इस खरीदार का मार्गदर्शिका वह एकमात्र आपको यह निर्णय लेने के लिए चाहिए है कि आपके व्यवसाय के लिए सर्वश्रेष्ठ उद्यमी सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) सॉफ़्टवेयर कौन है। 

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अनुसंधान के अनुसार, 73% संगठनों के पास एक सामग्री विपणन रणनीति होती है। क्या वे वास्तव में सिर्फ उसके अद्भुत पुस्तकालय का संचय संभाल सकते हैं? 

कुछ शायद कर सकते हैं। लेकिन जो इससे समर्थन करते हैं, उनके लिए अपने दस्तावेज प्रबंधन को सरल करने का एक बेहतर तरीका है। 

ECM के माध्यम से, आप अनैसंधानिक सामग्री को तेजी से संगठित करें और संचालन करें, व्यावसायिक कुशलता को सुधारकर लागत को कम करें। 

लेकिन हम अपने आप को आगे बढ़ा रहे हैं। हम स्पॉयलर्स के प्रशंसक नहीं हैं। तो आगे बढ़ें और इसे पढ़ने की शुरुआत करें कि ECM क्या है, आपके व्यापार के लिए सर्वोत्तम विकल्प, और अपने समाधान का चयन करने के महत्वपूर्ण सुझाव 

अस्वीकृति: यह ब्लॉग पोस्ट आखिरी बार 12 मार्च, 2024 को अपडेट किया गया था।

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उद्यम सामग्री प्रबंधन (ECM) सॉफ्टवेयर क्या है?

ECM सॉफ्टवेयर उद्यम स्तर पर अनैसंधानिक डेटा का प्रबंधन, संगठन, और पुनः प्राप्त करने का आसान तरीका है। 

संक्षेप में, इसके अधिकृत उपयोगकर्ता (कर्मचारियों से ग्राहकों और व्यावसायिक साझेदारों) को मीटिंग नोट्स, वेब पेज, तस्वीरें, PDFs, ईमेल, और चालान जैसी विभिन्न प्रकार की सामग्री तक पहुँचने की अनुमति देता है। 

एक ECM प्लेटफॉर्म खरीदने के लिए सख्ती से नियामित उद्योगों के लिए भला काम करता है, जिसमें सप्लाई चेन, स्वास्थ्य सेवाएं, और मानव संसाधन शामिल हैं।

ECM के कुछ सामान्य प्रकार हैं:  

• डॉक्यूमेंट प्रबंधन सिस्टम्स (DMS) जो डिजिटल सामग्री को भंडारित और प्रबंधित करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। 
• रिकॉर्ड्स प्रबंधन सिस्टम रिकॉर्ड्स के जीवनकाल का प्रबंधन करने के लिए, सृजना और रखरखाव सहित। 
• डिजिटल एसेट प्रबंधन (DAM) सिस्टम्स जो तस्वीरें, वीडियो, या ऑडियो फ़ाइल्स जैसी डिजिटल सामग्री का ख्याल रखने में मदद करते हैं। 

जब ग्लोबल ECM बाज़ार का आयात बढ़ने के अनुमान में बतोर रेवेनु (2035 के अंत तक 114 बिलियन डॉलर) है, तो इसमें ECM में निवेश करने का सही समय है। 

लेकिन यह किस प्रकार काम करता है? 

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उद्यम कंटेंट मैनेजमेंट काम कैसे करता है?

ECM का उद्देश्य सरल है। यह कागज़ी दस्तावेजों की आवश्यकता को छोड़ देता है और आपके व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सेत करने में मदद करता है।

इसे अपनी कम्पनी की सभी जानकारी के लिए एक केंद्रीय संग्रहण स्थान के रूप में सोचें। यह समाधान दिन और रात काम करता है ताकि आपकी डेटा फ्लो को स्वचालित कर सकें और आपकी संरचित डेटाबेस के बाहर जानकारी को व्यवस्थित कर सकें। 

प्रक्रिया उत्खनन किया जाता है विभिन्न स्रोतों से डेटा एकत्र करके, जैसे ईमेल, PDFs, छवियाँ, और सोशल मीडिया पोस्ट। 

फिर, ECM समाधान पुनः डेटा को एक अकेले केंद्रीकृत स्थान में संग्रहीत और सूचीबद्ध करता है जहाँ उपयोगकर्ता आसानी से उनकी खोजी गई महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। इसके अलावा, आप विशेष मापदंडों के आधार पर डेटा को जैसे चाहें उसकी वर्गीकरण कर सकते हैं। 

