Hãy xem đây là bài hướng dẫn mua hàng cho doanh nghiệp bạn duy nhất bạn cần sử dụng để chọn phần mềm hệ thống quản lý nội dung (ECM) phù hợp đồng thời tốt cho doanh nghiệp mình.

‍

Theo danh sách triển khai của dữ liệu dự án, 73% có chiến lược tiếp thị nội dung mà họ đang triển khai các sự kiện ở đây. Nhưng liệu họ có đúng lúc có thể đưa ra một thư viện đồ sộ khổng lồ với chỉ nguyên chỉ thị. 

Có lẽ có bạn có rồi. Nhưng đối với những người gặp khó khăn, có một cách khác hiệu quả hơn để tối ưu hóa quản lý tài liệu.

Thông qua ECM, bạn có thể tổ chức và chỉnh sửa nội dung chưa cấu trúc một cách nhanh chóng, cải thiện hiệu suất kinh doanh và giảm chi phí.

Nhưng chúng ta đang tiết lộ trước. Chúng ta không phải là những người yêu thích bản đồ. Vì vậy, hãy bắt đầu đọc về ECM, những lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn và những mẹo lựa chọn giải pháp.

Cảnh báo: Bài đăng blog này được cập nhật lần cuối vào ngày 12 tháng 3 năm 2024.

‍

Gì là Enterprise Content Management (ECM) Software?

Sản phẩm ECM là một phương pháp đơn giản để quản lý, tổ chức và truy cập dữ liệu không được cấu trúc ở mức doanh nghiệp.

Trong những điều kiện như vậy, nó cho phép người dùng được phép truy cập (tại khách hàng, nhân viên và đối tác kinh doanh) truy cập vào các loại nội dung khác nhau như ghi chú họp, trang web, hình ảnh, PDF, email và hóa đơn.

Một nền tảng ECM hoạt động tốt cho những lĩnh vực kinh doanh liên quan chặt chẽ, bao gồm chuỗi cung ứng, y tế và nhân sự.

Có vài loại ECM phổ biến:

• Lời Tuyên Tựa (DMS)  Tập trung vào việc lưu trữ và quản lý nội dung kỹ thuật số 
• Tạm trú (TRS)  Quản lý chu kỳ của các tài liệu lưu trữ, bao gồm cả tạo ra và giữ lưu thông. 
• Quản lý tài sản số (DAM)  Giúp quản lý nội dung số như hình ảnh, video, tệp tin âm thanh. 

Vì sự phát triển với doanh thu của thị trường ECM được đặt ra sẽ lên đến 114 tỷ USD vào cuối năm 2035. đây là cơ hội lý tưởng để đầu tư vào ECM. 

Nhưng nó hoạt động ra sao?

‍

Gì là Enterprise Content Management (ECM) Software hoạt động?

Mục đích của ECM rất đơn giản Nó loại bỏ nhu cầu các tài liệu trên giấy và giúp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh.

Think of it as your central repository for all your company’s information. This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases.

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts.

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria.

Tuy nhiên, không có người nào có thể truy cập hệ thống ECM. Thuộc nhiều giải pháp cho phép người dùng chọn ai xem, chỉnh sửa hoặc xóa nội dung. Hơn nữa, với khả năng quản lý các phiên bản, bạn có thể nhận được phiên bản mới nhất củaเอกสาร. Vì vậy, không có sự nhầm lẫn nào về người chỉnh sửa và ngày chỉnh sửa.

Một hình thức khác mà ECM giúp đơn giản hóa cuộc sống của bạn là thông qua tự động hóa quy trình. Nó tự động hóa các nhiệm vụ nhàm chán như nhập dữ liệu. Nhân viên của bạn sẽ tập trung hơn vào các nhiệm vụ quan trọng về thời gian khi nhận thông tin đúng khi họ cần nhất. 

Tất cả nghe có vẻ ổn cả, nhưng lợi ích là gì? Hãy tự tìm hiểu. 

