מהי תקשורת אסינכרונית? 

תקשורת אסינכרונית פירושה אינטראקציה ללא שיחה בזמן אמת — התשובות עשויות להתעכב. דוגמה טובה היא דואר אלקטרוני. בגישה זו, אנשים לא מתכננים פגישות והתשובות פחות רגישות לזמן.

במצב זה, במקום לבקש מהעובדים שלך להיות באינטרנט באותו זמן, אתה נותן לחברי הצוות שלך את הגמישות לבחור את שעות העבודה שלהם, מבלי להתייחס למיקום שלהם. 

למשל, אם שלחת דוא"ל בבקשה למסמך מעובד צוות, במקום לצפות לתגובה מיידית, אתה סבלני וממתין להם להתגובה מאוחר יותר. ישנן ראיות הולכות וגדלות המראות על יתרונות הפוריות של חוסר תגובה לכל הבקשות ברגע שהן מגיעות. למעשה, מחקר מהאיגוד הפסיכולוגי האמריקאי מצא שהפרעות יכולות להפחית משמעותית את הפרודוקטיביות.

סוגי תקשורת סינכרונית לעומת אסינכרונית

לימוד

למידה סינכרונית מתרחשת בזמן אמת, עם תלמידים ומורים יחד. לחילופין, המורים יכולים לשתף מידע אסינכרונית. לומדים חוקרים בזמנם החופשי, למשל על ידי צפייה בסרטונים, קריאה והאזנה. המורים משתמשים במערכת ניהול למידה (LMS) כדי לשתף חומרים לימודיים.

תכנות

בקידוד, פעולות סינכרוניות מתבצעות אחת אחרי השנייה. משימה אחת מסתיימת, השלב הבא מתחיל. פעולות אסינכרוניות יכולות לקרות באותו הזמן — אתה יכול לעבור לשלב הבא בעוד שלב אחר מסתיים.

תקשורת

ההבדל המרכזי בין תקשורת סינכרונית לאסינכרונית הוא שתקשורת סינכרונית היא אינטראקציות מתוכננות בזמן אמת בטלפון, וידאו או פנים אל פנים. תקשורת אסינכרונית מתרחשת בזמנך שלך ואינה זקוקה לתכנון.

במאמר זה, נחקור את כל מה שאתה צריך לדעת על תקשורת סינכרונית מול אסינכרונית, בדרך כלל.

מדוע כדאי לך לעבור לתקשורת אסינכרונית? 

מחקר שנערך בסטנפורד בקרב 16,000 עובדים הראה שעובדים מרחוק הם 13% יותר פרודוקטיביים. בסקירה אחרת, חברה שעברה לעבודה מהבית רשמה עלייה בעל ערך של 1.3 מיליארד דולר בשנה. 

לא יותר נסיעות בעומס של שעה עבודה, שאיפה אוויר מזוהם פחמני, עיסוק בפוליטיקה של המשרד, או צורך להיות נוכח תמיד גם כשלא בא לך. יש לך יותר זמן להקדיש למשפחה ולתחביבים כי השגת שליטה על היום שלך ואיך לתכנן את הפעילויות שלך.

למרות ש很多 אנשים מניחים שעצמאות מיקום היא הסיבה היחידה שעובדים מרחוק מאושרים יותר, תקשורת אסינכרונית משחקת תפקיד משמעותי במתן שליטה לעובדים מרחוק על איך הם מתקשרים עם חברי הצוות שלהם.

בסביבה ראשונית מרחוק, לחלוטין אסינכרונית, אתה קם כאשר אתה רוצה, רואה את הדוארים יושבים בתיבת הדואר שלך, ואינך מרגיש לחץ להגיב. אז תופס משקה ומסיים את שגרת הבוקר שלך לפני שאתה מתאקלם בעמדת העבודה שלך.

למרות שהרבה חברות משוכנעות שעבודה מרחוק היא העתיד, הן מתקשות גם להעביר את השליטה לעובדיהן ולאמץ תקשורת אסינכרונית — גם כאשר היתרונות כוללים כוחות עבודה מאושרים יותר, הפחתת עלויות תפעול והיכולת להעסיק כישרונות מובילים מכל מקום בעולם.