हालांकि, सभी को ईसीएम सिस्टम तक पहुंच मिलती नहीं है। अधिकांश समाधानों में अनुमति सुविधाएं हैं जो आपको यह चुनने देती हैं कि कौन सामग्री देखता है, संपादित करता है, या हटाता है। इसके अतिरिक्त, संस्करण-नियंत्रण क्षमताओं के साथ, आप प्राप्त करते हैं दस्तावेज का नवीनतम संस्करण। इसलिए कोई भ्रांति नहीं होती कि ने परिवर्तन किया और कब किया। 

ईसीएम आपके जीवन को सरल बनाने का एक और महान तरीका है कार्यप्रणाली स्वचालन के माध्यम से। यह डाटा एंट्री जैसे उबाऊ कार्यों को स्वचालित करता है। आपके कर्मचारी समय-संवेदनशील कार्यों पर अधिक ध्यान केंद्रित करेंगें जब वे सबसे ज्यादा जरूरत होती है। 

यह सब ठीक-ठाक है लेकिन लाभ क्या है? खुद देखें। 

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ईसीएम सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लाभ क्या हैं?

दुर्भाग्यवश, मझौद करने के लिए औसत कर्मचारी अपनी कामसप्ताह के लगभग 20% का समय खोज में निकालते हैं जिसे वे चाहते हैं या उनके व्यस्त सहकर्मियों को परेशान करते हैं। 

अगर केवल उनके पास ऐसी समाधान होता जो उनकी उत्कृष्टता को बहुत बढ़ा सकता और अधिक परिचित सहयोग क्षमता को सक्षम कर सकता...

ठीक है, एक है! इसका नाम है सामग्री प्रबंधन। और यह आपको: 

• कंपनी की कुशलता बढ़ाएं: आपके कागजातों की आवश्यकता को समाप्त करने की जरुरत नहीं है और आपको उस डेटा को त्वरित रूप से प्राप्त करने में मदद करता है। अपने डेटा को तेजी से एक्सेस करें: जिसका मतलब है कि आपको उस एक विशिष्ट नोट की जिसकी आपको आवश्यकता है लेकिन आप याद नहीं कर सकते की वह कहाँ है, उसकी खोज करने के लिए समय बर्बाद नहीं होगा। 
• उपयोगकर्ता अनुभव को सुधारें: ईसीएम टंडुरुएस केवल कर्मचारियों के लिए नहीं। ग्राहक उसे कंपनी के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने के लिए उपयोग कर सकते हैं, जैसे की आदेश, उत्पाद इत्यादि, जो ग्राहक संतोष दरों को बेहतर बनाने में मदद करता है और और अधिक बिक्री कर सकता है। 
• श्रम लागत को कम करें: ईसीएम आपको धन देता है क्योंकि आपको मैन्युअल कार्यों के लिए विशेषज्ञ कर्मचारियों को रखने की जरुरत नहीं है। ग्राहक कंपनी के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने के लिए उसका उपयोग कर सकते हैं, जैसे आदेश, उत्पाद, आदि, जिससे ग्राहक संतोष दरें और बिक्री में और भी सुधार होती है। 
• अपने व्यापार का स्पष्ट दृश्य रखें: ईसीएम मंच आपको एक ही सच्चाई के एक स्रोत में सभी डेटा को जमा करके आपके व्यापार का एक अधिक सटीक चित्र देता है। आप समय के साथ नहीं छोड़ते, जो आपको और सभी अन्य को अधिक डेटा-निर्धारित निर्णय लेने में मदद कर सकता है। 
• अपने व्यापार को स्पष्ट दृश्य: एक ईसीएम प्लेटफ़ॉर्म एक सत्य का एकल स्रोत में सभी डेटा एकत्रित करके आपको अपने व्यापार का और अधिक सटीक चित्र देता है। जब तक आप कोई गवाही नहीं छोड़ते, तब आप और सभी लोग बेहतर डेटा निर्देशित निर्णय ले सकते हैं। 

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शायद ये लाभ आपको यह मानने पर भावुक कर दें कि ईसीएम आपके व्यापार के लिए सही समाधान है। यह बहुत अच्छा है! समस्या यह है, शुरुआत कहाँ से करें? आप किन विशेषताओं की ध्यान रखें? 👁️

चलिए साथ में एक ईसीएम की महत्वपूर्ण विशेषताएँ देखते हैं।

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एक ईसीएम समाधान में कौन-कौन सी मुख्य विशेषताएँ होनी चाहिए?

