Wat is synchrone vs asynchrone communicatie?

Synchronische communicatie gebeurt in realtime - iedereen die betrokken is, is aanwezig en reageert onmiddellijk. Asynchrone communicatie daarentegen vereist geen onmiddellijke reactie; mensen kunnen antwoorden wanneer het voor hen het beste uitkomt. Elke stijl heeft zijn sterke punten, en weten wanneer men de ene boven de andere moet gebruiken, kan een grote impact hebben op de productiviteit van het team en de balans tussen werk en leven.

Wat is synchrone communicatie?

Synchronische communicatie betekent dat mensen tegelijkertijd communiceren, of het nu persoonlijk is of via digitale tools. Zie het als een live gesprek - je bent in realtime interactie, en verwacht directe heen-en-weer reacties. Deze aanpak wordt vaak gebruikt voor vergaderingen, telefoongesprekken, of live chats waar directe feedback noodzakelijk is.

Voorbeelden van synchrone communicatie

Live videovergaderingen: Tools zoals Zoom, Microsoft Teams, of Google Meet maken het gemakkelijk om digitaal gezicht tot gezicht te verbinden in realtime.

Telefoongesprekken: De meest traditionele vorm van synchrone communicatie. Neem de telefoon op en voer onmiddellijk een gesprek.

Live chat: Messaging tools zoals Slack en Microsoft Teams ondersteunen zowel async als sync communicatie, afhankelijk van hoe je ze gebruikt. Wanneer reacties direct zijn, is het synchroon.

In-persoon vergaderingen: Of het nu een snelle bijeenkomst of een formele zitting is, in-persoon communicatie vertrouwt erop dat mensen op hetzelfde moment op dezelfde plaats zijn.

Wat zijn de voordelen van synchrone communicatie?

Directe feedback en verduidelijking
Wanneer tijd van essentie is, helpt synchrone communicatie je snel antwoorden te krijgen en misverstanden ter plekke op te lossen. Het is geweldig voor snelle besluitvorming of het wegnemen van projectblokkades.

Sterkere relatie-opbouw
Real-time gesprekken - of het nu persoonlijk is of via video - helpen bij het opbouwen van een band en vertrouwen. Je kunt lichaamstaal lezen, toon horen, en op een meer persoonlijk niveau verbinden.

Hogere betrokkenheid
Het is makkelijker om betrokkenheid te krijgen tijdens live discussies waar deelnemers vragen kunnen stellen, meningen kunnen uiten, en gehoord kunnen worden. Dit kan leiden tot betere samenwerking en dynamischere brainstormsessies.

Handig voor gevoelige gesprekken
Als je zaken over prestaties moet bespreken, kritische feedback moet geven, of persoonlijke zaken moet bespreken, bieden synchrone formaten de emotionele nuance die async ontbreekt.

Wat zijn de nadelen van synchrone communicatie?

Tijdzone-conflicten
Wanneer teams verspreid zijn over verschillende tijdzones, kan het plannen van synchrone vergaderingen een logistieke nachtmerrie zijn. Iemand moet bijna altijd compromissen sluiten wat betreft gemak.

Verstoort diep werk
Constante pings, oproepen, en spontane vergaderingen kunnen de focus verbreken. Het is moeilijk om in de stroom te blijven wanneer je de hele dag in realtime gesprekken wordt getrokken.

Druk om onmiddellijk te reageren
Niet iedereen verwerkt informatie op dezelfde snelheid of formuleert ideeën op hetzelfde tempo. Verwachtingen in real time kunnen leiden tot gehaaste, kwalitatief slechte reacties - of erger nog, burn-out omdat je altijd "aan" staat.

Gebrek aan documentatie
Live gesprekken worden vaak niet opgenomen of opgeschreven. Dat betekent dat belangrijke details verloren kunnen gaan, en degenen die er niet bij waren, misschien helemaal mislopen.

Moeilijker op te schalen
Naarmate je team groeit, worden real-time vergaderingen en constante check-ins moeilijker te beheren. Asynchrone communicatie biedt een meer schaalbaar model om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn blijft zonder de planningchaos.

