Apa itu komunikasi sinkron vs asinkron?

Komunikasi sinkron terjadi secara real time — setiap orang yang terlibat hadir dan merespons segera. Komunikasi asinkron, di sisi lain, tidak memerlukan respons segera; orang dapat membalas ketika waktu terbaik bagi mereka. Setiap gaya memiliki kekuatannya sendiri, dan mengetahui kapan menggunakan salah satunya dapat memiliki dampak besar pada produktivitas tim dan keseimbangan kerja.

Apa itu komunikasi sinkron?

Komunikasi sinkron berarti orang berkomunikasi pada saat yang sama, baik secara langsung maupun melalui alat digital. Bayangkan seperti percakapan langsung — Anda berinteraksi secara real time, mengharapkan balasan langsung bolak-balik. Pendekatan ini sering digunakan untuk rapat, panggilan telepon, atau obrolan langsung di mana umpan balik langsung diperlukan.

Contoh komunikasi sinkron

Rapat video langsung: Alat seperti Zoom, Microsoft Teams, atau Google Meet memudahkan terhubung wajah-ke-wajah (secara virtual) secara real time.

Panggilan telepon: Bentuk paling tradisional dari komunikasi sinkron. Angkat telepon dan langsung berbicara.

Obrolan langsung: Alat pesan seperti Slack dan Microsoft Teams mendukung komunikasi asinkron dan sinkron, tergantung pada bagaimana Anda menggunakannya. Ketika respons langsung, itu adalah sinkron.

Rapat tatap muka: Baik itu rapat singkat atau formal, komunikasi tatap muka bergantung pada orang-orang berada di tempat yang sama pada waktu yang sama.

Apa keuntungan komunikasi sinkron?

Umpan balik dan klarifikasi seketika
Saat waktu sangat penting, komunikasi sinkron membantu Anda mendapatkan jawaban cepat dan menyelesaikan kesalahpahaman secara langsung. Ini bagus untuk pengambilan keputusan cepat atau menyelesaikan hambatan proyek.

Pembangunan hubungan yang lebih kuat
Percakapan real-time — baik secara langsung atau melalui video — membantu membangun kedekatan dan kepercayaan. Anda dapat membaca bahasa tubuh, mendengar nada, dan terhubung pada tingkat yang lebih pribadi.

Keterlibatan yang lebih tinggi
Lebih mudah mendapatkan dukungan saat diskusi langsung di mana peserta dapat bertanya, menyatakan pendapat, dan merasa didengar. Ini dapat mengarah pada kolaborasi yang lebih baik dan sesi brainstorming yang lebih dinamis.

Berguna untuk percakapan sensitif
Jika Anda perlu membicarakan masalah kinerja, memberikan umpan balik kritis, atau berbicara tentang masalah pribadi, format sinkron menawarkan nuansa emosional yang asinkron kurang.

Apa kerugian komunikasi sinkron?

Konflik zona waktu
Ketika tim tersebar di berbagai zona waktu, penjadwalan rapat sinkron bisa menjadi mimpi buruk logistik. Seseorang hampir selalu harus mengorbankan kenyamanan.

Mengganggu pekerjaan mendalam
Panggilan telepon, pesan, dan rapat dadakan konstan bisa mengganggu fokus. Sulit mempertahankan konsentrasi saat Anda terlibat dalam percakapan real-time sepanjang hari.

Tekanan untuk merespons segera
Tidak semua orang memproses informasi atau merumuskan ide dengan kecepatan yang sama. Harapan real-time dapat menyebabkan respons terburu-buru dan berkualitas rendah — atau bahkan kelelahan karena selalu 'on'.

Kurangnya dokumentasi
Percakapan langsung seringkali tidak direkam atau ditulis. Itu berarti detail-detail penting bisa hilang, dan mereka yang tidak hadir mungkin melewatkan semuanya.

Lebih sulit untuk ditingkatkan
Saat tim Anda bertambah, pertemuan real-time dan check-in konstan menjadi lebih sulit untuk dikelola. Komunikasi asinkron menawarkan model yang lebih dapat ditingkatkan untuk menjaga semua orang sejalan tanpa kekacauan jadwal.

Apa itu komunikasi asinkron? 

Komunikasi asinkron berarti interaksi tanpa percakapan waktu nyata — balasan dapat tertunda. Contoh yang baik adalah email. Dalam pendekatan ini, orang tidak menjadwalkan pertemuan dan balasan menjadi kurang sensitif terhadap waktu.

Dalam skenario ini, alih-alih meminta karyawan Anda untuk online pada saat bersamaan, Anda memberi rekan kerja Anda fleksibilitas untuk memilih jam kerja mereka, terlepas dari lokasi mereka. 

