New Guru Features to Power the Companies Driving Remote Work

Zoomは動詞となり、Slackの「ノック」通知音が自宅のオフィスで一日中響き渡り、Oktaを使用してすべての業務アプリケーションにログインします。 「WFHスタック」は珍しい、真のゲームチェンジャーであり、私たちの働き方と場所に持続的な影響を与えるでしょう。

Guruの舞台裏では、私たちはこれらの企業と密接に協力する特権を得ており、Zoom、Slack、Okta、monday.comのような世界最高の組織がリモートワークに向けてどのように準備し、適応し、力を与えているのかを直接見てきました。 私たちは市場のトップに到達するのを助けたテックエンジンの一部であることを誇りに思い、G2で最高評価のナレッジマネジメントソフトウェアであることを誇りに思い、今年のKMWorld Readers’ Choice Award for Best Collaborationの受賞者であることを光栄に思っています。

しかし、私たちは常に製品を改善する方法を探しているので、これらの顧客と話す中で、彼らのチームがコラボレーションのために知識管理に大きく依存しているだけでなく、3つの特定の方法でそれを行っていることにも気づきました：

• 新入社員のオンボーディング
• 新しい情報と更新された製品情報の提供
• 会社全体のコミュニケーションの改善

私たちは、顧客の意見を聞き学ぶ中で、単に知識を管理するのではなく、Guruでこれらの3つのワークフローを達成することに焦点を当ててきました。 今日は、私たちがこれを実現するためにどのように取り組んできたのかを少し共有できることを楽しみにしています。

オンボーディング

オンボーディングは常に複雑な問題であり、従業員の全体的な体験や離職の可能性に大きな影響を与えることがあります。 しかし、完全にリモートの労働力を考慮すると、正しく行うことがますます重要になります。

リモート環境では、新入社員の初出勤日は新しく魅力的なオフィスではなく、古いソファの同じ場所に座ることになります。 そのため、オーダーメイドのデジタルオンボーディング体験は、組織がスタイルで新入社員をチームに迎え入れる数少ない方法の一つとなります。 さらに、優れたオンボーディング体験は、従業員の定着率を82%改善し、生産性を70%以上向上させることができます。

Guruの顧客であるZoomは、パンデミック中に急成長したため、リモートオンボーディングについてよく知っています。 すべての従業員が仕事をするために必要な知識を持っていることを確実にするために、Zoomは従業員体験全体にGuruを統合しています。

「Zoomで実際に新しく雇われた営業担当者に提供しているリソースの一つは、営業ツールのスタートキットです [これはGuru上にあります]。 プライマリーツールとそれに関連する主な使用ケースをリストする小さなテーブルがある便利なマトリックスを作成しました。 — リチャード・アダムス, Zoom

検索の改善

Guruでのオンボーディングワークフローをより効果的にするために、製品の重要な領域の更新を行いました。 最初の大きな更新は、Guruの核となる機能である検索アルゴリズムの強化です。 このアルゴリズムの更新は、検索結果を提供する際に、カードの使用と関連するアクティビティ（表示、コピー、好き、など）以及び、最近どれだけ頻繁にこれらのアクティビティが行われているかを考慮に入れます。 カードの使用とアクティビティを考慮して、ユーザーがより早く役立つカードを見つけることができるようにGuruが手助けします。

この検索の改善は、新入社員に特に有益です。 新入社員が「年次目標」を検索しますが、年を含めていないとしましょう。 その場合、Guruは最近及び頻繁に表示された「Yearly Goals 2020」カードが「Yearly Goals 2017」カードよりも大きな関心を持つ可能性が高いことを自動的に推測します。 優れた検索機能は新入社員（他のすべての従業員）に、検索の時間を節約し、同僚に確認を求める必要が少なくなることを意味します。

検索体験が素晴らしいオンボーディング体験を生み出す鍵である一方で、その重要性は決して消えません。 私たちは、最初の1か月以内に学んだことの90%を忘れるということを忘れるでしょう。 そのため、包括的な新入社員研修プログラムが重要である一方で、従業員はオンボーディング後にその情報を一貫して見直せるようにする必要があります。

最近のGuruでの検索の改善についてもっと学びたい方は、 私たちの検索ポッドをフォローしてください。

強化されたモバイルアプリ体験

モバイルアクセスは、非伝統的な方法で働くことに慣れるにつれて、ますます重要になっています。 多くの企業がリモートファーストの労働力を選択する中、従業員は時間帯や労働時間を越えて拡大し続けます。 モバイル経由で検証された知識を共有する柔軟性を持つことにより、マネージャーは新入社員をサポートしやすくなります。

そのため、Guruがオンボーディングを改善しているもう一つの主要な方法は、モバイルアプリ体験を更新することです。 GuruのモバイルアプリはiOSとAndroidで利用可能で、仕事をするために必要な知識が常に手元にあります。

モバイル体験の更新は、情報共有能力を高めることに焦点を当てています。 Guruアプリを使用して、カードリンクやコンテンツをコピーしたり、テキスト、メール、Slackなどを通じてカードを共有したりできます。

