מה ההבדל בין תקשורת סינכרונית לאסינכרונית?

תקשורת סינכרונית קורה בזמן אמת - כולם מעוררים ומגיבים באופן מיידי. תקשורת אסינכרונית, לעומת זאת, לא מחייבת תגובה מיידית; אנשים יכולים להגיב כשזה עובד הכי טוב עבורם‎. לכל סגנון יש נקודות חוזק, ולדעת מתי להשתמש באחד על פני השני יכול להיות השפעה גדולה על יעילות הצוות ועל איזון בין עבודה לחיים‎.

מהו תקשורת סינכרונית?

תקשורת סינכרונית אומרת שאנשים מתקשרים באותו הזמן, בין אם מול פנים או דרך כלים דיגיטליים‎. תפסו אותו כמו שיחה חיה - אתם מתקשרים בזמן אמת, מצפים לתגובות מיידיות‎. הגישה הזו משמשת לרוב לפגישות, שיחות טלפון או צ'אטים חיים בהם משיבה מיידית נחוצה‎.

דוגמאות לתקשורת סינכרונית‎

פגישות וידאו חיות: כלים כמו Zoom, Microsoft Teams או Google Meet עושים זאת קלה להתחבר פנים אל פנים (וירטואלית) בזמן אמת‎.

שיחות טלפון: הצורה המסורתית ביותר של תקשורת סינכרונית‎. תפסו את הטלפון והחלו בשיחה מיידית‎.

צ'אט חי: כלים להודעות כמו Slack ו-Microsoft Teams תומכים בשני סוגי תקשורת - אסינכרונית וסינכרונית, תלוי באופן בו אתה משתמש בהם‎. כאשר התגובות מיידיות, זה סינכרוני‎.

פגישות פנים אל פנים: בין שזה כינון מהיר או ישיבה רשמית, תקשורת פנים אל פנים תלויה על האנשים להיות באותו המקום באותו הזמן‎.

מהן יתרונות התקשורת סינכרונית‎?

משוב והבהרה מיידיים‎
כאשר הזמן קריטי, תקשורת סינכרונית עוזרת לך לקבל תשובות מהירות ולפתור אי הבנה בנקודה‎. זה נהדר לקבל החלטות מהירות או לפרק חוסמים בפרויקט‎.

בניית קשרים חזקים‎
שיחות בזמן אמת - בין בפנים או בוידאו - עוזרות לבנות קצב ואמון‎. אתה יכול לקרוא את שפת הגוף, לשמוע טון, ולהתחבר ברמה אישית יותר‎.

התעסוקה הגבוהה‎
קל יותר לקבלת אישור בדיונים חיים שבהם המשתתפים יכולים לשאול שאלות, להבעית דעות, ולהרגיש שהם נשמעים‎. זה יכול להוביל לשיתוף פעולה יותר טוב ולסשניות מופלאה יותר‎.

שימושי לשיחות רגישות‎
אם צריך לדון בנושאי ביצוע, לתת משוב ביקורתי, או לדבר על נושאים אישיים, פורמטים סינכרוניים מציעים את החסרון הרגשי שאיסוף חסר‎.

מהן החסרונות של תקשורת סינכרונית‎?

קונפליקטי אזורי זמן‎
כאשר צוותים מתפלגים לאורך אזורי הזמן השונים, לתזמון של פגישות סינכרוניות יכול להיות קאות לוגיסטית‎. מישהו תמיד מסתבך על נוחות‎.

מפריע לעבודה עמוקה‎
פעמיים, שיחות בעימות, ופגישות כפיות יכולות לשבור פוקוס‎. קשה לשמור על הזריזות כאשר מוציאים אותך לשיחות בזמן אמת לאורך כל היום‎.

ללחוץ להגיב מיד
לא כולם מעבדים מידע או מפרטים רעיונות במהירות זהה. ציפיות בזמן אמת עשויות להוביל אל תגובות במאד מהירות ונמוכות באיכות - או אף עתיקה מתמידות של "מול זה".

חוסר תיעוד
שיחות חיות לעתים קרובות לא מתעדות או נכתבות. כך פרטים חשובים יכולים ללכת לאיבוד, ומי שלא היה נוכח עשוי לעבור לגמרי.

קשה יותר להרחבה
כאשר הצוות שלך מתרחב, פגישות בזמן אמת ובדיקות קבועות הם קשים יותר לניהול. תקשורת אסינכרונית מציעה דגם נמוך יותר לשמירה על כולם מיושרים ללא זעזוע השיבוץ.

מהי תקשורת אסינכרונית? 

תקשורת אסינכרונית פירושה אינטראקציה ללא שיחה בזמן אמת — תשובות עשויות להתעכב. דוגמה טובה היא דואר אלקטרוני. בגישה זו, אנשים לא מתכננים פגישות ותשובות פחות רגישות לזמן.

