Chia sẻ kiến thức là thực hành phân phối chuyên môn, nhận thức và thông tin qua các cá nhân hoặc nhóm để cải thiện việc học tập, năng suất và ra quyết định. Trong bối cảnh doanh nghiệp, nó biến kiến thức cá nhân thành kiến thức tổ chức, giúp nhóm di chuyển nhanh hơn và làm việc thông minh hơn cùng nhau.

Chia sẻ Kiến thức Là Gì?

Chia sẻ kiến thức là quá trình trao đổi thông tin, trải nghiệm hoặc kỹ năng từ một người này sang người khác trong tổ chức. Nó có thể xảy ra thông qua tài liệu, cuộc họp hoặc buổi đào tạo một cách chính thức - hoặc một cách không chính thức, qua các cuộc trò chuyện, tin nhắn hoặc công việc cộng tác.

Ở dạng đơn giản nhất, nó có nghĩa là đảm bảo rằng những gì một người biết có thể được truy cập và sử dụng bởi người khác khi họ cần.

Chia sẻ Kiến thức Trong Quản lý Kiến thức Là Gì?

Trong quản lý kiến thức, chia sẻ kiến thức là một thực hành nền tảng. Nó đảm bảo rằng cá nhân không gian giá trị và know-how không bị kẹt trong các silo cá nhân mà được truy cập thông qua hệ thống, quy trình hoặc nền tảng.

Một chiến lược quản lý kiến thức thành công ưu tiên chia sẻ kiến thức để tổ chức có thể liên tục học từ chính mình, thích nghi nhanh chóng và tránh việc phải phát minh lại bánh xe.

Tại sao Chia Sẻ Kiến thức Quan trọng?

Chia sẻ kiến thức giúp các tổ chức:

Phá vỡ các kho thông tin: Nhóm làm việc hiệu quả hơn khi họ có quyền truy cập vào hiểu biết và tài nguyên của nhau. Điều này giúp loại bỏ công việc trùng lắp và căn cứ nắm bắt các nỗ lực chức năng chéo.
Giữ lại kiến thức tổ chức: Chia sẻ kiến thức ngăn ngừa thông tin quan trọng khỏi việc rời đi khi nhân viên ra đi. Nó tạo ra một hồ sơ lưu trữ cuộc trò chuyện hỗ trợ tính liên tục và đàn hồi.
Học nhanh hơn: Người mới học nhanh hơn khi kiến thức tổ chức dễ truy cập. Một cơ sở kiến thức vững chắc làm ngắn thời gian hòa nhập và xây dựng sự tự tin sớm.
Nâng cao sáng tạo: Các nhóm đa dạng xây dựng các giải pháp tốt hơn khi dựa vào việc học chung. Khi ý tưởng lưu thông tự do, sự sáng tạo và thử nghiệm phát triển.
Củng cố sự hợp tác: Một văn hóa mở cửa sẽ khuyến khích sự hỗ trợ và niềm tin chung qua các bộ phận. Nó giúp xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hơn và khuyến khích sở hữu chung các kết quả.

Nó tạo ra một tổ chức kết nối, chịu đựng và hoạt động hiệu quả hơn.

Lợi Ích của Chia Sẻ Kiến Thức Là Gì?

