ما هو الاتصال المتزامن مقابل الغير متزامن؟

الاتصال المتزامن يحدث في الوقت الحقيقي — الجميع متواجد ويستجيب فوراً. الاتصال الغير متزامن، من ناحية أخرى، لا يتطلب استجابة فورية. يمكن للناس الرد عندما يكون مناسبًا بالنسبة لهم. كل نمط له نقاط قوته، ومعرفة متى يجب استخدام أحدهما على الآخر يمكن أن يؤثر بشكل كبير على إنتاجية الفريق وتوازن العمل والحياة.

ما هو الاتصال المتزامن؟

الاتصال المتزامن يعني أن الأشخاص يتواصلون في نفس الوقت، سواء كانوا شخصياً أو من خلال الأدوات الرقمية. تخيل أنها مثل محادثة حية — أنت تتفاعل في الوقت الحقيقي، تتوقع الردود الفورية. غالبًا ما يُستخدم هذا النهج في اجتماعات، المكالمات الهاتفية، أو المحادثات الحية حيث يكون التغذية الفورية ضرورية.

أمثلة على الاتصال المتزامن

اجتماعات الفيديو الحية: الأدوات مثل Zoom، Microsoft Teams، أو Google Meet تجعل الاتصال وجهًا لوجه (افتراضيًا) في الوقت الحقيقي سهلًا.

مكالمات هاتفية: أقدم شكل للاتصال المتزامن. التقط الهاتف واختبر مكالمة على الفور.

محادثات حية: تدعم أدوات المراسلة مثل Slack و Microsoft Teams كل من الاتصالات الفورية والغير فورية اعتمادًا على كيفية استخدامها. عندما تكون الردود فورية، فهو اتصال متزامن.

اجتماعات وجهًا لوجه: سواء كانت اجتماعًا سريعًا أو للتواصل الرسمي، يعتمد الاتصال الشخصي على وجود الناس في نفس المكان في نفس الوقت.

ما هي مزايا الاتصال المتزامن؟

تغذية راجعة وتوضيح فوري
عندما يكون الوقت ضيقًا، يساعد الاتصال المتزامن في الحصول على إجابات سريعة وحل السوء فهم على الفور. إنه رائع لاتخاذ القرارات بسرعة أو تذليل عقبات المشروع.

بناء علاقات أقوى
المحادثات في الوقت الحقيقي — سواء كانت شخصية أو على الفيديو — تساعد في بناء علاقات وثقة. يمكنك قراءة لغة الجسد، سماع التون، والتواصل على مستوى شخصي أكبر.

مشاركة أعلى
من السهل الحصول على موافقة خلال المناقشات الحية حيث يمكن للمشاركين طرح الأسئلة والتعبير عن آرائهم والشعور بالاستماع. هذا يمكن أن يؤدي إلى تعاون أفضل وجلسات تفكير ديناميكية أكثر.

مفيدة للمحادثات الحساسة
إذا كنت بحاجة لمناقشة مشاكل الأداء أو إعطاء تغذية راجعة حاسمة، أو التحدث من خلال مسائل شخصية، تقدم التنسيقات المتزامنة النوعية العاطفية التي يفتقر إليها التواصل الغير متزامن.

ما هي عيوب الاتصال المتزامن؟

تعارضات المناطق الزمنية
عندما تكون الفِرق منتشرة على مناطق زمنية مختلفة، يمكن إعداد اجتماعات متزامنة أمرًا لوجستيًا صعبًا. عادة ما يتعين على شخص تقريبًا التنازل عن الراحة.

يقطع العمل العميق
الرسائل المستمرة، والمكالمات، والاجتماعات العفوية يمكن أن تكسر التركيز. من الصعب الحفاظ على التركيز عندما تسحب إلى محادثات في الوقت الحقيقي طوال اليوم.

الضغط للرد على الفور
ليس الجميع يعالج المعلومات أو يصيغ الأفكار بنفس السرعة. التوقعات في الوقت الحقيقي يمكن أن تؤدي إلى استجابات مستعجلة ومنخفضة الجودة - أو ما هو أسوأ، الاحتراق من كونك دائمًا "منتبهًا".

