Co to jest komunikacja synchroniczna kontra asynchroniczna?

Komunikacja synchroniczna odbywa się w czasie rzeczywistym - wszyscy zaangażowani są obecni i reagują natychmiast. Komunikacja asynchroniczna, z kolei, nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi; ludzie mogą odpowiedzieć, kiedy dla nich najlepiej. Każdy styl ma swoje zalety, a znalezienie momentu na użycie jednego zamiast drugiego może mieć duży wpływ na produktywność zespołu i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Co to jest komunikacja synchroniczna?

Komunikacja synchroniczna oznacza, że ludzie komunikują się jednocześnie, bez względu na to, czy osobiście czy za pomocą narzędzi cyfrowych. Można to porównać do rozmowy na żywo - jesteś w interakcji w czasie rzeczywistym, oczekując natychmiastowych odpowiedzi od siebie i drugiej osoby. Takie podejście jest często wykorzystywane podczas spotkań, rozmów telefonicznych lub czatów na żywo, gdzie konieczna jest natychmiastowa reakcja.

Przykłady komunikacji synchronicznej

Spotkania wideo na żywo: Narzędzia takie jak Zoom, Microsoft Teams lub Google Meet ułatwiają połączenie twarzą w twarz (wirtualnie) w czasie rzeczywistym.

Połączenia telefoniczne: Najbardziej tradycyjna forma komunikacji synchronicznej. Podnieś słuchawkę i porozmawiaj od razu.

Czat na żywo: Narzędzia do komunikacji, takie jak Slack i Microsoft Teams, obsługują zarówno komunikację asynchroniczną, jak i synchroniczną, w zależności od tego, w jaki sposób są używane. Kiedy odpowiedzi są natychmiastowe, jest to synchroniczne.

Spotkania osobiste: Czy to szybkie zebranie czy formalne spotkanie, komunikacja osobista polega na tym, że ludzie są w tym samym miejscu w tym samym czasie.

Jakie są zalety komunikacji synchronicznej?

Natychmiastowa informacja i wyjaśnienie
Gdy liczy się czas, komunikacja synchroniczna pomaga uzyskać szybkie odpowiedzi i rozwiązanie nieporozumień na miejscu. To doskonałe rozwiązanie do szybkich decyzji lub rozwiązania blokerów projektowych.

Budowanie silniejszych relacji
Rozmowy w czasie rzeczywistym - czy to osobiście czy przez wideo - pomagają budować relacje i zaufanie. Możesz odczytać mowę ciała, usłyszeć ton i nawiązać bardziej osobisty kontakt.

Większe zaangażowanie
Łatwiej uzyskać zgodę podczas żywych dyskusji, w których uczestnicy mogą zadawać pytania, wyrażać opinie i czuć się wysłuchanymi. Może to prowadzić do lepszej współpracy i bardziej dynamicznych sesji burzy mózgów.

Przydatne w trakcie wrażliwych rozmów
Jeśli potrzebujesz omówić problemy wydajnościowe, udzielić krytycznego feedbacku lub omówić sprawy osobiste, formaty synchroniczne oferują emocjonalne niuanse, których brakuję w formatach asynchronicznych.

Jakie są wady komunikacji synchronicznej?

Konflikty stref czasowych
Gdy zespoły są rozproszone na różne strefy czasowe, planowanie spotkań synchronicznych może być logistycznym koszmarem. Prawie zawsze ktoś musi zgodzić się na kompromis co do wygody.

Przerywa głęboką pracę
Ciągłe wiadomości, połączenia i spotkania spontaniczne mogą zakłócać skupienie. Trudno utrzymać skupienie, gdy jesteś ciągle zaciągany do rozmów w czasie rzeczywistym przez cały dzień.

Presja odpowiedzi natychmiastowej
Nie każdy przetwarza informacje ani formułuje pomysły z taką samą prędkością. Oczekiwania na czas rzeczywisty mogą prowadzić do pośpiechu, niskiej jakości odpowiedzi — albo nawet wypalenia się z ciągłego ''on''.

Brak dokumentacji
W trakcie rozmów na żywo nagrania często nie są zapisywane lub spisywane. To oznacza, że ważne szczegóły mogą być zagubione, a ci, którzy nie byli obecni, mogą całkowicie przegapić.

Trudniej się skaluje
Jak rośnie twoja drużyna, spotkania w czasie rzeczywistym i stałe sprawdzanie stają się trudniejsze do zarządzania. Komunikacja asynchroniczna oferuje bardziej skalowalny model utrzymywania wszystkich w zgodzie bez chaosu związanego z harmonogramem.

Czym jest komunikacja asynchroniczna? 

Komunikacja asynchroniczna oznacza interakcję bez rozmowy w czasie rzeczywistym - odpowiedzi mogą być opóźnione. Dobrym przykładem jest e-mail. W tym podejściu ludzie nie planują spotkań, a odpowiedzi są mniej czasoczułe.

