Các bước của quy trình việc làm mới là gì?

Việc đưa nhân viên vào làm việc là quy trình hòa nhập nhân viên mới vào công ty và chuẩn bị họ trở thành một thành viên sản xuất của nhóm. Quy trình việc làm mới bao gồm những ngày đầu tiên, tuần đầu tiên và tháng đầu tiên của nhân viên khi họ học về văn hóa công ty, chính sách, quy trình và trách nhiệm công việc.

Chường trình thường gồm ba bước:

1. Quy trình trình nhập vào công ty và giải thích việc của họ.
2. Khóa học đào tạo họ học được những kỹ năng cần thiết cho công việc.
3. Sự hòa nhập giúp nhân viên kết nối với đồng nghiệp và thích nghi với văn hóa công ty.

Đảm bảo dành đủ thời gian để tuyển dụng nhân viên mới giúp nâng cao mức độ hài lòng và duy trì nhân viên. Tóm lại, nó thiết lập các yếu tố cần thiết cho kết quả.

Các bước nào làm việc trong việc nhập mới.

Công việc nhập mới nghiêm ngặt hơn bao giờ hết để làm cho một cuộc đối thoại hoàn hảo về việc nhập mới từ giai đoạn đầu cho mọi người tham gia. quy trình theo mặc định có sẵn là cần thiết để những người có hồ sơ hoặc tên thương mại có thể dễ dàng tham chiếu đến trong quá trình tuyển dụng, bên cạnh đó những thông tin công khai cũng sẽ giúp người thiết kế tự tin với mọi điều kết nối đến các thông tin đăng nhập. Để công việc thêm được hoàn hảo, tiếp tục kiểm tra nhóm, phân tích tiến trình tạo ra chi phí tổng hợp thấp hơn nhất qua các phản hồi chính và những lời khuyên được tổng hợp của khách hàng của nhóm (trước đây) và thông qua các cuộc họp theo mẫu có liên quan qua email và các buổi họp bàn. Để làm cho mọi người ngày càng hoàn hảo, hãy đọc những phân tích nhóm và tham gia vào quá trình phân tích trong thời gian tốt và loại bỏ các yêu cầu không cần thiết để thuận tiện hơn. rủ khách hàng đến thăm tham giáo dục học tập để có thể tìm mẫu về các loại biểu mụ trước của những khách hàng vì khi tiếp cận với các mẫu của người lạ có thể nhận được được toàn bộ các lý do dẫn đến thất bại dự đoán tiến trình đã định. Ngoài ra phần mềm thiết kế có những khả năng tạo ra đồ họa cao cấp rất tốt và sẵn sàng áp dụng ý tưởng của khách hàng đồng thời chủ động cập nhật tiến trình liên tục bởi vì khách hàng luôn dự đoán theo thời gian. Nhân viên được tạo ra bởi CDO có thể thay đổi các khả năng của họ theo ý của khách hàng. Hiện tại bộ phận của CDO đã đạt được 300 thành công trong cả công việc và trường hợp tiêu biểu thông qua đào tạo các câu riêng biệt sao chép lại như đã nói từ khách hàng các vấn đề có thể phát ra không chỉ từ doanh nghiệp riêng mà còn bao gồm các thiếu lợi ích thời gian. nhân viên hoàn toàn có thể thay đổi vì những sốt đã gặp ở trên. Số liệu, tổ chức và kiến thức quá giỏi chúng có thể đào tạo tất cả những kiến thức ưu việt ngay lập tức. Nhưng bù lại, công ti lại có thể mất đi họ. Họ luôn nâng cấp tiến trình lên mức cao hơn cả để làm cho mọi người hài lòng liên tục nhưng mà các yêu cầu đó rất nhanh chuyển sang chi phí. Đây là một trong những phương pháp và tổ chức cao cấp nhất hiện nay dẫn đến việc mất đi đi những khả năng cạnh tranh và ưu việt tuyệt vời khác đến từ CDO. Những thành công như vậy của CDO đều dựa vào lợi nhuận tối đa. chi phí, chi phí khác lại ít hửu hạn chế được ghi nhận từ các phòng phân tích để giúp lấy ra những hướng thật mới để các khách hàng tránh được những sai sót không đáng có của các phần mềm chất lượng cao mà áp dụng thiết kế cũng thật chất lượng với mục đích duy nhất là khách hàng dễ dàng xử lý trong quá trình khách hàng còn rất dễ hiểu về số liệu và quá trình phức tạp. Đây có phải lúc để thay đổi tiến trình và tích cực thi công sao hết để đạt được các kết quả tăng khía cạnh, chất lượng và hiện đại về tổn organis các giá trị quan trọng của khách hàng.