نقص التوثيق
غالبًا ما لا تُسجل المحادثات المباشرة أو تُكتب. هذا يعني أن التفاصيل الهامة قد تضيع، والذين لم يكونوا حاضرين قد يفوتهم الأمر تمامًا.

صعوبة التوسع
مع نمو فريقك، تصبح الاجتماعات في الوقت الحقيقي والتحقق المستمر أصعب في الإدارة. تقدم الاتصال الغير متزامن نموذجًا أكثر قابلية للتوسع للحفاظ على توحيد الجميع دون فوضى التنظيم.

ما هو التواصل غير المتزامن؟ 

التواصل غير المتزامن يعني التفاعل دون محادثة في الوقت الحقيقي — يمكن تأخير الردود. A good example is email. في هذا النهج، لا يقوم الناس بجدولة الاجتماعات وتكون الردود أقل حساسية للوقت.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

على سبيل المثال، إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا تطلب فيه وثيقة من أحد أفراد الفريق، بدلاً من توقع الرد الفوري، فأنت صبور وتنتظر ردهم في وقت لاحق. هناك جسمٌ متزايد من الأدلة التي تظهر فوائد الإنتاجية الناتجة عن عدم الرد على جميع الطلبات في اللحظة التي تصل فيها. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Examples of asynchronous communication

برامج الرسائل: برامج الرسائل مثل فرق مايكروسوفت و سلاك مفيدة لتواصل الموظفين والتعاون. You send a message and the recipient replies when they come online.

البريد الإلكتروني: ليس هناك ضغط للرد على رسائل العمل على الفور. يمكن للموظفين الرد في الوقت المناسب باستخدام أدوات مثل جيميل و أوتلوك. 

تسجيل فيديو: تعمل تسجيلات الفيديو أو العروض التوضيحية بشكل جيد عند الحاجة إلى شرح عملية ما. تشمل أدوات تسجيل الفيديو الشهيرة زووم و لوم.

التعاون السحابي: مع أدوات مثل جوجل وركسبيس و فرق مايكروسوفت يمكنك التعاون على الوثائق مع زملائك، وإجراء التعديلات، وترك تعليقات يمكنهم الرد عليها في الوقت المناسب.   

مكتبة الفيديوهات: مكتبة الفيديو عبارة عن مجموعة من مقاطع الفيديو التعليمية التي يمكن للموظفين مشاهدتها كجزء من عملية استقبال الموظفين أو فترات التدريب العادية. يمكنك دمج معرف مع برامج إدارة التعلم مثل ليسلي وسكيلجار لمساعدة الموظفين على التعلم بوتيرتهم الخاصة.

برامج إدارة المشاريع: أدوات إدارة المشاريع هي طريقة رائعة للتعاون على المشاريع، ونقل التسليمات، وتتبع نشاط المشروع. أمثلة للاستكشاف مع جورو تشمل أسانا و تريلو. 

الويكي والشبكات الداخلية: الويكي و الشبكات الداخلية تعتبران أهم مصدر واحد للحقائق داخل المؤسسة. إنه مستودع لوثائق الشركة، والعمليات، والموارد الأخرى التي يحتاجها الموظفون لأداء وظائفهم. بوجود نظام إدارة الموارد الداخلية مثل جورو، يمكن لأي شخص إنشاء محتوى ومشاركة المعرفة القابلة للتحقق بحيث يستخدم الموظفون دائمًا الممارسات الأفضل.

ما هي مزايا الاتصال الغير متزامن؟

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. يتيح لك هذا التواصل التفكير في فكرة معينة، وجمع أفكارك، وتقديم الردود عندما تكون جاهزًا. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

نظرًا لأن الاتصال غير المتزامن لا يتطلب من العمال عن بعد أن يكونوا متصلين في نفس الوقت، يمكنك إرسال رسالة إلى موظف في أوروبا من الشقة الخاصة بك في سان فرانسيسكو وسوف يردون لاحقًا في اليوم عندما يجلسون في محطتهم.

