Was ist synchron vs. asynchron Kommunikation?

Synchronkommunikation erfolgt in Echtzeit — alle Beteiligten sind präsent und antworten sofort. Bei asynchroner Kommunikation hingegen ist keine sofortige Antwort erforderlich; die Menschen können antworten, wenn es für sie am besten passt. Jeder Stil hat seine Stärken, und zu wissen, wann man den einen dem anderen vorziehen sollte, kann sich stark auf die Teamproduktivität und die Work-Life-Balance auswirken.

Was ist synchronisierte Kommunikation?

Synchronkommunikation bedeutet, dass die Menschen gleichzeitig kommunizieren, ob persönlich oder über digitale Werkzeuge. Denken Sie daran wie an ein Live-Gespräch — Sie interagieren in Echtzeit und erwarten sofortige Rückmeldungen im Hin und Her. Dieser Ansatz wird oft für Besprechungen, Telefonanrufe oder Live-Chats verwendet, bei denen sofortiges Feedback notwendig ist.

Beispiele für synchronisierte Kommunikation

Live-Videobesprechungen: Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet erleichtern es, sich von Angesicht zu Angesicht (virtuell) in Echtzeit zu verbinden.

Telefonanrufe: Die traditionellste Form synchroner Kommunikation. Nehmen Sie das Telefon ab und führen Sie sofort ein Gespräch.

Live Chat: Messaging-Tools wie Slack und Microsoft Teams unterstützen sowohl asynchrone als auch synchrone Kommunikation, je nachdem, wie Sie sie verwenden. Wenn die Antworten sofort sind, ist es synchron.

Persönliche Besprechungen: Ob es sich um eine schnelle Besprechung oder ein formelles Treffen handelt, die persönliche Kommunikation setzt voraus, dass die Menschen am selben Ort zur gleichen Zeit sind.

Was sind die Vorteile synchroner Kommunikation?

Sofortiges Feedback und Klarstellung
Wenn Zeit entscheidend ist, hilft Ihnen synchronisierte Kommunikation, schnell Antworten zu erhalten und Missverständnisse sofort zu klären. Es ist ideal für schnelle Entscheidungsfindung oder die Beseitigung von Projektblockaden.

Aufbau stärkerer Beziehungen
Unterhaltungen in Echtzeit — ob persönlich oder per Video — helfen dabei, Vertrauen aufzubauen und Verbindungen auf einer persönlicheren Ebene herzustellen. Sie können Körpersprache lesen, den Ton hören und auf einer persönlicheren Ebene Verbindungen herstellen.

Höhere Engagement
Es ist einfacher, Zustimmung in Live-Diskussionen zu erhalten, in denen Teilnehmer Fragen stellen, Meinungen äußern und sich gehört fühlen können. Dies kann zu einer besseren Zusammenarbeit und dynamischeren Brainstorming-Sitzungen führen.

Nützlich für sensible Gespräche
Wenn Sie Leistungsprobleme diskutieren, kritisches Feedback geben oder persönliche Angelegenheiten besprechen müssen, bieten synchrone Formate den emotionalen Feinschliff, den asynchron fehlt.

Was sind die Nachteile synchroner Kommunikation?

Zeitzonenkonflikte
Wenn Teams über verschiedene Zeitzonen verteilt sind, kann die Planung synchroner Besprechungen zum logistischen Albtraum werden. Fast immer muss jemand auf Bequemlichkeit verzichten.

Unterbricht die tiefe Arbeit
Konstante Signale, Anrufe und spontane Besprechungen können die Konzentration stören. Es ist schwer, einen Fluss aufrechtzuerhalten, wenn man den ganzen Tag in Echtzeit-Gespräche verwickelt ist.

Druck, sofort zu antworten
Nicht jeder verarbeitet Informationen oder formuliert Ideen in derselben Geschwindigkeit. Echtzeit-Erwartungen können zu überhasteten, qualitativ minderwertigen Antworten führen - oder noch schlimmer, zu Burnout durch ständiges "in Bereitschaft sein".

Mangel an Dokumentation
Live-Gespräche werden oft nicht aufgezeichnet oder schriftlich festgehalten. Das bedeutet, dass wichtige Details verloren gehen können und diejenigen, die nicht anwesend waren, möglicherweise vollständig im Nachteil sind.

Schwieriger zu skalieren
Wenn Ihr Team wächst, werden Echtzeit-Meetings und ständige Überprüfungen schwerer zu managen. Die asynchrone Kommunikation bietet ein skalierbareres Modell, um alle auszurichten, ohne den Terminplanungschaos.

Was ist asynchrone Kommunikation? 

Asynchrone Kommunikation bedeutet Interaktion ohne Echtzeitgespräch – Antworten können verzögert werden. Ein gutes Beispiel ist E-Mail. In diesem Ansatz planen die Menschen keine Besprechungen, und Antworten sind weniger zeitkritisch.

