동기 vs 비동기 통신에 대해 알아볼까요?

동기 통신은 실시간으로 발생합니다 — 관련된 모든 사람이 즉시 대응하고 있습니다. 반면에, 비동기 통신은 즉각적인 응답을 요구하지 않습니다; 사람들은 자신에게 가장 적합한 시기에 응답할 수 있습니다. 각 스타일에는 강점이 있으며, 다른 것보다 언제 사용해야 하는지 알면 팀 생산성과 업무-생활 균형에 큰 영향을 줄 수 있습니다.

동기 통신이란 무엇인가요?

동기 통신은 사람들이 동시에 커뮤니케이션 하는 것을 의미합니다, 직접적으로든 디지털 도구를 통해서든. 실시간 대화와 같이 생각하십시오 — 실시간으로 상호작용하며 즉각적으로 왔다갔다하는 응답을 기대하고 있습니다. 이 접근 방식은 즉각적인 피드백이 필요한 회의, 전화 통화 또는 실시간 채팅에 자주 사용됩니다.

동기 통신의 예시

실시간 비디오 회의: Zoom, Microsoft Teams 또는 Google Meet과 같은 도구를 사용하면 실시간으로 얼굴을 연결하여 가상으로 대화할 수 있습니다.

전화 통화: 가장 전통적인 동기식 통신 방법입니다. 전화를 걸어 바로 대화할 수 있습니다.

실시간 채팅: Slack 및 Microsoft Teams와 같은 메시징 도구는 사용 방식에 따라 동기 및 비동기 통신을 지원합니다. 응답 시간이 즉각적이라면, 이는 동기적입니다.

직접 대면 회의: 빠른 집합 또는 공식적인 회의 등, 대면 커뮤니케이션은 모두가 동시에 같은 장소에 있어야 합니다.

동기식 커뮤니케이션의 장점은 무엇인가요?

즉각적인 피드백 및 명확화
시간이 중요할 때, 동기식 커뮤니케이션은 신속한 답변을 받고 오해를 해소하는 데 도움을 줍니다. 빠른 결정이나 프로젝트 장애물 해결에 탁월합니다.

더 강력한 관계 구축
실시간 대화 — 대면 또는 비디오를 통한 — 는 화합 및 신뢰 구축을 돕습니다. 신체 언어를 읽을 수 있고, 어조를 들을 수 있으며, 더 개인적인 수준에서 연결할 수 있습니다.

더 높은 참여도
참여자가 질문을 할 수 있고 의견을 표현하며 들여다볼 수 있는 실시간 토론에서 찬성을 얻기가 더 쉽습니다. 이로 인해 더 나은 협력과 보다 동적인 아이디어 회의가 가능합니다.

민감한 대화에 유용
성과 문제를 논의하거나 비판적 피드백을 제공하거나 개인적인 문제에 대해 대화를 나누어야 할 때, 동기식 형식은 비동기적으로 부족한 감정적 뉘앙스를 제공합니다.

동기식 통신의 단점은 무엇인가요?

시간대 충돌
팀이 다른 시간대에 흩어져 있는 경우, 동기식 회의 일정을 조정하는 것이 물류적인 악몽이 될 수 있습니다. 거의 항상 누군가는 편의를 양보해야 합니다.

심층 작업 방해
지속적인 메시지나 전화 및 즉흥적인 회의로 집중이 흩어질 수 있습니다. 하루 내내 실시간 대화로 끌려가면서 흐름을 유지하기 어렵습니다.

즉각적인 응답을 요구하는 압박
모든 사람이 정보를 처리하거나 아이디어를 형성하는 속도가 모두 같지는 않습니다. 실시간 기대는 서두른 품질이 낮은 응답으로 이어질 수 있습니다 — 또는 더 나쁘게 다른 때로는 항상 “켜져 있는” 상태로 인한 소진 때문에 화끈해질 수 있습니다.

문서화 부족
라이브 대화는 종종 기록되거나 적혀 있지 않습니다. 중요한 세부 정보가 누락될 수 있으며, 참석하지 않은 사람들은 완전히 놓칠 수 있습니다.