モバイルアプリの更新を Apple App Store 及び Google Playストア で今後数週間のうちにお待ちください。

製品の機能強化

スムーズな製品提供プロセスを確保することは、Guruにとって常に重要な焦点です。 私たちは、自分たちの製品を使って、製品機能強化の取り組みを効率化するために多くの時間を費やしてきました。

Slackの技術運営チームは、機能リリースに関するすべての重要な情報を一ヶ所にまとめるためにGuruを使用しています。 Guruのテンプレートを使用することで、Slackのチームは、お客様向けのチームが機能リリースについてコミュニケーションを標準化できるようにしています。 Slackは、今後の機能と追加のサポート情報を文書化するのに役立つ< a href="https://www.getguru.com/templates/feature-release-overview-support-guide">Guruカードテンプレートを共有しました。

SlackがGuruをどのように使用しているか、特に オンボーディングについて、詳しくは

統合されたカード作成

私たちは、顧客が製品について質問する際に、SlackやMicrosoft Teams内でリアルタイムで製品機能を強化できることを知っています。 もはや、これらのシステムで製品や知識をキャッチすることが今までにないほど簡単になるように、Guruでは、これらのいずれかのプラットフォームで作成したカードを下書きとしてGuruに保存することができる機能を導入しています。

内部コミュニケーション

内部コミュニケーション

リモートワークへの移行が私たちに教えてくれたことは、効率的なコミュニケーションが重要であり、それを正しく行うことは難しいということです。 私たちの受信トレイは溢れていて、すべてのZoom会議に出席することはできず、Slackチャンネルは一日の時間よりも多いのです。 私たちは、必要なすべての情報を把握し続けるためにどのようにすればよいのでしょうか？ 社内コミュニケーションのバランスを見つけた企業は、生産性に大きな利益を得ており、効果的な変更管理やコミュニケーションプログラムを持つ企業は、競合他社よりも3.5倍も生産性が高いことがわかっています。

ワークフローツールであるmonday.comは、Guruを使用して社内コミュニケーションを構築・効率化しています。

「最近では、オフィスで振り返れることもできず、同僚に質問することもできません。そして、Slackで同じ質問をするのは難しいです。 Guruを使うことで、どこで働いていても、会社全体が業務を行うために必要な信頼できる情報に簡単にアクセスできるようになります。 私たちは、Guruがなければ道に迷ってしまうでしょう。" — シンシア・ゴードン, monday.com

より良いタスク管理

Guruの「マイタスク」ページの最近の改良により、知識の管理が簡単になりました。 すべてのアクションタブを1つのサイドナビゲーションに統合することで、専門家がその確認キュー、ドラフト、発表、メンションに対処できるようにしました。 このようにして、依存したチームは常に必要な情報が最新であることを知っています。

更新内容は次のとおりです：

• 検証が必要なすべてのカードを一つのソート可能なテーブルにまとめて、最も更新が必要なカードについての注目点を付けた、簡略化された検証体験
• アナウンスのための直感的な受信ボックス/送信ボックスの設定で、行動を求められるものと、他の人に行動を依頼したものを示します。
• 読んだ後にメンションをクリアする機能（よく求められていた機能！）

最後に、「マイタスク」タブでは、ドラフトもカード管理タブに反映されるようになり、著者はドラフトを一括で削除できるようになりました。

今後のフォーカスの強化

顧客全体の組織でのGuruの使用をサポートする中で、期待したほど採用されなかった機能や機能について決定を下す必要があります。 CRMは多くの顧客向けチームのワークフローに不可欠であることは承知していますが、意味のある新しい知識共有機能に投資しているため、特にSalesforceの機能には注力を減らしていきます。

GuruのSalesforce機能（2019年にリリースされました）は、営業担当者がSalesforce内でGuruからの情報を直接摂取しやすくすることを意図していました。 過去1年にわたり、Salesforceユーザーは、埋め込まれたGuruコンポーネントよりもSalesforce上で私たちのChrome拡張機能と対話する可能性が高いことがわかりました。 このウィジェットは、期待していたほど広く使用されていないにもかかわらず、当社のエンジニアリングチームによる積極的なメンテナンスを必要とします。そのため、Salesforce機能のサポートを中止することに決定しました。

もしGuruをSalesforceで使用しているのであれば、Chrome拡張機能を使い続けることができ、Knowledge Triggersのより幅広い使用も検討することをお勧めします！ Salesforce Opportunity Component自体は、今後機能しなくなり、積極的にサポートされなくなることをお詫び申し上げます。

今後に向けて

私たちは、効果的なCOVID-19ワクチンの到来を期待し、通常の生活に戻ることを望み続けていますが、私たちの働き方は永遠に変わったことを知っています。 これらの更新は、お客様に移行をサポートする新たな一歩を表していますが、私たちは単に知識を管理することとは異なる製品を構築することにコミットしています。 私たちの焦点は、あなたの仕事がどこで行われても、あなたの仕事を改善するのを助ける製品です。 あなたの「達成すべき仕事」が何であれ、私たちはそれを速く、簡単に行えるようにするためにここにいます。