‍

Những lợi ích của việc sử dụng Phần mềm ECM là gì?

Thật không may, người lao động trung bình dành khoảng 20% thời gian làm việc hàng tuần để tìm kiếm thông tin họ cần hoặc làm phiền đồng nghiệp bận rộn của họ. 

Nếu họ có một giải pháp có thể nâng cao đáng kể năng suất làm việc và tạo điều kiện hợp tác hiệu quả hơn...

Đợi chút, có một giải pháp! Tên của nó là quản lý nội dung. Và nó giúp bạn: 

• Tăng sự hiệu quả của công ty: ECM loại bỏ việc cần tài liệu giấy và đưa đến cho bạn dữ liệu bạn cần một cách nhanh chóng. Do kết quả, khi quy trình của bạn hiệu quả hơn, bạn hưởng thụ nhiều lợi ích như thời gian nhanh hơn để đưa sản phẩm ra thị trường. 
• Truy cập dữ liệu của bạn nhanh chóng: Không còn mất thời gian tìm kiếm ghi chú cụ thể bạn cần mà không nhớ nó ở đâu. Một giải pháp ECM tốt mang lại cho bạn quyền truy cập dễ dàng vào dữ liệu của bạn bất cứ nơi nào bạn làm việc. 
• Cải thiện trải nghiệm của khách hàng: ECM không chỉ dành cho nhân viên. Khách hàng có thể sử dụng nó để truy xuất thông tin quan trọng về công ty, như đơn đặt hàng, sản phẩm, vv., giúp cải thiện tỷ lệ hài lòng của khách hàng và thậm chí đóng nhiều hơn nữa bán hàng. 
• Giảm chi phí lao động: ECM giúp bạn tiết kiệm tiền vì bạn không cần phải thuê nhân viên chuyên nghiệp cho các công việc thủ công. Hơn nữa, bạn có quyền truy cập dữ liệu theo thời gian thực, giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn về hoạt động của bạn. 
• Có cái nhìn rõ ràng về doanh nghiệp của bạn: Nền tảng ECM mang đến một cái nhìn chính xác hơn về doanh nghiệp của bạn bằng cách thu thập tất cả dữ liệu trong một nguồn tin đáng tin cậy. Do bạn không bỏ qua bất kỳ cái nhìn nào, bạn và tất cả mọi người khác có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn. 

‍

Có lẽ những lợi ích này đã thuyết phục bạn rằng ECM là giải pháp đúng cho doanh nghiệp của bạn. Tuyệt vời! Vấn đề là, bạn bắt đầu từ đâu? Những tính năng nào bạn cần chú ý? 👀

Hãy cùng nhìn vào các tính năng cần thiết của ECM's cùng nhau.

‍

Những Tính Năng Quan Trọng Nên Có của Một Giải Pháp ECM là gì?

Khi đánh giá một giải pháp ECM, có rất nhiều điều cần xem xét, như độ dễ sử dụng hoặc xem xét xem nó có cung cấp dịch vụ thử nghiệm miễn phí hay không. 

Miễn là bạn biết nhu cầu và yêu cầu của mình, dễ dàng để tìm thấy giải pháp đúng. 

Nhưng có vài tính năng bạn không nên bỏ qua:

• Tích hợp với ứng dụng hiện có: Chán ngấy khi phải tìm kiếm thông tin đúng trên mười ứng dụng khác nhau? Một công cụ ECM có thể giải quyết vấn đề đó miễn là nó có các tùy chọn tích hợp API với các công cụ hiện có của bạn. Kết quả là, bạn có một thư viện dữ liệu đầy đủ ngay trong tầm tay của bạn. 
• Chức năng tìm kiếm tiên tiến: Bạn cần dữ liệu NHANH. Nếu phần mềm bạn chọn mất rất nhiều thời gian để truy xuất điều bạn cần, thì nó không tốt. Giải pháp ECM mà bạn chọn nên cung cấp các tính năng tìm kiếm tiên tiến và nhanh chóng để bạn có thể truy cập dữ liệu của mình một cách nhanh chóng. 
• Tính năng bảo mật và tuân thủ quy định: Một nền tảng ECM làm việc với thông tin công ty riêng tư. Vì vậy, nó phải có chức năng xác minh cấp quyền truy cập người dùng mạnh mẽ và phải tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của ngành. 
• Phiên bản và tùy chọn kiểm soát lịch sử: Hầu hết các nền tảng ECM có tính năng tùy biến cho phép bạn lưu trữ dữ liệu của mình bất cứ cách nào bạn muốn. Nhưng họ cũng nên cung cấp cách theo dõi lịch sử chỉnh sửa để xem ai đã thay đổi. Ngoài ra, tính năng quay trở lại là tuyệt vời khi bạn muốn quay lại phiên bản tập tin trước đó. 

​

• Phân tích mạnh mẽ: ECM bạn chọn cần các công cụ phân tích mạnh mẽ có thể đo lường và đánh giá dữ liệu của bạn một cách nhanh chóng. Nó cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc, chẳng hạn như đề xuất cải thiện và xu hướng khách hàng, để ra quyết định tốt hơn. 

Bây giờ khi bạn biết cần tìm gì trong giải pháp ECM của mình, đến lúc chuyển sang phần chính của bài viết này.

​

10 Giải Pháp Phần Mềm ECM Tốt Nhất Năm 2024

Quá nhiều công cụ, nhưng ít thời gian để đánh giá chúng tất cả. ot,

Theo một báo cáo Forrester, có 14 sản phẩm ECM có >$20 triệu doanh thu. Nhưng đó là quá nhiều, chúng tôi đã đảm bảo danh sách của chúng tôi chỉ bao gồm những điều tốt nhất. 

Hãy khám phá những lựa chọn này cùng nhau.

1. Guru

Guru không chỉ là một trang wiki công ty AI-powered xuất sắc. 

Ngoài việc là một nơi dừng chân cho tất cả kiến thức của công ty bạn, nó còn có tìm kiếm AI doanh nghiệp và một trung tâm mạng nội bộ cho sự hợp tác hiệu quả hơn. 

​

Điều đó có nghĩa là nó hiệu quả hơn nhiều trong việc thu thập kiến thức của bạn từ tất cả các nguồn dữ liệu của bạn. Và cung cấp thông tin liên quan và kịp thời cho đội của bạn khi họ cần nó, bất kể họ làm việc ở đâu.

Guru cũng loại bỏ hoàn toàn việc chuyển đổi ứng dụng. Nền tảng này tích hợp với nhiều công cụ kết nối API bạn sử dụng hàng ngày như Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce và nhiều hơn nữa. 

Truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu chưa bao giờ dễ dàng như vậy! 

Hơn nữa, Guru đã tự động làm sạch. Nó lên lịch xác minh định kỳ và bảo quản để đảm bảo cơ sở kiến thức của bạn luôn được cập nhật, giúp duy trì độ chính xác của nó. 

​

Nếu bạn đối mặt với tình trạng đau đầu khi tạo nội dung, Guru có các mẫu để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Hơn nữa, bạn có trợ lý AI riêng của mình, được cung cấp bởi AI sinh sáng, để tóm tắt các chủ đề phức tạp hoặc tạo nội dung cho bạn. 

Guru sử dụng AI và học máy để cải thiện tìm kiếm của bạn. Ngoài ra, vì nó luôn học tập những thứ mới, Guru luôn cung cấp thông tin chính xác, mới mẻ và hữu ích đúng thời điểm cho bạn. 

Khi phân tích dữ liệu của bạn, Guru cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách đội của bạn đang sử dụng nội dung và họ đang tìm kiếm cái gì. Ngoài ra, thông qua nhận xét và biểu cảm emoji, Guru tạo ra một nơi để trao đổi. 