In diesem Szenario müssen Sie Ihre Mitarbeiter nicht auffordern, gleichzeitig online zu sein. Stattdessen geben Sie Ihren Teamkollegen die Flexibilität, ihre Arbeitszeiten unabhängig von ihrem Standort zu wählen. 

Zum Beispiel, wenn Sie eine E-Mail an ein Teammitglied senden, das ein Dokument anfordert, geduldig sind und darauf warten, dass sie später antworten. Es gibt zunehmend Beweise, die die Produktivitätsvorteile zeigen, wenn nicht auf alle Anfragen geantwortet wird, sobald sie eingehen. Tatsächlich hat die Forschung der American Psychological Association ergeben, dass Unterbrechungen die Produktivität erheblich verringern können.

Beispiele für asynchrone Kommunikation

Messaging-Software: Messaging-Software wie Microsoft Teams und Slack ist hilfreich für die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Sie senden eine Nachricht, und der Empfänger antwortet, wenn er online kommt.

E-Mail: Es besteht kein Druck, sofort auf Arbeits-E-Mails zu antworten. Mitarbeiter können zu einer geeigneten Zeit antworten mit Tools wie Gmail und Outlook. 

Videorecording: Videoaufnahmen oder Demos funktionieren großartig, wenn Sie einen Prozess erklären müssen. Beliebte Videoaufzeichnungstools sind Zoom und Loom.

Cloud-Kollaboration: Mit Tools wie Google Workspace und Microsoft Teams können Sie mit Ihren Teamkollegen an Dokumenten arbeiten, Änderungen vornehmen und Kommentare hinterlassen, die sie zu einem geeigneten Zeitpunkt bearbeiten können.   

Videobibliotheken: Eine Videobibliothek ist eine Sammlung von Schulungsvideos, die Mitarbeiter im Rahmen des Onboardings oder regelmäßiger Schulungsintervalle ansehen können. Sie können Guru in Lernmanagementsysteme wie Lessonly und Skilljar integrieren, um Mitarbeitern zu helfen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen.

Projektmanagement-Software: Projektmanagement-Tools sind eine großartige Möglichkeit, an Projekten zusammenzuarbeiten, Lieferobjekte zu kommunizieren und Projekttätigkeiten zu verfolgen. Beispiele zur Erkundung mit Guru sind Asana und Trello. 

Wikis und Intranets: Wikis und Intranets dienen als die einzige Informationsquelle innerhalb einer Organisation. Es ist ein Repository für Unternehmensdokumente, Prozesse und andere Ressourcen, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Mit einem Intranet-CMS wie Guru kann jeder Inhalte erstellen und überprüfbares Wissen teilen, sodass Mitarbeiter immer bewährte Verfahren nutzen.

Was sind die Vorteile der asynchronen Kommunikation?

Flexibilität, um zu antworten, wann Sie können 

Asynchrone Kommunikation gibt Ihnen die Freiheit, Ihren Arbeitstag basierend auf Ihren produktivsten Stunden zu planen. Anstatt zwischen den Tabs zu wechseln, um ununterbrochene Nachrichten zu beantworten, können Sie Ihre Antworten bündeln, wenn Sie Zeit haben. 

Mit mehr Flexibilität verbringen Sie längere Zeit mit wichtigeren Aufgaben, was zu einer verbesserten Leistung und Produktivität führt. 

Ehrlichere Kommunikation 

Während asynchrone Kommunikation langsamer ist, tendiert sie auch dazu, qualitativ hochwertiger zu sein als reflexartige Antworten. Es ermöglicht Ihnen, über eine bestimmte Idee nachzudenken, Ihre Gedanken zu sammeln und Antworten zu geben, wenn Sie bereit sind. Das macht es für andere einfacher, Ihre Nachricht effektiv zu verstehen und unnötige Hin- und Her zu vermeiden. 

Größere Transparenz, da Kommunikation standardmäßig gespeichert wird 

Chatnachrichten und Slack-Threads erfolgen alle schriftlich und werden automatisch gespeichert, sodass Sie und Ihr Team später auf sie verweisen können. Dies führt zu einer größeren Transparenz in Ihrem Unternehmen und stellt sicher, dass niemand wichtige Informationen verpasst. 

Besser für Menschen in verschiedenen Zeitzonen 

In Echtzeit über verschiedene Zeitzonen zu kommunizieren, ist schwierig, wenn ein Teamkollege friedlich schläft, während ein anderer von seinem Morgensport zurückkommt. 

Da die asynchrone Kommunikation nicht erfordert, dass sich Fernmitarbeiter gleichzeitig verbinden, können Sie eine Nachricht an einen Mitarbeiter in Europa von Ihrem Apartment in San Francisco aus senden, und sie werden später am Tag antworten, wenn sie an ihrem Arbeitsplatz sitzen.

Erhöhte Produktivität 

In einer synchronen Umgebung verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter 12 Stunden pro Woche mit der Vorbereitung und Teilnahme an Besprechungen. 

Ohne Ablenkungen können Mitarbeiter Zeit für tiefes Arbeiten reservieren und ihre Antworten dann ein paar Mal am Tag bündeln, anstatt alle 30 Minuten auf ihr Telefon zu schauen. 

