Giao tiếp không đồng bộ là gì? 

Giao tiếp không đồng bộ có nghĩa là tương tác mà không cần cuộc trò chuyện theo thời gian thực — các phản hồi có thể bị trễ. Một ví dụ điển hình là email. Trong phương pháp này, mọi người không phải lên lịch họp và các phản hồi ít nhạy cảm về thời gian hơn.

Trong kịch bản này, thay vì yêu cầu nhân viên của bạn trực tuyến cùng một lúc, bạn cho phép các đồng nghiệp của mình linh hoạt chọn giờ làm việc của họ, không phụ thuộc vào vị trí của họ. 

Ví dụ, nếu bạn đã gửi một email yêu cầu tài liệu từ một thành viên trong nhóm, thay vì mong đợi phản hồi ngay lập tức, bạn kiên nhẫn đợi họ phản hồi sau. Có một số bằng chứng ngày càng gia tăng cho thấy lợi ích năng suất của việc không phản hồi tất cả các yêu cầu ngay khi chúng xuất hiện. Trên thực tế, nghiên cứu từ Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ đã phát hiện rằng các gián đoạn có thể làm giảm năng suất một cách đáng kể.

Các loại giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ

Học tập

Học tập đồng bộ diễn ra trong thời gian thực, với học sinh và giáo viên cùng tham gia. Ngược lại, giáo viên có thể chia sẻ thông tin không đồng bộ. Người học khám phá theo thời gian của riêng họ, ví dụ bằng cách xem video, đọc và lắng nghe. Giáo viên sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS) để chia sẻ tài liệu học tập.

Lập trình

Trong lập trình, các hoạt động đồng bộ được thực hiện một lần một. Một tác vụ hoàn thành, bước tiếp theo bắt đầu. Các hoạt động không đồng bộ có thể diễn ra cùng một lúc — bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo trong khi một bước khác hoàn thành.

Giao tiếp

Sự khác biệt chính giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ là giao tiếp đồng bộ là các tương tác theo lịch trình, theo thời gian thực qua điện thoại, video hoặc trực tiếp. Giao tiếp không đồng bộ diễn ra theo thời gian của bạn và không cần phải lên lịch.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá mọi thứ bạn cần biết về giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ, nhìn chung.

Tại sao bạn nên chuyển sang giao tiếp không đồng bộ? 

Một nghiên cứu của Stanford về 16.000 nhân viên tiết lộ rằng nhân viên làm việc từ xa có năng suất cao hơn 13%. Trong một đánh giá khác, một công ty đã chuyển sang làm việc từ xa ghi nhận giá trị hàng năm tăng 1,3 tỷ USD. 

Không còn phải vội vã vào giờ cao điểm để đi làm, hít thở không khí ô nhiễm từ carbon, tham gia vào chính trị văn phòng, hay phải luôn có mặt ngay cả khi bạn không cảm thấy như vậy. Bạn có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình và sở thích của mình vì bạn đã lấy lại quyền kiểm soát cuộc sống của mình và cách bạn lên kế hoạch cho các hoạt động.

Khi nhiều người cho rằng sự độc lập về vị trí là lý do chính khiến nhân viên làm việc từ xa hạnh phúc hơn, việc giao tiếp không đồng bộ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên từ xa kiểm soát cách họ giao tiếp với đồng đội.

Trong một môi trường hoàn toàn không đồng bộ, bạn có thể thức dậy khi bạn muốn, xem các email đang nằm trong hộp thư đến và không cảm thấy áp lực phải trả lời. Vì vậy, bạn có thể uống một thức uống và hoàn thành quy trình buổi sáng của mình trước khi ngồi vào máy tính để bắt đầu công việc trong ngày.

Khi nhiều công ty tin rằng làm việc từ xa là tương lai, họ cũng đang gặp khó khăn trong việc giao quyền kiểm soát cho nhân viên và áp dụng giao tiếp không đồng bộ — ngay cả khi những lợi ích bao gồm một lực lượng lao động hạnh phúc hơn, giảm chi phí và khả năng tuyển dụng nhân tài hàng đầu từ bất kỳ đâu trên thế giới.

