Що таке синхронний vs асинхронний зв'язок?

Синхронний зв'язок відбувається в реальному часі — всі учасники присутні й відразу відповідають. Асинхронний зв'язок, навпаки, не вимагає негайної відповіді; люди можуть відповісти, коли це для них найкраще. Кожен стиль має свої переваги, і знання, коли використовувати один замість іншого, може суттєво позитивно вплинути на продуктивність команди та баланс між роботою та особистим життям.

Що таке синхронний зв'язок?

Синхронний зв'язок означає, що люди спілкуються в один і той же час, незалежно від того, чи це в живу, чи через цифрові інструменти. Подумайте про це як про живу розмову — ви спілкуєтеся в реальному часі, очікуючи миттєвої взаємодії. Цей підхід часто використовується для зустрічей, телефонних дзвінків або онлайн-чатів, де необхідний негайний зворотний зв'язок.

Приклади синхронного зв'язку

Онлайн-зустрічі відеоконференцій: Інструменти, такі як Zoom, Microsoft Teams або Google Meet дозволяють легко підключитися лице до лиця (віртуально) в реальному часі.

Телефонні дзвінки: Найтрадиційніша форма синхронного зв'язку. Взяти трубку та відразу почати розмову.

Онлайн-чат: Інструменти обміну повідомленнями, такі як Slack та Microsoft Teams, підтримують як асинхронний, так і синхронний зв'язок, залежно від того, як ви їх використовуєте. Коли відповіді надходять негайно, це синхронний зв'язок.

Зустрічі в реальному часі: Чи то швидка нарада, чи офіційні переговори, взаємодія в реальному житті ґрунтується на тому, що люди перебувають в одному місці в один час.

Які переваги синхронного зв'язку?

Миттєвий зворотній зв'язок та пояснення
Коли час — це критичний фактор, синхронний зв'язок допомагає швидко отримувати відповіді та усувати непорозуміння на місці. Він чудово підходить для швидких прийняття рішень або вирішення проблем проекту.

Підвищення зв'язків
Розмови в реальному часі — чи то в живу, чи на відео — допомагають будувати взаємини та довіру. Ви можете спостерігати мову тіла, чути тон голосу та налагоджувати контакт на більш особистому рівні.

Більше залучених
Легше отримати підтримку під час живих обговорень, де учасники можуть задавати питання, висловлювати свою думку та відчувати себе чутно. Це може призвести до кращої співпраці та більш динамічних сесій мозкувань.

Корисний для чутливих розмов
Якщо вам потрібно обговорити питання продуктивності, дати критичний відгук або обговорити особисті справи, синхронні формати надають той емоційний відтінок, якого бракує асинхрону.

Які недоліки синхронного зв'язку?

Конфлікти часових поясів
Коли команди розподілені по різних часових поясах, планування синхронних зустрічей може бути справжнім кошмаром. Майже завжди хтось мусить піти на компроміс заради зручності.

Перериває глибоку роботу
Постійні запити, дзвінки та раптові зустрічі можуть розірвати концентрацію. Важко тримати потік, коли вас тягнуть в реальні розмови протягом усього дня.

Тиск відповісти негайно
Не всі однаково швидко обробляють інформацію або формують ідеї. Очікування в реальному часі можуть призвести до поспішання, низької якості відповідей - або, ще гірше, вигорання від постійного бути "в режимі".

Відсутність документації
Онлайн-спілкування часто не записуються або не пишуться. Це означає, що важливі деталі можуть бути втрачені, і ті, хто не був присутній, може цілком пропустити.

Складніше масштабування
При зростанні вашої команди реальні наради та постійні перевірки стають складнішими для керування. Асинхронне спілкування пропонує більш масштабну модель для того, щоб всі були синхронізовані без хаосу в плануванні.

Що таке асинхронне спілкування? 

Асинхронне спілкування означає взаємодію без розмов в реальному часі - відповіді можуть бути затримані. Хорошим прикладом є електронна пошта. При цьому підході люди не планують зустрічі, і відповіді не є терміновими.