Increased productivity 

في بيئة متزامنة, يقضي الموظف المتوسط 12 ساعة في الأسبوع يستعد ويحضر الاجتماعات. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

بالإضافة إلى ذلك, يمكن للموظفين رفع مستوى الإنتاجية باستخدام مشاركة المعلومات غير المتزامنة لتوفير الوقت والضغط.

ما هي عيوب التواصل غير المتزامن؟

تأخر في التغذية الراجعة
أحد أكثر العيوب وضوحًا للتواصل غير المتزامن هو تأخر الوقت. عند إرسال رسالة, قد تنتظر ساعات — أو حتى أيام — من أجل الرد. يمكن أن يكون ذلك محبطًا إذا كنت بحاجة للتحرك بسرعة أو تكون معلقًا على شيء ما.

مخاطر سوء الاتصال
بدون لهجة, تعبيرات وجهية, أو التفاعل الفوري, يمكن أن يُفهم تواصل الكتابة أحيانًا بشكل خاطئ. قد يسيء الأشخاص فهم النية الخاصة بك, أو يفوتون السياق المهم المدفون في موضوع طويل أو بريد إلكتروني.

تكدس المعلومات
يمكن أن تؤدي الأدوات غير المتزامنة إلى العزلة المعلوماتية أو تشتت الرسالة. إذا لم يتم تنظيم التواصل بشكل جيد — مع خيوط واضحة, قنوات, أو مجلدات — من السهل فقدان التفاصيل المهمة أو تفويت التحديثات تمامًا.

ليست مثالية لجميع المهام
تتطلب بعض الحالات التفاعل في الوقت الحقيقي. عملية التفكير المعقدة, التغذية الراجعة الحساسة, أو المناقشات المشحونة عاطفيًا غالبًا ما تستفيد من العمق والفورية لتنسيقات الوقت الحقيقي.

تتطلب مهارات الكتابة القوية
نظرًا لأن معظم التواصل غير المتزامن يحدث في الكتابة, الوضوح أمر أساسي. إذا كان شخص ما يواجه صعوبة في توصيل أفكاره بشكل واضح, يمكن أن يؤدي ذلك إلى الالتباس, والتبادل الزائد, أو الأخطاء في وقت لاحق.

أمثلة على التواصل المتزامن وغير المتزامن

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. يمكن أن تحدث العمليات غير المتزامنة في نفس الوقت — يمكنك التحرك إلى الخطوة التالية بينما تنتهي الخطوة الأخرى.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. يحدث التواصل غير المتزامن في وقتك الخاص ولا يحتاج إلى جدولة.

في هذه المقالة, سنستكشف كل ما تحتاج إلى معرفته حول التواصل المتزامن وغير المتزامن, بشكل عام.

Why should you move toward asynchronous communication? 

كشفت دراسة من جامعة ستانفورد عن 16,000 موظف أن عمال البعد عن العمل أكثر إنتاجية بنسبة 13%. في استعراض آخر, سجلت شركة انتقالها إلى العمل عن بعد قيمة سنوية متزايدة بقيمة 1.3 مليار دولار. 

لا مزيد من الانتقال الساعة الذروة إلى العمل, استنشاق هواء ملوث بالكربون, الانخراط في السياسات المكتبية, أو الاضطرار إلى التواجد دائمًا حتى عندما لا تشعر بالرغبة في ذلك. لديك المزيد من الوقت لتكريسه لعائلتك وهواياتك لأنك استعدت السيطرة على يومك وعلى كيفية تخطيط أنشطتك.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

في بيئة عمل عن بُعد أولاً، غير متزامنة بالكامل، تستيقظ متى تشاء، وتعرض الرسائل الإلكترونية الموجودة في صندوق بريدك، ولا تشعر بأي ضغط للرد. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

بينما تقتنع العديد من الشركات أن العمل عن بُعد هو المستقبل، إلا أنها تواجه أيضًا صعوبات في كيفية تسليم السيطرة إلى موظفيها وتبني التواصل غير المتزامن — حتى عندما تشمل الفوائد قوة عمل أكثر سعادة، وانخفاض التكاليف العامة، والقدرة على توظيف أفضل المواهب من أي مكان في العالم.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. عند إرسال رسالة أو طلب, توجد استجابة فورية.

