Searching for information within Zoho Desk can often be a frustrating experience for many users. You may find yourself sifting through innumerable tickets, documents, and threads, feeling overwhelmed and unsure of how to find the answers you need quickly. This blog post aims to demystify the search functionality within Zoho Desk and provide you with the knowledge to enhance your search experience. You'll learn about how the search works, common pain points to be aware of, and actionable tips to improve your results. Additionally, we will explore how you could go beyond the native capabilities of Zoho Desk and leverage external tools to get a more streamlined search experience across your business processes. With the right insights and tools at your disposal, you'll be better equipped to navigate your customer support duties with a sense of ease and efficiency.

Understanding How Search Works in Zoho Desk

Zoho Desk has a robust search function designed to help users find tickets, knowledge base articles, and customer interactions. The search feature utilizes a combination of indexing and filtering to present relevant results. When a ticket or document is created, it is indexed, enabling the search algorithm to quickly retrieve relevant data when users input search terms. However, it is essential to understand that not all documents may appear in every search due to the indexing process and potential limitations of the search algorithm.

Filters in Zoho Desk allow users to narrow down search results based on specific criteria, such as ticket status, priority, or the assignee. This feature adds an extra layer of functionality, helping users quickly locate what they need, tailored to their current requirements. Furthermore, Zoho Desk supports fuzzy search, which means it can recognize and suggest results even if the user makes typographical errors or uses synonyms.

While Zoho Desk's search functionality is powerful, there are quirks and limitations to be aware of. For example, the search might not always cover all types of content registered within the platform. Knowledge base articles may not index immediately or at all, depending on settings or permissions applied to specific articles, potentially leading users to miss critical information during their search attempts.

จุดเจ็บปวดทั่ว ๆ ไปที่เกี่ยวข้องกับการค้นหา Zoho Desk

• ข้อจำกัดของฟังก์ชันการค้นหาบน Zoho Desk มีอีกด้วย
  ​ User often experience discrepancies in search results, where relevant tickets or articles aren't displayed, causing frustration and delays in resolving issues.
• ฟิลเตอร์ที่ซับซ้อน: ในขณะที่การใช้ฟิลเตอร์เป็นคุณสมบัติที่ดี มันสามารถทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อนบ้าง ผู้ใช้มักพบว่ามันท้าทายที่จะจำว่าต้องใช้ฟิลเตอร์อย่างไรหรืออาจละเลยได้ทำฟิลเตอร์ที่ทำให้ผลลัพธ์ผกผัน
• ขอบเขตการค้นหาที่จำกัด: ผู้ใช้รายบางรายรายงานว่าการค้นหาอาจไม่ถึงรวมเนื้อหาทั้งหมดที่มีอยู่ เช่น บันทึกหรือความเห็นภายใน ซึ่งทำให้ข้อมูลสำคัญถูกมองข้าม
• การจัดดัชนีช้า: บางผู้ใช้ต้องเผชิญกับความล่าช้าในการจัดดัชนีตั๋วใหม่หรือเอกสาร ซึ่งทำให้ยากต่อการค้นหาข้อมูลล่าสุดที่เกี่ยวข้องกับการสอบถามการสนับสนุนลูกค้า
• ความโกรธกับการค้นหาโบลีหรือ: ผู้ใช้สามารถสัมผัสความยากลำบบหรือคำสั่งบูลีเนี่ยนซึ่งอาจเพิ่มชั้นข้นและต้องการเข้าใจสัญรูในลักษณะที่ไม่ใช่ทุกคนรู้จัก

