SharePoint là một giải pháp linh hoạt và có khả năng mở rộng từ Microsoft giúp mọi người tạo các trang web nội bộ tiêu chuẩn. 

Từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn, bạn có thể sử dụng SharePoint để tạo các trang nội bộ phù hợp với nhiều nhu cầu và rất thành công. Đó là lý do tại sao chúng tôi sẽ cho bạn thấy các ví dụ thực tế về các mạng nội bộ khác nhau ngày nay, để bạn có thể lấy cảm hứng cho trang web SharePoint của riêng mình. 

Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ khám phá các tính năng chính của nền tảng SharePoint và một số lựa chọn thay thế tốt, cũng như khám phá các khả năng khác nhau mà bạn có với công cụ này. 

Microsoft SharePoint là gì?

Microsoft SharePoint là một công cụ với nhiều công dụng. Nó có thể là một nền tảng chia sẻ tài liệu hoặc một công cụ thông minh doanh nghiệp (BI). Sự linh hoạt mà Microsoft SharePoint cung cấp làm cho nó có giá trị trong môi trường kinh doanh và cho một loạt các nhu cầu tổ chức khác nhau.

Ví dụ, bạn có thể phát triển một cơ sở kiến thức nơi nhân viên có thể truy cập hướng dẫn, các thực hành tốt, hướng dẫn v.v. 

Ví dụ, bạn có thể phát triển một cơ sở kiến thức nơi nhân viên có thể truy cập hướng dẫn, thực hành tốt, hướng dẫn, v.v.

Và đó chỉ là khởi đầu.

Nhưng trước khi chúng ta đến với các ví dụ và khám phá các ứng dụng của SharePoint chi tiết hơn, hãy xem xét xem trang SharePoint là gì.

Các trang SharePoint là gì?

Nói một cách đơn giản, các trang SharePoint là không gian làm việc chứa nội dung của bạn, chẳng hạn như tài liệu, liên kết, sự kiện, hình ảnh hoặc video. Nhưng các trang SharePoint cũng có thể là trang web được thiết kế để tiêu dùng rộng hơn, thường để chia sẻ tin tức và báo cáo. 

Nhưng các trang SharePoint cũng có thể là các trang web được thiết kế để tiêu dùng rộng hơn, thường là để chia sẻ tin tức và báo cáo.

Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo ra nhiều trang web SharePoint tùy ý. Ví dụ, bạn có thể xây dựng một trang mà chỉ bộ phận nhân sự của bạn có thể truy cập, trong khi cũng có một trang tổng quát hơn cho toàn bộ tổ chức của bạn.

Trang SharePoint là gì?

Một trang SharePoint là một phần của một trang SharePoint (không nên nhầm lẫn với nhau). Một trang là nơi mà bạn có thể hiển thị nội dung của mình một cách cấu trúc, rõ ràng và hấp dẫn về mặt thị giác. 

Trang là nơi bạn có thể hiển thị nội dung của mình một cách cấu trúc, rõ ràng và hấp dẫn mắt. 

Ví dụ, bạn có thể có các trang wiki cho phép cộng tác theo thời gian thực giữa nhân viên của bạn. Với nền tảng cộng tác này, người dùng có thể tạo nội dung và nhận cập nhật nhanh hơn. 

Một điều quan trọng nữa: bạn không cần phải đầy thông tin của mình vào một trang duy nhất. Bạn có thể để thiết kế trang web thoáng bằng cách phân đoạn nội dung của mình thành các trang khác nhau. 

Các bộ phận SharePoint là gì?

Các bộ phận web SharePoint là các thành phần mô-đun cho phép bạn thêm các tính năng và chức năng vào trang SharePoint của mình. Hãy tưởng tượng chúng như các yếu tố làm trang SharePoint trở nên hấp dẫn mắt và tương tác 

Mục đích của các phần web SharePoint là kết hợp nội dung động và các yếu tố tương tác để cấu trúc và tối ưu hóa trang. 

