Предоставление знаний: Что это и почему это важно

Предоставление знаний - это практика распространения экспертизы, идей и информации между отдельными людьми или командами для улучшения обучения, производительности и принятия решений. В бизнес-контексте это превращает личные знания в организационные знания, помогая командам двигаться быстрее и работать более эффективно вместе.

Что такое предоставление знаний?

Предоставление знаний - это процесс обмена информацией, опытом или навыками от одного человека другому внутри организации. Это может происходить формально через документацию, совещания или тренинги, или неформально через разговоры, сообщения или совместную работу.

В самой простой форме это означает гарантировать, что то, что знает один человек, доступно и используется другими, когда им это нужно.

Что такое предоставление знаний в управлении знаниями?

В управлении знаниями, предоставление знаний является фундаментальной практикой. Это гарантирует, что ценные идеи и навыки не застревают в индивидуальных ячейках, а становятся доступными через системы, процессы или платформы.

Успешная стратегия управления знаниями приоритизирует предоставление знаний, чтобы организации могли постоянно учиться от самих себя, быстро адаптироваться и избежать изобретения велосипеда.

Почему предоставление знаний важно?

Предоставление знаний помогает организациям:

• Разрушить информационные барьеры: Команды работают эффективнее, когда у них есть доступ к идеям и ресурсам друг друга. Это помогает устранить повторную работу и выравнивает кросс-функциональные усилия.
  
  
• Сохранить институциональные знания: Обмен знаний предотвращает выход критической информации за дверь, когда сотрудники уходят. Это создает постоянную запись, которая поддерживает непрерывность и устойчивость.
  
  
• Быстрее вводить новых сотрудников: Новички учатся быстрее, когда корпоративные знания легко доступны. Компактная база знаний сокращает время на наладку работы и повышает уверенность сотрудников на начальном этапе.
  
  
• Улучшить инновации: Разнообразные команды создают лучшие решения, когда они опираются на общие знания. Когда идеи свободно текут, креативность и экспериментирование процветают.
  
  
• Укрепить сотрудничество: Культура открытости способствует взаимной поддержке и доверию между отделами. Это помогает укрепить отношения и способствует общему владению результатами.
  
  

Кратко говоря, это создает более связанную, устойчивую и высокопроизводительную организацию.

Каковы преимущества обмена знаниями?

• Повышение производительности: Сотрудники могут быстро находить ответы, экономя время и сокращая повторяющиеся вопросы. Это сокращает прерывания и помогает командам сохранить концентрацию.
  
  
• Лучшее принятие решений: Доступ к актуальным знаниям ведет к более информированным выборам. Это снижает догадки и поддерживает последовательные, основанные на данных действия.
  
  
• Улучшенное участие сотрудников: Члены команды чувствуют себя ценными, когда их мнения способствуют общему успеху. Чувство того, что их слышат, стимулирует последующие вклады и более глубокое участие. Фактически, недавнее исследование показало, что компании, которые сделали обмен знаниями приоритетом, в 4,5 раза чаще имеют вовлеченных сотрудников!
  
  
• Масштабируемое обучение: Опыт одного человека становится частью общего ресурса, от которого выигрывают все. С течением времени это помогает командам повысить свой уровень без узких мест в форме формального обучения.
  
  
• Удовлетворение клиентов: Службы поддержки реагируют быстрее и точнее, когда у них есть правильные знания под рукой. Эта реакция создает доверие и улучшает опыт клиента.
  
  

Эти преимущества делают обмен знаниями конкурентным преимуществом. Стэнли Маккристал, экс-командующий ВС США и международных сил в Афганистане, сказал идеально в своем выступлении на TED: «Вы понимаете, что информация имеет ценность лишь тогда, когда вы передаете её людям, способным что-то сделать с ней. Фактически, знание - это не власть...делиться - это власть». Когда сотрудники всех уровней вовлечены, они приносят разнообразные идеи и развивают крепкую связь с целями компании. Здесь рассмотрим некоторые распространенные вызовы, с которыми вы можете столкнуться, и как вы можете справиться с ними, чтобы сохранить вашу стратегию на пути к успеху.

Сотрудничество между отделами может быть трудным, но оно жизненно важно для комплексной стратегии.

Предоставление знаний может принимать множество форм:

• Продавец документирует успешную стратегию презентации для повторного использования другими. Это экономит время и помогает стандартизировать эффективное общение в команде.
  
  
• Разработчик объясняет новый процесс во время обеда с командой, чтобы обучить. Другие получают ясность и уверенность в принятии нового подхода.
  
  
• Сотрудник службы поддержки обновляет справочную статью после решения сложной проблемы клиента. Обновленный контент предотвращает повторное возникновение той же проблемы.
  
  
• Команда продукта делится обзором проекта в общем рабочем пространстве. Коллеги узнают, что сработало (и что нет), чтобы направлять будущие инициативы.
  
  
• Менеджер по персоналу публикует руководство по навигации по регистрации пособий. Сотрудники могут обращаться к нему по требованию, не полагаясь на единоразовые разговоры.
  
