ナレッジベースソフトウェアは、ビジネスが情報を効率的にキャプチャ、編成、共有、更新できる強力なツールです。 By leveraging the right knowledge base software, businesses can optimize their operations, enhance employee productivity, and improve customer satisfaction.

However, not all knowledge base software is created equal, and not every solution may be suitable for your particular business needs. 任意のソフトウェアオファリングに投資する前に、特定の要件を評価し、そのソフトウェアが必要な機能を提供できるかどうかを検討することが重要です。

ナレッジベースの作成方法

ナレッジベースの作成には、コンテンツの公開以上のことが必要です。慎重な計画、適切なツール、定期的なメンテナンスが必要です。整理され、有用でナビゲーションが簡単に行えるナレッジベースを構築するために、以下の主要ステップに従います。

計画と戦略

まず、対象観と目標を定義します。あなたのナレッジベースがどのような問題を解決するか。

コンテンツ監査

既存のコンテンツの在庫を把握します。何が有用ですか？何が古くなっている？何が不足していますか？

適切なプラットフォームを選択する

ニーズに合ったツールを選択します。 AI検索、コラボレーションツール、現在のスタックとの統合などの機能が重要です（Guruはそれらすべての要件を満たしています）。

コンテンツの作成と移行

新しいコンテンツを作成し、関連するものを移行し、不要なものをタグ付け／アーカイブします。テンプレートを使用して一貫性を保ちます。

構造とナビゲーション

分かりやすい方法でコンテンツを整理します。関連記事をグループ化し、カテゴリを使用し、直感的なメニューを構築します。

テストして展開する

ナレッジベースを少数のグループで試験し、フィードバックを収集し、改善を行い、全員に展開します。

ナレッジベースで探す際の主な機能

検索機能: AI搭載の検索が、必要な情報を正確に見つけるのに役立ちます。
ユーザーフレンドリーデザイン: クリーンなレイアウト、高速読み込み、直感的なナビゲーション。
コンテンツの組織化: カテゴリ、タグ、整理するためのフィルタ。
モバイル対応: どのデバイスでもシームレスに動作する必要があります。
統合: Slack、Teams、Chrome、Salesforceなどのツールと同期する必要があります。
アナリティクス: 使用されているものと不足しているものを追跡する必要があります。
権限: 特に内部システムにおいて誰が何を見るかを制御する必要があります。
スケーラビリティ: 10人や10,000人の場合を問わず、チームとともに成長する必要があります。

ナレッジベースを使用する利点

より良い顧客セルフサービス: 迅速な回答 = 幸せな顧客。
サポートコストの低減: 繰り返しのチケットが少ないと、より効率的なサポートチームになります。
生産性の向上: 社員が情報検索に時間を浪費しない。
一貫性: みんなが同じプレイブックから仕事をしています。
ナレッジ保持: 従業員が退職した場合でも、機関の知識を維持します。
コラボレーション: より簡単な共有 = より多くの革新。
より迅速なオンボーディング: 新入社員がより迅速に立ち上がります。

データベースとナレッジベースの違いは何ですか？

データベースとナレッジベースの違いは、データベースは構造化されたデータを格納して検索および分析するのに対し、ナレッジベースは簡単なアクセスと理解のためのコンテキスト情報を整理および提示します。より詳しく見ていきましょう：

構造

データベースは構造化されたテーブルに生データを格納します。
ナレッジベースは、人間が消費するために設計された文脈、書かれたコンテンツを格納します。

Purpose

データベース: データの保管と分析。
ナレッジベース: 情報アクセスと意思決定のサポート。

対話

データベース: クエリやアプリケーションを介してアクセスされます。
ナレッジベース: 検索または閲覧を介してアクセスされます。

Content

データベース: 数値、記録、構造化フィールド。
ナレッジベース: 記事、ガイド、マルチメディア。

メンテナンス

データベース: 開発者やデータチームによって定期的にメンテナンスされます。
ナレッジベース: 内容の専門家によって継続的に更新されます。

それぞれを使用するタイミング

構造化されたデータや分析が必要な場合は、データベースを使用してください。コンテキスト情報を迅速に共有およびアクセスする場合は、ナレッジベースを使用してください。

内部と外部のナレッジベース：違いは何ですか？

An internal and external knowledge base are different systems organizations use to store, organize, and share information. Here are the main differences between the two:

Access

Internal knowledge base: Only members of an organization or a specific group within the organization can access it. It requires authentication and authorization to access the information.