Ví dụ, bạn có thể sử dụng các phần web để hiển thị nội dung từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như bài báo, thông báo hoặc báo cáo. Nhưng bạn cũng có thể sử dụng các phần web để lưu trữ tập tin và tổ chức chúng vào các thư mục. 

‍

Những tính năng chính của Trang SharePoint là gì?

Bạn có thể nghĩ rằng Microsoft SharePoint đã ở quá khứ - nhưng bạn sẽ bất ngờ bởi số lượng tính năng sáng tạo mà nó có. Hãy xem xét những khả năng nào khiến SharePoint trở thành một 'tay nắm quyền': 

• Quản lý nội dung: Một điều mà Microsoft SharePoint làm tốt là giúp người dùng tạo và quản lý nội dung. Bạn có thể tổ chức nó trong các thư mục, tải lên tài liệu ở các định dạng khác nhau và lưu trữ chúng ở một vị trí trung tâm. Như vậy, nó đảm bảo rằng mọi người đều làm việc với thông tin cập nhật. 
• Khả năng hợp tác: Sử dụng SharePoint giúp việc hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các thành viên dễ dàng hơn để họ có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi dự án của mình dễ dàng hơn, tổ chức tài liệu và làm việc trên cùng một phiên bản của tài liệu. 
• Thông tin kinh doanh: Với các công cụ BI của SharePoint, bạn có thể tạo ra báo cáo và bảng điều khiển hữu ích và mạnh mẽ. Ngoài các biểu đồ tương tác sáng tạo và các hiển thị khác, bạn cũng có thể ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Một điều tuyệt vời mà Microsoft SharePoint làm là tự động hóa các công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại và tối ưu hóa quy trình làm việc. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một luồng để gửi thông báo mỗi khi có người nào đó thay đổi tài liệu. 
• Chức năng tìm kiếm: Thông qua khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, SharePoint cho phép bạn tìm nội dung liên quan một cách rất dễ dàng, cho dù đó là một tài liệu cụ thể hay một dự án. 
• Tính năng xã hội: SharePoint đặc biệt chú trọng vào xã hội. Đó là lý do tại sao nó có những tính năng xã hội cho phép người dùng kết nối với đồng nghiệp và chia sẻ kiến thức một cách dễ dàng. Hơn nữa, SharePoint cho phép bạn tạo các môi trường (tương tự như một cộng đồng) nơi mọi người có thể chia sẻ ý tưởng và làm việc cùng nhau trên các dự án. 

Tóm lại, SharePoint hữu ích trong việc duy trì không gian làm việc hợp tác và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn để đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn. 

Chúng ta cuối cùng đã đến phần mà bạn đang ngóng chờ: các ví dụ. 

‍

10 Ví dụ trang SharePoint để truyền cảm hứng cho bạn

Hãy xem qua 10 ví dụ trang SharePoint của các loại khác nhau sẽ kích thích sự sáng tạo của bạn. 

1. Trang web lập kế hoạch sự kiện

Loại trang SharePoint này dành cho việc trình diễn sự kiện doanh nghiệp, cuộc họp hoặc hội thảo. Mục đích của nó là chia sẻ thông tin sự kiện với những người quan tâm, chẳng hạn như họ sẽ học hỏi điều gì, ngày, nơi đăng ký, v.v. Nó còn có thể trả lời các câu hỏi thường gặp. 

Những trang SharePoint như vậy thường có các tính năng như lịch sự kiện, danh sách tham gia hoặc đếm ngược.

Điểm nổi bật ví dụ:

• Nó hiển thị lịch trình đầy đủ để mọi người có thể lập kế hoạch cho ngày của họ một cách phù hợp. 
• Có một phần câu hỏi thường gặp, hữu ích cho những người muốn biết thêm về sự kiện. 
• Cung cấp mô tả về các phiên và những người diễn thuyết mời. 

