Mencari informasi di dalam Zoho Desk sering kali dapat menjadi pengalaman yang frustrasi bagi banyak pengguna. Anda mungkin mendapati diri Anda menyortir melalui sejumlah besar tiket, dokumen, dan utas, merasa kewalahan dan tidak yakin bagaimana menemukan jawaban yang Anda butuhkan dengan cepat. Posting blog ini bertujuan untuk menjelaskan fungsionalitas pencarian di dalam Zoho Desk dan memberikan pengetahuan untuk meningkatkan pengalaman pencarian Anda. Anda akan belajar tentang cara kerja pencarian, titik-titik kesakitan umum yang perlu diperhatikan, dan tips yang dapat dilakukan untuk meningkatkan hasil Anda. Selain itu, kita akan menjelajahi bagaimana Anda dapat melampaui kemampuan asli Zoho Desk dan memanfaatkan alat eksternal untuk mendapatkan pengalaman pencarian yang lebih terintegrasi di seluruh proses bisnis Anda. Dengan wawasan dan alat yang tepat di tangan Anda, Anda akan lebih siap untuk menavigasi tugas dukungan pelanggan Anda dengan lebih mudah dan efisien.

Memahami Cara Kerja Pencarian di Zoho Desk

Zoho Desk memiliki fungsi pencarian yang kuat yang dirancang untuk membantu pengguna menemukan tiket, artikel basis pengetahuan, dan interaksi pelanggan. Fitur pencarian memanfaatkan kombinasi pengindeksan dan penyaringan untuk menyajikan hasil yang relevan. Ketika tiket atau dokumen dibuat, itu diindeks, memungkinkan algoritma pencarian untuk dengan cepat mengambil data relevan saat pengguna memasukkan istilah pencarian. Namun, penting untuk dipahami bahwa tidak semua dokumen mungkin muncul dalam setiap pencarian karena proses pengindeksan dan potensi keterbatasan algoritma pencarian.

Filter di Zoho Desk memungkinkan pengguna mempersempit hasil pencarian berdasarkan kriteria tertentu, seperti status tiket, prioritas, atau penanggung jawab. Fitur ini menambahkan lapisan fungsionalitas tambahan, membantu pengguna dengan cepat menemukan apa yang mereka butuhkan, disesuaikan dengan kebutuhan mereka saat ini. Lebih lanjut, Zoho Desk mendukung pencarian fuzzy, yang berarti dapat mengenali dan menyarankan hasil bahkan jika pengguna melakukan kesalahan ketik atau menggunakan sinonim.

Meskipun fungsionalitas pencarian Zoho Desk kuat, ada keanehan dan batasan yang perlu diperhatikan. Misalnya, pencarian mungkin tidak selalu mencakup semua jenis konten yang terdaftar di dalam platform. Artikel basis pengetahuan mungkin tidak diindeks segera atau sama sekali, tergantung pada pengaturan atau izin yang diterapkan pada artikel tertentu, yang dapat menyebabkan pengguna melewatkan informasi penting selama upaya pencarian mereka.

Masalah Umum dengan Pencarian Zoho Desk

• Hasil Pencarian yang Tidak Konsisten: Pengguna sering mengalami ketidaksesuaian dalam hasil pencarian, di mana tiket atau artikel yang relevan tidak ditampilkan, yang menyebabkan frustrasi dan penundaan dalam menyelesaikan masalah.
• Filter yang Rumit: Meskipun filter adalah fitur hebat, mereka terkadang dapat mempersulit keadaan. Banyak pengguna merasa sulit untuk mengingat filter apa yang harus diterapkan atau mungkin tanpa sengaja membiarkan filter aktif yang mengaburkan hasil.
• Lingkup Pencarian yang Terbatas: Pengguna melaporkan bahwa pencarian mungkin tidak mencakup semua jenis konten yang tersedia, seperti Catatan atau komentar internal, yang mengakibatkan informasi penting terabaikan.
• Pengindeksan yang Lambat: Beberapa pengguna menghadapi penundaan dalam pengindeksan tiket atau dokumen baru, sehingga sulit untuk menemukan informasi terkini terkait dengan pertanyaan dukungan pelanggan.
• Frustrasi dengan Pencarian Boolean: Pengguna tingkat lanjut mungkin mengalami kesulitan dengan perintah Boolean, yang dapat menambah lapisan kompleksitas dan membutuhkan pemahaman sintaks yang tidak dikenal oleh semua pengguna.

