Vad är synkron vs asynkron kommunikation?

Synkron kommunikation sker i realtid - alla inblandade är närvarande och svarar omedelbart. Asynkron kommunikation kräver inte omedelbart svar; människor kan svara när det passar dem bäst. Varje stil har sina styrkor, och att veta när man ska använda en över den andra kan ha stor inverkan på lagets produktivitet och arbetslivets balans.

Vad är synkron kommunikation?

Synkron kommunikation innebär att människor kommunicerar samtidigt, antingen personligen eller genom digitala verktyg. Tänk på det som en livekonversation - du interagerar i realtid och förväntar dig omedelbara svar fram och tillbaka. Denna metod används ofta för möten, telefonsamtal eller chattar där omedelbar återkoppling är nödvändig.

Exempel på synkron kommunikation

Live videomöten: Verktyg som Zoom, Microsoft Teams eller Google Meet gör det enkelt att ansluta ansikte mot ansikte (virtuellt) i realtid.

Telefonsamtal: Den mest traditionella formen av synkron kommunikation. Ta upp telefonen och ha en konversation omedelbart.

Livechatt: Meddelandeverktyg som Slack och Microsoft Teams stödjer både asynkron och synkron kommunikation, beroende på hur du använder dem. När svaren är omedelbara, är det synkront.

Möten på plats: Oavsett om det är en snabb sammankomst eller en formell sittning, förlitar sig kommunikation ansikte mot ansikte på att folk är på samma plats vid samma tidpunkt.

Vilka är fördelarna med synkron kommunikation?

Omedelbar återkoppling och förtydligande
När tiden är avgörande hjälper synkron kommunikation dig att få snabba svar och lösa missförstånd på plats. Det är utmärkt för snabba beslut eller att ta itu med projektblockerare.

Starkare relationsskapande
Realtidskonversationer - antingen personligen eller via video - hjälper till att bygga upp relationer och förtroende. Du kan läsa kroppsspråk, höra tonen och ansluta på en mer personlig nivå.

Högre engagemang
Det är enklare att få engagemang under live-diskussioner där deltagare kan ställa frågor, uttrycka åsikter och känna sig hörda. Detta kan leda till bättre samarbete och mer dynamiska brainstormingsessioner.

Användbart för känsliga samtal
Om du behöver diskutera prestandaproblem, ge kritik eller prata om personliga ärenden, erbjuder synkrona format den känslomässiga nyansen som asynk saknar.

Vilka är nackdelarna med synkron kommunikation?

Tidszonkonflikter
När team är spridda över olika tidszoner kan schemaläggning av synkrona möten vara en logistikmardröm. Någon nästan alltid måste göra uppoffringar för bekvämligheten.

Avbryter djupgående arbete
Ständiga pingar, samtal och spontana möten kan bryta fokus. Det är svårt att bibehålla flytet när du dras in i realtidskonversationer under hela dagen.

Tryck att svara omedelbart
Inte alla bearbetar information eller formulerar idéer i samma hastighet. Förväntningar i realtid kan leda till förhastade, lågkvalitativa svar — eller ännu värre, utmattning från att alltid vara "på."

Brist på dokumentation
Livelik samtals spelas oftast inte in eller skrivs ner. Det innebär att viktiga detaljer kan gå förlorade, och de som inte var närvarande kan helt missa.

Svårare att skala
När ditt team växer blir det svårare att hantera möten i realtid och ständiga uppföljningar. Asynkron kommunikation erbjuder en mer skalbar modell för att hålla alla synkroniserade utan schemas kaos.

Vad är asynkron kommunikation? 

Asynkron kommunikation innebär interaktion utan realtidskonversation — svar kan fördröjas. A good example is email. I denna metod schemalägger människor inte möten och svar är mindre tidskänsliga.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

Till exempel, om du har skickat ett e-postmeddelande där du begär ett dokument från en teammedlem, istället för att förvänta dig ett omedelbart svar, är du tålmodig och väntar på att de svarar senare. Det finns en växande mängd bevis som visar produktivitetsfördelarna med att inte svara på alla förfrågningar så snart de kommer in. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Examples of asynchronous communication

Meddelandeprogram: Meddelandeprogram som Microsoft Teams och Slack är användbara för anställdkommunikation och samarbete. You send a message and the recipient replies when they come online.