2. Trung tâm 

Có nhiều loại trung tâm, chẳng hạn như trung tâm tài nguyên, xã hội hoặc chủ đề. Mục tiêu của họ là kết nối các trang web liên quan dưới một chủ đề hoặc dự án chung. Các tính năng bao gồm điều hướng thống nhất, nhận diện thương hiệu nhất quán hoặc tổng hợp nội dung. 

Ví dụ, chủ đề chung của trang web SharePoint của bạn là bán lẻ. Bạn có thể chia nhỏ chủ đề lớn này thành nhiều trang web liên quan khác nhau. Vì vậy, bạn có thể có một trang dành riêng cho thương mại điện tử và một trang dành cho thời trang, tất cả đều được kết nối dưới cùng một trang web. 

Bạn có thể dành một trang SharePoint hoàn toàn cho một nhánh cụ thể của doanh nghiệp của bạn và chỉ những người liên quan mới có thể truy cập vào các tài nguyên về chủ đề đó.

Điểm nổi bật ví dụ:

• Có bảng thông báo nơi bạn có thể xem nội dung được tải lên gần đây, cũng như các tài liệu được xem nhiều và yêu thích nhất. 
• Một chức năng tìm kiếm cho phép người dùng tìm kiếm những gì họ cần. 
• Nút “Thực hiện chuyến thăm” mà người dùng mới có thể nhấn vào để được dẫn đi khám phá qua trang web và tìm hiểu cách sử dụng nó. 

3. Các trang Học tập và Phát triển

Các trang Học tập và Phát triển rất hữu ích để tổ chức các chương trình đào tạo và khóa học, cũng như lưu trữ nguồn lực giáo dục. Đây là trung tâm của tổ chức về cơ hội học tập, đặc biệt nếu bạn muốn đưa người mới vào hoặc dạy nhân viên một kỹ năng mới.

Thường, các trang Học tập và Phát triển có các mô-đun đào tạo, danh mục khóa học và theo dõi chứng chỉ để đảm bảo tập trung vào việc học tập.

Điểm nổi bật ví dụ:

• Có một thanh trượt với các tài nguyên quan trọng có thể thu hút người dùng. 
• Có một phần dành để quảng bá các sự kiện sắp tới. 
• Chia sẻ tuyên bố sứ mệnh của công ty và mục tiêu của trang. 

4. Các trang wiki doanh nghiệp

Được biết đến với tên gọi cơ sở kiến thức, các trang SharePoint wiki doanh nghiệp rất thích hợp để chứa thông tin toàn công ty, chẳng hạn như hướng dẫn thương hiệu, câu hỏi thường gặp và rất nhiều tài nguyên hữu ích khác cho doanh nghiệp của bạn. 

Các trang cũng có các chức năng sáng tạo nội dung và cộng tác, cho phép người dùng quản lý và tổ chức nội dung bất kỳ cách nào họ muốn. Nhưng tính năng nổi bật nhất của nó là chức năng tìm kiếm, giúp mọi người dễ dàng tìm thông tin họ cần. 

Điểm nổi bật ví dụ:

• Thanh tìm kiếm là điều đầu tiên mọi người thấy khi vào, vì vậy bạn biết mục đích thực sự của trang web SharePoint này. Ngoài ra, nó có nhiều tùy chọn bộ lọc cho việc tinh chỉnh kết quả. 
• Có một phần tin tức, nhưng nó không phải là trọng tâm chính của ví dụ này. 
• Các tài liệu được phân loại thành những gì đã được tải lên và các tệp yêu thích để dễ dàng truy cập khi cần. 

5. Trang web nguồn nhân lực

Đây là một trang SharePoint được dành riêng cho bộ phận nguồn nhân lực. Mục đích của nó là quản lý nguồn nhân lực, chẳng hạn như các quyền lợi, bồi thường, và thậm chí là việc tuyển dụng nhân viên. Do đó, những tính năng chính của trang web này bao gồm sổ tay cho nhân viên, danh sách kiểm tra tuyển dụng, và thông tin về quyền lợi. 

