Что такое синхронная и асинхронная связь?

Синхронная связь происходит в реальном времени — все участники присутствуют и немедленно отвечают. Асинхронная связь, с другой стороны, не требует немедленного ответа; люди могут отвечать, когда им удобно. У каждого стиля есть свои сильные стороны, и знание, когда лучше использовать один вместо другого, может иметь большое значение для продуктивности команды и баланса между работой и личной жизнью.

Что такое синхронная связь?

Синхронная связь означает, что люди общаются одновременно, будь то лично или через цифровые инструменты. Представьте себе это как живой разговор — вы взаимодействуете в реальном времени, ожидая мгновенных ответов. Этот подход часто используется для встреч, телефонных звонков или живых чатов, где необходима мгновенная обратная связь.

Примеры синхронной коммуникации

Онлайн-встречи в режиме реального времени: Инструменты, такие как Zoom, Microsoft Teams или Google Meet, позволяют легко связываться лицом к лицу (виртуально) в реальном времени.

Телефонные звонки: Самая традиционная форма синхронной коммуникации. Снимайте трубку и начинайте разговор немедленно.

Прямой эфир любых мессенджеров: Инструменты обмена сообщениями, такие как Slack и Microsoft Teams, поддерживают как асинхронную, так и синхронную коммуникацию, в зависимости от того, как вы их используете. Когда ответы поступают мгновенно, это синхронно.

Личные встречи: Будь то быстрое совещание или официальный разговор, личная коммуникация заключается в том, что люди находятся в одном месте в одно и то же время.

Каковы преимущества синхронной коммуникации?

Мгновенная обратная связь и пояснения
Когда время имеет значение, синхронная коммуникация помогает вам быстро получить ответы и разрешить недоразумения на месте. Отлично подходит для быстрого принятия решений или разрешения проблем с проектами.

Укрепление отношений
Разговоры в реальном времени — будь то лично или по видеосвязи — помогают построить доверие и связь. Вы можете читать жесты тела, слышать интонацию и устанавливать более близкий контакт.

Больше вовлеченности
Легче получить поддержку во время живых дискуссий, где участники могут задавать вопросы, выражать мнения и чувствовать себя услышанными. Это может привести к лучшему сотрудничеству и более динамичным сеансам мозгового штурма.

Полезно для чувствительных разговоров
Если вам нужно обсудить проблемы с производительностью, дать критическую обратную связь или обсудить личные вопросы, синхронные форматы предоставляют эмоциональную тонкость, которой не хватает в асинхронной связи.

Каковы недостатки синхронной коммуникации?

Конфликты часовых поясов
Когда команды находятся в разных часовых поясах, планирование синхронных встреч может стать логистическим кошмаром. Почти всегда кто-то должен уступать в угоду удобству.

Прерывает глубокую работу
Постоянные уведомления, звонки и внезапные встречи могут нарушить концентрацию. Сложно сохранять поток, если вас тянут в реальные разговоры в течение дня.

Давление на немедленный ответ
Не все обрабатывают информацию или формируют идеи с одинаковой скоростью. Ожидания в реальном времени могут привести к спешке, низкокачественным ответам — или, что хуже, к выгоранию от постоянного нахождения в режиме "всегда на связи".

Отсутствие документации
Живые разговоры часто не записываются или не фиксируются письменно. Это означает, что важные детали могут потеряться, и те, кто не присутствовал, могут совсем пропустить информацию.

Сложнее масштабировать
По мере роста вашей команды реальное время встреч и постоянные проверки становятся сложнее управлять. Асинхронное общение предлагает более масштабную модель для поддержания единства всех без хаоса в планировании.

Что такое асинхронная коммуникация? 

Асинхронная коммуникация означает взаимодействие без реального разговора — ответы могут задерживаться. A good example is email. В этом подходе люди не планируют встречи, а ответы менее чувствительны ко времени.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

Например, если вы отправили электронное письмо с запросом документа участнику команды, вместо ожидания мгновенного ответа, вы терпеливы и ждете, когда он ответит позже. Существует все более массированное доказательство, которое показывает продуктивные преимущества от того, что не реагировать на все запросы в момент их поступления. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Examples of asynchronous communication

Программное обеспечение для обмена сообщениями: Программное обеспечение для обмена сообщениями, такое как Microsoft Teams и Slack, полезно для сотрудников для общения и сотрудничества. You send a message and the recipient replies when they come online.

