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दस्तावेज़ मौलिक रूप से डिजिटल उपमा का एक अद्भुत उदाहरण हैं। 80 और 90 के दशक की तरह व्यावसायिक कंप्यूटिंग के फैलने के लिए, भौतिक दुनिया के समान प्रणाली डिजाइन करना महत्वपूर्ण था। तो इसे पूरा करने का इससे बेहतर तरीक़ा और क्या हो सकता है, दस्तावेज़ बनाना। यह कागज जैसा लगता है! अक्सर दस्तावेज़ प्रोसेसर अपने अनुप्रयोगों में "मार्जिन" जैसी चीज़ें शामिल करते हैं, यह एक अवशेष है जब हमने अपने दस्तावेज़ प्रकाशित करने के लिए टाइपराइटर का उपयोग किया था। सबसे पहले ऑपरेटिंग सिस्टम सभी फ़ोल्डर्स और दस्तावेज़ों के मूल विचारों के चारों ओर आधारित थे, जो सीधे भौतिक दुनिया से संबंधित होते हैं।

लेकिन अब 30 साल बाद उपमा अब काम नहीं करती है। दस्तावेज़ ज़िंदा रहेंगे, क्योंकि वे "समय में रिकॉर्ड" जैसे कानूनी अनुबंध या बैठक के नोट्स को पकड़ने के लिए आदर्श हैं। एक बार लिखे जाने के बाद, इस तरह की सामग्री बहुत ज्यादा नहीं बदलती। या कानूनी दस्तावेज़ के मामले में दस्तावेज़ को संशोधित करने की एक बहुत निर्धारित प्रक्रिया होती है, जो अधिकांश मामलों में मूल संस्करण को भी जीवित रहना चाहिए। लेकिन हमारे कई सामग्री की आवश्यकताओं के लिए, दस्तावेज़ का विचार वास्तव में अधिक नुकसान पहुँचाता है। चलो देखते हैं कि ऐसा क्यों है...

1. वे बदलने के लिए डिज़ाइन नहीं किए गए हैं। हमारी दुनिया का इतना कुछ सामग्री के बारे में है जो बदलती है, यह हमारे विचारों के रूपांतर के अनुसार विकसित होती है। और इसका मतलब है कि वह जगहों को ढूंढने की कोशिश करना जहाँ हमने वह बात कही जो अब हम बदलना चाहते हैं एक मूर्खता बन जाती है। इसका मतलब यह भी है कि आपको नए परिवर्तन को सभी के साथ संचारित करना होगा, और फिर आपको याद रखना होगा कि आपने उस नए संस्करण के बारे में किसे बताया। लेकिन फिर बाद में जब मैं एक दस्तावेज़ खोलता हूँ, मुझे कैसे पता चलेगा कि यह वास्तव में अभी भी सही है?
2. वे साझा करने के लिए डिज़ाइन नहीं किए गए हैं। खैर, किसी भी तरह बड़े पैमाने पर नहीं... साझा करने का तरीका अक्सर उसी तरह होता है जैसे हम कागज साझा करते हैं। आप दस्तावेज़ों की प्रतियाँ बनाते हैं और इसे मेल करते हैं। ध्यान दें कि मैंने उपयोग किए गए शब्द भौतिक दुनिया में बिल्कुल वही हैं जैसे वे डिजिटल दुनिया में हैं। डिजिटल दुनिया में समस्या यह है कि हर बार जब यह होता है तो ऊपर दिए गए बिंदु 1 को कठिन से कठिन बनाता है।
3. एक बार जब आपके पास उनमें से कुछ से अधिक होते हैं, तो वे एक गंदगी बन जाते हैं। कम से कम कागज के साथ आपको इसे नकल करने के लिए एक प्रयास करना होता था। दस्तावेज़ों के साथ ऐसा नहीं होता है और इसलिए आप एक ही दस्तावेज़ के समान लेकिन अलग संस्करणों की एक समुद्र में समाप्त हो जाते हैं। यह डिजिटल प्रदूषण है।
4. हम अब फोन का उपयोग सभी अन्य डिजिटल उपकरणों से अधिक करते हैं। दस्तावेज़ उस समय से आते हैं जब स्मार्ट फोन अस्तित्व में नहीं थे। फोन पर एक दस्तावेज़ पढ़ने की कोशिश करें और कुछ पिंच और स्लाइड के बाद आप छोड़ देंगे।
5. दस्तावेज़ बहुत लंबे हैं। एक दस्तावेज़ की लंबाई इसकी उपयोगिता के साथ सीधे संबंध में होती है। जितना लंबा (और चौड़ा) एक दस्तावेज़ है, किसी के द्वारा पढ़े जाने की संभावना उतनी ही कम होती है, और यह outdated होने की संभावना उतनी ही अधिक होती है। आजकल संक्षिप्तता और सटीकता की हमारी अपेक्षाएँ कभी भी उच्चतर नहीं रही हैं। हमें जानकारी का अधिक बोझ है और बिना शोर के बस सही जानकारी की उम्मीद करते हैं।
6. आपको यह नहीं पता चलता कि वे उपयोगी हैं या नहीं। तो आपने एक दस्तावेज़ लिखा और इसे किसी को भेजा, अब क्या? क्या इसने उन्हें नौकरी में मदद की? क्या इसने एक बिक्री को बंद करने में मदद की? क्या इसने किसी ग्राहक की समस्या को हल किया? जाने का कोई रास्ता नहीं है। यह सवाल लगभग अनुचित हैं क्योंकि हमने कभी दस्तावेज़ को इस तरह की बातें बताने के लिए डिज़ाइन नहीं किया, हमने इन्हें एक डिजिटल उपमा बनने के लिए डिज़ाइन किया, लेखन और संग्रहीत पाठ के एक बुनियादी समस्या को हल करने के लिए।