Misalnya, jika Anda sudah mengirimkan email meminta dokumen dari anggota tim, daripada mengharapkan respons langsung, Anda bersabar dan menunggu mereka merespons kemudian. Ada bukti yang semakin banyak yang menunjukkan manfaat produktivitas dari tidak merespons semua permintaan pada saat mereka datang. Faktanya, penelitian dari Asosiasi Psikolog Amerika menemukan bahwa interupsi dapat secara signifikan mengurangi produktivitas.

Contoh komunikasi asinkron

Perangkat lunak pesan: Perangkat lunak pesan seperti Microsoft Teams dan Slack berguna untuk komunikasi dan kolaborasi karyawan. Anda mengirim pesan dan penerima membalas saat mereka online.

Surel: Tidak ada tekanan untuk merespons email kerja secara instan. Karyawan dapat membalas kapan pun dengan waktu yang nyaman menggunakan alat seperti Gmail dan Outlook. 

Perekaman video: Perekaman video atau demo sangat berguna saat Anda perlu menjelaskan suatu proses. Alat perekaman video populer termasuk Zoom dan Loom.

Kolaborasi cloud: Dengan alat seperti Google Workspace dan Microsoft Teams, Anda dapat berkolaborasi pada dokumen dengan rekan kerja, melakukan pengeditan, dan meninggalkan komentar yang dapat diatasi kapan pun mereka.<>   

Pustaka video: Pustaka video adalah kumpulan video pelatihan yang dapat dilihat karyawan sebagai bagian dari proses onboarding atau interval pelatihan reguler. Anda dapat mengintegrasikan Guru dengan perangkat lunak manajemen pembelajaran seperti Lessonly dan Skilljar untuk membantu karyawan belajar dengan kecepatan mereka sendiri.

Perangkat lunak manajemen proyek: Alat manajemen proyek adalah cara yang bagus untuk berkolaborasi pada proyek, berkomunikasi mengenai pengiriman, dan melacak aktivitas proyek. Contoh untuk dieksplorasi dengan Guru termasuk Asana dan Trello. 

Wiki dan intranet: Wiki dan intranet berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal dalam sebuah organisasi. Ini adalah tempat penyimpanan dokumen perusahaan, proses, dan sumber daya lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan fungsi pekerjaan mereka. Dengan intranet CMS seperti Guru, siapa pun dapat membuat konten dan berbagi pengetahuan yang dapat diverifikasi sehingga karyawan selalu menggunakan praktik terbaik.

Apa keuntungan komunikasi asinkron?

Fleksibilitas untuk merespons saat Anda bisa 

Komunikasi asinkron memberi Anda kebebasan untuk merencanakan hari kerja Anda berdasarkan jam paling produktif Anda. Alih-alih beralih tab untuk membalas pesan yang terus-menerus, Anda dapat mengumpulkan respons Anda saat Anda memiliki waktu. 

Dengan lebih banyak fleksibilitas, Anda menghabiskan waktu yang lebih lama untuk tugas yang lebih penting, menghasilkan kinerja dan produktivitas yang lebih baik. 

Komunikasi yang lebih jujur 

Meskipun komunikasi asinkron lebih lambat, ia juga cenderung memiliki kualitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan respons yang reaktif. Ini memungkinkan Anda untuk memikirkan ide tertentu, mengumpulkan pikiran Anda, dan menawarkan respons saat Anda siap. Ini membuat orang lain lebih mudah memahami pesan Anda secara efektif dan menghindari bolak-balik yang tidak perlu. 

Transparansi yang lebih besar karena komunikasi disimpan secara default 

Pesan chat dan utas Slack semua terjadi secara tertulis dan secara otomatis disimpan sehingga Anda dan tim Anda dapat merujuknya nanti. Ini menghasilkan transparansi yang lebih besar di seluruh perusahaan Anda dan memastikan tidak ada yang melewatkan informasi penting. 

Lebih baik untuk orang di zona waktu yang berbeda 

Berkomunikasi secara waktu nyata di berbagai zona waktu sangat sulit ketika satu rekan tim tidur nyenyak sementara yang lain kembali dari lari paginya. 

Karena komunikasi asinkron tidak memerlukan pekerja jarak jauh untuk terhubung pada waktu yang sama, Anda dapat mengirim pesan kepada karyawan di Eropa dari apartemen Anda di San Fransisco dan mereka akan merespons nanti di siang hari ketika mereka duduk di workstation mereka.

Peningkatan produktivitas 

Dalam lingkungan sinkron, rata-rata karyawan menghabiskan 12 jam per minggu untuk mempersiapkan dan menghadiri pertemuan. 