जब आप एक ईसीएम समाधान का मूल्यांकन कर रहे होते हैं, तो उसमें ध्यान देने योग्य कई चीजें हैं, जैसे उपयोग की सुविधा या यह निशुल्क परीक्षण प्रदान करता है या नहीं। 

जब तक आप अपनी जरूरतें और आवश्यकताएं नहीं जानते हैं, तब ठीक समाधान पाना बहुत आसान है।

लेकिन कुछ ऐसी अनिवार्य विशेषताएँ हैं जिन्हें आपको छोड़ नहीं देना चाहिए:

• मौजूदा ऍप के साथ सम्मिलित: दस विभिन्न ऍप पर सही जानकारी खोजने में थक गए थे? ईसीएम टूल इस समस्या को हल कर सकता है जब तक इसमें एपीआई सम्मिलन विकल्प आपके मौज़ूदा टूल्स के साथ हैं। इस परिणामस्वरूप, आपके पास अपने उंगली की बात में पूरी डेटा की किताब है। 
• उन्नत खोज की क्षमताएं: जल्दी डेटा की आवश्यकता है। अगर आपका चयनित सॉफ़्टवेयर जिसे आप चाहते हैं वह न प्राप्त करने में समय लेता है, तो फिर यह अच्छा नहीं है। जिस ईसीएम समाधान का आप चयन करते हैं, उसमें उन्नत और तेज खोज सुविधाएं प्रदान करनी चाहिए ताकि आप अपने डेटा को तेजी से एक्सेस कर सकें। 
• सुरक्षा और अनुपालन सुविधाएं: एक ईसीएम प्लेटफ़ॉर्म निजी कंपनी जानकारी के साथ काम करता है। तो इसमें मज़बूत उपयोगकर्ता पहुंच स्तर सत्यापन होना चाहिए और इंडस्ट्री के मानकों और विनियमों का पालन करना चाहिए। 
• संस्करण और इतिहास नियंत्रण विकल्प: अधिकांश ईसीएम प्लेटफ़ॉर्म्स में विशेष विशेषताएं हैं जो आपको अपने डेटा को जैसे आप चाहते हैं स्थानित करने देंगी। लेकिन वे भी बदलाव करने वाले इतिहास का ट्रैक करने का एक तर�... 403। अधिकार।, आप एक पहले की फाइल संस्करण पर लौटना चाहते हैं। 

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• शक्तिशाली विश्लेषण: आपकी चुनी गई ईसीएम में शक्तिशाली विश्लेषण उपकरण होने चाहिए जो आपके डेटा को जल्दी मापता और मूल्यांकन कर सकते हैं। यह आपको महत्वपूर्ण अंदाज़ प्रदान करता है, जैसे सुधार के लिए सुझाव और ग्राहक के प्रवृत्तियों, बेहतर निर्णय लेने के लिए। 

अब जब आप अपनी ईसीएम समाधान में क्या खोजना चाहिए, तो इस लेख की मुख्य अनुभाग का समय है। 

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2024 में 10 सबसे अच्छे ईसीएम सॉफ़्टवेयर समाधान

इतने सारे उपकरण हैं, सभी उन्हें मूल्यांकन करने का वक्त नहीं। 😮‍💨 

एक फोरेस्टर रिपोर्ट के अनुसार, $20 मिलियन से अधिक की राजस्व वाले 14 ईसीएम उत्पाद हैं। लेकिन वह चार अधिक है -- हमने सुनिश्चित किया है कि हमारी सूची में केवल सर्वश्रेष्ठ समाविष्ट हुई। 

चलिए इन विकल्पों का अन्वेषण करें। 

1. गुरु

गुरु बस एक महान एआई-संचालित कंपनी विकि नहीं है। 

अपने कम्पनी के सभी ज्ञान के लिए एक-स्टॉप शॉप के रूप में, इसमें एंटरप्राइज एआई खोज और कर्मचारी इंट्रानेट हब भी है जिसका उद्दीपन सही सहयोग के लिए । 

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यह यह अर्थ है कि यह आपके ज्ञान को आपके सभी डेटा स्रोतों से अधिक प्रभावी ढंग से पर्याप्त बिंदु पर ले जाता है। और इसे अंतिम समयगमन और संदर्भ सुट्री करने के लिए आयातक और समयिक जानकारी टीम को प्रदान करता है, कहीं काम करने पर भी 

गुरु वी पूरी तरह सब एप्प को हटा देता है। यह प्लेटफार्म बहुत सी एपीआई कनेक्टर के साथ एकीकृत होता है जिसे आप नैतिकियों जैसे स्लैक, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, बॉक्स, सेल्सफोर्स, और अधिक दैनिक उपयोग करते हैं। 

किसी भी जगह से डेटा तक पहुंचना कभी इस कदर आसान नहीं हुआ है! 