У цьому сценарії, замість того, щоб вимагати, щоб ваші працівники були онлайн в один і той же час, ви надаєте своїм колегам гнучкість у виборі робочого часу, незважаючи на їхнє місцезнаходження.;

Наприклад, якщо ви відправили електронного листа з проханням про документ від члена команди, замість очікування негайної відповіді, ви залишаєтеся терплячими і чекаєте, щоб вони відповіли пізніше. Існує зростаюча кількість доказів, що показують продуктивність переваг того, що не відповідають на всі запити в той момент, коли вони надходять. Насправді, дослідження Американської психологічної асоціації виявило, що перерви можуть значно зменшити продуктивність.

Приклади асинхронної комунікації

Програмне забезпечення месенджерів: Програмне забезпечення для обміну повідомленнями, таке як Microsoft Teams та Slack, корисне для спілкування та співпраці співробітників. Ви надсилаєте повідомлення, а отримувач відповідає, коли виходить в онлайн.

Електронна пошта: Немає тиску відповісти миттєво на робочі листи. Співробітники можуть відповісти у зручний час за допомогою інструментів, таких як Gmail та Outlook. 

Відео запис: Відео записи або демонстрації добре працюють, коли вам потрібно пояснити процес. Популярні інструменти відеозапису включають Zoom та Loom.

Хмарна співпраця: З інструментами, такими як Google Workspace та Microsoft Teams, ви можете співпрацювати над документами з вашими командами, робити правки та залишати коментарі, які вони зможуть адресувати у зручний час.   

Відео бібліотеки: Відео бібліотека - це колекція навчальних відео, які співробітники можуть переглядати як частина процесу введення в компанію або регулярних тренувань. Ви можете інтегрувати Guru з програмним забезпеченням управління навчанням, таким як Lessonly та Skilljar, щоб допомогти співробітникам вчитися у своєму темпі.

Програмне забезпечення управління проектами: Інструменти управління проектами - це відмінний спосіб співпрацювати над проектами, комунікувати плани та відстежувати діяльність проектів. Приклади для дослідження з Guru включають Asana та Trello. 

Вікі та інтранети: Вікі та інтранети служать як єдине джерело правди всередині організації. Це сховище документів компанії, процесів, та інших ресурсів, які потрібні співробітникам для виконання їх робочих функцій. З інтранетом CMS, таким як Guru, будь-хто може створювати вміст і ділитися перевіреними знаннями, щоб співробітники завжди використовували найкращі практики.

Які переваги асинхронного спілкування?

Гнучкість відповідати, коли зможете;

Асинхронна комунікація надає вам свободу планувати свій робочий день на основі найпродуктивніших годин. Замість того, щоб переключати вкладки для відповіді на безперервні повідомлення, ви можете групувати свої відповіді, коли маєте час.;

Завдяки більшій гнучкості ви витрачаєте більше часу на важливіші завдання, що призводить до покращення продуктивності.;

Більш чесна комунікація;

Хоча асинхронна комунікація є повільнішою, вона також зазвичай є якіснішою, ніж імпульсні відповіді. Воно дозволяє вам ретельно обдумати певну ідею, зібрати свої думки та дати відповіді, коли ви готові. Це полегшує іншим людям зрозуміти ваше повідомлення ефективно та уникнути непотрібних переписок.;

Більша прозорість, оскільки комунікація зберігається за замовчуванням;

Повідомлення в чаті та потоки Slack всі відбуваються в письмовій формі та автоматично зберігаються, тож ви та ваша команда зможете посилатися на них пізніше. Це призводить до більшої прозорості в вашій компанії та переконує, що ніхто не пропустить важливу інформацію.;

Краще для людей у різних часових поясах;

Комунікація в реальному часі в різних часових зонах важка, коли один товариш спить, в той час як інший тільки повертається зі свого ранкового пробігу.;

Оскільки асинхронне спілкування не потребує з'єднання дистанційних працівників у той самий час, ви можете надіслати повідомлення співробітникові в Європі з вашої квартири в Сан-Франциско, і вони відповідатимуть пізніше вдень, коли сядуть за свій робоче місце.