תקשורת סינכרונית מול אסינכרונית 

תקשורת סינכרונית מתרחשת בזמן אמת בין שניים או יותר אנשים. כל הצדדים באינטרנט באותו הזמן. כאשר נשלחת הודעה או בקשה, יש תגובה מידית.

תקשורת סינכרונית שכיחה במקום עבודה פיזי שבו מנהלים יכולים לגשת למשרד של חבר צוות ולבקש מסמך או לשאול שאלה על תהליך. שעות העבודה וזמני ההפסקות הם קבועים, ויש לחץ קבוע להיות תמיד זמינים.

דוגמאות לתקשורת סינכרונית כוללות שיחות וידאו, הודעות מידיות, ושיחות טלפון.

מצבים שבהם תקשורת סינכרונית היא מועילה כוללים:

• סשנים של רעיונות
• פגישות צוות שבועיות
• פעילויות כקבוצת צוות
• דיונים על פרויקטים
• סשנים של ראיונות
• שיחות ליד מובן המים

בעוד שהתקשורת הסינכרונית היא מיידית, יש ציפייה לעיכוב בתקשורת האסינכרונית. במקום לקבוע מתי העובדים יכולים לעבוד או להגיב לתקשורת, תקשורת אסינכרונית שמה את השליטה בידי העובד, לא בידי המעסיק.

דוגמאות לתקשורת אסינכרונית

תוכנת מסרים: תוכנת מסרים כמו Microsoft Teams ו Slack עוזרת לתקשורת ושיתוף פעולה בין עובדים. אתה שולח הודעה והמקבל משיב כשאין באינטרנט.

דואר אלקטרוני: אין לחץ להגיב מיד לדואר אלקטרוני בעבודה. עובדים יכולים להשיב בזמנים נוחים בעזרת כלים כמו Gmail ו Outlook. 

הקלטות וידאו: הקלטות וידאו או דמואים עובדים מצוין כשאתה צריך להסביר תהליך. כלים פופולריים להקלטת וידאו כוללים Zoom ו Loom.

שיתוף פעולה בענן: באמצעות כלים כמו Google Workspace ו Microsoft Teams, אתה יכול לשתף פעולה על מסמכים עם חברי הצוות שלך, לערוך ולהשאיר הערות שהם יכולים לטפל בהן בזמנים נוחים.   

ספריות וידאו: ספריית וידיו היא אוסף של סרטוני הכשרה שעובדים יכולים לצפות בהם כחלק מה תהליך ההכשרה או בהפרשי זמן הכשרה רגילים. אתה יכול לשלב את Guru עם תוכנות ניהול למידה כמו Lessonly ו-Skilljar כדי לעזור לעובדים ללמוד בקצב שלהם.

תוכנת ניהול פרויקטים: כלים לניהול פרויקטים הם דרך מצוינת לשתף פעולה על פרויקטים, לתקשר עם אספקות ולקבוע מעקב אחרי פעילות הפרויקט. דוגמאות לחקור עם Guru כוללות Asana ו Trello. 

וויקיס ואנטרנטים: וויקיס ו אנטרנטים משמשים כ מקור מידע יחיד בתוך ארגון. זהו מאגר של מסמכי החברה, תהליכים ומשאבים אחרים שעובדים צריכים כדי לבצע את הפונקציות שלהם. עם CMS אנטרנטי כמו Guru, כל אחד יכול ליצור תוכן ולשתף ידע בר-אלבון כך שעובדים תמיד משתמשים בשיטות עבודה הטובות ביותר.

מה היתרונות של תקשורת אסינכרונית?

גמישות להגיב כשאתה יכול 

תקשורת אסינכרונית נותנת לך את החופש לתכנן את יום העבודה שלך לפי השעות היעילות ביותר שלך. במקום לעבור בין כרטיסיות כדי להשיב להודעות בלתי פוסקות, אתה יכול לקבץ את התגובות שלך כשיש לך זמן. 

עם יותר גמישות, אתה מבלה פרקי זמן ארוכים יותר במשימות החשובות יותר, מה שמוביל לביצועים כשירים יותר ופירודוקטיביות גבוהה יותר. 

