Bir bilgi tabanına sahip olmanın neden önemli olduğu

Bir bilgi tabanına sahip olmak, işletmeler ve organizasyonlar için önemlidir çünkü önemli bilgi ve uzmanlığın merkezi depolanmasını ve düzenlenmesini sağlar. Bu, müşteri desteği belgelerini, şirket politika ve prosedürlerini, ürün bilgilerini ve daha fazlasını içerebilir. İyi bir şekilde düzenlenmiş bir bilgi tabanı ile çalışanlar işlerini etkili bir şekilde yapmak için ihtiyaçları olan bilgilere kolayca erişebilir, hataları azaltabilir ve verimliliği artırabilir. Ayrıca, bir bilgi tabanı, organizasyon içinde işlemleri ve prosedürleri standartlaştırmaya ve hizmet sunumunda tutarlılık ve kaliteyi sağlamaya yardımcı olabilir.

Nihayetinde, bir bilgi tabanı, organizasyon içinde işbirliğini, iletişimi ve bilgi paylaşımını geliştirmek için güçlü bir araçtır, böylece performansı artırır ve daha iyi sonuçlar elde edersiniz. Sonuç olarak, bir bilgi tabanı, bir kuruluş içinde işbirliğini, iletişimi ve bilgi paylaşımını geliştirmek için güçlü bir araçtır ve iş performansını ve sonuçlarını artırır.

Bir bilgi tabanı oluşturmanın 7 adımı

Adım 1: Bilgi tabanı ihtiyacını belirlemek için araştırma yapın

Bir bilgi tabanının kullanımını anlamak bir şeydir. Kuruluşunuz için bilgi tabanınızın dolduracağı amaçı belirlemek başka bir şeydir. 

Bir bilgi tabanı oluşturmanın ilk adımı, bilgi tabanınızın karşılayacağı ihtiyacı belirlemektir. Hedef kitlenizi düşünün. Bilgi tabanınızın çalışanlarınızı mı, müşterilerinizi mi yoksa her ikisini mi desteklemesini istersiniz? Bilgi tabanınızın hizmet vereceği hedef kitlesindeki en büyük boşlukların nerede olduğunu araştırın.

• Çalışanlarınız veya müşterilerinizin en sık sorduğu sorular veya konular nelerdir?
• Hangi departman, bilgi talepleriyle sürekli olarak karşılanıyor?
• Çalışan ve müşteri sorularına verdiğiniz yanıt hızı şu anda ne durumda ve bu yanıt hızı artıyor mu?
• Bilgi etkin bir şekilde paylaşılamadığı için organizasyonunuzdaki verimlilik düşüyor mu?
• Belirli şirket çalışanları organizasyondan ayrılırsa ve bilgilerini alıp giderlerse hangi ciddi boşluklar oluşur?

 Bu soruların yanıtları, bir bilgi tabanına ihtiyacınız olup olmadığını anlamanıza ve nasıl yapılandırılması gerektiğini düşünmeye başlamanıza yardımcı olacaktır.

Adım 2: Bilgi tabanı tipini belirleme

Bir bilgi tabanına ihtiyacınız olduğunu bildikten sonra, ihtiyaçlarınıza en iyi şekilde hizmet edecek bilgi tabanı türünü belirlemelisiniz. Altı yaygın bilgi tabanı türü vardır. Oluşturmak isteyebileceğiniz bilgi tabanı türünü belirlemek için, bilgi tabanının hangi hedef kitleye hizmet edeceğini, bilgi tabanının genel halka ne kadar erişilebilir olmasını istediğinizi ve bilgi tabanını şirket sunucusunda mı barındırmak istediğinizi yoksa bir sağlayıcının bunu barındırmasını mı tercih edeceğinizi düşünebilirsiniz.