Wat is asynchrone communicatie? 

Asynchrone communicatie betekent interactie zonder realtime gesprekken — antwoorden kunnen worden vertraagd. A good example is email. In deze aanpak plannen mensen geen vergaderingen en zijn reacties minder tijdgevoelig.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

Bijvoorbeeld, als je een e-mail hebt gestuurd waarin je een document van een teamlid vraagt, verwacht dan niet onmiddellijk een reactie, wees geduldig en wacht tot ze later antwoorden. Er is steeds meer bewijs dat laat zien welke productiviteitsvoordelen er zijn als je niet meteen op alle verzoeken reageert zodra ze binnenkomen. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Examples of asynchronous communication

Berichtensoftware: Berichtensoftware zoals Microsoft Teams en Slack is nuttig voor communicatie en samenwerking tussen werknemers. You send a message and the recipient replies when they come online.

E-mail: Er is geen druk om direct op werk-e-mails te reageren. Werknemers kunnen op een geschikt moment antwoorden met tools zoals Gmail en Outlook. 

Videorecording: Videorecordingen of demo's werken goed wanneer je een proces moet uitleggen. Populaire videorecordingtools zijn Zoom en Loom.

Cloudsamenwerking: Met tools zoals Google Workspace en Microsoft Teams kun je samenwerken aan documenten met je teamgenoten, wijzigingen aanbrengen en opmerkingen achterlaten die ze op een geschikt moment kunnen aanpakken.   

Videobibliotheken: Een videobibliotheek is een verzameling trainingsvideo's die werknemers kunnen bekijken als onderdeel van het onboardingsproces of reguliere trainingsintervallen. Je kunt Guru integreren met leermanagementsoftware zoals Lessonly en Skilljar om werknemers te helpen in hun eigen tempo te leren.

Projectmanagementsoftware: Projectmanagementtools zijn een geweldige manier om samen te werken aan projecten, deliverables te communiceren en projectactiviteiten bij te houden. Voorbeelden om te verkennen met Guru zijn Asana en Trello. 

Wiki's en intranets: Wiki's en intranets dienen als de enige bron van waarheid binnen een organisatie. Het is een repository van bedrijfsdocumenten, processen en andere middelen waar werknemers toegang toe moeten hebben om hun taken uit te voeren. Met een intranet CMS zoals Guru, kan iedereen inhoud maken en verifieerbare kennis delen zodat werknemers altijd de beste praktijken gebruiken.

Wat zijn de voordelen van asynchrone communicatie?

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. Het stelt je in staat om een specifiek idee te overdenken, je gedachten te ordenen en antwoorden te geven wanneer je er klaar voor bent. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

Omdat asynchrone communicatie niet vereist dat externe werknemers op hetzelfde moment verbonden zijn, kun je een bericht sturen naar een werknemer in Europa vanuit je appartement in San Francisco en zij zullen later op de dag reageren wanneer ze aan hun werkplek zitten.

Increased productivity 

In een synchrone omgeving besteedt de gemiddelde werknemer 12 uur per week aan het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

Bovendien kunnen werknemers de productiviteit enorm verhogen met asynchrone informatie delen om tijd en stress te besparen.

Wat zijn de nadelen van asynchrone communicatie?

Vertraagde feedback
Één van de meest voor de hand liggende nadelen van asynchrone communicatie is de tijdsvertraging. Wanneer je een bericht stuurt, kan het zijn dat je uren - of zelfs dagen - moet wachten op een reactie. Dat kan frustrerend zijn als je snel moet handelen of ergens vastloopt.

Miscommunicatierisico's
Zonder toon, gezichtsuitdrukkingen of directe uitwisseling kan schriftelijke communicatie soms verkeerd begrepen worden. Mensen kunnen je bedoeling verkeerd opvatten, of belangrijke context missen die verborgen zit in een lange draad of e-mail.