W tym scenariuszu, zamiast wymagać od swoich pracowników bycia online w tym samym czasie, dajesz swoim współpracownikom elastyczność w wyborze godzin pracy, niezależnie od ich lokalizacji. 

Na przykład, jeśli wysłałeś e-mail z prośbą o dokument od członka zespołu, zamiast oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi, pozostajesz cierpliwy i czekasz, aż odpisze później. Rosnące dowody wskazują na korzyści produktywności płynące z nieodpowiadania na wszystkie żądania w momencie ich nadejścia. W rzeczywistości badania przeprowadzone przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne wykazały, że przerwy mogą znacznie obniżyć wydajność.

Przykłady komunikacji asynchronicznej

Oprogramowanie do komunikacji: Oprogramowanie do komunikacji, takie jak Microsoft Teams i Slack, jest pomocne w komunikacji i współpracy pracowników. Wysyłasz wiadomość, a odbiorca odpowiada, gdy jest online.

E-mail: Nie ma presji, aby natychmiast odpowiadać na e-maile służbowe. Pracownicy mogą odpowiadać w dogodnym czasie za pomocą narzędzi takich jak Gmail oraz Outlook. 

Nagrywanie wideo: Nagrania wideo lub demo świetnie się sprawdzają, gdy trzeba wyjaśnić proces. Popularne narzędzia do nagrywania wideo obejmują Zoom oraz Loom.

Współpraca w chmurze: Dzięki narzędziom takim jak Google Workspace oraz Microsoft Teams, wspólnie możesz pracować nad dokumentami z kolegami z zespołu, wprowadzać zmiany i zostawiać komentarze, które mogą być adresowane w dogodnym czasie.   

Biblioteki wideo: Biblioteka wideo to zbiór filmów szkoleniowych, które pracownicy mogą oglądać w ramach procesu wprowadzania pracownika lub regularnych szkoleń. Możesz zintegrować Guru z oprogramowaniem do zarządzania nauką, takim jak Lessonly i Skilljar, aby pomóc pracownikom uczyć się we własnym tempie.

Oprogramowanie do zarządzania projektem: Narzędzia do zarządzania projektami są doskonałym sposobem na współpracę nad projektami, komunikowanie się dotyczące dostaw i śledzenie aktywności projektu. Przykłady do odkrycia z Guru obejmują Asana oraz Trello. 

Wiki i intranety: Wiki oraz intranety stanowią jedno źródło prawdy w organizacji. Jest to repozytorium dokumentów firmy, procesów i innych zasobów, których pracownicy potrzebują do wykonywania funkcji służbowych. Dzięki intranetowemu systemowi CMS, jak Guru, każdy może tworzyć treści i udostępniać weryfikowalną wiedzę, dzięki czemu pracownicy zawsze korzystają z najlepszych praktyk.

Jakie są zalety komunikacji asynchronicznej?

Elastyczność odpowiedzi, kiedy możesz 

Async komunikacja daje Ci wolność planowania swojego dnia pracy w oparciu o najproduktywniejsze godziny. Zamiast przełączać się między zakładkami, aby odpowiadać na nieustanne wiadomości, możesz grupować swoje odpowiedzi, kiedy masz czas. 

Dzięki większej elastyczności możesz na dłużej skoncentrować się na ważniejszych zadaniach, co prowadzi do poprawy wydajności i produktywności. 

Szczersza komunikacja 

Podczas gdy komunikacja asynchroniczna jest wolniejsza, ma tendencję do bycia wyższej jakości niż impulsywne odpowiedzi. Pozwala ci przemyśleć konkretny pomysł, zebrać swoje myśli i udzielać odpowiedzi, gdy jesteś gotowy. To ułatwia innym osobom zrozumienie Twojego przekazu skutecznie i unikanie niepotrzebnych wymian zdań. 

Większa przejrzystość, ponieważ komunikacja jest zapisywana domyślnie 

Wiadomości czatowe i wątki Slacka odbywają się w formie pisemnej i są automatycznie zapisywane, abyście wy i wasz zespół mogli do nich później sięgnąć. To prowadzi do większej przejrzystości w całej firmie i zapewnia, że nikt nie przegapi ważnych informacji. 

Lepiej dla ludzi w różnych strefach czasowych 

Komunikacja w czasie rzeczywistym w różnych strefach czasowych jest trudna, gdy jeden członek zespołu śpi spokojnie, podczas gdy inny wraca z porannego biegu. 

Ponieważ komunikacja asynchroniczna nie wymaga, aby pracownicy zdalni byli podłączeni jednocześnie, możesz wysłać wiadomość do pracownika w Europie z twojego mieszkania w San Francisco, a on odpowie później tego samego dnia, gdy usiądzie przy swoim stanowisku pracy.