इसके अलावा, गुरु में स्वचालित सफाई है। यह नियमित सत्यापन और संग्रहीत करने की अनुसंधान नियोजना और आपके ज्ञान का सटीकता बनाए रखने के लिए हमेशा अद्यतित है, जो इसकी सटीकता को बनाए रखने में मदद करता है। 

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अगर आप सामग्री निर्माण में साहित्यिक रूकावट का सामना कर रहे हैं, तो गुरु में आपकी जिंदगी को आसान बनाने के लिए टेम्पलेट होती हैं। इसके अतिरिक्त, आपको अपना खुद का एआई सहायक मिलता है, जो रचनात्मक एआई द्वारा संक्षेपित कठिन विषयों की सारांश या सामग्री तैयार करने के लिए। 

गुरु अपनी खोज में सुधार करने के लिए एआई और मशीन लर्निंग का उपयोग करता है। उसके अलावा, क्योंकि यह नई चीजें सीखने में लगातार है, गुरु हमेशा आपको समय-समय परा ताजा और मुहावरात्मक सुधार देता है। 

जब आपके डेटा का विश्लेषण करने का समय आता है, तो गुरु आपको शक्तिशाली प्रेरणाएँ प्रदान करता है कि आपकी टीम कौन सामग्री उपयोग कर रही हैं और वे क्या खोज रहे हैं। इसके अतिरिक्त, टिप्पणियों और इमोजी प्रतिक्रियाओं के माध्यम से, गुरु बातचीत के लिए एक स्थान बनाता है। 

गुरु के बारे में अधिक जानना चाहते हैं? अपनी जिज्ञासा को संतुष्ट करने के लिए हमारा अनुरोध प्रदर्शन वीडियो देखें। 

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2. डॉक्यूवेयर

डॉक्यूवेयर छोटे व्यापारों और बड़े उद्योगों के लिए कई उद्योगों में एक उपयोगकर्ता स्वानायक डिजिटल दस्तावेज प्रबंधन समाधान प्रदान करता है। 

स्रोत: कैप्टेरा

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यह एक वर्कफ़्लो-स्वतंत्रता सॉफ़्टवेयर टूल है जो आपके व्यावसायिक दस्तावेज़ सुरक्षित रखता है और आपकी संचालन प्रक्रियाओं को अनुकूलित करता है, चाहे आप कहीं भी हों और आप कौन सा उपकरण उपयोग कर रहे हो। जो आपकी उत्पादकता को बेहतर बनाना चाहने वाले दूरस्थ दलों के लिए एक अच्छा समाधान बनाता है। 

डॉक्यूवेयर अपने सुरक्षित दस्तावेज़ अभिलेख में गर्व है। सभी आपके कर्मचारी डेटा, वित्तीय रिकॉर्ड और अनुबंध सुरक्षित होते हैं। इसलिए, आप अपने डेटा के चोरी होने या खोने के जोखिम से बचते हैं। 

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यह ईसीएम भी बादल और स्थानीय डिप्लॉयमेंट दोनों का समर्थन करती है ताकि यह किसी भी प्रकार के सिस्टम के साथ मेल खाती है। इसके अतिरिक्त, डॉक्यूवेयर सभी डेटा को मजबूती से संगठित करता है, जिससे बेहतर और अधिक उत्पादक कार्यस्थल में बनाया जा सकता है। 

क्Sense flexible होने के कारण, यह 500 विभिन्न व्यावसायिक अनुप्रयोगों जैसे ओरेकल, शेयरपॉइंट और क्विकबुक्स के साथ मेंटेग्रेट होता है। 

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3. एम-फ़ाइल्स

एम-फ़ाइल्स एक एआई ड्रिवन ज्ञान प्रबंधन उपकरण है जो टीमों को जानकारी को जल्दी और अधिक दक्षता से ढूंढने में मदद करता है। 