{{cta}}

Adım 3: Bilgi tabanı yapısını geliştirin

Kuruluş, bir bilgi tabanı için bir yapı oluşturmanın temel bir bileşenidir. Tüm kullanıcıların aradıklarını hızlı ve kolay bir şekilde bulabilmelerini istersiniz. Bilgi tabanı yapınızı işleminizin başında geliştirmek, bilgi tabanınız büyüdükçe içeriğinizi düzenlemenize yardımcı olmanın yanı sıra gezinme tasarımını bilgilendirecek ve kullanıcılar için daha sezgisel hale getirecektir.

Bilgi tabanınızı düzenlemenin birkaç farklı yolunu seçebilirsiniz:

• Kullanıcı Türü veya Rolü: Farklı kullanıcılarınız veya müşteri türleriniz varsa, bilgi tabanınızı rolüne göre düzenlemek etkilidir. Kullanıcılarınız, kendi özel bilgilerine hızlıca erişebileceklerdir. Örneğin, bir HR bilgi tabanı, şirketinizle ilgili belirli bilgileri yüklenen, sürekli ve yararlı hale getirecek ve kullanıcılar için daha sezgisel hale getirecek şekilde parçalara ayırarak düzenlenebilir. Tüm kullanıcıların aradıklarını hızlı ve kolay bir şekilde bulabilmelerini istersiniz. Bilgi tabanı yapınızı işleminizin başında geliştirmek, bilgi tabanınız büyüdükçe içeriğinizi düzenlemenize yardımcı olmanın yanı sıra gezinme tasarımını bilgilendirecek ve kullanıcılar için daha sezgisel hale getirecektir.   Bilgi tabanınızı düzenlemenin birkaç farklı yolunu seçebilirsiniz:  Kullanıcı Türü veya Rolü: Farklı kullanıcılarınız veya müşteri türleriniz varsa, bilgi tabanınızı rolüne göre düzenlemek etkilidir. Kullanıcılarınız, kendi özel bilgilerine hızlıca erişebileceklerdir. Örneğin, bir HR bilgi tabanı, şirketinizle ilgili belirli bilgileri yüklenen, sürekli ve yararlı hale getirecek ve kullanıcılar için daha sezgisel hale getirecek şekilde parçalara ayırarak düzenlenebilir. Etkinlik: Bilgi tabanını kullanacak kitle, alınacak belirli bilgileri gerektiriyorsa, bilgi tabanınızı etkinliğe göre düzenlemek iyi çalışır. Örneğin, büyük bir seyahat acentesi için bir bilgi tabanı, seyahatinizi planlama, bilet rezervasyonu ve bir acenteyle iletişim kurma gibi etkinliklere göre düzenlenebilir. Kullanıcı Aşaması / Deneyimi: Aşama veya kullanıcının deneyimine göre düzenlediğinizde, bilgi tabanı kullanıcınızın ihtiyaçlarını bilgilerinizle hızlıca eşleştirmesine olanak tanır. Örneğin, bir çevrimiçi hizmet için bir bilgi tabanı, başlamanızı sağlayacak etaplar olan, hizmeti yükseltme ve kullanıcı rehberi gibi aşamalara göre düzenlenebilir. Ürün Türü: Bilgi tabanınızı ürün türlerine göre de düzenleyebilirsiniz. Örneğin, bir mobilya işletmesi, bilgi tabanını yaşam odası mobilyaları, yatak odası mobilyaları, çocuk mobilyaları ve ofis mobilyaları gibi ürün türlerine göre düzenleyebilir.    Bilgi tabanınız, içeriğiniz genişledikçe, düzenlenirken ve kataloglandıkça sürekli değişecektir. Bu nedenle, kategorilerinizi yeterince geniş yapmak önemlidir, böylece içeriğiniz konu veya tema ne olursa olsun, her zaman tutarlı bir görünüme, tona ve hisse sahip olmanızı sağlayan bir stil rehberine ihtiyacınız olacaktır.    Adım 4: İçerik oluşturmak için uzmanları kurunuz Bilgi tabanınız, çalışanlarınıza ve / veya müşterilerinize dağıtılan tüm içeriğin kalitesi, doğruluğu ve etkinliği için özel içerik geliştirmekten sorumlu olan konu uzmanları (SME'ler) ve belirlenmiş bir editör (ya da ikisi) gerektirir. İşte bu sürecin nasıl işleyebileceği:  Bilgi tabanı yöneticisi, her kategori için gerekli içeriği belirler. Yönetici, her içeriğin amacını, ana mesajını, anahtar kelimelerini ve her makalenin eyleme geçme çağrısını belirler. Ayrıca, tarihleri belirler ve içerik geliştirme görevlerini SME'lere atamaktan sorumludur. SME'ler, uzmanlık bilgilerini kullanarak, içerik oluşturmaktan yönlendiren bilgi tabanı yöneticisi tarafından belirlenen talimatları takip etmekten sorumludur. SME'ler ayrıca düzeltilmiş içeriği doğrularlar. Editörler, SME'ler tarafından sağlanan içeriği hataları, dil bilgisi, stil ve okunabilirlik açısından düzeltilirler.   