يعتبر التواصل المتزامن شائعًا في موقع العمل الفعلي حيث يمكن للمديرين الذهاب إلى مكتب أحد أفراد الفريق ويطلبون منه وثيقة أو يسألون عن عملية. ساعات العمل وأوقات الاستراحة محددة مسبقًا, وهناك الكثير من الضغط لتكون دائمًا متاحًا.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

بينما يكون التواصل المتزامن فوريًا, هناك تأخير متوقع في التواصل غير المتزامن. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

لنوضح, نحن لا نطلب منك التخلي تمامًا عن التواصل في الوقت الحقيقي. There are situations where it makes sense.

العمل عن بعد, على سبيل المثال, يمكن أن يكون معزولًا للغاية. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

يكون أيضًا مفيدًا عندما تريد مناقشة مواضيع حساسة, إعطاء تغذية راجعة حرجة, مراجعة الأداء, أو استحضار العديد من الأفكار دفعة واحدة.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• أنت تقضي يومًا كاملاً في الرد على سلسلة من الرسائل البريدية التي لا تنتهي بدلاً من إنهاء ذلك المهمة المستحقة في ساعة

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. لا تدخل في التفاصيل الصغيرة ولكن ابق على استعداد عندما يحتاجون إلى مساعدة لتجاوز عقبة.

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. قم بدمج الاتصال اللحظي وغير اللحظي وستحظى بفريق سعيد يحتفظ بتوازن صحي بين العمل والحياة.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

من الأصعب أن تفهم أو تفقد السياق عند كتابتك. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. ما الذي يحتاجه الشخص التالي ليعرفه عن المهمة أو الاجتماع؟ Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. للأسف، ما لم تكن تعمل في برنامج سري سوبر رائع يجب أن لا نعرف عنه، سيحتاج الأشخاص إلى الكثير من التذكيرات حول القواعد للعمل والاتصال.

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

من المهم عدم الحد من نفسك إلى المستندات الكتابية عند التفكير في أفضل طريقة للتواصل بعض الأمور. يمكن أن تكون مقاطع الفيديو التعليمية، والرسوم البيانية، وملفات الصوت وسيلة رائعة لإبقاء الناس على اطلاع. 

توفر الوثائق الصحيحة للناس مرونة أكبر وتساعد في ضمان أن المعلومات يمكن الوصول إليها وسهلة الفهم. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل الرسائل المتكررة (تلك اللمسات الخفيفة على الكتفين) ويمكّن الجميع من العمل بشكل أكثر استقلالية وكفاءة.

خطط مسبقاً 

بدلاً من إرسال رسالة تقول:

“مرحبًا ليندا، هل يمكنك إرسال لي القائمة المحدثة للتكامل في فريق المبيعات الخاص بنا الآن؟”

يمكنك أن تقول:

“مرحبًا ليندا، سأحتاج إلى القائمة المحدثة للتكامل في فريق المبيعات الخاص بنا خلال ثلاثة أيام.”

تمنح التخطيط الموظفين الوقت للاستعداد وتزيل الضغط لإكمال المهام على الفور.

تأكد من أن الجميع لديه وصول إلى الوثائق الصحيحة 

تحقق من إعدادات مشاركة الوثائق الخاصة بك وتأكد من أن زملاءك لديهم وصول إلى الملفات المناسبة. قد يبدو هذا تافهاً، لكن إذا كان شخص ما يحتاج إلى طلب الوصول، فقد يؤدي ذلك إلى تأخيرات غير ضرورية تصل إلى عدة ساعات أو حتى يوم كامل. 

استخدم المحادثات لإجراء تواصل فعال 

الغرض من المحادثات هو تسهيل إجراء محادثات نصية. تكون المناقشات عبر البريد الإلكتروني مجزأة وتحبس المعلومات داخل صندوق الوارد حيث يمكن الوصول إليها فقط من قبل المرسل والمستلم.

تعتبر المحادثات ممتازة للمناقشات التي يمكن أن يشارك فيها عدة أعضاء من الفريق لتبادل الأفكار واتخاذ القرارات.