Электронная почта: Не нужно напрягаться, чтобы моментально отвечать на рабочие электронные письма. Сотрудники могут ответить в удобное время с помощью инструментов, таких как Gmail и Outlook. 

Видеозапись: Видеозаписи или демонстрации прекрасно работают, когда вам нужно объяснить процесс. Популярные инструменты для видеозаписи включают в себя Zoom и Loom.

Облачное сотрудничество: С помощью инструментов, таких как Google Workspace и Microsoft Teams, вы можете совместно работать над документами с коллегами, вносить правки и оставлять комментарии, на которые они могут ответить в удобное время.   

Видео-библиотеки: Видео-библиотека — это коллекция обучающих видео, которые сотрудники могут смотреть в рамках процесса адаптации работников или регулярных учебных перерывов. Вы можете интегрировать Guru с программным обеспечением управления обучением, таким как Lessonly и Skilljar, чтобы помочь сотрудникам учиться в своем собственном темпе.

Программное обеспечение управления проектами: Инструменты управления проектами — отличный способ сотрудничать над проектами, общаться о результатах и отслеживать активность проекта. Примеры для изучения с Guru включают Asana и Trello. 

Вики и интранеты: Вики и интранеты служат единственным источником правды внутри организации. Это хранилище документов компании, процессов и других ресурсов, необходимых сотрудникам для выполнения своих служебных обязанностей. С помощью внутренней CMS-системы вроде Guru, любой может создавать контент и делиться подтверждаемыми знаниями, чтобы сотрудники всегда использовали лучшие практики.

Каковы преимущества асинхронного общения?

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. Оно позволяет вам обдумать конкретную идею, запастись мыслями и предлагать ответы, когда вы будете готовы. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

Поскольку асинхронное общение не требует, чтобы удаленные сотрудники были подключены в одно и то же время, вы можете отправить сообщение сотруднику в Европе из своей квартиры в Сан-Франциско, и он ответит позднее в тот день, когда сядет за свое рабочее место.

Increased productivity 

В синхронной среде средний сотрудник тратит 12 часов в неделю на подготовку и посещение встреч. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

Не говоря уже о том, что сотрудники могут увеличить продуктивность с помощью асинхронного обмена информацией, чтобы сэкономить время и уменьшить стресс.

Каковы недостатки асинхронной коммуникации?

Задержка обратной связи
Один из наиболее очевидных недостатков асинхронной коммуникации - временная задержка. Когда вы отправляете сообщение, вы можете ждать часы — или даже дни — ответа. Это может быть раздражающим, если вам нужно быстро действовать или вам что-то мешает.

Риски недоразумений
Без интонации, мимики или мгновенного взаимодействия письменная коммуникация иногда может быть неправильно понята. Люди могут неправильно трактовать ваше намерение или упустить важный контекст, затерянный в длинной цепочке сообщений или электронных писем.

Информационное перенасыщение
Асинхронные инструменты могут привести к информационным карманам или распылению сообщений. Если коммуникация не организована хорошо — с ясными потоками, каналами или папками — легко потерять важные детали или полностью упустить обновления.

Не идеально для всех задач
Некоторые ситуации требуют взаимодействия в реальном времени. Сложные мозговые штурмы, чувствительная обратная связь или эмоционально насыщенные обсуждения часто выигрывают от тонкости и немедленности синхронных форматов.

Требуются хорошие навыки письма
Поскольку большинство асинхронной коммуникации происходит в письменной форме, ясность является ключом. Если кому-то сложно ясно выражать свои идеи, это может привести к путанице, лишнему общению или ошибкам в дальнейшем.

Примеры синхронной и асинхронной коммуникации

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. Асинхронные операции могут происходить одновременно — вы можете переходить к следующему шагу, пока завершается другой.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. Асинхронная коммуникация происходит в удобное для вас время и не требует планирования.

В этой статье мы рассмотрим все, что вам нужно знать о синхронной и асинхронной коммуникации в общем.

Why should you move toward asynchronous communication? 