במצב זה, במקום לבקש מהעובדים שלך להיות באינטרנט באותו זמן, אתה נותן לחברי הצוות שלך את הגמישות לבחור את שעות העבודה שלהם, מבלי להתייחס למיקום שלהם. 

לדוגמה, אם שלחת דוא"ל המבקש מסמכו מחבר צוות, במקום לצפות בתגובה מיידית, אתה סבלני וממתין להם להגיב במועד מאוחר יותר. קיים גוף שוחיות המראה על היתרונות ביצועיים של כך שלא להגיב לכל הבקשות ברגע שהן מגיעות. למעשה, מחקר מהאיגוד הפסיכולוגי האמריקאי מצא שהפרעות יכולות להפחית משמעותית את הפרודוקטיביות.

דוגמאות לתקשורת אסינכרונית

תוכנת הודעות טקסט: תוכנות הודעות כמו Microsoft Teams וSlack מועילות לתקשורת בין עובדים ולשיתוף פעולה. אתה שולח הודעה והמקבל משיב כשאין באינטרנט.

דוא"ל: אין לחץ להגיב באופן מיידי לדואר אלקטרוני עבודה. עובדים יכולים לענות בזמן הנוח על פי ציוד כמו Gmail וOutlook. 

הקלטת וידאו: הקלטות וידאו או דמויות עובדות נפלאות כשישך בצורת תהליך. כלי קלטה וידאו פופולריים כוללים Zoom וLoom.

שיתוף עננים: עם כלים כמו Google Workspace וMicrosoft Teams, ניתן לשתף על מסמכים עם צוותך, לבצע עריכות, ולהשאיר הערות שהם יכולים לטפל בהן בזמן מועיל.   

ספריות וידאו: ספריית וידאו היא אוסף של סרטוני הדרכה שעובדים יכולים לצפות בהם כחלק מתהליך הכנה לעובד או מרווחי הדרכה קבועים. ניתן ללשבץ את Guru עם תוכנת ניהול למידה כמו Lessonly וSkilljar כדי לסייע לעובדים ללמוד בקצבם האישי.

תוכנות לניהול פרויקטים: כלי ניהול פרויקטים הם דרך נהדרת לשתף פעולה בפרויקטים, לתקשר מסירת מסירות ולעקוב אחר פעילות הפרויקט. דוגמאות לחקר עם Guru כוללים Asana וTrello. 

וויקיים ואינטרנטים: וויקי ואינטרנטים פועלים כמקור האמת היחיד בתוך ארגון. זהו מחסן של מסמכי חברה, תהליכים, ומשאבים אחרים שעובדים צריכים לבצע את פונקציות העבודה שלהם. עם מנהל תוכן ובתוך רשת כמו Guru, כל אחד יכול ליצור תוכן ולשתף ידע מאומת כך שעובדים תמיד משתמשים בשיטות מובילות.

מהן היתרונות של תקשורת אסינכרונית?

גמישות להגיב כשאתה יכול 

תקשורת אסינכרונית נותנת לך את החופש לתכנן את יום העבודה שלך לפי השעות היעילות ביותר שלך. במקום לעבור בין כרטיסיות כדי להשיב להודעות בלתי פוסקות, אתה יכול לקבץ את התגובות שלך כשיש לך זמן. 

עם יותר גמישות, אתה מבלה פרקי זמן ארוכים יותר במשימות החשובות יותר, מה שמוביל לביצועים כשירים יותר ופירודוקטיביות גבוהה יותר. 

יותר תקשורת כנה 

בעוד שתקשורת אסינכרונית היא איטית יותר, היא גם נוטה להיות באיכות גבוהה יותר מאשר תגובות קנדל. זה מאפשר לך לחשוב דרך מסוימת, לאסוף את המחשבות שלך, ולהציע תגובות כאשר אתה מוכן. זה מקל על אנשים אחרים להבין את ההודעה שלך בצורה יעילה ולהימנע מהליכה הלוך ושוב מיותרת. 

שקיפות רבה יותר מכיוון שהתשובות נשמרות כבררת מחדל 

הודעות ושיחות סלז כוללות הכל בכתיבה ונשמרות אוטומטית כך שאתה והצוות שלך יכולים להסתמך עליהן מאוחר יותר. זה מביא לשקיפות רבה יותר בכל החברה שלך ומבטיח שאף אחד לא מפספס מידע חשוב. 

טוב יותר עבור אנשים באזורים זמן שונים 

לתקשר בזמן אמת בין אזורים זמן שונים זה קשה כשחבר צוות אחד ישן בשקט בעוד אחר חוזר מהמרוץ הבוקר שלו. 