Zwiększona wydajność 

W środowisku synchronicznym średni pracownik spędza 12 godzin tygodniowo na przygotowywaniu i uczestniczeniu w spotkaniach. 

Bez rozproszeń pracownicy mogą zablokować czas na głęboką pracę, a następnie zbierać odpowiedzi kilka razy dziennie, zamiast sprawdzać telefon co 30 minut. 

Nie wspominając, że pracownicy mogą zwiększyć produktywność dzięki asynchronicznemu udostępnianiu informacji, aby zaoszczędzić czas i stres.

Jakie są wady komunikacji asynchronicznej?

Opóźnione opinie
Jedną z najbardziej oczywistych wad komunikacji asynchronicznej jest opóźnienie czasowe. Gdy wysyłasz wiadomość, możesz czekać godziny — a nawet dni — na odpowiedź. To może być frustrujące, jeśli musisz działać szybko lub jesteś zablokowany w jakimś zadaniu.

Ryzyko nieporozumień
Bez tonu, mimiki, ani natychmiastowej wymiany zdań, komunikacja pisemna czasami może być źle zrozumiana. Ludzie mogą źle zinterpretować twoje intencje lub przegapić istotny kontekst schowany w długim wątku czy e-mailu.

Przeładowanie informacją
Narzędzia asynchroniczne mogą prowadzić do izolacji informacji lub rozprzestrzeniania się komunikatów. Jeśli komunikacja nie jest dobrze zorganizowana — z czytelnymi wątkami, kanałami lub folderami — łatwo jest zgubić ważne szczegóły lub całkowicie przeoczyć aktualizacje.

Nieodpowiednie dla wszystkich zadań
Niektóre sytuacje wymagają interakcji w czasie rzeczywistym. Złożone burze mózgów, wrażliwa opinia zwrotna lub dyskusje naładowane emocjonalnie często korzystają z niuansów i natychmiastowości formatów synchronicznych.

Wymagane silne umiejętności pisania
Ponieważ większość komunikacji asynchronicznej odbywa się pisemnie, jasność jest kluczem. Jeśli ktoś ma trudności z jasnym wyrażaniem swoich pomysłów, może to prowadzić do zamieszania, dodatkowej wymiany zdań lub błędów w dalszej perspektywie.

Przykłady komunikacji synchronicznej vs. asynchronicznej

Uczenie się

Uczenie się synchronizowane odbywa się w czasie rzeczywistym, z uczniami i nauczycielami razem. Alternatywnie, nauczyciele mogą dzielić się informacjami w sposób asynchroniczny. Uczniowie eksplorują na własny czas, na przykład oglądając filmy, czytając i słuchając. Nauczyciele używają systemu zarządzania nauczaniem (LMS), aby dzielić się materiałami dydaktycznymi.

Programowanie

W programowaniu operacje synchronizowane wykonuje się jedna po drugiej. Jedno zadanie się kończy, następny krok się zaczyna. Operacje asynchroniczne mogą zachodzić jednocześnie — można przejść do następnego kroku podczas gdy inny się kończy.

Komunikacja

Kluczowa różnica między komunikacją synchronizowaną a asynchroniczną polega na tym, że komunikacja synchronizowana to zaplanowane interakcje w czasie rzeczywistym za pośrednictwem telefonu, wideo lub osobiście. Komunikacja asynchroniczna odbywa się w dogodnym czasie i nie wymaga ustalania terminów.

W tym artykule zgłębimy wszystko, co musisz wiedzieć o komunikacji synchronicznej vs. asynchronicznej ogólnie.

Dlaczego powinieneś przejść na komunikację asynchroniczną? 

Studium Stanfordu, w którym uczestniczyło 16 000 pracowników, ujawniło, że pracownicy zdalni są o 13% bardziej produktywni. W innym przeglądzie spółka, która przeszła na pracę zdalną, odnotowała wzrost rocznej wartości w wysokości 1,3 miliarda dolarów. 

Koniec parogodzinnej podróży do pracy, wdychania spalin, uczestnictwa w polityce biurowej lub obowiązku bycia zawsze obecnym nawet gdy nie masz na to ochoty. Masz więcej czasu na poświęcenie rodzinie i zainteresowaniom, ponieważ odzyskałeś kontrolę nad swoim dniem i planowaniem aktywności.

Podczas gdy wiele osób zakłada, że niezależność lokalizacyjna jest cały powód, dla którego zdalni pracownicy są szczęśliwsi, komunikacja asynchroniczna odgrywa znaczną rolę w dawaniu zdalnym pracownikom kontroli nad tym, jak komunikują się ze swoimi współpracownikami.

