Cosa significa comunicazione sincrona vs asincrona?

La comunicazione sincrona avviene in tempo reale — tutti coinvolti sono presenti e rispondono immediatamente. Al contrario, la comunicazione asincrona non richiede una risposta immediata; le persone possono rispondere quando è meglio per loro. Ogni stile ha i propri punti di forza, e sapere quando usare uno piuttosto che l'altro può avere un grosso impatto sulla produttività del team e sull'equilibrio tra lavoro e vita privata.

Cosa è la comunicazione sincrona?

La comunicazione sincrona significa che le persone stanno comunicando allo stesso tempo, che sia di persona o tramite strumenti digitali. Pensaci come a una conversazione dal vivo — stai interagendo in tempo reale, aspettandoti risposte immediate di andata e ritorno. Questo approccio è spesso utilizzato per riunioni, telefonate o chat live dove è necessario un feedback immediato.

Esempi di comunicazione sincrona

Meeting in video diretta: Strumenti come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet rendono facile connettersi faccia a faccia (virtualmente) in tempo reale.

Chiamate telefoniche: La forma più tradizionale di comunicazione sincrona. Rispondi al telefono e inizia subito una conversazione.

Chat in diretta: Strumenti di messaggistica come Slack e Microsoft Teams supportano sia la comunicazione asincrona che sincrona, a seconda di come li si utilizza. Quando le risposte sono immediate, è sincrono.

Meeting in persona: Che si tratti di una riunione veloce o di un incontro formale, la comunicazione in persona si basa sul fatto che le persone si trovano nello stesso luogo contemporaneamente.

Quali sono i vantaggi della comunicazione sincrona?

Feedback e chiarimenti istantanei
Quando il tempo è essenziale, la comunicazione sincrona ti aiuta a ottenere risposte rapide e risolvere incomprensioni sul momento. È ottimo per prendere decisioni rapide o eliminare ostacoli nei progetti.

Costruzione di relazioni più solide
Le conversazioni in tempo reale — che siano di persona o in video — aiutano a creare un rapporto e fiducia. Puoi leggere il linguaggio del corpo, sentire il tono e connetterti su un livello più personale.

Maggiore coinvolgimento
È più facile ottenere consenso durante le discussioni dal vivo in cui i partecipanti possono fare domande, esprimere opinioni e sentirsi ascoltati. Questo può portare a una migliore collaborazione e a sessioni di brainstorming più dinamiche.

Utile per conversazioni sensibili
Se devi discutere questioni di performance, dare feedback critico o parlare di questioni personali, i formati sincroni offrono la sfumatura emotiva che manca nelle comunicazioni asincrone.

Quali sono gli svantaggi della comunicazione sincrona?

Conflitti tra fusi orari
Quando i team sono distribuiti su fusi orari diversi, pianificare riunioni sincrone può diventare un incubo logistico. Qualcuno quasi sempre deve fare compromessi sulla convenienza.

Interrompe il lavoro profondo
Notifiche costanti, chiamate e riunioni improvvisate possono interrompere la concentrazione. È difficile mantenere il flusso quando si è coinvolti in conversazioni in tempo reale durante tutta la giornata.

Pressione per rispondere immediatamente
Non tutti elaborano le informazioni o formulano idee alla stessa velocità. Le aspettative in tempo reale possono portare a risposte affrettate e di scarsa qualità, o peggio, al burnout per essere sempre "acceso".

Mancanza di documentazione
Le conversazioni dal vivo spesso non vengono registrate o scritte. Ciò significa che i dettagli importanti possono andare persi, e coloro che non erano presenti potrebbero perdere tutto.

Più difficile da scalare
Man mano che il tuo team cresce, le riunioni in tempo reale e i controlli costanti diventano più difficili da gestire. La comunicazione asincrona offre un modello più scalabile per mantenere tutti allineati senza il caos della pianificazione.

Che cos'è la comunicazione asincrona? 

La comunicazione asincrona significa interazione senza conversazione in tempo reale — le risposte possono essere ritardate. Un buon esempio è l'email. In questo approccio, le persone non stanno programmando riunioni e le risposte sono meno sensibili al tempo.

