:

• 두 유형의 네트워크는 모두 안전한 통신, 협업 및 정보 공유를 인터넷 기술을 사용하여 용이하게 하기 위한 것입니다.
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• 회사 정보를 내부적으로 공유하는 데 사용됩니다.
• 인트라넷에 대한 접근은 조직 내의 승인된 사용자에게 제한되며, 일반적으로 로그인해야 합니다.

엑스트라넷:

• 엑스트라넷은 승인된 외부 사용자, 즉 고객, 공급업체 또는 비즈니스 파트너에게 제한된 접근을 허용하는 인트라넷의 확장입니다.
• 특정 외부 당사자와 정보를 안전하게 공유하고 협업할 수 있도록 합니다.
• 엑스트라넷에 대한 접근은 사용자 이름 및 비밀번호와 같은 인증 방법을 통해 특정 외부 사용자가 부여됩니다.

기본적으로 인트라넷은 조직 내에서 내부 사용에 한정되고, 엑스트라넷은 외부 당사자가 접근할 수 있습니다. 결론

결론

오래된 이네트를 현대화하거나 처음부터 구축하는 중이라면, 적절한 플랫폼을 통해 팀이 어떻게 의사소통하고 협업하며 지식에 접근하는 방법이 크게 향상될 수 있습니다. 데모 시청하여 Guru가 이미 작업 중인 팀에서 실제로 작동하는 이네트 환경을 만드는 데 어떻게 도움을 줄 수 있는지 알아보세요.

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