E-post: Det finns ingen press att svara omedelbart på arbetsrelaterade e-postmeddelanden. Anställda kan svara vid en lämplig tid med verktyg som Gmail och Outlook. 

Videoupptagning: Videoupptagningar eller demonstrationer fungerar bra när du behöver förklara en process. Populära videoupptagningsverktyg inkluderar Zoom och Loom.

Moln samarbete: Med verktyg som Google Workspace och Microsoft Teams kan du samarbeta om dokument med dina teammedlemmar, göra ändringar och lämna kommentarer som de kan ta itu med vid en lämplig tid.   

Videobibliotek: Ett videobibliotek är en samling utbildningsvideor som anställda kan titta på som en del av onboarding-processen eller regelbundna träningsintervaller. Du kan integrera Guru med inlärningshanteringsprogram som Lessonly och Skilljar för att hjälpa anställda att lära sig i sin egen takt.

Projektledningsprogramvara: Projektledningsverktyg är ett bra sätt att samarbeta om projekt, kommunicera leveranser och spåra projektaktivitet. Exempel att utforska med Guru inkluderar Asana och Trello. 

Wikis och intranät: Wikis och intranät fungerar som den enda sanna källan inom en organisation. Det är en lagringsplats för företagsdokument, processer och andra resurser som anställda behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. Med en intranet CMS som Guru kan vem som helst skapa innehåll och dela verifierbar kunskap så att anställda alltid använder bästa praxis.

Vilka är fördelarna med asynkron kommunikation?

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. Det tillåter dig att tänka igenom en särskild idé, samla dina tankar och erbjuda svar när du är redo. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

Eftersom asynkron kommunikation inte kräver att fjärrarbetare är uppkopplade samtidigt kan du skicka ett meddelande till en anställd i Europa från din lägenhet i San Francisco och de kommer att svara senare under dagen när de sitter vid sin arbetsstation.

Increased productivity 

I en synkron miljö spenderar den genomsnittliga anställda 12 timmar per vecka förbereder och deltar i möten. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

Inte att förglömma, anställda kan öka produktiviteten med asynkron information delning för att spara tid och stress.

Vilka är nackdelarna med asynkron kommunikation?

Fördröjd feedback
En av de mest uppenbara nackdelarna med asynkron kommunikation är tidsfördröjningen. När du skickar ett meddelande kan du vänta i timmar - eller till och med dagar - på ett svar. Det kan vara frustrerande om du behöver agera snabbt eller är blockerad på något.

Risker med missförstånd
Utan ton, ansiktsuttryck eller omedelbar återkoppling, kan skriftlig kommunikation ibland missförstås. Människor kan tolka din avsikt fel eller missa viktig kontext begravd i en lång tråd eller e-post.

Informationsöverbelastning
Asynkrona verktyg kan leda till informationsförråd eller meddelandespridning. Om kommunikationen inte är välorganiserad - med tydliga trådar, kanaler eller mappar - är det lätt att tappa viktiga detaljer eller missa uppdateringar helt.

Inte idealt för alla uppgifter
Vissa situationer kräver interaktion i realtid. Komplex problemlösning, känslig feedback eller känslomässigt laddade diskussioner gynnas ofta av nyanserna och omedelbarheten i synkrona format.

Kräver starka skrivfärdigheter
Eftersom de flesta asynkrona kommunikation sker genom skrift, är tydlighet avgörande. Om någon har svårt att kommunicera sina idéer tydligt kan det leda till förvirring, extra tillbaka-och-fram, eller misstag längre fram.

Synkron vs asynkron kommunikation exempel

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. Asynkrona operationer kan ske samtidigt - du kan gå vidare till nästa steg medan ett annat steg avslutas.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. Asynkron kommunikation sker på din egen tid och behöver inte planeras.

I den här artikeln kommer vi att utforska allt du behöver veta om synkron vs asynkron kommunikation, i allmänhet.

Why should you move toward asynchronous communication? 

En Stanford-studie med 16 000 anställda visade att distansarbetare är 13% mer produktiva. I en annan granskning registrerade ett företag som övergick till distansarbete ett ökat 1,3 miljarder dollar årligt värde. 