Ví dụ nổi bật:

• Có mục Hỏi và Đáp nơi mọi người có thể học cách xin nghỉ phép, xin quyền lợi học phí, và nhiều hơn nữa. 
• Hiển thị sự kiện, chẳng hạn như kỷ niệm làm việc hoặc thăng chức, cũng như các ngày lễ để mọi người đều hiểu nhau. 
• Mục Hỏi và Đáp để hỏi nếu có ai cần giúp đỡ với bất cứ điều gì. 

6. Trang web blog và tin tức

Những trang SharePoint này chủ yếu là chia sẻ bài viết, quan điểm, và cập nhật. Thường, chúng có bài viết về một số chủ đề cụ thể (như chào đón nhân viên mới), khả năng để để lại bình luận, và thậm chí là cung cấp luồng tin RSS. 

Chúng rất hữu ích để cập nhật xu hướng ngành, cũng như xem điều gì đang xảy ra trong công ty của bạn. 

Ví dụ nổi bật:

• Ví dụ này có dữ liệu tham gia, chẳng hạn như lượt xem và thích, để phân biệt giữa bài viết phổ biến và không phổ biến. 
• Nó có một nguồn thông tin riêng với tin tức dựa trên vị trí người dùng (trong trường hợp này, London) hoặc sở thích, cho thấy người dùng có thể cá nhân hóa trang web theo ý muốn. 
• Phía dưới của trang web có liên kết đến nguồn tài nguyên và ứng dụng mà người dùng có thể cần để hoàn thành các nhiệm vụ của họ. 

7. Trang web quản lý dự án

Có rất nhiều trang SharePoint mà bạn có thể sử dụng cho các dự án khác nhau. Những trang này thường giúp các nhóm quản lý các dự án cụ thể thông qua các tính năng như lịch trình, lưu trữ tài liệu, và phân công nhiệm vụ. 

Chúng cho phép các thành viên nhóm hợp tác trên cùng một dự án, xem ai chịu trách nhiệm, các mốc quan trọng của dự án, trạng thái của dự án, v.v.

Ví dụ nổi bật:

• Có đếm ngược ra mắt sản phẩm, cũng như một phần cho các mốc quan trọng để dễ dàng theo dõi trạng thái của dự án. 
• Bao gồm tài liệu và hoạt động gần đây với một cái nhìn tổng quan về ai đã làm gì và đã thay đổi gì.
• Gửi nhắc kỳ hạn qua tính năng tự động hóa của SharePoint. 

8. Trang web trung tâm hồ sơ

Nếu bạn muốn một nguồn thông tin duy nhất mà mọi người có thể truy cập khi họ muốn truy cập vào toàn bộ kiến thức của công ty bạn, thì có lẽ bạn cần một trang trung tâm hồ sơ - một nơi lưu trữ và quản lý những hồ sơ quan trọng nhất của bạn. 

Những trang như thế này thường có các tính năng như các chính sách lưu giữ hồ sơ, eDiscovery, và giữ tài liệu. 

‍

Ví dụ nổi bật:

• Có một ô tìm kiếm khuyến khích người dùng tìm kiếm một tập tin cụ thể, cũng như lọc các mục để tìm kiếm nâng cao hơn. 
• Trang web tập trung vào cá nhân hóa, có nghĩa là người dùng có thể xem bộ sưu tập và lịch sử tìm kiếm của họ, cũng như các khuyến nghị phổ biến hoặc tìm kiếm trước đó. 
• Ở dưới cùng, người dùng được khuyến khích để lại phản hồi hoặc thậm chí gửi nội dung của riêng họ. 

