שקוף מדריך זמן הקנייה היחיד שאתה צריך כדי להחליט איזו תוכנת ניהול תוכן (ECM) הטובה ביותר עבור עסקך. 

\u200D

לפי מחקר, 73% מהארגונים יש אסטרטגיית שיווק תוכן במקום. יכלול במחיר? אך האם הם יכולים באמת לנהל את הספרייה הענקית של מידע עם רק זה? 

יש מי שייתכן. אך עבור אלה שמתמודדים עם זה, ישנה דרך טובה יותר ליישום ניהול המסמכים שלך.  

דרך ECM, תוכל לארגן ולערוך תוכן לא מסודר במהירות, משפר יעילות עסקית ומפחית עלויות.  

אך אנו הולכים לקדים עצמנו. אנו לא מעדיפים ספוילרים. אז תמשיך ותתחיל לקרוא מה זה ECM, האפשרויות הטובות ביותר עבור עסקך, וטיפים מרכזיים לבחירת הפתרון שלך.  

הבהרה: פוסט הבלוג הזה עודכן לאחרונה ב-12 במרץ 2024.

‍

מהו תוכנת ניהול תוכן (ECM) לעסקים?

תוכנת ECM היא דרך קלה לניהול, ארגון ואחזור של נתונים לא מסודרים ברמת העסק.  

בגדר כוח: היא מאפשרת למשתמשים מורשים (מעובדים ולקוחות ושותפי עסקים) לגשת לסוגים שונים של תוכן כגון פתקי פגישות, דפים אינטרנטיים, תמונות, PDFים, אימיילים וחשבוניות.  

פלטפורמת ECM פועלת בצורה יעילה לתעשיות של סיום קשוח, כולל שרשרת אספקה, בריאות, ומשאבי אנוש.

ישנם מספר סוגים נפוצים של ECM:  

• מערכות ניהול מסמכים (DMS) שמתמקדות באחסון וניהול תוכן דיגיטלי. 
• מערכות לניהול רשומות לניהול מחזור חיי הרשומות, כולל יצירה ושמירה. 
• מערכות לניהול נכסים דיגיטליים (DAM) שעוזרות לטפל בתוכן דיגיטלי כמו תמונות, וידאו או קבצי שמע. 

עם השוק הגלובלי של ECM מוערך לגדול בהכנסות (114 מיליארד דולר עד סוף 2035) זהו הרגע הנכון להשקיע ב-ECM. 

אבל מה בדיוק היא פועלת? 

‍

כיצד תוכנת ECM פועלת?

מטרתה של ECM היא פשוטה. היא מסירה את צורך המסמכים בנייר ועוזרת ליישם את תהליכי העסק שלך.

חשוב לחשוב עליו כנמל המרכזי של כל מידע החברה שלך. פתרון יעבוד יום ולילה לאוטומציה של הזרימת המידע שלך ולארגן את המידע מחוץ לבסיסי הנתונים המובנים שלך.  

התהליך מתחיל על ידי איסוף נתונים ממקורות שונים כגון אימיילים, PDFים, תיקיות, ואפילו פוסטים במדיות חברתית.  

לאחר מכן, הפתרון ECM מאחסן ומאינדקס את הנתונים במקום מרכזי יחיד שבו משתמשים יכולים לאחזר בקלות את הנתונים הרלוונטיים שהם מחפשים.   בנוסף, תוכל לסווג את הנתונים כיצד שתרצה בהתאמה לקריטריונים ספציפיים.  

אך לא כולם יכולים לגשת למערכת ECM. רוב הפתרונות כוללים יכולות הרשאות שמאפשרות לך לבחור מי יכול לצפות, לערוך, או למחוק תוכן.   בנוסף, עם יכולות בקרת גרסאות, אתה מקבל את הגרסה האחרונה של המסמך. לכן אין בלגן בגלל מי ביצע שינוי ומתי.  