Ingen rusningstimme till arbetet, inandning av kolbaserad luft, engagemang i kontorspolitik eller att behöva vara närvarande även när du inte känner för det. Du har mer tid att ägna åt din familj och hobbyn eftersom du har återfått kontrollen över din dag och hur du planerar dina aktiviteter.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

I en distansförst, helt asynkron miljö, vaknar du när du vill, ser de e-postmeddelanden som ligger i din inkorg och känner ingen press att svara. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

Även om många företag är övertygade om att distansarbete är framtiden, kämpar de också med hur man överlämnar kontrollen till sina anställda och antar asynkron kommunikation — även när fördelarna innefattar en lyckligare arbetskraft, minskade omkostnader och möjligheten att anställa toppkvalitet från var som helst i världen.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. När ett meddelande eller begäran skickas, finns det ett omedelbart svar.

Synkron kommunikation är vanlig på en fysisk arbetsplats där chefer kan gå till en teammedlems kontor och be om ett dokument eller fråga om en process. Arbetstider och pauser är förinställda, och det finns massor av tryck att alltid vara tillgänglig.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

Även om synkron kommunikation är omedelbar finns det förväntad fördröjning i asynkron kommunikation. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

För att vara tydlig, ber vi inte dig att helt överge kommunikation i realtid. There are situations where it makes sense.

Distansarbete, till exempel,  kan vara extremt isolerande. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

Det är också användbart när du vill diskutera känsliga ämnen, ge kritisk feedback, genomföra prestationsöversyn, eller brainstorma många idéer samtidigt.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• Du tillbringar en hel dag med att svara på en ändlös e-posttråd istället för att avsluta den uppgift som ska vara klar om en timme

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Micromanage inte men var tillgänglig när de behöver hjälp att ta sig förbi ett hinder.

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. Kombinera asynkron och synchron kommunikation och du kommer att ha ett glatt team med en hälsosam arbetslivsbalans.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

Det är svårare att missförstå eller förlora sammanhang när du skriver. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. Tyvärr, om du inte arbetar inom ett riktigt coolt topphemligt program som vi förmodligen inte borde veta om, så kommer folk att behöva gott om påminnelser om regler för arbete och kommunikation.

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

Det är viktigt att inte begränsa dig till skriftliga dokument när du funderar på det bästa sättet att kommunicera vissa saker på. Instruktionsvideor, infografik och ljudfiler kan vara ett utmärkt sätt att hålla människor informerade. 

Att ha rätt dokumentation ger människor mycket mer flexibilitet och hjälper till att säkerställa att informationen är tillgänglig och lätt att förstå. Detta kan hjälpa till att minska oändliga fram och tillbaka-meddelanden (så långa axelknuffar) och låter alla arbeta mer autonomt och effektivt.

Planera i förväg 

Snarare än att skicka ett meddelande som säger:

"Hej Linda, skulle du kunna skicka mig den uppdaterade onboarding-checklistan för vårt säljteam just nu?

Du kan säga:

"Hej Linda, jag behöver den uppdaterade onboarding-checklistan för vårt säljteam om tre dagar."

Planering ger anställda tid att förbereda sig och eliminerar pressen att omedelbart slutföra uppgifter.

Se till att alla har tillgång till de rätta dokumenten 

Kontrollera dina inställningar för dokumentdelning och se till att dina kollegor har tillgång till de lämpliga filerna. Detta kan verka litet, men om någon behöver begära åtkomst kan det resultera i onödiga förseningar på flera timmar eller till och med en hel dag. 

Använd trådar för att kommunicera effektivt 

Syftet med trådar är att göra det enkelt att ha textbaserade konversationer. E-postdiskussioner är fragmenterade och låser information inom en inkorg där den endast kan nås av avsändaren och mottagaren.

Trådar är utmärkta för samtal där flera teammedlemmar kan dela idéer och fatta beslut.

Innan möten, använd trådar för att dela relevant information som hjälper ditt team att förstå ämnet. Efter mötet, fortsätt tråden så att de som inte kunde delta kan hitta informationen. Du kan dela en länk till videon av mötet i tråden och alla som ställer frågor kommer att få svar direkt i tråden.