Muốn khám phá thêm về Guru? Xem video trình diễn theo yêu cầu của chúng tôi để thoả mãn sự tò mò của bạn. 

​

2. DocuWare

DocuWare cung cấp giải pháp quản lý tài liệu kỹ thuật số thân thiện với người dùng cho doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn trong nhiều ngành công nghiệp. 

Nguồn: Capterra

​

Đó là một công cụ phần mềm tự động hóa quy trình công việc mà bảo vệ tài liệu kinh doanh của bạn và tối ưu hóa các quy trình vận hành, bất kể bạn ở đâu hoặc bạn đang sử dụng thiết bị gì. Điều đó khiến nó trở thành một giải pháp tốt cho các nhóm làm việc từ xa muốn cải thiện năng suất của họ. 

DocuWare tự hào về việc lưu trữ tài liệu an toàn. Mọi dữ liệu nhân viên, hồ sơ tài chính và hợp đồng của bạn đều an toàn khỏi nguy hiểm. Vì vậy, bạn tránh được rủi ro của việc ai đó đánh cắp dữ liệu của bạn hoặc mất dữ liệu đó. 

​

Ngoài ra, DocuWare chặt chẽ tổ chức tất cả dữ liệu, giúp tạo ra một không gian làm việc tốt hơn và hiệu quả hơn.  Vì nó rất linh hoạt, nó tích hợp với 500 ứng dụng kinh doanh khác nhau, bao gồm Oracle, SharePoint và QuickBooks. 

Vì nó quá linh hoạt, nó tích hợp với 500 ứng dụng kinh doanh khác nhau, bao gồm Oracle, SharePoint và QuickBooks.

​

3. M-Files

M-Files là một công cụ quản lý kiến thức được động bằng trí tuệ nhân tạo giúp các nhóm tìm thông tin nhanh hơn và hiệu quả hơn. 

Nguồn: G2

​

Nền tảng này có một tính năng độc đáo được gọi là kiến trúc định nghĩa dữ liệu. Để kết luận, nó giúp việc chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn. Nhóm của bạn có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mà họ cần mà không cần tìm kiếm kéo dài. 

Hơn nữa, M-Files cung cấp quyền kiểm soát truy cập đối với tài liệu của bạn (thậm chí với các phiên bản khác nhau của cùng một tệp) dựa trên vai trò hoặc nhóm. 

Nhưng nó cũng tự động hóa quy trình làm việc của bạn. Dữ liệu tài liệu của M-Files giúp theo dõi nhiệm vụ của bạn và giúp bạn giao tiếp tốt hơn với các bên liên quan nội bộ hoặc bên ngoài về những gì họ cần phải làm.

​

Công cụ có khả năng tự động hóa tài liệu không cần mã, điều đó có nghĩa là nó có thể triển khai và chạy nhanh chóng. Và đừng lo lắng - nó tích hợp với rất nhiều công cụ bạn sử dụng hàng ngày, như Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP và thư mục mạng. 

​

4. Laserfiche

Laserfiche là một nền tảng ECM dựa trên đám mây nói 'tạm biệt' với tài liệu giấy và chào đón tự động hóa quy trình.  

Nguồn: G2

​

Với giải pháp hiện đại này, bạn có thể tập trung nội dung của mình và tăng năng suất của đội của bạn. Tất cả trong khi giữ dữ liệu của bạn an toàn và bảo vệ chúng khỏi vi phạm mạng. Ngoài ra, Laserfiche duy trì tuân thủ theo quy định.

Vì bạn sử dụng nguồn thông tin duy nhất, mọi người đều sử dụng cùng một dữ liệu, bất kể mức độ truy cập của họ. Thông qua việc theo dõi phiên bản và tìm kiếm tiên tiến, bạn có được một cách hợp tác tốt hơn và trực quan hơn giữa các nhóm của bạn. 