דרך אחרת נהדרת שבה תוכנת ECM מפשיטה את חייך היא דרך אוטומציה של תהליכי עבודה.   ", Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

This all sounds fine and dandy but what’s the payoff? See for yourself. 

",

מהם היתרונות של שימוש בתוכנת ECM?

במקרה הממוצע של עובד מבלה כ-20% משעת העבודה שלו מחפש על המידע שהוא צריך או מטריד את עמיתיו העסוקים. 

הייתה להם פתרון שיכול להעלות בצורה משמעותית את היעילות שלהם ולאפשר שיתוף פעולה יותר אפקטיבי...

המתנה, יש אחת! שמה היא ניהול תכנים. ומסייעת לך:

• לשפר יעילות חברה: ECM מוחלת את צורך המסמכים המסודרים ומביאה לך את הנתונים שאתה צריך במהירות. כתוצאה מכך, לאחר שהתהליך שלך יותר יעיל, תהנה מיתרונות שונים כמו זמן קצר יותר לשוק. 
• גישה מהירה לנתונים שלך: לא יותר איבוד זמן בחיפוש אחר ההערה המסוימת שאתה צריך אך לא זוכר איפה היא. פתרון ECM טוב מאפשר לך גישה קלה לנתונים שלך איפה שאתה עובד. 
• שיפור חוויית לקוח: ECM-ים אינם רק לעובדים. לקוחות יכולים להשתמש בו כדי לשחזר מידע חיוני על החברה, כגון הזמנות, מוצרים, וכו ', שעוזר לשפר את שביעות רצון הלקוח ואף לסגור עוד מכירות. 
• הפחתת עלויות סחרה: ECM חוסכת לך כסף מאחר שאין צורך לגייס צוות מיוחד עבור משימות ידניות. בנוסף, תהיה לך גישה לנתונים בזמן אמת, מאפשרת לך לקבל החלטות עסקיות יותר טובות בנוגע לפעולות. 
• יישום הפעלת חלקת העסק: פלטפורמת ECM נותנת לך תמונה מדויקת יותר של עסקך על ידי איסוף כל הנתונים במקור יחיד של אמת. מאחר ואינך משאיר שום תובנה מאחור, אתה וכולם אחרים יכולים לקבל החלטות מבוססות נתונים יותר טובות. 

",

אולי היתה לך את התקווה שהיתה הפתרון הנכון לעסק שלך. זה נהדר! הבעיה היא, איפה אתה מתחיל? אילו מאפיינים אתה שמה לב אליהם? 👀

בוא נביט על התכונות החיוניות של ECM יחד.

",

מהם תכונות המפתח שצריך להיות לפתרון ECM?

בעת הערכת פתרון ECM, יש הרבה דברים לשקול, כמו קלות השימוש או האם הוא מציע ניסיונות חינמיים או לא.

כל עוד אתה יודע את צרכיך ודרישותיך, די פשוט למצוא את הפתרון הנכון.

actual Hebrew translation

• actual Hebrew translation Tired of searching for the right piece of information on ten different apps? actual Hebrew translation as long as it has API integration options with your existing tools. as long as you have a complete library of data at your fingertips. 
• actual Hebrew translation You need data FAST. If your chosen software takes ages to retrieve what you need, then it's no good. The actual Hebrew translation should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• actual Hebrew translation An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• actual Hebrew translation Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

\u200D

• actual Hebrew translation Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

Now that you know what to look for in your ECM solution, it's time for the main section of this article. 

\u200D

The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

actual Hebrew translation actual Hebrew translation

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. But that is four too many — we made sure our list only included the best of the best. 

Let’s explore these options together. 

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

actual Hebrew translation‍and an employee intranet hub for more effective collaboration. 

\u200D

actual Hebrew translation from all your data sources. And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many actual Hebrew translation you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

גישה אל נתונים מכל מקום לא הייתה קלה יותר! 

בנוסף, Guru ממוכן הנקי. זה מתזמן אימות תקופתי וארכיבות כדי לוודא כי בסיס הידע שלך תמיד מעודכן, עוזר לשמירה על דיוקו. 