확장하기 어려움
팀이 성장함에 따라 실시간 미팅과 계속된 체크인은 관리하기 어려워집니다. 비동기 커뮤니케이션은 스케줄링 혼돈 없이 모두가 조율되는 더 확장 가능한 모델을 제공합니다.

비동기 커뮤니케이션이란 무엇입니까? 

비동기 커뮤니케이션은 실시간 대화 없이 상호작용을 의미합니다 — 응답이 지연될 수 있습니다. A good example is email. 이 접근 방식에서는 사람들이 회의를 예약하지 않으며 응답이 덜 시간에 민감합니다.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

예를 들어, 팀원에게 문서를 요청하는 이메일을 보냈다면 즉각적인 응답을 기대하기보다는 인내심을 갖고 나중에 응답하기를 기다립니다. 모든 요청에 즉시 응답하지 않음으로서 생산성 혜택을 제공하는 증거가 점점 늘어나고 있습니다. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Examples of asynchronous communication

메시징 소프트웨어: Microsoft Teams와 Slack과 같은 메시징 소프트웨어는 직원 간의 의사 소통과 협업에 도움이 됩니다. You send a message and the recipient replies when they come online.

이메일: 업무 이메일에 즉각적으로 응답할 필요가 없습니다. Gmail과 Outlook과 같은 도구로 편리한 시간에 회신할 수 있습니다. 

비디오 녹화: 프로세스를 설명해야 할 때 비디오 녹화나 데모가 효과적입니다. Zoom과 Loom을 포함한 인기 있는 비디오 녹화 도구가 있습니다.

클라우드 협업: Google Workspace와 Microsoft Teams와 같은 도구로 팀원들과 문서를 협업하고, 편리한 시간에 요청할 수 있도록 설명을 달 수 있습니다.   

비디오 라이브러리: 비디오 라이브러리는 임직원이 입사 절차나 정기적인 교육 시간의 일부로 감상할 수 있는 교육 비디오 집합입니다. 자신의 속도로 배울 수 있도록 Lessonly와 Skilljar와 같은 학습 관리 소프트웨어와 통합할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어: 프로젝트 관리 도구는 프로젝트에 협력하고, 전달 과제를 소통하고, 프로젝트 활동을 추적하는 좋은 방법입니다. Asana와 Trello와 같은 Guru와 함께 비교할 수 있는 예시들이 있습니다. 

위키와 내부망: Wikis와 intranets는 조직 내에서 단일 진리원천 역할을 합니다. 회사 문서, 프로세스 및 직원들이 직무를 수행하는 데 필요한 다른 자원들의 저장소입니다. Guru와 같은 인트라넷 CMS로 누구나 콘텐츠를 생성하고 직원들이 항상 최상의 업무 방식을 사용할 수 있도록하려면검증된 지식을 공유할 수 있습니다.

비동기 커뮤니케이션의 장점은 무엇인가요?

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. 특정 아이디어를 깊이 있게 생각하고, 의견을 모으고, 준비가 되었을 때 응답을 제공할 수 있게 해줍니다. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

비동기 커뮤니케이션은 원격 근무자들이 동시에 연결될 필요가 없기 때문에, 샌프란시스코의 아파트에서 유럽의 직원에게 메시지를 보내고 그들이 작업장을 찾았을 때 하루 늦게 응답할 수 있습니다.

Increased productivity 

동기 환경에서는 평균 직원이 회의를 준비하고 참석하는 데 주간 12시간을 소비합니다. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

게다가, 직원들은 시간과 스트레스를 절약하기 위해 비동기식 정보 공유로 생산성을 크게 높일 수 있습니다.

비동기식 커뮤니케이션의 단점은 무엇입니까?

지연된 피드백
비동기 커뮤니케이션의 가장 명백한 단점 중 하나는 시간적 딜레이입니다. 메시지를 보내면 응답을 기다리는 데 몇 시간 또는 심지어 며칠이 걸릴 수 있습니다. 빠르게 진행해야 하거나 뭔가에 막힐 경우 이것은 답답할 수 있습니다.