स्रोत: जी 2

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इस प्लेटफ़ॉर्म की एक विशेषता एक मेटाडेटा ड्रिवन वास्तविक है। लक्श्यांक: यह फाइल साझाकरण को सरल बनाता है। आपकी टीम को संदेश छोड़ने के कार्यों पर खातें दफाया किया जाएगा। 

इसके अतिरिक्त, एम-फ़ाइल्स आपको दस्तावेज़ों पर योगिकता नियंत्रण प्रदान करता है (यह भलीभाँति किसी भी फ़ाइल की विभिन्न संस्करणों के लिए) भूमिका या समूह आधारित। 

लेकिन यह भी आपकी वर्कफ़्लो को स्वत: संचालित करता है। एम-फ़ाइल्स के दस्तावेज़ मेटाडेटा आपके कार्यों की प्रगति का पता लगाते हैं और आपको बेहतर संचार करने में मदद करते हैं आंतरिक या बाह्य हितधारकों के साथ जिसे दो करोंे कंर्म चाहिए। 

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इस उपकरण में कोड दस्तावेज़ स्वचालन संवर्धनशीलता है, जिसका अर्थ है कि यह त्वरित और चालू हो सकता है। और चिंता न करें - इसे लूटे जाने के अपने कई उपयोग के साथ इंटिग्रेटर किया जाता है, जैसे एडोब, डॉकूसाइन, गूगल वर्कस्पेस, एसएपी, और नेटवर्क फोल्डर्स। 

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4. लेसरफिचे

लेसरफिचे एक बादल आधारित ईसीएम प्लेटफार्म है जो कागजी दस्तावेज़ों को अलविदा कहता है औ

स्रोत: G2

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आपके अनुसार, आप आचेड़ स्यंही और हर और दिशा स्थय्ता है हैं। सभी साथ ही अपकारी डेटा सेडपरीतो में निनदिश से सुरक्षित रक्षित खदा रक्षन कर सकत्वित फीचरों से सुरखिषत है। प्लस, लेजरफेंक विनियामक अनुपालन का भी पालन करता है।

क्योंकि एक सइंकल सॉर्स ऑफ तेक डेटा, नॉ ब्रविंग और अधिक है। थुर्थ वर्जन ट्रैकिंग अक्षअिफटोकिंग और अनुर्थ शूद्व और आशवस्थ्य भृख्त और भल्ला ऑफ तायं, इंङ्तुटिव घजस्तिक सहयोग संन्क्रितिक रयाक्षना थी।

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लेजरफाइच आपको सारी विषय की दस्तावेजों को संभालने और प्रबन्धित करने मे मदद करता है। विस्तृत ऑडिट लॉग्स और सख्त अनुमतियाँ का उपयोग करके केवल अधिकृत कर्मचारी दस्तावेज़ देख सकते हैं, संपादित कर सकते हैं, या पहुंच सकते हैं।

यह टोल भी शीघ्र खोज और पुनरावृति की क्षमताओं का है, जो उत्पादकता को बढाने और प्रक्रियाओं को सुधारने मे बदल जाता है।

लेजरफाइच ऑफर्स डिफरेंट इंटीग्रेशन ऑप्शंस क्लुडिंग डॉकुसाइन, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365, और ग्राहक रिलेशनशिप मैनेजमेंट (सीआरएम) टूल्स।

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5. आनबेस

ऑनबेस बाय हाईलैंड ऑफर्स बिजनेस प्रोसेस और केस मैनेजमेंट टूल्स थेट हेल्प यू एफीशेंट्ली मैनेज और ऑर्गनाइज योर कांटेंट।

स्रोत: G2

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ऑनबेस एन इंटेलिजेंट ईसीएम सोल्युशन थेट कोलेक्ट्स डेटा फ्रम मल्टीचैनल सोर्सेस। द गुड पर्ट इज थेट इट एलसो वेरिफाय्स एंड क्लासीफायज द इंफोर्मेशन सो यू कैन यूस इट एज ज़ून एज़ इस एसिमिलेटेड।

इसके अतिरिक्त, OnBase आपकी सामग्री को वैज्ञानिक अनुप्रयोगों और डैशबोर्ड के माध्यम से वास्तविक समय में विश्लेषित करता है। आपको क्या मिलता है? बेहतर और और सूचित निर्णय लेने के लिए आवश्यक दृश्यता।

