مشاركة المعرفة: ما هي ولماذا تهم

مشاركة المعرفة هي ممارسة توزيع الخبرة، والرؤى، والمعلومات عبر الأفراد أو الفرق لتحسين العملية التعلمية والإنتاجية واتخاذ القرارات. في سياق الأعمال، تحول المعرفة الشخصية إلى معرفة تنظيمية، مما يساعد الفرق على التقدم بشكل أسرع والعمل بأذكى طريقة معًا.

ما هي مشاركة المعرفة؟

مشاركة المعرفة هي عملية تبادل المعلومات، والخبرة، أو المهارات من شخص إلى شخص آخر داخل منظمة. يمكن أن يحدث ذلك بشكل رسمي من خلال الوثائق، الاجتماعات، أو جلسات التدريب، أو بشكل غير رسمي من خلال المحادثات، الرسائل، أو العمل التعاوني.

في أبسط صورها، تعني التأكد من أن ما يعرفه شخص ما يمكن الوصول إليه واستخدامه من قبل الآخرين عندما يحتاجون إليه.

ما هي مشاركة المعرفة في إدارة المعرفة؟

في إدارة المعرفة، تعتبر مشاركة المعرفة ممارسة أساسية. إنها تضمن أن الرؤى القيمة والكفاءة لا تتمسك في أحواض فردية بل تصبح متاحة من خلال الأنظمة أو العمليات أو المنصات.

تولي استراتيجية ناجحة في إدارة المعرفة أولوية لمشاركة المعرفة حتى تتمكن المنظمات من التعلم باستمرار من أنفسها، والتكيف بسرعة، وتجنب إعادة اختراع العجلة.

لماذا مشاركة المعرفة مهمة؟

تساعد مشاركة المعرفة المؤسسات على:

• كسر حواجز البيانات المعلوماتية: تعمل الفرق بكفاءة أكبر عندما يتمتعون بوصول إلى تجارب بعضهم البعض ومواردهم. يساعد هذا على القضاء على العمل المتكرر وموازنة الجهود بين الوظائف العابرة للأقسام.
  
  
• الاحتفاظ بالمعرفة التءسسية: تمنع مشاركة المعرفة البيانات الحساسة من الخروج عندما يترك الموظفون المنظمة. إنشاء سجل دائم يدعم الاستمرارية والمرونة.
  
  
• تكييف سريع: يتعلم الموظفون الجدد بشكل أسرع عندما تكون المعرفة التءسسية سهلة الوصول. تقصر قاعدة المعارف القوية وقت الانطلاق وتبني الثقة في وقت مبكر.
  
  
• تحسين الابتكار: تبني الفرق المتنوعة حلولًا أفضل عندما يستندون إلى التعلم المشترك. عندما تتدفق الأفكار بحرية، تزدهر الإبداع والتجريب.
  
  
• تعزيز التعاون: ثقافة الانفتاح تشجع على الدعم المتبادل والثقة عبر الأقسام. تساعد في بناء علاقات أقوى وتعزز الملكية المشتركة للنتائج.
  
  

باختصار، تخلق منظمة أكثر ترابطًا ومتانة وأداءً عاليًا.

ما هي فوائد مشاركة المعرفة؟

• زيادة الإنتاجية: يمكن للموظفين العثور على إجابات بسرعة، مما يوفر الوقت ويقلل من تكرار الأسئلة. يقلل هذا من الانقطاعات ويساعد الفرق على البقاء مركزين.
  
  
• اتخاذ القرارات الأفضل: الوصول إلى المعارف ذات الصلة والمحدثة يؤدي إلى اتخاذ خيارات أكثر تمحورًا. يقلل من العمل بمنطق الظن ويدعم الإجراءات المتسقة والموجهة بالبيانات.
  
  
• تعزيز انخراط الموظفين: يشعر أفراد الفريق بالتقدير عندما تسهم رؤاهم في النجاح الأوسع. يشجع سماعهم على المساهمات المستقبلية والمشاركة الأعمق. في الواقع، تشير دراسة حديثة إلى أن الشركات التي جعلت مشاركة المعرفة أولوية أكثر بمقدار 4.5 مرة هي التي تملك موظفين ملتزمين!
  
  
• التعلم القابل للتوسع: تصبح تجربة شخص واحد جزءًا من مصدر مشترك يستفيد الجميع منه. مع الوقت، يساعد هذا الأمر الفرق على التقدم دون انسداد التدريب الرسمي.
  