Informatie-overload
Asynchrone tools kunnen leiden tot informatiesilo's of berichtenverspreiding. Als communicatie niet goed georganiseerd is - met duidelijke draden, kanalen of mappen - is het makkelijk om belangrijke details uit het oog te verliezen of updates helemaal te missen.

Niet ideaal voor alle taken
Sommige situaties vragen om realtime interactie. Complexe brainstormsessies, gevoelige feedback of emotioneel geladen discussies hebben vaak baat bij de nuance en directheid van synchrone formaten.

Vereist sterke schrijfvaardigheden
Omdat de meeste asynchrone communicatie schriftelijk gebeurt, is duidelijkheid essentieel. Als iemand moeite heeft om zijn ideeën duidelijk over te brengen, kan dit leiden tot verwarring, extra heen-en-weer, of fouten in een later stadium.

Synchrone versus asynchrone communicatievoorbeelden

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. Asynchrone operaties kunnen tegelijkertijd plaatsvinden - je kunt naar de volgende stap gaan terwijl een andere stap eindigt.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. Asynchrone communicatie gebeurt op jouw eigen tijd en vereist geen planning.

In dit artikel verkennen we alles wat je moet weten over synchrone versus asynchrone communicatie, in het algemeen.

Why should you move toward asynchronous communication? 

Een Stanford-onderzoek onder 16.000 werknemers onthulde dat externe werknemers 13% productiever zijn. In een andere studie bleek dat een bedrijf dat overschakelde op extern werk een verhoogde jaarlijkse waarde van $1,3 miljard vastlegde. 

Geen gehaaste woon-werkverkeer naar het werk, het inademen van met koolstof gevoede lucht, betrokkenheid bij kantoorpolitiek, of altijd aanwezig moeten zijn, zelfs als je er geen zin in hebt. Je hebt meer tijd om aan je familie en hobby's te besteden omdat je de controle over je dag hebt teruggekregen en hoe je je activiteiten plant.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

In een remote-first, volledig asynchrone omgeving, word je wakker wanneer je wilt, zie je de e-mails in je inbox en voel je geen druk om te reageren. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

Hoewel veel bedrijven overtuigd zijn dat thuiswerken de toekomst is, hebben ze ook moeite om de controle over te dragen aan hun werknemers en asynchrone communicatie te adopteren — zelfs wanneer de voordelen een gelukkiger personeel omvatten, verlaagde overheadkosten, en de mogelijkheid om top talent van overal ter wereld aan te nemen.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. Wanneer een bericht of verzoek wordt verstuurd, is er direct een reactie.

Synchrone communicatie is gebruikelijk op een fysieke werkplek waar managers naar het kantoor van een teamlid kunnen lopen en om een document kunnen vragen of een vraag kunnen stellen over een proces. Werktijden en pauzetijden zijn vooraf ingesteld, en er is veel druk om altijd beschikbaar te zijn.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

Hoewel synchrone communicatie direct is, is er een verwachte vertraging bij asynchrone communicatie. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

Om duidelijk te zijn, vragen we je niet om de real-time communicatie volledig te laten vallen. There are situations where it makes sense.

Extern werk kan bijvoorbeeld extreem isolerend zijn. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

Het is ook handig als je gevoelige onderwerpen wilt bespreken, kritisch feedback wilt geven, prestatiebeoordeling, of veel ideeën tegelijk wilt brainstormen.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• Je besteedt een hele dag aan het beantwoorden van een eindeloze e-mailreeks in plaats van die taak af te maken die over een uur klaar moet zijn

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Micromanage niet, maar blijf beschikbaar wanneer ze hulp nodig hebben om langs een obstakel te komen. 

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. Combineer asynchrone en synchrone communicatie en je zult een gelukkig team hebben met een gezonde werk-privébalans.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

Het is moeilijker om iets verkeerd te begrijpen of de context te verliezen wanneer je schrijft. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. Helaas, tenzij je werkt aan een echt cool topgeheim programma waarvan we waarschijnlijk niets zouden moeten weten, hebben mensen veel herinneringen nodig over regels voor werk en communicatie.  

