การแบ่งปันความรู้: คืออะไรและทำไมสำคัญ

การแบ่งปันความรู้คือการปฏิบัติการแพร่กระจายความเชี่ยววิชาการ ความเข้าใจ และข้อมูลทั่วไประหว่างบุคคลหรือทีมเพื่อปรับปรุงการเรียนรู้ ผลิตภัณฑ์และการตัดสินใจ ในบริบทธุรกิจ มันกลายเป็นความรู้ส่วนบุคคลเป็นความรู้องค์กร ช่วยทีมทำงานได้เร็วขึ้น และทำงานร่วมกันอย่างฉลาด

คืออะไรคือการแบ่งปันความรู้?

การแบ่งปันความรู้คือกระบวนการในการแลกเปลี่ยนข้อมูล ประสบการณ์ หรือทักษะจากคนหนึ่งสู่คนอื่นภายในองค์การ มันสามารถเกิดขึ้นบนแบบการเขียนเอกสาร การประชุม หรือการอบรมอย่างเป็นทางการ-โดยไม่เจาะจงหรือหยุดชั่วคราวผ่านการพูดคุย ส่งข้อคิดหรือการทำงานร่วมกัน

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด มันหมายถึงการแน่ใจว่าข้อความหรือความรู้บุคคลหนึ่งมีการเข้าถึงและใช้งานโดยคนอื่นเมื่อพวกเขาต้องการ

คืออะไรคือการแบ่งปันความรู้ในการจัดการความรู้?

ในการจัดการความรู้ การแชร์ความรู้เป็นธรรมเนียมสำคัญ มันช่วยให้ข้อคิดที่คุ้มค่าและวิสัยทัศน์ที่ดีเป็นสินค้าเก็บไว้ในกล่อง สนับสนุนความต่อเนื่องและความกระชับ

กลยุทธ์การจัดการความรู้ที่ประสบความสำเร็จ ใส่ความสำคัญให้การแชร์ความรู้เพื่อให้องค์กรเรียนรู้ต่อจากตัวเอง ปรับตัวและหลีกเลี่ยงการสร้างใหม่ให้นอกวงจร

ทำไมสำคัญที่จะแชร์ความรู้?

การแชร์ความรู้ช่วยองค์กร: ทำให้ฝ่ายทำงานทำงานได้สะดวกมากขึ้นเมื่อมีการเข้าถึงข้อมูลหวังหลังของผู้ใช้และทรัพยากรของกลุ่มที่เหลือ

• ยุคที่มีการบันทึกในวิดีโอ: สำเนาทั่วไปเก็บอยู่สวนเทาสำหรับการฝึกอบรมที่พนักงานสามารถรับชมเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานร่วมหรือเวลาฝึกอบรมประจำ คุณสามารถส่วนหลังรวมใบข้อมูลช่างร่วมกับซอฟต์แวร์การควบจ้างการเรียนรู้เช่น Lessonly และ Skilljar เพื่อช่วยพนักงานให้เรียนรู้ตามจังหวะในขณะนี้
  
  
• เครื่องมือการลงวีดีโอที่นิยมประกอบ Zoom และ Loom มันสร้างบันทึกที่ยาวนานซึ่งสนับสนุนความต่อเนื่องและความทนทาน
  
  
• Onboard faster: คนใหม่เรียนรู้เร็วขึ้นเมื่อความรู้ในองค์กรสามารถเข้าถึงได้ง่าย ฐานความรู้ที่แข็งแกร่งช่วยลดเวลาการเริ่มต้นงานและสร้างความมั่นใจในช่วงต้น
  
  
• ปรับปรุงนวััตกรรม: ทีมที่หลากหลายสร้างสรรค์ความเป็นไปได้ที่ดีขึ้นเมื่อพวกเขาสร้างต่อตามการเรียนรู้ที่ร่วมกัน เมื่อพวกคุณคิดไอเดียไหลอย่างอิสระ ความคิดสร้างสรร
  
  
• เสริมความร่วมมือ: วัฒนธรรมของความเปิดเปิดอกสร้างสรรค์กล่าวในการสนับสนุนและเชื่อมั่นร่วมกันระหว่างแผนก มันช่วยในการสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแรงและส่งเสริมการเป็นเจ้าของร่วมกันของผลลัพธ์
  
  

โดยสรุปมันสร้างองค์การที่เชื่อมโยงกันมากกว่า ต้านทานและดีและให้ผลการดำเนินงานที่สูง

ประโยชน์จากการแบ่งปันความรู้คืออะไร?