יותר תקשורת כנה 

בעוד שתקשורת אסינכרונית היא איטית יותר, היא גם נוטה להיות באיכות גבוהה יותר מאשר תגובות קנדל. זה מאפשר לך לחשוב על רעיון מסוים, לאסוף את מחשבותיך ולהציע תגובות כשאתה מוכן. זה מקל על אנשים אחרים להבין את ההודעה שלך בצורה יעילה ולהימנע מהליכה הלוך ושוב מיותרת. 

שקיפות רבה יותר מכיוון שהתשובות נשמרות כבררת מחדל 

הודעות ושיחות סלז כוללות הכל בכתיבה ונשמרות אוטומטית כך שאתה והצוות שלך יכולים להסתמך עליהן מאוחר יותר. זה מביא לשקיפות רבה יותר בכל החברה שלך ומבטיח שאף אחד לא מפספס מידע חשוב. 

טוב יותר עבור אנשים באזורים זמן שונים 

לתקשר בזמן אמת בין אזורים זמן שונים זה קשה כשחבר צוות אחד ישן בשקט בעוד אחר חוזר מהמרוץ הבוקר שלו. 

מאחר שהתקשורת האסינכרונית אינה מצריכה מעובדים מרוחקים להיות מחוברים באותו הזמן, אתה יכול לשלוח הודעה לעובד באירופה מהדירה שלך בסן פרנסיסקו והם יגיבו מאוחר יותר במהלך היום כאשר הם יישבו בעמדת העבודה שלהם.

עלייה בפרודוקטיביות 

בסביבה סינכרונית, העובד הממוצע מבלה 12 שעות בשבוע בהכנה ובהשתתפות בפגישות. 

בלי הסחות דעת, העובדים יכולים לחסום שעות לעבודה רבה, ואז לקבץ תגובות כמה פעמים ביום במקום לבדוק את הטלפון שלהם כל 30 דקות. 

בלי להזכיר, העובדים יכולים לשפר את הפוריות בעזרת שיתוף מידע אסינכרוני כדי לחסוך זמן ולחץ.

למצוא את האיזון בין תקשורת סינכרונית לאסינכרונית

כדי להבהיר, אנחנו לא מבקשים ממך לנטוש את התקשורת בזמן אמת לחלוטין. ישנם מצבים שבהם זה הגיוני.

עבודה מרחוק, למשל,  עשויה להיות מאוד מבודדת. תקשורת סינכרונית יכולה לעזור לך לבנות קשרים עם חברי הצוות ולפתח קשרים אישיים שמובילים לשיתוף פעולה טוב יותר בעבודה.

זה גם מועיל כשאתה רוצה לדון בנושאים רגישים, לתת משוב קריטי, לבקר בביצועים, או לגייס הרבה רעיונות בבת אחת.

כאשר פרויקט מתנהל במהירות ואתה רוצה להשיג את כולם באותו עניין, פגישת זום יכולה לעזור לך להשיג את המטרה הזו. במצב חירום או מצוקה, זה הגיוני להביא את כולם מהר, כדי להקל על הבעיה.

עם זאת, זה יכול לגזול זמן כאשר:

• עובדים צריכים להופיע לפגישות ולהמתין שכולם יגיעו 
• אתה מתעורר בבוקר והדבר הראשון שאתה עושה הוא להשיב לדוארים ולעדכוני סלז
• אתה מבלה כל היום בלהשיב לשרשורי דוא"ל אינסופיים במקום לסיים את המשימה שצריכה להסתיים תוך שעה

הטריק הוא לשמור על תקשורת סינכרונית למינימום. תן לצוות שלך אוטונומיה אך קבע כללים שימנעו מהכולם לאבד קשר. אל תנהל מיקרו אבל תהיה זמין כאשר הם זקוקים לעזרה כדי לעבור מחסום. 

ארגן אירועים קבועים לקשירת הצוות כדי לנהל בידוד ולשמור על קשרים חברתיים. שילוב תקשורת אסינכרונית וסינכרונית ואתה תהיה עם צוות מאושר עם איזון בריא בין עבודה לחיים.

איך אפשר לשפר תקשורת אסינכרונית? 

כפרט

כתוב את המחשבות שלך

קשה יותר להבין או לאבד הקשר כשאתה כותב. כתיבת המחשבות שלך נותנת לאנשים זמן לקרוא ולחשוב על ההודעה שלך במקום להגיב מיד. כשאתה כותב את המחשבות שלך אתה יכול לחדד אותן ולתת הקשר נוסף שיקל על אחרים להבין את ההודעה שלך במהירות כך שיפחיתו את הצורך בפגישות אחד על אחד או בשרשורים ארוכים של מסרים.