लेकिन इस समाधान ने सहजीकृत फॉर्म्स और निर्मित वर्कफ्लो के माध्यम से दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित भी किया।

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सहकर्मितता, कार्यों, और सूचनाओं के माध्यम से OnBase फाइल साझा करना आसान करता है जैसे कि पाई। और, सब कुछ सुरक्षित है, ताकि आपके द्वारा सहकर्मितता में बेहतर, चिंता-मुक्त सहयोग हो।

OnBase प्रतिष्ठित सिस्टमों के साथ बढ़चढ़ करता है। सोचें गूगल, पीपलसॉफ्ट, एपिक, और म्यूलसॉफ्ट, उदाहरण के लिए।

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6. बॉक्स

बॉक्स, एक सुरक्षित बादल सामग्री सेवा प्लेटफॉर्म, आकुल धारण पहचान, उन्नत सुरक्षा, और बारीक पहुंच नियंत्रण द्वारा आपके फाइलों को सुरक्षित रखने पर जोर देता है।

लेकिन क्योंकि अनुपालन और सुरक्षा हाथ में हाथ जाते हैं, बॉक्स के पास कड़ी डेटा गोपनीयता और उद्योग अनुपालन भी है। यह सभी नहीं है - मशीन लर्निंग की शक्ति का उपयोग करके, बॉक्स में खतरों की पहचान कर सकता है और नीतियाँ निर्धारित कर सकता है।  

स्रोत: जी 2

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इस आसान उपयोग करने योग्य प्लेटफ़ॉर्म से आपकी टीमों के बीच संवाद में कोई रुकावट नहीं आती। फ़ाइल टिपण्णी, ई-हस्ताक्षर, और स्वचालित कार्य पद्धति के माध्यम से आप किसी भी उपकरण पर कहीं से भी काम कर सकते हैं।

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साथ ही, बॉक्स सक्रिय ढंग से मैन्युअल कार्य प्रणाली को सरल बनाने का प्रयास करता है ताकि आपका समय बचाया जा सके। दस्तावेज़ कैप्चर और नए कर्मचारी को ऑनबोर्ड करने जैसे मुद्दे, जो आपके व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण हैं (लेकिन बहुत ही उबाऊ हैं), उन्हें फास्टर और आसानी से संभालने में सहायता मिलती है। 

बॉक्स आपको सभी अपनी पसंदीदा उपकरणों के साथ कनेक्टेड रहने की अनुमति देता है, क्योंकि यह एडोब, ओरेकल, ओक्टा, आईबीएम, स्लैक, और जूम जैसे ऐप्स के साथ एकीकृत काम करता है। 

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7. ओपनटेक्स्ट

ओपनटेक्स्ट आपके सामग्री से निपुणता हासिल और जानकारियों को प्राप्त करने के लिए एक बुद्धिमान तरीका है। 

स्रोत: ओपनटेक्स्ट

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मूल रूप से, ओपनटेक्स्ट एक जानकारी प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म है जो ऑटोमोटिव, बैंकिंग, बीमा, जीव विज्ञान, और कानूनी जैसे कई उद्योगों के लिए उपयुक्त है। 

इसी कारण, यह समझौता कानूनी सूचना संभालने के लिए एक महान समाधान है। यह सभी विभिन्न सिस्टमों में फैले निजी दस्तावेजों को सत्य का एकमात्र स्रोत में एकीकृत करता है। इसके फलस्वरूप, आपके पास उच्च महत्व के डेटा होता है, जो आपकी उत्पादकता को बहुत अधिक बढ़ाता है।

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लेकिन ओपनटेक्स्ट का एक लचीला सामग्री सेवाएं प्लेटफ़ॉर्म भी है जो बड़े मात्रा में डेटा को दक्षता से संभालने के लिए आदर्श है। इसके ECM सेवाओं के माध्यम से, आप अधिक संचालन उत्कृष्टता प्रदान कर सकते हैं। और अपने कार्यस्थल और महत्वपूर्ण टूल्स जैसे CRM, एंटरप्राइज संसाधन योजना (ERP) और मानव पूंजी प्रबंधन (HCM) के बीच एक पुल बना सकते हैं।

OpenText माइक्रोसॉफ्ट, सेल्सफोर्स और एसएपी के लिए समावेशन समाधान प्रदान करता है।

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8. हाइलैंड

हाइलैंड की सामग्री समाधान प्लेटफ़ॉर्म विभिन्न प्रकार के डेटा को आपके सभी व्यापारिक प्रणालियों, श्रमप्रणालियों, और उपकरणों से जोड़ती है। 