قبل الاجتماعات، استخدم المحادثات لمشاركة المعلومات ذات الصلة لمساعدة فريقك على فهم الموضوع المطروح. بعد الاجتماع، استمر في الخيط لكي يتمكن أولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور من العثور على المعلومات. يمكنك مشاركة رابط الفيديو للاجتماع في المحادثة وأي شخص يطرح أسئلة ستصل إجاباته مباشرة داخل المحادثة.

أدوات الإتصال مثل سلاك تتيح لك إدارة مشاريع المجموعة عن طريق إضافة المهام مباشرة إلى مواضيع النقاش في المشروع. بدلاً من المرور عبر محادثات غير مترابطة، يمكن لفريقك العثور بسرعة على النقاش المناسب جنباً إلى جنب مع المعلومات التي يحتاجونها للبدء. 

قم بإيقاف تشغيل الإشعارات عند العمل

تفسد الإشعارات إنتاجيتك. يبقيك في حالة من الاستجابة الفائقة عندما تنتظر دائمًا صوت هاتف ذكي أو إشعار سطح المكتب. في كل مرة تستجيب فيها، يستغرق 25 دقيقة للعودة إلى المسار الصحيح، مما يؤدي إلى فقدان الإنتاجية.

بدلاً من ذلك، استخدم فترات زمنية للحصول على المزيد من كل يوم. إذا كنت تعمل 8 ساعات في اليوم، يمكنك التحقق من الإشعارات كل ثلاث ساعات والاستجابة مرة واحدة.

كمدير

اعرف متى تستخدم التواصل غير المتزامن مقابل المتزامن

ما الذي يمكنك التواصل به عبر البريد الإلكتروني، في محادثة، أو من خلال مكالمة فيديو على زوم؟

بينما يمكن لأعضاء الفريق تحديد ساعات عملهم تحت الاتصال غير اللحظي، من المهم للمديرين أن يعرفوا متى يتوقعون (أو لا يتوقعون) استجابات فورية.

قم بإنشاء بروتوكول للمواقف التي تتطلب استجابة فورية وأنشئ قناة مخصصة حتى يعرف الموظفون الرد على الفور عند تلقي مثل هذه الرسائل.

على سبيل المثال، إذا كان موقع الويب الخاص بك خارج الخدمة فهو حالة طارئة ويتطلب تضافر الجهود لإصلاحه على الفور. يمكن التواصل حول تقرير لمهمة ستكون مستحقة الأسبوع القادم عبر سلاك أو إرسال تذكير على آسانا.

ضع عمليات تواصل واضحة 

أحد أكبر الأسباب التي تؤدي إلى فشل الاتصال الغير لحظي هو عدم وجود قواعد حول الاتصال. هذا هو السبب في أهمية وضوح التوقعات حول كيفية التحدث إلى بعضهم البعض. عند القيام بذلك بشكل صحيح، تقلل من فرص سوء الفهم أو سوء التواصل للمعلومات. 

اعتباراً من أن يطلب موظفو الإنشاء ساعات عمل محددة حيث يعرفون أنهم سيكونون عند أجهزتهم ومتاحين للعمل. استخدم تسميات وأسماء وإعدادات مواضيع مختلفة في قنوات سلاك الخاصة بك حتى يعرف الموظفون ما هي المحادثات التي ينبغي أن يدخلوها.

حدد الأولوية 

بخصوص شيء مكسور في موقع ويب أو تطبيق هو مشكلة عمل عاجلة. سؤال حول اللون المفضل لورق الـ Post-it® لفريقك ليس كذلك. إذا لم تجد طريقة للتمييز بينهما، سيبدو كل بريد إلكتروني وسلاك وارد كأنه طارئ.

لكي يعمل التواصل غير المتزامن، يحتاج الموظفون إلى معرفة الفرق بين الأمور العاجلة والأمور التي يمكن أن تنتظر.

ضع إرشادات حول ما يعتبر حقًا أمرًا عاجلاً وأفضل طريقة للإشارة إلى ذلك. اجعل لديك خطة عمل محددة حول من تتصل به، والخطوات الصحيحة التي يجب اتخاذها، وكيفية توثيق المشكلة. 