Nicht zu vergessen, Mitarbeiter können die Produktivität mit asynchronem Informationsaustausch steigern, um Zeit und Stress zu sparen.

Was sind die Nachteile der asynchronen Kommunikation?

Verzögertes Feedback
Einer der offensichtlichsten Nachteile von asynchroner Kommunikation ist die Zeitverzögerung. Wenn Sie eine Nachricht senden, können Sie Stunden - oder sogar Tage - auf eine Antwort warten. Das kann frustrierend sein, wenn Sie schnell handeln müssen oder an etwas gehindert sind.

Risiken der Misskommunikation
Ohne Ton, Gesichtsausdrücke oder unmittelbare Rückmeldung kann schriftliche Kommunikation manchmal falsch verstanden werden. Menschen können Ihre Absicht falsch interpretieren oder wichtige Inhalte in einem langen Thread oder E-Mail übersehen.

Informationsüberlastung
Asynchrone Tools können zu Informationsinseln oder Nachrichtenflut führen. Wenn die Kommunikation nicht gut organisiert ist - mit klaren Threads, Kanälen oder Ordnern - ist es leicht, wichtige Details aus den Augen zu verlieren oder Updates vollständig zu verpassen.

Nicht ideal für alle Aufgaben
Einige Situationen erfordern eine Echtzeitinteraktion. Komplexe Ideenfindung, sensible Rückmeldungen oder emotional aufgeladene Diskussionen profitieren häufig von der Nuance und Unmittelbarkeit synchrone Formate.

Erfordert starke Schreibfähigkeiten
Weil die meisten asynchronen Kommunikationen schriftlich erfolgen, ist Klarheit essentiell. Wenn jemand Schwierigkeiten hat, seine Ideen klar zu kommunizieren, kann das zu Verwirrung, zusätzlicher Hin- und Her-Kommunikation oder Fehlern führen.

Synchron vs. asynchron - Kommunikationsbeispiele

Lernen

Synchrones Lernen findet in Echtzeit statt, mit Schülern und Lehrern zusammen. Alternativ können Lehrer Informationen asynchron teilen. Lernende erkunden in ihrer eigenen Zeit, zum Beispiel durch Videos schauen, Lesen und Zuhören. Lehrer verwenden ein Lernmanagementsystem (LMS), um Lernmaterialien zu teilen.

Programmierung

Bei der Programmierung werden synchrone Operationen nacheinander ausgeführt. Eine Aufgabe endet, der nächste Schritt beginnt. Asynchrone Aktionen können gleichzeitig stattfinden - Sie können zum nächsten Schritt übergehen, während ein anderer Schritt abgeschlossen wird.

Kommunikation

Der wichtigste Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation besteht darin, dass synchronisierte Kommunikationen geplante Echtzeitinteraktionen per Telefon, Video oder persönlich sind. Asynchrone Kommunikation erfolgt nach Ihrem eigenen Zeitplan und erfordert keine Terminplanung.

In diesem Artikel werden wir alles, was Sie über synchrone vs. asynchrone Kommunikation im Allgemeinen wissen müssen, genauer unter die Lupe nehmen.

Warum sollten Sie auf asynchrone Kommunikation umschwenken? 

Eine Stanford-Studie mit 16.000 Mitarbeitern ergab, dass Remote-Mitarbeiter 13% produktiver sind. In einer anderen Überprüfung verzeichnete ein Unternehmen, das auf Remote-Arbeit umgestellt hat, einen erhöhten jährlichen Mehrwert von 1,3 Mrd. US-Dollar. 

Kein Pendeln mehr im Berufsverkehr, kein Einatmen von/kohlenstoff-basiertem Luft, kein Engagieren in Büropolitik oder immer verfügbar sein müssen, auch wenn Sie keine Lust dazu haben. Sie haben mehr Zeit für Ihre Familie und Hobbys, weil Sie die Kontrolle über Ihren Tag und die Planung Ihrer Aktivitäten zurückgewonnen haben.

Während viele Menschen davon ausgehen, dass die örtliche Unabhängigkeit der Hauptgrund ist, warum Remote-Arbeiter glücklicher sind, spielt die asynchrone Kommunikation eine wichtige Rolle dabei, Remote-Mitarbeitern die Kontrolle über ihre Kommunikation mit ihren Teamkollegen zu geben.

In einer vollständig asynchronen Umgebung, die auf Remote-First basiert, wachen Sie auf, wann Sie wollen, sehen die E-Mails in Ihrem Posteingang und fühlen keinen Druck, zu antworten. So schnappen Sie sich ein Getränk und beenden Ihre Morgenroutine, bevor Sie sich an Ihren Desktop setzen, um mit der Arbeit für den Tag zu beginnen.

Während viele Unternehmen überzeugt sind, dass Remote-Arbeit die Zukunft ist, kämpfen sie auch damit, wie sie die Kontrolle an ihre Mitarbeiter abgeben und die asynchrone Kommunikation übernehmen können - selbst wenn die Vorteile eine glücklichere Belegschaft, niedrigere Gemeinkosten und die Möglichkeit umfassen, die besten Talente weltweit einzustellen.