• เพิ่มผลผลิต: พนักงานสามารถหาคำตอบได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลาและลดคำถามที่มีการซ้ำซ้อน สิ่งนี้ช่วยลดการขัดจังหวะและช่วยทีมให้สามารถระมัดระวัง
  
  
• การตัดสินใจที่ดีขึ้น: การเข้าถึงความรู้ที่สอดคล้องกับข้อมูลที่อัปเดตส่งผลให้ตัดสินใจได้อย่างมีการพิจารณามากขึ้น มันช่วยลดการเดาการสะกดและสนับสนุนการดำเนินการต่อไปอย่างปราชิกและแข็งมั่นบนข้อมูล
  
  
• เพิ่มความสุขใจในงานของพนักงาน: สมาชิกของทีมรู้สึกว่าตนสำคัญเมื่อความรู้ของพวกเขามีผลสรุปกับความสำเร็จที่กว้างขวางขึ้น การรับฟังกำลังส่งเสริมที่ประสงค์ให้มีการสนับสนุนในอนาคตและการมีส่วนร่วมที่ลึกซึ้นขึ้น ในความเป็นจริงเมื่อการศึกษาเร็วพบว่า ภายใต้สำนักงานและบริษัทที่ทำให้การแบ่งปันความรู้เป็นลำดับความสามารถ
  
  
• การเรียนรู้ที่สามารถขยายตัวได้: ประสบการณ์ของคนหนึ่งกลายเป็นส่วนหนึ่งของทรัพยากรที่ใช้ประโยชน์แก่ทุกคน ตลอดเวลานี้ช่วยอีกทีมให้ขึ้นระดับโดยไม่ต้องผ่านการอบรมเชิงสูตร
  
  
• ความพอใจของลูกค้า: ทีมสนับสนุนตอบกลับอย่างรวดเร็วและถูกต้องมากยิ่งขณะพวกเขามีความรู้ที่เหมาะสมในมือ ความตอบสนองอันรวดเร็วสร้างเชื่อมั่นและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า
  
  

ประโยชน์เหล่านี้ทำให้การแบ่งปันความรู้เป็นข้อได้เปรียบ สแตนลีย์ มคครสทัล ผู้บังคับบัญชาเก่าของกองทัพบกอเหียงในอัฟกานิสถาน และกองกำลังระหว่างประเทศ ในอัฟกานิสถาน, กล่าวไว้อย่างสมบูรณ์ในการจัดการ TED ของเขา: «คุณสามารถค้นพบต่างประเทศเป็นค่าเท่ากับคุณให้มันกับคนที่สามารถทำงานด้วยมัน ข้อที่ฉันรู้ว่ามีค่าเป็นศูนย์ถ้าฉันไม่ใช่คนที่สามารถทำสิ่งที่ดีกว่าเพราะเรื่องการ...แบ่งปันคือความพลัง

ตัวอย่างและการเรียนรู้

การแบ่งปันความรู้สามารถเกิดขึ้นในรูปแบบหลาย ๆ

• พนักงานขายได้เอกสารเช็คลิสต์ที่ประสบความสำเร็จให้พวกอื่นเผยไฟ สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาและช่วยในการมาตราของข้อความที่มีประสิทธิภาพในทีม
  
  
• นักพัฒนาอภิงค์ตั้งพื้นที่ให้ความรู้ใหม่ในระหว่างมื้อเที่ยน คนอื่นเข้าใจและมีความมั่นใจในการยอมรับวิธีการใหม่
  
  
• เอเจนท์การสนับสนุนอัปเดตบทความหลังจากรีซอลฟวิตวาขอลูกค้ายุเกรมโจขึ้นอีกครั้ง เนื้อหาที่อัปเดตนั้น ช่วยป้องกันปัญหาเดิมไม่ให้กดขึ้นอีก
  
  
• ทีมผลิตภัณฑ์แบ่งปันการทบทวนโครงการในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน เพื่อนร่วมงานเรียนรู้ว่าอะไรดำเนินไปดี (และไม่ดี) เพื่อแนะนำในโครงการที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
  
  
• ผู้จัดการทรัดเอาดูว่าคู่มือการนำทางการลงทะเบียนสวัสดิการ พนักงานสามารถอ้างอิงได้ตามความต้องการโดยไม่ต้องพึ่งพาการสนทนาครั้งหนึ่ง
  
  

ไมว่าจะเป็นการพูดหรือเขียน แบบโครงสร้างหรือไม่ จุดมุ่งหมายเดียวกันคือ: ทำให้ข้อมูลที่มีประโยชน์มีอยู่ให้ผู้อื่นใช้ได้

ใครควรแชร์ความรู้?