  

Будучи устным или письменным, структурированным или спонтанным, цель одна: делать полезную информацию доступной для других.

Кто должен делиться знаниями?

В организации следует поощрять всех сотрудников делиться знаниями, независимо от роли или статуса. Однако определенные роли несут большую ответственность за установление тона и обеспечение плавного потока знаний.

• Руководители команд и менеджеры: должны демонстрировать хорошие практики обмена и создавать пространство для вклада других. Когда лидеры делятся открыто, другим становится безопаснее делать то же самое.
  
  
• Эксперты по предмету: вносят глубокие идеи, на которые опираются другие для решения проблем и принятия решений. Их знания критически важны для поддержания точности и глубины контента.
  
  
• Новые сотрудники: предлагают свежие взгляды и могут выявить пробелы в существующей документации. Их вопросы часто выявляют неясную или отсутствующую информацию.
  
  
• Команды поддержки и обслуживающих клиентов: постоянно учатся на примерах реального мира и обратной связи. Они часто первыми замечают повторяющиеся проблемные моменты или пробелы в продукте.
  
  

Что такое пример обмена знаниями руководителя команды?

Руководитель команды может поделиться уроками, извлеченными из недавно завершенного проекта: что сработало, что нет и что они сделали бы по-другому в следующий раз. Делясь этим на совещании или в центре документации, они помогают другим командам избежать тех же ошибок и повторить успех.

Как делиться знаниями: Лучшие практики

Для поощрения эффективного обмена знаниями следуйте этим лучшим практикам:

• Включите это в рабочий процесс: обмен должен происходить там, где уже идет работа — не в отдельной системе. Чем ближе это к повседневной деятельности, тем вероятнее, что это произойдет.
  
  
• Используйте шаблоны и стандарты: структура помогает другим понимать и повторно использовать общий контент более легко. Это также делает документацию более быстрой и последовательной для участников.
  
  
• Признавать авторов: публично благодарите тех, кто документирует или обучает — признание способствует повторению поведения. Это также помогает создать культуру, где знания ценятся и не скрываются.
  
  
• Поддерживайте обратную связь: позвольте пользователям отмечать неясный или устаревший контент, чтобы поддерживать актуальность общих знаний. Обратные связи обновляют контент и делают его полезным для будущих читателей.
  
  
• Лидировать примером: когда лидеры и менеджеры открыто делятся, другие более склонны сделать то же самое. Роль моделирования создает психологическую безопасность для участия всей команды.
  
  
• Делая обмен знаниями легким, это становится привычкой. Когда предоставление знаний становится простым, оно становится привычкой.
  
  

Чем проще делиться информацией, тем вероятнее, что это произойдет.

Инструменты для обмена знаниями

Множество инструментов могут поддерживать обмен знаниями между командами:

• Платформы управления знаниями, такие как Guru, Notion или Confluence. Эти инструменты предоставляют структурированные, централизованные пространства для документирования и совместной работы.
  
  
• Инструменты коммуникации, такие как Slack, Teams или электронная почта. Они полезны для неформального обмена и быстрых ответов в реальном времени.
  
  
• Инструменты управления проектами, такие как Asana или Trello, используемые для документирования. Добавление заметок или ресурсов к задачам обеспечивает привязку знаний к выполнению.
  
  
• Внутренние вики и интранеты для общего доступа внутри компании. Они помогают систематизировать политики, образцы и лучшие практики в одном доступном месте.
  
  
• Видео библиотеки или платформы LMS для записанных тренингов и обучающих программ. Этот формат полезен для вводного обучения и объяснения сложных процессов.
  
  

Guru, например, внедряет знания непосредственно в инструменты, такие как Slack, ваш браузер или система поддержки, облегчая доступ и взаимодействие без выхода из рабочего процесса.

Виды обмена знаниями

Существуют различные виды обмена знаниями в зависимости от формата и намерения:

• Явное обмен знаниями: Включает передачу документированных фактов, процессов или данных (например, руководство по эксплуатации). Это самая простая форма и легче всего сохранять и масштабировать.
  
  
• Явные навыки: Включает передачу опыта, оценки или навыков, которые сложно записать (например, наставничество или стажировка). Чаще всего они передаются через разговор или наблюдение.
  
  
• Формальный обмен: Планомерный и структурированный, например, тренинги или документация команды. Это обеспечивает прогнозируемую поставку и часто поддерживает требования соблюдения.
  
  
• Неформальный обмен: Адаптированный, например, на обсуждение вопросов в Slack или объяснение сокращения коллеге. Эти взаимодействия могут быть быстрыми, но они способствуют обучению команды.
  
  

Здоровая культура обмена знаниями ценит и поддерживает все эти формы.

Conclusion

Когда знания открыто и последовательно обмениваются, команды становятся умнее, работают быстрее и ощущают большую связь. Это не только о хранении информации, а о создании системы, в которой знания двигаются так же быстро, как ваша команда. Посмотрите нашу демонстрацию, чтобы увидеть, как Guru помогает вам построить культуру обмена знаниями, которая работает — прямо там, где работает ваша команда.