हालांकि इसमें से कुछ को ठीक करने के लिए प्रयास हुए हैं, हम अभी वहां नहीं पहुंचे हैं। आज के अधिकांश क्लाउड-आधारित दस्तावेज़ संपादक वास्तव में यही हैं, हम जिन दस्तावेज़ संपादकों के उपयोग के लिए अभ्यस्त हैं, उसी के क्लाउड संस्करण। बेशक इन्हें साझा करना और एक साथ संपादित करना अब आसान है, लेकिन वे अभी भी दस्तावेज़ हैं। यह मुझे याद दिलाता है जब SaaS अभी भी एक फड था और ऑन-प्रिमाइस विक्रेता अपने उत्पादों को क्लाउड-धुलाई कर रहे थे ताकि उन्हें SaaS होने का आभास कराए, जल्दी से यह महसूस करते हुए कि उन्होंने वास्तव में जो कुछ किया है, वह पुराने सॉफ़्टवेयर को एक अलग डेटा सेंटर में स्थानांतरित करना था।

अगला क्या है?

हम अब विशेषीकरण के युग के प्रारंभिक चरणों में हैं। श्रेणी दर श्रेणी हम SaaS अनुप्रयोगों को उभरता हुआ देखते हैं जो विशिष्ट व्यावसायिक समस्याओं का समाधान करते हैं बनाम सामान्य क्लाउड कंप्यूटिंग प्लेटफार्मों बनने की कोशिश करते हैं। और आज के अनुप्रयोग हमारे कार्य जीवन के बारे में हमारे पास पहले से मौजूद डेटा का लाभ उठाते हैं और इसका उपयोग हमें अपने काम में अधिक प्रभावी बनने में मदद करने के लिए करते हैं।

• जब आप RelateIQ में एक लीड बनाते हैं, तो यह स्वचालित रूप से आपकी टीम ने उस लीड के साथ की प्रत्येक इंटरएक्शन की स्ट्रीम बनाता है, बस इसे आपके ईमेल से कनेक्ट करके।
• जब आपके पास एक संभावित ग्राहक के साथ एक आगामी बैठक होती है, तो Refresh आपको उस संभावित ग्राहक के बारे में एक रिपोर्ट ईमेल करता है ताकि आप अपनी बैठक के लिए बेहतर तैयार हों, बस इसे आपके कैलेंडर, LinkedIn, Twitter, आदि से कनेक्ट करके।
• Ambient Services आपके जीवन में मूल्य जोड़ते हैं बिना आपको स्पष्ट रूप से कुछ किए। Google Now आपको बताएगा कि आपको मीटिंग के लिए कब निकलना है ताकि आप समय पर पहुंच सकें, जब आप इसे अपने कैलेंडर के साथ कनेक्ट करते हैं।
• आपकी बैठकों के दौरान, एक दस्तावेज़ का उपयोग करके स्वतंत्र रूप से नोट्स लेने के बजाय, WorkLife ने आपकी बैठकों को एजेंडा, क्रियाएँ और खुले मुद्दों में संरचित करने के लिए प्रारंभ किया ताकि आपको अपने फॉलो अप प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से बनाने, लोगों का पीछा करने, या बैठकों के परिणामों को याद रखने की आवश्यकता न हो।

और "दस्तावेज़ों" के साथ ऐसा ही हो रहा है। हम अब "डिजिटल पेपर" के रूप में नहीं सोचते हैं, क्योंकि कई लोग महसूस करते हैं कि कार्ड डिज़ाइन जहाँ चीजें जा रही हैं (हमारे सहित)। इसलिए हम अब काम के बारे में सोचते हैं जो किया जाना है, और कैसे प्रौद्योगिकी हमें वह काम अधिक प्रभावी ढंग से करने में मदद कर सकती है और हमें ऐसा कुछ बताने में मदद कर सकती है जो अन्यथा हमारे व्यवसाय के बारे में कभी नहीं पता होगा।

• जब आप किसी के साथ सामग्री साझा करते हैं, क्या यह उनके लिए उपयोगी था?
• जब आप सामग्री पढ़ते हैं, तो आप कैसे जानते हैं कि यह सटीक है?
• जब आप कुछ निश्चित सामग्री का उपयोग करते हैं तो क्या यह आपके ग्राहक के साथ एक बेहतर संबंध बनाता है?
• क्या आप हर ग्राहक को वही सामग्री भेजते हैं? या क्या आपको इसे उनके बताए हुए रुचि के आधार पर डायनैमिक रूप से असेंबल करना चाहिए?
• आप सुनिश्चित कैसे करते हैं कि लोकप्रिय, मूल्यवान सामग्री आपकी टीम के लिए अधिक दृश्यमान है जबकि पुरानी, पढ़ी नहीं गई सामग्री चली जाती है, बिना अपने समय का पूरा प्रबंधन किए?

और इसके अलावा और भी बहुत कुछ है। बेशक रोमांचक समय हैं। तो चलो फ़ाइल कैबिनेट बंद कर दें और कुछ असली काम करें :)