תקשורת יתר 

העיכוב בזמן בין התגובות מציע הזדמנות לשלוח הודעות ברורות. מה האדם הבא צריך לדעת על המשימה או הפגישה? תן כמה שיותר פרטי רקע אפשריים. 

שימוש בצילומי מסך ובצילומי מסך כדי לספק הקשר. שלח קישורים לשיחות קודמות ולמשאבים שרק יעזרו לעמיתיך להבין את ההודעה שלך בצורה טובה יותר. קבע תאריכי סיום ברורים כך שהם ידעו מתי משימה אמורה להסתיים. אתה חוסך יותר זמן כשאתה מספק הקשר מראש. 

צור תיעוד יוצא מן הכלל 

יהיה נהדר אם לכולם בחברה שלך יהיו יכולות זיכרון על-אנושיות ויוכלו להיאמר דברים פעם אחת בלבד. לצערי, אלא אם כן אתה עובד בתוכנית סודית ממש מגניבה שאסור לנו לדעת עליה, אנשים יצטרכו הרבה תזכורות על כללים לעבודה ולתקשורת.  

שימו לב ליצור תיעוד אינפורמטיבי שמסביר בקלות משימות ועונה על שאלות בסיסיות שעשויות לעלות לאורך היום. אתה יכול ליצור תיעוד סביב תהליכי תקשורת, הנחיות ספציפיות סביב עבודת פרויקטים, וכל דבר שאתה חושב שיכולים לגזור את האנשים שלך. 

חשוב שלא תגבול את עצמך למסמכים כתובים כשאתה חושב על הדרך הטובה ביותר לתקשר דברים מסוימים. סרטוני הדרכה, אינפוגרפיקה, וקבצי שמע יכולים להיות דרך נהדרת לשמור על אנשים מעודכנים. 

המסמכים הנכונים נותנים לאנשים הרבה יותר גמישות ועוזרים להבטיח שהמידע נגיש וקל להבנה. זה יכול לעזור להפחית את ההודעות אינסופיות הלוך ושוב (כלומר תנועות כתף ממושכות) ולאפשר לכולם לעבוד יותר בצורה אוטונומית ויעילה.

תכננו מראש 

במקום לשלוח הודעה שאומרת:

“היי לינדה, תוכלי לשלוח לי את רשימת הבדיקות המעודכנת לקליטת עובדים עבור צוות המכירות שלנו עכשיו?”

את יכולה לומר:

“היי לינדה, אצטרך את הרשימה המעודכנת לקליטת עובדים עבור צוות המכירות שלנו בעוד שלושה ימים.”

תכנון נותן לעובדים זמן להתכונן ומסיר את הלחץ לסיים משימות מיד.

ודאו שלכולם יש גישה למסמכי הנכונים 

בדקו את הגדרות שיתוף המסמכים שלכם ודאו שהעמיתים לעבודה שלכם יש גישה לקבצים המתאימים. זה עשוי להיראות מינורי, אבל אם מישהו צריך לבקש גישה, זה יכול להוביל לעיכובים מיותרים של כמה שעות או אפילו יום שלם. 

השתמשו בשיחות כדי לתקשר בצורה יעילה 

המטרה של שיחות היא להקל על קיום שיחות טקסט. דיונים במיילים מפורקים ונעולים מידע בתוך תיבת דואר נכנס שבו בדיוק השולח והנמען יכולים לגשת אליו.

שיחות נהדרות לשיחות שבהן מספר חברי צוות יכולים לשתף רעיונות ולבצע החלטות.

לפני מפגשים, השתמשו בשיחות כדי לשתף מידע רלוונטי שיעזור לצוות שלכם להבין את הנושא הנוכחי. אחרי המפגש, המשיכו את השיחה כך שהאחרים שלא יכלו להגיע יוכלו למצוא את המידע. אתם יכולים לשתף קישור לסרטון של המפגש בשיחה וכל מי ששואל שאלות יקבל תשובות היישר בשיחה.