מאחר ותקשורת אסינכרונית אינה מחייבת עובדים רחוקים להיות מחוברים באותו זמן, אתה יכול לשלוח הודעה לעובד באירופה מהדירתך בסן פרנסיסקו והם יענו מאוחר יותר ביום כאשר הם יישבו בעמדת העבודה שלהם.

עלייה בפרודוקטיביות 

בסביבת תיאום, העובד הממוצע מבלה 12 שעות בשבוע בהכנה והשתתפות בפגישות. 

בלי הסחות דעת, העובדים יכולים לחסום שעות לעבודה רבה, ואז לקבץ תגובות כמה פעמים ביום במקום לבדוק את הטלפון שלהם כל 30 דקות. 

כדי לא לדבר על זה, העובדים יכולים להגביה את הייצוב בביצועים עם שיתוף מידע אסינכרוני כדי לחסוך בזמן ובאיכות החיים.

מהם החסרונות של תקשורת אסינכרונית?

פידבק דחוף
אחד החסרונות הכי ברורים של תקשורת אסינכרונית הוא הדיליי בזמן. כאשר אתה שולח הודעה, אתה עלול לחכות שעות — או אפילו ימים — לתגובה. זה יכול להיות מעצבן אם עליך להתקדם מהר או אם התקלקלת במשהו.

סיכוני אי הבנה
בלי טון, ביטויי פנים, או התמשכות מיידית, תקשורת כתובה לפעמים יכולה להיות מסובכת להבנה. מישהו עשוי לפרש את כוונתך לא נכון, או לפספס קונטקסט חשוב שנסתתר בשרשרת ארוכה או באימייל.

עומס מידע
כלי אסינכרוניים יכולים להוביל לסילוסי מידע או פיזור הודעות. אם התקשורת אינה מאורגנת טוב — עם חוטים ברורים, ערוצים, או תיקיות — קל לאבד את העקבות של פרטים חשובים או לפספס עדכונים לחלוטין.

לא מושלם לכל משימה
כמה במצבים דורשים אינטראקציה בזמן אמיתי. רעיונות מרתין מורכבים, פידבק רגיש, או דיונים נטולי מעצמה עשויים להיתרמים מהסביבה הדי פרונטלית של פורמט בזמן אמיתי.

דורש מיומנויות כתיבה חזקות
כיוון שרוב התקשורת באסינכרונית קורית דרך הכתיבה, הידיעה ברורה היא מרכזית. אם מישהו נאבק להעביר את רעיונותיו באופן ברור, זה יכול להוביל לבלבול, \

דווקא לאסינכרוניות נקודות חוזק אינה שלחה וקובץ מאומת

לימוד

למידה סינכרונית מתרחשת בזמן אמת, עם תלמידים ומורים יחד. לחילופין, המורים יכולים לשתף מידע אסינכרונית. לומדים חוקרים בזמנם החופשי, למשל על ידי צפייה בסרטונים, קריאה והאזנה. המורים משתמשים במערכת ניהול למידה (LMS) כדי לשתף חומרים לימודיים.

תכנות

בקידוד, פעולות סינכרוניות מתבצעות אחת אחרי השנייה. משימה אחת מסתיימת, השלב הבא מתחיל. דיגיטציות יכולות לגרום לשלב של אותו הזמן — אתם יכולים להעביר לצעד הבא בזמן ששלב אחר עדיין

תקשורת

ההבדל המרכזי בין תקשורת סינכרונית לאסינכרונית הוא שתקשורת סינכרונית היא אינטראקציות מתוכננות בזמן אמת בטלפון, וידאו או פנים אל פנים. תקשורת אסינכרונית נמצאת על הזמן המשלכם ולא דורשת קביעת זמן.

במאמר זה, ננחש את כל מה שצריך לדעת על תקשורת סינכרונית לעומת אסינכרונית, באופן כללי.

מדוע כדאי לך לעבור לתקשורת אסינכרונית? 

מחקר של סטנפורד אותר של-רבע-הדרכים עוודים עוד 13% טווחי לדיקוף. בסקירה נוספת, חברה שעברה לעבודה מרחוק הקליטה ערך שנתי של 1.3 ביליון ערך כללי. 

אין עוד דחיה של שעת השיא לעבודה, ספיגת אוויר מלא פחמימי, מעורב בפוליטיקת משרד או חייבות להיות תמיד נוכח אף כאשר אתה לא מרגיש כך. הייתה מעל זמן יותר מעסות להקדיש למשפחה ותחביביים מאשר שאם השגת שליטה מחדש ביומך ובאופן שבו אתה מתכנן את פעילויותיך.

למרות ש很多 אנשים מניחים שעצמאות מיקום היא הסיבה היחידה שעובדים מרחוק מאושרים יותר, תקשורת אסינכרונית משחקת תפקיד משמעותי במתן שליטה לעובדים מרחוק על איך הם מתקשרים עם חברי הצוות שלהם.

