Zoom已成為一個動詞；Slack的“敲擊”通知音在你的家庭辦公室全天迴響，而你使用Okta登錄所有工作應用程式。 “WFH堆疊”是一次真正改變遊戲規則的機會，將對我們的工作方式和地點產生持久影響。

在Guru的幕後，我們有幸與所有這些公司密切合作，親眼見證了Zoom、Slack、Okta和monday.com等世界級組織如何為分散式工作做好準備、適應並賦權。 我們自豪地成為幫助這些公司在市場上立足的技術引擎，並榮幸成為G2上評價最高的知識管理軟體，以及今年KMWorld讀者選擇獎最佳協作的獲獎者。

但我們始終重視改進產品，因此在與這些客戶交流時，我們注意到他們的團隊不僅重度依賴知識管理進行協作，而且主要以三種特定方式進行：

• 新員工入職
• 提供新和更新的產品信息
• 改善公司內部溝通

隨著我們不斷傾聽客戶的需求，我們的產品重點不僅僅是管理知識，還致力於通過Guru完成這三種工作流程。 今天，我們很高興分享我們如何努力讓這變成可能。

入職

入職一直是個複雜的問題，對於員工的整體體驗和留任可能性都會產生重大影響。 但在完全遠程的工作環境中，做好這一點比以往任何時候都更重要。

在遠程工作環境中，新員工的第一個工作日不再涉及一個新的令人期待的辦公室，而是坐在同一舊沙發上。 這意味著定制的數字入職體驗是組織以風格歡迎新員工的唯一方法之一。 此外，優秀的入職體驗可以提高員工留任率82%並提升超過70%的生產力。

Guru的客戶Zoom對遠程入職了如指掌，在疫情期間經歷了指數增長，促使他們招聘至少500個新軟體工程師及其他部門的許多職位。 為了確保每位員工擁有執行工作所需的知識，Zoom已經將Guru深度整合到整個員工體驗中，從入職開始。

"我們實際上提供給所有新進代表的資源之一是我們為他們準備的銷售工具啟動套件 [存放在Guru上]。 我們創建了這個非常方便的矩陣，其中有一個小表格列出主要工具及其主要使用案例。" — Richard Adams, Zoom

搜索改進

為了使Guru中的入職工作流程更有效，我們發布了對我們產品關鍵領域的更新。 第一個主要更新是我們搜索演算法的增強，這是Guru的核心功能，並且我們不斷改進它。 此算法更新考慮了卡片的使用情況和在Guru中的相關活動（查看、複製、收藏等）以及這些活動發生的時間。 通過增強我們在確定哪些結果對給定搜索相關時考慮卡片的使用情況和活動的方式，Guru幫助用戶更快地找到更有用的卡片。

這一搜索改進對新來員工尤其有利。 現在，假設一名新員工搜索“年度目標”，但沒有包含年份。 在這種情況下，Guru將自動推斷最近和經常查看的“2020年度目標”卡片可能會比“2017年度目標”卡片更受青睞。 更好的搜索功能為新員工（及其他所有人！）節省了搜索的時間，使他們更不可能打斷同事以尋求澄清——在分散式環境中，這需要額外的時間。

雖然優秀的搜索體驗對良好的入職經驗至關重要，但其重要性始終存在。 我們平均會忘記90%的學習內容在第一個月內。 因此，在全面的新員工培訓過程中至關重要，員工需要能夠在入職後不斷回顧這些信息，使得良好的搜索成為終生的需求。

了解最近在Guru搜索改進的更多信息 與我們的搜索小組保持聯繫。

增強的移動應用體驗

隨著我們習慣於非傳統的工作方式，移動可及性變得越來越重要。 隨著許多公司選擇遠程優先的工作模式，員工將繼續跨越時區和工作時間。 有能力通過移動設備分享經過驗證的知識使得經理能輕鬆支持新員工，無論他們何時何地工作。

這就是為什麼Guru改善入職的另一個主要方式是更新我們的移動應用體驗。 Guru移動應用在iOS和Android上提供，確保您在出行時也能隨時獲取執行工作所需的知識。

我們對移動體驗的更新專注於提升信息共享能力。 您現在可以使用Guru應用複製卡片鏈接或內容，以及通過設備的共享選項共享卡片，例如文本、電子郵件、Slack等。

請在 Apple App Store 和 Google Play商店 尋找移動應用更新。

產品啟用

確保順暢的產品交付過程一直是Guru的重要關注領域。 我們花了大量時間利用我們自己的產品簡化我們的產品啟用工作，並與Slack等客戶密切合作，使Guru成為他們產品過程的不可或缺部分。