Synchrone vs asynchrone Kommunikation 

Synchron kommunizieren, findet in Echtzeit zwischen zwei oder mehr Personen statt. Alle Parteien sind zur gleichen Zeit online. Wenn eine Nachricht oder eine Anfrage gesendet wird, gibt es sofort eine Antwort.

Synchrone Kommunikation ist in einem physischen Arbeitsort üblich, wo Manager zu einem Teammitgliedsbüro gehen und nach einem Dokument fragen oder eine Frage zu einem Prozess stellen können. Arbeitszeiten und Pausenzeiten sind festgelegt und es besteht ein hoher Druck, stets verfügbar zu sein.

Beispiele für synchrone Kommunikation sind Videoanrufe, Instant Messaging und Telefonkonversationen.

Situationen, in denen synchrone Kommunikation vorteilhaft ist, sind:

• Brainstorming-Sitzungen
• Wöchentliche Teammeetings
• Teambuilding-Aktivitäten
• Projektbesprechungen
• Interview-Sitzungen
• Wasser-Kühlschrank-Gespräche

Während synchrone Kommunikation sofort erfolgt, gibt es bei asynchroner Kommunikation eine erwartete Verzögerung. Statt zu bestimmen, wann Mitarbeiter arbeiten oder auf Kommunikationen reagieren können, gibt die asynchrone Kommunikation die Kontrolle an den Mitarbeiter und nicht an den Arbeitgeber.

Das Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation finden

Um es klar zu sagen, wir bitten Sie nicht, die Echtzeitkommunikation vollständig aufzugeben. Es gibt Situationen, in denen es sinnvoll ist.

Remote-Arbeit kann beispielsweise extrem isolierend sein. Synchron kommunizieren kann Ihnen helfen, ein Verhältnis zu Teamkollegen aufzubauen und persönliche Beziehungen zu entwickeln, die zu einer besseren Zusammenarbeit am Arbeitsplatz führen.

Es ist auch nützlich, wenn Sie sensible Themen besprechen möchten, kritisches Feedback geben, Leistungsüberprüfung vornehmen oder eine Vielzahl von Ideen gleichzeitig brainstormen möchten.

Wenn ein Projekt schnell voranschreitet und Sie alle auf den gleichen Stand bringen wollen, kann ein Zoom-Meeting Ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen. In einer Krisensituation oder bei einem Notfall ist es sinnvoll, alle schnell einzubinden, um das Problem zu mindern.

Es kann jedoch eine Zeitverschwendung sein, wenn:

• Mitarbeiter müssen zu Meetings erscheinen und auf alle warten, die ankommen 
• Sie wachen morgens auf und das Erste, was Sie tun, ist, auf Arbeits-E-Mails und Slack-Nachrichten zu antworten.
• Du verbringst einen ganzen Tag damit, auf einen endlosen E-Mail-Thread zu antworten, anstatt die Aufgabe zu beenden, die in einer Stunde fällig ist

Der Trick besteht darin, die synchrone Kommunikation auf ein Minimum zu reduzieren. Geben Sie Ihrem Team Autonomie, aber legen Sie Regeln fest, die alle in Einklang halten. Mikromanagement vermeiden, aber verfügbar bleiben, wenn sie Hilfe benötigen, um eine Blockade zu überwinden. 

Organisieren Sie regelmäßige Teambindungsveranstaltungen, um Isolation zu bewältigen und soziale Beziehungen aufrechtzuerhalten. Kombinieren Sie asynchrone und synchrone Kommunikation und Sie werden ein zufriedenes Team mit gesundem Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben haben.

Wie kann die asynchrone Kommunikation verbessert werden? 

Als Einzelperson

Schreiben Sie Ihre Gedanken auf

Es ist schwieriger, Missverständnisse oder den Kontextverlust zu haben, wenn Sie schreiben. Das Schreiben Ihrer Gedanken gibt den Menschen Zeit, Ihre Nachricht zu lesen und darüber nachzudenken, anstatt sofort zu reagieren. Während Sie Ihre Gedanken aufschreiben, können Sie sie verfeinern und mehr Kontext bieten, der anderen hilft, Ihre Nachrichten schnell zu verstehen, was die Notwendigkeit für Eins-zu-eins-Meetings oder lange Nachrichtenstränge reduziert.

Überkommunizieren 

Die Zeitverzögerung zwischen Antworten bietet die Möglichkeit, klare Nachrichten zu senden. Was muss die nächste Person über die Aufgabe oder das Meeting wissen? Geben Sie so viele Hintergrundinformationen wie möglich. 

Verwenden Sie Screenshots und Bildschirmaufzeichnungen, um Kontext bereitzustellen. Senden Sie Links zu relevanten früheren Gesprächen und Ressourcen, die Ihren Kollegen helfen, Ihre Nachricht besser zu verstehen. Setzen Sie klare Fristen, damit sie wissen, wann eine Aufgabe fällig ist. Sie sparen mehr Zeit, wenn Sie den Kontext im Voraus bereitstellen. 