​

Laserfiche giúp bạn lưu trữ và quản lý văn bản trong toàn bộ vòng đời của nội dung. Bằng cách sử dụng nhật ký kiểm tra chi tiết và quyền hạn nghiêm ngặt, chỉ nhân viên được ủy quyền mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc truy cập tệp. 

Công cụ này cũng có tính năng tìm kiếm và truy xuất nhanh chóng, dịch thành năng lực sản xuất được nâng cao và quy trình được cải thiện. 

Laserfiche cung cấp các tùy chọn tích hợp khác nhau, bao gồm DocuSign, Microsoft Office 365 và công cụ quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM). 

​

5. OnBase

OnBase của Hyland cung cấp các công cụ quản lý quy trình kinh doanh và hồ sơ giúp bạn quản lý và tổ chức nội dung của mình một cách hiệu quả. 

Nguồn: G2

​

OnBase là một giải pháp ECM thông minh thu thập dữ liệu từ các nguồn đa kênh. Phần hay là nó cũng xác minh và phân loại thông tin để bạn có thể sử dụng ngay sau khi xử lý.

Hơn nữa, OnBase phân tích nội dung của bạn theo thời gian thực thông qua báo cáo hình ảnh và bảng điều khiển. Bạn sẽ nhận được điều gì? Tầm nhìn cần thiết để ra quyết định tốt hơn và có kiến thức hơn. 

Nhưng giải pháp này cũng tự động hóa các nhiệm vụ có thể lặp lại thông qua các biểu mẫu tùy chỉnh và quy trình làm việc tích hợp sẵn. 

​

Thong qua viec ho tro tac gia chia se file, thong bao, OnBase lam cho viec chia se tap tin tro nen de dang nhu an co. Ngoai ra, tat ca deu duoc bao dam an toan, giup ban co su hop tac tot hon va khong lo lo lang giua cac dong doi.

OnBase hoat dong mot cach tot voi rat nhieu he thong da ton tai. Hay nghi ve Google, PeopleSoft, Epic, va MuleSoft, vi du nhu.

​

6. Box

Box, mot nen tang dich vu noi dung dam bao, tap trung chu yeu vao viec giu an toan cho tap tin cua ban thong qua phat hien moi de thong minh, an ninh tien tien, va kiem soat truy cap tinh te.

Nhung vi tuan thu va an toan di kem, Box cung co chinh sach bao mat du lieu chat che cung nhu su tuan thu nganh cong nghiep. Va khong dung lai o day — bang viec tinh toan su luc cua viec hoc may, Box co the phat hien nguy co va thiet lap cac chinh sach.

Nguon: G2

​

Nen tang de su dung nay con cho phep su hop tac lien tuc giua cac doi cua ban. Thong qua chu ky file, chu ky dien tu, va quy trinh cong viec tu dong, ban co the lam viec tu bat cu noi dau, tren bat cu thiet bi nao.

​

Ngoai ra, Box tich cuc lam viec de don gian hoa cac quy trinh lam viec thu cong de tiet kien thoi gian cua ban. Nhung viec nhu quet tai lieu va tuyen dung moi nhan vien, ma rat quan trong doi voi doanh nghiep cua ban (nhung cung rat buon chan) tro nen nhanh chong va de dang de xu ly.

Box cho phep ban duy tri lien lac voi tat ca cac cong cu yeu thich cua ban, vi no tich hop voi ung dung nhu Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack, va Zoom.

​

7. OpenText

OpenText la mot cach thong minh de quan ly va thu lay nhung thong tin quy bau tu noi dung cua ban.

Nguon: OpenText

​

Noi chung, OpenText la mot nen tang quan ly thong tin thich hop cho nhieu nganh, bao gom o to, ngan hang, bao hiem, khoa hoc ve cuoc song, va phap ly.