의사소통 오류 위험
톤, 얼굴 표정 또는 즉각적인 상호작용이 없는 경우, 필 요 통신은 가끔 오해될 수 있습니다. 사람들은 의도를 잘못 해석하거나 긴 쓰레드나 이메일에埋 め ら れた 중요한 문맥을 놓칠 수 있습니다.

정보 폭주
처리되지 않는 정보오 트..도 다가 우 질 수 있습니다. 통신이 잘 조직되지 않으면 명확한 스레드, 채널 또는 폴더로 확인 세부 정보를 추적하거나 업데이트를 완전히 놓 칠 수 있습니다.

모든 작업에 이상적이지 않습니다
일부 상황은 실시간 상호작용이 필 요할 수 있습니다. 다소 복잡한 브레인스토밍, 민감한 피드백 또는 정보가 포함 된 이 미 채팅은 때로 동기식 형식의 미묘함과 즉각성에서 혜택을받을 수 있습니다.

강한 작성 기술이 필요합니다
대부분의 비동기식 커뮤니케이션은 글로 이루어지므로 명확성이 중 요합니다. 의사소통을 명확히 전달할 수 없을 경우 혼란이 늘어나거나부가적 인 쓰레드, 거래 또는 실수로 이어질 수 있습니다.

동기식 대체 비동기식 통신 예

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. 비동기식 작동은 동시에 발생할 수 있으며, 다른 작업 끝내는 동안 다음 단계로 이동할 수 있습니다.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. 비동기식 커뮤니케이션은 여러분의 시간에서 일어나고 스케줄링이 될 필요가 없습니다.

이 기사에서는 일반적으로 동기식 대 비동기식 커뮤니케이션에 대해 모든 것을 탐구할 것입니다.

Why should you move toward asynchronous communication? 

16,000 명의 직원을 대상으로 한 스탠포드 연구에 따르면 원격 근무자가 13% 더 생산적이라는 결과가 있습니다. 원격 작업으로 전환한 회사의 연간 가치가 13억 달러가 증가했다고 다른 리뷰에는 기록되어 있습니다. 

출근 시간 러시, 탄소 연료로 인한 공기 흡입, 사무 정치 참여 또는 자신이 원하지 않을 때도 항상 자리에 있어야 하는 일이 없어졌습니다. 당신은 일과 계획 활동을 제어하여 가족과 취미에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

원격 우선의 완전 비동기 환경에서는 원하는 시간에 일어나고, 받은 편지함에 있는 이메일을 보며, 답장할 압박을 느끼지 않습니다. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

많은 회사들이 원격 근무가 미래라고 확신하고 있지만, 동시에 직원들에게 제어권을 양도하고 비동기 커뮤니케이션을 채택하는 방법에 어려움을 겪고 있습니다 — 행복한 직원을 포함한 이점, 비용 절감 및 세계 어디에서든 최고의 인재를 고용할 수 있는 능력이 포함됩니다.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. 메시지나 요청이 전송되면 즉각적인 응답이 있습니다.

관리자가 팀원의 사무실에 다가가서 문서를 요청하거나 프로세스에 대한 질문을 할 수 있는 물리적 작업 장소에 호 기 적인 동기식 커뮤니케이션이 일반적입니다. 근무 시간과 휴식 시간이 사전에 설정되어 있고 항상 이용 가능해야 하는 압박감이 많습니다.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

동기식 통신은 즉각적이지만 비동기식 통신에는 예상되는 지연이 있습니다. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

명확히 해야 할 점은 실시간 통신을 완전히 포기하지 않겠다는 것입니다. There are situations where it makes sense.

예를 들어 원격 작업은 매우 격리되어 있을 수 있습니다. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

민감한 주제를 논의하거나 비판적 피드백을 주거나 직 원 평가, 또는 한꺼번에 많은 아이디어를 브레인 스토밍하 고자할 때 유용합니다.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• Respecting everyone's perspectives and understanding the workplace dynamics that stem from incorporating inclusive practices is essential.

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Maureen shared the updated project status during the team meeting and thanked everyone for their contributions.