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

Het is belangrijk om jezelf niet te beperken tot geschreven documenten wanneer je nadenkt over de beste manier om bepaalde dingen te communiceren. Instructievideo's, infographics en audiobestanden kunnen een geweldige manier zijn om mensen op de hoogte te houden. 

Het hebben van de juiste documentatie geeft mensen veel meer flexibiliteit en helpt ervoor te zorgen dat informatie toegankelijk en gemakkelijk te begrijpen is. Dit kan helpen om eindeloze heen-en-weer berichten te verminderen (dus geen schouderklopjes meer) en laat iedereen autonomer en efficiënter werken.

Plan vooruit 

In plaats van een boodschap te sturen die zegt:

"Hallo Linda, zou je me nu de bijgewerkte introductiechecklijst voor ons verkoopteam kunnen sturen?"

Je zou kunnen zeggen:

"Hallo Linda, ik heb de bijgewerkte introductiechecklijst voor ons verkoopteam over drie dagen nodig."

Plannen geeft werknemers tijd om zich voor te bereiden en elimineert de druk om taken onmiddellijk af te ronden.

Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot de juiste documenten 

Controleer je documentdeelinstellingen en zorg ervoor dat je collega's toegang hebben tot de juiste bestanden. Dit lijkt misschien klein, maar als iemand toegang moet aanvragen, kan dit resulteren in onnodige vertragingen van enkele uren of zelfs een hele dag. 

Gebruik threads om effectief te communiceren 

Het doel van threads is om textuele gesprekken gemakkelijk te maken. E-maildiscussies zijn gefragmenteerd en vergrendelen informatie in een inbox waar alleen de afzender en ontvanger toegang toe hebben.

Threads zijn geweldig voor gesprekken waarin meerdere teamleden ideeën kunnen delen en beslissingen kunnen nemen.

Gebruik threads om relevante informatie te delen voordat je vergadert, zodat je team het onderwerp beter begrijpt. Na de vergadering, ga door met de thread zodat degenen die er niet bij konden zijn de informatie kunnen vinden. Je kunt een link naar de video van de vergadering in de thread delen en iedereen die vragen stelt, zal direct in de thread antwoorden krijgen.

Communicatietools zoals Slack stellen je in staat om groepsprojecten te beheren door taken rechtstreeks toe te voegen aan de projectdiscussiethreads. In plaats van door verschillende onsamenhangende gesprekken te gaan, kan je team snel de relevante thread vinden samen met de informatie die ze nodig hebben om te beginnen. 

Zet notificaties uit tijdens het werken

Notificaties verpesten je productiviteit. Het houdt je in een staat van hyperresponsiviteit wanneer je altijd wacht op het geluid van een smartphone- of bureaubladmelding. Elke keer dat je reageert, duurt het 25 minuten om weer op koers te komen, wat resulteert in verloren productiviteit.

Gebruik in plaats daarvan tijdsblokken om meer uit elke dag te halen. Als je 8 uur per dag werkt, kun je elke drie uur notificaties controleren en in één keer reageren.

Als Manager

Weet wanneer je asynchrone versus synchrone communicatie moet gebruiken

Wat kun je communiceren via e-mail, in een thread, of tijdens een Zoom-videoconferentie?

Terwijl teamleden hun werktijden kunnen instellen onder asynchrone communicatie, is het belangrijk dat managers weten wanneer ze (niet) op realtime reacties kunnen rekenen.

Stel een protocol op voor situaties die een onmiddellijke reactie vereisen en creëer een speciaal kanaal zodat werknemers weten dat ze onmiddellijk moeten reageren wanneer ze dergelijke berichten ontvangen.

Bijvoorbeeld, als je website offline gaat is dit een noodsituatie en vereist dit dat alle handen aan dek zijn om het onmiddellijk op te lossen. Een rapport voor een taak die volgende week klaar moet zijn, kan worden gecommuniceerd via Slack of een herinnering die via Asana wordt verzonden.