In questo scenario, invece di chiedere ai tuoi dipendenti di essere online allo stesso tempo, dai ai tuoi compagni di squadra la flessibilità di scegliere i loro orari di lavoro, indipendentemente dalla loro posizione. 

Ad esempio, se hai inviato un'e-mail richiedendo un documento da un membro del team, anziché aspettarti una risposta immediata, devi essere paziente e attendere che rispondano più tardi. C'è un crescente corpus di prove che mostra i benefici della produttività nel non rispondere a tutte le richieste nel momento in cui arrivano. Infatti, la ricerca dell'Associazione Psicologica Americana ha scoperto che le interruzioni possono ridurre significativamente la produttività.

Esempi di comunicazione asincrona

Software di messaggistica: Software di messaggistica come Microsoft Teams e Slack sono utili per la comunicazione e la collaborazione dei dipendenti. Invii un messaggio e il destinatario risponde quando si collega.

E-mail: Non c'è pressione per rispondere istantaneamente alle e-mail di lavoro. I dipendenti possono rispondere in un momento comodo con strumenti come Gmail e Outlook. 

Registrazione video: Le registrazioni video o dimostrazioni sono ideali quando è necessario spiegare un processo. Gli strumenti di registrazione video popolari includono Zoom e Loom.

Collaborazione cloud: Con strumenti come Google Workspace e Microsoft Teams, è possibile collaborare su documenti con i tuoi compagni di squadra, apportare modifiche e lasciare commenti che possono affrontare in un momento comodo.   

Librerie video: Una libreria video è una raccolta di video di formazione che i dipendenti possono guardare come parte del processo di inserimento o degli intervalli di formazione regolari. Puoi integrare Guru con software di gestione della formazione come Lessonly e Skilljar per aiutare i dipendenti a imparare al proprio ritmo.

Software di gestione dei progetti: Gli strumenti di gestione dei progetti sono un ottimo modo per collaborare su progetti, comunicare i deliverable e monitorare l'attività del progetto. Esempi da esplorare con Guru includono Asana e Trello. 

Wiki e intranet: I wiki e le intranet fungono da fonte unica di verità all'interno di un'organizzazione. È un repository di documenti aziendali, processi e altre risorse di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere le loro funzioni lavorative. Con un CMS intranet come Guru, chiunque può creare contenuti e condividere conoscenze verificabili in modo che i dipendenti utilizzino sempre le migliori pratiche.

Quali sono i vantaggi della comunicazione asincrona?

Flessibilità di rispondere quando puoi 

La comunicazione asincrona ti dà la libertà di pianificare la tua giornata lavorativa in base alle tue ore più produttive. Invece di cambiare scheda per rispondere ai messaggi continui, puoi raggruppare le tue risposte quando hai tempo. 

Con maggiore flessibilità, investi periodi prolungati in compiti più importanti, con conseguente miglioramento delle prestazioni e della produttività. 

Comunicazione più onesta 

Mentre la comunicazione asincrona è più lenta, tende anche ad essere di qualità superiore rispetto a risposte impulsive. Ti consente di riflettere su una particolare idea, raccogliere i tuoi pensieri e offrire risposte quando sei pronto. Questo rende più facile per gli altri comprendere il tuo messaggio in modo efficace ed evitare andirivieni non necessari. 

Maggiore trasparenza poiché la comunicazione è salvata per impostazione predefinita 

I messaggi chat e i thread di Slack avvengono tutti per iscritto e vengono automaticamente salvati in modo che tu e il tuo team possiate farvi riferimento in seguito. Questo porta a una maggiore trasparenza in tutta l'azienda e garantisce che nessuno perda informazioni importanti. 

Meglio per le persone in diversi fusi orari 

Comunicare in tempo reale attraverso diversi fusi orari è difficile quando un compagno di squadra sta dormendo serenamente mentre un altro sta tornando dalla sua corsa mattutina. 

Poiché la comunicazione asincrona non richiede che i lavoratori remoti siano connessi contemporaneamente, puoi inviare un messaggio a un dipendente in Europa dal tuo appartamento a San Francisco e loro risponderanno più tardi durante la giornata quando si siederanno alla loro postazione di lavoro.