قيم أعضاء الفريق بناءً على النتائج والإنتاجية 

اجعله من الواضح للموظفين أنه سيتم تقييمهم استنادًا إلى مساهماتهم في أهداف الفريق لا على عدد الساعات التي قضوها في العمل.

يمكن للموظفين تحديد ساعات عملهم طالما كانوا منتجين. إذا كانوا يفضلون العمل لثلاث ساعات في الصباح وأربع ساعات في المساء للعمل العميق بدون انقطاع، فهذا مقبول طالما يحققون أهدافهم الشهرية.

ألغِ ساعات العمل الصارمة

يسمح لك اعتماد جدول عمل مرن بتجنيد أفضل المواهب من أي مكان في العالم. سوف تتجه تلقائيًا نحو الاتصالات غير اللحظية عندما لا يمكن للجميع أن يكونوا على الإنترنت في نفس الوقت.

جدول الفحوصات غير المتزامنة

عندما يكون هناك الكثير من التبعات على فريق العمل الخاص بك، ستجد نفسك تنتهي بعقد اجتماعات أكثر. قبل أن يرسل ريك تحديثاً لعميل بشأن خلل وجد العميل، عليه أن يتحقق مع آنا من قسم الهندسة لمعرفة ما إذا تم إصلاح المشكلة. لا أحد يعرف ما الذي يعمل عليه الآخرون، مما يؤدي إلى الاجتماعات وسلاسل البريد الإلكتروني الطويلة.

استخدم الفحوصات البعيدة لجعل الاجتماعات غير متزامنة. إنها طريقة للفرق لمشاركة ما يعملون عليه دون التأثير على سير العمل الخاص بهم.

بعض الطرق للقيام بذلك تشمل:

• بوابة مركزية حيث يشارك الفرق المشاريع التي يعملون عليها كل يوم
• أداة إدارة مشاريع مثل Asana حيث يمكنك بناء سير العمل وتتبع التقدم عبر مشاريع متعددة
• أداة رسائل مثل سلاك حيث يمكن للفرق نشر ما يعملون عليه ويتكامل بسلاسة مع منصات الاتصال الداخلية مثل جورو

شجع الروتين، لكن لا تعود إلى العادات القديمة

بينما يقلل الاحتياج إلى الحفاظ على ساعات العمل التقليدية في بيئة العمل عن بعد، عزز فريقك لديه جدول عمل يحل محل الجدول الزمني القديم 9-5.

كقائد فريق، يمكنك تحديد:

• أوقات للفحوصات الأسبوعية عندما يجب أن يكون الجميع في الحضور
• جدول زمني للردود على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل على Slack (قد يكون من 12 إلى 24 ساعة)
• إجراءات للتواصل مع من في مناطق زمنية مختلفة وفي حالة الطوارئ

ابنِ الثقة والاستقلالية والمساءلة في ثقافة عملك 

الثقة والاستقلالية هما القيم التي بُني عليها التواصل غير المتزامن. تحتاج إلى الثقة بأن فريقك سيقدم في الوقت المحدد، حتى لا يضطر أفراد الفريق للقلق بخصوص عدم احتفاظ أي شخص بوعده. عندما يعمل الموظفون بشكل مستقل دون الحاجة للمراقبة الدقيقة، فإن ذلك يشجع الابتكار ويعزز ثقتهم بأنفسهم.

لنُعطِ الناس بعض السكينة. حتى وقت قريب جدًا، كان من المستحيل تقريبًا أن يعمل العمل غير المتزامن بشكل جيد... بفضل الابتكارات في التكنولوجيا الحديثة، أصبح العمل عن بُعد أسهل من أي وقت مضى، لكن من المهم أن نتذكر أن البيئة العملية التي نستمتع بها الآن لم تكن ممكنة قبل 20 عامًا، أو حتى قبل 10 أعوام في بعض الحالات.

تذكر، أنك وزملائك تعملون معاً لسبب. لقد تم اعتباركم جميعًا موظفين كفوئين وموهوبين ولديكم القدرة على العمل. مالم يقدم لك شخص ما سببًا لتصديق أنهم لا يستطيعون التعامل مع المسؤولية التي تأتي مع العمل غير المتزامن، فثق أنهم قادرون على التعامل مع الخطوة التالية في بيئة العمل الخاصة بك.