Исследование Стэнфордского университета среди 16 000 сотрудников показало, что удаленные работники на 13% продуктивнее. По другому обзору, компания, перешедшая на удаленную работу, зафиксировала увеличение в 1.3 миллиарда долларов ежегодной стоимости. 

Больше нет ежедневного траффика до работы, вдыхания загрязненного углеродом воздуха, участия в офисной политике или необходимости всегда быть на месте, даже когда нет настроения. У вас есть больше времени посвятить семье и хобби, потому что вы вернули себе контроль над своим днем и планированием ваших действий.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

В среде, где доминирует удаленная работа и полностью асинхронная коммуникация, вы просыпаетесь, когда хотите, смотрите на почту в своем ящике и не чувствуете давления отвечать. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

Хотя многие компании уверены, что удаленная работа — это будущее, они также испытывают трудности с тем, как передать контроль своим сотрудникам и принять асинхронные коммуникации — даже если преимущества включают более счастливую рабочую силу, снижение накладных расходов и возможность нанимать лучших талантов из любой точки мира.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. Когда отправляется сообщение или запрос, получается немедленный ответ.

Синхронная коммуникация обычна в физическом рабочем месте, где менеджеры могут подойти к офису коллеги и попросить документ или задать вопрос о процессе. Рабочие часы и перерывы установлены, и есть огромное давление всегда быть доступным.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

Хотя синхронная коммуникация мгновенна, в асинхронной присутствует ожидаемая задержка. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

Чтобы быть ясным, мы не просим вас полностью отказаться от общения в режиме реального времени. There are situations where it makes sense.

Удаленная работа, например,  может быть крайне изолированной. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

Это также полезно, когда вам нужно обсудить чувствительные темы, дать критическую обратную связь, провести оценку производительности или провести мозговой штурм множества идей сразу.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• Вместо того чтобы закончить задачу, которая должна быть готова через час, вы целый день отвечаете на бесконечный электронный диалог

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Не микроуправляйте, но оставайтесь доступными, когда им нужна помощь, чтобы преодолеть препятствие.

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. Сочетайте асинхронное и синхронное общение, и у вас будет счастливая команда с здоровым балансом между работой и личной жизнью.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

Труднее недопонимать или терять контекст, когда вы пишете. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. К сожалению, если вы не работаете в действительно крутой суперсекретной программе, о которой нам, вероятно, не стоит знать, людям нужно будет много напоминаний о правилах работы и общения.

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

Важно не ограничиваться письменными документами, когда вы думаете о лучшем способе общения на определенные темы. Инструкционные видео, инфографика и аудиофайлы могут быть отличным способом держать людей в курсе. 

Наличие правильной документации дает людям гораздо большую гибкость и помогает обеспечить доступность информации и её простоту для понимания. Это может помочь сократить бесконечные переписки (так скажем, долгие моменты ожидания) и позволяет всем работать более автономно и эффективно.

Планируйте заранее 

Вместо того, чтобы отправлять сообщение, которое гласит:

“Привет, Линда, не могли бы вы прислать мне обновленный чеклист по вводу в штат для нашей команды по продажам прямо сейчас?”

Вы могли бы сказать:

“Привет, Линда, мне понадобится обновленный чеклист по вводу в штат для нашей команды по продажам через три дня.”

Планирование дает сотрудникам время подготовиться и устраняет давление завершать задачи немедленно.

Убедитесь, что каждый имеет доступ к нужным документам 

Проверьте настройки совместного использования документов и убедитесь, что ваши коллеги имеют доступ к соответствующим файлам. Это может показаться незначительным, но если кто-то должен запросить доступ, это может привести к ненужным задержкам в несколько часов или даже в целый день. 

Используйте темы для эффективного общения 

Цель тем заключается в том, чтобы упростить текстовые обсуждения. Обсуждения по электронной почте фрагментарны и блокируют информацию внутри почтового ящика, где к ней могут получить доступ только отправитель и получатель.

Темы отлично подходят для разговоров, где несколько участников команды могут делиться идеями и принимать решения.

Перед встречами используйте темы, чтобы делиться соответствующей информацией, чтобы помочь вашей команде понять обсуждаемую тему. После встречи продолжите диалог, чтобы те, кто не мог присутствовать, могли найти информацию. Вы можете поделиться ссылкой на видео заседания в теме, и любой, кто задаст вопросы, получит ответы прямо в теме.