Produttività aumentata 

In un ambiente sincrono, il dipendente medio trascorre 12 ore a settimana preparando e partecipando a riunioni. 

Senza distrazioni, i dipendenti possono bloccare del tempo per un lavoro profondo, quindi raggruppare le risposte alcune volte al giorno anziché controllare il telefono ogni 30 minuti. 

Senza considerare che i dipendenti possono aumentare la produttività con condivisione asincrona delle informazioni per risparmiare tempo e stress.

Quali sono gli svantaggi della comunicazione asincrona?

Feedback ritardato
Uno dei lati negativi più evidenti della comunicazione asincrona è il ritardo temporale. Quando invii un messaggio, potresti dover attendere ore — o addirittura giorni — per una risposta. Questo può essere frustrante se hai bisogno di agire rapidamente o sei bloccato su qualcosa.

Rischi di fraintendimento
Senza tono, espressioni facciali, o un immediato scambio di battute, la comunicazione scritta può talvolta essere fraintesa. Le persone potrebbero fraintendere le tue intenzioni, o perdere importanti contesti nascosti in una lunga discussione o email.

Sovraccarico di informazioni
Gli strumenti asincroni possono portare a silos di informazioni o diffusione di messaggi. Se la comunicazione non è ben organizzata — con thread chiari, canali, o cartelle — è facile perdere importanti dettagli o ignorare completamente gli aggiornamenti.

Non ideale per tutti i compiti
Alcune situazioni richiedono interazioni in tempo reale. Brainstorming complesso, feedback sensibili, o discussioni emotivamente cariche spesso beneficiano del dettaglio e dell'immediatezza dei formati sincroni.

Richiede competenze di scrittura solide
Poiché la maggior parte delle comunicazioni asincrone avviene per iscritto, la chiarezza è fondamentale. Se qualcuno ha difficoltà a comunicare chiaramente le proprie idee, può portare a confusione, ulteriori scambi o errori più avanti.

Esempi di comunicazione sincrona vs asincrona

Apprendimento

L'apprendimento sincrono avviene in tempo reale, con studenti e insegnanti insieme. In alternativa, gli insegnanti possono condividere informazioni in modo asincrono. Gli studenti esplorano nel proprio tempo, ad esempio guardando video, leggendo e ascoltando. Gli insegnanti utilizzano un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) per condividere materiali didattici.

Programmazione

Nella codifica, le operazioni sincrone vengono eseguite una alla volta. Un compito termina, il passaggio successivo inizia. Le operazioni asincrone possono avvenire contemporaneamente — puoi passare al passo successivo mentre un altro passo finisce.

Comunicazione

La principale differenza tra comunicazione sincrona e asincrona è che le comunicazioni sincrone sono interazioni programmate, in tempo reale per telefono, video o di persona. La comunicazione asincrona avviene nel tuo tempo e non richiede una pianificazione.

In questo articolo, esploreremo tutto ciò che devi sapere sulla comunicazione sincrona vs asincrona, in generale.

Perché dovresti orientarti verso la comunicazione asincrona? 

Uno studio Stanford su 16.000 dipendenti ha rivelato che i lavoratori remoti sono 13% più produttivi. In un'altra revisione, un'azienda che è passata al lavoro remoto ha registrato un valore annuale aumentato $1.3 miliardi. 

Niente più pendolarismo in ora di punta per andare al lavoro, respirare aria a base di carbonio, partecipare alla politica d'ufficio, o dover essere sempre presente anche quando non ne hai voglia. Hai più tempo da dedicare alla tua famiglia e ai tuoi hobby perché hai ripreso il controllo della tua giornata e di come pianifichi le tue attività.

Mentre molte persone presumono che l'indipendenza dalla posizione sia la ragione principale per cui i lavoratori remoti siano più felici, la comunicazione asincrona gioca un ruolo significativo nel dare ai dipendenti remoti il controllo su come comunicano con i loro compagni di squadra.

In un ambiente completamente asincrono e remote-first, ti svegli quando vuoi, vedi le email nella tua casella di posta e non senti la pressione di rispondere. Quindi prendi una bevanda e finisci la tua routine mattutina prima di sistemarti al tuo desktop per iniziare a lavorare per la giornata.