9. Trang web bán hàng và tiếp thị

Thậm chí cửa hàng bán lẻ, thương mại điện tử hoặc thương hiệu thực có thể sử dụng trang SharePoint cho mục đích bán hàng và tiếp thị. Về bản chất, những trang web này quản lý tài liệu bán hàng, chiến dịch và dữ liệu khách hàng. 

Bạn cũng có thể đo lường cơ hội và tương tác, xem tài nguyên và tài liệu có giá trị, cũng như duy trì mối quan hệ với khán giả của mình. 

Những điểm nổi bật ví dụ:

• Ví dụ này tập trung vào đội quản lý bán lẻ và giới thiệu các hồ sơ thành viên của đội. 
• Có một phần tin tức và thông báo và hiển thị sự kiện sắp diễn ra. 
• Nổi bật các tài nguyên được sử dụng thường xuyên và cung cấp cách tiếp cận dễ dàng đến chúng. 

10. Trang web sáng tạo và ý tưởng

Ví dụ cuối cùng của chúng tôi tập trung vào việc thu thập và phát triển ý tưởng hoặc dự án mới. Đó là nơi mà mọi người có thể đến và để lại ý tưởng của họ thông qua các biểu mẫu nộp ý tưởng, ví dụ. 

Nhưng những trang web này cũng có thể có cơ chế bình chọn (để xem ý tưởng nào được người dùng đánh giá cao nhất) và diễn đàn thảo luận cho các chủ đề khác nhau. 

‍

Những điểm nổi bật ví dụ:

• Tính năng một thanh trượt với tài nguyên hữu ích cho người mới tuyển để giúp họ làm quen với nhiệm vụ và văn hóa của công ty.
• Nó có một phần với tin tức và sự kiện, cũng như một cách tham gia vào các sự kiện đã được lên lịch. 
• Có một bảng nộp ý tưởng và một hộp đề xuất nơi mọi người có thể để lại ý kiến và quan tâm của họ. 

‍

Những Lựa Chọn Thay Thế Nào Cho SharePoint?

SharePoint tuyệt vời và mọi thứ; nó hoàn thành công việc và có một số tính năng xuất sắc. 

Nhưng nó khá phức tạp để sử dụng, đặc biệt là đối với người mới bắt đầu, và có thể khó hiểu, duy trì và cấu hình. Ngoài ra, nó khá đắt so với các lựa chọn khác.

Trong dịch thuật, việc sử dụng SharePoint không thân thiện và trực quan lắm. Nếu bạn muốn xem xét các lựa chọn thay thế, đây là một số lựa chọn tốt nhất. 

Guru

Guru là một giải pháp giúp các công ty mọi cỡ quản lý tri thức nội bộ của họ và tìm kiếm tài liệu và thông tin liên quan mọi lúc mọi nơi. 

Bạn có thể coi Guru như căn cứ của mình cho tất cả các ứng dụng, trò chuyện và tài liệu của mình. Khi nó tập trung tất cả tri thức vào một thư viện duy nhất, bạn luôn có thông tin liên quan ngay tại tay. 

Hơn nữa, Guru tích hợp với SharePoint để bạn có thể sử dụng tốt nhất từ cả hai thế giới. Với bộ đôi mạnh mẽ này, bạn có thể kích hoạt tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI và truy cập thông tin trong SharePoint dễ dàng. 

Tính năng hàng đầu:

• Không chuyển đổi ngữ cảnh: Với Guru, bạn không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc cuộc trò chuyện. Nhờ tích hợp của Guru với SharePoint, bạn có thể nhận được gợi ý ngữ cảnh và cải thiện năng suất mà không cần rời khỏi quy trình làm việc của bạn. 
• Tính năng tùy chỉnh: Bạn có thể tùy chỉnh trang chủ theo ý muốn để mang lại trải nghiệm mang thương hiệu hơn cho người dùng. Người dùng sẽ chỉ thấy những điều họ muốn thấy, giúp cải thiện sự tương tác. 
• Tìm kiếm AI doanh nghiệp: Được trả lời từ mọi nơi thông qua tìm kiếm AI doanh nghiệp, nhờ Guru. Kết quả là, người dùng của bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho mọi câu hỏi nhanh hơn, cải thiện năng suất. 

