Làm thế nào để đơn giản hóa việc tạo SOP và nâng cao sự tuân thủ với các tính năng AI của Guru
{{spacer-78}}
Nhiều công ty gặp khó khăn khi quản lý các quy trình làm việc tiêu chuẩn: SOP của họ bị phân tán trên các wiki rối rắm và các ổ đĩa phân mảnh, khiến thông tin quan trọng trở nên không nhất quán, không đáng tin cậy và cực kỳ khó khăn để tìm kiếm. Nhân viên lãng phí hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm những gì họ cần hoặc làm việc dựa trên hướng dẫn lỗi thời, làm giảm năng suất và tăng rủi ro.
Bằng cách tích hợp các hệ thống phân tán, cấu trúc các quy trình làm việc hợp tác, duy trì tài liệu sống và theo dõi sự tham gia, Guru cung cấp bộ công cụ để biến đổi các SOP phân tán, không nhất quán thành hướng dẫn tập trung, đáng tin cậy mà nhân viên thực sự sử dụng.
Guru kết nối với tất cả các ứng dụng và công cụ mà bạn đã sử dụng, tạo ra một kho lưu trữ tập trung, đáng tin cậy cho SOP - ngay cả khi mọi thứ không được lưu trữ trong Guru. Tìm kiếm AI an toàn cho phép nhân viên nhanh chóng tìm thấy tài liệu SOP mà họ cần. Họ thậm chí có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và để AI của Guru tìm câu trả lời cho họ - ngay lập tức. Khi bạn mang những thông tin rời rạc, phân tán của mình lại với nhau qua Guru, bạn biến nó thành một nguồn sự thật duy nhất khiến cho nhân viên dễ hiểu và tuân theo các thủ tục.
Một trong những điều tuyệt vời nhất về Guru? Mặc dù đây là một nguồn sự thật duy nhất cho đội của bạn, nhưng nó không phải là một điểm đến khác. Nhân viên vẫn ở trong quy trình và tìm thấy SOP ngay nơi họ vẫn đang làm việc, nhờ vào phần mở rộng trình duyệt của Guru, tích hợp Slack và Teams, gợi ý nội dung liên quan được thúc đẩy bởi AI, và nhiều hơn nữa. Các nhà lãnh đạo Ops có thể đảm bảo rằng nhân viên có SOP phù hợp trong tầm tay khi thực hiện các nhiệm vụ cụ thể bằng cách thiết lập các kích hoạt Kiến thức, hiển thị nội dung đã chỉ định khi một nhân viên đang xem một trang web cụ thể. Thông tin bạn hy vọng họ sẽ đọc trở nên không thể bỏ qua.
Việc tạo tài liệu SOP có những thách thức riêng của nó: định dạng không nhất quán gây ra sự nhầm lẫn và thiếu tin tưởng, sự hợp tác giữa các bộ phận hỗn loạn, và công việc thủ công dư thừa, chỉ để kể tên một vài. Chuẩn hóa SOP để đảm bảo tính nhất quán bằng cách sử dụng một trong những mẫu đã được xây dựng trước của Guru, hoặc tạo mẫu của riêng bạn. Hãy để AI Assist của Guru làm công việc nặng nhọc cho bạn bằng cách tạo, tóm tắt, cải thiện, và dịch nội dung của bạn, để bạn không bao giờ phải bắt đầu lại từ đầu. Sau đó, hãy sử dụng chức năng chỉnh sửa hợp tác của Guru để làm việc bên cạnh các chuyên gia từ các đội khác mà không gặp phải khó khăn. (Không chắc ai là chuyên gia phù hợp cho công việc? AI của Guru xác định SME đúng cho bạn và cho phép bạn đánh dấu họ mà không cần rời khỏi Guru.)
SOP được tài liệu hóa có ích gì nếu nhân viên của bạn không thể tin tưởng chúng? Chức năng xác minh tích hợp của Guru đảm bảo nội dung của bạn luôn được cập nhật và chính xác, và thậm chí nhắc nhở các chuyên gia trong nhóm của bạn khi đến lúc cập nhật và xác minh. Nhân viên có thể theo dõi một thẻ để nhận thông báo theo thời gian thực khi nội dung thường xuyên sử dụng của họ được cập nhật. Và đối với các SOP mới hoặc các thay đổi quan trọng đối với các SOP hiện có, các nhà lãnh đạo có thể gửi thông báo đến nhân viên và đảm bảo rằng họ đã đọc nó.
Các nhóm sử dụng Assist tạo cơ sở tri thức của họ trong 30% thời gian ít hơn
Đội ngũ Đánh giá Kinh doanh Điều hành của Guru
Khách hàng báo cáo tạo ra 27% tri thức nhiều hơn với Assist
Đội ngũ Đánh giá Kinh doanh Điều hành của Guru