External knowledge base: It is accessible to the public or a wider audience outside the organization. It may or may not require authentication, depending on the nature of the information.

コンテンツ

Internal knowledge base: It contains information that is specific to the organization, such as company policies, procedures, employee handbook, project documentation, and internal communication.

External knowledge base: Information for people outside the company, like customers, partners, or the public. This can include product documentation, user manuals, FAQs, and troubleshooting guides.

目的

Internal knowledge base: It supports the internal operations of an organization by providing employees with the information they need to do their jobs well.

外部ナレッジベース：その主な目的は、顧客やパートナーなどの外部ステークホルダーに情報とサポートを提供し、組織の製品やサービスを効果的に使用できるようにすることです。

Security

Internal knowledge base: often holds sensitive or confidential information that is not meant for public access. Therefore, it requires strict security measures to protect the information from unauthorized access.

External knowledge base: information for public use, may not need as much security as internal knowledge base. However, it may still require some level of security to protect against spam or malicious content.

An internal knowledge base assists with tasks within a company. It provides information and assistance to employees. An external knowledge base offers information and help to individuals outside the organization. It serves as a resource for external users.

The main differences between the two lie in their accessibility, content, purpose, and security. 以下では、内部および外部のナレッジベースについて詳しく取り上げます。

Internal knowledge base

内部ナレッジベースは、組織によって厳密に従業員が必要に応じて情報にアクセスするために作成されます。

Ways to use an internal knowledge base

An internal knowledge base is incredibly versatile in the way it can be used. Some ways to make the most of your internal knowledge base software include bringing in key information, such as:

Answers to frequently asked questions (FAQs) about everything from employee benefits and onboarding protocols to brand guidelines and customer communications
Company policies and handbooks
営業戦略、顧客の問題の対処方法、および職場の衝突に対処するベストプラクティスやガイド
Organizational structures and important internal contact information
Recruitment, interviewing and employee assessment information for managers

Maintaining a well-organized, easily searchable, and accessible internal knowledge base means your employees can find answers quickly, without re-asking common questions.

Internal knowledge base software enables your company to focus your communications on new and critical information. 新しい従業員への企業ポリシーと手順の紹介、新しい役割を担う人の研修にかかる時間を大幅に削減できます。

情報へのアクセスが簡単かつ迅速になるため、お客様は営業チームが迅速に質問や懸念に応答することで満足し、集合的な従業員の専門知識が将来の利用のために保存される安全な、検索可能な場所であることがわかります。

What is internal knowledge base software?

内部ナレッジベースソフトウェアは、従業員が仕事を最良の方法で行うために必要なリソースを検索できるワンストップショップを提供します。

An effective internal knowledge base reduces employee frustration and promotes productivity by reducing the need for repetitive searches, integrating with employee workflows, encouraging contribution and collaboration, and ensuring content relevance and accuracy.

Some additional examples of software that could be considered internal knowledge base software include documents and spreadsheets, content management systems (CMSs), web portals, FAQs, or wikis.

Some questions that can help you choose the best software for your team are:

Does this software let us share information with everyone who needs to see it?
Is it easy to alert people about important articles?
Are you able to quickly see when the article was last updated? And will the software prompt SMEs to update older information on a regular basis?