स्रोत: जी 2

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हाइलैंड एक उपयोगी सुविधाओं से भरा समाधान है। सबसे पहले, इसमें बुद्धिमान सामग्री जब्त करने के लिए कृत्रिम बुद्धिमत्ता का उपयोग करता है आने वाली कम्पनी सूचना का संग्रह करने के लिए। और यह उस डेटा को उपयोगी और पहुंचनीय बनाता है, स्रोत, प्रकार या स्थिति के बावजूद।

दूसरी ओर, हाइलैंड के पास मूलभूत समग्र कैचर है जो कंपनी की आगंतुक सूचना एकत्र करने के लिए कृत्रिम बुद्धिमत्ता का उपयोग करता है।

सुरक्षित डेटा शासन के साथ, यह समाधान सुनिश्चित करता है कि आपका डेटा सख्त अनुपालन कानूनों का पालन करता है (स्वास्थ्य, शिक्षा, बीमा इत्यादि जैसे उद्योगों में)। अंतिम रूप में, हाइलैंड 500+ विभिन्न एप्लिकेशनों में उपलब्ध है, जिसमें वर्कडे, शेयरपॉइंट, कॉग्निजन्ट, डोकुसाइन, एक्सेला, आदि शामिल हैं। 

आखिरकार, हाइलैंड 500+ अद्वितीय अनुप्रयोगों में उपलब्ध है, जिसमें वर्कडे, शेयरपॉइंट, कोग्निज़ेंट, डॉकूसाइन, एक्सीला शामिल हैं, आदि। 

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9. Microsoft’s SharePoint

Microsoft SharePoint एक इंट्रानेट प्लेटफ़ॉर्म और दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर टूल है जो पारंपरिक, वेब, और सोशल सामग्री के साथ संबंधित है।

स्रोत: Microsoft

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इसकी सबसे बढ़िया विशेषता यह है कि आप अलग-अलग उपकरणों जैसे कंप्यूटर, फ़ोन और टैबलेट से इसका उपयोग कर सकते हैं। आपके पास टीम काम और सहयोग को मजबूत बनाने के लिए आवश्यक सभी जानकारी और फ़ाइलें एक ही स्थान में हैं।

लेकिन यह भी आपको वानवासी खोज सुविधाओं के माध्यम से आपकी आवश्यकताएँ त्वरिता से पूरी करता है। इस तरह, SharePoint दस्तावेज़ स्वीकृति जैसे साधारण कार्य से अधिक जटिल प्रवाहों तक काम करने के तरीके को बदलकर आपकी उत्पादकता को बढ़ाता है।

जब बात दस्तावेज़ों की आती है, यह उपकरण आपको आपकी फ़ाइलें डाउनलोड, संपादित करने और साझा कर ने की अनुमति देता है। लेकिन यह यह भी यह संशोधन किसने किए है, साथ ही आपको समान दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करणों को डाउनलोड करने की अनुमति देता है।

SharePoint माइक्रोसॉफ्ट 365 सूट के साथ समेतित है, जो फ़ील्ड सेवा, ग्राहक सेवा, मार्केटिंग, और प्रोजेक्ट सेवा ऑटोमेशन जैसे है।

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10. आईबीएम व्यापार ऑटोमेशन वर्कफ़्लो

हमारी सूची में आखरी (लेकिन जांचने लायक) आईबीएम, एक एआई-सशक्तिकृत इसीएएम उपकरण है जो आपके व्यापार प्रक्रियाओं को स्वचलित करता है।

स्रोत: G2

वॉट्सन के माध्यम से - आईबीएम के एआई सहायक द्वारा - आप किसी भी चुनौती हो सकती है। और अपने व्यापार आपरेशन का 360-डिग्री दृष्टिकोण प्राप्त करें।

इसके अलावा, आईबीएम अच्छे कंटेंट प्रबंधन साहायक उपकरण विकसित करने में आपकी मदद करता है उपयोग मामलों के सन्दर्भ में, बेहतर योजनाएं डिजाइन करने में, और प्रायोगिक निष्कर्षों को पकड़ने में जो बेहतर व्यापार परिणामों में ले।