Confluence

Một lựa chọn tuyệt vời khác thay thế cho SharePoint là Confluence, một không gian cộng tác từ xa và chia sẻ cho phép các nhóm cộng tác và chia sẻ ý tưởng. Vì Confluence tập trung vào việc cộng tác, đây là giải pháp lý tưởng cho việc tạo và quản lý bất cứ điều gì, từ các chiến dịch tiếp thị đến việc ra mắt sản phẩm.

Điều làm cho Confluence tuyệt vời là bạn có thể đưa mọi người vào cùng một trang thông qua việc chia sẻ và tận dụng kiến thức. Thông qua bảng trắng của nó, người dùng có thể bắt kịp suy nghĩ tự do và ý tưởng sáng tạo một cách dễ dàng.

Tính năng hàng đầu:

• Chỉnh sửa thời gian thực: Bạn có thể dễ dàng ghi chú và hoàn thiện ý tưởng với công cụ này, vì bạn có thể chỉnh sửa nội dung cùng với nhóm, ngay cả khi họ ở trong múi giờ khác nhau. 
• Cơ sở dữ liệu động: Confluence cung cấp một không gian cộng tác nơi bạn có thể tổ chức kiến thức của mình và giữ cho các nhóm đồng bộ với cập nhật thời gian thực. 
• Nhận xét: Tiến trình phản hồi của bạn sẽ được tối ưu hóa với Confluence khi nó cho phép bạn nhận xét về các thiết kế. Bạn cũng có thể thêm các yếu tố hình ảnh như hình ảnh, biểu tượng cảm xúc và GIF. 

Igloo

Igloo là một công cụ mạng nội bộ dành cho nhân viên trực tiếp và làm việc từ xa, cho phép họ nâng cao năng suất và cải thiện giao tiếp của họ. Nền tảng dựa trên đám mây này phục vụ như một hệ thống quản lý nội dung và một cơ sở kiến thức, giúp bạn đào tạo, thu hút và giữ chân nhân viên trong khi giảm chi phí.

Igloo là ngôi nhà hoàn hảo để hỗ trợ lực lượng lao động phân tán của bạn và cải thiện sự cộng tác trong toàn công ty của bạn.

Tính năng hàng đầu:

• Tính năng giao việc: Với Igloo, bạn có thể dễ dàng giao việc hoặc các mục cần làm cho các người dùng khác nhau và theo dõi chúng khi tiến triển.
• Quyền hạn: Igloo cho phép bạn thay đổi quyền hạn bất cứ lúc nào. Vì vậy, nếu bạn không muốn ai đó xem và chỉnh sửa nội dung của bạn, bạn có thể thay đổi quyền hạn theo cần thiết. 
• Thông báo: Igloo chỉ hiển thị các thông báo quan trọng nhất cho người dùng tham gia vào dự án, vì vậy dễ dàng theo dõi các thay đổi. 

‍

Đến lượt bạn!

Bạn muốn biết tại sao Guru lại là một lựa chọn tuyệt vời thay thế cho SharePoint? Bởi vì, theo lời của một trong những khách hàng dễ thương của chúng tôi: 

“Guru makes it dễ dàng tìm thấy các thẻ kiến thức chất lượng nhanh chóng, rất thân thiện với người dùng, dễ dàng cập nhật thông tin hiện có, mượt mà tạo các thẻ mới, và khả năng SEO của nó trong tổ chức của chúng tôi rất tốt.” 

Và nếu điều đó chưa đủ thuyết phục, thì tại sao bạn không thử nó? Đăng ký cho Guru ngay hôm nay và trải nghiệm chính bạn. 

‍