Theo do, OpenText la mot giai phap tuyet voi de xu ly thong tin phap ly. Noi chung tat ca cac tai lieu rieng le phan tan tren cac he thong khong lien ket lai duoc tap trung vao mot nguon tin dung duy nhat. Nhu ket qua, ban co du lieu gia tri cao o ban tay, lam tang nang suat lam viec cua ban.

​

Ngoai ra, OpenText con co mot nen tang dich vu noi dung linh hoat ly tuong cho viec xu ly luong du lieu lon mot cach hieu qua. Hon nua, qua cac dich vu quan ly ECM cua minh, ban co the cung cap them su xuat sac trong hoat dong kinh doanh. Va xay dung mot cay cau giua khong gian lam viec cua ban va cac cong cu quan trong nhu CRM, ke hoach tai nguyen doanh nghiep (ERP), va quan ly von nhan su (HCM).

OpenText co cac giai phap tich hop cho Microsoft, Salesforce, va SAP.

​

8. Hyland

Nen tang giai phap noi dung cua Hyland ket noi cac loai du lieu khac nhau voi tat ca cac he thong kinh doanh, quy trinh lam viec, va cong cu cua ban.

Nguồn: G2

‍

Hyland là một giải pháp đầy đủ các tính năng hữu ích. Trước hết, nó có tính năng thu thập nội dung thông minh sử dụng trí tuệ nhân tạo để thu thập thông tin công ty đầu vào. Hơn nữa, nó biến dữ liệu đó thành hữu ích và truy cập được, bất kể nguồn, loại hoặc tình trạng.

Thứ hai, Hyland có các tính năng tự động hóa quy trình nguyên bản kết nối các quy trình làm việc và hệ thống của bạn vào một điểm thông tin liền mạch.

Với quản lý dữ liệu an toàn, giải pháp này đảm bảo dữ liệu của bạn tuân theo nghiêm ngặt các quy định tuân thủ (trong các ngành như chăm sóc sức khỏe, giáo dục, bảo hiểm, vv.). Hyland bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn khỏi các mối đe dọa an ninh mạng và mất dữ liệu.

Cuối cùng nhưng không kém, Hyland có sẵn trong hơn 500 ứng dụng độc đáo, bao gồm Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, vv.

‍

9. SharePoint của Microsoft

Microsoft SharePoint là một nền tảng mạng nội bộ và công cụ quản lý tài liệu xử lý nội dung truyền thống, web và xã hội.

Nguồn: Microsoft

‍

Một trong những tính năng tốt nhất của nó là bạn có thể truy cập từ các thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại và máy tính bảng. Bạn có tất cả thông tin và tập tin bạn cần trong một nơi duy nhất để tăng cường công việc nhóm và hợp tác.

Nhưng nó cũng tìm thông tin bạn cần nhanh chóng thông qua các tính năng tìm kiếm mạnh mẽ. Do đó, SharePoint tăng năng suất của bạn bằng cách thay đổi cách làm việc của bạn, từ các nhiệm vụ đơn giản như phê duyệt tài liệu đến các luồng phức tạp hơn.

Khi đến với tài liệu, công cụ này cho phép bạn tải xuống, chỉnh sửa và chia sẻ các tập tin của bạn. Nhưng nó cũng giữ bản ghi của ai đã thực hiện các thay đổi, cũng như cho phép bạn tải xuống các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu.

SharePoint tích hợp với bộ ứng dụng Microsoft 365, bao gồm Dịch Vụ Lĩnh Vực, Dịch Vụ Khách Hàng, Tiếp Thị và Tự Động Hóa Dự Án.

‍

10. Luồng công việc tự động kinh doanh của IBM

Cuối cùng trong danh sách của chúng tôi (nhưng rất đáng để kiểm tra) là IBM, một công cụ ECM được trang bị trí tuệ nhân tạo tự động hóa các quy trình kinh doanh của bạn.