בסביבה שמבוססת על עבודה מרחוק ואסינכרונית מלאה, אתה מתעורר מתי שאתה רוצה, רואה את המיילים הממתינים בתיבת הדואר שלך, ולא מרגיש לחץ להשיב. אז תופס משקה ומסיים את שגרת הבוקר שלך לפני שאתה מתאקלם בעמדת העבודה שלך.

בעוד שמספר חברות משוכנעות שעבודה מרחוק היא העתיד, הן נתקלות גם בקשיים במעבר שליטה לעובדים שלהן ולאמץ תקשורת אסינכרונית — גם כאשר היתרונות כוללים כוח עבודה מאושר יותר, העלויות הכוללות נמוכות יותר, והיכולת להעסיק את הכשרון הטוב ביותר מכל מקום בעולם.

תקשורת סינכרונית מול אסינכרונית 

תקשורת סינכרונית מתרחשת בזמן אמת בין שניים או יותר אנשים. כל הצדדים באינטרנט באותו הזמן. כאשר הודעה או בקשה נשלחת, יש תגובה מיידית.

תקשורת סינכרונית שגוברת במקום עבודה פיזיקלי שמנהלים יכולים לצעד אל משרד של חברת צוות ולשאול אחר תעודה או שאלת תהליך. זמנים לעבודה ותקופות הפסקה מועקבים, ויש המון לחץ להיות תמיד זמין.

דוגמאות לתקשורת סינכרונית כוללות שיחות וידאו, הודעות מידיות, ושיחות טלפון.

מצבים שבהם תקשורת סינכרונית היא מועילה כוללים:

• סשנים של רעיונות
• פגישות צוות שבועיות
• פעילויות כקבוצת צוות
• דיונים על פרויקטים
• סשנים של ראיונות
• שיחות ליד מובן המים

למרות שתקשורת זמנית היא מיידית, יש איחודיות בתקשורת אסינכרונית. במקום לקבוע מתי העובדים יכולים לעבוד או להגיב לתקשורת, תקשורת אסינכרונית שמה את השליטה בידי העובד, לא בידי המעסיק.

למצוא את האיזון בין תקשורת סינכרונית לאסינכרונית

להבהיר, אנו לא מבקשים ממך לזרוק תקשורת בזמן אמיתי לחלוטין. ישנם מצבים שבהם זה הגיוני.

עבודה מרחוק, לדוגמה,  יכולה להיות מבודדת למדי. תקשורת סינכרונית יכולה לעזור לך לבנות קשרים עם חברי הצוות ולפתח קשרים אישיים שמובילים לשיתוף פעולה טוב יותר בעבודה.

זה גם שימושי כאשר ברצונך לדון בנושאים רגישים, לתת משוב בקריטיות, בסקירת ביצועים, או להעלות המון רעיונות בבת אחת.

כאשר פרויקט מתנהל במהירות ואתה רוצה להשיג את כולם באותו עניין, פגישת זום יכולה לעזור לך להשיג את המטרה הזו. במצב חירום או מצוקה, זה הגיוני להביא את כולם מהר, כדי להקל על הבעיה.

עם זאת, זה יכול לגזול זמן כאשר:

• עובדים צריכים להופיע לפגישות ולהמתין שכולם יגיעו 
• אתה מתעורר בבוקר והדבר הראשון שאתה עושה הוא להשיב לדוארים ולעדכוני סלז
• אתה עובר יום שלם בעניין בשרשור דואר אלקטרוני אין סופי במקום לסיים את המשימה שצריך להגיש בשעה

הטריק הוא לשמור על תקשורת סינכרונית למינימום. תן לצוות שלך אוטונומיה אך קבע כללים שימנעו מהכולם לאבד קשר. אל תנהל אחרי ילדים אבל תשאר זמין כאשר הם צריכים עזרה לחלוץ עצמם מסתנן.

ארגן אירועים קבועים לקשירת הצוות כדי לנהל בידוד ולשמור על קשרים חברתיים. שלבו תקשורת אסינכרונית ומקבילית ותהיו צוות מאושר עם שקילות בין עבודה לחיים בריאה.

איך אפשר לשפר תקשורת אסינכרונית? 

כפרט

כתוב את המחשבות שלך

קשה יותר לא להבין או לאבד הקשר כאשר אתה כותב. כתיבת המחשבות שלך נותנת לאנשים זמן לקרוא ולחשוב על ההודעה שלך במקום להגיב מיד. כשאתה כותב את המחשבות שלך אתה יכול לחדד אותן ולתת הקשר נוסף שיקל על אחרים להבין את ההודעה שלך במהירות כך שיפחיתו את הצורך בפגישות אחד על אחד או בשרשורים ארוכים של מסרים.