اجعل المعلومات سهلة الوصول إليها باستخدام نظام إدارة المعرفة 

81% من الموظفين يشعرون بالإحباط عندما لا يمكنهم الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لإكمال مهمة. 

يقلل نظام إدارة المعرفة الداخلي من الحاجة للموظفين لطرح الأسئلة. يصبح مستودعًا مركزيًا لجميع الوثائق الشركة مثل تمرين الموظفين، وثيقة العمليات، إرشادات النشر، وقيم العلامة التجارية. يجب أن يكون النظام الذي تختاره بديهيًا وسهل البحث والتكامل مع سير عملك.

استخدم وقت اجتماعك بفعالية

كما قلنا سابقًا، فإن اعتناق نموذج الاتصال غير المتزامن لا يعني رفض العمل المتزامن. عندما تكون جزءًا من قوى العمل الموزعة، كل اجتماع يحتسب. أجبرنا الجائحة على أن نلقي نظرة جادة على كيفية استخدام أوقات اجتماعاتنا والتفكير حقًا في أفضل الطرق لاستخدام وقت الجميع.

خذ الوقت للتفكير في غرض الاجتماع والأهداف الرئيسية قبل أن تستخدم أداة الجدولة. اسأل نفسك ما إذا كان هذا شيئًا يحتاج إلى مناقشته مباشرة، أو إذا كان بإمكانك الحصول على نفس النتيجة بعد إرسال بريد إلكتروني أو Slack.

يمكن أن يكون العمل قبل الاجتماع أداة قيمة للأشخاص الذين يعملون بشكل غير متزامن. يمكن أن يقلل جعل الأشخاص يراجعون الوثائق، أو يشاهدون مقاطع الفيديو، أو يحضرون أسئلة أو أفكار جاهزة قبل الاجتماع الرسمي من وقت الاجتماع ويجعل الوقت الذي تقضيه معًا أكثر تأثيرًا. 

ولا تنسى قيمة الاجتماعات المسجلة. على الرغم من جهودك الجادة، ستكون هناك أوقات يتعذر فيها على بعض الأشخاص الاجتماع. يمكن للاجتماعات المسجلة أن توفر للناس المعلومات التي يحتاجون إليها لمواصلة العمل.

استثمر في أنشطة بناء الفريق 

عند اعتماد الاتصال غير المتزامن، يقلل عدد الفرص للفرق للاتصال شخصياً أو اجتماعياً، خاصة عندما تكون عن بُعد.

يمكنك ملء الفراغ من خلال تنظيم أنشطة دورية تعزز بناء العلاقات ووحدة الفريق. على سبيل المثال، يمكنك تنظيم ساعة ألعاب يوم الجمعة كل شهر، أو تقديم مشروبات عبر زوم للتواصل، أو تنظيم اجتماعات شخصياً مرتين في السنة.

يعطي ذلك لفريقك شيئًا يتطلعون إليه في الأيام التي يشعرون فيها بالعزلة أو فقد الدافع.

استخدم أدوات تعزز التواصل غير المتزامن 

خبير 

خبير هو أداة اتصال داخلية ومنصة مشاركة المعرفة التي تقدم معلومات موثقة من خبراء فريقك. يمكن للموظفين الوصول إلى المعلومات مباشرة حيث يعملون. فكر في Guru كويكي للشركة يتكامل مع سير عملك حتى يكون لديك دائمًا المعلومات التي تحتاجها لأداء وظيفتك.

Google Workspace

Google Workspace هو مجموعة من أدوات الحوسبة السحابية والإنتاجية التي تجعل التعاون عبر المشاريع سهلًا في مكان واحد. تشمل الأدوات في Google Workspace الدردشة، وجيميل، والتقويم، والمستندات، والعروض التقديمية، والبيانات، والنماذج، وDrive.

يمكن لعدة أشخاص التعاون في مستند، وترك تعليقات حيثما يكون هناك شيء غير واضح وحل المشكلات في الوقت الفعلي. يتم حفظ كل شيء على Google Drive حتى لا تضطر إلى القلق بشأن فقدان المستندات أو الوصول إلى الملفات.