ทุกคนในองค์กรควรได้รับกำลังใจให้แชร์ความรู้—ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งหรือระดับฐานอย่างไร อย่างไรก็ตามบางบทบาทต้องรับผิดชอบมากขึ้นในการสร้างสภาพคล่องแคล่วและให้ความรู้ไหลได้ราบรื่น

• ผู้นำทีมและผู้จัดการ: ควรเป็นแบบแสดงพฤติกรรมการแชร์ดีและสร้างช่องว่างให้ผู้อื่นมีส่วนร่วม เมื่อผู้นำแชร์อย่างโปร่งใส ผู้อื่นจะรู้สึกปลอดภัยในการทำเช่นเดียวกัน
  
  
• ผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อ (SMEs): นำเสนอความรู้ลึกลึกที่ผู้อื่นต้องพึ่งในการแก้ปัญหาและตัดสินใจ ความรู้ของพวกเขาสำคัญในการรักษาความแม่นยำและความลึกในเนื้อหา
  
  
• พนักงานใหม่: เสนอมุมมองสดใหม่และสามารถช่วยแสดงจุดบกพร่องในเอกสารที่มีอยู่ คำถามของพวกเขาแม้จะทำให้ข้อมูลไม่ชัดเจนหรือขาดหาย
  
  
• ทีมซัพพอร์ตและหน่วยบริการลูกค้า: การเรียนรู้อยู่ในกระบวนการใช้จริงและข้อเสนอแนะ พวกเขามักเป็นคนแรกที่สังเกตจุดระคายเคือที่เกิดซ้ำ ๆ หรือช่องว่างของผลิตภัณฑ์
  
  

คือตัวอย่างของการแบ่งปันความรู้โดยนักบริหารทีม

นักบริหารทีมอาจแบ่งปันการเรียนรู้จากโครงการที่เสร็จสิ้นเร็ว ๆ — สิ่งที่ทำงาน สิ่งที่ไม่ทำงาน และสิ่งที่พวกเขาจะต้องทำที่แตกต่างในครั้งต่อไป การแบ่งปันนี้ผ่านการประชุมหรือศูนย์ข้อมูลช่วยให้ทีมอื่นหลีกเลี่ยงเจตนาเดียวกันและสามารถเลียนผลงานได้

วิธีที่ใช้ในการแบ่งปันความรู้: ปฏิบัติการที่ดีที่สุด

เพื่อให้เกิดแรงจูงใจในการแชร์ความรู้อย่างมีประสิทธิภาพ ปฏิบัติตามสถานการณ์นี้:

• ทำให้มันเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงาน: การแบ่งปันควรเกิดขึ้นที่ที่ทำงานถูกดำเนินการอยู่—ไม่ใช่ในระบบส่วนต่าง ยิ่งเกิดใกล้กับกิจกรรมทุกวันเท่าไหร่มันก็ยิ่งเป็นไปได้มากขึ้น
  
  
• ใช้เทมเพลิทและมาตรฐาน: โครงสร้างช่วยให้ผู้อื่นเข้าใจและนำเนื้อหาที่แบ่งปันได้ง่ายขึ้น มันยังทำให้งานเอกสารรวดเร็วและสม่ำเสมอขึ้นสำหรับผู้มีส่วนร่วม
  
  
• รับรู้ผู้มีส่วนร่วม: ขอบคุณแก่บุคคลที่เขียนเอกสารหรือสอน—การจับต้องช่วยส่งเสริมพฤติกรรมเดิม มันยังช่วยสร้างวัฒนธรรมที่เคารพความรู้ ไม่ใช่การเก็บไว้
  
  
• สะท้อนรับข้อเสนอ: ป้อนให้ผู้ใช้รายงงได้สแก่เนื้อหาที่ไม่ชัดเจนหรือเก่าเกินไปเพื่อให้ความรู้แบ่งปันเป็นปัจจุบัน วงวกควอทช่วยเท น เนื้อหาให้ใหม่และเป็นประโยชน์สำหรับผู้อ่านในอนาคต
  
  
• เป็นตนต้นกิจอย่างเดี๋ยวนี้: เมื่อผู้นำและผู้จัดการแชร์อย่างเปิดเผย ผู้อื่นมีความน่าจะตัวที่จะกระทำเช่นกัน จำลองบทบาทสร้างกันในการมีสภาพจิตสำหรับการเข้าร่วมของทีมในบริเวณทั้งหมด
  
  
• ทำให้เบาบาง: หลีกเลี่ยงระเบียบการ—ส่งเสริมการปรับปรุงรวดเร็วที่รูปแบบง่ายและการย่อยข้อเขียน เมื่อการแบ่งปันความรู้รู้สึกง่ายขึ้น มันกลายเป็นนิสัย
  