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. He explained the new strategy and how it aligns with the company's long-term goals.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

Engaging with employees through open communication channels fosters positive relationships and boosts morale. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. She shared the company's diversity and inclusion initiatives with the new hires to promote a welcoming work environment.

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

Don't micromanage but stay available when they need help getting past a roadblock.  설명 비디오, 인포그래픽 및 오디오 파일은 사람들을 정보에 대한 이해를 돕는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 

적절한 문서화는 사람들에게 훨씬 더 많은 유연성을 제공하고 정보에 더 쉽게 접근하고 이해할 수 있도록 도와줍니다. 이것은 끝없는 편지 왕복을 줄이는 데 도움이 될 수 있으며(오랜 어깨 탭) 모든 사람이 보다 자율적이고 효율적으로 작업할 수 있게 해줍니다.

미리 계획하세요 

다음과 같은 메시지를 보내는 것보다:

“Hi Linda, could you send me the updated onboarding checklist for our sales team right now?”

다음과 같이 말할 수 있습니다:

“Hi Linda, I’ll need the updated onboarding checklist for our sales team in three days.”

계획은 직원들이 준비할 시간을 주고 즉시 작업을 완료해야 한다는 압력을 없애줍니다.

모두가 적절한 문서에 접근할 수 있도록 하십시오 

문서 공유 설정을 확인하고 동료들이 적절한 파일에 접근할 수 있도록 하십시오. 이것은 사소해 보일 수 있지만, 누군가 접근을 요청해야 한다면 몇 시간 또는 하루 전체가 무의미하게 지연될 수 있습니다. 

효과적으로 소통하기 위해 스레드를 사용하십시오 

스레드의 목적은 텍스트 기반 대화가 쉽게 이루어지도록 하는 것입니다. 이메일 토론은 단편적이며 발신자와 수신자 만 접근할 수 있는 편지함에 정보를 가두어 버립니다.

스레드는 여러 팀원이 아이디어를 공유하고 결정을 내리는 데 매우 유용한 도구입니다.

회의 전에 스레드를 사용하여 팀이 현재의 주제를 이해하는 데 도움이 되는 관련 정보를 공유하십시오. After the meeting, continue the thread so those who couldn't attend can find the information. 스레드에서 회의 동영상을 공유할 수 있으며, 질문을 하는 사람은 스레드 내에서 바로 답변을 받을 수 있습니다.

Communication tools like Slack allow you to manage group projects by adding tasks straight into the project discussion threads. 여러 개의 불일치한 대화를 통해 갈 필요 없이 팀은 빠르게 관련된 스레드와 시작하는 데 필요한 정보를 찾을 수 있습니다. 

작업 시 알림을 끄십시오

알림은 생산성을 해칩니다. It keeps you in a state of hyper-responsiveness when you're always waiting for the sound of a smartphone or desktop notification. Each time you respond, it takes 25 minutes to get back on track, which results in lost productivity.

대신, 매일 더 많은 성과를 위해 시간 블록을 사용하십시오. 하루에 8시간 일한다면, 매 3시간마다 알림을 확인하고 한 번에 응답할 수 있습니다.

관리자로서

비동기 및 동기 커뮤니케이션을 사용하는 시기를 아십시오

이메일, 스레드 또는 줌 회의에서 무엇을 전달할 수 있습니까?

While team members can set their working hours under async communication, it’s important for managers to know when to expect (or not expect) real-time responses.

즉각적인 응답이 필요한 상황에 대한 프로토콜을 수립하고 직원들이 이러한 메시지를 받았을 때 즉시 응답해야 한다는 전용 채널을 만드십시오.

예를 들어, 귀하의 웹사이트가 오프라인에 있을 경우 즉각적인 응답이 필요하며 모든 사람이 문제를 즉시 해결하기 위해 손을 모아야 합니다. A report for a task that’s due next week could be communicated via Slack or a reminder sent on Asana.

명확한 커뮤니케이션 프로세스를 수립하십시오 

One of the biggest reasons asynchronous communication ends up failing is because people don’t have rules around communication in place. This is why it’s important to establish very clear expectations around how people talk to one another. 올바르게 수행되면 정보에 대한 오해 또는 잘못 커뮤니케이션할 가능성을 줄입니다. 