Nâng cao năng suất: Nhân viên có thể tìm kiếm câu trả lời nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và giảm bớt các câu hỏi lặp đi lặp lại. Điều này giảm thiểu sự gián đoạn và giúp các nhóm tập trung.
Quyết định tốt hơn: Truy cập thông tin liên quan, cập nhật dẫn đến việc lựa chọn có thông tin thông minh hơn. Điều này giảm bớt việc đoán và hỗ trợ hành động nhất quán, dựa trên dữ liệu.
Tăng cường cam kết của nhân viên: Các thành viên nhóm cảm thấy được đánh giá khi sự hiểu biết của họ đóng góp vào thành công lớn hơn. Cảm giác được lắng nghe khuyến khích sự đóng góp trong tương lai và sự tham gia sâu hơn. Trong thực tế, một nghiên cứu gần đây phát hiện ra rằng các công ty đặt việc chia sẻ kiến thức là ưu tiên sẽ có nhân viên cam kết gấp 4,5 lần!
Học tập có quy mô: Kinh nghiệm của một người trở thành một phần của tài nguyên chia sẻ hưởng lợi cho tất cả mọi người. Theo thời gian, điều này giúp các nhóm tiến bộ mà không gặp cản trở từ việc đào tạo chính thức.
Sự hài lòng của khách hàng: Các nhóm hỗ trợ phản hồi nhanh và chính xác hơn khi họ có kiến thức chính xác sẵn có. Sự phản hồi này xây dựng niềm tin và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Những lợi ích này biến chia sẻ kiến thức thành một lợi thế cạnh tranh. Stanley McChrystal, cựu chỉ huy lực lượng Hoa Kỳ và quốc tế tại Afghanistan, nói hoàn hảo trong bài nói TED của ông: 'Bạn sẽ thấy rằng thông tin chỉ có giá trị khi bạn đưa nó cho những người có khả năng làm điều gì đó với nó. Việc tôi biết một điều gì đó không có giá trị nếu tôi không phải là người có thể làm cho điều gì đó tốt hơn vì nó ... thay vì kiến thức là quyền lực ... chia sẻ là quyền lực.' What Are Some Examples of Knowledge Sharing? Chia sẻ kiến thức có thể có nhiều hình thức:

Một nhân viên bán hàng ghi lại chiến lược bán hàng thành công cho người khác sử dụng lại.

Điều này tiết kiệm thời gian và giúp chuẩn hóa tin nhắn hiệu quả trên toàn đội.

Một nhà phát triển giải thích một quy trình mới trong buổi trình diễn học hỏi của đội. Người khác có sự rõ ràng và tự tin hơn khi áp dụng phương pháp mới.
Một điều phối viên hỗ trợ cập nhật một bài viết hướng dẫn sau khi giải quyết một vấn đề phức tạp từ khách hàng. Nội dung được cập nhật này ngăn chặn vấn đề tương tự trở nên nghiêm trọng hơn.
Một nhóm sản phẩm chia sẻ một bài học sau dự án trong một không gian làm việc chung. Đồng nghiệp học được những điều hoạt động (và không hoạt động) để chỉ đạo các sáng kiến tương lai.
Một nhóm sản phẩm chia sẻ một bản tổng kết dự án trong không gian làm việc chung. Đồng nghiệp hiểu được những gì đã hoạt động (và không hoạt động) để hướng dẫn các sáng kiến tương lai.
Một quản lý nhân sự đăng tải hướng dẫn để điều hướng việc đăng ký các quyền lợi. Nhân viên có thể tham khảo theo nhu cầu mà không cần phải dựa vào các cuộc trò chuyện một lần.

Dù là lời nói hay bằng văn bản, có kế hoạch hoặc không, mục tiêu vẫn là giống nhau: cung cấp thông tin hữu ích cho người khác.

Ai Nên Chia Sẻ Kiến Thức?

Tất cả mọi người trong tổ chức nên được khuyến khích chia sẻ kiến thức—không phụ thuộc vào vai trò hay cấp bậc. Tuy nhiên, một số vai trò cụ thể có trách nhiệm hơn trong việc thiết lập tinh thần và đảm bảo kiến thức lưu thông một cách mượt mà.

Trưởng nhóm và quản lý: Nên mô hình hành vi chia sẻ tốt và tạo không gian cho người khác đóng góp. Khi các lãnh đạo chia sẻ một cách minh bạch, người khác cảm thấy an tâm để làm điều tương tự.
Chuyên gia về chủ đề (SMEs): Mang lại cái nhìn sâu sắc mà người khác dựa vào để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Kiến thức của họ quan trọng cho việc duy trì độ chính xác và sâu sắc trong nội dung.
Người mới: Đưa ra cái nhìn mới mẻ và có thể làm nổi bật những khoảng trống trong tài liệu hiện có. Câu hỏi của họ thường làm hiện lên thông tin không rõ ràng hoặc bị thiếu.
Đội hỗ trợ và những nhóm tiếp xúc với khách hàng: Luôn học hỏi từ các trường hợp sử dụng thực tế và phản hồi. Họ thường là những người đầu tiên nhận biết những điểm đau thường xuyên hoặc những khoảng trống về sản phẩm.