Nguồn: G2

Thông qua Watson - trợ lý trí tuệ nhân tạo của IBM - bạn có thể giải quyết bất kỳ thách thức nào được đưa ra. Và nhận được cái nhìn 360 độ về các hoạt động kinh doanh của bạn.

Hơn nữa, IBM giúp bạn xây dựng các giải pháp quản lý nội dung để xử lý các trường hợp sử dụng, thiết kế quy trình làm việc tốt hơn và thu thập thông tin có giá trị dẫn đến kết quả kinh doanh tốt hơn.

Chương trình ECM này hợp nhất thông tin phân tách của bạn thành một giải pháp quy trình lý tưởng dựa trên đám mây, kết hợp và triển khai trên site. Làm thế nào? Thông qua quản lý quy trình và tính năng hợp tác giúp việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.

‍

IBM cung cấp các dịch vụ thư viện cốt lõi có thể xử lý tài liệu và tệp tin một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, nó cung cấp chia sẻ tệp tin an toàn và công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm những thông tin bạn cần.

​

​

Làm thế nào để chọn một Hệ thống ECM cho Tổ chức của Bạn

Giống như bất kỳ công cụ khác trong doanh nghiệp của bạn, một hệ thống ECM phải được xem xét cẩn thận. Có thể dễ chọn một cái nghe có vẻ tốt, nhưng bạn không muốn kết thúc với một giải pháp mà bạn không thích. Và mà đơn giản không thực hiện công việc của nó.

Vì vậy, sau khi đánh giá mục tiêu, mục đích và nhu cầu hiện tại của bạn, tìm kiếm một công cụ ECM có:

• Lưu trữ nội dung một cách an toàn: Chúng tôi đã nêu bật suốt bài viết về sự quan trọng của việc giữ cho dữ liệu của bạn an toàn. Bạn không nên làm ăn cắt giảm khi tìm kiếm một công cụ mà đặt sự an toàn, bảo mật và tuân thủ một cách nghiêm túc, đặc biệt nếu bạn làm việc trong các ngành công nghiệp mà phải tuân thủ luật pháp nghiêm ngặt. 
• Tích hợp với hệ thống hiện có: Mệt mỏi khi phải chuyển từ một công cụ sang công cụ khác. Nền tảng ECM bạn chọn phải tích hợp một cách mượt mà với các công cụ hiện có của bạn và làm điều đó mà không làm gián đoạn các hoạt động khác của bạn. 
• Mềm dẻo và mở rộng: Công cụ ECM cần giúp bạn tìm thông tin mà bạn cần bất cứ khi nào, không quan trọng bạn lưu trữ dữ liệu ở đâu. Nhưng, quan trọng hơn, nó phải phù hợp với quy trình làm việc của bạn và có thể thích nghi với nhu cầu tăng trưởng của bạn.
• Cung cấp quyền truy cập dễ dàng: Không nên khó khăn khi tìm thông tin bạn cần. Nền tảng ECM đúng là dễ sử dụng và trực quan, có nghĩa là nó cần phải có giao diện kéo và thả để cải thiện trải nghiệm người dùng và quy trình làm việc có thể tùy chỉnh hỗ trợ cộng tác. 

​

• Có các công cụ phân tích mạnh mẽ: Bạn cần biết liệu công cụ có đang hoạt động không. Nên tìm kiếm một ECM có báo cáo trực quan, bảng điều khiển và phân tích cung cấp cái nhìn tốt về quy trình kinh doanh của bạn. Và giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. 

​

Điểm Cần Lưu Ý

Đó là quyết định của bạn về phần mềm ECM tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi hy vọng rằng hướng dẫn mua hàng này đã giúp bạn trong việc chọn đúng hướng. Và rằng bạn đang sẵn sàng đối mặt với thách thức này một cách dứt khoát.

VÀ — đây là một ý tưởng — bạn có thể bắt đầu cuộc phiêu lưu mới này bằng cách thử Guru miễn phí.

​