Tanpa adanya gangguan, karyawan dapat memblokir waktu untuk pekerjaan mendalam, kemudian menggabungkan respons beberapa kali sehari alih-alih memeriksa ponsel mereka setiap 30 menit. 

Tak lupa, karyawan dapat meningkatkan produktivitas dengan berbagi informasi asinkron untuk menghemat waktu dan stres.

Apa kekurangan komunikasi asinkron?

Umpan balik terlambat
Salah satu kekurangan yang paling jelas dari komunikasi asinkron adalah keterlambatan waktu. Ketika Anda mengirim pesan, Anda mungkin menunggu berjam-jam — atau bahkan beberapa hari — untuk mendapat balasan. Itu bisa menjengkelkan jika Anda perlu bergerak cepat atau terhambat oleh sesuatu.

Risiko miskomunikasi
Tanpa intonasi, ekspresi wajah, atau interaksi langsung, komunikasi tertulis kadang-kadang bisa salah paham. Orang dapat salah menafsirkan niat Anda, atau melewatkan konteks penting yang terkubur dalam benang panjang atau email.

Informasi berlebih
Alat asinkron dapat menyebabkan silos informasi atau penyebaran pesan. Jika komunikasi tidak diatur dengan baik — dengan benang yang jelas, saluran, atau folder — mudah sekali kehilangan pelacakan rincian penting atau melewati pembaruan sepenuhnya.

Tidak ideal untuk semua tugas
Beberapa situasi membutuhkan interaksi waktu nyata. Brainstorming kompleks, umpan balik sensitif, atau diskusi bermuatan emosional seringkali mendapat manfaat dari nuansa dan ketidaklangsungan format sinkron.

Mengharuskan keterampilan menulis yang kuat
Karena sebagian besar komunikasi asinkron terjadi dalam bentuk tertulis, kejelasan adalah kunci. Jika seseorang kesulitan mengkomunikasikan ide-ide mereka secara jelas, itu bisa menyebabkan kebingungan, interaksi balik tambahan, atau kesalahan di kemudian hari.

Contoh komunikasi sinkron dan asinkron

Pembelajaran

Pembelajaran sinkron terjadi secara waktu nyata, dengan siswa dan guru bersama-sama. Sebaliknya, guru dapat membagikan informasi secara asinkron. Pembelajar menjelajahi pada waktunya sendiri, misalnya dengan menonton video, membaca, dan mendengarkan. Guru menggunakan sistem manajemen pembelajaran (LMS) untuk membagikan bahan ajar.

Pemrograman

Dalam pemrograman, operasi sinkron dilakukan satu per satu. Satu tugas selesai, langkah berikutnya dimulai. Operasi asinkron dapat terjadi pada saat yang sama — Anda dapat beralih ke langkah berikutnya saat langkah lain selesai.

Komunikasi

Perbedaan utama antara komunikasi sinkron dan asinkron adalah komunikasi sinkron dijadwalkan, interaksi waktu nyata melalui telepon, video, atau secara langsung. Komunikasi asinkron terjadi sesuai waktu Anda sendiri dan tidak perlu jadwal.

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi segala hal yang perlu Anda ketahui tentang komunikasi sinkron vs asinkron, secara umum.

Mengapa Anda harus bergerak menuju komunikasi asinkron? 

Studi Stanford tentang 16.000 karyawan mengungkapkan bahwa pekerja jarak jauh 13% lebih produktif. Dalam tinjauan lain, perusahaan yang beralih ke kerja jarak jauh mencatat nilai tambah $1,3 miliar per tahun. 

Tidak perlu lagi berhadapan dengan kemacetan waktu kerja, menghirup udara berkarbon, terlibat dalam politik kantor, atau harus selalu hadir bahkan saat Anda tidak ingin. Anda memiliki lebih banyak waktu untuk keluarga dan hobi karena Anda telah mendapatkan kembali kendali atas hari Anda dan cara Anda merencanakan aktivitas Anda.

Sementara banyak orang menganggap bahwa ketergantungan lokasi adalah satu-satunya alasan pekerja jarak jauh lebih bahagia, komunikasi asinkron memainkan peran penting dalam memberikan kendali kepada karyawan jarak jauh tentang bagaimana mereka berkomunikasi dengan rekan tim mereka.

Dalam lingkungan yang sepenuhnya asinkron, Anda bangun saat Anda mau, melihat email di kotak masuk Anda, dan tidak merasakan tekanan untuk membalas. Jadi, Anda mengambil minuman dan menyelesaikan rutinitas pagi Anda sebelum duduk di desktop untuk memulai pekerjaan hari itu.