תקשורת יתר 

העיכוב בזמן בין התגובות מציע הזדמנות לשלוח הודעות ברורות. מה האדם הבא צריך לדעת על המשימה או הפגישה? תן כמה שיותר פרטי רקע אפשריים. 

שימוש בצילומי מסך ובצילומי מסך כדי לספק הקשר. שלח קישורים לשיחות קודמות ולמשאבים שרק יעזרו לעמיתיך להבין את ההודעה שלך בצורה טובה יותר. קבע תאריכי סיום ברורים כך שהם ידעו מתי משימה אמורה להסתיים. אתה חוסך יותר זמן כשאתה מספק הקשר מראש. 

צור תיעוד יוצא מן הכלל 

יהיה נהדר אם לכולם בחברה שלך יהיו יכולות זיכרון על-אנושיות ויוכלו להיאמר דברים פעם אחת בלבד. לצערנו, אלא אם שותפים במיזם סודי אדיר באמת שלא צריך שנדע עליו, אנשים יצטרכו להרבה תזכורות על כללים לעבודה ותקשורת.

שימו לב ליצור תיעוד אינפורמטיבי שמסביר בקלות משימות ועונה על שאלות בסיסיות שעשויות לעלות לאורך היום. אתה יכול ליצור תיעוד סביב תהליכי תקשורת, הנחיות ספציפיות סביב עבודת פרויקטים, וכל דבר שאתה חושב שיכולים לגזור את האנשים שלך. 

חשוב שלא תגביל את עצמך למסמכים כתובים כאשר אתה חושב על הדרך הטובה ביותר לתקשר עם דברים מסוימים. סרטוני הדרכה, אינפוגרפיקה, וקבצי שמע יכולים להיות דרך נהדרת לשמור על אנשים מעודכנים. 

המסמכים הנכונים נותנים לאנשים הרבה יותר גמישות ועוזרים להבטיח שהמידע נגיש וקל להבנה. זה יכול לעזור להפחית את ההודעות אינסופיות הלוך ושוב (כלומר תנועות כתף ממושכות) ולאפשר לכולם לעבוד יותר בצורה אוטונומית ויעילה.

תכננו מראש 

במקום לשלוח הודעה שאומרת:

"שלום לינדה, האם תוכלי לשלוח לי את רשימת הסיור לצוות המכירות שלנו המעודכנת עכשיו?"

את יכולה לומר:

"שלום לינדה, אני צריך את רשימת הסיור המעודכנת לצוות המכירות שלנו בתוך שלושה ימים."

תכנון נותן לעובדים זמן להתכונן ומסיר את הלחץ לסיים משימות מיד.

ודאו שלכולם יש גישה למסמכי הנכונים 

בדקו את הגדרות שיתוף המסמכים שלכם ודאו שהעמיתים לעבודה שלכם יש גישה לקבצים המתאימים. זה עשוי להיראות מינורי, אבל אם מישהו צריך לבקש גישה, זה יכול להוביל לעיכובים מיותרים של כמה שעות או אפילו יום שלם. 

השתמשו בשיחות כדי לתקשר בצורה יעילה 

המטרה של שיחות היא להקל על קיום שיחות טקסט. דיונים במיילים מפורקים ונעולים מידע בתוך תיבת דואר נכנס שבו בדיוק השולח והנמען יכולים לגשת אליו.

שיחות נהדרות לשיחות שבהן מספר חברי צוות יכולים לשתף רעיונות ולבצע החלטות.

לפני מפגשים, השתמשו בשיחות כדי לשתף מידע רלוונטי שיעזור לצוות שלכם להבין את הנושא הנוכחי. אחרי הפגישה, המשיכו בשרשור כך שאלה שלא יכלו להגיע תוכלו למצוא את המידע. אתם יכולים לשתף קישור לסרטון של המפגש בשיחה וכל מי ששואל שאלות יקבל תשובות היישר בשיחה.

כלי תקשורת כמו Slack מאפשרים לך לנהל פרויקטי קבוצה על ידי הוספת משימות ישית לשרשורי הדיון בפרויקט. במקום לעבור על שיחות שונות לא אחידות, הצוות שלכם יכול בקלות למצוא את השיחה הרלוונטית יחד עם המידע שהם צריכים כדי להתחיל. 

כיבו התראות כשאתם עובדים

התראות הורסות את הפרודוקטיביות שלכם. זה משאיר אותך במצב של תגובה פעילה כאשר אתה תמיד מחכה לצליל של הודעת סמארטפון או התראה במחשב שולחן. כל פעם שאתה מגיב, נדרשות 25 דקות כדי לחזור למסלול, מה שמוביל לאובדן יעילות.

במקום זאת, השתמשו בחסימות זמן כדי להפיק יותר מכל יום. אם אתם עובדים 8 שעות ביום, אתם יכולים לבדוק התראות כל שלוש שעות ולהגיב בבת אחת.