Hãy bắt đầu tạo ra cùng một cách thể hiện các kết quá để giao tiếp giữa bộ phận human resources và nhân viên mới. Quậy trình đó có bắt đầu với việc phân phát thông báo ngay lập tức cho những tài liệu cần thiết, các câu hỏi mà nhân viên mới muốn hỏi được giải quyết và những kỳ vọng lớn khác nhau trong các cuộc tham khảo. Nhân viên mới cũng sẽ sở hữu được quyền truy cập nhanh chóng vào những tài liệu quan trọng, chính sách và qui trình.

Mọi thông tin đều rất cần thiết đối với các tiến trình có ý nghĩa, để mọi người đạt được điều cần thiết trong việc học tập. Các vấn đề liên quan đến việc phân luồng hay tạo lại các loại nội dung để giúp họ được một vài người hỗ trợ cho tiến trình học hết được về quá trình thay thế. Điều này không chỉ giúp họ cảm thấy kết nối hơn với nhóm mà còn cung cấp cảm giác an toàn suốt quá trình đưa nhân viên vào làm việc. Nhờ khả năng chia sẻ kiến thức của Guru, kết nối với mentor và đồng nghiệp trở nên dễ dàng, thúc đẩy văn hóa công ty tích cực.

Tại sao đưa nhân viên vào làm việc quan trọng?

Quy trình hình thành tạo nên nền tảng cơ bản cho toàn bộ trải nghiệm của nhân viên mới với công ty của bạn. Trang bị cho họ công cụ và kiến thức để phát triển trong vai trò của mình góp phần tạo ra những nhân viên hạnh phúc hơn và có khả năng ở lại trong dài hạn. Điều này dẫn đến tỷ lệ duy trì nhân viên tăng, nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí đáng kể cho công ty của bạn. Như Amy Hirsh Robinson, chủ tịch của công ty tư vấn The Interchange Group tại Los Angeles, nói, "Hình thành là khoảnh khắc ma thuật khi nhân viên mới quyết định tiếp tục tham gia hoặc trở thành không quan tâm." Rất quan trọng để làm đúng.

Những 4 yếu tố C của việc hình thành nhân viên là gì?

Việc đưa nhân viên vào làm việc là một thành phần then chốt của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào, vì nó giúp đảm bảo rằng nhân viên mới có tất cả những gì cần thiết để thành công trong vai trò của họ. Một cách để tối đa hóa hiệu quả của quy trình hình thành nhân viên là theo mô hình “4 C”. Mô hình này tập trung vào bốn yếu tố chính: Giao tiếp, Văn hóa, Tuân thủ và Khả năng.

Tuân thủ

Tuân thủ là quy trình đảm bảo nhân viên mới của bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu pháp lý cần thiết để làm việc cho bạn. Điều này bao gồm kiểm tra lý lịch, các biểu mẫu thuế và bất kỳ giấy tờ hoặc quy trình nào cần hoàn thành để họ trở thành một phần chính thức của tổ chức.

Làm Làng

Làm Làng là quy trình đảm bảo nhân viên mới của bạn hiểu rõ vai trò công việc, mong đợi và bất kỳ chính sách hoặc quy trình nào cần tuân thủ. Điều này bao gồm các buổi hướng dẫn, các khóa học đào tạo của công ty và các hoạt động khác nhằm đảm bảo nhân viên mới nhận biết thông tin quan trọng trước khi bắt đầu làm việc.

Văn Hóa

Văn Hóa là quy trình giới thiệu nhân viên mới của bạn với văn hóa và giá trị của tổ chức. Điều này bao gồm các hoạt động xây dựng đội ngũ, các chuyến đi nhóm và các hoạt động khác nhằm đảm bảo họ cảm thấy được chấp nhận là một phần của lực lượng lao động.