Meskipun banyak perusahaan yakin bahwa kerja jarak jauh adalah masa depan, mereka juga berjuang dengan bagaimana menyerahkan kendali kepada karyawan mereka dan mengadopsi komunikasi asinkron — bahkan ketika manfaatnya termasuk tenaga kerja yang lebih bahagia, biaya overhead yang berkurang, dan kemampuan untuk merekrut talenta terbaik dari mana saja di dunia.

Komunikasi sinkron vs asinkron 

Komunikasi sinkron terjadi secara waktu nyata antara dua orang atau lebih. Semua pihak online pada saat yang sama. Ketika pesan atau permintaan dikirim, ada tanggapan langsung.

Komunikasi sinkron umum terjadi di lokasi kerja fisik di mana manajer dapat mendatangi kantor anggota tim dan meminta dokumen atau pertanyaan tentang suatu proses. Jam kerja dan waktu istirahat sudah ditetapkan, dan ada banyak tekanan untuk selalu tersedia.

Contoh komunikasi sinkron mencakup konferensi video, pesan instan, dan percakapan telepon.

Situasi di mana komunikasi sinkron bermanfaat meliputi:

• Sesi curah pendapat
• Rapat tim mingguan
• Aktivitas membangun tim
• Diskusi proyek
• Sesi wawancara
• Percakapan santai

Sementara komunikasi sinkron bersifat instan, ada keterlambatan yang diharapkan dalam komunikasi asinkron. Alih-alih menentukan kapan karyawan dapat bekerja atau merespons komunikasi, komunikasi asinkron menyerahkan kendali kepada karyawan, bukan pemberi kerja.

Menemukan keseimbangan antara komunikasi sinkron dan asinkron

Untuk jelas, kami tidak meminta Anda untuk meninggalkan komunikasi waktu nyata sepenuhnya. Ada situasi di mana hal itu masuk akal.

Kerja jarak jauh, misalnya, dapat sangat membuat terasing. Komunikasi sinkron dapat membantu Anda membangun kedekatan dengan rekan tim dan mengembangkan hubungan pribadi yang mengarah pada kolaborasi yang lebih baik di tempat kerja.

Ini juga berguna ketika Anda ingin membahas topik sensitif, memberikan umpan balik kritis, tinjauan kinerja, atau mendiskusikan banyak ide sekaligus.

Ketika sebuah proyek bergerak cepat dan Anda ingin menyatukan semua orang, rapat konferensi Zoom dapat membantu Anda mencapai tujuan ini. Dalam krisis atau keadaan darurat, masuk akal untuk mendapatkan semua orang dengan cepat, untuk mengatasi masalah tersebut.

Namun, itu bisa menyedot waktu ketika:

• Karyawan harus hadir dalam rapat dan menunggu semua orang datang 
• Anda bangun di pagi hari dan hal pertama yang Anda lakukan adalah merespons email kerja dan pesan Slack
• Anda menghabiskan satu hari penuh menjawab rangkaian email tanpa henti daripada menyelesaikan tugas yang harus diselesaikan dalam satu jam

Triknya adalah menjaga komunikasi sinkron seminimal mungkin. Berikan otonomi kepada tim Anda tetapi tetapkan aturan yang menjaga agar semua orang tetap terhubung. Jangan mengatur terlalu rinci tetapi tetap tersedia ketika mereka membutuhkan bantuan untuk melewati rintangan.

Atur acara penguatan tim secara berkala untuk mengelola isolasi dan memelihara hubungan sosial. Gabungkan komunikasi asinkron dan sinkron dan Anda akan memiliki tim yang bahagia dengan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.

Bagaimana komunikasi asinkron dapat diperbaiki? 

Sebagai individu

Tulis pemikiran Anda

Lebih sulit untuk salah paham atau kehilangan konteks saat Anda menulis. Menulis pemikiran Anda memberi orang waktu untuk membaca dan memikirkan pesan Anda dibandingkan merespons segera. Saat Anda menuliskan pemikiran Anda, Anda dapat menyempurnakannya dan memberikan konteks lebih yang membantu orang lain memahami pesan Anda dengan cepat yang mengurangi kebutuhan akan pertemuan tatap muka atau utas pesan yang panjang.

Berkomunikasi secara berlebihan 

Keterlambatan waktu antara respons memberikan kesempatan untuk mengirim pesan yang jelas. Apa yang perlu diketahui orang berikutnya tentang tugas atau rapat? Berikan sebanyak mungkin detail latar belakang. 

Gunakan tangkapan layar dan rekaman layar untuk memberikan konteks. Kirim tautan ke percakapan dan sumber daya masa lalu yang relevan yang akan membantu rekan kerja Anda memahami pesan Anda dengan lebih baik. Tetapkan batas waktu yang jelas sehingga mereka tahu kapan tugas harus diselesaikan. Anda menghemat lebih banyak waktu ketika Anda memberikan konteks di muka. 