Zorg voor duidelijke communicatieprocessen 

Een van de grootste redenen waarom asynchrone communicatie vaak mislukt, is omdat mensen geen regels hebben voor communicatie. Daarom is het belangrijk om zeer duidelijke verwachtingen te stellen over hoe mensen met elkaar praten. Wanneer je het op de juiste manier doet, verklein je de kans op misverstanden of het verkeerd communiceren van informatie. 

Overweeg werknemers te laten aangewezen werktijden te creëren waarbij ze weten dat ze bij hun computer zullen zijn en beschikbaar zullen zijn om te werken. Gebruik verschillende labels, namen en onderwerpinstellingen in je Slack-kanalen, zodat werknemers weten welke gesprekken ze daar moeten voeren

Definieer urgentie 

Een gebroken openbare functie op een website of app is een dringende werkprobleem. Een vraag over welke kleur Post-it®-briefjes jouw team verkiest, is dat niet. Als je geen manier vindt om onderscheid te maken tussen de twee, zal elke binnenkomende e-mail of Slack aanvoelen als een noodgeval. 

Om ervoor te zorgen dat asynchrone communicatie werkt, moeten werknemers het verschil weten tussen dringende zaken en zaken die kunnen wachten.

Stel richtlijnen op over wat werkelijk een dringende zaak is en de beste manier om dat aan te geven. Heb een vastgesteld actieplan over wie je moet contacteren, de juiste stappen die je moet nemen en hoe je het probleem moet documenteren. 

Evalueer teamleden op basis van output en resultaten 

Maak het duidelijk aan werknemers dat ze beoordeeld zullen worden op hun bijdragen aan de doelstellingen van het team, niet op hoeveel uur ze aan de baan hebben besteed. 

Werknemers kunnen hun werktijden instellen zolang ze productief zijn. Als ze er de voorkeur aan geven om drie uur 's ochtends en vier uur' s avonds te werken voor ononderbroken diep werk, is dat prima zolang ze hun maandelijkse doelen halen.

Abolish rigid work hours

Een flexibele werkzaal stand stelt je in staat om top talent van overal ter wereld aan te trekken. Je zult van nature graviteren naar asynchrone communicatie wanneer niet iedereen tegelijk online kan zijn. 

Plan asynchrone check-ins

Wanneer er veel afhankelijkheden zijn in je team, eindig je met meer vergaderingen. Voordat Rick een update naar een klant verstuurt over een bug die de klant heeft gevonden, moet hij controleren bij Anna van engineering om te zien of het probleem is opgelost. Niemand weet waaraan iemand werkt, wat leidt tot vergaderingen en lange e-maildraden.

Gebruik afstandscheck-ins om vergaderingen asynchroon te maken. Het is een manier voor teams om te delen waaraan ze werken zonder hun workflow te verstoren.

Een paar manieren om dit te doen zijn:

• Een centrale portal waar teams projecten delen waar ze elke dag aan werken
• Een projectmanagementtool zoals Asana waar je workflows bouwt en de voortgang over meerdere projecten bijhoudt
• Een berichtentool zoals Slack waar teams kunnen delen waar ze aan werken en die naadloos integreert met interne communicatieplatforms zoals Guru

Moedig routines aan, maar val niet terug in oude gewoonten 

Hoewel er minder behoefte is om traditionele werktijden te handhaven in een afgelegen omgeving, moedig je team aan om een werkritme te hebben dat het oude 9-5-schema vervangt.

Als teamleider kun je instellen:

• Tijden voor wekelijkse check-ins wanneer iedereen aanwezig moet zijn
• Een tijdlijn voor reacties op e-mails en berichten op Slack (kan 12-24 uur zijn)
• Procedures om te communiceren voor degenen in verschillende tijdzones en in geval van nood

Bouw vertrouwen, onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid in je werkcultuur 

Vertrouwen en onafhankelijkheid zijn de waarden waar asynchrone communicatie op is gebouwd. Je moet erop vertrouwen dat je team op tijd levert, zodat teamgenoten zich geen zorgen hoeven te maken dat iemand zijn woord niet houdt. Wanneer werknemers onafhankelijk werken zonder micromanagement, stimuleert dit innovatie en versterkt het hun zelfvertrouwen.