כלי תקשורת כמו Slack מאפשרים לכם לנהל פרויקטים קבוצתיים על ידי הוספת משימות ישירות לשיחות הפרויקט. במקום לעבור על שיחות שונות לא אחידות, הצוות שלכם יכול בקלות למצוא את השיחה הרלוונטית יחד עם המידע שהם צריכים כדי להתחיל. 

כיבו התראות כשאתם עובדים

התראות הורסות את הפרודוקטיביות שלכם. הן שומרות אתכם במצב של תגובה מופרזת כאשר אתם תמיד מחכים לצליל של התראה מהטלפון החכם או מהמחשב. לכל פעם שאתם מגיבים, זה לוקח 25 דקות לחזור למסלול, מה שמוביל לאובדן פרודוקטיביות.

במקום זאת, השתמשו בחסימות זמן כדי להפיק יותר מכל יום. אם אתם עובדים 8 שעות ביום, אתם יכולים לבדוק התראות כל שלוש שעות ולהגיב בבת אחת.

כמנהל

דעו מתי להשתמש בתקשורת אסינכרונית לעומת סינכרונית

מה אפשר לתקשר דרך מייל, בשיחה או דרך שיחת ועידה ב-Zoom?

בעוד שחברי צוות יכולים לקבוע את שעות העבודה שלהם בתקשורת אסינכרונית, חשוב שהמנהלים ידעו מתי לצפות (או לא לצפות) לתגובות בזמן אמת.

קבעו פרוטוקול עבור מצבים שדורשים תגובה מיידית וצור קשר ייעודי כדי שעובדים ידעו להגיב מיד כאשר הם מקבלים הודעות כאלה.

למשל, אם האתר שלכם לא נגיש זו חירום ודורש שכולם יתייצבו לתקנה מיד. דווקא עבור משימה שיש לה תאריך יעד בשבוע הבא ניתן לתקשר באמצעות Slack או לשלוח תזכורת ב-Asana.

קבעו תהליכי תקשורת ברורים 

אחת הסיבות הגדולות שבגללן תקשורת אסינכרונית מסתיימת בכישלון היא כי אנשים לא מפקידים כללים סביב התקשורת. זו הסיבה שחשוב לקבוע ציפיות ברורות מאוד לגבי איך אנשים מדברים זה עם זה. כשזה נעשה נכון, אתם מפחיתים את הסיכויים לאי הבנות או לתקשורת לא נכונה של מידע. 

שקלו לגרום לעובדים ליצור שעות עבודה עדכניות שבהן הם יודעים שהם יהיו ליד המחשב וזמינים לעבודה. ניצלו תוויות שונות, שמות והגדרות נושאים בערוצי Slack שלכם כך שהעובדים ידעו על אילו שיחות הם צריכים לדבר בהן

הגדירו דחיפות 

תכונה ציבורית שבורה באתר או באפליקציה היא בעיית עבודה דחופה. שאלה בנוגע לאיזה צבע של פתקים Post-it® מעדיף הצוות שלכם אינה דחופה. אם לא תמצאו דרך להבחין בין השניים, כל הודעת מייל או Slack ירגיש כאילו זו חירום. 

כדי שתקשורת אסינכרונית תעבוד, העובדים יצטרכו לדעת את ההבדל בין נושאים דחופים לבין אלה שיכולים לחכות.

קבעו הנחיות לגבי מה באמת נחשב לעניין דחוף והדרך הטובה ביותר לסמן זאת. קבעו תוכנית פעולה ברורה לגבי מי ל-contact, הצעדים הנכונים לנקוט וכיצד לתעד את הבעיה. 

רוצים לחקור יותר לעומק את הדרך הטובה ביותר לטפל בבעיות תקשורת בעבודה? בדקו את הפוסט שלנו על הגישה שלנו לתקשורת פנימית בעבודה.

העריכו חברי צוות על סמך תוצאות ותוצרי עבודה 

הבהירו לעובדים שהם יישפטו על סמך התרומות שלהם למטרות הצוות ולא על סמך מספר השעות שהם מבלים בעבודה. 

עובדים יכולים לקבוע את שעות העבודה שלהם כל עוד הם פרודוקטיביים. אם הם מעדיפים לעבוד שלוש שעות בבוקר וארבע שעות בערב לעבוד בצורה ממושכת, זה בסדר כל עוד הם עומדים ביעדים החודשיים שלהם.