ֿ‍

אם נתקלת במנעון כותב כאשר אתה עוסק ביצירת תוכן, Guru מציע תבניות כדי לשפר חייך. בנוסף, תקבל את העוזרת המלאכותית שלך, מופעלת על ידי AI יוצרת, לסיכום נושאים מורכבים או יצירת התוכן בשבילך. 

Guru משתמשת בAI ולמידת מכונה כדי לשפר את החיפוש שלך. בנוסף, מאחר שהיא מתמדדת תמיד בדברים חדשים, Guru תמיד יכולה לספק לך תובנות מעודכנות, טריות ורלוונטיות. 

כאשר מדובר בניתוח של הנתונים שלך, Guru מציע תובנות עזות לגבי איך הקבוצה שלך משתמשת בתוכן ומהם הדברים שהם מחפשים לו. בנוסף, דרך תגובות ופנימות Emoji, Guru יוצרת מקום לשיחות. 

רוצה לגלות עוד על Guru? צפה בווידאו דמו שלנו כדי לשבוע את סקרנותך  

ֿ‍

2. DocuWare

DocuWare מספקת פתרון ניהול מסמכים דיגיטלי ידידותי למשתמש לעסקים קטנים ולחברות גדולות בתעשיות מרובות. 

מקור: Capterra

ֿ‍

זה כלי תוכנה לאוטומציה של תהליכי עבודה שמאבטח את מסמכי העסק שלך ומגביר את תהליכי הפעולה שלך, בין אם תהיה אתה או המכשיר שאתה משתמש בו. מה שהופך אותו לפתרון טוב לצוותות מרווחות שרוצות לשפר את הייצוב שלהם. 

DocuWare מתייחסת אליה כן להארכיבות מסמכים הבטוחה שלה. כל הנתונים של העובדים שלך, הרקורדים הפיננסיים וההסכמים מוגנים מפני נזקים. לכן, אתה ממנע את הסיכון שמישהו יגנוב את הנתונים שלך או שתאבד אותם. 

\u200D

מדובר בECM המאזן בין מערכות ענן והצלה במקום (on-site) כך שהוא מתאים לכל סוג של מערכת. בנוסף, DocuWare מארגן לעומק את כל הנתונים, מאפשרת מרחב עבודה יותר טוב ויותר יעיל. 

מאחר שהוא כל כך גמיש, הוא משתלב עם 500 אפליקציות עסקיות שונות, כולל Oracle, SharePoint ו- QuickBooks 

\u200D

3. M-Files

M-Files היא כלי ניהול ידע מובנה AI המסייע לצוותים למצוא מידע במהירות וביעילות גדולה. 

מקור: G2

\u200D

פלטפורמת זו מכילה תכונה ייחודית בשם ארכיטקטורת מטיידאטה מובנית. כול צוות שלך יכול למצוא כל מסמך שהם צריכים מבלי חיפוש ארוך.  צוותך יכול למצוא כל מסמך שהם צריכים מבלי חיפוש ארוך. 

בנוסף, M-Files מאפשר לך לשלוט על גישה למסמכים שלך (גם עבור גרסאות שונות של אותו קובץ) בהתבסס על תפקיד או קבוצה.

אך זה גם אוטומטי* מטה מטADATA של M-Files משמר את משימותיך ועוזר לך לתקשר בצורה טובה יותר עם אגב* שפנים פנימיים או חיצוניים מה שהם צריכים לעשות.

\u200D

הכלי מציע קידום קצר אין קוד מסמך אוטומציה, כלומר הוא יכול להיות מוכן לפעולה מהר. ואל תדאג - הוא משתלב עם המון כלים שאתה משתמש* בהם יומיים, כגון Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP, ותיקיות רשת.

\u200D

4. מערכת מחשובית

Laserfiche היא פלטפור* בענן שאומרת 'להתראות' למסמכים בני נייר ומברכת אוטומציה בתהליכים.