Mentre molte aziende sono convinte che il lavoro remoto sia il futuro, stanno anche lottando su come trasferire il controllo ai loro dipendenti e adottare la comunicazione asincrona — anche quando i benefici includono una forza lavoro più felice, costi generali ridotti e la possibilità di assumere talenti di alto livello da qualsiasi parte del mondo.

Comunicazione sincrona vs asincrona 

La comunicazione sincrona avviene in tempo reale tra due o più persone. Tutte le parti sono online allo stesso tempo. Quando viene inviato un messaggio o una richiesta, c'è una risposta immediata.

La comunicazione sincrona è comune in un luogo di lavoro fisico dove i manager possono recarsi nell'ufficio di un membro del team e chiedere un documento o informazioni su un processo. Gli orari di lavoro e i tempi di pausa sono prefissati, e c'è una grande pressione per essere sempre disponibili.

Esempi di comunicazione sincrona includono videoconferenze, messaggistica istantanea e conversazioni telefoniche.

Le situazioni in cui la comunicazione sincrona è vantaggiosa includono:

• Sessioni di brainstorming
• Riunioni settimanali del team
• Attività di team building
• Discussioni di progetto
• Sessioni di colloqui
• Conversazioni al distributore automatico

Mentre la comunicazione sincrona è istantanea, c'è un ritardo previsto nella comunicazione asincrona. Piuttosto che determinare quando i dipendenti possono lavorare o rispondere alle comunicazioni, la comunicazione asincrona mette il controllo nelle mani dei dipendenti, non del datore di lavoro.

Trovare l'equilibrio tra comunicazione sincrona e asincrona

Per chiarire, non ti stiamo chiedendo di abbandonare completamente la comunicazione in tempo reale. Ci sono situazioni in cui ha senso.

Il lavoro remoto, per esempio,  può essere estremamente isolante. La comunicazione sincrona può aiutarti a costruire rapporti con i membri del team e sviluppare relazioni personali che portano a una migliore collaborazione al lavoro.

È anche utile quando si desidera discutere argomenti sensibili, dare feedback critico, revisione delle prestazioni, o fare una tempesta di idee contemporaneamente.

Quando un progetto si muove rapidamente e desideri sincronizzare tutti, una riunione di Zoom può aiutarti a raggiungere questo obiettivo. In caso di crisi o emergenza, ha senso coinvolgere tutti rapidamente, per mitigare il problema.

Tuttavia, può essere una perdita di tempo quando:

• I dipendenti devono presentarsi alle riunioni e aspettare che tutti arrivino 
• Ti svegli al mattino e la prima cosa che fai è rispondere alle email di lavoro e ai messaggi di Slack
• Passi un'intera giornata rispondendo a un thread di email infinito invece di finire quel compito che scade fra un'ora

Il trucco è limitare al minimo la comunicazione sincrona. Dai autonomia al tuo team ma stabilisci regole che mantengono tutti allineati. Non fare micromanagement ma essere disponibile quando hanno bisogno di aiuto per superare un ostacolo.

Organizza eventi regolari di legame del team per gestire l'isolamento e mantenere relazioni sociali. Combina comunicazioni asincrone e sincrone e avrai un team felice con un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Come può essere migliorata la comunicazione asincrona? 

Come individuo

Scrivi i tuoi pensieri

È più difficile fraintendere o perdere il contesto quando si scrive. Scrivere i tuoi pensieri dà alle persone il tempo di leggere e riflettere sul tuo messaggio invece di reagire immediatamente. Mentre scrivi i tuoi pensieri, puoi affinarli e fornire più contesto che aiuta gli altri a comprendere il tuo messaggio rapidamente riducendo la necessità di riunioni individuali o lunghe catene di messaggi.

Comunica eccessivamente 

Il ritardo tra le risposte offre un'opportunità per inviare messaggi chiari. Cosa deve sapere la prossima persona riguardo il compito o la riunione? Fornisci quanti più dettagli di base possibile. 