W środowisku zdalnym z pełną komunikacją asynchroniczną budzisz się, kiedy chcesz, widzisz maile w swojej skrzynce i nie czujesz presji na odpowiedź. Więc łapiesz napój i kończysz swoją poranną rutynę, zanim usiądziesz przy swoim biurku, aby rozpocząć pracę na dzień.

Choć wiele firm jest przekonanych, że praca zdalna to przyszłość, zmagają się też z tym, jak oddać kontrolę swoim pracownikom i przyjąć komunikację asynchroniczną - nawet gdy korzyści obejmują szczęśliwszych pracowników, obniżenie kosztów operacyjnych oraz możliwość zatrudnienia najlepszych talentów z całego świata.

Komunikacja synchronizowana vs asynchroniczna 

Komunikacja synchronizowana odbywa się w czasie rzeczywistym pomiędzy dwiema lub więcej osobami. Wszyscy uczestnicy są online w tym samym czasie. Gdy wiadomość lub prośba zostanie wysłana, otrzymasz natychmiastową odpowiedź.

Komunikacja synchroniczna jest powszechna w fizycznej lokalizacji pracy, gdzie menedżerowie mogą podejść do biura członka zespołu i poprosić o dokument lub zapytać o proces. Godziny pracy i przerwy są ustalone, a istnieje ogromna presja aby zawsze być dostępnym.

Przykładami komunikacji synchronizowanej są wideokonferencje, komunikatory internetowe i rozmowy telefoniczne.

Sytuacje, w których komunikacja synchronizowana jest korzystna, obejmują:

• Sesje burzy mózgów
• Cotygodniowe spotkania zespołowe
• Aktywności integracyjne zespołu
• Dyskusje projektowe
• Sesje wywiadów
• Rozmowy przy wodopoju

Podczas gdy komunikacja synchroniczna jest natychmiastowa, w komunikacji asynchronicznej oczekiwane jest opóźnienie. Zamiast ustalać, kiedy pracownicy mogą pracować lub odpowiadać na wiadomości, komunikacja asynchroniczna przekazuje kontrolę pracownikowi, a nie pracodawcy.

Znajdowanie równowagi między komunikacją synchronizowaną a asynchroniczną

Aby być jasnym, nie prosimy cię o porzucenie komunikacji w czasie rzeczywistym całkowicie. Są sytuacje, w których ma to sens.

Praca zdalna, na przykład,  może być niezwykle izolująca. Komunikacja synchronizowana może pomóc w nawiązywaniu relacji z członkami zespołu i rozwijaniu osobistych relacji, które prowadzą do lepszej współpracy w pracy.

Jest również przydatne, gdy chcesz omówić tematy wrażliwe, udzielić krytycznej opinii, przegląd osiągnięć lub przeprowadzić burzę mózgów na wiele pomysłów naraz.

Gdy projekt porusza się szybko, a chcesz, żeby wszyscy byli w syncie, spotkanie konferencyjne Zoom może pomóc osiągnąć ten cel. W kryzysie lub pilnej sytuacji ma sens, aby szybko wprowadzić wszystkich na pokład, aby zminimalizować problem.

Jednak może to być czasochłonne, gdy:

• Pracownicy muszą stawić się na spotkania i czekać na przybycie wszystkich 
• Budząc się rano, pierwszą rzeczą, którą robisz jest odpowiadanie na e-maile służbowe i wiadomości Slack.
• Spędzasz cały dzień odpowiadając na niekończący się wątek e-maili zamiast skończyć to zadanie, które jest zaległe za godzinę

Sztuczka polega na tym, aby ograniczyć komunikację synchronizowaną do minimum. Daj swojej drużynie autonomię, ale ustal zasady, które utrzymają wszystkich w zgodzie. Nie nadmiernie zarządzaj, ale pozostaw się dostępnym, gdy będą potrzebować pomocy przy przejściu przez przeszkodę.

Organizuj regularne wydarzenia integracyjne, aby zarządzać izolacją i utrzymywać relacje społeczne. Połącz komunikację asynchroniczną z synchroniczną i będziesz miała zespół zadowolony z zdrową równowagą między pracą a życiem.

Jak można poprawić komunikację asynchroniczną? 

Jako osoba

Zapisz swoje myśli

Trudniej jest błędnie zrozumieć lub stracić kontekst, gdy piszesz. Zapisanie swoich myśli daje ludziom czas na przeczytanie i przemyślenie twojej wiadomości zamiast reagować od razu. Podczas pisania swoich myśli możesz je udoskonalić i dostarczyć więcej kontekstu, który pomoże innym szybko zrozumieć twoje przesłanie, co ogranicza potrzebę spotkań jeden na jeden lub długich wątków wiadomości.

Nadkomunikuj 

Opóźnienie czasu między odpowiedziami daje okazję do wysłania jasnych komunikatów. Co następna osoba musi wiedzieć o zadaniu lub spotkaniu? Daj tyle szczegółów, ilu to możliwe. 