Kommunikationsverktyg som Slack låter dig hantera gruppprojekt genom att lägga till uppgifter direkt i projektdiskussionsstråd. Istället för att gå igenom olika osammanhängande samtal kan ditt team snabbt hitta den relevanta tråden tillsammans med den information de behöver för att komma igång. 

Stäng av aviseringar när du arbetar

Aviseringar förstör din produktivitet. Det håller dig i ett tillstånd av hyperansvar när du alltid väntar på ljudet av en smartphon- eller skrivbordsnotifiering. Varje gång du svarar tar det 25 minuter att komma tillbaka till rätt spår, vilket leder till minskad produktivitet.

Använd istället tidsblock för att få mer ut av varje dag. Om du arbetar 8 timmar per dag kan du kontrollera aviseringar var tredje timme och svara på en gång.

Som chef

Vet när du ska använda asynkron kontra synkron kommunikation

Vad kan du kommunicera via e-post, i en tråd eller genom ett Zoom-möte?

Medlemmar i teamet kan ställa in sina arbetstimmar under asynkron kommunikation, det är viktigt för chefer att veta när de kan förvänta sig (eller inte förvänta sig) realtids-svar.

Etablera ett protokoll för situationer som kräver ett omedelbart svar och skapa en dedikerad kanal så att anställda vet att de ska svara omedelbart när de får sådana meddelanden.

Till exempel, om din webbplats går ner är det en nödsituation och kräver alla händers insats för att fixa det omedelbart. En rapport för en uppgift som ska vara klar nästa vecka kan kommuniceras via Slack eller en påminnelse skickas på Asana.

Ha tydliga kommunikationsprocesser på plats 

En av de största orsakerna till att asynkron kommunikation slutar misslyckas är för att människor inte har regler för kommunikation på plats. Det är därför det är viktigt att fastställa mycket tydliga förväntningar kring hur människor pratar med varandra. När du gör det korrekt minskar du risken för missförstånd eller felkommunicerad information. 

Överväg att låta anställda skapa utsedda arbetstimmar där de vet att de kommer att vara vid sina datorer och tillgängliga att arbeta. Använd olika etiketter, namn och ämnesinställningar i dina Slack-kanaler så att anställda vet vilka samtal de ska ha i dem

Definiera brådska 

En trasig offentlig funktion på en webbplats eller app är ett brådskande arbetsproblem. En fråga om vilken färg Post-it®-anteckningar ditt team föredrar är inte. Om du inte hittar ett sätt att skilja mellan de två kommer varje inkommande e-post eller Slack att kännas som en nödsituation.

För att asynkron kommunikation ska fungera måste anställda veta skillnaden mellan brådskande ärenden och sådana som kan vänta.

Etablera riktlinjer kring vad som verkligen utgör en brådskande fråga och det bästa sättet att märka det. Ha en uppsättning handlingsplaner kring vem som ska kontakta, de rätta stegen att ta och hur man dokumenterar problemet. 

Utvärdera teammedlemmar baserat på resultat och resultat 

Gör det klart för anställda att de kommer att bedömas utifrån bidrag till teamets mål och inte hur många timmar de spenderat på jobbet.

Anställda kan ställa in sina arbetstimmar så länge de är produktiva. Om de föredrar att arbeta tre timmar på morgonen och fyra timmar på kvällen för oavbruten djuparbete, då är det okej så länge de når sina månatliga mål.

Abolera rigida arbetstider

Att anta ett flexibelt arbetsschema gör att du kan rekrytera toppkompetens från hela världen. Du kommer naturligtvis att dra åt asynkron kommunikation när alla inte kan vara online samtidigt.

Schemalägg asynkrona avstämningar

När det finns många beroenden inom ditt team, slutar du upp med fler möten. Innan Rick skickar en uppdatering till en kund om en bugg som kunden hittade måste han kolla med Anna från ingenjörsteamet för att se om problemet har åtgärdats. Ingen vet vad någon arbetar med, vilket leder till möten och långa e-posttrådar.

Använd fjärravstämningar för att göra möten asynkrona. Det är ett sätt för team att dela vad de jobbar på utan att störa deras arbetsflöde.