Збільшена продуктивність;

У синхронному середовищі середній співробітник проводить 12 годин на тиждень, готуючись до зустрічей і відвідуючи їх. 

Без відволікань працівники можуть виділити час для глибокої роботи, а потім групувати відповіді кілька разів на день, замість перевірки свого телефону кожні 30 хвилин.;

А співробітники можуть значно підвищити продуктивність за допомогою асинхронного обміну інформацією, щоб заощадити час та стрес.

Які недоліки асинхронного спілкування?

Затримка зворотного зв'язку
Одним з найбільш очевидних недоліків асинхронного спілкування є затримка в часі. Коли ви відправляєте повідомлення, ви можете чекати години — або навіть дні — на відповідь. Це може бути роздратовуюче, якщо вам потрібно діяти швидко або ви зупинені на чомусь.

Ризики непорозуміння
Без тона, фізичних виразів обличчя або миттєвого взаємодії, письмове спілкування іноді може бути неправильно зрозумілим. Люди можуть неправильно інтерпретувати вашу мету або пропустити важливий контекст, який ховається в довгій гілці або електронному листі.

Перевантаження інформацією
Асинхронні інструменти можуть призвести до створення інформаційних кар'єрів або багатьох повідомлень. Якщо комунікація не організована добре — з чіткими гілками, каналами або папками — легко втратити важливі деталі або пропустити оновлення взагалі.

Не найкращий варіант для всіх завдань
Деякі ситуації вимагають інтеракції в реальному часі. Складне мозковий штурм, чутливий зворотній зворотний зв'язок, або емоційно заряджені обговорення часто вигідніше відтінків і миттєвості синхронних форматів.

Вимагає високої рівень навичок письма
Оскільки більшість асинхронного спілкування відбувається у письмовій формі, важливо мати чіткість. Якщо хтось має проблеми з чітким вираженням своїх ідей, це може призвести до плутанини, додаткових перепиток або помилок у перспективі.

Приклади синхронного та асинхронного спілкування

Навчання

Синхронне навчання відбувається в реальному часі, з учнями та викладачами разом. Альтернативно, викладачі можуть ділитися інформацією асинхронно. Учні досліджують на власний час, наприклад, дивлячись відео, читаючи та слухаючи. Викладачі використовують систему управління навчанням (LMS) для обміну навчальними матеріалами.

Програмування

У кодуванні синхронні операції виконуються по одному. Одне завдання завершується, починається наступний крок. Операції, що відбуваються асинхронно, можуть мати місце одночасно — ви можете переходити до наступного кроку, поки інший крок завершиться.

Комунікація

Ключова відмінність між синхронною та асинхронною комунікацією полягає в тому, що синхронні комунікації є запланованими, реальними взаємодіями по телефону, відео або особисто. Асинхронне спілкування відбувається у ваш час і не потребує попередніх домовленостей.

У цій статті ми розглянемо все, що вам потрібно знати про синхронне і асинхронне спілкування загалом.

Чому слід переходити до асинхронної комунікації?;

Дослідження Стенфорду серед 16 000 працівників показало, що віддалені працівники на 13% продуктивніше. У іншому огляді компанія, яка перейшла на дистанційну роботу, зафіксувала зростання річної вартості 1,3 мільярда доларів. 

Немає більше години пік в дорогу на роботу, вдихаючи повітря, займаючись офісною політикою або маючи завжди бути на місці, навіть коли ви не маєте на це настрою. У вас більше часу для приділення родині та хобі, оскільки ви повернули контроль над своїм днем і тим, як плануєте свої дії.

Хоча багато людей вважають, що незалежність від місцезнаходження є єдиною причиною, чому віддалені працівники щасливіші, асинхронна комунікація відіграє важливу роль у наданні віддаленим працівникам контролю над тим, як вони спілкуються зі своїми колегами.