Erstellen Sie hervorragende Dokumentationen 

Es wäre großartig, wenn jeder in Ihrem Unternehmen über übermenschliche Erinnerungsfähigkeiten verfügen würde und nur einmal über Dinge informiert werden müsste. Leider, es sei denn, Sie arbeiten in einem wirklich coolen streng geheimen Programm, von dem wir wahrscheinlich nichts wissen sollten, werden die Leute viele Erinnerungen an Regeln für Arbeit und Kommunikation brauchen.

Konzentrieren Sie sich darauf, informative Dokumentationen zu erstellen, die Aufgaben leicht erklären und grundlegende Fragen beantworten können, die im Laufe des Tages auftreten können. Sie können Dokumentationen zu Kommunikationsprozessen, spezifische Richtlinien zur Projektarbeit und alles erstellen, was Sie für besonders nützlich halten. 

Es ist wichtig, sich nicht auf schriftliche Dokumente zu beschränken, wenn Sie überlegen, wie Sie bestimmte Dinge kommunizieren möchten. Schulungs-Videos, Infografiken und Audiodateien können eine großartige Möglichkeit sein, um die Menschen informiert zu halten. 

Die richtige Dokumentation gibt den Menschen viel mehr Flexibilität und hilft sicherzustellen, dass Informationen zugänglich und leicht verständlich sind. Das kann dazu beitragen, endlose Hin- und Her-Nachrichten (schon lange keine Schulterklopfer mehr) zu reduzieren und ermöglicht es allen, autonomer und effizienter zu arbeiten.

Planen Sie im Voraus 

Anstatt eine Nachricht zu senden, die lautet:

„Hallo Linda, könntest du mir sofort die aktualisierte Einarbeitungscheckliste für unser Vertriebsteam schicken?"

Sie könnten sagen:

„Hallo Linda, ich brauche die aktualisierte Einarbeitungscheckliste für unser Vertriebsteam in drei Tagen.“

Planung gibt den Mitarbeitern Zeit zur Vorbereitung und entfernt den Druck, Aufgaben sofort zu erledigen.

Stellen Sie sicher, dass alle Zugriff auf die richtigen Dokumente haben 

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen zur Dokumentenfreigabe und stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen Zugriff auf die entsprechenden Dateien haben. Das mag unwesentlich erscheinen, aber wenn jemand Zugriff anfordern muss, kann das zu unnötigen Verzögerungen von mehreren Stunden oder sogar einem ganzen Tag führen. 

Verwenden Sie Threads, um effektiv zu kommunizieren 

Der Zweck von Threads ist es, textbasierte Gespräche zu erleichtern. E-Mail-Diskussionen sind fragmentiert und schließen Informationen in ein Postfach ein, auf das nur der Absender und der Empfänger zugreifen können.

Threads sind großartig für Gespräche, bei denen mehrere Teammitglieder Ideen austauschen und Entscheidungen treffen können.

Verwenden Sie vor Besprechungen Threads, um relevante Informationen zu teilen, damit Ihr Team das Thema versteht. Nach dem Meeting setzen Sie den Thread fort, damit diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, die Informationen finden können. Sie können einen Link zur Videoaufzeichnung des Meetings im Thread teilen, und jeder, der Fragen stellt, erhält direkt im Thread Antworten.

Kommunikationstools wie Slack ermöglichen es Ihnen, Gruppenprojekte zu verwalten, indem Sie Aufgaben direkt in die Diskussionsthreads des Projekts einfügen. Anstatt verschiedene zusammenhanglos folgender Gespräche durchzugehen, kann Ihr Team schnell den relevanten Thread samt der Informationen finden, die sie benötigen, um zu beginnen. 

Benachrichtigungen während der Arbeit ausschalten

Benachrichtigungen ruinieren Ihre Produktivität. Es hält Sie in einem Zustand der Hyper-Reaktionsfähigkeit, wenn Sie immer auf den Klang einer Smartphone- oder Desktop-Benachrichtigung warten. Jedes Mal, wenn Sie antworten, dauert es 25 Minuten, um wieder in Schwung zu kommen, was zu verlorener Produktivität führt.

Verwenden Sie stattdessen Zeitblöcke, um mehr aus jedem Tag herauszuholen. Wenn Sie 8 Stunden am Tag arbeiten, können Sie alle drei Stunden Benachrichtigungen überprüfen und dann auf einmal antworten.

Als Manager

Wissen, wann man asynchrone vs. synchrone Kommunikation verwenden sollte

Was können Sie per E-Mail, in einem Thread oder über einen Zoom-Konferenzanruf kommunizieren?

Während Teammitglieder ihre Arbeitszeiten unter asynchroner Kommunikation festlegen können, ist es für Manager wichtig zu wissen, wann (oder ob) sie Echtzeitantworten erwarten können.