Инструменты общения, такие как Slack, позволяют управлять групповыми проектами, добавляя задачи прямо в обсуждения проектов. Вместо того, чтобы проходить через различные разрозненные обсуждения, ваша команда может быстро найти нужную тему вместе с информацией, необходимой для начала работы. 

Выключите уведомления, когда работаете

Уведомления разрушают вашу продуктивность. Это заставляет вас находиться в состоянии гиперреагирования, когда всегда ждете звука смартфона или уведомления на компьютере. Каждый раз, когда вы отвечаете, нужно 25 минут, чтобы вернуться к работе, что приводит к потере продуктивности.

Вместо этого используйте временные блоки, чтобы получить больше от каждого дня. Если вы работаете 8 часов в день, вы можете проверять уведомления каждые три часа и отвечать сразу.

Как менеджер

Узнайте, когда использовать асинхронную или синхронную коммуникацию

Что вы можете сообщить по электронной почте, в теме или через видеозвонок Zoom?

В то время как члены команды могут устанавливать свои часы работы в рамках асинхронного общения, важно для менеджеров знать, когда ожидать (или не ожидать) мгновенных ответов.

Установите протокол для ситуаций, требующих немедленного ответа, и создайте специальный канал, чтобы сотрудники знали, что должны сразу отвечать, когда получают такие сообщения.

Например, отключение вашего веб-сайта является чрезвычайной ситуацией и требует всех рук на палубе, чтобы исправить это немедленно. Отчет о задаче, которая должна быть закончена на следующей неделе, можно передать через Slack или напоминание отправить на Asana.

Наладьте четкие процессы коммуникации 

Одной из основных причин, по которой асинхронное общение часто терпит неудачу, является отсутствие у людей правил в области общения. Вот почему важно устанавливать очень четкие ожидания относительно того, как общаются между собой люди. Когда вы делаете это правильно, вы снижаете вероятность недопонимания или неправильной передачи информации. 

Предполагается, что сотрудники создадут назначенные часы работы, когда они будут за компьютером и готовы к работе. Используйте различные ярлыки, названия и настройки тем в ваших каналах Slack, чтобы сотрудники знали, какие обсуждения им следует вести в этих каналах

Определите срочность 

Неисправная публичная функция на веб-сайте или приложении является неотложной проблемой. Вопрос о том, какие цветные заметки Post-it® предпочитает ваша команда, — не тот случай. Если вы не находите способ различать между ними, каждое поступающее письмо или сообщение в Slack будет казаться срочным.

Для того чтобы асинхронная коммуникация работала, сотрудникам нужно знать разницу между срочными вопросами и теми, которые могут подождать.

Установите руководящие принципы относительно того, что действительно представляет собой срочную проблему, и лучший способ обозначить это. Иметь четкий план действий относительно того, к кому обращаться, какие шаги предпринять и как документировать проблему. 

Оценивайте членов команды на основе результатов и результатов 

Сделайте понятным для сотрудников, что они будут оцениваться по вкладу в цели команды, а не по тому, сколько часов они потратили на работу.

Сотрудники могут устанавливать свои часы работы, лишь бы они были продуктивными. Если им удобнее работать три часа утром и четыре часа вечером для бесперебойной глубокой работы, это нормально, лишь бы они достигали своих месячных целей.

Отмените жесткое рабочее время

Принятие гибкого графика работы позволяет вам нанимать лучшее из любых мест в мире. Вы естественным образом переходите на асинхронное общение, когда не все могут быть онлайн одновременно.

Запланируйте асинхронные проверки

Когда на вашей команде много зависимостей, это приводит к большему количеству встреч. Перед тем как Рик отправит обновление клиенту о найденной ошибке, он должен проверить у Анны из отдела инженерии, исправлена ли проблема. Никто не знает, чем занимается другой, что приводит к встречам и длинным цепочкам писем.

Используйте удаленные проверки, чтобы сделать встречи асинхронными. Это способ для команд делиться тем, над чем они работают, не нарушая свой рабочий процесс.