У асинхронному середовищі ви прокидаєтеся, коли хочете, бачите електронні листи у своїй поштовій скриньці та не відчуваєте тиску на відповідь. Отже, ви берете напій і закінчуєте свою ранкову рутину перед тим, як сісти за комп'ютер, щоб почати роботу на день.

Хоча багато компаній впевнені, що дистанційна робота - це майбутнє, вони також стикаються з проблемами, як передати контроль своїм працівникам та впроваджувати асинхронне спілкування - навіть якщо переваги включають щасливішу робочу силу, зменшені накладні витрати та можливість наймати найкращі таланти з усього світу.

Синхронна та асинхронна комунікація;

Синхронна комунікація відбувається в реальному часі між двома або більше людьми. Всі учасники онлайн одночасно. Коли ви відправляєте повідомлення або запит, ви одразу отримуєте відповідь.

Синхронне спілкування загальне у фізичному робочому місці, де керівники можуть зайти до офісу члена команди і попросити про документ або запитання стосовно процесу. Робочий час та часи перерв установлені наперед, і є великі тиск завжди бути на зв'язку.

Приклади синхронної комунікації включають відеозв'язки, миттєві повідомлення та телефонні розмови.

Ситуації, коли синхронна комунікація є корисною, включають:

• Сесії мозкового штурму
• Щотижневі командні зустрічі
• Командні бізнес-активності
• Обговорення проектів
• Сесії співбесід
• Розмови біля водного фонтану

Хоча синхронне спілкування миттєве, перехідного часу у асинхронному спілкуванні. Замість того, щоб визначити, коли працівники можуть працювати або відповідати на комунікації, асинхронна комунікація дозволяє контролювати працівникові, а не роботодавцю.

Знайти баланс між синхронною та асинхронною комунікацією

Для виправдання, ми не просимо вас повністю відмовлятися від спілкування в реальному час. Є ситуації, коли це має сенс.

Віддалена робота, наприклад,  може бути дуже ізольованою. Синхронна комунікація може допомогти вам побудувати зв'язки з колегами та розвинути особисті відносини, які ведуть до кращої співпраці на роботі.

Також вона корисна, коли ви хочете обговорити чутливі теми, дати критичний відгук, перегляд ефективності або робити мозковий штурмшнувати багато ідей одночасно.

Коли проект рухається швидко і ви хочете синхронізувати всіх, конференція в Zoom може допомогти вам досягти цієї мети. У кризовій ситуації або надзвичайній ситуації має сенс швидко зібрати всіх, щоб пом'якшити проблему.

Однак це може бути витратою часу, коли:

• Працівники повинні відвідувати зустрічі і чекати, поки всі зберуться;
• Ви прокидаєтеся вранці, і перше, що ви робите — це відповідаєте на робочі електронні листи та повідомлення в Slack
• Ви витрачаєте цілий день на відповідь на безкінечний ланцюжок електронних листів замість завершення того завдання, яке має бути виконане за годину

Трюк полягає в тому, щоб звести синхронну комунікацію до мінімуму. Надайте своїй команді автономію, але встановіть правила, які тримають всіх на одній хвилі. Не мікроменеджмент, але залишайтеся доступними, коли вони потребують допомоги, щоб подолати перешкоду.

Організуйте регулярні заходи для зближення команди, щоб подолати ізоляцію та підтримувати соціальні зв'язки. Поєднуючи асинхронну та синхронну комунікацію, ви матимете щасливу команду з здоровим балансом між роботою та життям.

Як можна покращити асинхронну комунікацію?;

Як особа

Записуйте свої думки

Складніше неправильно тлумачити або втратити контекст під час написання. Записуючи свої думки, ви даєте людям час прочитати та обдумати ваше повідомлення замість того, щоб реагувати негайно. Під час запису своїх думок ви можете удосконалювати їх і надавати більше контексту, щоб допомогти іншим швидше зрозуміти ваше повідомлення, зменшуючи потребу в персональних зустрічах чи довгих переписках.