ביטול שעות עבודה קבועות

אימוץ משטר עבודה גמיש מאפשר לכם לגייס כישרון מהשורה הראשונה מכל העולם. אתם תימשכו באופן טבעי לתקשורות אסינכרוניות כאשר כולם לא יכולים להיות באינטרנט באותו הזמן. 

קבעו פגישות אסינכרוניות

כאשר יש המון תלות בצוות שלכם, אתם תסיימו עם יותר פגישות. לפני שריק שולח עדכון ללקוח על באג שגילה הלקוח, הוא צריך לבדוק עם אנה מההנדסה אם הבעיה תוקנה. אף אחד לא יודע במה עוסק מה, מה שמוביל לפגישות ולסרטוני דואר ארוכים.

שמשו בבדיקות מרחוק כדי להפוך את הפגישות לאסינכרוניות. זו דרך עבור צוותים לשתף מה שהם עובדים עליו دون להפריע לעבודה שלהם.

מספר דרכים לעשות זאת כוללות:

• פורטלת מרכזית שבה צוותים משתפים פרויקטים שהם עובדים עליהם כל יום
• כלי ניהול פרויקטים כמו Asana שבו בונים זרימות עבודה ועוקבים אחרי התקדמות במגוון פרויקטים
• כלי תקשורת כמו Slack שבו צוותים יכולים לפרסם מה שהם עובדים עליו וזה משתלב חלק עם פלטפורמות תקשורת פנימיות כמו Guru

לעודד שגרות, אבל אל תחזרו להרגלים ישנים 

בעוד שאין צורך לשמור על שעות עבודה מסורתיות בסביבה מרוחקת, עודדו את הצוות שלכם שיהיה להם שגרת עבודה שמחליפה את לוח הזמנים הישן של 9-5.

כמנהל צוות, אתם יכולים לקבוע:

• זמנים עבור בדיקות שבועיות כאשר כולם צריכים להיות נוכחים
• לוח זמנים לתגובות על מיילים והודעות ב-Slack (יכול להיות 12-24 שעות)
• נהלים לתקשורת עבור אלו בזמני עבודה שונים ובמקרה של חירום

בנו אמון, עצמאות ואחריות לתוך תרבות העבודה שלכם 

אמון ועצמאות הם הערכים שעליהם מבוססת תקשורת אסינכרונית. אתם צריכים לחשוב שהצוות שלכם יספק בזמן, כך שהעמיתים שלהם לא צריכים לדאוג לגבי שמירה על המילה שלהם. כאשר עובדים עובדים באופן עצמאי מבלי להיות מפוקחים, זה מעודד חדשנות ומבנה את הביטחון שלהם.

בואו נקל על אנשים מעט. עד לאחרונה, זה היה כמעט בלתי אפשרי שתקשורת אסינכרונית תצליח...לפעול. תודות לחידושים בטכנולוגיה מודרנית, עבודה מרחוק קלה יותר מתמיד, אבל חשוב לזכור שעור העבודה שאנחנו נהנים ממנו כיום לא היה אפשרי לפני 20 שנה, או אפילו 10 שנים בחלק מהמקרים. 

זכרו, אתם והקולגה שלכם עובדים יחד מסיבה. אתם כולכם נחשבים לעובדים יעילים, מוכשרים ומסוגלים. אלא אם כן מישהו נתן לכם סיבה להאמין שהוא לא יכול להתמודד עם האחריות הכרוכה בעבודה אסינכרונית, סמכו עליו שהוא יכול להתמודד עם הצעד הבא בסביבת העבודה שלכם.

הפכו את המידע לנגיש בקלות עם מערכת ניהול ידע 

81% מהעובדים מרגישים מתוסכלים כאשר הם לא מצליחים לגשת למידע שהם צריכים כדי להשלים משימה. 

מערכת ניהול ידע פנימית (KM) ממזערת את הצורך של עובדים לשאול שאלות. היא הופכת את המאגר המרכזי לכל המסמכים של החברה כמו קליטת עובדים, תיעוד תהליכים, הנחיות פרסום וערכי מותג. המערכת שאתם בוחרים צריכה להיות אינטואיטיבית, קלה לחיפוש ולשלב עם שגרת העבודה שלכם.