Несколько способов сделать это:

• Центральный портал, где команды делятся проектами, над которыми работают каждый день
• Инструмент управления проектами, такой как Asana, где вы создаете рабочие процессы и отслеживаете прогресс по нескольким проектам
• Инструмент обмена сообщениями, например Slack, где команды могут публиковать то, над чем они работают, и он плавно интегрируется с внутренними платформами общения, такими как Guru

Поощряйте режимы, но не возвращайтесь к старым привычкам.

Хотя в удаленной среде меньше необходимости в поддержании традиционных рабочих часов, поощряйте свою команду иметь рабочую рутину, которая заменяет старый 9-5 график.

Как руководитель команды, вы можете установить:

• Времена для еженедельных проверок, когда все должны присутствовать
• График ответов на электронные письма и сообщения в Slack (может составлять 12-24 часа)
• Процедуры для общения для тех, кто в разных часовых поясах и в случае чрезвычайной ситуации

Создайте доверие, независимость и ответственность в вашей рабочей культуре 

Доверие и независимость — это ценности, на которых основана асинхронная коммуникация. Вам нужно доверять, что ваша команда выполнит работу вовремя, чтобы товарищи по команде не переживали о том, что кто-то не сдержит свое слово. Когда сотрудники работают независимо, не подвергаясь микроменеджменту, это способствует инновациям и повышает их уверенность.

Давайте дадим людям немного отдыха. Еще совсем недавно было почти невозможно, чтобы асинхронная работа, ну, работала. Благодаря инновациям в современной технологии удаленная работа стала проще, чем когда-либо, но важно помнить, что рабочая среда, которой мы наслаждаемся сейчас, не была бы возможной 20 лет назад, или даже 10 лет назад в некоторых случаях.

Помните, вы и ваши коллеги работаете вместе не просто так. Все вы признаны эффективными, талантливыми и способными сотрудниками. Если кто-то не дал вам повода верить, что они не справляются с ответственностью, которая идет вместе с асинхронной работой, доверьтесь, что они могут справиться с следующим шагом в вашей рабочей среде.

Сделайте информацию легко доступной с помощью системы управления знаниями 

81% сотрудников чувствуют себя разочарованными, когда они не могут получить доступ к информации, необходимой для выполнения задания. 

Внутренняя система управления знаниями минимизирует необходимость вопросов со стороны сотрудников. Она становится центральным хранилищем всех документов компании, таких как адаптация сотрудников, документация по процессам, рекомендации по публикациям и ценности бренда. Система, которую вы выбираете, должна быть интуитивно понятной, легкой для поиска и интегрироваться с вашим рабочим процессом.

Используйте время встречи с пользой

Мы говорили ранее, что принятие модели асинхронного общения не означает, что вы отвергаете синхронную работу. Когда вы являетесь частью распределенной рабочей силы, каждая встреча имеет значение. Пандемия заставила нас взглянуть критически на то, как мы используем наше рабочее время на встречи и действительно подумать о лучших способах использования времени каждого. 

Посвятите время размышления о цели встречи и основных целях перед тем, как начинать планирование с помощью инструмента для составления графика. Спросите себя, действительно ли это то, что нужно обсудить вживую, или вы можете получить тот же результат, отправив электронное письмо или сообщение в Slack.

Работа перед встречей может быть ценным инструментом для людей, работающих асинхронно. Если дать людям возможность просмотреть документы, посмотреть видео или прийти подготовленным с вопросами или идеями перед официальной встречей, это может сократить время встречи и сделать её более результативной. 

И не забывайте о ценности записанных встреч. Несмотря на ваши лучшие усилия, будут времена, когда некоторым людям не удастся встретиться. Записанные встречи могут предоставить людям информацию, необходимую для продолжения работы.

Инвестируйте в мероприятия по укреплению команды 

Когда вы принимаете асинхронное общение, возможностей для командного общения вживую или социализации становится меньше, особенно когда вы находитесь на удаленке. 

Вы можете восполнить этот пробел, организовав регулярные мероприятия, которые способствуют укреплению отношений и единству команды. Например, вы можете организовать ежемесячные игровые часы по пятницам, выпить что-то в Zoom, чтобы пообщаться, или провести полугодичные ретриты.

Это дает вашей команде то, чего стоит ждать в дни, когда они чувствуют себя изолированными или демотивированными.