Tips Berguna untuk Meningkatkan Hasil Pencarian Zoho Desk

• Manfaatkan Kata Kunci Spesifik: Untuk meningkatkan hasil pencarian Anda, cobalah menggunakan kata kunci yang tepat yang relevan dengan konten yang Anda cari. Alih-alih mencari "pengembalian dana," coba "permintaan pengembalian dana" atau "status pengembalian dana" untuk menghasilkan hasil yang lebih baik.
• Terapkan Filter dengan Bijak: Kenali filter yang tersedia dan pertimbangkan untuk menerapkannya dengan bijak untuk memperbaiki hasil pencarian Anda. Hati-hati agar tidak mempersempit pencarian Anda secara tidak sengaja dengan mempertahankan filter yang mungkin tidak relevan.
• Manfaatkan Pencarian Fuzzy untuk Keuntungan Anda: Jika Anda sering salah mengeja kata atau menggunakan istilah alternatif, manfaatkan sepenuhnya kemampuan pencarian fuzzy Zoho Desk untuk menemukan tiket atau artikel yang mungkin terlewat karena kesalahan ketik.
• Tetap Diperbarui tentang Status Pengindeksan: Secara teratur periksa apakah tiket atau dokumen Anda telah diindeks. Memahami setiap penundaan pengindeksan dapat membantu Anda menghindari pencarian informasi yang belum tersedia dalam fungsi pencarian.
• Tingkatkan Pemanfaatan Basis Pengetahuan Anda: Pastikan artikel basis pengetahuan Anda ditulis dengan baik dan selalu diperbarui. Semakin jelas dan relevan artikel Anda, semakin efektif mereka akan muncul dalam hasil pencarian.

Memperluas Pengalaman Pencarian Anda Di Luar Zoho Desk

Sementara Zoho Desk menawarkan fungsi pencarian yang kuat, penting untuk menyadari bahwa banyak tim menggunakan berbagai alat untuk mengelola dukungan pelanggan dan fungsi bisnis lainnya. Dalam hal ini, memiliki pengalaman pencarian yang terpadu dapat secara signifikan memperlancar alur kerja. Di sinilah alat eksternal, seperti Guru, berperan. Guru berfungsi sebagai platform manajemen pengetahuan bertenaga AI yang membantu tim mengkonsolidasikan pengetahuan mereka dan membuat repositori informasi terpusat. Dengan mengintegrasikan Guru dengan alat dukungan pelanggan dan operasional Anda, Anda dapat memastikan akses cepat ke informasi relevan tanpa harus beralih antara beberapa aplikasi.

Misalnya, ketika tim Anda memiliki pertanyaan berkaitan dengan detail produk atau dokumentasi proses, Guru dapat merujuk pengetahuan kritis ini tanpa mengharuskan anggota tim menyaring berbagai platform, menjaga komunikasi yang lancar dan efektif. Integrasi ini memastikan bahwa informasi penting selalu tersedia saat Anda membutuhkannya dan mendukung pengambilan keputusan serta produktivitas yang lebih baik.

Sementara Zoho Desk dapat memenuhi banyak kebutuhan pencarian Anda, pertimbangkan untuk mengevaluasi alat seperti Guru jika Anda mencari keunggulan tambahan dalam pengalaman pencarian Anda. Mereka dapat membuat perbedaan yang signifikan, terutama bagi tim yang menangani volume pertanyaan yang tinggi dan memerlukan akses cepat ke basis pengetahuan yang luas.