כמנהל

דעו מתי להשתמש בתקשורת אסינכרונית לעומת סינכרונית

מה אפשר לתקשר דרך מייל, בשיחה או דרך שיחת ועידה ב-Zoom?

בעוד אנשי הצוות יכולים לקבוע את שעות העבודה שלהם תחת תקשורת אסינכרונית, חשוב שמנהלים ידעו מתי לצפות (או לא לצפות) בתגובות בזמן אמת.

קבעו פרוטוקול עבור מצבים שדורשים תגובה מיידית וצור קשר ייעודי כדי שעובדים ידעו להגיב מיד כאשר הם מקבלים הודעות כאלה.

למשל, אם האתר שלכם לא נגיש זו חירום ודורש שכולם יתייצבו לתקנה מיד. דוח עבודה שצריך להגיש בשבוע הבא ניתן להעביר באמצעות Slack או לשלוח תזכורת באסאנה.

קבעו תהליכי תקשורת ברורים 

אחת הסיבות הגדולות הכי גדולות שתקשורת אסינכרונית נכשלת היא משום שאין לאנשים כללים לתקשורת במקום. לכן חשוב להצביע ציפיות מאוד ברורות לגבי הדרך בה אנשים מדברים זה עם זה. כשזה נעשה נכון, אתם מפחיתים את הסיכויים לאי הבנות או לתקשורת לא נכונה של מידע. 

שיקול עבודה מעורר: ניצלו תוויות שונות, שמות והגדרות נושאים בערוצי Slack שלכם כך שהעובדים ידעו על אילו שיחות הם צריכים לדבר בהן

הגדירו דחיפות 

תכונה ציבורית שבורה באתר או באפליקציה היא בעיית עבודה דחופה. שאלה לגבי איזה צבע העדיפו משתמשי עליות ידיים שלטשדפות מועדפים אינה. אם אינך מוצא דרך להבדיל בין שני הדברים, כל הדואר הנכנס או Slack ירגיש כאילו זה חירום.

כדי שתקשורת אסינכרונית תעבוד, העובדים יצטרכו לדעת את ההבדל בין נושאים דחופים לבין אלה שיכולים לחכות.

קבעו הנחיות לגבי מה באמת נחשב לעניין דחוף והדרך הטובה ביותר לסמן זאת. קבעו תוכנית פעולה ברורה לגבי מי ל-contact, הצעדים הנכונים לנקוט וכיצד לתעד את הבעיה. 

העריכו חברי צוות על סמך תוצאות ותוצרי עבודה 

לשונו מופנה:

עובדים יכולים לקבוע שעות עבודה כל עוד הם יוצרים. אם הם מעדיפים לעבוד שלוש שעות בבוקר וארבע שעות בערב לעבודה עמוקה לא מושפעת, זה בסדר כל עוד הם מגיעים ליעדי החודשיים.

ביטול שעות עבודה קבועות

אימוץ משטר עבודה גמיש מאפשר לכם לגייס כישרון מהשורה הראשונה מכל העולם. באופן טבעי תתמקדו בתקשורות אסינכרוניות כאשר כולם לא יכולים להיות מחוברים בו זמן.

קבעו פגישות אסינכרוניות

כאשר יש המון תלות על הצוות שלך, תסתיים במפגשים נוספים. לפני שריק שולח עדכון ללקוח על באג שגילה הלקוח, הוא צריך לבדוק עם אנה מההנדסה אם הבעיה תוקנה. אף אחד לא יודע במה עוסק מה, מה שמוביל לפגישות ולסרטוני דואר ארוכים.

שמשו בבדיקות מרחוק כדי להפוך את הפגישות לאסינכרוניות. זהו דרך לצוותים לשתף את מה שהם עובדים עליו מבלי לפרוץ את זרם העבודה שלהם.

מספר דרכים לעשות זאת כוללות:

• פורטל מרכזי שבו צוותים חולקים פרויקטים שהם עובדים עליהם בכל יום
• כלי ניהול פרויקטים כמו Asana שבו בונים זרימות עבודה ועוקבים אחרי התקדמות במגוון פרויקטים
• כלי הודעות כמו Slack שבאמצעותם צוותים יכולים לפרסם את מה שהם עובדים עליו וזה משתלב בצורה חלקה עם מערכות תקשורת פנימיות כמו Guru

עודכן בהתאם השמירו על המשתמשים, אבל תתחזרו להרגלים ישנים

בעוד יש פחות צורך לשמור על שעות עבודה מסורתיות בסביבה רחוקה, עודכנו צוותך להיות לו רוטינה לעבודה שמחליפה את הלוח הישן של 9-5.

