文件在概念上是一個驚人的數位類比範例。 為了讓商業計算像八九十年代那樣蓬勃發展，設計與物理世界類似的系統是至關重要的。 那麼還有什麼比創建文件更好的方式來實現這一點呢？ 它甚至看起來像紙！ 許多時候，文件處理器甚至將“邊距”等功能納入他們的應用程序中，這是我們使用打字機編寫文件的延續。 最早的操作系統都是基於資料夾和文件的核心理念，這些概念與物理世界直接映射。

但現在已經過去30年，這種類比不再有效。 當然，文件仍然會存在，因為它們非常適合捕捉時間中的“記錄”，例如法律合同或會議紀要。 這類內容一旦寫出來，不會改變太多。 或者在法律文件的情況下，修訂文件有一個非常嚴格的流程，這通常也要求原始版本在多數情況下繼續生存。 但在我們今天許多內容需求的情況下，文件的概念實際上弊大於利。 讓我們來看看為什麼會這樣……

1. 它們並不是設計為可以改變的。 我們的世界在很大程度上是關於變化的內容，它隨著我們的思維進化而進化。 這意味著試圖找到所有我們已經述說的地方，現在想要改變的事情，變得非常困難。 這也意味著您必須將新更改通知每個人，然後您還必須記住告訴過誰有關新版本的事情。 但稍後當我打開文件時，我怎麼知道它是否仍然正確？
2. 它們並不是設計為可共享的。 好吧，無論如何不是在大規模上……共享的方式往往更像是我們分享紙張的方式。 您會復制文件並將其郵寄出去。 要注意的是，我所使用的詞語在物理世界中與數位世界中完全相同。 在數位世界中，這種情況發生的次數越多，上述第一點就變得越難。
3. 一旦您有超過幾個，它們就變成了一團糟。 至少在使用紙張的時候，您必須努力去複製它。 文件並不是這樣，因此您最終會發現一片片類似但不同的版本的海洋。 這就是數位污染。
4. 現在我們使用手機的頻率比任何其他數位設備更高。 文件起源於智能手機尚不存在的時代。 嘗試在手機上閱讀文件，經過幾次縮放和平移之後，您將會放棄。
5. 文件太長了。 文件的長度與其有用性有直接關係。 文件越長（和更寬），任何人閱讀的機會就越小，而且過時的可能性就越高。 如今，我們對簡潔性和準確性的期望從未如此高。 我們面臨信息過載的問題，期待沒有噪聲的正确信息。
6. 您無法判斷它們是否有用。 所以您寫了一份文件並發送給某人，現在怎麼辦？ 它是否幫助他們完成一項工作？ 它是否幫助促成一筆交易？ 它是否解決了客戶的問題？ 沒有辦法知道。 這些問題幾乎是不公平的，因為我們從未設計文件來告訴我們這些事情，我們設計它們是作為數位類比，來解決創建和存儲書寫文本的基本水平問題。

雖然已經有嘗試修復這些問題，但我們仍然沒有達到那個程度。 當今的許多雲端文件編輯器也僅僅這樣，它們是我們習慣使用的同一文件編輯器的雲版本。 當然現在分享它們和同時編輯更容易，但它們仍然是文件。 這讓我想起當 SaaS 還在風口浪尖上的時候，本地廠商竟然用「雲洗白」的方式讓他們的產品看起來像 SaaS，卻很快意識到他們真正實現的只是將舊的軟體搬進了不同的數據中心。

接下來是什麼？

我們現在正處於專業化時代的早期階段。 一個個類別中，我們看到 SaaS 應用程式出現，解決具體的商業問題，而非試圖成為一般的雲計算平台。 而今天的應用程式利用我們對工作生活已有的數據，使我們更有效率地執行工作。

• 當您在 RelateIQ 中創建了一個潛在客戶時，它會自動創建每次您團隊與該潛在客戶互動的串流，這是通過將其與電子郵件連接來實現的。
• 當您即將與潛在客戶會議時，Refresh 會向您發送一份報告，告訴您關於該潛在客戶的情況，以便您能夠更好地準備會議，這是通過將其與您的日曆、LinkedIn、Twitter等連接。
• 環境服務 無需您明確做任何事情，就能提高您的生活價值。 Google Now 會告訴您當您需要離開去參加會議才能準時到達，前提是您將其與您的日曆連接。
• 在會議期間，不要使用文件來進行自由形式的筆記，WorkLife 剛剛推出，幫助您將會議結構化為議程、行動項目和公開問題，這樣您就不必手動創建跟進流程，追蹤人員或記住會議的結果。

同樣的事情也發生在“文件”上。 我們現在不再以“數位紙張”的形式進行思考，因為許多人覺得卡片設計是未來的方向（包括我們！）。 因此，我們現在思考的是必須完成的工作，以及技術如何幫助我們更有效地執行這些工作，並告訴我們否則根本無法得知的商業信息。

• 當您與某人分享內容時，對他們是否有用？
• 當您閱讀內容時，如何知道它是否準確？
• 當您使用某些內容時，是否會與客戶建立更好的關係？
• 您是否對每個客戶發送相同的內容？ 或者您應該根據他們的明確興趣動態組裝內容？
• 您如何確保流行的、有價值的內容更易於被團隊看到，而陳舊的、未閱讀的內容則消失，並且不必耗費所有時間來管理這些內容？

還有太多太多的事情。 肯定是令人興奮的時期。 所以讓我們關上檔案櫃，開始真正的工作吧 :)