Usa screenshot e registrazioni dello schermo per fornire contesto. Invia link a conversazioni passate riguardanti risorse pertinenti che aiuteranno i tuoi colleghi a comprendere meglio il tuo messaggio. Stabilisci scadenze chiare in modo che sappiano quando un compito è dovuto. Risparmi più tempo quando fornisci contesto in anticipo. 

Crea una documentazione eccellente 

Sarebbe fantastico se tutti nella tua azienda avessero abilità di richiamo sovrumane e dovessero essere informati solo una volta. Purtroppo, a meno che tu non stia lavorando in un programma segreto davvero cool del quale probabilmente non dovremmo sapere, le persone avranno bisogno di molti promemoria sulle regole per il lavoro e la comunicazione.

Concentrati sulla creazione di una documentazione informativa che possa spiegare facilmente i compiti e rispondere a domande basilari che probabilmente emergeranno durante la giornata. Puoi creare documentazione relativa ai processi di comunicazione, linee guida specifiche per il lavoro di progetto e qualsiasi cosa tu pensi possa risultare particolarmente utile ai tuoi collaboratori. 

È importante non limitarsi ai documenti scritti quando si pensa al modo migliore per comunicare certe cose. I video didattici, le infografiche e i file audio possono essere un ottimo modo per tenere le persone informate. 

Avere la documentazione giusta offre alle persone molta più flessibilità e aiuta a garantire che le informazioni siano accessibili e facili da comprendere. Questo può aiutare a ridurre i messaggi senza fine (quindi lunghi tocchi sulla spalla) e consente a tutti di lavorare in modo più autonomo ed efficiente.

Pianifica in anticipo 

Invece di inviare un messaggio che dice:

“Ciao Linda, potresti inviarmi l'elenco di controllo di integrazione aggiornato per il nostro team commerciale proprio ora?”

Potresti dire:

“Ciao Linda, avrò bisogno dell'elenco di controllo di integrazione aggiornato per il nostro team commerciale tra tre giorni.”

La pianificazione dà ai dipendenti il tempo di prepararsi e elimina la pressione di completare i compiti immediatamente.

Assicurati che tutti abbiano accesso ai documenti giusti 

Controlla le impostazioni di condivisione dei documenti e assicurati che i tuoi colleghi abbiano accesso ai file appropriati. Questo potrebbe sembrare banale, ma se qualcuno ha bisogno di richiedere l'accesso, può comportare ritardi inutili di diverse ore o addirittura un'intera giornata. 

Usa i thread per comunicare in modo efficace 

Lo scopo dei thread è rendere facile avere conversazioni basate su testo. Le discussioni via email sono frammentate e bloccano le informazioni in una casella di posta dove possono essere accessibili solo dal mittente e dal destinatario.

I thread sono ottimi per conversazioni in cui più membri del team possono condividere idee e prendere decisioni.

Prima delle riunioni, usa i thread per condividere informazioni rilevanti che aiutano il tuo team a capire l'argomento in questione. Dopo la riunione, continua il thread in modo che coloro che non hanno potuto partecipare possano trovare le informazioni. Puoi condividere un link al video della riunione nel thread e chiunque faccia domande riceverà risposte direttamente nel thread.

Strumenti di comunicazione come Slack ti consentono di gestire progetti di gruppo aggiungendo attività direttamente nei thread di discussione del progetto. Invece di passare attraverso varie conversazioni disgiunte, il tuo team può trovare rapidamente il thread pertinente insieme alle informazioni di cui ha bisogno per iniziare. 

Disattiva le notifiche quando lavori

Le notifiche rovinano la tua produttività. Ti mantiene in uno stato di iper-responsività quando sei sempre in attesa del suono di una notifica dello smartphone o del desktop. Ogni volta che rispondi, ci vogliono 25 minuti per tornare sui binari, il che si traduce in una produttività persa.

Invece, usa blocchi di tempo per ottenere di più da ogni giorno. Se lavori 8 ore al giorno, puoi controllare le notifiche ogni tre ore e rispondere tutto in una volta.

Come manager

Sapere quando utilizzare la comunicazione asincrona vs síncrona

Cosa puoi comunicare via email, in un thread o tramite una videochiamata Zoom?