Używaj zrzutów ekranu i nagrań ekranu, aby dostarczyć kontekstu. Wyślij linki do odpowiednich wcześniejszych rozmów i zasobów, które pomogą twoim kolegom lepiej zrozumieć twoją wiadomość. Ustal jasne terminy, aby wiedzieli, kiedy zadanie jest do zrobienia. Oszczędzasz więcej czasu, gdy dostarczasz kontekst na samym początku. 

Tworzenie doskonałej dokumentacji 

Fajnie byłoby, gdyby wszyscy w twojej firmie mieli superludzkie zdolności do zapamiętywania i musieli usłyszeć coś tylko raz. Niestety, chyba że pracujesz w naprawdę fajnym tajnym programie, o którym prawdopodobnie nie powinniśmy wiedzieć, ludzie będą potrzebować dużo przypomnień o zasadach pracy i komunikacji.

Skup się na tworzeniu informacyjnej dokumentacji, która może łatwo wyjaśnić zadania i odpowiedzieć na podstawowe pytania, które mogą pojawić się w ciągu dnia. Możesz stworzyć dokumentację na temat procesów komunikacyjnych, szczegółowe wytyczne dotyczące pracy przy projektach i cokolwiek, co uważasz, że twoi ludzie mogą znaleźć szczególnie użytecznym. 

Ważne jest, aby nie ograniczać się wyłącznie do dokumentów pisanych, kiedy myślisz o najlepszym sposobie komunikacji pewnych rzeczy. Filmy instruktażowe, infografiki i pliki audio mogą być świetnym sposobem na informowanie ludzi. 

Posiadanie odpowiedniej dokumentacji daje ludziom dużo większą elastyczność i pomaga upewnić się, że informacje są dostępne i łatwe do zrozumienia. Może to pomóc w zmniejszeniu niekończących się wymian wiadomości (więc koniec z nieustannym stukaniem w ramię) i pozwala wszystkim pracować bardziej autonomicznie i efektywnie.

Planuj z wyprzedzeniem 

Zamiast wysyłać wiadomość brzmiącą:

"Cześć Lino, czy mógłbyś teraz wysłać mi zaktualizowaną listę kontrolną dla naszego zespołu sprzedaży?"

Mogłabyś powiedzieć:

"Cześć Lino, będę potrzebować zaktualizowanej listy kontrolnej dla naszego zespołu sprzedaży za trzy dni."

Planowanie daje pracownikom czas na przygotowanie się i eliminuje presję na natychmiastowe wykonywanie zadań.

Upewnij się, że wszyscy mają dostęp do odpowiednich dokumentów 

Sprawdź ustawienia udostępniania dokumentów i upewnij się, że twoi współpracownicy mają dostęp do odpowiednich plików. Może to się wydawać drobnostką, ale jeśli ktoś musi poprosić o dostęp, może to spowodować niepotrzebne opóźnienia wynoszące kilka godzin, a nawet cały dzień. 

Używaj wątków do skutecznej komunikacji 

Celem wątków jest ułatwienie prowadzenia rozmów tekstowych. Dyskusje e-mailowe są fragmentaryczne i zamykają informacje w skrzynce odbiorczej, gdzie mogą być dostępne tylko dla nadawcy i odbiorcy.

Wątki są świetne do rozmów, w których wielu członków zespołu może dzielić się pomysłami i podejmować decyzje.

Przed spotkaniami używaj wątków, aby dzielić się istotnymi informacjami, które pomogą twojemu zespołowi zrozumieć temat spotkania. Po spotkaniu kontynuuj wątek, aby ci, którzy nie mogli wziąć w nim udziału, mogli znaleźć informacje. Możesz podzielić się linkiem do nagrania ze spotkania w wątku, a każdy, kto zada pytanie, otrzyma odpowiedzi bezpośrednio w wątku.

Narzędzia komunikacyjne typu Slack pozwalają zarządzać projektami grupowymi, dodając zadania bezpośrednio do wątków dyskusji projektowych. Zamiast przeszukiwania różnych niepowiązanych rozmów, twój zespół może szybko znaleźć odpowiedni wątek wraz z informacjami, które potrzebują, aby rozpocząć. 

Wyłącz powiadomienia podczas pracy

Powiadomienia psują twoją produktywność. Utrzymuje cię w stanie hiperreaktywności, gdy zawsze czekasz na dźwięk powiadomienia z smartfona lub komputera stacjonarnego. Za każdym razem, gdy odpowiadasz, zajmuje to 25 minut, żeby wrócić na właściwą drogę, co skutkuje utratą produktywności.

Zamiast tego używaj bloków czasowych, aby uzyskać więcej z każdego dnia. Jeśli pracujesz 8 godzin dziennie, możesz sprawdzić powiadomienia co trzy godziny i odpowiedzieć za jednym razem.