外部ナレッジベース

外部ナレッジベースは、組織外のユーザー（一般にはお客様、パートナー、または一般大衆）にサービスを提供するために作成されます。内部ナレッジベースとは異なり、これらのシステムは自己サービス用に設計されており、ユーザーはチームに連絡することなくサポート情報にオンデマンドでアクセスできます。

外部ナレッジベースの使用方法

製品を使用する際に質問や支援が必要な際、お客様が最初に行く場所であることが多いのが外部ナレッジベースです。一般的な使用例:

製品のドキュメントおよびユーザーマニュアル
ステップバイステップのトラブルシューティングガイド
よくある質問（FAQ）
ハウツー動画やガイド
パートナーやベンダー向けのポリシー情報

明瞭で使いやすいコンテンツ提供により、外部ナレッジベースはユーザーエクスペリエンスを向上させ、サポートチケットの件数を大幅に削減できます。これは双方にとって有利です：顧客は即座の回答を得ることができ、サポートチームはより複雑な問題に集中できます。

外部ナレッジベースソフトウェアとは？

外部ナレッジベースソフトウェアは、一般向けまたは準一般向けの観衆向けにコンテンツの公開および管理に特化しています。このソフトウェアには通常、SEO最適化、コンテンツタグ付け、モバイル対応、およびアクセスコントロールなどの機能が含まれます。

効果的な外部ナレッジベース:

ユーザーが検索や閲覧を通じて関連記事を簡単に見つけられるようにします。
製品、サービス提供、および観衆が成長するにつれてスケールします。
ブランドと声に合わせてカスタマイズできます。
画像、GIF、ビデオなどのマルチメディアコンテンツをサポートし、エンゲージメントを向上させます。
質問がどのようにされているか、どの内容が機能しているかを追跡する分析を含みます

外部の知識ベースツールを評価する際には、次を考慮してください：

ユーザーは簡単にコンテンツを検索して移動できますか？
プラットフォームは異なる形式やユースケースを処理する柔軟性が十分ですか？
承認、更新、およびバージョン管理のためのコンテンツ管理ワークフローをサポートしていますか？

使いやすい外部知識ベースを作成し維持することは、顧客が自助を助けるのに役立つだけでなく、貴社のブランドへの信頼を構築し、優れたサポートを提供する意欲を示すものです。

結論

ナレッジベースは単なるコンテンツリポジトリではなく、戦略的ツールです。適切に行われると、効率が向上し、反復作業が減少し、従業員と顧客の両方をエンパワーメントします。

導入を考えている場合は、まず対象観衆を理解し、適切なプラットフォームを選択し、規模化を考慮して構築してください。本当にAI駆動、統合、スケーラブルなナレッジベースを見たい場合は、Guruが最適な場所です。今すぐクイックデモを見る。

主なポイント 🔑🥡🍕

ナレッジベースとは何ですか？

ナレッジベースは、情報が保存、整理、共有される中央集権的なリポジトリであり、ユーザーが迅速かつ効率的に回答を見つけるのを助けます。それは、社内の従業員が内部で使用したり、顧客が外部で使用したりできます。

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ナレッジベースの例は何ですか？

ナレッジベースの例としては、会社のウィキ、FAQ、ヘルプセンター、カスタマーサービスポータル、社内文書システム（Guruなど）が含まれます。

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人はナレッジベースを持つことができますか？

はい、非公式な意味では、個人のナレッジベースは特定の主題に関する蓄積された情報や技能、専門知識を指します。しかし、ビジネスや技術において、ナレッジベースは通常、情報を保存・共有するための構造化されたデジタルシステムを指します。

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7つのナレッジベースとは何ですか？

「7つのナレッジベース」という概念は文脈によって異なりますが、教育においては、主に科目知識、教育学的知識、評価知識などの基礎領域を指します。ビジネスにおいて、異なる種類のナレッジベースには、内部、外部、ホスティング、自ホスティング、オープンソース、カスタマーサービス、AI駆動のナレッジベースなどがあります。

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