ניצלו היטב את זמן המפגשים שלכם

אמרנו קודם שאימוץ מודל תקשורת אסינכרוני אינו אומר שאתם דוחים עבודה סינכרונית. כאשר אתם חלק מכוח עבודה מפוזר, כל פגישה חשובה. המגפה הכריחה אותנו לבחון באופן קשה איך השתמשנו בזמני הפגישות שלנו ולחשוב באמת על הדרכים הטובות ביותר לנצל את הזמן של כולם. 

קחו זמן לחשוב על המטרה של הפגישה והמטרות העיקריות לפני שאתם פותחים את כלי הקביעות שלכם. שאלו את עצמכם אם זה משהו שצריך לדון בו באופן חי, או אם אתם יכולים להשיג את אותו התוצאה אחרי שליחת מייל או הודעה ב-Slack.

עבודה לפני הפגישה יכולה להיות כלי יקר ערך עבור אנשים שעובדים בצורה אסינכרונית. שיתוף פעולה עם אנשים בהכנת מסמכים, צפייה בסרטונים, או הגעה עם שאלות או רעיונות לפני שתחליפו פגישות יכול להקטין את זמן הפגישה ולגרום לזמן שאתם מבלים יחד להיות חד משמעי יותר. 

ואל תשכחו את ערך הפגישות המוקלטות. למרות המאמצים הטובים ביותר שלכם, יהיו פעמים שבהן חלק מהאנשים לא יוכלו להיפגש. שיחות מוקלטות יכולות לתת לאנשים את המידע שהם צריכים כדי להמשיך לעבוד.

השקיעו בפעילויות בניית צוות 

כאשר אתם מאמצים תקשורת אסינכרונית, יש פחות הזדמנויות לצוותים להתחבר באופן אישי או להתנהל חברתית, במיוחד כשאתם עובדים מרחוק. 

אתם יכולים למלא את החלל על ידי ארגון פעילויות קבועות שמעודדות בניית יחסים ואחידות צוות. למשל, אתם יכולים לארגן שעה של משחקים ביום שישי, משקאות ב-Zoom כדי לשוחח, או ריטריט פנים אל פנים פעמיים בשנה.

זה נותן לצוות שלכם משהו לצפות לו בימים בהם הם מרגישים מבודדים או לא ממורכזים.

השתמשו בכלים שמעודדים תקשורת אסינכרונית 

Guru 

Guru הוא כלי תקשורת פנימית ופלטפורמת שיתוף ידע המעניקה מידע מאומת ממומחים בצוות שלכם. המידע יכול להיות נגיש לעובדים בדיוק במקום שבו הם עובדים. חשבו על Guru כמו על ויקי של החברה שמתממשקת עם שגרות העבודה שלכם כך שתמיד יהיה לכם את המידע שאתם צריכים כדי לבצע את העבודה שלכם.

Google Workspace

Google Workspace זו אוסף של כלים לענן ולפרודוקטיביות המקלים על שיתוף פעולה בין פרויקטים באותו מקום. הכלים ב-Google Workspace כוללים צ'אט, Gmail, לוח שנה, Docs, Slides, Sheets, Forms, ו-Drive.

מספר אנשים יכולים לשתף פעולה במסמך, להשאיר הערות היכן שיש משהו לא ברור ולפתור בעיות בזמן אמת. הכל נשמר ב-Google Drive כך שלא צריך לדאוג לגבי אובדן מסמכים או גישה לקבצים.  

אפליקציות להודעות

אפליקציות להודעות כמו Slack ושיחת צוות Microsoft Teams מבטלות את הצורך לנהל דיונים ארוכים דרך מיילים ומפשטות את התקשורת דרך פלטפורמת הודעות. 

אתם יכולים לארגן נושאים על פי ערוצים עבור צוותים שונים כדי לשפר את איכות ורלוונטיות השיחות. חברי צוות יכולים לבחור איך הם רוצים להיות מעודכנים על סמך נושאים של עניין או זמינות. 

למזלנו, Slack לא מראה קבלות קריאה מה שמקל על הלחץ להגיב מיד ברגע שאתם מקבלים הודעה פרטית.