Buat dokumentasi yang sangat baik 

Akan sangat baik jika setiap orang di perusahaan Anda memiliki kemampuan ingatan superhuman dan hanya harus diberitahu sekali. Sayangnya, kecuali jika Anda bekerja di program rahasia yang sangat keren yang mungkin tidak seharusnya kami ketahui, orang akan membutuhkan banyak pengingat tentang aturan untuk pekerjaan dan komunikasi.

Fokuslah pada pembuatan dokumentasi yang informatif yang dapat dengan mudah menjelaskan tugas dan menjawab pertanyaan dasar yang mungkin muncul sepanjang hari. Anda dapat membuat dokumentasi tentang proses komunikasi, pedoman spesifik tentang pekerjaan proyek, dan apapun yang Anda pikir akan sangat berguna bagi orang-orang Anda. 

Penting untuk tidak membatasi diri hanya pada dokumen tertulis ketika Anda memikirkan cara terbaik untuk berkomunikasi mengenai hal-hal tertentu. Video instruksional, infografis, dan file audio bisa menjadi cara yang bagus untuk menjaga orang tetap terinformasi. 

Memiliki dokumentasi yang tepat memberi orang lebih banyak fleksibilitas dan membantu memastikan bahwa informasi dapat diakses dan mudah dipahami. Ini dapat membantu mengurangi pesan yang bolak-balik tanpa henti (selamat tinggal ketukan bahu) dan memungkinkan semua orang bekerja dengan lebih mandiri dan efisien.

Rencanakan ke depan 

Daripada mengirim pesan yang berbunyi:

"Hai Linda, bisakah Anda mengirimkan saya daftar periksa onboarding yang diperbarui untuk tim penjualan kami sekarang juga?"

Anda bisa mengatakan:

"Hai Linda, saya akan memerlukan daftar periksa onboarding yang diperbarui untuk tim penjualan kami dalam tiga hari."

Perencanaan memberi karyawan waktu untuk bersiap-siap dan menghilangkan tekanan untuk menyelesaikan tugas segera.

Pastikan semua orang memiliki akses ke dokumen yang tepat 

Periksa pengaturan berbagi dokumen Anda dan pastikan rekan kerja Anda memiliki akses ke file yang sesuai. Ini mungkin terlihat sepele, tetapi jika seseorang perlu meminta akses, itu bisa mengakibatkan penundaan yang tidak perlu beberapa jam atau bahkan satu hari penuh. 

Gunakan utas untuk berkomunikasi secara efektif 

Tujuan dari utas adalah untuk memudahkan percakapan berbasis teks. Diskusi email terfragmentasi dan mengunci informasi di dalam kotak masuk yang hanya dapat diakses oleh pengirim dan penerima.

Utas sangat baik untuk percakapan di mana beberapa anggota tim dapat berbagi ide dan membuat keputusan.

Sebelum rapat, gunakan utas untuk membagikan informasi relevan untuk membantu tim Anda memahami topik yang dibahas. Setelah pertemuan, lanjutkan rangkaian sehingga orang-orang yang tidak bisa hadir dapat menemukan informasinya. Anda dapat membagikan tautan ke video rapat dalam utas dan siapa pun yang mengajukan pertanyaan akan mendapatkan jawaban tepat di dalam utas.

Alat komunikasi seperti Slack memungkinkan Anda mengelola proyek grup dengan menambahkan tugas langsung ke benang diskusi proyek. Alih-alih melalui berbagai percakapan yang terputus, tim Anda dapat dengan cepat menemukan utas yang relevan beserta informasi yang mereka butuhkan untuk memulai. 

Matikan notifikasi saat bekerja

Notifikasi merusak produktivitas Anda. Ini membuat Anda tetap dalam keadaan hiper-responsif saat Anda selalu menunggu suara pemberitahuan smartphone atau desktop. Setiap kali Anda menjawab, dibutuhkan 25 menit untuk kembali ke jalur yang benar, yang mengakibatkan produktivitas yang hilang.

Sebagai gantinya, gunakan blok waktu untuk mendapatkan lebih banyak dari setiap hari. Jika Anda bekerja 8 jam sehari, Anda bisa memeriksa notifikasi setiap tiga jam dan merespons sekaligus.

Sebagai Manajer

Ketahui kapan harus menggunakan komunikasi asinkron vs sinkron

Apa yang dapat Anda komunikasikan melalui email, dalam utas, atau melalui panggilan konferensi Zoom?

Sementara anggota tim dapat menetapkan jam kerja mereka di bawah komunikasi asinkron, penting bagi manajer untuk mengetahui kapan mengharapkan (atau tidak mengharapkan) tanggapan real-time.