Jako menedżer

Wiedz, kiedy używać komunikacji asynchronicznej and synchronicznej

Co możesz komunikować za pomocą e-maila, w wątku lub poprzez wideokonferencję Zoom?

Podczas gdy członkowie zespołu mogą ustawić swoje godziny pracy w ramach komunikacji asynchronicznej, ważne jest, aby kierownicy wiedzieli, kiedy oczekiwać (lub nie oczekiwać) odpowiedzi w czasie rzeczywistym.

Ustanów protokół dla sytuacji, które wymagają natychmiastowej odpowiedzi, i stwórz dedykowany kanał, aby pracownicy wiedzieli, aby natychmiast odpowiadać, gdy otrzymują takie wiadomości.

Na przykład, gdy twoja strona internetowa jest niedostępna, jest to sytuacja awaryjna i wymaga działania wszystkich, aby natychmiast ją naprawić. Raport dotyczący zadania z terminem przyszłego tygodnia można przekazać za pomocą Slacka lub przypomnienie wysłane na Asana.

Miej jasne procesy komunikacyjne 

Jednym z największych powodów, dla których komunikacja asynchroniczna często zawodzi, jest brak określonych zasad dotyczących komunikacji. Dlatego ważne jest jasno określić oczekiwania dotyczące sposobu rozmawiania z innymi osobami. Gdy robisz to poprawnie, zmniejszasz ryzyko niedomówień lub błędnego przekazywania informacji. 

Rozważ, aby pracownicy ustalali wyznaczone godziny pracy, w których wiedzą, że będą przy swoim komputerze i dostępni do pracy. Wykorzystuj różne etykiety, nazwy i ustalenia tematów w swoich kanałach Slack, aby pracownicy wiedzieli, jakie rozmowy powinni prowadzić.

Zdefiniuj pilność 

Uszkodzona publiczna funkcja na stronie internetowej lub w aplikacji jest pilnym problemem roboczym. Pytanie o to, jakiego koloru karteczki Post-it® woleć przez swój zespół, nie. Jeśli nie znajdziesz sposobu, aby odróżnić między nimi, każdy przychodzący e-mail lub Slack będzie odczuwany jak nagły wypadek.

Aby komunikacja asynchroniczna mogła działać, pracownicy będą musieli znać różnicę między pilnymi sprawami a tymi, które mogą poczekać.

Ustanów wytyczne dotyczące tego, co w rzeczywistości stanowi pilną sprawę oraz jak najlepiej to zasygnalizować. Miej ustalony plan działania dotyczący tego, kogo skontaktować, jakie kroki podjąć i jak udokumentować problem. 

Oceń pracowników na podstawie wyników i rezultatów 

Co do jasne dla pracowników, że będą oceniani na podstawie wkładu w cele zespołu, a nie ilości godzin spędzonych w pracy.

Pracownicy mogą ustawić swoje godziny pracy, o ile są produktywni. Jeśli wolą pracować trzy godziny rano i cztery godziny wieczorem dla nieprzerwanej pracy na głęboko, to jest w porządku, pod warunkiem, że osiągną swoje miesięczne cele.

Znieś sztywne godziny pracy

Wprowadzenie elastycznego harmonogramu pracy pozwala rekrutować najlepsze talenty z całego świata. Niekoniecznie zawsze będziesz dążył do komunikacji asynchronicznej, gdy wszyscy nie mogą być online jednocześnie.

Zaplanuj asynchroniczne spotkania

Gdy istnieje wiele zależności w twoim zespole, kończysz ze zbyt dużą liczbą spotkań. Zanim Rick prześle aktualizację klientowi o błędzie, który klient znalazł, musi skonsultować się z Anną z działu inżynieryjnego, aby sprawdzić, czy problem został rozwiązany. Nikt nie wie, nad czym pracuje każdy, co prowadzi do spotkań i długich wątków e-mailowych.

Używaj zdalnych spotkań, aby wprowadzić spotkania asynchroniczne. Jest to sposób dla zespołów, aby dzielić się tym, nad czym pracują, nie zakłócając swojego przepływu pracy.

Kilka sposobów, aby to zrobić to:

• Centralny portal, w którym zespoły dzielą się projektami, nad którymi pracują każdego dnia
• Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Asana, w którym tworzysz przepływy pracy i śledzisz postępy w wielu projektach
• Narzędzie do komunikacji jak Slack, dzięki któremu zespoły mogą publikować swoją pracę i bezproblemowo integruje się z wewnętrznymi platformami komunikacyjnymi jak Guru

Wspieraj rutyny, ale nie powracaj do starych nawyków 

Mimo że w środowisku zdalnym mniej jest potrzeby przestrzegania tradycyjnych godzin pracy, zachęcaj swój zespół do posiadania rutyny pracy, która zastąpi stary harmonogram 9-5.