Slack的技術運作團隊利用Guru捕捉功能發布的所有關鍵信息，集中在一個地方。 在Guru中使用模板可以幫助Slack的團隊標準化他們的功能發布溝通方式，確保客戶面對的團隊獲得一致的體驗。 Slack分享了他們的Guru卡片模板，以便您可以將其添加到自己的Guru知識庫，幫助紀錄即將推出的功能及其他團隊所需的任何支持信息。

了解更多 Slack如何使用Guru，特別是針對 入職!

集成卡片創建

我們知道產品啟用在Slack和Microsoft Teams中是實時進行的，當客戶面對的團隊或客戶對產品有問題時。 我們通過引入能夠將在任一平台上創建的卡片保存為未完成草稿的功能來讓在這些系統中捕捉產品（或任何！）知識變得更容易。

這種新的卡片創建流程目前在Slack中可用，並將在不久的將來在Microsoft Teams中上線。

內部通信

如果搬遷到遠程工作教會了我們什麼，那就是高效的溝通是重要的——但卻難以做到。 我們的收件箱溢出；我們無法參加每一個Zoom通話；Slack頻道的數量多於一日中的小時。 我們如何確保我們了解所有需要知道的事？ 尋找內部通信的平衡之道的公司看到了生產力的重大提升，而那些具有有效變更管理和通信計劃的公司則有3.5倍更有可能超越同行。

工作流軟體monday.com利用Guru結構化和簡化他們的內部通信。

"如今，我們無法在辦公室裡隨意詢問同事問題，與此同時，在Slack中提出相同的問題也充滿挑戰。 有了Guru，不管在何時何地，我們整個公司都可以輕易地訪問需要的可靠信息以執行工作。 沒有Guru，我們會迷失。" — Cynthia Gordon, monday.com

更好的任務管理

我們最近對Guru中的“我的任務”頁面進行的改進使得知識管理變得簡單。 通過將所有行動標籤合並到一個側邊導航欄，專家們可以有效地處理他們的驗證隊列、草稿、公告和提及。 這樣，依賴的團隊始終知道他們所需的信息是最新的。

更新內容包括：

• 一個流暢的驗證體驗，將所有需要驗證的卡片合併到一個可排序的表格中，並標註出最需要更新的卡片
• 宣告的直觀收件箱/發件箱設置，顯示您需要行動的內容與您請求其他人行動的內容
• 在查看它們後的能力（這是一個頻繁請求的功能！）清除提及

最後，除了在“我的任務”標籤中進行更新外，草稿的內容現在也在卡片管理程序中反映出來，以便作者可以批量刪除他們的草稿。

向前推進的焦點精煉

隨著我們努力支持Guru被客戶在整個組織中的主要使用方式，我們還需要做出關於功能和功能的決策，這些功能未按照預期被採取。 我們知道CRM對許多面向客戶的團隊的工作流程至關重要；然而，在我們投資於有意義的新知識協作功能時，我們將減少對以CRM為中心的功能的關注，特別是我們的Salesforce機會組件。

Guru的Salesforce機會組件（於2019年發布）旨在使用戶更容易直接在Salesforce中快速獲取Guru中的信息。 在過去一年中，我們發現Salesforce用戶更可能在Salesforce上層與我們的Chrome擴展進行互動，而不是與嵌入的Guru組件進行互動。 因為這個小部件需要我們的工程團隊進行主動的維護，但卻沒有我們預期的那麼廣泛被採用，所以我們決定停止支持Salesforce機會組件。

如果您在Salesforce上使用Guru，您仍然可以通過我們的Chrome擴展進行使用，您可能還想探索更全面地使用知識觸發器！ 我們對於Salesforce機會組件本身將不再運行或得到主動支持感到遺憾。

展望未來

雖然我們仍然希望能夠盡快接種有效的COVID-19疫苗以恢復正常生活，但我們知道我們工作的方式已經永遠改變。 雖然這些更新代表著支持我們客戶過渡的又一步，但我們仍然致力於構建不僅僅是為了管理知識的產品。 像往常一樣，我們的重心是產品，幫助您在任何地方都能提高工作效率。 不論您的“待完成工作”是什麼，我們都在這裡使其變得更快、更容易。