Legen Sie ein Protokoll für Situationen fest, die eine sofortige Antwort erfordern, und erstellen Sie einen speziellen Kanal, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie sofort antworten sollen, wenn sie solche Nachrichten erhalten.

Zum Beispiel ist das Offlinegehen Ihrer Website ein Notfall und erfordert, dass alle Hände zur Behebung des Problems zur Verfügung stehen. Ein Bericht für eine Aufgabe, die nächste Woche fällig ist, könnte über Slack kommuniziert oder eine Erinnerung über Asana gesendet werden.

Haben Sie klare Kommunikationsprozesse 

Einer der Hauptgründe, warum asynchrone Kommunikation häufig scheitert, ist, dass die Menschen keine Regeln für die Kommunikation festgelegt haben. Deshalb ist es wichtig, sehr klare Erwartungen darüber festzulegen, wie die Menschen miteinander sprechen. Wenn Sie es richtig machen, verringern Sie die Chancen auf Missverständnisse oder Fehlkommunikation von Informationen. 

Erwägen Sie, dass Mitarbeiter festgelegte Arbeitszeiten schaffen, zu denen sie wissen, dass sie an ihrem Computer sitzen und arbeitsbereit sind. Nutzen Sie verschiedene Labels, Namen und Themaeinstellungen in Ihren Slack-Kanälen, damit die Mitarbeiter wissen, welche Gespräche sie dort führen sollten.

Dringlichkeit definieren 

Ein defektes öffentliches Feature auf einer Website oder App ist ein dringendes Arbeitsproblem. Eine Frage, welche Farbe von Post-it®-Notizen Ihr Team bevorzugt, ist keine. Wenn Sie keinen Unterschied zwischen den beiden finden, wird jede eingehende E-Mail oder Slack-Nachricht wie ein Notfall erscheinen.

Damit asynchrone Kommunikation funktioniert, müssen die Mitarbeiter den Unterschied zwischen dringenden Angelegenheiten und solchen erkennen, die warten können.

Richten Sie Richtlinien ein, was tatsächlich eine dringende Angelegenheit darstellt und wie man dies am besten kennzeichnet. Haben Sie einen konkreten Aktionsplan, wen Sie kontaktieren sollten, welche Schritte zu unternehmen sind und wie das Problem dokumentiert werden sollte. 

Bewerten Sie Teammitglieder basierend auf Ergebnissen und Leistungen 

Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass sie anhand ihrer Beiträge zu den Zielen des Teams beurteilt werden und nicht danach, wie viele Stunden sie auf der Arbeit verbringen.

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten festlegen, solange sie produktiv sind. Wenn sie bevorzugen, drei Stunden am Morgen und vier Stunden am Abend für ununterbrochene Tiefenarbeit zu arbeiten, ist das in Ordnung, solange sie ihre monatlichen Ziele erreichen.

Starre Arbeitszeiten abschaffen

Die Annahme eines flexiblen Arbeitsplans ermöglicht es Ihnen, die besten Talente von überall auf der Welt zu rekrutieren. Sie neigen natürlich zu asynchronen Kommunikation, wenn nicht alle gleichzeitig online sein können.

Asynchrone Check-ins planen

Wenn Ihr Team von vielen Abhängigkeiten abhängt, enden Sie mit mehr Besprechungen. Bevor Rick ein Update an einen Kunden über einen Fehler sendet, den der Kunde gefunden hat, muss er bei Anna aus der Technik nachfragen, ob das Problem behoben wurde. Niemand weiß, woran die anderen arbeiten, was zu Meetings und langen E-Mail-Threads führt.

Verwenden Sie Remote-Check-ins, um Meetings asynchron zu machen. Ein Weg für Teams, zu teilen, woran sie arbeiten, ohne ihren Workflow zu stören.

Einige Möglichkeiten, dies zu tun, sind:

• Ein zentraler Portal, in dem Teams täglich an Projekten arbeiten, an denen sie arbeiten
• Ein Projektmanagement-Tool wie Asana, mit dem Sie Arbeitsabläufe erstellen und den Fortschritt über mehrere Projekte hinweg verfolgen
• Ein Nachrichtentool wie Slack, in dem Teams veröffentlichen können, woran sie arbeiten, und das nahtlos mit internen Kommunikationsplattformen wie Guru integriert.

Routinen fördern, aber nicht zu alten Gewohnheiten zurückkehren

Da in einer Remote-Umgebung weniger Notwendigkeit besteht, traditionelle Arbeitszeiten aufrechtzuerhalten, ermutigen Sie Ihr Team, eine Arbeitsroutine zu haben, die den alten 9-5-Zeitplan ersetzt.