  

ยิ่งง่ายขึ้นเพื่อแบ่งปัน ก็ยิ่งง่ายขึ้นที่จะเกิดขึ้น

เครื่องมือสำหรับแบ่งปันความรู้

ว่าที่สำคัญของเครื่องมือที่เหล่านี้สามารถสนับสนุนการแบ่งปันความรู้ในทีม

• แพลตฟอร์มการจัดการความรู้ เช่น Guru, Notion, หรือ Confluence เครื่องมือเหล่านี้ให้พื้นที่โครงสร้าง สร้างความเป็นระบบสำหรับการเขียนเอกสารและการร่วมมือ
  
  
• เครื่องมือสื่อสาร, เช่น Slack, Teams, หรืออีเมล เหมาะสำหรับการแบ่งปันแบบไม่เป็นทางการและการตอบคำถามอย่างรวดเร็วแบบยาวนาน
  
  
• เครื่องมือจัดการโครงการ, เช่น Asana หรือ Trello, เมื่อใช้สำหรับเอกสาร การเพิ่มบันทึกหรือทรัพยากรที่ต้องการลงในงานทำให้ความรู้ยังคงเชื่อมโยงกับการดำเนินการ
  
  
• วิกิภายในและอินทราเน็ต สำหรับการมองเห็นของบริษัททั่วไป ช่วยรวมนโยบาย เคล็ดลับ และมีรูปแบบการปฏิบัติที่ดีในที่เดียวที่สามารถเข้าถึงได้
  
  
• ห้องสมุดวิดีโอหรือแพลตฟอร์ม LMS สำหรับการอบรมและการแนะนำ รูปแบบนี้มีประโยชน์สำหรับการฝึกงานและการอธิบายกระบวนการที่ซับซ้อน
  
  

Guru เช่น เอาความรู้มาฝังโดยตรงในเครื่องมือ เช่น Slack, เบราว์เซอร์ หรือโต๊ะควายของคุณ ทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงและสอนที่หนีไปได้โดยไม่ต้องออกจากการทำงานของคุณ

ประเภทของการแบ่งปันความรู้

มีประเภทของการแบ่งปันความรู้ที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับรูปแบบและจุดประสงค์

• การแบ่งปันความรู้ชัดเจน: เข้าไปพร้อมเอกสาร กระบวนการ หรือข้อมูล (เช่น คำแนะนำ) นี่เป็นรูปแบบที่เรียบง่ายที่สุดและง่ายที่สุดที่ต้องการจัดเก็บและปรับขนาด
  
  
• การแสดงความรู้ซึ่งไม่ค่อยมีใครทราบ: เน้นการแบ่งปันประสบการณ์ ข้อกำหนด หรือทักษะที่หลีกเลี่ยงการเขียนลง (เช่น การเป็นพี่เลี้ยงหรือไปลอย) มักจะแบ่งปันได้ดีที่สุดผ่านการสนทนาหรือการมองการเป็นพบแต่
  
  
• การแบ่งปันที่ตั้งเวลา: ตารางและโครงร่าง เช่น การอบรมหรือเอกสารของทีม การนี้ทำให้การส่งมอบแบบสม่ำเสมอและสนับสนุนความสอดคล้อง และโดยทั่วไปนับถวามการปลอดเร้น
  
  
• การแบ่งปันในทางทางเบี้ยม: สเะมถอดก่าเสม็ดซวรแง้ชในคาเซ่หรหรำอสสรแดบพ้ารก้คนชยนร พธักงูมารเ อากันวิสำใปใ่ยูสนเท็ มรทยะากรแนา
  
  

วัยผม่างพ์ ต่ี่ีนร สาชรวัน่จักลินง ครัยดร่ ายงพทดวจี่หื้่วัสวหันที

การฝึกอบรมผู้ใช้:

เมื่อความรู้ถูกแบ่งปันอย่างเปิดเผยและต่อเนื่อง ทีมจะฉลอง ทำงานเร็วขึ้น และรู้สึกเชื่อมต่อกับกันมากขึ้น มันไม่ได้เกี่ยวข้องเพียงแค่การจัดเก็บข้อมูล มันเกี่ยวข้องกับการสร้างระบบที่ความรู้เคลื่อนไหวได้เร็วเท่ากับทีมของคุณดูดีโมของเราเพื่อดูวิธีการ Guru ช่วยคุณสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ที่ทำงานอย่างตรงต่อตรรกเท่าที่ทีมของคุณ