Kết Nối

Kết Nối là quy trình đảm bảo nhân viên mới của bạn cảm thấy kết nối với đồng nghiệp của họ. Điều này bao gồm cung cấp một người hướng dẫn hoặc người bảo trợ, tổ chức các sự kiện xã hội và các hoạt động khác nhằm giúp nhân viên mới xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp của họ.

4 giai đoạn của quy trình đưa nhân viên vào làm việc

Giai Đoạn 1: Trước khi đưa vào làm việc 

Trước khi đưa vào làm việc là quy trình làm cho nhân viên mới quen với công ty trước ngày làm việc đầu tiên của họ. Trước khi đưa vào làm việc có thể bao gồm cung cấp vị trí, gửi thư chấp nhận, chia sẻ những gì cần mong đợi (hoặc mang theo) vào ngày đầu tiên và cung cấp thông tin về văn hóa của công ty. Bằng cách chăm sóc những điều này trước thời gian, bạn có thể giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái hơn và chuẩn bị cho ngày làm việc đầu tiên của họ. Trước khi đưa vào làm việc là một cách tuyệt vời để tạo ấn tượng tốt với nhân viên mới và đặt họ vào vị thế thành công tại công ty của bạn.

Gói Chào Đón Ấm Áp

Ai không thích một hộp quà của công ty vào ngày đầu tiên của họ? Theo QZ, những món quà đánh giá như thế này có thể giúp nhân viên cảm thấy kết nối hơn. Một số chiếc áo thun có nhãn hiệu, vài món lưu niệm phản ánh văn hóa của công ty bạn, và một lá thư chào từ đội nhận ngày đầu tiên bắt đầu mọi thứ đúng cách. Nếu bạn làm việc từ xa, hãy gửi một gói chào mừng cùng với các vật liệu làm việc từ nhà khác tới cửa họ! Chạm vào thêm sẽ khiến người thành viên đội tập trải phân chia cảm thấy gần gũi hơn với đồng nghiệp và tạo ra một trải nghiệm nhân viên đầu tiên tuyệt vời.

Chuẩn bị cho họ cho ngày làm việc đầu tiên

Ngày 1 có thể là một trải nghiệm đáng sợ cho bất kỳ nhân viên mới nào. Để giúp họ (và bạn) chuẩn bị, có một số tài liệu quan trọng họ nên mang theo: Tài liệu HR, chứng minh nhân dân và thông tin chi trả. Tài liệu HR bao gồm những điều như thư mời làm việc, mô tả công việc và sách tay nhân viên. Họ sẽ cần bằng nhận diện để điền vào các mẫu cần thiết, và thông tin lương để họ biết khi nào họ sẽ nhận được lương đầu tiên. Nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào trước đó, cung cấp thông tin liên lạc của bạn để họ có thể liên hệ. Bằng cách chuẩn bị trước, bạn sẽ giúp việc chuyển đổi của họ vào công ty trở nên mượt mà nhất có thể. 

Giai Đoạn 2: Tổ Chức

Bắt đầu công việc mới có thể làm bạn choáng ngợp, đặc biệt nếu bạn không biết ai ở công ty. Đó là lý do tại sao quan trọng cho các quản lý và đồng nghiệp dành thời gian giới thiệu nhân viên mới với tất cả mọi người mà họ sẽ làm việc cùng. Tổ chức giới thiệu giúp nhân viên mới cảm thấy chào đón và thoải mái, và họ có thể cung cấp thông tin quý giá về văn hóa và kỳ vọng của công ty. Ngoài ra, việc giới thiệu giúp xây dựng mối quan hệ và niềm tin, điều quan trọng cho công việc làm nhóm hiệu quả. Bằng cách dành thời gian giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp, quản lý và đồng nghiệp có thể giúp họ bắt đầu tốt tại công việc mới.

Gửi thông báo

Nhắc nhở nhân viên rằng có người mới tham gia nhóm! Tìm một mẫu để mọi người chia sẻ câu chuyện cuộc đời của họ, những điều thú vị, và phong cách làm việc ưa thích. Việc tiếp nhận không chỉ là về chính sách công ty và giấy tờ thuế, mà còn liên quan đến việc hiểu rõ những người bạn sẽ làm việc cùng. Mở không gian để nhân viên mới kết nối với đồng nghiệp và tìm ra sở thích chung! 