Asana

שימוש ב Asana כדי להקצות פרויקטים ולוחות זמנים לחברי הצוות שלכם מבלי לשלוח מייל או לארגן פגישה. אתם יכולים לתייג את העובדים שלכם, להגיב על פרויקטים, ואפילו לקשר מסמכים חשובים של הפרויקט ב-Asana כדי לספק להם את כל מה שהם צריכים כדי לבצע את העבודה ביעילות. 

Loom

Loom הוא כלי להודעות ווידאו שבו אתם יכולים להקליט את המסך, את הפנים ואת הקול כדי ליצור סרטונים ולשתף באופן מיידי או דרך מייל או קישור. אתם יכולים להשתמש ב-Loom לתעד תהליכים, לקלוט עובדים חדשים ולשתף ידע עם הקולגות שלכם.

כלי לתקשורת אסינכרונית, אתם שולחים סרטוני הודעות בזמנכם שלכם והקולגה שלכם עוסקת בסרטון בזמנה. זו דרך מצוינת להסביר מפת דרכים של מוצר, להראות לחברי הצוות שלך כיצד לתקן טעות, או להסביר מדוע קיבלת החלטות מסוימות.

שימו לב ליצור תרבות שתמיד "פועלת"

עומס שיחתי מתרחש כאשר עובד מבלה יותר מדי זמן במענה על בקשות ופנייה אל הצוות על חשבון העבודה שלו. כמה סיבות לעומס שיחתי כוללות:

העדפת תקשורת על פני פרודוקטיביות 

על פי Harvard Business Review, עובדים מבלים כיום 50% יותר זמן בשתפויות מאשר לפני 20 שנה. 

חשוב 80% מהיום העבודה בתקשורת בדוא"ל, 15% מהזמן של החברה בפגישות, ו יותר מ-200 הודעות Slack ביום. זמן עבודה הוא יקר, והחברות צריכות להעריך אם שיטות התקשורת הפנימיות שלהן עושות טוב או רע להן.

מגמה זו של תקשורת מתמדת פירושה כי כל היום שלהם מסודר סביב פגישות עם זמן בין כדי להקדיש לפונקציות העבודה העיקריות. זה לרוב משפיע על עובדים שעובדים שעות נוספות בימים שני עד שישי ובסופי שבוע (ללא תשלום נוסף) כדי להשלים משימות שהוקצו.

לחץ לא נחוץ על עובדים להיות תמיד זמינים 

אם עובדים מעורבים כל הזמן בתקשורת בזמן אמת, אז הם לא מצליחים לשלוט בלוחות הזמנים שלהם. במקום לקבוע את האג'נדות שלהם ולהיות פרודוקטיביים, הצוות שלך מבלה את היום במענה על בקשות. כדי לפצות על הזמן האבוד, הם עובדים מהר יותר, מה שמוביל ללחץ יותר גבוה, תסכול, ולחץ. התוצאה היא שחיקה וחוסר מוטיבציה להופיע.

שיחות באיכות נמוכה 

התשובה הראשונה היא כנראה לא התשובה הטובה ביותר שלך. כאשר אתה צריך להגיב מיד, אין זמן לחשוב על תשובותיך ולספק תגובה מחושבת כי אתה תחת לחץ.  איכות השיחה נפגעת והפתרונות לרוב אינם ברמה הנדרשת.

עבודה מרחוק כאן כדי להישאר: עודד יעילות על פני תקשורת מתמדת

עתיד העבודה הוא מפוזר ומגוון. יותר חברות מבינות שאין להן צורך להיות באותה אזור זמן כדי להשיג תוצאות. לכן, ההצלחה עכשיו תלויה בתוצאות ובפלט ולא בכמה שעות אתה מופיע.

אימוץ מערכת אסינכרונית מאפשרת לך ליצור קשר עם הכישרון הטוב ביותר בעולם. זה מעניק לצוות שלך את האוטונומיה לבחור שעות בהן הם הכי פרודוקטיביים ולמקסם את הפלט מבלי שיצטרכו להיות תמיד זמינים. זו דרך מצוינת לעשות יותר עבודה מעמיקה, להתנתק כשצריך ולחזור רעננים.

לרגעים שבהם יש צורך בשיחות פנים אל פנים, בחר כלים הממזגים בין תקשורת סינכרונית לאסינכרונית כדי ליצור זרימת עבודה חלקה.