Tentukan protokol untuk situasi yang membutuhkan respons instan dan buat saluran khusus sehingga karyawan tahu untuk merespons dengan cepat saat menerima pesan semacam itu.

Misalnya, situs web Anda yang tidak dapat diakses adalah keadaan darurat dan membutuhkan semua tangan untuk memperbaikinya segera. Sebuah laporan untuk tugas yang jatuh tempo minggu depan dapat dikomunikasikan melalui Slack atau pengingat dikirim di Asana.

Miliki proses komunikasi yang jelas 

Salah satu alasan utama komunikasi asinkron seringkali gagal adalah karena orang tidak memiliki aturan seputar komunikasi yang diterapkan. Inilah mengapa penting untuk menetapkan harapan yang sangat jelas seputar bagaimana orang berbicara satu sama lain. Ketika Anda melakukannya dengan benar, Anda mengurangi kemungkinan kesalahpahaman atau kesalahan komunikasi informasi. 

Pertimbangkan untuk membuat karyawan membuat jam kerja yang ditunjuk di mana mereka tahu mereka akan berada di dekat komputer dan tersedia untuk bekerja. Gunakan label, nama, dan pengaturan topik yang berbeda di saluran Slack Anda sehingga karyawan tahu percakapan apa yang harus mereka lakukan di dalamnya

Tentukan urgensi 

Fitur publik yang rusak di situs web atau aplikasi adalah masalah kerja yang mendesak. Pertanyaan tentang warna catatan Post-it® apa yang tim Anda lebih sukai bukan hal yang mudah. Jika Anda tidak menemukan cara untuk membedakan di antara keduanya, setiap email masuk atau Slack akan terasa seperti darurat.

Agar komunikasi asinkron berfungsi, karyawan perlu tahu perbedaan antara masalah mendesak dan yang bisa ditunggu.

Tetapkan panduan tentang apa yang benar-benar merupakan masalah mendesak dan cara terbaik untuk menandainya. Miliki rencana aksi yang jelas tentang siapa yang harus dihubungi, langkah yang tepat untuk diambil, dan bagaimana mendokumentasikan masalah. 

Evaluasi anggota tim berdasarkan output dan hasil 

Buatlah jelas kepada karyawan bahwa mereka akan dinilai berdasarkan kontribusi terhadap tujuan tim bukan berapa banyak jam yang dihabiskan dalam pekerjaan.

Karyawan dapat menetapkan jam kerja mereka selama mereka produktif. Jika mereka lebih memilih untuk bekerja tiga jam di pagi hari dan empat jam di malam hari untuk melakukan pekerjaan mendalam tanpa gangguan, itu tidak apa-apa selama mereka mencapai target bulanan mereka.

Hapus jam kerja yang kaku

Mengadopsi jadwal kerja yang fleksibel memungkinkan Anda merekrut bakat terbaik dari seluruh dunia. Anda akan secara alami beralih ke komunikasi asinkron ketika tidak semua orang dapat online pada saat yang sama.

Jadwalkan pemeriksaan asinkron

Ketika ada banyak ketergantungan pada tim Anda, Anda akan memiliki lebih banyak pertemuan. Sebelum Rick mengirim pembaruan kepada pelanggan tentang bug yang ditemukan pelanggan, dia harus memeriksa dengan Anna dari teknik untuk melihat apakah masalah tersebut telah diperbaiki. Tidak ada yang tahu apa yang dikerjakan siapa pun, yang mengarah pada rapat dan rangkaian email yang panjang.

Gunakan pemeriksaan jarak jauh untuk membuat rapat menjadi asinkron. Ini adalah cara bagi tim untuk berbagi apa yang mereka kerjakan tanpa mengganggu alur kerja mereka.

Beberapa cara untuk melakukan ini termasuk:

• Sebuah portal sentral di mana tim berbagi proyek yang mereka kerjakan setiap hari
• Alat manajemen proyek seperti Asana di mana Anda membangun alur kerja dan melacak kemajuan di berbagai proyek
• Sebuah alat pesan seperti Slack di mana tim dapat memposting apa yang mereka kerjakan dan ini terintegrasi secara mulus dengan platform komunikasi internal seperti Guru

Mendorong rutinitas, tetapi jangan kembali ke kebiasaan lama

Sementara ada lebih sedikit kebutuhan untuk mempertahankan jam kerja tradisional dalam lingkungan remote, dorong tim Anda untuk memiliki rutinitas kerja yang menggantikan jadwal 9-5 lama.