Thiết lập tour, thời gian hòa mình và giới thiệu

Nếu bạn làm việc tại văn phòng, hãy bắt đầu bằng một chuyến tham quan để những người mới biết cách sử dụng không gian. Đây là thời điểm tuyệt vời để giới thiệu nhân viên mới cho đồng nghiệp giữa các bộ phận và cung cấp cho họ bất kỳ chìa khóa hoặc mã truy cập nào mà họ có thể cần cho tòa nhà.

Nếu bạn làm việc từ xa, đừng chần chừ với 'chuyến tham quan văn phòng'! Kết nối tất cả các thành viên trong đội thông qua cuộc gọi Zoom hướng dẫn vào ngày đầu tiên của thành viên mới, giữ nó nhẹ nhàng như một buổi cafe đầu ngày và trò chuyện nhẹ nhàng để làm cho đồng nghiệp mới cảm thấy thoải mái và háo hức về việc làm việc với đội này. Chia sẻ ảnh và video chào mừng từ nhóm, trụ sở công ty hoặc các sự kiện giao lưu trước đây là cách tuyệt vời để cho nhân viên mới biết về văn hóa công ty của bạn.

Chia sẻ chính sách, giá trị và hướng dẫn trong sổ tay nhân viên

Sổ tay nhân viên là tài liệu mô tả chính sách, giá trị và hướng dẫn của một công ty. Đó là một công cụ quan trọng để giao tiếp với nhân viên và đảm bảo rằng mọi người đang ở trên cùng một trang. Một sổ tay nhân viên viết tốt có thể giúp cải thiện tinh thần làm việc và giảm tỷ lệ nghỉ việc, cũng như cung cấp một điểm tham chiếu để giải quyết tranh chấp. Nó cũng có thể công bố rõ những mong đợi mà một thành viên nhóm nên có cho trải nghiệm làm việc tổng thể của họ.

Một sổ tay nên rõ ràng và ngắn gọn, và nên bao gồm các chủ đề như chấm công, quy định về trang phục, quấy rối và an toàn lao động. Ngoài ra, sổ tay cần được xem xét và cập nhật thường xuyên để đảm bảo nó vẫn còn liên quan.

​

{{cta}}

Giai Đoạn 3: Hòa Nhập

Bắt đầu công việc mới là thú vị và căng thẳng cùng một lúc. Là một người quản lý, bạn là một HLV, vì vậy tận dụng phần đó của vai trò của bạn bằng cách giúp những người mới định cư nhanh chóng để họ có thể khởi đầu thành công và làm việc hiệu quả ngay từ đầu. Điều này không chỉ giúp giảm ma sát với nhân viên hiện tại, mà còn giảm khả năng nhà tuyển dụng mới của bạn sẽ hối hận khi nhận việc và làm cho việc 'hòa nhập' trở nên dễ dàng ngay lập tức.

Kết hợp nhân viên mới với người bạn hướng dẫn

Thiết lập nhân viên mới với một người đại diện để hướng dẫn họ qua những tuần và tháng đầu tiên giúp làm dịu quá trình chuyển giao. Và mặc dù quản lý của họ luôn ở đây để trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà họ có, đôi khi cảm giác dễ dàng hơn khi trình bày những câu hỏi nhỏ và khó khăn phát triển đến đồng nghiệp thay vì cấp trên.

Cung cấp danh sách kiểm tra hướng dẫn và nguồn lực quý giá 

Trang bị cho nhân viên mới của bạn những tài nguyên cần thiết để xuất sắc và nắm bắt thông tin trong vai trò của họ với hướng dẫn tạo danh sách kiểm tra tiếp nhận việc. Khi tiếp nhận nhân viên mới, quan trọng là tạo một trải nghiệm cá nhân dựa trên vai trò của họ. Quy trình tiếp nhận cho nhân viên mới trong bộ phận kinh doanh sẽ khác với những người tiếp nhận trong HR hoặc People Ops và có một quy trình tiếp nhận có cấu trúc bao gồm tài nguyên cụ thể cho từng vai trò sẽ giúp duy trì sự tò mò của nhân viên mới và theo dõi đúng đắn.