Mentre i membri del team possono impostare le proprie ore di lavoro in comunicazione asincrona, è importante che i manager sappiano quando aspettarsi (o non aspettarsi) risposte in tempo reale.

Stabilisci un protocollo per situazioni che richiedono una risposta immediata e crea un canale dedicato in modo che i dipendenti sappiano di rispondere immediatamente quando ricevono messaggi di questo tipo.

Ad esempio, il tuo sito web che va offline è un'emergenza e richiede tutti a bordo per sistemarlo immediatamente. Un rapporto per un compito che scade la settimana prossima potrebbe essere comunicato tramite Slack o con un promemoria inviato su Asana.

Avere processi di comunicazione chiari in atto 

Uno dei motivi principali per cui la comunicazione asincrona finisce per fallire è perché le persone non hanno regole sulla comunicazione. Questo è il motivo per cui è importante stabilire aspettative molto chiare su come le persone si parlano l'un l'altra. Quando lo fai correttamente, riduci le possibilità di incomprensioni o comunicazioni errate delle informazioni. 

Considera di far creare ai dipendenti fasce orarie di lavoro designate in cui sanno che saranno davanti al computer e disponibili per lavorare. Utilizza diverse etichette, nomi e impostazioni sugli argomenti nei tuoi canali Slack in modo che i dipendenti sappiano quali conversazioni dovrebbero avere in essi

Definire l'urgenza 

Una funzione pubblica rotta su un sito web o un'app è un problema di lavoro urgente. Una domanda su quali preferiscono i tuoi colleghi per i fogli Post-it® non è. Se non trovi un modo per differenziare tra i due, ogni email o Slack in arrivo sembrerà un'emergenza.

Affinché la comunicazione asincrona funzioni, i dipendenti dovranno conoscere la differenza tra questioni urgenti e quelle che possono attendere.

Stabilisci linee guida su cosa costituisce davvero un'urgente e il modo migliore per segnalarlo. Avere un piano d'azione stabilito su chi contattare, i passi giusti da seguire e come documentare il problema. 

Valuta i membri del team in base ai risultati e ai risultati. 

Sii chiaro con i dipendenti che verranno valutati in base al contributo agli obiettivi del team, non alle ore trascorse al lavoro.

I dipendenti possono impostare le proprie ore di lavoro purché siano produttivi. Se preferiscono lavorare tre ore al mattino e quattro ore alla sera per un lavoro approfondito senza interruzioni, va bene purché raggiungano i propri obiettivi mensili.

Abolisci gli orari di lavoro rigidi

Adottare un programma di lavoro flessibile ti consente di reclutare i migliori talenti da qualsiasi parte del mondo. Ti orienterai naturalmente verso comunicazioni asincrone quando non tutti possono essere online contemporaneamente.

Pianifica controlli asincroni

Quando ci sono molte dipendenze nel tuo team, finirai con più riunioni. Prima che Rick invii un aggiornamento a un cliente riguardo a un bug trovato dal cliente, deve controllare con Anna dell'ingegneria per vedere se il problema è stato risolto. Nessuno sa su cosa stia lavorando qualcun altro, il che porta a riunioni e lunghe conversazioni via email.

Usa controlli remoti per rendere le riunioni asincrone. È un modo per i team di condividere su cosa stanno lavorando senza interrompere il proprio flusso di lavoro.

Alcuni modi per farlo includono:

• Un portale centrale dove i team condividono i progetti su cui stanno lavorando ogni giorno
• Uno strumento di gestione progetti come Asana dove puoi costruire flussi di lavoro e monitorare i progressi su più progetti
• Uno strumento di messaggistica come Slack in cui i team possono pubblicare su cosa stanno lavorando e si integra perfettamente con piattaforme di comunicazione interne come Guru

Incoraggia le routine, ma non tornare agli vecchi abitudini

Sebbene vi sia meno necessità di rispettare gli orari lavorativi tradizionali in un ambiente remoto, incoraggia il tuo team a seguire una routine lavorativa che sostituisca il vecchio orario 9-5.