  
• رضا العملاء: يستجيب فرق الدعم بسرعة وبدقة أكبر عندما يكونون على دراية بالمعرفة الصحيحة في متناول اليد. تبني هذه الاستجابة الثقة وتحسن تجربة العميل.
  
  

تجعل هذه الفوائد من مشاركة المعرفة ميزة تنافسية. سانتلي ماكريستال، القائد السابق للقوات الأمريكية والدولية في أفغانستان، وفي قلب أي شراكة مهنية أو إدارة شاملة، قال إن الأمر: "تجد أن المعلومات لها قيمة صفرية إذا لم أكن الشخص الذي يمكنه فعل شيء ما بها... بدلاً من أن تكون المعرفة هي السلطة... المشاركة هي السلطة." ما هي بعض أمثلة على مشاركة المعرفة؟

يمكن أن تأخذ مشاركة المعرفة العديد من الأشكال:

يوثق ممثل المبيعات استراتيجية الطرح الناجحة ليتمكّن الآخرون من إعادة استخدامها.

• يوفر هذا الأمر الوقت ويساعد على توحيد الرسائل الفعّالة عبر الفريق. يشرح المطور عملية جديدة خلال تجمع الغداء والتعلم.
  
  
• يحصل الآخرون على وضوح وثقة في اعتماد النهج الجديد. يحدّث وكيل الدعم مقالة مساعدة بعد حل مشكلة عميل صعبة.
  
  
• يقوم وكيل الدعم بتحديث مقالة المساعدة بعد حل مشكلة صعبة للعميل. يمنع هذا المحتوى المحدث تصاعد نفس المشكلة من جديد.
  
  
• يشارك فريق المنتج تقييم المشروع في مساحة عمل مشتركة. يتعلم الزملاء ما الذي عمل (وما لم يعمل) لتوجيه المبادرات المستقبلية.
  
  
• ينشر مدير الموارد البشرية دليلًا للتنقل في تسجيل المزايا. يمكن للموظفين الرجوع إليه حسب الطلب دون الاعتماد على محادثات مرة واحدة.
  
  

سواء كانت شفهية أم مكتوبة، منظمة أم عفوية، الهدف هو نفسه: جعل المعلومات المفيدة متاحة للآخرين.

من ينبغي أن يشارك المعرفة؟

يجب تشجيع الجميع في المؤسسة على مشاركة المعرفة - بغض النظر عن الدور أو التفوق. ومع ذلك، تحمل بعض الأدوار مسؤولية أكبر في تحديد الأجواء وضمان سير المعرفة بسلاسة.

• قادة الفرق والمديرون: يجب أن يقدموا نماذج سلوكية جيدة للمشاركة وإنشاء مساحة للآخرين للمساهمة. عندما يتقاسم القادة بصفة شفافة، يشعر الآخرون بالأمان للقيام بالشيء نفسه.
  
  
• خبراء الموضوع (SMEs): يجلبون رؤى عميقة يعتمد عليها الآخرون لحل المشكلات واتخاذ القرارات. معرفتهم حاسمة للحفاظ على الدقة والعمق في المحتوى.
  
  
• الموظفون الجدد: يقدمون آراء جديدة يمكن أن تسلط الضوء على الفجوات في الوثائق الحالية. تسبب أسئلتهم غالبًا في ظهور معلومات غير واضحة أو مفقودة.
  
  
• فرق الدعم والتواجه مع العملاء: يتعلمون باستمرار من حالات الاستخدام العملية والملاحظات. غالبًا ما يكونون أوائل الذين يكتشفون نقاط الألم المتكررة أو الفجوات في المنتج.
  
  

ما هو مثال لمشاركة المعرفة من قبل قائد فريق؟

قد يشارك قائد الفريق الدروس المستفادة من مشروع تم إكماله حديثًا - ما الذي نجح، وما لم ينجح، وما الذي سيفعلونه بشكل مختلف في المرة القادمة. من خلال مشاركة هذا في اجتماع أو مركز الوثائق، يساعدون الفرق الأخرى على تجنب نفس المخاطر وتكرار النجاح.

كيفية مشاركة المعرفة: أفضل الممارسات

لتشجيع مشاركة المعرفة الفعالة، اتبع هذه الممارسات الجيدة:

• اجعله جزءًا من سير العمل: يجب أن تحدث المشاركة حيث يحدث العمل بالفعل - لا في نظام منفصل. كلما كانت أقرب إلى النشاط اليومي، كلما زادت احتمالية حدوثها.
  
  
• استخدم القوالب والمعايير: تساعد الهيكلية الأخرى على فهم وإعادة استخدام المحتوى المشترك بشكل أسهل. كما يجعل الوثائق أسرع وأكثر انتظامًا للمساهمين.
  