تطبيقات المراسلة

تطبيقات الرسائل مثل سلاك وMicrosoft Teams تقضي على الحاجة للقيام بمناقشات طويلة عبر خيوط البريد الإلكتروني وتبسيط الاتصال عبر منصة رسائل. 

يمكنك تنظيم الموضوعات حسب القنوات لفرق مختلفة لتحسين جودة وملاءمة المحادثات. يمكن لأعضاء الفريق اختيار كيفية إعلامهم بناءً على الموضوعات التي تهمهم أو ت availability. 

من الجيد أن سلاك لا تظهر إشعار قراءة، مما يخفف الضغط للرد على الفور عند استلام رسالة خاصة.

Asana

استخدم أسانا لتعيين المشاريع والمواعيد النهائية لزملائك دون إرسال بريد إلكتروني أو تنظيم اجتماع. يمكنك وسم موظفيك، والتعليق على المشاريع، وحتى ربط مستندات المشروع الرئيسية في Asana لتوفير كل ما يحتاجونه لإتمام العمل بفعالية. 

Loom

لوم هو أداة رسائل فيديو حيث يمكنك تسجيل شاشتك ووجهك وصوتك لإنشاء مقاطع فيديو ومشاركتها على الفور سواء عبر البريد الإلكتروني أو رابط. يمكنك استخدام Loom لتوثيق العمليات، وتدريب الموظفين الجدد، ومشاركة المعرفة مع زملائك.

كأداة للتواصل غير المتزامن، ترسل رسائل الفيديو ضمن إطار الوقت الخاص بك، ويستهلك زميلك الفيديو في الوقت الذي يناسبه. إنه وسيلة رائعة لشرح خريطة طريق المنتج، وعرض لزملائك كيفية إصلاح خطأ، أو شرح لماذا اتخذت قرارات معينة.

انتبه لخلق ثقافة دائمة "مستمرة"

يحدث زيادة التعاون عندما يقضي الموظف وقتًا طويلاً في الرد على الطلبات والانخراط مع الفريق على حساب عملهم الخاص. بعض أسباب زيادة التعاون تشمل:

الأولويات التواصل بدلا من الإنتاجية 

وفقًا لمراجعة هارفارد للأعمال، يقضي الموظفون حالياً وقتًا زائد بنسبة 50% على التعاون مما قضواه قبل 20 عامًا. 

فكُر في 80% من يوم عملك في التواصل عبر البريد الإلكتروني، 15% من وقت الشركة في الاجتماعات، وأكثر من 200 رسالة عبر سلاك يوميًا. وقت الموظف ثمين، وينبغي على الشركات تقييم ما إذا كانت ممارسات الاتصال الداخلي الحالية تعمل لصالحها أم ضدها.

توجه هذه الاتجاهات المستمرة في التواصل إلى تنظيم يوم كامل حول الاجتماعات مع الوقت بينهما يُقضي على الوظائف الأساسية. عادة ما يؤدي ذلك إلى عمل الموظفين لساعات إضافية في أيام الأسبوع وعطلات نهاية الأسبوع (دون أجر إضافي) لإكمال المهام المسندة.

ضغط غير ضروري على الموظفين ليكونوا دائمًا متاحين 

إذا كان العمال مشغولين دائمًا بالتواصل في الوقت الحقيقي، فلن يكون لديهم السيطرة على جداولهم. بدلاً من تحديد أجنداتهم الخاصة وكونهم منتجين، يقضي فريقك اليوم في الرد على الطلبات. لتعويض الوقت الضائع، يعملون بسرعة أكبر، مما يؤدي إلى مزيد من الضغط، وزيادة الإحباط، والإجهاد. النتيجة هي الإرهاق وعدم وجود الدافع للحضور.

محادثات منخفضة الجودة 

الرد الأول على الأرجح ليس أفضل رد لك. عندما تضطر إلى الرد على الفور، ليس هناك وقت للتفكير في إجاباتك وتقديم استجابة متأنية لأنك تحت ضغط. تعاني جودة الحديث وتكون الحلول غالبًا دون المستوى المطلوب.

‍