Come leader di squadra, puoi impostare:

• Orari per controlli settimanali in cui tutti dovrebbero essere presenti
• Una tempistica per le risposte su email e messaggi su Slack (potrebbe essere 12-24 ore)
• Procedure per comunicare con chi è in fusi orari diversi e in caso di emergenza

Costruisci fiducia, indipendenza e responsabilità nella tua cultura del lavoro 

Fiducia e indipendenza sono i valori su cui è costruita la comunicazione asincrona. Devi fidarti che il tuo team rispetterà i tempi, così i colleghi non devono preoccuparsi che qualcuno non mantenga la parola. Quando i dipendenti lavorano in modo indipendente senza essere microgestiti, incoraggia l'innovazione e aumenta la loro fiducia.

Diamo un po' di tregua alle persone. Fino a poco tempo fa, era quasi impossibile per il lavoro asincrono... funzionare. Grazie alle innovazioni nella tecnologia moderna, lavorare in remoto è più facile che mai, ma è importante tenere presente che l'ambiente lavorativo di cui godiamo ora non sarebbe stato possibile 20 anni fa, o addirittura 10 anni fa in alcuni casi.

Ricorda, tu e i tuoi colleghi state lavorando insieme per un motivo. Siete tutti stati ritenuti dipendenti efficienti, talentuosi e capaci. A meno che qualcuno non ti abbia dato motivo di credere che non possano gestire la responsabilità che deriva dal lavoro asincrono, fida che possano affrontare il prossimo passo nel tuo ambiente lavorativo.

Rendi le informazioni facilmente accessibili con un sistema di gestione della conoscenza 

81% dei dipendenti si sente frustrato quando non può accedere alle informazioni di cui ha bisogno per completare un compito. 

Un sistema interno di gestione della conoscenza riduce al minimo la necessità per i dipendenti di fare domande. Diventa il repository centrale per tutti i documenti aziendali come l'inserimento dipendenti, la documentazione dei processi, le linee guida per la pubblicazione e i valori del marchio. Il sistema che scegli dovrebbe essere intuitivo, facile da cercare e integrarsi con il tuo flusso di lavoro.

Usa bene il tuo tempo di riunione

Abbiamo detto prima che abbracciare un modello di comunicazione asincrona non significa che stai rifiutando il lavoro sincrono. Quando fai parte di una forza lavoro distribuita, ogni riunione conta. La pandemia ci ha costretto a guardare attentamente a come stavamo utilizzando i nostri tempi di incontro e a pensare davvero ai modi migliori per utilizzare il tempo di tutti.

Prenditi del tempo per riflettere sullo scopo di una riunione e sugli obiettivi principali prima di aprire il tuo strumento di pianificazione. Chiediti se questo è qualcosa di cui è necessario discutere dal vivo, o se potresti ottenere lo stesso risultato dopo aver inviato un'email o un messaggio Slack.

Il lavoro pre-riunione può essere un utile strumento per le persone che lavorano in modo asincrono. Fare in modo che le persone rivedano documenti, guardino video o arrivino preparate con domande o idee prima di incontrarti ufficialmente può ridurre il tempo di riunione e rendere il tempo che trascorri insieme ancora più significativo. 

E non dimenticarti del valore delle riunioni registrate. Nonostante i tuoi migliori sforzi, ci saranno momenti in cui alcune persone non saranno in grado di partecipare. Le riunioni registrate possono fornire alle persone le informazioni di cui hanno bisogno per continuare a lavorare.

Investi in attività di bonding del team 

Quando adotti la comunicazione asincrona, ci sono meno opportunità per i team di connettersi di persona o socializzare, specialmente quando sei in remoto.

Puoi colmare il vuoto organizzando attività regolari che promuovono la costruzione di relazioni e l'unità del team. Ad esempio, potresti organizzare un'ora di gioco mensile il venerdì, bere qualcosa su Zoom per aggiornarti, o ritiri di persona semestrali.

Dà al tuo team qualcosa da aspettarsi nei giorni in cui si sente isolato o demotivato.

Usa strumenti che promuovono comunicazioni asincrone 

Guru 

Guru è uno strumento di comunicazione interno e una piattaforma di condivisione della conoscenza che fornisce informazioni verificate da esperti del tuo team. Le informazioni possono essere accessibili dai dipendenti proprio dove lavorano. Pensa a Guru come a una wiki aziendale che si integra con il tuo flusso di lavoro così hai sempre le informazioni che ti servono per svolgere il tuo lavoro.