Consider having employees create designated working hours where they know they’ll be by their computer and available to work. 슬랙 채널에서 다양한 레이블, 이름 및 주제 설정을 사용하여 직원들이 어떤 대화를 나누어야 하는지 알 수 있도록 하십시오.

긴급성을 정의하십시오 

웹사이트나 앱의 공적 기능이 고장난 것은 긴급한 작업 문제입니다. A question about which color Post-it® notes your team prefers is not. If you don’t find a way to differentiate between the two, every incoming email or Slack is going to feel like it’s an emergency. 

비동기 커뮤니케이션이 작동하기 위해서는 직원들이 긴급한 문제와 그것을 기다릴 수 있는 문제를 구별할 필요가 있습니다.

정말 긴급한 문제와 그것을 플래그할 수 있는 최선의 방법에 대한 지침을 설정하십시오. 누구에게 연락할 것인지, 어떤 조치를 취해야 하며 문제를 어떻게 문서화할지를 위한 계획을 세우십시오. 

출력 및 결과를 기반으로 팀원을 평가하십시오 

Make it clear to employees that they’ll be judged based on contributions to the team’s objectives not how many hours they spent on the job. 

Employees can set their work hours as long they are productive. If they prefer to work three hours in the morning and four hours in the evening for uninterrupted deep work, that’s okay as long as they meet their monthly targets.

경직된 근무 시간을 폐지하십시오

유연한 근무 일정을 채택하면 전 세계 어디에서든 최고의 인재를 유치할 수 있습니다. You’ll naturally gravitate towards async communications when everyone can’t be online at the same. 

비동기식 체크인 일정을 잡으십시오

When there’s a lot of dependencies on your team, you end up with more meetings. 릭이 고객에게 고객이 발견한 버그에 대한 업데이트를 보내기 전에, 그는 엔지니어링의 안나에게 확인하여 문제가 해결되었는지 확인해야 합니다. 아무도 다른 사람이 무엇을 작업하고 있는지 모르기 때문에 회의와 긴 이메일 스레드로 이어집니다.

원격 체크인을 사용하여 회의를 비동기식으로 만드십시오. It’s a way for teams to share what they’re working on without disrupting their workflow.

이를 수행하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다:

• A central portal where teams share projects they’re working on each day
• 작업 흐름을 구축하고 여러 프로젝트에서 진행 상황을 추적하는 아사나와 같은 프로젝트 관리 도구
• A messaging tool like Slack where teams can post what they’re working on and it seamlessly integrates withinternal communication platformslike Guru

Encourage routines, but don't revert to old habits 

While there’s less need to maintain traditional working hours in a remote environment, encourage your team to have a work routine that replaces the old 9-5 schedule.

팀 리더로서 다음과 같은 설정을 할 수 있습니다:

• 모두가 참석해야 하는 주간 체크인 시간
• 이메일과 슬랙 메시지에 대한 응답 시간(12-24시간이 될 수 있음)
• 다른 시간대의 사람들과 긴급 상황 발생 시 소통절차

신뢰, 독립성 및 책임을 귀하의 작업 문화에 내재화하십시오 

신뢰와 독립성은 비동기식 커뮤니케이션이 기반하고 있는 가치입니다. You need to trust that your team will deliver on time, so teammates don’t have to worry about anyone not keeping their word. 직원들이 관리받지 않고 독립적으로 작업할 때, 혁신을 촉진하고 그들의 신뢰를 높입니다.

사람들에게 조금 여유를 주기로 합시다. 최근까지 비동기식 작업이 제대로 작동하기란 거의 불가능했었습니다. 현대 기술의 혁신 덕분에 원격 근무는 그 어느 때보다 쉬워졌지만, 현재 우리가 즐기고 있는 작업 환경은 20년 전이나, 경우에 따라 10년 전에는 불가능했음을 명심하는 것이 중요합니다. 