מקור: G2

\u200D

עם הפתרון המודרני הזה, תוכל למרכז את התוכן שלך ולשפר את היציבות* של הצו* שלך. הכל תוך שמירה על הנתונים שלך בצורה בטוחה ומאובטחת מפריצות סייבר. ויותר, Laserfiche מתחזקת* בתקינה רגולטורית.

מאחר שאתה משתמש במקור אחד של האמת, כולם משתמשים בידע אותו, ללא קשר לרמת הגישה* שלהם. דרך מעקב גרסאות וחיפוש מתקדם, אתה נהנה משיתוף פעולה טוב ויותר אינטואיטיבי בין הצו* שלך.

\u200D

Laserfiche מסייעת לך לשמור ולנהל מסמכים לאורך מחזור החיים של התוכן במלואו. על ידי שימוש בלוגיית רישום פרטנים והרשאות מחמירות, רק אנשים מורשים יכולים לצפות, לערוך או לגשת לקבצים.

הכלי הזה גם מציע פונקציות חיפוש ואשפוז מהירות, שמתרגמות לייצור יציבות שווה* ותיקון תהליכים טוב.

Laserfiche מציעה אפשרויות אינטגרציה שונות, כולל DocuSign, Microsoft Office 365, וכלים לניהול יחסי לקוחות (CRM).

\u200D

5. OnBase

OnBase על ידי Hyland מציעה כלים לניהול תהליכי עסקים ומקרים שיעזרו לך לנהל ולארגן את התוכן שלך ביעילות.

מקור: G2

\u200D

OnBase היא פתרון ECM חכם שמאסיף נתונים ממקורות מרובים. החלק הטוב הוא שהיא גם מאמתת ומסווגת את המידע כך שתוכל להשתמש בו כשהוא מושקע.

בנוסף, OnBase מנתחת את התוכן שלך בזמן אמת דרך דוחות חזותיים ולוחות בקרה. מה אתה מרוויח? הראי* הכרחי לעשות החלטות טובות ומבוססות על ידע רב.

אך פתרון זה גם אוטומטי** משימות שניתן לחזות דרך טפסים שניתן להתאם אישית ועבודות מובנות.

\u200D

בעזרת כתיבה משותפת, משימות, והודעות, OnBase עושה שיתוף קבצים קל כמו פאי. בנוסף, הכל מאובטח, אז יש לך שיתוף פעולה שיפה יותר, ללא דאגות, בין חברי הצוות שלך.

OnBase משחקת יפה עם המערכות הקיימות הרבות. חשוב על Google, PeopleSoft, Epic, ו-MuleSoft, לדוגמה.

‍

6. Box

Box, פלטפורמת שרותי תכן בענן מאובטחת, ממוקדת מאוד על שמירת קבצייך בצורה בטוחה דרך זיהוי איומים מודע, אבטחה מתקדמת, ושליטה גרנולרית בכניסה.

אך מאחר שהתאמת הכמיעות והביטחון מתנהגים במקביל, ל-Box יש גם פרטיות נתונים והתאמה לתקנות תעשיתיות קשות. זה עדיין לא הכל — על ידי כוח הלמידה המלאכותי, Box יכולה לזהות איומים ולהגדיר מדיניות.

מקור: G2

‍

פלטפורמה קלה לשימוש הזאת גם מאפשרת שיתוף פעולה חלקי בין צוותים. באמצעות הערות על קבצים, חתימות אלקטרוניות, וזרימת משימות אוטומטית, אתה יכול לעבוד מכל מקום, על ידי כל מכשיר.

‍

בנוסף, Box פועלת באופן פרואקטיבי כדי לפשט זרימות עבודה ידניות ולחסוך לך זמן. דברים כמו תפיסת מסמכים והכנסת עובדים חדשים, שהם חיוניים לעסק שלך (אף כאן כל כך משעממים) נהיים יותר מהירים ונוחים יותר לטיפול בהם.