Tổng hợp các nguồn lực mới vào một nơi có thể tìm kiếm 

Cho thành viên mới trong nhóm một chỗ bắt đầu rõ ràng. Một email chào mừng đơn giản với một danh sách công việc dày cộp chỉ khiến cho ngày đầu tiên của nhân viên mới cảm thấy khó khăn hơn. Thay vào đó, hãy thử sử dụng một phần mềm tiếp nhận cho nhân viên dễ sử dụng chứa tất cả từ chính sách công ty, giấy tờ tuyển dụng mới, thông tin thiết lập thiết bị, các công cụ và tài khoản đăng nhập, và mọi phần khác của chương trình tiếp nhận trong một nơi có thể tìm kiếm được.

Phần mềm hướng dẫn người mới giữ thông tin truy cập ngay cả sau khi quá trình hướng dẫn chính thức kết thúc sẽ giúp nhân viên mới của bạn cảm thấy tự tin trong vai trò của họ nhanh hơn trong tương lai ngắn hạn và cung cấp cho họ sự linh hoạt để nhìn lại những kiến thức ban đầu đó để duy trì hiệu suất trong dài hạn.

Tò mò về cách Guru sử dụng Guru cho việc tiếp nhận nhân viên? Hãy xem bài viết này bởi Bobby Lundquist, Chuyên gia Vận hành Nhân sự hàng đầu của Guru.

Giai Đoạn 4: Theo dõi 

Khi bạn đã thiết lập kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên mới của mình, quan trọng là liên hệ thường xuyên với nhân viên của bạn để đảm bảo quá trình chuyển giao suôn sẻ vào vai trò mới của họ. Duỵ trì tính nhất quán trong việc theo dõi cách mà một nhân viên đang làm giúp giải quyết bất kỳ sự cố hoặc hiểu lầm nào mà họ có dọc đường. Tham gia tích cực vào quá trình tiếp nhận nhân viên mới sẽ cho thấy rằng bạn đã đầu tư vào trải nghiệm của họ và có thể giúp xác lập niềm tin, cũng như tăng hiệu suất và giữ chân nhân sự. 

Thiết lập kế hoạch đánh giá

Tiếp nhận không kết thúc sau vài tuần hoặc tháng đầu ở nơi làm việc mới và việc liên hệ cũng không nên kết thúc. Một kế hoạch 30-60-90 ngày là công cụ quan trọng mà bất kỳ quản lý nào cũng nên có trong tay. Tài liệu đơn giản này có thể giúp đảm bảo rằng một nhân viên mới tập trung và hiểu rõ mục tiêu và ưu tiên của mình. Nó cũng có thể được sử dụng để theo dõi tiến triển của một người mới được tuyển dụng, và để xác định bất kỳ lĩnh vực nào mà có thể cần thêm đào tạo. 

Khi tạo một kế hoạch 30-60-90 ngày, hãy chắc chắn bao gồm một sự kết hợp của các lĩnh vực tập trung, mục tiêu và ưu tiên. Đối với mỗi lĩnh vực tập trung, xác định một hoặc hai mục tiêu mà bạn muốn người mới được thuê đạt được. Sau đó, ưu tiên các mục tiêu này theo thứ tự quan trọng. Cuối cùng, xác định các tiêu chí thành công cho mỗi mục tiêu, để bạn có thể theo dõi tiến độ của nhân viên mới. Bằng việc dành thời gian tạo ra một kế hoạch 30-60-90 ngày đầy đủ, bạn có thể đặt người mới được thuê của mình lên đúng đồng hồ ngay từ ngày đầu tiên.

Sử dụng mẫu kế hoạch 30-60-90 ngày của Guru để tạo lịch trình kiểm tra với nhân viên mới của bạn để nhận phản hồi liên tục, lâu dài về trải nghiệm tiếp nhận của họ và để đảm bảo rằng bạn đang chuẩn bị họ cho thành công lâu dài.