Перевантажуйте комунікацію;

Тривалість часу між відповідями дає можливість надсилати чіткі повідомлення. Що потрібно знати наступній людині про завдання чи зустріч? Надайте якомога більше фонової інформації.;

Використовуйте скріншоти та запис екрану для надання контексту. Надсилайте посилання на відповідні минулі розмови та ресурси, які допоможуть вашим колегам краще зрозуміти ваше повідомлення. Встановіть чіткі терміни, щоб вони знали, коли завдання має бути виконано. Ви зекономите більше часу, коли надасте контекст заздалегідь.;

Створюйте чудову документацію;

Було б чудово, якби всі у вашій компанії мали надлюдські здібності до запам'ятовування та могли чути речі лише один раз. На жаль, якщо ви не працюєте в дуже класній та суперсекретній програмі, про яку, можливо, ми не повинні знати, людям доведеться отримувати багато нагадувань про правила роботи та комунікації.

Сфокусуйтеся на створенні інформативної документації, яка може легко пояснити завдання та відповісти на базові питання, які, ймовірно, виникають впродовж дня. Ви можете створити документацію для процесів комунікації, конкретних вказівок щодо роботи над проектами, а також будь-якого іншого, що, на вашу думку, ваші люди можуть вважати особливо корисним.;

Важливо не обмежувати себе лише письмовими документами, коли ви думаєте про найкращий спосіб спілкування на певні теми. Інструкційні відео, інфографіка та аудіофайли можуть бути чудовим способом тримати людей в курсі. 

Наявність правильної документації надає людям значно більше гнучкості та допомагає забезпечити доступність та зрозумілість інформації. Це може допомогти зменшити нескінченні повідомлення (так що довгі натискання на плече) і дозволити всім працювати більш автономно та ефективно.

Плануйте заздалегідь 

Замість того, щоб надіслати повідомлення, яке читає:

«Привіт, Лінда, чи можете ви надіслати мені оновлений чек-лист для вступу для нашої команди з продажу прямо зараз?»

Ти могла б сказати:

«Привіт, Лінда, мені буде потрібен оновлений чек-лист для вступу для нашої команди з продажу через три дні.»

Планування дає працівникам час підготуватися та усуває тиск завершити справи негайно.

Переконайтесь, що всі мають доступ до правильних документів 

Перевірте свої налаштування спільного доступу до документів і переконайтеся, що ваші колеги мають доступ до відповідних файлів. Це може здаватися незначним, але якщо хтось потребує запитати доступ, це може призвести до непотрібних затримок кількох годин або навіть цілого дня. 

Використовуйте теми для ефективної комунікації 

Мета тем — спростити текстові розмови. Обговорення електронною поштою фрагментовані та блокують інформацію в папці вхідних листів, де її можуть отримати тільки відправник і отримувач.

Темы чудові для розмов, де багато членів команди можуть ділитися ідеями та приймати рішення.

Перед зустрічами використовуйте теми, щоб ділитися відповідною інформацією, щоб допомогти вашій команді зрозуміти обговорювану тему. Після зустрічі продовжуйте ланцюжок, щоб ті, хто не зміг прийти, міг знайти інформацію. Ви можете поділитися посиланням на відео зустрічі в темі, і будь-хто, хто задасть питання, отримає відповіді прямо у темі.

Інструменти комунікації як Slack дозволяють управляти груповими проектами, додаючи завдання безпосередньо в групові обговорення проекту. Замість того, щоб проходити через різні розірвані розмови, ваша команда може швидко знайти відповідну тему разом з інформацією, необхідною для початку роботи. 

Вимкніть сповіщення під час роботи

Сповіщення знищують вашу продуктивність. Це утримує вас у стані гіперреагування, коли ви завжди чекаєте на звук смартфона або сповіщення на робочому столі. Щоразу, коли ви відповідаєте, на повернення на шлях піде 25 хвилин, що призводить до втрат продуктивності.

Замість цього використовуйте часові блоки, щоб отримати більше від кожного дня. Якщо ви працюєте 8 годин на день, ви можете перевіряти сповіщення кожні три години та відповідати відразу.