כמנהל צוות, אתם יכולים לקבוע:

• זמנים עבור בדיקות שבועיות כאשר כולם צריכים להיות נוכחים
• לוח זמנים לתגובות על מיילים והודעות ב-Slack (יכול להיות 12-24 שעות)
• נהלים לתקשורת עבור אלו בזמני עבודה שונים ובמקרה של חירום

בנו אמון, עצמאות ואחריות לתוך תרבות העבודה שלכם 

אמון ועצמאות הם הערכים שעליהם מבוססת תקשורת אסינכרונית. עליך לסמוך על כך שצוותך יספק בזמן, כך שחברי הצוות אינם צריכים לדאוג שקיים חשש כלפי מי שאינו עומד בוודאות במילה (לא מקיים את מילתו). כאשר עובדים עובדים באופן עצמאי מבלי להיות מפוקחים, זה מעודד חדשנות ומבנה את הביטחון שלהם.

תן לאנשים לנשוא עוד קצת. עד לאחרונה, זה היה כמעט בלתי אפשרי שתקשורת אסינכרונית תצליח...לפעול. זכות למהפכות בטכנולוגיה מודרנית, העבודה מרחוק כייפית יותר מתמיד, אך חשוב לזכור שהסביבת העבודה שאנו נהנים ממנה כיום לא הייתה אפשרית לפני 20 שנה, ואף לא לפני 10 שנים במקרים מסוימים.

זכרו, אתם והקולגה שלכם עובדים יחד מסיבה. כולכם נחשבים לעובדים יעילים, מוכשרים ומוסמכים. אלא אם יש למישהו סיבה להאמין שהוא לא יכול לטפל בהתרחבות האחראית שמתקיימת עם עבודה אסינכרונית, סמוך על כך שהוא יכול לטפל בצעד הבא בסביבת העבודה שלך.

הפכו את המידע לנגיש בקלות עם מערכת ניהול ידע 

81% מהעובדים מרגישים נודנים כשהם לא יכולים לגשת למידע שהם זקוקים לו כדי להשלים משימה. 

מערכת ניהול ידע פנימית מקטינה את הצורך של העובדים לשאול שאלות. היא הופכת את המאגר המרכזי לכל המסמכים של החברה כמו קליטת עובדים, תיעוד תהליכים, הנחיות פרסום וערכי מותג. המערכת שאתם בוחרים צריכה להיות אינטואיטיבית, קלה לחיפוש ולשלב עם שגרת העבודה שלכם.

ניצלו היטב את זמן המפגשים שלכם

אמרנו שאימוץ דגם תקשורת אסינכרונית לא אומר שסורים מעבודה סינכרונית. כאשר אתה חלק מכוח עבודה מופצת, כל פגישה חשובה. המגפה הכפתה עלינו להציץ בקשית על שימושינו בזמני פגישות ולחשוב באמת על הדרכים הטובות ביותר לנצל את זמן כולם.

קח זמן לחשוב על מטרת הפגישה והיעדים העיקריים לפני שתזמין כלי זמן לקביעת הפגישה. שאלו את עצמכם אם זה משהו שצריך לדון בו באופן חי, או אם אתם יכולים להשיג את אותו התוצאה אחרי שליחת מייל או הודעה ב-Slack.

עבודה לפני הפגישה יכולה להיות כלי יקר ערך עבור אנשים שעובדים בצורה אסינכרונית. שיתוף פעולה עם אנשים בהכנת מסמכים, צפייה בסרטונים, או הגעה עם שאלות או רעיונות לפני שתחליפו פגישות יכול להקטין את זמן הפגישה ולגרום לזמן שאתם מבלים יחד להיות חד משמעי יותר. 

ואל תשכח את ערך הפגישות המוקלטות. למרות מאמציך הטובים, תהיו זמנים בהם יהיו אנשים שלא יוכלו להיפגש. פגישות מוקלטות יכולות לספק לאנשים את המידע שהם זקוקים כדי להמשיך לעבוד.

השקיעו בפעילויות בניית צוות 

כאשר אתה מאמץ תקשורת אסינכרונית, ישנם מעט יותר הזדמנויות לצוותים להתחבר באישית או להפגש, במיוחד כאשר אתה במרחק.

אתם יכולים למלא את החלל על ידי ארגון פעילויות קבועות שמעודדות בניית יחסים ואחידות צוות. למשל, אתם יכולים לארגן שעה של משחקים ביום שישי, משקאות ב-Zoom כדי לשוחח, או ריטריט פנים אל פנים פעמיים בשנה.

זה נותן לצוות שלכם משהו לצפות לו בימים בהם הם מרגישים מבודדים או לא ממורכזים.

השתמשו בכלים שמעודדים תקשורת אסינכרונית 

איש גורו 

איש גורו הוא כלי תקשורת פנימי ופלטפורמת שיתוף ידע שמספק מידע מאומת ממומחים בצוות שלך. המידע יכול להיות נגיש לעובדים בדיוק במקום שבו הם עובדים. חשבו על Guru כמו על ויקי של החברה שמתממשקת עם שגרות העבודה שלכם כך שתמיד יהיה לכם את המידע שאתם צריכים כדי לבצע את העבודה שלכם.