Laten we mensen wat ruimte geven. Tot zeer recent was het bijna onmogelijk voor asynchroon werk om... goed te functioneren. Dankzij innovaties in moderne technologie is op afstand werken makkelijker dan ooit, maar het is belangrijk om in gedachten te houden dat de werkomgeving die we nu waarderen 20 jaar geleden niet mogelijk zou zijn geweest, of zelfs 10 jaar geleden in sommige gevallen.

Vergeet niet dat jij en je collega's om een reden samenwerken. Jullie zijn allemaal efficiënte, getalenteerde en capabele werknemers bevonden. Tenzij iemand je reden heeft gegeven om te geloven dat ze niet verantwoordelijkheid kunnen dragen die gepaard gaat met asynchroon werk, vertrouw erop dat ze de volgende stap in jouw werkomgeving aankunnen.

Maak informatie gemakkelijk toegankelijk met een kennisbeheersysteem 

81% van de werknemers voelt zich gefrustreerd wanneer ze niet bij de informatie kunnen die ze nodig hebben om een taak te voltooien. 

Een intern kennisbeheersysteem minimaliseert de noodzaak voor werknemers om vragen te stellen. Het wordt de centrale repository voor alle bedrijfsdocumenten, zoals onboarding van werknemers, procesdocumentatie, publicatierichtlijnen en merkwaarden. Het systeem dat je kiest moet intuïtief zijn, gemakkelijk doorzoekbaar en integreren met je workflow.

Gebruik je vergadertijd goed

We zeiden eerder dat het omarmen van een asynchroon communicatiemodel niet betekent dat je synchroon werk afwijst. Wanneer je deel uitmaakt van een gedistribueerde workforce, telt elke vergadering. De pandemie dwong ons om goed te kijken naar hoe we onze vergadertijden gebruikten en echt na te denken over de beste manieren om ieders tijd te benutten.

Neem de tijd om na te denken over het doel en de hoofddoelstellingen van een vergadering voordat je je planningshulpmiddel opent. Vraag jezelf af of dit iets is dat live besproken moet worden, of dat je hetzelfde resultaat kunt krijgen na het verzenden van een e-mail of Slack.

Voorwerk kan een waardevol hulpmiddel zijn voor mensen die asynchroon werken. Mensen documenten laten herzien, video's laten kijken of voorbereid met vragen of ideeën laten komen voordat je officieel bijeenkomt, kan de vergadertijd verminderen en de tijd die je samen doorbrengt nog impactvoller maken. 

En vergeet niet de waarde van opgenomen vergaderingen. Ondanks je beste inspanningen zullen er momenten zijn waarop sommige mensen niet in staat zullen zijn om bijeen te komen. Opgenomen vergaderingen kunnen mensen voorzien van de informatie die ze nodig hebben om door te blijven werken.

Investeer in team-bonding activiteiten 

Bij de adoptie van asynchrone communicatie zijn er minder kansen voor teams om persoonlijk contact te hebben of te socializen, vooral wanneer je op afstand werkt.

Je kunt de leegte vullen door regelmatige activiteiten te organiseren die het opbouwen van relaties en team-eenheid bevorderen. Bijvoorbeeld, je zou een maandelijkse vrijdag speluurtje, drinks via Zoom om bij te praten, of tweejaarlijkse persoonlijke retraites kunnen organiseren.

Het geeft je team iets om naar uit te kijken op dagen dat ze zich geïsoleerd of gedemotiveerd voelen.

Gebruik tools die asynchrone communicatie bevorderen 

Guru 

Guru is een intern communicatietool en kennisdelingsplatform dat geverifieerde informatie van experts in jouw team biedt. De informatie kan door werknemers precies daar worden bereikt waar ze werken. Denk aan Guru als een bedrijfswiki die integreert met je workflow, zodat je altijd de informatie hebt die je nodig hebt om je werk te doen.