Используйте инструменты, которые способствуют асинхронной коммуникации 

Гуру 

Гуру - это внутренний коммуникационный инструмент и платформа обмена знаниями, предоставляющая проверенную информацию от экспертов вашей команды. Эта информация может быть доступна сотрудникам прямо там, где они работают. Думайте о Guru как о корпоративной вики, которая интегрируется с вашим рабочим процессом, так что у вас всегда будет нужная информация для выполнения вашей работы.

Google Workspace

Google Workspace - это набор облачных вычислений и инструментов продуктивности, которые облегчают совместную работу над проектами в одном месте. Инструменты в Google Workspace включают Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms и Drive.

Несколько человек могут совместно работать над документом, оставлять комментарии там, где что-либо неясно, и решать проблемы в режиме реального времени. Все сохраняется в Google Диске, так что вам не нужно беспокоиться о потере документов или доступе к файлам.  

Приложения для обмена сообщениями

Приложения для обмена сообщениями, такие как Slack и Microsoft Teams, устраняют необходимость ведения долгих обсуждений по электронным письмам и оптимизируют коммуникацию через платформу обмена сообщениями. 

Вы можете организовать темы по каналам для различных команд, чтобы улучшить качество и актуальность разговоров. Члены команды могут выбрать, как они хотят получать уведомления на основе интересующих тем или доступности. 

К счастью, Slack не показывает уведомления о прочтении, что снимает давление для мгновенного ответа при получении личного сообщения.

Asana

Используйте Asana, чтобы назначать проекты и сроки для ваших коллег без отправки электронной почты или организации встречи. Вы можете отмечать своих сотрудников, комментировать проекты и даже связывать ключевые проектные документы в Asana, чтобы предоставить все необходимое для эффективного выполнения работы. 

Loom

Loom - это инструмент для видеосообщений, с помощью которого вы можете записывать ваш экран, лицо и голос, чтобы создавать видеоролики и делиться ими мгновенно, либо по электронной почте, либо по ссылке. Вы можете использовать Loom для документирования процессов, адаптации новых сотрудников и обмена знаниями с вашими коллегами.

Как инструмент асинхронной коммуникации, вы отправляете видео сообщения в свое время, а ваш коллега просматривает видео в удобное для него время. Это отличный способ объяснить карту продукта, показать вашим коллегам, как исправить ошибку или объяснить, почему вы принимаете определенные решения.

Остерегайтесь создания культуры всегда "на связи"

Сотрудники сталкиваются с перегрузкой в сотрудничестве, когда слишком много времени тратят на ответы на запросы и взаимодействие с командой в ущерб своей работе. Несколько причин перегрузки в сотрудничестве включают:

Приоритизация коммуникации над производительностью 

По данным Harvard Business Review, сотрудники в настоящее время проводят на 50% больше времени на совместной работе, чем 20 лет назад. 

Думают 80% рабочего дня на общение по электронной почте, 15% рабочего времени на совещания и более 200 сообщений в слаке в день. Для сотрудников время является драгоценным, и компании должны оценить, работают ли их текущие практики внутренней коммуникации в их пользу или против них.

Эта тенденция к постоянной коммуникации означает, что весь день распределен вокруг встреч с временем, проведенным между ними, потраченным на основные рабочие функции. Это обычно приводит к тому, что сотрудники работают сверхурочно в рабочие дни и выходные (без дополнительной оплаты), чтобы завершить назначенные задачи.

Излишнее давление на сотрудников всегда быть доступными 

Если работники всегда участвуют в реальном взаимодействии, то они не имеют контроля над своим расписанием. Вместо того чтобы устанавливать свои собственные программы и быть продуктивными, ваша команда проводит день, отвечая на запросы. Чтобы компенсировать потерянное время, они работают быстрее, что приводит к большему давлению, более высокой фрустрации и стрессу. Результатом становится выгорание и недостаток мотивации появляться на работе.

Разговоры низкого качества 

Первый ответ, вероятно, не самый лучший. Когда вам нужно мгновенно ответить, нет времени обдумать свои ответы и дать вдумчивый ответ, потому что вы под давлением. Качество разговора страдает, и решения часто оказываются ниже пары.

‍