Muhtemelen bilgi tabanınız için birden fazla SME içerik yazacak, bu nedenle içeriğinizin yazan veya düzenleyen kişiden bağımsız olarak, tutarlı bir görünüm, ton ve his kaydettiğinizden emin olmak için bir stil rehberine ihtiyacınız olacaktır. Editörler, Uzmanlar tarafından sağlanan içeriği denetler ve imla, dilbilgisi, stil ve okunabilirlik açısından düzeltirler. Çünkü olası bir şekilde bilgi tabanınız için içerik yazan birden fazla Uzmanınız olacaktır, içeriğinizin, yazan veya düzenleyen kişiden bağımsız olarak tutarlı bir görünüm, ton ve his sağlamak için bir stil rehberine ihtiyacınız olacaktır. Pazarlama veya iletişim departmanınızın muhtemelen noktalama, marka stili, biçimlendirme ve daha fazlasını içeren bir stil kılavuzu vardır. Adım 5: Bilgi kaynaklarını yazın. İçeriğinizin anlaşılması kolay olmasını ve uzmanların bu içeriği etkili bir şekilde sunmalarını sağlamak istersiniz. Her ikisini de gerçekleştirmek için temel noktaları kapsayan yazma yönergelerini sağlayın. Açıklık: İçeriğin neyi açıklayacağını hemen anlamalarına yardımcı olmak için eyleme dayalı başlıklar kullanın. Tüm jargonları veya teknik terimleri açık bir dilde açıklayın. Okunabilirlik: Okuyucular, bilgiyi hemen anlatan içeriği tercih ederler. Bu, paragrafların kısa olması ve metin bloklarının başlıklar, alt başlıklar, satır işaretleri veya numaralandırılmış listelerle uygun şekilde bölünmesi gerektiği anlamına gelir. Katılım: Katılımı artırmak için içeriğe resimler, grafikler, infografikler veya videolar dahil edin veya bağımsız içerik olarak kullanın. Kullanışlılık: Bilgi tabanınız içinde ilgili makalelere bağlantı verdiğinizden emin olun. Bu, hedef kitlenizin sorularını tam olarak cevaplayan diğer kaynakları kolayca bulmasına yardımcı olacaktır. Değer: Bilgi tabanınızdaki her içerik parçası, değerli bir çözüm veya anlayış sunmalıdır. Adım 6: Kaynakları paylaşılan platforma yükleyin. Paylaşımlı bir bilgi tabanı platformu, bilginin bilgi tabanınızdan ihtiyacı olanlara kolayca akmasını sağlayan bir yazılım sistemidir. Seçtiğiniz paylaşımlı platform, bilgi tabanınızın işlevselliğini genişleten araçları içerecektir. Örneğin, paylaşımlı platform yazılımı, arama araçları, dosya paylaşımı, analiz ve raporlama, kullanıcı geri bildirimi sistemi ve daha fazlasını içerebilir. Seçtiğiniz paylaşımlı platform aynı zamanda bilgi tabanınızın büyümesiyle ölçeklendirilebilir olmalıdır. Adım 7: İçeriği sık sık güncelleyin. İçeriği güncellemek, bilgi tabanınızın ilgili ve faydalı kalması için düzenli olarak yapılan bir faaliyettir. Bilgi tabanı yazılımınızın yerleşik analizlerine güvenin. İncelediğiniz veriler, şunları daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır: İnsanların eriştiği bilgi türleri Bir zamanlar popüler olan makalelerdeki arama trafiği nasıl değişir Bir makale ilk ne zaman yayınlandı ve güncellendi Tüm içeriğin incelenmesi planlanmalıdır (yıllık bazda) ki güncellemeler, iyileştirmeler veya gerektiğinde içeriğin kaldırılması mümkün olabilsin. Ayrıca, şirket politikalarınız, ürünleriniz veya hizmetlerinizdeki değişiklikler her zaman ilgili içerikleri güncellemenizi gerektirebilir.
• Etkinlik: Bilgi tabanını kullanacak kitlelerinizin, alınacak eylemler hakkında özel bilgiye ihtiyaç duymaları halinde, bilgi tabanınızı etkinlikle organize etmek iyi çalışır. Örneğin, büyük bir seyahat ajansı için bir bilgi tabanı, seyahatinizi planlama, bilet rezervasyonu ve bir acentayla iletişim gibi etkinliklerle organize edilebilir.
• Kullanıcı Deneyimi / Aşama: Kullanıcı deneyimi veya aşamaya göre düzenlediğinizde, bilgi tabanınızın kullanıcısı, ihtiyaçlarınızı bilginizle hızlıca eşleştirebilir. Örneğin, çevrimiçi bir hizmet için bir bilgi tabanı, başlamadan yükseltmeye ve kullanıcı eğiticilere yönelik programlar gibi aşamalara göre düzenlenebilir.
• Ürün Türü: Bilgi tabanınızı ürün türüne göre de düzenleyebilirsiniz. Örneğin, bir mobilya işi, bilgi tabanını oturma odası mobilyaları, yatak odası mobilyaları, çocuk mobilyaları ve ofis mobilyaları gibi ürün türlerine göre düzenleyebilir.