Google Workspace

Google Workspace is een verzameling van cloud computing en productiviteitstools die het makkelijk maken om samen te werken aan projecten op één locatie. Tools in Google Workspace zijn onder andere Chat, Gmail, Agenda, Docs, Presentaties, Bladen, Formulieren en Drive.

Meerdere mensen kunnen aan een document samenwerken, opmerkingen achterlaten waar iets onduidelijk is en problemen in realtime oplossen. Alles wordt opgeslagen op Google Drive zodat je je geen zorgen hoeft te maken over het verliezen van documenten of toegang tot bestanden.

Messaging-apps

Messaging apps zoals Slack en Microsoft Teams elimineren de noodzaak voor lange discussies via e-mailthreads en stroomlijnen de communicatie via een berichtenplatform. 

Je kunt onderwerpen organiseren per kanaal voor verschillende teams om de kwaliteit en relevantie van gesprekken te verbeteren. Teamleden kunnen kiezen hoe ze willen worden gewaarschuwd op basis van onderwerpen van interesse of beschikbaarheid. 

Gelukkig toont Slack geen leesbevestiging wat de druk weghaalt om onmiddellijk te reageren wanneer je een privébericht ontvangt.

Asana

Gebruik Asana om projecten en deadlines toe te wijzen aan je teamgenoten zonder een e-mail te sturen of een vergadering te organiseren. Je kunt je werknemers taggen, opmerkingen maken op projecten en zelfs belangrijke projectdocumenten in Asana linken om hun alles te bieden wat ze nodig hebben om de klus effectief te klaren. 

Loom

Loom is een videomessagingtool waar je je scherm, gezicht en stem kunt opnemen om video's te maken en direct te delen via e-mail of een link. Je kunt Loom gebruiken om processen te documenteren, nieuwe werknemers in te werken en kennis met je collega's te delen.

Als een hulpmiddel voor asynchrone communicatie, kun je videoberichten op je eigen tijd verzenden en consumeert je collega de video op zijn of haar gemak. Het is een geweldige manier om een product roadmap uit te leggen, je teamgenoten te laten zien hoe ze een fout kunnen herstellen, of uitleg te geven waarom je bepaalde beslissingen hebt genomen.

Wees voorzichtig met het creëren van een altijd "aan" cultuur

Samenwerkingsoverload gebeurt wanneer een werknemer te veel tijd besteedt aan het reageren op verzoeken en interactie met het team tot nadeel van hun eigen werk. Een paar oorzaken van samenwerkingsoverload zijn:

Communicatie prioriteren boven productiviteit 

Volgens Harvard Business Review besteden werknemers momenteel 50% meer tijd aan samenwerking dan 20 jaar geleden. 

Denk aan 80% van een werkdag aan e-mailcommunicatie, 15% van de tijd van het bedrijf aan vergaderingen, en meer dan 200 Slack-berichten per dag. Werknemerstijd is kostbaar, en bedrijven moeten evalueren of hun huidige interne communicatiepraktijken voor hen of tegen hen werken.

Deze trend van constante communicatie betekent dat hun hele dag is ingericht rondom vergaderingen, met tijd die ertussen wordt besteed aan kernfuncties. Dit resulteert vaak in werknemers die overwerken op weekdagen en in het weekend (zonder extra betaling) om toegewezen taken te voltooien.

Onnodige druk voor werknemers om altijd beschikbaar te zijn 

Als werknemers altijd betrokken zijn bij realtime communicatie, hebben ze geen controle over hun schema's. In plaats van hun eigen agenda's te bepalen en productief te zijn, besteedt je team de dag aan het reageren op verzoeken. Om verloren tijd goed te maken, werken ze sneller, wat leidt tot meer druk, hogere frustratie en stress. Het resultaat is burn-out en een gebrek aan motivatie om op te dagen.

Low-quality gesprekken 

Het eerste antwoord is waarschijnlijk niet je beste antwoord. Wanneer je onmiddellijk moet antwoorden, is er geen tijd om je antwoorden te overdenken en een doordacht antwoord te geven omdat je onder druk staat. De kwaliteit van het gesprek lijdt en oplossingen zijn vaak ondermaats.

‍