Các ví dụ về quá trình giới thiệu

Hãy xem ba ví dụ về quá trình tiếp nhận hiệu quả:

1. Giới thiệu Ảo: Giới thiệu ảo thường liên quan đến sự kết hợp của các buổi huấn luyện trực tuyến, cuộc họp video và các nguồn tài nguyên ảo khác. Loại giới thiệu này có thể hiệu quả cho nhân viên làm việc từ xa, vì nó cung cấp cho họ các công cụ và tài nguyên cần thiết để bắt đầu mà không yêu cầu họ di chuyển đến văn phòng.
2. Giới thiệu bạn bè: Loại giới thiệu này bao gồm việc chỉ định một người hướng dẫn hoặc bạn đồng nghiệp cho người mới được tuyển dụng. Người hướng dẫn hoặc bạn đồng nghiệp thường là một nhân viên có kinh nghiệm có thể cung cấp sự hướng dẫn và hỗ trợ trong quá trình giới thiệu. Loại giới thiệu này có thể hiệu quả đặc biệt đối với nhân viên mới có thể lo lắng khi bắt đầu công việc mới.
3. Tiếp Nhận Dưới Sự Dẫn Dắt Của Quản Lý: Trong loại tiếp nhận này, quản lý của nhân viên mới đóng vai trò chính trong việc cung cấp đào tạo và hỗ trợ. Loại giới thiệu này có thể hiệu quả cho nhân viên sẽ làm việc chặt chẽ với người quản lý hoặc giám sát của họ. Nó cho phép nhân viên mới thành lập mối quan hệ với người quản lý của họ ngay từ đầu và có thể giúp họ cảm thấy kết nối với đội ngũ hơn.

Bất kể quá trình giới thiệu, chìa khóa là đảm bảo rằng nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ và tham gia trong quá trình. Bằng cách cung cấp thông tin rõ ràng, truy cập vào các tài nguyên cần thiết, và một cảm giác cộng đồng, tổ chức có thể đặt nhân viên mới của họ lên đúng đồng hồ thành công. Ngoài ra, việc sử dụng một giải pháp như Guru có thể giúp tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và đảm bảo rằng những người mới có truy cập vào tất cả thông tin cần thiết để thành công.

Những thách thức phổ biến trong quá trình giới thiệu nhân viên

Chúng ta tất cả đều từng trải qua: đó là ngày đầu tiên của bạn ở công việc và có tên phải nhớ, quy trình phải học, chương trình mới để nắm bắt, và ấn tượng đầu tiên tích cực phải tạo ra. Nó căng thẳng, và nếu bạn mới bắt đầu ở một công ty mới trong một môi trường làm việc từ xa, có thể cảm thấy cô lập hơn.

Nếu tất cả tài nguyên và đào tạo tiếp nhận được phân tán qua các công cụ, email gửi đi và tin nhắn Slack không thường xuyên, dễ dàng khiến những cảm xúc căng thẳng và cô lập đó trở nên lớn hơn. Đầu tư vào một phần mềm onboard cho nhân viên mới đồng nhất tất cả tài liệu mà nhân viên mới cần để bắt đầu làm việc hiệu quả là cách tuyệt vời để khiến họ cảm thấy tự tin ngay từ lúc ban đầu trong vị trí của họ. Và điều đó quan trọng; những người có trải nghiệm onboarding không tích cực tại nơi làm việc mới gấp đôi cơ hội để tìm kiếm cơ hội khác trong tương lai ngay lập tức. 

Thời gian đến sự hiệu quả là quan trọng, nhưng đừng vội vàng. Một bài báo của Harvard Business Review nêu rõ rằng đến 20% số lần bạn chuyển nhân viên diễn ra trong 45 ngày đầu tiên của việc làm, và các công ty thành công nhất dành một năm để hoàn toàn onboard nhân viên mới.

Tràn thông tin

Khi một nhân viên mới bắt đầu công việc, họ thường xuyên bị đổ lỗi với một loạt thông tin và nhiệm vụ để học và hoàn thành. Điều này có thể dễ dàng dẫn đến tràn thông tin, có thể làm cho họ cảm thấy áp đặt và làm chậm khả năng thực hiện tốt công việc mới của họ. Tuy nhiên, một quá trình giới thiệu nhân viên được thiết kế tốt có thể giúp giảm thiểu vấn đề này.