Box מאפשרת לך להישאר מחובר עם כל הכלים האהובים עליך, מאחר שהיא משתלבת עם אפליקציות כמו Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack, ו-Zoom.

‍

7. OpenText

OpenText היא דרך חכמה יותר לנהל ולקבל תובנות יקרות מהתכן שלך.

מקור: OpenText

‍

בעצם, OpenText היא פלטפורמת ניהול מידע מתאימה למגוון רחב של תעשיות, כולל רכב, בנקאות, ביטוח, מדעי החיים, ומשפטיים.

בגלל זה זוהי פתרון מצוין לטיפול במידע משפטי. היא מרכזת את כל המסמכים הפרטיים שפוזרו במערכות מנותקות למקור יחיד של אמת. כתוצאה מכך, יש לך נתונים בעלי ערך גבוה בקרבת יד, שמשפר מאוד את הייצוריות שלך.

\u200D

אך ל-OpenText גם פלטפורמת שירותי תכן גמישה המתאימה לטיפול במיכמורי נתונים גדולים ביעילות. בנוסף, באמצעות שירותי ה-ECM שלה, תוכל לספק יותר מעולמיות אופרציונאלית. ולבנות גשר בין מרחב העבודה שלך וכלים חשובים כמו CRM, תכנון משאבי עסקים (ERP), וניהול הון אנושי (HCM).

ל-OpenText יש פתרונות אינטגרציה ל-Microsoft, Salesforce, ו-SAP.

‍

8. Hyland

פלטפורמת פתרונות תוכן של Hyland מחברת כל סוגי הנתונים עם כל מערכות העסק שלך, זרימות עבודה, וכלים.

מקור: G2

\u200D

Hyland היא פתרון מלא בתכונות שימושיות. לכל הפחות, יש לה תפיסת תוכן אינטליגנטית שמשתמשת בלמידת מכונה לאסוף מידע נכנס מנפקי חברות. מה שנוסף, זה מפקח על הנתונים ההם והמובנים, לא משנה מה המקור, הסוג או המצב. 

שנית, ל-Hyland יש תכונות טביעת תהליכים טבעיים המחברות את זרימות העבודה והמערכות שלך למוקד אחד חלק של מידע. 

עם שלטון נתונים מאובטח, הפתרון הזה מוודא שהנתונים שלך מקיימים את חוקי העמיתות הקפדניים ביותר (בתחומים כמו בריאות, חינוך, ביטוח, וכו'). Hyland מגן על הנתונים הקריטיים שלך מאיומי אבטחה ואובדן. 

לאחרונה, Hyland זמין ב-500+ יישומי ייחוד, כולל Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, וכו'. 

\u200D

9. Microsoft's SharePoint

Microsoft SharePoint היא פלטפורמה פנימית וכלי תוכנה לניהול מסמכים העוסקת בתוכן מסורתי, אינטרנטי וחברתי. 

מקור: Microsoft

\u200D

אחת התכונות הטובות ביותר שלה היא שניתן לגשת אליה ממכשירים שונים כמו מחשבים, טלפונים וטאבלטים. יש לך את כל המידע והקבצים שצריך במקום אחד להעצמת עבודת צוות ושיתוף פעולה. 

אך היא גם מוצאת את המידע שצריך מהר באמצעות תכונות חיפוש חזקות. כך, SharePoint מעלה את היעילות שלך על ידי שינוי הדרך בה אתה עובד, ממשימות פשוטות כמו אישור מסמכים לזרמים מורכבים יותר. 

כאשר מדובר במסמכים, כלי זה מאפשר לך להוריד, לערוך ולשתף את הקבצים שלך. אך היא גם שומרת על יומן של מי ביצע שינויים, כמו גם מאפשרת לך להוריד גרסאות שונות של אותו מסמך. 

SharePoint משתלבת עם חבילת המיקרוסופט 365, כולל Field Service, Customer Service, Marketing, ו-Project Service Automation. 

\u200D

10. IBM Business Automation Workflow

לסיום רשימתנו (והדבר ששווה לבדוק) הוא IBM, כלי מרכזי מבוסס על AI המאפשרת אוטומציה של תהליכי העסק שלך. 