Jako lider zespołu możesz ustalić:

• Czasy na cotygodniowe przeglądy, podczas których wszyscy powinni być obecni
• Oś czasu na odpowiedzi na e-maile i wiadomości w Slack (może wynosić 12-24 godziny)
• Procedury komunikacji dla osób w różnych strefach czasowych i w przypadku sytuacji awaryjnej

Buduj zaufanie, niezależność i odpowiedzialność w swojej kulturze pracy 

Zaufanie i niezależność to wartości, na których oparta jest komunikacja asynchroniczna. Musisz ufać, że twój zespół dostarczy na czas, więc koledzy z zespołu nie muszą martwić się o to, czy ktoś dotrzyma słowa. Gdy pracownicy pracują niezależnie, bez bycia mikro-zarządzanym, sprzyja to innowacjom i buduje ich pewność siebie.

Pozwólmy ludziom trochę luzu. Jeszcze do niedawna było niemal niemożliwe, aby praca asynchroniczna... działała. Dzięki innowacjom w nowoczesnej technologii zdalna praca jest łatwiejsza niż kiedykolwiek, ale ważne jest pamiętanie, że środowisko pracy, z którego obecnie korzystamy, nie byłoby możliwe 20 lat temu, a nawet 10 lat temu w niektórych przypadkach.

Pamiętaj, że ty i twoi koledzy pracujecie razem z jakiegoś powodu. Wszyscy zostaliście uznani za wydajnych, uzdolnionych i zdolnych pracowników. Chyba że ktoś dał ci powód do przekonania, że nie można sobie poradzić z odpowiedzialnością wynikającą z pracy asynchronicznej, ufaj, że poradzą sobie z następnym krokiem w twoim środowisku pracy.

Ułatwiaj dostęp do informacji za pomocą systemu zarządzania wiedzą 

81% zatrudnionych czuje frustrację, gdy nie mogą uzyskać dostępu do potrzebnych informacji, aby ukończyć zadanie. 

Wewnętrzny system zarządzania wiedzą minimalizuje potrzebę pytania pracowników. Staje się centralnym repozytorium wszystkich dokumentów firmowych, takich jak onboarding pracowników, dokumentacja procesów, wytyczne dotyczące publikacji i wartości marki. System, który wybierzesz, powinien być intuicyjny, łatwy do wyszukiwania i integrujący się z twoim codziennym przepływem pracy.

Wykorzystuj dobrze czas spotkań

Powiedzieliśmy wcześniej, że przyjęcie asynchronicznego modelu komunikacji nie oznacza odrzucenia pracy synchronicznej. Kiedy jesteś częścią zdalnej siły roboczej, każde spotkanie się liczy. Pandemia zmusiła nas do przyjrzenia się dokładnie, jak korzystaliśmy z czasu spotkań i naprawdę przemyślenia najlepszych sposobów wykorzystania czasu wszystkich.

Zastanów sięźle nad celem spotkania i głównymi celami, zanim otworzysz narzędzie planowania. Zadaj sobie pytanie, czy to coś, co musi być omawiane na żywo, czy można to samo osiągnąć po wysłaniu e-maila lub wiadomości w Slack.

Praca przed spotkaniem może być cennym narzędziem dla osób pracujących asynchronicznie. Posiadanie ludzi, którzy przeglądają dokumenty, oglądają filmy lub przychodzą przygotowani z pytaniami lub pomysłami przed oficjalnym spotkaniem, może skrócić czas spotkania i sprawić, że czas, który spędzasz razem, jest jeszcze bardziej efektywny. 

I nie zapomnij o wartości nagrywanych spotkań. Mimo twojej najlepszej woli będą czasy, kiedy niektórzy ludzie nie będą w stanie się spotkać. Nagrywane spotkania mogą dać ludziom informacje, których potrzebują, aby kontynuować pracę.

Zainwestuj w działania integracyjne zespołu 

Przyjmując komunikację asynchroniczną, istnieje mniej okazji dla zespołów do osobistego połączenia lub socjalizacji, szczególnie gdy jesteś zdalnie.

Możesz wypełnić lukę, organizując regularne działania, które promują budowanie relacji i jedność zespołu. Na przykład możesz zorganizować comiesięczne piątkowe zajęcia, napoje przez Zoom, aby nadrobić zaległości, lub biuletyny osobiste co pół roku.

Daje to twojemu zespołowi coś, na co mogą czekać w dni, gdy czują się izolowani lub zdemotywowani.

Używaj narzędzi, które wspierają komunikację asynchroniczną 

Guru 

Guru to narzędzie do komunikacji wewnętrznej i platforma udostępniania wiedzy, która zapewnia zweryfikowane informacje od ekspertów z twojego zespołu. Informacje mogą być dostępne dla pracowników tam, gdzie pracują. Pomyśl o Guru jak o firmowej wiki, która integruje się z twoim przepływem pracy, dzięki czemu zawsze masz informacje potrzebne do wykonywania pracy.