Một cách mà quá trình giới thiệu nhân viên có thể ngăn chặn tràn thông tin là bằng cách chia nhỏ thông tin thành những phần quản lý. Thay vì trình bày cho nhân viên mới một danh sách dài nhiệm vụ và thông tin ngay lập tức, một chương trình giới thiệu hiệu quả sẽ cung cấp thông tin cần thiết theo một trật tự cấu trúc và hợp lý. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp tài liệu đào tạo được chia thành các phần nhỏ, dễ tiêu thụ, hoặc giao nhiệm vụ cụ thể theo một chuỗi logic để giúp nhân viên mới xây dựng kiến thức và kỹ năng dần dần.

Thiếu rõ ràng về vai trò

Một khía cạnh quan trọng của quá trình giới thiệu nhân viên thành công là đảm bảo rằng những người mới được tuyển dụng hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của họ trong tổ chức. Điều này không chỉ bao gồm một mô tả công việc cơ bản mà còn là một hiểu biết sâu sắc về cách vai trò của họ phản ánh trong mục tiêu và tầm nhìn toàn cầu của công ty. Để đạt được điều này, một chương trình giới thiệu hiệu quả nên bao gồm các buổi đào tạo toàn diện cung cấp cho những người mới được tuyển dụng hiểu rõ về nhiệm vụ và kỳ vọng của mình.

Ngoài việc đào tạo, cũng quan trọng là cung cấp cho nhân viên mới các công cụ họ cần để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm quyền truy cập vào phần mềm hoặc phần cứng của công ty, thông tin về các chính sách và thủ tục liên quan, và kết nối với các thành viên quan trọng trong nhóm hoặc các bên liên quan. 

Không thực hiện việc giới thiệu cụ thể về vai trò

Quan trọng là nhận ra rằng mỗi vai trò trong tổ chức là độc nhất và đi kèm với bộ trách nhiệm, kỹ năng và yêu cầu kiến thức riêng. Để đảm bảo rằng quá trình onboarding hiệu quả, một phần của chương trình nên được thiết kế đặc biệt cho vai trò của nhân viên mới. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp đào tạo chuyên biệt, chỉ định các nhiệm vụ cụ thể cho vai trò, hoặc kết nối người mới được thuê với các bên liên quan chính trong lĩnh vực trách nhiệm của họ.

Bằng cách điều chỉnh trải nghiệm onboarding cho vai trò của nhân viên mới, công ty có thể giúp họ cảm thấy tự tin và mạnh mẽ hơn trong vị trí mới của mình, dẫn đến một quá trình chuyển giao mượt mà hơn và tích hợp nhanh chóng vào đội ngũ. Hơn nữa, việc cung cấp đào tạo và tài nguyên cụ thể cho vai trò có thể giúp nhân viên trở nên hiệu quả hơn và đóng góp nhanh hơn vào mục tiêu của tổ chức.

Cung cấp thông tin chính xác và cập nhật

Trong việc duy trì quy trình tiếp nhận thành công, việc đảm bảo rằng thông tin mà nhân viên mới nhận được là cập nhật và chính xác rất quan trọng. Thông tin lỗi thời có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, sự thất vọng và cuối cùng là hiệu suất kém. Hơn nữa, thông tin không chính xác có thể dẫn đến hiểu lầm và lỗi sai có thể ảnh hưởng đến cả công việc của người mới và tổ chức nói chung.

Thu thập phản hồi

Thường là một bước bị bỏ qua, nhưng điều đó không có nghĩa là việc yêu cầu phản hồi từ nhân viên mới về trải nghiệm của họ không quan trọng. Thứ nhất, nó cung cấp những cái nhìn quý giá về hiệu quả của chương trình tiếp nhận và giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Thứ hai, phản hồi từ nhân viên mới có thể giúp tổ chức xác định các vấn đề tiềm ẩn ngay từ đầu, ngăn ngừa các vấn đề trở thành rào cản lớn sau này. Cuối cùng, việc yêu cầu phản hồi thể hiện cam kết với việc hòa mình và phát triển của nhân viên, giúp tạo ra một văn hóa công ty tích cực và cải thiện sự hài lòng tổng thể của nhân viên. Bằng việc tích cực tìm kiếm và sử dụng phản hồi từ nhân viên mới, các công ty có thể tạo ra một trải nghiệm tiếp nhận hiệu quả và tích cực hơn cho các nhân viên tương lai.