Sebagai pemimpin tim, Anda dapat menetapkan:

• Waktu untuk pemeriksaan mingguan saat semua orang harus hadir
• Garisan waktu untuk respons email dan pesan di Slack (bisa 12-24 jam)
• Prosedur untuk berkomunikasi bagi mereka di zona waktu yang berbeda dan dalam keadaan darurat

Bangun kepercayaan, independensi, dan akuntabilitas dalam budaya kerja Anda 

Kepercayaan dan independensi adalah nilai-nilai yang mendasari komunikasi asinkron. Anda perlu mempercayai bahwa tim Anda akan menyelesaikan tepat waktu, sehingga rekan tim tidak perlu khawatir tentang siapa pun yang tidak memenuhi janjinya. Ketika karyawan bekerja secara mandiri tanpa diawasi, itu mendorong inovasi dan meningkatkan kepercayaan diri mereka.

Mari kita memberi kesempatan kepada orang lain. Hingga baru-baru ini, hampir tidak mungkin bagi pekerjaan asinkron untuk bekerja dengan baik. Berkat inovasi dalam teknologi modern, bekerja secara remote menjadi lebih mudah dari sebelumnya, namun penting untuk diingat bahwa lingkungan kerja yang kita nikmati sekarang tidak akan mungkin 20 tahun lalu, atau bahkan 10 tahun lalu dalam beberapa kasus. 

Ingatlah, Anda dan rekan kerja Anda bekerja bersama untuk suatu alasan. Kalian semua dianggap sebagai karyawan yang efisien, berbakat, dan mampu. Kecuali seseorang memberi alasan kepada Anda bahwa mereka tidak bisa mengatasi tanggung jawab yang datang dengan pekerjaan asinkron, percayalah bahwa mereka bisa menghadapi langkah berikutnya dalam lingkungan kerja Anda.

Buat informasi mudah diakses dengan sistem manajemen pengetahuan 

81% dari karyawan merasa frustasi saat mereka tidak dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas. 

Sistem manajemen pengetahuan internal mengurangi kebutuhan karyawan untuk bertanya. Ini menjadi repositori pusat untuk semua dokumen perusahaan seperti orientasi karyawan, dokumentasi proses, pedoman penerbitan, dan nilai-nilai merek. Sistem yang Anda pilih harus intuitif, mudah dicari, dan terintegrasi dengan alur kerja Anda.

Gunakan waktu rapat Anda dengan baik

Kami sebelumnya mengatakan bahwa mengadopsi model komunikasi asinkron tidak berarti Anda menolak pekerjaan sinkron. Ketika Anda bagian dari angkatan kerja tersebar, setiap pertemuan penting. Pandemi memaksa kita untuk melihat dengan teliti bagaimana kita menggunakan waktu pertemuan kita dan benar-benar memikirkan cara terbaik untuk memanfaatkan waktu semua orang. 

Luangkan waktu untuk memikirkan tujuan dan objektif utama sebuah pertemuan sebelum Anda menetapkan jadwal. Tanyakan pada diri sendiri apakah ini sesuatu yang perlu dibahas secara langsung, atau apakah Anda bisa mendapatkan hasil yang sama setelah mengirim email atau Slack.

Pekerjaan sebelum rapat bisa menjadi alat yang berharga bagi orang-orang yang bekerja secara asinkron. Memiliki orang yang meninjau dokumen, menonton video, atau datang dengan pertanyaan atau ide sebelum Anda resmi bertemu dapat mengurangi waktu rapat dan membuat waktu yang Anda habiskan bersama menjadi lebih berdampak. 

Dan jangan lupakan nilai dari pertemuan yang direkam. Meskipun dengan segala upaya terbaik, akan ada saat-saat di mana beberapa orang tidak dapat bertemu. Pertemuan yang direkam bisa memberi orang informasi yang mereka butuhkan untuk terus bekerja.

Investasikan dalam kegiatan pengikat tim 

Ketika Anda mengadopsi komunikasi asinkron, ada lebih sedikit kesempatan bagi tim untuk terhubung secara langsung atau bersosialisasi, terutama ketika Anda bekerja dari jarak jauh. 

Anda dapat mengisi kekosongan dengan mengatur kegiatan reguler yang mendorong pembentukan hubungan dan persatuan tim. Misalnya, Anda dapat mengatur sesi permainan mingguan pada hari Jumat, minum-minum melalui Zoom untuk mengobrol, atau retret tatap muka dua tahunan.

Ini memberi tim Anda sesuatu untuk dinanti-nantikan pada hari-hari ketika mereka merasa terasing atau tidak termotivasi.

Gunakan alat yang mendorong komunikasi asinkron 

Guru 

Guru adalah alat komunikasi internal dan platform berbagi pengetahuan yang menyediakan informasi terverifikasi dari para ahli di tim Anda. Informasi ini dapat diakses oleh karyawan tepat di tempat mereka bekerja. Anggaplah Guru seperti wiki perusahaan yang terintegrasi dengan alur kerja Anda sehingga Anda selalu memiliki informasi yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda.

