知識共有：それは何であり、なぜ重要なのか

知識共有は、個人やチーム間で専門知識、洞察、情報を共有して学習、生産性、および意思決定を改善する実践です。 ビジネスの文脈では、個人の知識を組織の知識に変えることで、チームが迅速に動き、よりスマートに一緒に作業するのに役立ちます。

ナレッジ共有とは何ですか？

知識共有とは、組織内の個人間で情報、経験、スキルをやり取りするプロセスです。 書類や会議、研修セッションを通じて正式に起こることもあれば、会話やメッセージ、共同作業を通じて非公式に起こることもあります。

最も単純な形では、ある人が知っていることを他の人が必要な時にアクセスして利用できるようにすることを意味します。

知識管理におけるナレッジシェアリングとは何ですか？

知識管理において、ナレッジシェアリングは基本的な実践です。 個々の情報が個々のシロに閉じ込められるのを防ぎ、貴重な洞察やノウハウをシステム、プロセス、またはプラットフォームを通じてアクセス可能にします。

ナレッジマネジメント戦略を成功させるために、組織が自身から常に学び、素早く適応し、二度手間を避けるためにナレッジシェアリングを優先させます。

ナレッジシェアリングはなぜ重要ですか？

ナレッジシェアリングは組織を支援します：

• 情報の障壁を取り除く：チームがお互いの洞察やリソースにアクセスできると、効率的に作業ができます。 これにより重複作業が削減され、横断的な取り組みが整合性を持つようになります。
  
  
• 機関の知識を保持する：知識を共有することで、従業員が離れてしまったときに重要な情報が失われるのを防ぎます。 これにより連続性と弾力性をサポートする持続可能な記録が作成されます。
  
  
• 迅速にオンボードする：機関の知識が簡単にアクセスできると、新入社員は迅速に学習します。 ナレッジベースは、導入にかかる時間を短縮し、早期に信頼を構築します。
  
  
• 革新を向上させる：共有された学びに基づいて多様なチームがより良い解決策を見つけます。 アイデアが自由に流れると、創造性と実験が活性化します。
  
  
• 協力を強化する：オープン性の文化は部門間で相互サポートと信頼を奨励します。 より強固な関係を構築し、成果の共有所有権を促進します。
  
  

つまり、よりつながり、弾力性があり、高いパフォーマンスを発揮する組織が生まれます。

ナレッジシェアリングの利点は何ですか？

• 生産性の向上：従業員は迅速に回答を見つけることができ、時間を節約し、繰り返し質問が少なくなります。 これにより中断が減少し、チームが集中できます。
  
  
• 意思決定の向上：関連性のある最新の知識にアクセスすることで、より情報に基づいた選択肢を得られます。 これにより推測作業が減少し、一貫性のある、データに基づいた行動が支援されます。
  
  
• 従業員の関与の改善：チームメンバーは、彼らの洞察が広範な成功に貢献していると感じるため、価値を認識します。 意見が聞かれることで将来の貢献や深い関与が奨励されます。 最近の研究によると、ナレッジシェアリングを優先する企業は、従業員が4.5倍の確率で関与していることが判明しました！
  
  
• スケーラブルな学習：一人の経験はみんなの利益になる共有リソースの一部となります。 これにより、フォーマルなトレーニングのボトルネックなしにチームがレベルアップするのを支援します。
  
  
• 顧客満足度：適切な知識が手元にあると、サポートチームは迅速かつ正確に対応します。 そのレスポンシブさは信頼を築き、顧客体験を向上させます。
  
  

これらの利点は知識共有を競争上の優位にします。 アフガニスタンの元米国および国際軍司令官スタンリー・マックリスタル氏は、彼のTEDトークで完璧に述べています。「情報は、それを活用できる人々に提供しなければ価値がないことがわかります。 私が何かを知っているという事実は、私がそれによって何かをよりよくすることができる人物でなければゼロの価値を持たないことを...知識こそ力…共有こそ力。 知識共有のいくつかの例は何ですか？

知識共有には多様な形があります：

営業担当者が成功した提案戦略を文書化して他の人が再利用できるようにする。

• これにより、時間が節約され、チーム全体で効果的なメッセージングが標準化されます。 開発者がチームのランチ&ラーン中に新しいプロセスを説明します。
  
  
• 他の人は新しいアプローチを採用する際に明確さと自信を得ます。 トリッキーな顧客の問題を解決した後、サポート担当者がヘルプ記事を更新します。
  
  
• その更新されたコンテンツは同じ問題が再びエスカレートするのを防ぎます。 プロジェクトの振り返りを共有ワークスペースで行うプロダクトチーム。
  
  
• 同僚が将来の取り組みをガイドするために、何がうまくいったか（そしてうまくいかなかったか）を学びます。 ベネフィット登録のナビゲートを公開した人事マネージャー。
  
  
• 従業員は、一回りの会話に依存せずに必要に応じて参照できます。 口頭でも書面でも構造化されていても偶発的でも、目標は同じです：他の人に有用な情報を提供します。
  
  

口頭でも文書でも、構造化されたものでも自発的なものでも、目標は同じです：他の人に有用な情報を提供することです。

誰が知識を共有すべきですか？

組織内の全員が役割や地位に関係なく知識の共有を奨励されるべきです。 ただし、特定の役割にはトーン設定と知識のスムーズな流れを確保するより多くの責任があります。

• チームリーダーやマネージャー：良い共有行動をモデル化し、他の人が貢献できるようなスペースを作成するべきです。 リーダーが透明性を持って共有すると、他の人も同様に安心感を得ることができます。
  