מקור: G2

דרך 'ווטסון' - עוזר ה- AI של IBM - אתה יכול לפתור כל אתגר שמתוורר לך. ולקבל תצוגה 360 מעלות של פעולות העסק שלך. 

בנוסף, IBM עוזרת לך לבנות פתרונות לניהול תוכן לטיפול ב-MC, לעיצוב שיפור של זרימות עבודה, וללכידת תובנות ערך שמביא לתוצאות עסקיות טובות יותר. 

התוכנה ECM הזו מאחדת את המידע המנותק שלך לפתרון זרימת עבודה אחד אידיאלי ליישום בענן, דיסטרובי ובמקום.  איך? דרך ניהול תהליכים ותכונות שיתוף פעולה שהופכים את ניהול הנתונים לקל יותר ונוח יותר. 

\u200D

IBM מציעה שירותי ספריית מערכות אשר יכולים לעסוק במסמכים וקבצים בצורה יעילה יותר. בנוסף, יש בו שיתוף קבצים מאובטח וחיפוש עוצמתי המקל על מציאת הידע שאליו אתם זקוקים בצורה קלה.

\u200D

\u200D

כיצד לבחור מערכת ECM לארגון שלך

כמו כל כלי אחר בעסק שלך, מערכת ECM חייבת להיות נלקחת בזהירות. יכול להיות קל יותר לבחור באחת שנשמעת טוב, אך אתם לא רוצים להסתיים עם פתרון שאתם לא אוהבים. וכלל שפשוט לא מבצע את תפקידו.

אז לאחר שמשקללים את המטרות, היעדים והצרכים הנוכחיים שלך, חפשו כלי ECM המתאים שיכול לעשות את העבודה: 

• אחסנת תוכן בצורה מאובטחת: הדגשנו לאורך המאמר חשיבות של שמירה על המידע שלך בצורה מאובטחת. אין לפשוט על איכות הפתרון המחייב אזהרה, פרטות וציוד ל־compliance, במיוחד אם אתם עובדים בתעשיות מותקפות בהטובת קניין. 
• משתלב במערכות קיימות: זהה את התעייל בהחלפה ממערכת אחת לאחרת. הפלטפורמה הנבחרת עבור־ECM צריכה להשתלב באופן חלק עם הכלים הקיימים אצלך ולעשות זאת בלי להפר את הפעולות האחרות שלך. 
• גמיש וניתן להתאמה: כלי ה‐ECM צריך לעזור לך למצוא את המידע שאתה מחפש בכל עת, ללא תלות איפה אתה שומר את הנתונים שלך. אבל, הרבה יותר חשוב, הכלי צריך להתאים את הזרימות שלך ככפפה ולהיות מסוגל להסתגל לצרכיך הגוברים.
• גישה קלה: לא צריך שיהיה קשה למצוא את המידע שאתה מחפש. פלטפורמת ECM הנכונה היא קלה לשימוש ואינטואיטיבית, וזאת אומרת שהיא צריכה לכלול ממשק drag-and-drop לחוויות משתמש טובות יותר וזרימות עבודה מותאמות אישית שתומכות בשיתוף פעולה. 

\u200D

• מכיל כלים אנליטיים עצמעזים: אתה צריך לדעת האם הכלי עושה את העבודה שלו או לא. כדאי לחפש ECM שכולל דו ועזרה לך לקבל החלטות בהתבסס על נתונים. 

\u200D

המסר האחרון

זה תלוי בך להחליט איזה התוכנה ECM היא הטובה ביותר עבור עסקך. אנו מקווים שמדריך זה ידחוף אותך בכיוון הנכון. וכי אתה מרגיש עתה מוכן יותר להתמודד עם האתגר הזה ישירות.

והנה - יישום רעיון - תוכל להתחיל בהרפתקאה זו דרך ניסיון Guru ללא עלות.

\u200D