Als Teamleiter können Sie festlegen:

• Zeiten für wöchentliche Check-ins, zu denen alle anwesend sein sollten
• Einen Zeitrahmen für Antworten auf E-Mails und Nachrichten auf Slack (könnte 12-24 Stunden dauern)
• Verfahren zur Kommunikation für diejenigen in verschiedenen Zeitzonen und im Falle eines Notfalls

Vertrauen, Unabhängigkeit und Verantwortung in Ihre Arbeitskultur einbringen 

Vertrauen und Unabhängigkeit sind die Werte, auf denen asynchrone Kommunikation beruht. Sie müssen darauf vertrauen, dass Ihr Team pünktlich liefert, damit Teammitglieder sich keine Sorgen machen müssen, dass jemand sein Wort nicht hält. Wenn Mitarbeiter unabhängig arbeiten, ohne mikromanagt zu werden, fördert das Innovation und stärkt ihr Vertrauen.

Geben wir den Leuten etwas Spielraum. Bis vor kurzem war es fast unmöglich für asynchrones Arbeiten, gut zu... funktionieren. Dank der Innovationen in der modernen Technologie ist das Arbeiten aus der Ferne einfacher als je zuvor, aber es ist wichtig zu bedenken, dass die Arbeitsumgebung, die wir heute genießen, vor 20 Jahren oder sogar vor 10 Jahren in einigen Fällen nicht möglich gewesen wäre.

Denken Sie daran, dass Sie und Ihre Kollegen aus einem bestimmten Grund zusammenarbeiten. Sie alle wurden als effizient, talentiert und fähige Mitarbeiter eingestuft. Sofern dich jemand keinen Grund gegeben hat zu glauben, dass er die Verantwortung, die mit der asynchronen Arbeit einhergeht, nicht bewältigen kann, vertraue darauf, dass er den nächsten Schritt in deiner Arbeitsumgebung bewältigen kann.

Gestalten Sie Informationen mit einem Wissensmanagement-System leicht zugänglich 

81 % der Mitarbeiter fühlen sich frustriert, wenn sie nicht auf die Informationen zugreifen können, die sie zur Durchführung einer Aufgabe benötigen. 

Ein internes Wissensmanagement System minimiert die Notwendigkeit für Mitarbeiter, Fragen zu stellen. Es wird zum zentralen Repositorium für alle Unternehmensdokumente wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Prozessdokumentation, Veröffentlichungsrichtlinien und Markenwerte. Das System, das Sie wählen, sollte intuitiv sein, leicht durchsuchbar und in Ihren Arbeitsablauf integrierbar.

Nutzen Sie Ihre Meeting-Zeit gut

Wie bereits erwähnt bedeutet die Annahme eines asynchronen Kommunikationsmodells nicht, dass du synchrone Arbeit ablehnst. Wenn du Teil einer verteilten Belegschaft bist, zählt jede Besprechung. Die Pandemie zwang uns, einen genaueren Blick darauf zu werfen, wie wir unsere Besprechungszeiten nutzten, und wirklich darüber nachzudenken, wie wir die Zeit jedes Einzelnen am besten nutzen können.

Nimm dir Zeit, über den Zweck und die Hauptziele eines Meetings nachzudenken, bevor du dein Terminierungstool öffnest. Fragen Sie sich, ob dies etwas ist, das live diskutiert werden muss, oder ob Sie dasselbe Ergebnis erzielen könnten, nachdem Sie eine E-Mail oder Slack gesendet haben.

Vorbereitungsarbeiten vor dem Meeting können ein wertvolles Werkzeug für Personen sein, die asynchron arbeiten. Es kann die Meeting-Zeit reduzieren, wenn Menschen Dokumente überprüfen, Videos ansehen oder vorbereitet mit Fragen oder Ideen zu dem offiziellen Treffen kommen. 

Und vergiss nicht den Wert von aufgezeichneten Besprechungen. Trotz deiner besten Bemühungen wird es Zeiten geben, in denen einige Personen nicht in der Lage sein werden, sich zu treffen. Aufgezeichnete Besprechungen können den Menschen die Informationen geben, die sie benötigen, um mit der Arbeit fortzufahren.

Investieren Sie in teamfördernde Aktivitäten 

Bei der Übernahme asynchroner Kommunikation gibt es weniger Möglichkeiten für Teams, persönlich in Kontakt zu treten oder zu sozialisieren, insbesondere wenn du dich in der Ferne befindest.

Sie können das Vakuum füllen, indem Sie regelmäßige Aktivitäten organisieren, die den Beziehungsaufbau und die Teameinheit fördern. Zum Beispiel könnten Sie eine monatliche Spielstunde am Freitag, Drinks über Zoom zum Auffrischen oder halbjährliche persönliche Retreats organisieren.

Es gibt Ihrem Team etwas, worauf es sich freuen kann, an Tagen, an denen es sich isoliert oder demotiviert fühlt.

Verwenden Sie Tools, die asynchrone Kommunikation fördern 

Guru 

Guru ist ein internes Kommunikationstool und eine Wissensplattform, die verifizierte Informationen von Experten in deinem Team bereitstellt. Die Informationen können von Mitarbeitern genau dort abgerufen werden, wo sie arbeiten. Denken Sie an Guru wie an ein Unternehmenswiki, das in Ihren Arbeitsablauf integriert ist, damit Sie immer die Informationen haben, die Sie zur Erledigung Ihrer Arbeit benötigen.