İçerik genişledikçe, içeriği genişletirken, düzenlerken veya arşivlerken bilgi tabanınız sürekli olarak değişecektir. Bu nedenle, kategorilerinizi, konu veya tema tarafından alt kategorilere ayrılabilecek bir içerik yelpazesini kapsayacak şekilde geniş tutmanız önemlidir.

Adım 4: İçerik oluşturmak için SME'ler kurun

Bilgi tabanınız, hedef kitlenizin ihtiyaçlarını özel olarak karşılayan ilginç ve etkileşimli içeriğin sürekli olarak akmasını gerektirir. Konu uzmanları (SME'ler) ve belirlenmiş bir düzenleyici (veya iki) içeriği geliştirmekten sorumlu olmalıdır ki bu, dağıtılan tüm içeriğin kalitesini, doğruluğunu ve etkinliğini sağlar. Bu sürecin nasıl işleyebileceğine burada bir örnek:

• Bilgi tabanı yöneticisi, her kategori için gerekli içeriği belirler. Yönetici, her içerik parçasının amacını, ana mesajı, anahtar kelimeleri ve her makale için harekete geçirici çağrıyı dikkatlice açıklar. Ayrıca, son teslim tarihlerini belirler ve içerik gelişimini uzman kişilere atanmakla sorumludur.
• Uzman kişiler, özel bilgilerini kullanarak, bilgi tabanı yöneticisi tarafından belirlenen yönergeleri takip eden içerik oluşturmakla sorumludur. Uzman kişiler, düzeltilmiş içeriği de doğrulamaktan sorumludur.
• Editörler, uzman kişiler tarafından sağlanan içeriği imla, dilbilgisi, tarz ve okunabilirlik açısından düzeltir.

Bilgi tabanınız için içeriği yazan birden fazla uzmanınız olacağından, içeriğinizin görünüm, ton ve hissiyatının kimin yazdığının veya düzenlediğinin önemi olmaksızın tutarlı olmasını sağlamak için bir stil rehberine ihtiyacınız olacaktır. Pazarlama veya iletişim departmanınız muhtemelen imla, marka stili, biçimlendirme ve daha fazlası için kurallar içeren bir stil rehberine sahiptir. Bir bilgi yöneticisinin kuralları oluşturmaya ve uygulamaya nasıl yardımcı olabileceğini görün.