Google Workspace

Google Workspace to zbiór narzędzi do obliczeń chmurowych i produktywności, które ułatwiają współpracę przy projektach w jednym miejscu. Narzędzia w Google Workspace obejmują Czaty, Gmaila, Kalendarz, Dokumenty, Prezentacje, Arkusze, Formularze i Dysk.

Wielu ludzi może współpracować nad dokumentem, pozostawiając komentarze tam, gdzie coś jest niejasne, i rozwiązując problemy w czasie rzeczywistym. Wszystko jest zapisane w Google Drive, więc nie musisz martwić się o utratę dokumentów ani dostęp do plików.

Aplikacje do przesyłania wiadomości

Aplikacje do wiadomości takie jak Slack i Microsoft Teams eliminują potrzebę prowadzenia długich dyskusji w wątkach e-mailowych i usprawniają komunikację za pomocą platformy wiadomości. 

Możesz organizować tematy w kanałach dla różnych zespołów, aby poprawić jakość i trafność rozmów. Członkowie zespołu mogą wybierać, jak chcą otrzymywać powiadomienia na podstawie tematów, które ich interesują, lub dostępności. 

Na szczęście Slack nie pokazuje potwierdzenia przeczytania, co zdejmuje presję, aby odpowiedzieć natychmiast po otrzymaniu prywatnej wiadomości.

Asana

Użyj Asana, aby przypisać projekty i terminy końcowe swoim kolegom zespołowym bez wysyłania e-maila ani organizowania spotkania. Możesz oznaczać swoich pracowników, komentować projekty i nawet łączyć kluczowe dokumenty projektowe w Asanie, aby zapewnić wszystko, co potrzebne do efektywnego wykonania pracy. 

Loom

Loom to narzędzie do przesyłania wiadomości wideo, dzięki któremu możesz nagrywać swój ekran, twarz i głos, aby tworzyć filmy i udostępniać je natychmiastowo za pomocą e-maila lub linku. Możesz używać Looma do dokumentowania procesów, wprowadzania nowych pracowników i dzielenia się wiedzą ze swoimi kolegami.

Jako narzędzie do komunikacji asynchronicznej wysyłasz wiadomości wideo w swoim własnym czasie, a twój kolega odbiera wideo w swoim tempie. To świetny sposób na wyjaśnienie mapy produktów, pokazanie kolegom zespołowym, jak naprawić błąd lub wyjaśnienie, dlaczego podjęto pewne decyzje.

Uważaj na tworzenie kultury zawsze "włączona".

Przeciążenie współpracy występuje, gdy pracownik spędza zbyt dużo czasu na odpowiadaniu na prośby i angażowaniu się w zespół na szkodę własnej pracy. Kilka przyczyn przeciążenia współpracy to:

Priorytetyzacja komunikacji ponad produktywnością 

Według Harvard Business Review, pracownicy obecnie spędzają 50% więcej czasu na współpracy niż robili to 20 lat temu. 

Myśl 80% czasu pracy w ciągu dnia na komunikację e-mailową, 15% czasu firmy na spotkania i ponad 200 wiadomości Slack dziennie. Czas pracownika jest cenny, a firmy powinny ocenić, czy ich obecne praktyki wewnętrznej komunikacji działają na ich korzyść, czy przeciw nim.

Ten trend ciągłej komunikacji oznacza, że cały dzień jest zorganizowany wokół spotkań z przerwami poświęconymi na podstawowe funkcje zawodowe. Zwykle to prowadzi do tego, że pracownicy pracują w nadgodzinach w dni powszednie i weekendy (bez dodatkowego wynagrodzenia), aby dokończyć przypisane zadania.

Niezasadna presja na pracowników, aby zawsze byli dostępni 

Jeśli pracownicy są zawsze zaangażowani w komunikację na żywo, to nie mają kontroli nad swoimi harmonogramami. Zamiast ustalać własne agendy i być produktywnym, twój zespół spędza dzień, odpowiadając na prośby. Aby zrekompensować stracony czas, pracują szybciej, co prowadzi do większej presji, wyższego poziomu frustracji i stresu. Wynikiem jest wypalenie zawodowe i brak motywacji do przychodzenia do pracy.

Rozmowy niskiej jakości 

Pierwsza odpowiedź prawdopodobnie nie jest twoją najlepszą odpowiedzią. Kiedy musisz reagować natychmiast, nie ma czasu na przemyślenie odpowiedzi i udzielenie przemyślanej odpowiedzi, ponieważ jesteś pod presją. Jakość rozmowy cierpi, a rozwiązania często są poniżej normy.

‍