Як менеджер

Знайте, коли використовувати асинхронну та синхронну комунікацію

Що ви можете комунікувати через електронну пошту, у темі або під час конференц-зв'язку Zoom?

Поки члени команди можуть встановити свій робочий час в асинхронній комунікації, важливо, щоб керівникам було відомо, коли очікувати (або не очікувати) відповідей в режимі реального часу.

Встановіть протокол для ситуацій, які вимагають миттєвої відповіді, і створіть спеціальний канал, щоб працівники знали, що потрібно відповідати миттєво, коли вони отримують такі повідомлення.

Наприклад, ваш сайт, що не працює, є терміновим і потребує всіх рук на борту, щоб вирішити це негайно. Звіт про завдання, яке має бути виконане наступного тижня, можна сповістити через Slack або нагадати за допомогою Asana.

Майте на увазі чіткі комунікаційні процеси 

Одна з найважливіших причин безрозлучної комунікації виявляється некерованістю у сфері комунікації. Тому важливо встановити дуже чіткі очікування щодо того, як люди розмовляють один з одним. Правильно це роблячи, ви знижуєте ймовірність непорозумінь або перекручувань інформації. 

Розгляньте можливість працівників створювати призначені робочі години, коли вони знають, що вони будуть біля свого комп'ютера та готові працювати. Використовуйте різні мітки, назви та налаштування тем в ваших каналах Slack, щоб працівники знали, про які розмови вони повинні вести

Визначте терміновість 

Зламане публічне функціонування на веб-сайті або додатку є терміновою робочою проблемою. Питання про те, які кольорові Поклейки® наклейок видається вашій команді, не є. Якщо ви не знайдете способу відрізнення одного від іншого, кожен новий електронний лист або Slack буде здаватися аварійним.

Щоб асинхронна комунікація працювала, працівники повинні знати різницю між терміновими справами і тими, що можуть почекати.

Встановіть правила того, що насправді є терміновою справою та найкращий спосіб позначити це. Майте чіткий план дій щодо того, кого контактувати, правильні кроки, які потрібно здійснити, і як документувати проблему. 

Оцінюйте членів команди на основі продуктивності та результатів 

Зробіть працівникам зрозумілим, що їх оцінюватимуть за внесок у цілі команди, а не за кількість годин, витрачених на роботу.

Працівники можуть встановлювати свій робочий час так довго, як вони продуктивні. Якщо вони віддають перевагу працювати три години вранці та чотири години ввечері для безперервної глибокої роботи, це прийнятно, поки вони досягають своїх щомісячних цілей.

Скасуйте жорсткі робочі години

Прийняття гнучкого графіка роботи дозволяє вам залучати найкращих фахівців з усього світу. Природним чином ви притягуєтеся до асинхронних комунікацій, коли всі не можуть бути онлайн одночасно.

Плануйте асинхронні перевірки

Коли до вашої команди є багато залежностей, ви отримуєте більше зустрічей. Перед тим, як Рік надішле оновлення клієнту про помилку, яку виявив клієнт, йому потрібно перевірити з Анною з інженерного відділу, чи було вирішено проблему. Ніхто не знає, над чим працює хто-небудь, що призводить до зустрічей та довгих електронних листів.

Використовуйте віддалені перевірки, щоб зробити зустрічі асинхронними. Це спосіб для команд поділитися тим, над чим вони працюють, не порушуючи свого робочого процесу.

Декілька способів зробити це включають:

• Центральний портал, де команди діляться проектами, над якими вони працюють кожен день
• Інструмент управління проектами, як Asana, де ви будуєте робочі процеси та відстежуєте прогрес у кількох проектах
• Інструмент обміну повідомленнями, подібний до Slack, де команди можуть публікувати те, над чим вони працюють, і він легко інтегрується з внутрішніми платформами комунікації, такими як Guru

Стимулюйте рутини, але не повертайтесь до старих звичок

Хоча відтепер необхідно підтримувати традиційні робочі години у дистанційному середовищі, закликайте свою команду мати робочу рутину, яка замінює старий графік з 9 до 5.