Ví Dụ Về Chia Sẻ Kiến Thức Bởi Một Trưởng Nhóm Là Gì?

Một trưởng nhóm có thể chia sẻ những bài học học được từ dự án vừa hoàn thành gần đây—những gì đã hoạt động, những gì không, và họ sẽ làm khác đi trong lần tới. Bằng cách chia sẻ điều này trong một cuộc họp hoặc trung tâm tài liệu, họ giúp các nhóm khác tránh những sai lầm tương tự và sao chép thành công.

Cách Chia Sẻ Kiến Thức: Thực Hành Tốt

Để khuyến khích việc chia sẻ kiến thức hiệu quả, hãy tuân thủ các thực hành sau:

Hãy làm cho nó trở thành một phần của quy trình làm việc: Chia sẻ phải xảy ra ở nơi công việc đã diễn ra—không phải trong một hệ thống riêng biệt. Càng gần với hoạt động hàng ngày, càng có khả năng xảy ra.
Sử dụng mẫu và tiêu chuẩn: Cấu trúc giúp người khác hiểu và tái sử dụng nội dung được chia sẻ một cách dễ dàng hơn. Nó cũng làm cho việc tài liệu nhanh và nhất quán hơn cho người đóng góp.
Nhìn nhận người đóng góp: Công khai cảm ơn những người viết tài liệu hoặc giảng dạy—việc công nhận thúc đẩy hành vi lặp lại. Nó cũng giúp xây dựng một văn hóa nơi mà kiến thức được đánh giá cao, không bị giữ kín.
Khuyến khích phản hồi: Hãy để người dùng ghi chú về nội dung không rõ ràng hoặc lỗi thời để giữ cho kiến thức chia sẻ liên quan. Vòng lặp phản hồi giữ cho nội dung mới và hữu ích cho người đọc trong tương lai.
Dẫn Bằng Ví Dụ: Khi các lãnh đạo và quản lý chia sẻ một cách thoải mái, người khác sẽ có khả năng làm tương tự. Vai trò mẫu hóa tạo ra sự an toàn tâm lý cho sự tham gia của toàn đội.
Giữ Nó Nhẹ Nhàng: Tránh biểu mẫu—khuyến khích cập nhật nhanh chóng, định dạng đơn giản và bài viết ngắn gọn. Khi chia sẻ kiến thức cảm thấy dễ dàng, nó trở thành thói quen.

Càng dễ chia sẻ, càng có khả năng xảy ra.

Công cụ cho việc Chia Sẻ Kiến Thức

Một loạt các công cụ có thể hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức giữa các nhóm:

Các nền tảng quản lý kiến thức như Guru, Notion hoặc Confluence. Những công cụ này cung cấp không gian cấu trúc, tập trung cho tài liệu và cộng tác.
Công cụ truyền thông như Slack, Teams hoặc email. Những công cụ này hữu ích cho việc chia sẻ không chính thức và trả lời nhanh trong thời gian thực.
Công cụ quản lý dự án như Asana hoặc Trello, khi sử dụng cho tài liệu. Thêm ghi chú hoặc tài nguyên vào các công việc đảm bảo kiến thức liên kết với thực thi.
Wiki nội bộ và mạng nội bộ cho việc thấy rõ trên toàn công ty. Những cái này giúp tập hợp chính sách, playbook và các thực hành tốt trong một nơi dễ tiếp cận.
Thư viện video hoặc nền tảng LMS cho việc huấn luyện và hướng dẫn được ghi lại. Định dạng này hữu ích cho quá trình giới thiệu và giải thích quy trình phức tạp.

Ví dụ, Guru nhúng kiến thức trực tiếp vào các công cụ như Slack, trình duyệt của bạn hoặc bàn làm việc giúp dễ truy cập và góp phần mà không cần rời khỏi quy trình làm việc của bạn.