Adım 5: Bilgi kaynakları yazın

İçeriğinizin anlaşılması kolay ve uzmanların bu içeriği etkili bir şekilde sağlamasını istersiniz. Her ikisini de yapmak için, temel konuları kapsayan yazma talimatları sağlayın:

• Netlik: İçeriğin neyi açıklayacağını hemen görmelerine yardımcı olmak için eylem tabanlı başlıklar kullanın. Tüm argo veya teknik terimleri anlaşılır bir dille açıklayın.
• Okunabilirlik: Okuyucular, bilgiyi hemen gösteren içeriği tercih ederler. Bu, paragrafların kısa olması ve metin bloklarının başlıklar, alt başlıklar, sıralı veya numaralı listelerle uygun bir şekilde ayrılması anlamına gelir.
• Etkileşim: Katılımı artırmak için içeriğin içinde veya bağımsız içerik olarak resimler, grafikler, bilgi grafikleri veya videolar ekleyin.
• Kullanışlılık: Bilgi tabanınız içinde ilgili makalelere bağlantı verdiğinizden emin olun. Bu, izleyici kitlenizin sorularını tamamen yanıtlayan diğer kaynakları kolayca bulmalarına yardımcı olacaktır.
• Değer: Bilgi tabanınızdaki her içeriğin değerli bir çözüm veya içgörü sunması gerekir. 

Adım 6: Paylaşılan platforma kaynakları yükleyin

Paylaşılan bir bilgi tabanı platformu, bilgi tabanınızdan ihtiyacı olanlara bilginin akmasını kolaylaştıran bir yazılım sistemidir. Seçtiğiniz paylaşılan platform, bilgi tabanınızın işlevselliğini genişleten araçları içerecektir. Örneğin, paylaşılan platform yazılımı arama araçları, dosya paylaşımı, analiz ve raporlama, bir kullanıcı geri bildirim sistemi ve daha fazlasını içerebilir. Seçtiğiniz paylaşılan platformun, bilgi tabanınızın büyümesiyle ölçeklendirilebilmesi de gerekmektedir.

Adım 7: İçeriği sık sık güncelleyin

İçeriği güncellemek, bilgi tabanınızın ilgili ve kullanışlı kalması için düzenli bir faaliyet olacaktır. Kullandığınız bilgi tabanı yazılım sisteminin yerleşik analizlerine güvenin. İncelediğiniz veriler, size şunları daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır:

• İnsanların eriştiği bilgi türü 
• Bir zamanlar popüler olan makalelerdeki arama trafiğinin nasıl değiştiği
• Bir makalenin ne zaman yayınlandığı ve güncellendiği

Yıl boyunca içeriği güncellemek, optimize etmek veya kaldırmak için KOBİ'lerin tüm içeriği incelemesini planlayın (yatay bir şekilde). Ayrıca, şirket politikalarınız, ürünleriniz veya hizmetlerinizde değişiklik olduğunda ilgili içeriği güncellemeyi planlamanız gerekmektedir. Guru'nun doğrulama motoru, bilgilerinizin her zaman güncel olmasını sağlar.

Takımınız için doğru bilgi tabanı çözümünün hangisi olduğunu öğrenin

Bir bilgi tabanı, şirket içi bilgileri düzenlemek için harika bir yoldur ve şirketinizde işbirliğini kolaylaştırır. Bakımı yapılan bir bilgi tabanı, müşterilere ürünleriniz veya hizmetlerinizle ilgili ihtiyaçları hakkında hızlı erişim sağlamak için de yardımcı olabilir. Guru, ihtiyaçlarınıza en uygun bilgi tabanı türünü belirlemenize yardımcı olabilir . Bugün Guru'yu ücretsiz olarak deneyin ve işletmeniz için entegre bilgi yönetiminin gücünden faydalanın.