기억하십시오, 당신과 동료들은 이유가 있어서 함께 작업하고 있습니다. 여러분은 모두 효율적이고, 재능 있으며, 유능한 직원으로 평가받고 있습니다. 누군가가 비동기적 작업의 책임을 처리할 수 없다고 믿을 이유를 당신에게 주지 않는 한, 그들이 당신의 작업 환경에서 다음 단계를 처리할 수 있다고 믿으세요.

지식 관리 시스템으로 정보를 쉽게 접근할 수 있도록 하십시오 

직원의 81%가 과업을 완료하기 위해 필요한 정보에 액세스하지 못할 때 좌절감을 느낍니다. 

내부지식 관리 (KM) 시스템은 직원들이 질문할 필요성을 최소화합니다. 이것은 직원 온보딩, 과정 문서화, 게시 가이드라인 및 브랜드 가치와 같은 모든 회사 문서의 중앙 저장소로 사용됩니다. 선택한 시스템은 직관적이어야 하며, 검색이 용이하고 귀하의 워크플로와 통합할 수 있어야 합니다.

회의 시간을 잘 활용하십시오

비동기 커뮤니케이션 모델을 수용한다고 해서 동기 작업을 거부하는 것은 아닙니다. 분산된 인력의 일원이 될 때, 모든 회의는 중요합니다. 팬데믹은 우리가 회의 시간을 어떻게 사용하고 있는지에 대한 냉철한 검토를 강요했고, 모든 사람의 시간을 활용하는 최선의 방법에 대해 생각하도록 했습니다. 

일정을 잡기 전에 회의의 목적과 주요 목표에 대해 생각하는 시간을 가지세요. 이것이 실시간으로 논의되어야 하는 것인지, 아니면 이메일이나 슬랙을 보내는 것으로 같은 결과를 얻을 수 있는지 스스로에게 물어보십시오.

사전 회의 작업은 비동기식으로 작업하는 사람들에게 유용한 도구가 될 수 있습니다. 사람들이 문서를 검토하고, 비디오를 시청하거나, 공식적으로 회의를 갖기 전에 질문이나 아이디어를 준비하고 오도록하면 회의 시간을 줄이고 함께하는 시간이 더 의미 있게 만들 수 있습니다. 

기록된 회의의 가치를 잊지 마세요. 최선을 다하더라도 어떤 사람들은 회의에 참석할 수 없을 때가 있을 것입니다. 기록된 회의는 사람들에게 필요한 정보를 제공할 수 있습니다.

팀 결속 활동에 투자하십시오 

비동기 커뮤니케이션을 채택하면 팀이 직접 연결하거나 사회화할 기회가 줄어들게 됩니다, 특히 원격 근무를 할 때는 더욱 그렇습니다. 

관계를 구축하고 팀 단합을 촉진하는 정기적인 활동을 마련하여 그 빈자리를 채울 수 있습니다. 예를 들어 매달 금요일 게임 시간을 마련하거나, 줌을 통해 차 한잔하며 이야기를 나누거나 연 2회의 대면 리트릿을 계획할 수 있습니다.

팀에게 고립되거나 의욕을 잃는 날에 기대할 수 있는 것을 제공합니다.

비동기식 커뮤니케이션을 촉진하는 도구를 사용하십시오 

Guru 

Guru는 팀의 전문가들로부터 검증된 정보를 제공하는 내부 커뮤니케이션 도구이자 지식 공유 플랫폼입니다. 정보는 직원들이 작업하는 바로 그곳에서 접근할 수 있습니다. 구루를 회사 위키로 생각하세요. 업무 흐름과 통합되어 항상 작업에 필요한 정보를 가지는 것입니다.

구글 워크스페이스

Google Workspace는 한 위치에서 프로젝트 간 협업을 쉽게 해주는 클라우드 컴퓨팅 및 생산성 도구 모음입니다. 구글 워크스페이스의 도구에는 채팅, 이메일, 캘린더, 문서, 슬라이드, 시트, 양식 및 드라이브가 포함됩니다.

여러 사람이 문서에서 협업하고, 명확하지 않은 부분에 댓글을 남기고, 실시간으로 문제를 해결할 수 있습니다. 모든 것이 Google Drive에 저장되어 문서나 파일에 대한 접근을 잃어버릴 걱정을 할 필요가 없습니다.  