Các Loại Chia Sẻ Kiến Thức

Có các loại chia sẻ kiến thức khác nhau tùy thuộc vào định dạng và mục đích:

Chia sẻ kiến thức rõ ràng: Bao gồm chia sẻ các sự thật đã được tài liệu, quy trình hoặc dữ liệu (ví dụ, một hướng dẫn cách làm). Đây là dạng đơn giản nhất và dễ lưu trữ và mở rộng nhất.
Chia sẻ kiến thức không rõ ràng: Bao gồm chia sẻ kinh nghiệm, nhận thức hoặc kỹ năng khó viết ra (ví dụ, hướng dẫn hoặc làm theo). Thường được chia sẻ tốt nhất thông qua cuộc trò chuyện hoặc quan sát.
Chia sẻ chính thức: Được lên lịch và cấu trúc, như các phiên huấn luyện hoặc tài liệu nhóm. Điều này đảm bảo phát triển nhất quán và thường hỗ trợ các nhu cầu tuân thủ.
Chia sẻ không chính thức: Theo nhu cầu, chẳng hạn như trả lời câu hỏi trên Slack hoặc giải thích một lối tắt cho một đồng đội. Các tương tác này có thể nhanh chóng nhưng chúng đóng góp vào việc học của nhóm.

Một văn hoá chia sẻ kiến thức lành mạnh đánh giá và hỗ trợ tất cả các dạng này.

Kết luận

Khi kiến thức được chia sẻ mở cửa và liên tục, các nhóm trở nên thông minh hơn, làm việc nhanh hơn và cảm thấy kết nối hơn. Điều quan trọng không chỉ là việc lưu trữ thông tin - mà là tạo ra một hệ thống mà kiến thức di chuyển nhanh chóng như nhóm của bạn.Xem bản demo của chúng tôi để xem cách Guru giúp bạn xây dựng một văn minh chia sẻ kiến thức hoạt động - ngay tại nơi làm việc của nhóm.

Nhận điểm quan trọng 🔑🥡🍕

Chia sẻ kiến thức tại nơi làm việc là một bộ phận chủ chốt giúp quản lý kiến thức hiệu quả.

Chia sẻ kiến thức tại nơi làm việc đề cập đến quá trình trao đổi thông tin, kỹ năng, kinh nghiệm và chuyên môn giữa nhân viên trong một tổ chức. Nó bao gồm việc phổ biến cả kiến thức rõ ràng (thông tin đã được tài liệu hóa) và kiến thức không biến (cá nhân insights và bí quyết) giữa các nhóm và phòng ban. Mục tiêu của việc chia sẻ kiến thức là để khuyến khích hợp tác, cải thiện giải quyết vấn đề và nâng cao hiệu suất tổ chức tổng thể.

Mối quan hệ giữa chia sẻ kiến thức và quản lý kiến thức như thế nào?

Chia sẻ kiến thức là điểm nổi bật quan trọng của quản lý kiến thức hiệu quả. Chính qua việc chia sẻ kiến thức, các tổ chức có thể thu thập, tổ chức, phân phối và áp dụng kiến thức tổng thể của họ để đạt được mục tiêu kinh doanh. Quản lý kiến thức cung cấp khuôn khổ toàn cầu và các chiến lược để hỗ trợ và tối ưu hóa chia sẻ kiến thức trong tổ chức.

Những ví dụ về chia sẻ kiến thức là gì?

Các ví dụ về chia sẻ kiến thức bao gồm việc ghi chú các thực hành tốt, cập nhật wiki nội bộ, hướng dẫn đồng nghiệp, thuyết trình hoặc trả lời câu hỏi trong cuộc trò chuyện nhóm.

‍

Ý nghĩa của chia sẻ kiến thức là gì?

Chia sẻ kiến thức có nghĩa là quá trình trao đổi thông tin, kỹ năng hoặc chuyên môn giữa cá nhân hoặc nhóm để cải thiện việc học tập, hợp tác và ra quyết định.

‍

Những loại chia sẻ kiến thức là gì?

Ba loại chia sẻ kiến thức là rõ ràng (chia sẻ thông tin tài liệu), mập mờ (chia sẻ kinh nghiệm cá nhân hoặc nhận thức), và ngụ ý (chia sẻ bằng cách thực hiện hoặc minh chứng).

Tại sao việc chia sẻ kiến thức quan trọng?

Việc chia sẻ kiến thức quan trọng vì nó giúp người khác học nhanh hơn, ngăn ngừa sự lặp lại các sai lầm và đảm bảo rằng cái nhìn giá trị không bị mất khi mọi người chuyển giao hoặc chuyển đổi vai trò.