Google Workspace

Google Workspace הוא אוסף של כלי ענן וציוד הפועל יוצרות שפיות בפרוייקטים במיקום אחד. הכלים ב-Google Workspace כוללים צ'אט, Gmail, לוח שנה, Docs, Slides, Sheets, Forms, ו-Drive.

מספר אנשים יכולים לשתף פעולה במסמך, להשאיר הערות היכן שיש משהו לא ברור ולפתור בעיות בזמן אמת. הכל נשמר בגוגל דרייב כך לא עליך לדאוג לאובדן מסמכים או כניסה לקבצים.

אפליקציות להודעות

אפליקציות מסרים כמו סלאק ו-צוותים של מיקרוסופט מורידות את הצורך להנהיג בדיונים ארוכים דרך הודעות מיידיות ומטהרות את התקשורת דרך פלטפורמת ההודעות. 

אתם יכולים לארגן נושאים על פי ערוצים עבור צוותים שונים כדי לשפר את איכות ורלוונטיות השיחות. חברי צוות יכולים לבחור איך הם רוצים להיות מעודכנים על סמך נושאים של עניין או זמינות. 

לא להתעסק בקבלת הודעה שנצפתה, מוריד את הלחץ להגיב מיד כאשר מקבלים הודעה פרטית.

Asana

השתמש ב-אסנה כדי להקצות פרויקטים וליעדים לשותפים שלך בלי לשלוח אימייל או לארגן פגישה. אתם יכולים לתייג את העובדים שלכם, להגיב על פרויקטים, ואפילו לקשר מסמכים חשובים של הפרויקט ב-Asana כדי לספק להם את כל מה שהם צריכים כדי לבצע את העבודה ביעילות. 

Loom

לום הוא כלי למסרי וידאו בו תוכל להקליט את המסך שלך, פניך וקולך ליצירת סרטונים ולשיתוף מיד או דרך קישור למייל. אתם יכולים להשתמש ב-Loom לתעד תהליכים, לקלוט עובדים חדשים ולשתף ידע עם הקולגות שלכם.

כלי לתקשורת אסינכרונית, אתם שולחים סרטוני הודעות בזמנכם שלכם והקולגה שלכם עוסקת בסרטון בזמנה. זוהי דרך נהדרת להסביר מפתח מוצר, להראות לשותפים שלך איך לתקן שגיאה, או להסביר למה בחרת בהחלטות מסוימות.

היזהר מיצירת תרבות תמידית \

עומס שיחתי מתרחש כאשר עובד מבלה יותר מדי זמן במענה על בקשות ופנייה אל הצוות על חשבון העבודה שלו. כמה סיבות לעומס שיחתי כוללות:

העדיפות של תקשורת על ביצועיות 

לפי אוניברסיטת הרוורד לניהול עסקים, עובדים מבלים כעת 50% יותר זמן בשיתוף פעולה בהשוואה לפני 20 שנה. 

חושבים על 80% מהיום העבודה בתקשורת דרך אימייל, 15% מהזמן של החברה בפגישות, ומעל 200 הודעות ב-Slack ביום. הזמן של העובד יקר, וחברות צריכות להעריך האם הפרקטיקות הנוכחיות של תקשורת פנימית עובדות או עוזרות להן.

מגמה זו של תקשורת מתמדת פירושה כי כל היום שלהם מסודר סביב פגישות עם זמן בין כדי להקדיש לפונקציות העבודה העיקריות. זה לרוב משפיע על עובדים שעובדים שעות נוספות בימים שני עד שישי ובסופי שבוע (ללא תשלום נוסף) כדי להשלים משימות שהוקצו.

לחץ בלתי נחוץ לעובדים להיות תמיד זמינים 

אם עובדים מעורבים כל הזמן בתקשורת בזמן אמת, אז הם לא מצליחים לשלוט בלוחות הזמנים שלהם. במקום לקבוע את האג'נדות שלהם ולהיות פרודוקטיביים, הצוות שלך מבלה את היום במענה על בקשות. כדי לפצות על הזמן האבוד, הם עובדים מהר יותר, מה שמוביל ללחץ יותר גבוה, תסכול, ולחץ. התוצאה היא שחיקה וחוסר מוטיבציה להופיע.

שיחות חלשות 

התשובה הראשונה היא כנראה לא התשובה הטובה ביותר שלך. כאשר עליך להגיב מיידית, אין זמן לחשוב על תשובתך ולספק תשובה מקודם מחשבה מפני שאתה תחת לחץ. איכות השיחה נמרצת והפתרונות תמיד מתחת לרצון.

‍