메시징 앱

Slack과 같은 메시징 앱과 Microsoft Teams는 이메일 스레드에서 긴 논의할 필요성을 없애고 메시징 플랫폼을 통한 커뮤니케이션을 간소화합니다. 

다양한 팀을 위해 주제를 채널별로 조직하여 대화의 질과 관련성을 향상시킵니다. 팀원들은 관심 있는 주제나 가용성에 따라 알림을 받을 방법을 선택할 수 있습니다. 

다행히도, Slack은 읽음 확인을 표시하지 않아서 개인 메시지를 받으면 즉시 응답해야 한다는 압박감을 덜어줍니다.

아사나

이메일이나 회의를 조직할 필요 없이 Asana를 사용하여 팀원들에게 프로젝트와 기한을 할당하세요. 직원들을 태그하고 프로젝트에 대해 댓글을 남기며, 아사나에서 중요한 프로젝트 문서를 연결하여 업무를 효과적으로 수행하기 위해 필요한 모든 정보를 제공할 수 있습니다. 

룸

Loom은 화면, 얼굴 및 음성을 녹화하여 비디오를 만들고 이를 이메일이나 링크를 통해 즉시 공유할 수 있는 비디오 메시징 도구입니다. 프로세스를 문서화하고 신규 직원을 온보딩하며 동료들과 지식을 공유하는 데 룸을 사용할 수 있습니다.

비동기식 커뮤니케이션 도구로서, 틈틈이 비디오 메시지를 보내고 동료가 여유롭고 불편하지 않게 비디오를 소비할 수 있습니다. 제품 로드맵을 설명하고, 동료들에게 오류를 수정하는 방법을 보여주거나, 특정 결정을 내린 이유를 설명하는 훌륭한 방법입니다.

항상 "온" 상태의 문화를 만드는 것에 주의하세요

협업 과부하는 직원이 요청에 응답하고 팀과 소통하는 데 너무 많은 시간을 할애하여 본인의 업무에 피해를 주는 상황에서 발생합니다. 협업 과부하의 몇 가지 원인은 다음과 같습니다:

생산성보다 커뮤니케이션 우선시하기 

하버드 비즈니스 리뷰에 따르면, 현재 직원들은 20년 전보다50% 더 많은 시간을 협업에 소비하고 있습니다. 

업무 시간의80%가 이메일 커뮤니케이션에, 회사 시간의80%가 회의에, 그리고 하루에15개 이상의 슬랙 메시지를 소비한다고 생각해보세요. 직원의 시간은 귀중하며, 기업은 내부 커뮤니케이션 방법이 그들에게 유익한지 또는 그들에게 해로운지 평가해야 합니다.

이러한 지속적인 커뮤니케이션의 추세는 하루 전체가 회의와 핵심 업무 기능에 소비되는 시간을 배치하게 만듭니다. 이는 일반적으로 직원들이 주중과 주말에 (추가 급여 없이) 할당된 작업을 완료하기 위해 잔업하는 결과를 초래합니다.

직원들이 항상 이용 가능해야 한다는 불필요한 압박 

근로자들이 항상 실시간 커뮤니케이션에 참여하면, 스케줄을 조정할 수 없게 됩니다. 자신의 일정을 설정하고 생산적으로 일하기보다, 팀은 요청에 응답하며 하루를 보냅니다. 잃어버린 시간을 보상하기 위해, 더 빠르게 작업을 수행하며, 경쟁이 심해지고, 더 큰 스트레스와 좌절로 이어집니다. 결과적으로 탈진과 출근할 의욕 부족이 초래됩니다.

저급한 대화 

첫 번째 응답은 아마도 최상의 응답이 아닐 것입니다. 즉시 응답해야 할 때, 압박감 때문에 답변을 신중하게 생각할 시간이 없으며, 품질 있는 응답을 제공하기 어려워집니다.  대화의 질이 떨어지며, 해결책이 종종 기대 이하로 나타납니다.

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