Як лідер команди, ви можете встановити:

• Часи для щотижневих перевірок, коли всі мають бути присутніми
• Графік для відповідей на електронні листи та повідомлення у Slack (може бути 12-24 години)
• Процедури комунікації для тих, хто в різних часових зонах і в разі надзвичайної ситуації

Створіть довіру, незалежність і відповідальність у вашій робочій культурі 

Довіра та незалежність — це цінності, на яких базується асинхронна комунікація. Ви повинні довіряти, що ваша команда встигне вчасно, щоб товариші не турбувались про те, що кожен має виконати своє слово. Коли працівники працюють незалежно, не піддаючись мікроменеджменту, це сприяє інноваціям і підвищує їхню впевненість.

Дозвольте деяким людям відпочити. Ще зовсім недавно було практично неможливо, щоб асинхронна робота добре працювала. Завдяки інноваціям в сучасній технології, робота на відстані стала легшою, ніж коли-небудь, але важливо пам'ятати, що робоче середовище, яким ми зараз насолоджуємося, не було б можливим 20 років тому, або навіть 10 років тому у деяких випадках.

Пам'ятайте, що ви та ваші колеги працюєте разом не без причини. Всі ви були визнані ефективними, талановитими та здатними співробітниками. Якщо хтось не дав вам причини вважати, що вони не впораються з відповідальністю, яка постає з асинхронної роботи, довіряйте, що вони зможуть впоратися з наступним кроком у вашому робочому середовищі.

Зробіть інформацію легкою для доступу за допомогою системи управління знаннями 

81% працівників відчувають роздратованість, коли не можуть отримати інформацію, яка їм потрібна для завершення завдання. 

Внутрішня система управління знаннями зменшує необхідність співробітників ставати запитаннями. Вона стає центральним сховищем для всіх документів компанії, таких як підготовка співробітників, документація процесів, керівництво з публікацій та цінності бренду. Система, яку ви оберете, повинна бути зрозумілою, легкою для пошуку та інтегруватися з вашим робочим процесом.

Використовуйте робочий час ефективно

Ми говорили раніше, що прийняття асинхронної моделі комунікації не означає, що ви відкидаєте синхронну роботу. Коли ви частина розподіленого робочого колективу, кожна зустріч - важлива. Пандемія змусила нас уважно прослідковувати, як ми використовували часи на зустрічі і дійсно подумати про найкращі способи використання часу кожного.

Витрачайте час на роздуми про мету зустрічі та основні цілі, перш ніж запустити свій інструмент планування. Запитайте себе, чи це те, що потрібно обговорити наживо, чи ви могли б отримати той же результат після відправлення електронного листа чи Slack.

Попередня робота перед зустріччю може бути цінним інструментом для людей, які працюють асинхронно. Попросивши людей переглянути документи, переглянути відео чи підготуватися з запитаннями або ідеями перед офіційною зустріччю, можна скоротити час зустрічі та зробити час, проведений разом, ще більш ефективним. 

І не забувайте про цінність записаних зустрічей. Незважаючи на ваші найкращі зусилля, будуть часи, коли деякі люди не зможуть зустрітися. Записані зустрічі можуть надати людям інформацію, яку вони потребують для продовження роботи.

Інвестуйте в командні заходи 

Коли ви застосовуєте асинхронну комунікацію, можливостей для командного спілкування у реальному житті або спілкування немає по суті, особливо коли ви знаходитесь віддалено.

Ви можете заповнити цю прогалину, організувавши регулярні заходи, які сприяють побудові відносин і єдності команди. Наприклад, ви могли б організувати щомісячну гри в п’ятницю, напої через Zoom, щоб наздогнати, або дворазову особисту зустріч.

Це дасть вашій команді щось, що чекати у дні, коли вони відчувають себе ізольованими або демотивованими.