यह ईसीएम कार्यक्रम आपकी अलग-अलग योजना को एक वर्कफ़्लो समाधान में एकत्रित करता है जो बादल, हाइब्रिड, और साइट डिप्लायमेंट के लिए आदर्श है। कैसे? प्रक्रिया प्रबंधन और सहयोग सुविधाएं के माध्यम से जो डेटा के प्रबंधन को आसान और अधिक सुविधाजनक बनाता है।

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आईबीएम मौलिक पुस्तकालय सेवाएँ प्रदान करता है जो दस्तावेज़ों और फ़ाइलों का अधिक दक्षता से संचालित कर सकता है। साथ ही, इसमें सुरक्षित फ़ाइल साझा करने और ऐसी ताक़तवर खोज है जो जो आपको आवश्यक अंतर्दृष्टि मिलने को एक झलक में बनाती है।

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आपके संगठन के लिए एक ईसीएम सिस्टम चुनने के लिए क्या है

आपके व्यवसाय में हर अन्य उपकरण की तरह, एक ईसीएम सिस्टम को सावधानी से मान्य किया जाना चाहिए। एक जो अच्छा लगता है, उसे चुनना आसान हो सकता है, लेकिन आपको एक समाधान मिलना चाहिए जो आपको नापसंद नहीं है। और जो बस अपना काम नहीं करता है।

इसलिए, अपने लक्ष्यों, उद्देश्यों और वर्तमान आवश्यकताओं का मूल्यांकन करने के बाद, एक ईसीएम उपकरण ढूंढें जो: 

• सुरक्षित रूप से सामग्री स्टोर करता है: हमने इस लेख के माध्यम से अपने डेटा को सुरक्षित रखने के महत्व को जोर दिया है। जब आप उस उपकरण की तलाश में हो जो सुरक्षा, गोपनीयता और अनुपालन को गंभीरता से लेता है, तो आपको समझौते नहीं करना चाहिए, विशेष रूप से अगर आप सख्त विनियमित उद्योगों में काम करते हैं। 
• मौजूदा सिस्टमों के साथ मिलता है: यह एक से दूसरे उपकरण से पलटना थका देने वाला है। आपका चुना हुआ ईसीएम प्लेटफार्म अच्छे से उपकरणों के साथ अंतस्थ रूप से मिलना चाहिए - और ऐसा करना चाहिए जिससे कि आपके अन्य परिचालनों को बिना अवरोध किए, इसके बिना कर लें। 
• लचीला और स्केलेबल है: ईसीएम उपकरण आपको मदद करना चाहिए कि आप उस जानकारी को जब भी आप उसे खोजते हैं, चाहे आप अपने डेटा को कहां रखते हों। लेकिन, और भी महत्वपूर्ण है, यह आपके कार्यप्रवाहों में अच्छी तरह से फिट होना चाहिए और आपकी बढ़ती आवश्यकताओं को अनुकूल बनाने की क्षमता होनी चाहिए।
• सहज एक्सेस प्रदान करता है: आप जिस जानकारी को खोज रहे हैं, उसे ढूंढना कठिन नहीं होना चाहिए। सही ईसीएम प्लेटफार्म उपयोग करना आसान और सहज होना चाहिए, जिसका मतलब है कि इसे बेहतर उपयोगकर्ता अनुभव के लिए एक ड्रैग-और-ड्राप इंटरफ़ेस और समर्पित कार्यप्रवाह होना चाहिए जो सहयोग को समर्थन करता है। 

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• शक्तिशाली विश्लेषण उपकरण है: आपको यह जानने की आवश्यकता है कि क्या उपकरण इसका काम कर रहा है या नहीं। सबसे अच्छा है उस ईसीएम के लिए खोजना जिसमें विजुअल रिपोर्ट, डैशबोर्ड और विश्लेषण हो जो आपके व्यापार प्रक्रियाओं का अच्छा दृश्य देता है। और आपको डेटा-मुद्रण के निर्णय लेने में मदद करता है। 

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अंतिम रेखा

आपको यह तय करने का एवं मिलता है कि आपके व्््यापार के लिए सबसे अच्छा ईसीएम सॉफ़्वेयर कौन सा है। हम आशा करते हैं कि यह खरीदार की गाइड आपको सही दिशा में प्रेरित करेगा। और आप इस चुनौती का मुकाबला सीधे हाथ में लेने के लिए अधिक तैयार महसूस कर रहे हैं।

और - यहां एक विचार है - आप इस नये संवाद को मुफ्त में प्रयास करके एक नया साहस आरंभ कर सकते हैं।

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