Flera sätt att göra detta inkluderar:

• En central portal där team delar projekt de arbetar med varje dag
• Ett projektledningsverktyg som Asana där du bygger arbetsflöden och följer framsteg över flera projekt
• En meddelandeverktyg som Slack där team kan lägga upp vad de arbetar med och det integreras sömlöst med interna kommunikationsplattformar som Guru

Uppmuntra rutiner, men återgå inte till gamla vanor

Även om det finns mindre behov av att upprätthålla traditionella arbetstider i en distansmiljö, uppmuntra ditt team att ha en arbetstid som ersätter det gamla 9-5 schemat.

Som teamledare kan du ställa in:

• Tider för veckovisa avstämningar när alla bör delta
• En tidslinje för svar på e-post och meddelanden på Slack (kan vara 12-24 timmar)
• Rutiner för att kommunicera för dem i olika tidszoner och vid nödsituationer

Bygg förtroende, självständighet och ansvar i din arbetskultur 

Förtroende och självständighet är de värden som asynkron kommunikation är uppbyggd på. Du behöver lita på att ditt team levererar i tid, så teammedlemmarna behöver inte oroa sig för att någon inte håller sitt ord. När anställda arbetar självständigt utan att bli mikroskickade uppmuntras innovation och deras självförtroende byggs upp.

Vi ska ge människor lite andrum. Fram till väldigt nyligen var det nästan omöjligt för asynkront arbete att fungera...väl. Tack vare innovationer inom modern teknologi är det lättare än någonsin att arbeta på distans, men det är viktigt att komma ihåg att arbetsmiljön vi njuter av nu inte skulle ha varit möjlig för 20 år sedan, eller ens för 10 år sedan i vissa fall.

Kom ihåg, du och dina kollegor arbetar tillsammans av en anledning. Ni har alla bedömts som effektiva, talangfulla och kompetenta anställda. Om inte någon har gett dig anledning att tro att de inte kan hantera ansvaret som kommer med asynkront arbete, lita på att de kan hantera nästa steg i din arbetsmiljö.

Gör information lättillgänglig med ett kunskapshanteringssystem 

81% av anställda känner sig frustrerade när de inte kan få åtkomst till information de behöver för att slutföra en uppgift. 

Ett internt kunskapshantering-system minimerar behovet av att anställda ställer frågor. Det blir det centrala lagret för alla företagsdokument såsom onboarding för anställda, processdokumentation, publiceringsriktlinjer och varumärkesvärden. Det system du väljer bör vara intuitivt, lätt att söka och integrera med ditt arbetsflöde.

Använd din mötestid väl

Vi sa tidigare att omfamna en asynkron kommunikationsmodell inte betyder att du avvisar synkront arbete. När du är en del av en distribuerad arbetskraft räknas varje möte. Pandemin tvingade oss att noggrant undersöka hur vi använde våra mötestider och verkligen tänka på de bästa sätten att utnyttja allas tid.

Ta dig tid att tänka på ett mötes syfte och huvudmål innan du bokar in det i din schemaläggningsverktyg. Fråga dig själv om detta är något som behöver diskuteras live, eller om du kan få samma resultat efter att ha skickat ett e-postmeddelande eller Slack.

Förarbetsarbete kan vara ett värdefullt verktyg för personer som arbetar asynkront. Att låta människor granska dokument, titta på videor eller komma förberedda med frågor eller idéer innan du officiellt möts kan minska mötestiden och göra den tid du spenderar tillsammans ännu mer betydelsefull. 

Och glöm inte värdet av inspelade möten. Trots dina bästa ansträngningar kommer det att finnas tillfällen då vissa personer inte kan delta. Inspelade möten kan ge människor den information de behöver för att kunna fortsätta arbeta.

Investera i team-bonding aktiviteter 

När du antar asynkron kommunikation finns det färre möjligheter för team att koppla upp personligen eller umgås, särskilt när ni är på distans.

Du kan fylla tomrummet genom att arrangera regelbundna aktiviteter som främjar relationsbyggande och teamenhet. Till exempel kan du arrangera en månatlig fredags-spelstund, drinkar över Zoom för att umgås, eller halvårsvis retreats.

Det ger ditt team något att se fram emot på dagar när de känner sig isolerade eller omotiverade.