Використовуйте інструменти, які сприяють асинхронній комунікації 

Гуру 

Гуру - це внутрішній інструмент спілкування та платформа обміну знаннями, яка надає перевірену інформацію від експертів вашої команди. Інформацію можуть отримати працівники саме там, де вони працюють. Думайте про Guru, як про компанійську вікі, яка інтегрується з вашим робочим процесом, щоб ви завжди мали необхідну інформацію для виконання роботи.

Google Workspace

Google Workspace - це колекція хмарних обчислювальних та продуктивних інструментів, які дозволяють легко співпрацювати за проектами в одному місці. Інструменти в Google Workspace включають Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms та Drive.

Кілька людей можуть співпрацювати над документом, залишати коментарі там, де щось незрозуміле, і вирішувати проблеми в реальному часі. Все зберігається на Google Drive, тому вам не потрібно турбуватися про втрату документів або доступ до файлів.

Повідомлення

Повідомлення таких додатків, як Slack та Microsoft Teams, ліквідують потребу в довгих дискусіях через листувальні ланцюжки та оптимізують спілкування через платформу обміну повідомленнями. 

Ви можете організувати теми за каналами для різних команд, щоб покращити якість і релевантність розмов. Члени команди можуть вибрати, як хочуть отримувати повідомлення, виходячи з тем інтересів або доступності. 

Дякувати, Slack не показує підтвердження про прочитання, що знімає тиск відповісти негайно, коли ви отримуєте особисте повідомлення.

Asana

Використайте Asana, щоб призначити проекти та строки своїм тимчасам без надсилання email або організації зустрічі. Ви можете помітити своїх співробітників, коментувати проекти та навіть пов’язати ключові документи проекту в Asana, щоб надати все необхідне для виконання роботи ефективно. 

Loom

Loom - це відеоінструмент для обміну повідомленнями, де ви можете записати свій екран, обличчя та голос, щоб створювати відео та відразу їх обмінювати або посилати посиланням. Ви можете використовувати Loom для документування процесів, підготовки нових співробітників та обміну знаннями з вашими колегами.

Як інструмент для асинхронної комунікації ви надсилаєте відеоповідомлення у свій час, а ваш колега переглядає відео у зручний для нього час. Це відмінний спосіб пояснити дорожню карту продукту, показати своїм товаришам як виправити помилку або пояснити, чому ви прийняли певні рішення.

Оберігайте створення культури, яка завжди "у мережі"

Перенавантаження співпрацею відбувається, коли працівник проводить занадто багато часу на відповіді на запити і взаємодії з командою на шкоду власній роботі. Декілька причин перенавантаження співпрацею включають:

Пріоритизація комунікації над продуктивністю 

Згідно з журналом Harvard Business Review, працівники наразі проводять 50% більше часу на співпрацю, ніж робили 20 років тому. 

Уявіть, 80% робочого дня на електронну комунікацію, 15% часу компанії на зустрічі, та понад 200 повідомлень у Slack щодня. Час співробітників - це цінний ресурс, і компанії повинні оцінювати, чи їх поточні практики внутрішнього спілкування працюють на користь або проти них.

Ця тенденція постійного спілкування означає, що цілий робочий день складається з зустрічей з часом між ними, що витрачається на основні функції роботи. Це, як правило, призводить до того, що працівники працюють понаднормово в будні дні та у вихідні (без додаткової оплати), щоб виконати призначені завдання.

Непотрібний тиск на працівників бути завжди доступними 

Якщо працівники завжди залучені у спілкування в реальному часі, то у них немає контролю над своїм розкладом. Замість того, щоб визначати власні графіки і бути продуктивними, ваша команда spends the day responding to requests. Щоб компенсувати втрачений час, вони працюють швидше, що призводить до більшого тиску, підвищеної фрустрації та стресу. Результат - це вигорання і відсутність мотивації з’явитися.

Розмови низької якості 

Перша відповідь, ймовірно, не є вашою найкращою відповіддю. Коли вам потрібно негайно відповісти, немає часу обдумувати ваші відповіді та надавати обдуману реакцію через тиск.  Якість розмови страждає, а рішення часто залишаються нижче пар.

‍