Google Workspace

Google Workspace ist eine Sammlung von Cloud-Computing- und Produktivitätstools, die die Zusammenarbeit über Projekte an einem Ort einfach machen. Werkzeuge in Google Workspace umfassen Chat, Gmail, Kalender, Docs, Folien, Tabellen, Formulare und Drive.

Mehrere Personen können an einem Dokument zusammenarbeiten, Kommentare hinterlassen, wo etwas unklar ist, und Herausforderungen in Echtzeit lösen. Alles wird auf Google Drive gespeichert, sodass du dir keine Sorgen machen musst, Dokumente zu verlieren oder keinen Zugriff auf Dateien zu haben.

Messaging-Apps

Messaging-Apps wie Slack und Microsoft Teams eliminieren die Notwendigkeit, lange Diskussionen über E-Mail-Threads zu führen, und vereinfachen die Kommunikation über eine Messaging-Plattform. 

Sie können Themen nach Kanälen für verschiedene Teams organisieren, um die Qualität und Relevanz der Gespräche zu verbessern. Teammitglieder können wählen, wie sie basierend auf Interessen oder Verfügbarkeit benachrichtigt werden wollen. 

Zum Glück zeigt Slack keine Lesebestätigung an, was den Druck nimmt, sofort auf eine private Nachricht zu antworten.

Asana

Verwende Asana, um Projekte und Fristen an deine Teammitglieder zuzuweisen, ohne eine E-Mail zu senden oder eine Besprechung zu organisieren. Sie können Ihre Mitarbeiter markieren, Kommentare zu Projekten hinterlassen und sogar wichtige Projektdokumente in Asana verlinken, um ihnen alles geben, was sie benötigen, um die Arbeit effizient zu erledigen. 

Loom

Loom ist ein Video-Messaging-Tool, mit dem du deinen Bildschirm, dein Gesicht und deine Stimme aufzeichnen kannst, um Videos zu erstellen und sie sofort per E-Mail oder über einen Link zu teilen. Sie können Loom verwenden, um Prozesse zu dokumentieren, neue Mitarbeiter einzuarbeiten und Wissen mit Ihren Kollegen zu teilen.

Als Werkzeug für asynchrone Kommunikation senden Sie Video-Nachrichten in Ihrem eigenen Zeitrahmen, und Ihr Kollege konsumiert das Video nach Belieben. Es ist eine großartige Möglichkeit, einen Produkt-Roadmap zu erklären, deinen Teammitgliedern zu zeigen, wie sie einen Fehler beheben können oder zu erklären, warum du bestimmte Entscheidungen getroffen hast.

Vorsicht bei der Schaffung einer immer "angeschlossen"-Kultur

Kollaborativer Overload tritt auf, wenn ein Mitarbeiter zu viel Zeit damit verbringt, auf Anfragen zu reagieren und sich mit dem Team zu beschäftigen, was zu Lasten seiner eigenen Arbeit geht. Einige Ursachen für kollaborativen Overload sind:

Kommunikation gegenüber Produktivität priorisieren 

Laut Harvard Business Review verbringen Mitarbeiter derzeit 50 % mehr Zeit mit Zusammenarbeit als vor 20 Jahren. 

Denke 80 % eines Arbeitstags an E-Mail-Kommunikation, 15 % Arbeitszeit für Besprechungen und über 200 Slack-Nachrichten am Tag. Mitarbeiterzeit ist kostbar, und Unternehmen sollten bewerten, ob ihre aktuellen internen Kommunikationspraktiken für sie oder gegen sie arbeiten.

Dieser Trend der ständigen Kommunikation bedeutet, dass der gesamte Tag um Besprechungen herum organisiert ist, wobei die Zeit dazwischen für die Kernaufgaben aufgewendet wird. Das führt in der Regel dazu, dass Mitarbeitende an Wochentagen und am Wochenende (ohne zusätzliche Vergütung) Überstunden arbeiten, um zugewiesene Aufgaben zu erledigen.

Unnötiger Druck für Mitarbeiter, immer verfügbar zu sein 

Wenn die Mitarbeiter ständig in Echtzeitkommunikation involviert sind, haben sie keine Kontrolle über ihre Zeitpläne. Anstatt ihre eigenen Agenden festzulegen und produktiv zu sein, verbringt Ihr Team den Tag damit, auf Anfragen zu reagieren. Um die verlorene Zeit auszugleichen, arbeiten sie schneller, was zu mehr Druck, höherer Frustration und Stress führt. Das Ergebnis ist ein Burnout und ein Mangel an Motivation, um zu erscheinen.

Niedrigqualitative Gespräche 

Die erste Antwort ist wahrscheinlich nicht Ihre beste Antwort. Wenn Sie sofort antworten müssen, haben Sie keine Zeit, um Ihre Antworten zu überdenken und eine durchdachte Antwort zu geben, da Sie unter Druck stehen. Die Qualität des Gesprächs leidet und die Lösungen sind oft unterdurchschnittlich.

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