Använd verktyg som främjar asynkrona kommunikationer 

Guru 

Guru är ett internt kommunikationsverktyg och kunskapsdelningsplattform som tillhandahåller verifierad information från experter i ditt team. Informationen kan nås av anställda just där de arbetar. Tänk på Guru som en företags-wiki som integreras med ditt arbetsflöde så att du alltid har den information du behöver för att utföra ditt arbete.

Google Workspace

Google Workspace är en samling molnberäknings- och produktivitetsverktyg som gör det enkelt att samarbeta över projekt på en plats. Verktyg i Google Workspace inkluderar Chatt, Gmail, Kalender, Dokument, Presentationer, Kalkylblad, Formulär och Drive.

Flera personer kan samarbeta på ett dokument, lämna kommentarer där något är oklar och lösa problem i realtid. Allt sparas på Google Drive så att du slipper oroa dig för förlust av dokument eller åtkomst till filer.

Meddelandeappar

Meddelandeappar som Slack och Microsoft Teams eliminerar behovet av långa diskussioner via e-posttrådar och strömlinjeformar kommunikationen via en meddelandeplattform. 

Du kan organisera ämnen efter kanaler för olika team för att förbättra kvaliteten och relevansen av samtalen. Teammedlemmar kan välja hur de vill bli notifierade baserat på ämnen som intresserar dem eller deras tillgänglighet. 

Som tur är visar inte Slack en lästkvitto vilket tar bort trycket att svara omedelbart när du får ett privat meddelande.

Asana

Använd Asana för att tilldela projekt och deadlines till dina teamkamrater utan att skicka e-post eller organisera ett möte. Du kan tagga dina anställda, kommentera projekt och till och med länka viktiga projekt-dokument i Asana för att ge dem allt de behöver för att utföra uppgiften effektivt. 

Loom

Loom är ett videomeddelandeverktyg där du kan spela in din skärm, ansikte och röst för att skapa videor och dela direkt antingen via e-post eller en länk. Du kan använda Loom för att dokumentera processer, introducera nya anställda och dela kunskap med dina kollegor.

Som ett verktyg för asynkron kommunikation skickar du videomeddelanden i din egen tidsram och din kollega konsumerar videon när de har tid. Det är ett bra sätt att förklara en produktrutt, visa dina teammedlemmar hur de fixar ett fel eller förklara varför du tog vissa beslut.

Var försiktig med att skapa en alltid "på"-kultur

Ett samarbetsöverskott inträffar när en anställd spenderar för mycket tid på att svara på förfrågningar och interagera med teamet till nackdel för deras eget arbete. Några orsaker till samarbetsöverskott inkluderar:

Att prioritera kommunikation framför produktivitet 

Enligt Harvard Business Review lägger anställda för närvarande 50% mer tid på samarbete än de gjorde för 20 år sedan. 

Tänk på 80% av en arbetsdag vid e-postkommunikation, 15% av arbetsdag på möten, och över 200 Slack-meddelanden om dagen. Ditt företags anställdas tid är värdefull, och företag bör utvärdera om deras nuvarande interna kommunikationspraxis fungerar för eller emot dem.

Denna trend av konstant kommunikation innebär att hela deras dag är arrangerad runt möten med tid däremellan som spenderas på kärnfunktioner. Det resulterar vanligtvis i att anställda arbetar övertid på veckodagar och helger (utan extra betalning) för att slutföra tilldelade uppgifter.

Onödigt tryck på anställda att alltid vara tillgängliga 

Om arbetare alltid är engagerade i realtidskommunikation, då har de ingen kontroll över sina scheman. Istället för att sätta sina egna agendor och vara produktiva, spenderar ditt team dagen med att svara på förfrågningar. För att kompensera för förlorad tid arbetar de snabbare, vilket leder till mer press, högre frustration och stress. Resultatet är utbrändhet och brist på motivation för att dyka upp.

Lågkvalitativa samtal 

Det första svaret är förmodligen inte ditt bästa svar. När du måste svara omedelbart, finns det ingen tid att tänka igenom dina svar och ge ett eftertänksamt svar eftersom du är under press. Kvaliteten på samtalet lider och lösningarna är ofta undermåliga.

‍