當談到建立集中知識庫時，您選擇的工具只是拼圖中的一部分。 充分了解知識集中化如何與您組織的文化、流程和人員相適應需要花時間（即：慢慢來才能快速前進），以找到您需要利用的變更管理最佳實踐，以確保成功的知識集中化。

自然地，對這個過程的探討將提出許多重要的問題，您需要回答這些問題才能繼續前進。

在文化方面，對集中知識的需求是否有更廣泛的理解？ 領導層是否有共識？ 知識集中化是否與公司的目標/價值觀相關？ 就流程而言，需要定義哪些治理標準，以便讓這個過程是可重複和可擴展的？ 知識是如何傳播的？ 在對的人方面，是否有明確擁有時間和預算的責任人？ 是否對知識創造和分享給予獎勵？

讓我們看看您的組織如何將變更管理的理念應用到知識集中化工作中。

識別您當前和理想的狀態

在了解您所在的位置和您希望達到的位置之前，您無法向前推進。 為了創建一個全面的計劃來集中您的知識，我們建議花時間定義您知識庫的當前狀態並思考它未來的理想狀態的樣子。

這項練習可以幫助您在短期和長期目標方面定義項目的階段。 它還可以幫助您在確定知識庫的功能和能力時，區分必需的功能與可有可無的功能。 當您對未來有明確的願景時，將更容易激勵其他人隨著您推進知識集中化戰略。

作為這個練習的一部分，定義成功的知識集中化的樣子以及您將如何衡量該成功是非常有幫助的。 有了明確的衡量指標以及以變更管理為重點的計劃，能夠更容易地為集中知識創造業務案例。 這對於創造共識、展示緊迫性以及獲得領導層的關鍵支持非常有幫助。 了解更多關於變更管理流程。

定義您的團隊

集中知識需要大量的工作和奉獻，這就是為什麼為該項目定義核心團隊至關重要。 分配角色和職責使人們有擁有感和個人責任感。 這還確保所有必要的任務能夠完成，並且關鍵的知識擁有者參與知識集中化過程。 如果沒有對角色的核心定義，單個團隊很容易開始建立自己的知識解決方案。 這會導致工具的過度使用，以及在未經驗證的知識中常會發生的控制版次不受控的情況。

我們建議為我們的客戶建立知識委員會。 知識委員會是由每個使用Guru的團隊的代表組成的團體，定期會議以維護Guru的最高標準，並確保其滿足每個部門的需求。

在Guru，我們利用RACI模型來支持我們的知識治理。 我們的內部通訊團隊負責人是負責個人，指定的團隊負責人/主題專家則是負責的。 我們整個公司都有機會通過我們的Guru-on-Guru Slack頻道進行諮詢和獲得通知，在這裡我們討論所有與Guru治理相關的事務。 我們還有一位執行贊助者，以確保有領導層的共識，並在我們的內部市政廳中提供自上而下的消息交流。

創造成長機會

變更管理過程中的一個重要部分是提供反饋的機會。 這可能與創建集中知識的過程相關，或與您集中知識庫中的知識相關。

有很多方法可以做到這一點。 在Guru，我們創建了一個知識提交收集，任何人都可以創建新知識；然後它將由主題專家審核、策劃和驗證。 我們還有我們的#guru-on-guru Slack頻道，在這裡我們有內建的知識想法和行動工作流程，並分享個別團隊定義的新最佳實踐，讓其他人也能採用。

讓每個人都跟上進度

一旦您為知識集中化制定了所有流程，就該讓每個人了解您為何進行這些變更。 我們的客戶曾經創建過出色的宣傳視頻，讓每個人對其新的集中知識庫感到興奮。 我們還有我們美麗的Guru學院，它以可擴展的方式支持使利益相關者快速跟上進度。

您可以利用我們的公告功能，將過程和最佳實踐推送給您的團隊。 在Guru，我們使用我們的Knewsletters分享新信息和最佳實踐，並用來自於關鍵利益相關者和領導層的短視頻作為補充，來解釋我們為何採取這些行動。

最後，將這一點納入您的入職流程，將使您的新員工能夠早早接受您的集中知識計劃。 Guru Cards可以嵌入並鏈接到LMS系統。 Guru就是員工支持您知識庫的教材。

您準備好踏出向集中公司知識邁出的第一步了嗎？ 開始使用Guru，這樣您就能以正確的方式處理集中化！