เคล็ดลับที่มีประโยชน์สำหรับการปรับปรุงผลลัพธ์การค้นหา Zoho Desk

• ใช้คีย์เวิร์ดที่เฉพาะเจาะจง: เพื่อเพิ่มผลลัพธ์การค้นหาของคุณ ลองใช้คีย์เวิร์ดที่เฉพาะเจาะจงที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาที่คุณต้องการค้นหา แทนที่จะค้นหา “คืนเงิน” ลอง “คำขอคืนเงิน” หรือ “สถานะการคืนเงิน” เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
• การใช้ฟิลเตอร์โอลรูปแบบ: เรียนรู้เกี่ยวกับฟิลเตอร์ที่มีอยู่และพิจารณาการใช้มันอย่างมีความตรึงเพื่อปรับปรุงผลลัพธ์การค้นหาของคุณ โปรดทราบถึงการจำกัดการค้นหาโดยไม่ตั้งใจด้วยการเก็บฟิลเตอร์ที่อาจไม่เกี่ยวข้อง
• ใช้ฟัซซี่ค้นหาเพื่อประโยชน์ของคุณ: หากคุณสะเพร่าคำพิมพ์หรือใช้คำอื่น ๆ ให้อุ้มใช้ความสามารถในการค้นหาที่คล่องที่สุดของ Zoho Desk เพื่อค้นหาตั๋วหรือบทความที่อาจไม่มีใครสนใจเนื่องจากข้อผิดพลาดตามด้านการพิมพ์
• เก็บอัพเดทเกี่ยบกับสถานะการจัดดัชนี: ตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอว่าตั๋วหรือเอกสารของคุณได้รับการจัดดัชนีแล้วหรือยัง การเข้าใจความล่าช้าในการจัดดัชนีสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการค้นหารในข้อมูลที่ยังไม่พร้อมใช้ในฟังค์ชันการค้นหา
• ปรับปรุงการใช้ฐานความรู้ของคุณ: ให้แน่ใจว่าบทความในฐานความรู้ของคุณเขียนดีและอัพเดทอยู่ ยิ่งบทความของคุณชัดเจนและเกี่ยวข้องมากเท่าไหร่ มันจะสว่างสวางกว่าในผลลัพธ์ของการค้นหา

การขยยประสบการณร์ประสบการณ์การค้นหาของคุณพิอน Zoho Desk

ในขณะที่ Zoho Desk มอบฟังค์ชันการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ มีความสำคัญที่จะรับรู้ว่าทีมหลายทีมใช้เครื่องมือหลายประเภทในการจัดการสนับสนุนลูกค้าและฟังต์ชันการดำเนียนอื่น ๆ ในกรณีเช่นนั้น การมีประสบการณ์การค้นหาที่สามารถรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยลดความถี่และช่วยให้เส้นทางการทำงานเป็นไปได้ นี่คือที่ที่เครื่องมือภายนอก เช่น Guru, มามีบทบาท Guru เรียกให้มาณะบความรู้โดยใช้ประทับใจ AI ที่ช่วยทีมทำการรวมความรู้และสร้างคลังความรู้ส่วนกลาง โดยรวมกันกับ Guru กับเครื่องมือสนับสนุนลูกค้าและดำเนินงาน คุณสามารถให้แน่ใจว่าจะเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องสลับระหว่างแอปพลิเคชันหลาย ๆ

เช่น เมื่อทีมของคุณมีคำถามเกี่ยวกับรายละเอียดผลิตภัณฑ์หรือเอกสารกระบวนการ Guru สามารถอ้างถึงความรู้สำคัญนี้โดยไม่ต้องการสมาชิกในทีมต้องคันระหว่างแพลตฟอร์มต่าง ๆ เพื่อรักษาการสื่อสารอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ การรวมนี้ช่วยให้ข้อมูลที่สำคัญเสมอจะพร้อมใช้งานเมื่อคุณต้องการ และสนับสนุนการตัดสินใจที่ดียิ่งขึ้นและการเพิ่มผลิตภัณฑ์

ในขณะที่ Zoho Desk สามารถจัดการกับความต้องการในการค้นหาของคุณหลายประการพิจารณาที่จะประเมินเครื่องมือเช่น Guru หากคุณกำลังมองหาสิ่งที่เพิ่มเสริมสำหรับประสบการณ์การค้นหาของคุณ พวกเขาสามารถทำความแตกต่างอย่างมากโดยเฉพาะสำหรับทีมที่จัดการกับปริมาณคำถามมากและต้องการเข้าถึงคลังความรู้ที่กว้างขึ้นอย่างรวดเร็ว