  
• 専門家（SME）：他の人が問題を解決し意思決定をするために依存する深い洞察を持ちます。 彼らの知識は、コンテンツの正確性と深さを保つ上で重要です。
  
  
• 新入社員：新鮮な視点を提供し、既存のドキュメンテーションのギャップを強調できます。 彼らの質問はしばしば不明確または不足している情報を表面化します。
  
  
• サポートおよび顧客フェイシングチーム：実際のユースケースとフィードバックから常に学習しています。 彼らはしばしば繰り返し発生する痛みを指摘したり、製品のギャップを見つけたりします。
  
  

チームリーダーによる知識共有の例は何ですか？

チームリーダーは、最近完了したプロジェクトから学んだ教訓を共有するかもしれません。何がうまくいき、うまくいかなかったのか、次回はどうするか。 これを会議やドキュメントハブで共有することで、他のチームが同じ失敗を避け成功を複製できるようにします。

知識共有の方法：ベストプラクティス

効果的な知識共有を促進するために、これらのベストプラクティスに従ってください：

• ワークフローの一部にする：共有は、仕事がすでに行われている場所で行われるべきです。別個のシステムではなく。 日常の活動に近いほど、実現の可能性が高くなります。
  
  
• テンプレートと標準を使用する：構造化は他人が共有されたコンテンツをより簡単に理解し再利用できるようにします。 これにより、寄稿者に対する文書の作成が迅速かつ一貫性があります。
  
  
• 寄稿者を認識する：文書化や教育を行う人々に感謝を公に表明することで、繰り返し行動を促します。 これにより、知識が尊重され、ためこまれる文化が構築されます。
  
  
• フィードバックを奨励する：ユーザーが不明確または古いコンテンツをフラグ設定して共有された知識を関連性を保つためにします。 フィードバックループによってコンテンツは常に新鮮で将来の読者に有用になります。
  
  
• 模範を示す：リーダーやマネージャーが率先して情報をオープンに共有すると、他の人も同じようにする可能性が高くなります。 ロールモデリングは、チーム全体の参加に対する心理的安全性を作り出します。
  
  
• 軽量で保つ：煩雑さを避け、迅速な更新、シンプルな形式、簡潔な文章を奨励します。 知識共有が簡単であるほど、習慣になります。
  
  

共有が容易であるほど、実現の可能性が高くなります。

知識共有のためのツール

さまざまなツールがチーム全体での知識共有をサポートできます：

• ナレッジ管理プラットフォーム（Guru、Notion、またはConfluenceなど）。 これらのツールは、文書化とコラボレーションのための構造化および中央集約されたスペースを提供します。
  
  
• コミュニケーションツール（Slack、Teams、または電子メールなど）。 これらは、リアルタイムでの非公式な共有や迅速な回答に役立ちます。
  
  
• プロジェクト管理ツール（AsanaまたはTrelloなど）が文書化に使用される場合。 タスクに注釈やリソースを追加することで、知識が実行に結びついたままであることを確認します。
  
  
• 内部ウィキおよびイントラネットは企業全体での可視性を提供します。 これは、方針、プレイブック、およびベストプラクティスを1か所にまとめるのに役立ちます。
  
  
• ビデオライブラリやLMSプラットフォームは記録されたトレーニングや歩行ガイドに役立ちます。 この形式は、新規採用や複雑なプロセスの説明に役立ちます。
  
  

たとえば、Guruは、Slackやブラウザ、ヘルプデスクに直接知識を埋め込むことで、ワークフローから離れることなくアクセスや貢献が簡単になります。

知識共有のタイプ

フォーマットや意図に応じて異なる種類の知識共有があります：

• 明示的な知識共有：文書化された事実、プロセス、またはデータの共有（例：ハウツーガイド）。 これは最も直接的な形であり、保存および拡大が最も簡単です。
  
  
• 暗黙の知識共有: 経験、判断、またはスキルを共有することで、メンタリングやシャドウイングのように書き留めるのが難しいものに関わります。 最善の共有方法は、会話や観察を通じて行われることが多いです。
  
  
• 形式的な共有: 予定された構造化された形式であり、トレーニングセッションやチームの文書のようなものです。 これにより、一貫した提供が確保され、しばしばコンプライアンスのニーズを支援します。
  
  
• 非公式な共有: Slackでの質問に回答する、またはチームメイトにショートカットを説明するなど、アドホックな形式です。 これらの相互作用は迅速かもしれませんが、チームの学習に貢献します。
  
  

健全な知識共有文化は、これらすべての形式を尊重し、サポートします。

カスタマーサクセスプログラムマネージャーは、顧客満足度、製品の採用、長期的な定着を推進するプログラムを調整する上で重要な役割を果たします。

知識が率直にかつ一貫して共有されると、チームはより賢く、より速く作業し、より密接に繋がることができます。 情報を蓄積するだけでなく、知識がチームの動きと同じ速さで移動するシステムを作成することが重要です。Guruがチームが作業する場所にちょうど合う知識共有文化を築くのにどのように役立つかはこちらからデモをご覧ください。