  
• اعترف بالمساهمين: شكر الأشخاص الذين يوثقون أو يعلمون بشكل عام - يساهم التقدير في تكرار السلوك. كما يساعد على بناء ثقافة تقدر فيها المعرفة وليس تكدسها.
  
  
• شجع التغذية الراجعة: دع المستخدمين يعلنون عن محتوى غير واضح أو بالغير صيانة للحفاظ على قابلية استخدام المعرفة المشتركة. تحافظ حلقات الردود على المحتوى حديثًا ومفيدًا للقراء في المستقبل.
  
  
• نم على سبيل المثال: عندما يشارك القادة والمديرون بصدر مسبح، فإن الآخرين أكثر تواترًا مشاركة نفسهم. يخلق النمذجة دورية الأمان النفسي للمشاركة في جميع أنحاء الفريق.
  
  
• حافظ على الخفة: تجنب البيروقراطية - شجع التحديثات السريعة، والصيغ البسيطة، والكتابات القصيرة. عندما تبدو مشاركة المعرفة سهلة، تصبح عادة.
  
  

كلما كان من الأسهل المشاركة، كلما زادت احتمالية حدوثها.

أدوات لمشاركة المعرفة

يمكن لمجموعة متنوعة من الأدوات دعم مشاركة المعرفة عبر الفرق:

• منصات إدارة المعرفة مثل جورو، نوشن، أو كونفلونس. توفر هذه الأدوات مساحات منظمة ومركزة للوثائق والتعاون.
  
  
• أدوات الاتصال مثل سليك، تيمز، أو البريد الإلكتروني. هذه مفيدة للمشاركة غير الرسمية وللإجابات السريعة في الوقت الحقيقي.
  
  
• أدوات إدارة المشاريع مثل آسانا أو تريلو، عند استخدامها للوثائق. إضافة ملاحظات أو موارد إلى المهام يضمن أن يبقى المعرفة مرتبطة بالتنفيذ.
  
  
• ويكيات داخلية وشبكات داخلية لرؤية على مستوى الشركة. تساعد هذه في توحيد السياسات والكتب التعليمية وأفضل الممارسات في مكان واحد يمكن الوصول إليه.
  
  
• مكتبات الفيديو أو منصات إدارة التعلم الإلكتروني للتدريب المسجل وجولات التعليم. هذا التنسيق مفيد لبرامج الاستقبال وشروحات العمليات المعقدة.
  
  

جورو، على سبيل المثال، يضم المعرفة مباشرة في أدوات مثل سليك، متصفحك، أو مكتب المساعدة الخاص بك، مما يجعل الوصول والمساهمة سهلين دون مغادرة سير العمل.

أنواع مشاركة المعرفة

هناك أنواع مختلفة من مشاركة المعرفة تعتمد على التنسيق والنية:

• مشاركة المعرفة الصريحة: تنطوي على مشاركة الحقائق الموثقة، العمليات، أو البيانات (على سبيل المثال، دليل إجراءات). هذا هو أبسط شكل وأسهله للتخزين والتوسيع.
  
  
• مشاركة المعرفة الكامنة: تنطوي على مشاركة الخبرة، التقدير، أو المهارات التي أصعب كتابتها (على سبيل المثال، التوجيه أو المراقبة). غالبًا ما تتم مشاركتها بشكل أفضل عبر المحادثات أو الملاحظة.
  
  
• المشاركة الرسمية: مجدولة ومنظمة، مثل جلسات التدريب أو وثائق الفريق. هذا يضمن توصيلًا متسقًا ويدعم غالباً الاحتياجات التنظيمية.
  
  
• المشاركة غير الرسمية: عشوائية، مثل الرد على الأسئلة في سليك أو شرح اختصار لزميل. قد تكون هذه التفاعلات سريعة، لكنها تساهم في تعلم الفريق.
  
  

ثقافة مشاركة المعرفة الصحية تقدر وتدعم جميع هذه الأشكال.

الختام

عندما يتم مشاركة المعرفة علنًا وباستمرار، تصبح الفرق أكثر ذكاءً وتعمل بشكل أسرع وتشعر بالمزيد من التواصل. ليس الأمر مجرد تخزين المعلومات - بل إنشاء نظام حيث تنتقل المعرفة بسرعة مثل فريقك.مشاهدة عرضنا التوضيحي لمعرفة كيف تساعدك جورو في بناء ثقافة مشاركة المعرفة التي تعمل - تمامًا حيث يعمل فريقك.