Google Workspace

Google Workspace è una raccolta di strumenti di cloud computing e produttività che facilitano la collaborazione su progetti in un'unica posizione. Gli strumenti in Google Workspace includono Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms e Drive.

Più persone possono collaborare su un documento, lasciare commenti dove qualcosa è poco chiaro e risolvere problemi in tempo reale. Tutto è salvato su Google Drive, quindi non devi preoccuparti di perdere documenti o l'accesso ai file.

App di messaggistica

Le app di messaggistica come Slack e Microsoft Teams eliminano la necessità di avere lunghe discussioni su thread di posta elettronica e ottimizzano la comunicazione tramite una piattaforma di messaggistica. 

Puoi organizzare argomenti per canali per diversi team per migliorare la qualità e la pertinenza delle conversazioni. I membri del team possono scegliere come vogliono essere notificati in base agli argomenti di interesse o alla disponibilità. 

Fortunatamente, Slack non mostra una ricevuta di lettura che toglie la pressione di rispondere immediatamente quando ricevi un messaggio privato.

Asana

Usa Asana per assegnare progetti e scadenze ai tuoi compagni di squadra senza inviare una email o organizzare una riunione. Puoi etichettare i tuoi dipendenti, commentare i progetti e persino collegare documenti chiave del progetto in Asana per fornire tutto ciò di cui hanno bisogno per completare il lavoro in modo efficace. 

Loom

Loom è uno strumento di messaggistica video dove puoi registrare il tuo schermo, il viso e la voce per creare video e condividere istantaneamente sia tramite email che tramite un link. Puoi usare Loom per documentare processi, inserire nuovi dipendenti e condividere conoscenze con i tuoi colleghi.

Come strumento per la comunicazione asincrona, invii messaggi video nel tuo tempo e il tuo collega consuma il video quando meglio crede. È un ottimo modo per spiegare una tabella di marcia del prodotto, mostrare ai tuoi compagni di squadra come risolvere un errore o spiegare perché hai preso determinate decisioni.

Attenzione a creare una cultura sempre "attiva".

Il sovraccarico collaborativo si verifica quando un dipendente trascorre troppo tempo a rispondere a richieste e a interagire con il team a scapito del proprio lavoro. Alcune cause del sovraccarico collaborativo includono:

Prioritizzare la comunicazione sulla produttività 

Secondo Harvard Business Review, i dipendenti attualmente trascorrono il 50% in più di tempo sulla collaborazione rispetto a 20 anni fa. 

Pensa all'80% di un giorno lavorativo sulla comunicazione via email, il 15% del tempo aziendale in riunioni e oltre 200 messaggi Slack al giorno. Il tempo dell'impiegato è prezioso e le aziende dovrebbero valutare se le loro attuali pratiche di comunicazione interna funzionano a loro favore o contro di loro.

Questa tendenza alla comunicazione costante significa che l'intera giornata è organizzata intorno a riunioni con il tempo intermedio speso per le funzioni lavorative di base. Di solito porta i dipendenti a lavorare ore straordinarie nei giorni feriali e nei fine settimana (senza pay extra) per completare i compiti assegnati.

Pressione non necessaria per gli impiegati di essere sempre disponibili 

Se i lavoratori sono sempre coinvolti nella comunicazione in tempo reale, allora non hanno alcun controllo sui propri programmi. Invece di impostare le proprie agende e di essere produttivi, il tuo team trascorre la giornata a rispondere a richieste. Per compensare il tempo perso, lavorano più velocemente, il che porta a maggiore pressione, frustrazione e stress. Il risultato è esaurimento e mancanza di motivazione a presentarsi.

Conversazioni di bassa qualità 

La prima risposta probabilmente non è la tua migliore risposta. Quando devi rispondere immediatamente, non c'è tempo per pensare alle tue risposte e fornire una risposta ponderata perché sei sotto pressione. La qualità della conversazione ne risente e le soluzioni sono spesso al di sotto della media.

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