Google Workspace

Google Workspace adalah kumpulan alat komputasi awan dan produktivitas yang memudahkan kolaborasi di berbagai proyek di satu lokasi. Alat yang ada di Google Workspace meliputi Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms, dan Drive.

Beberapa orang dapat berkolaborasi pada dokumen, meninggalkan komentar di mana pun ada yang tidak jelas dan menyelesaikan masalah secara waktu nyata. Semuanya disimpan di Google Drive sehingga Anda tidak perlu khawatir kehilangan dokumen atau akses ke file.  

Aplikasi Pesan

Aplikasi pesan seperti Slack dan Microsoft Teams menghilangkan kebutuhan untuk melakukan diskusi panjang melalui benang email dan menyederhanakan komunikasi melalui platform pesan. 

Anda dapat mengorganisir topik berdasarkan saluran untuk tim yang berbeda untuk meningkatkan kualitas dan relevansi percakapan. Anggota tim dapat memilih bagaimana mereka ingin diberi tahu berdasarkan topik yang menarik atau ketersediaan. 

Untungnya, Slack tidak menampilkan status terbaca yang menghilangkan tekanan untuk segera merespons saat Anda menerima pesan pribadi.

Asana

Gunakan Asana untuk menugaskan proyek dan tenggat waktu kepada rekan kerja tanpa harus mengirim email atau mengatur pertemuan. Anda dapat memberi tanda pada karyawan Anda, mengomentari proyek, dan bahkan menautkan dokumen proyek utama di Asana untuk menyediakan semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efektif. 

Loom

Loom adalah alat pesan video di mana Anda dapat merekam layar, wajah, dan suara untuk membuat video dan langsung membagikannya baik melalui email maupun tautan. Anda dapat menggunakan Loom untuk mendokumentasikan proses, melatih karyawan baru, dan berbagi pengetahuan dengan rekan kerja Anda.

Sebagai alat untuk komunikasi asinkron, Anda mengirim pesan video dalam kerangka waktu Anda sendiri dan rekan kerja Anda mengkonsumsi video sesuai keinginan mereka. Ini adalah cara terbaik untuk menjelaskan peta jalan produk, menunjukkan rekan kerja bagaimana memperbaiki kesalahan, atau menjelaskan mengapa Anda mengambil keputusan tertentu.

Waspadalah terhadap menciptakan budaya yang selalu "hidup"

Beban kolaboratif terjadi ketika seorang karyawan menghabiskan terlalu banyak waktu merespons permintaan dan terlibat dengan tim yang berdampak negatif pada pekerjaan mereka sendiri. Beberapa penyebab beban kolaboratif antara lain:

Memprioritaskan komunikasi daripada produktivitas 

Menurut Harvard Business Review, karyawan saat ini menghabiskan 50% lebih banyak waktu untuk kolaborasi daripada 20 tahun yang lalu. 

Pikirkan 80% dari sehari kerja pada komunikasi email, 15% dari waktu perusahaan untuk pertemuan, dan lebih dari 200 pesan Slack dalam sehari. Waktu karyawan sangat berharga, dan perusahaan harus mengevaluasi apakah praktik komunikasi internal saat ini mereka bekerja untuk atau melawan mereka.

Tren komunikasi yang konstan ini berarti bahwa seluruh hari mereka diatur di sekitar pertemuan dengan waktu di antaranya dihabiskan untuk fungsi pekerjaan inti. Ini biasanya mengakibatkan karyawan bekerja lembur pada hari kerja dan akhir pekan (tanpa bayaran tambahan) untuk menyelesaikan tugas yang ditugaskan.

Tekanan yang tidak perlu bagi karyawan untuk selalu tersedia 

Jika pekerja selalu terlibat dalam komunikasi waktu nyata, maka mereka tidak memiliki kendali atas jadwal mereka. Alih-alih menetapkan agenda mereka sendiri dan menjadi produktif, tim Anda menghabiskan sehari merespons permintaan. Untuk meng补补 waktu yang hilang, mereka bekerja lebih cepat, yang mengarah pada lebih banyak tekanan, frustrasi yang lebih tinggi, dan stres. Hasilnya adalah kelelahan dan kurangnya motivasi untuk muncul.

Perbincangan berkualitas rendah 

Respon pertama Anda mungkin bukan respon terbaik Anda. Ketika Anda harus menjawab segera, tidak ada waktu untuk memikirkan jawaban Anda dengan baik dan memberikan tanggapan yang dipikirkan karena Anda dalam tekanan. Kualitas percakapan menderita dan solusi seringkali di bawah standar.

‍