Chi phí tiếp nhận nhân viên

Chi phí thực sự của onboarding và đào tạo nhân viên mới là khoảng $2,000 cho doanh nghiệp nhỏ đến hơn $3,000 cho doanh nghiệp lớn. Thậm chí các công ty thành công nhất cũng có thể mất nhiều tháng để onboard hoàn toàn nhân viên mới, có nghĩa là hầu hết nhân viên mới không đạt hiệu suất đầy đủ trong rất nhiều tuần. 

Tổng cộng, những chi phí này ảnh hưởng có thể đo lường trực tiếp đến dòng cuối: nhân viên mới (và chuyển đổi!) có thể giảm tổng doanh thu giữa 1 và 2,5%. Bất kể kích thước của công ty của bạn, đó là một phần trăm đáng kể của doanh thu bị mất trong quá trình cải thiện doanh nghiệp của bạn. 

Tìm hiểu cách cắt giảm chi phí trung bình để đào tạo một nhân viên mới.

Câu hỏi thường gặp trong quá trình tiếp nhận nhân viên

Bắt đầu công việc mới có thể vừa hứng thú vừa khiếp sợ. Với nhiều điều để học và làm, việc có nhiều câu hỏi là điều phổ biến. Đó là lý do tại sao quá trình onboard thiết kế tốt rất quan trọng. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp nhất trong quá trình tiếp nhận nhân viên.

• Các phúc lợi nào được cung cấp cho tôi?
• Tôi nên mặc gì khi đi làm?
• Tôi sẽ được đào tạo như thế nào?
• Tôi nên hỏi hoặc gặp ai nếu có câu hỏi hoặc vấn đề?

Một tiến trình tiếp nhận là gì?

Một tiến trình tiếp nhận là một bộ các bước và quy trình cấu trúc mà nhân viên mới trải qua trong quá trình tiếp nhận. Thường bao gồm một sự kết hợp giữa hướng dẫn, đào tạo và học hỏi trên công việc. Một luồng công việc onboard tốt nên bao gồm toàn diện, bao gồm tất cả các khía cạnh của vai trò của nhân viên và văn hóa công ty. Nó cũng nên được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của nhân viên, vì không phải tất cả nhân viên mới có cùng yêu cầu.

Với Guru, HR có thể tạo ra một luồng công việc onboard hiệu quả và hiệu quả được tùy chỉnh cho nhu cầu riêng của từng nhân viên mới. Chức năng tìm kiếm được trang bị bằng AI của chúng tôi giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết, trong khi khả năng chia sẻ kiến thức cho phép nhân viên mới kết nối với người hướng dẫn và đồng nghiệp.

Yếu tố nào tạo nên một quy trình tiếp nhận mạnh mẽ?

Một quy trình tiếp nhận mạnh mẽ là quy trình bao quát, hấp dẫn và hỗ trợ. Nó nên cung cấp cho nhân viên mới tất cả các công cụ và nguồn lực cần thiết để trở nên hoàn toàn hiệu quả trong vai trò của họ trong khi nuôi dưỡng một văn hóa công ty tích cực. Với Guru, HR có thể tạo ra một quy trình onboard toàn diện bao gồm tất cả các khía cạnh của vai trò của nhân viên, bao gồm đào tạo, chính sách và quy trình.

Vai trò của Nhân sự trong quy trình tiếp nhận là gì?

Nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong quy trình tiếp nhận, vì họ chịu trách nhiệm tạo ra và thực thi quy trình tiếp nhận. Sử dụng Guru, HR có thể dễ dàng tạo ra một quy trình onboard toàn diện được tùy chỉnh cho nhu cầu riêng của từng nhân viên mới; một quy trình bao gồm tất cả các khía cạnh của vai trò của nhân viên và thúc đẩy văn hóa công ty tích cực. Với Guru, nhân viên mới có thể cảm thấy được hỗ trợ và kết nối, trong khi Nhân sự có thể tối ưu hóa quy trình tiếp nhận, giảm thiểu rủi ro mắc phải lỗi và cải thiện hiệu suất tổng thể của công ty.