Giao tiếp đồng bộ vs không đồng bộ 

Giao tiếp đồng bộ diễn ra trong thời gian thực giữa hai hoặc nhiều người. Tất cả các bên đều trực tuyến cùng một lúc. Khi một thông điệp hoặc yêu cầu được gửi, có ngay một phản hồi.

Giao tiếp đồng bộ phổ biến ở những địa điểm làm việc vật lý, nơi các quản lý có thể đến văn phòng của một thành viên trong nhóm để hỏi tài liệu hoặc câu hỏi về một quy trình. Giờ làm việc và thời gian nghỉ ngơi đã được thiết lập trước, và có áp lực lớn để luôn có mặt.

Ví dụ về giao tiếp đồng bộ bao gồm hội nghị video, nhắn tin tức thì và các cuộc trò chuyện qua điện thoại.

Các tình huống mà giao tiếp đồng bộ có lợi bao gồm:

• Các buổi brainstorming
• Cuộc họp nhóm hàng tuần
• Các hoạt động xây dựng đội nhóm
• Thảo luận dự án
• Phiên phỏng vấn
• Những cuộc trò chuyện bên ly nước

Trong khi giao tiếp đồng bộ diễn ra ngay lập tức, có sự chậm trễ mong đợi trong giao tiếp không đồng bộ. Thay vì xác định khi nào nhân viên có thể làm việc hoặc phản hồi các giao tiếp, giao tiếp không đồng bộ trao quyền kiểm soát cho nhân viên, chứ không phải nhà tuyển dụng.

Ví dụ về giao tiếp không đồng bộ

Phần mềm nhắn tin: Phần mềm nhắn tin như Microsoft Teams và Slack hữu ích cho giao tiếp và hợp tác của nhân viên. Bạn gửi một tin nhắn và người nhận trả lời khi họ đăng nhập.

Email: Không áp lực phải trả lời ngay lập tức cho các email công việc. Nhân viên có thể trả lời vào thời gian thuận tiện với các công cụ như Gmail và Outlook. 

Ghi video: Những video ghi hình hoặc demo rất hữu ích khi bạn cần giải thích một quy trình. Các công cụ ghi video phổ biến bao gồm Zoom và Loom.

Hợp tác trên đám mây: Với các công cụ như Google Workspace và Microsoft Teams, bạn có thể hợp tác trên các tài liệu với đồng đội của mình, chỉnh sửa và để lại những bình luận mà họ có thể xử lý vào thời gian thuận tiện.   

Thư viện video: Thư viện video là một bộ sưu tập các video đào tạo mà nhân viên có thể xem như một phần của quá trình tuyển dụng hoặc tạo thời gian đào tạo định kỳ. Bạn có thể tích hợp Guru với phần mềm quản lý học tập như Lessonly và Skilljar để giúp nhân viên học theo tốc độ của riêng họ.

Phần mềm quản lý dự án: Các công cụ quản lý dự án là một cách tuyệt vời để hợp tác trong các dự án, giao tiếp về các sản phẩm và theo dõi hoạt động của dự án. Các ví dụ để khám phá với Guru bao gồm Asana và Trello. 

Wikis và intranets: Wikis và intranets đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất trong một tổ chức. Nó là kho lưu trữ các tài liệu công ty, quy trình và các nguồn lực khác mà nhân viên cần để thực hiện chức năng công việc của họ. Với một CMS intranet như Guru, bất kỳ ai cũng có thể tạo nội dung và chia sẻ kiến thức xác thực để nhân viên luôn sử dụng các phương pháp tốt nhất.

Lợi ích của việc giao tiếp không đồng bộ là gì?

Linh hoạt để phản hồi khi bạn có thể 

Giao tiếp không đồng bộ cho bạn tự do lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình dựa trên những giờ làm việc hiệu quả nhất. Thay vì phải chuyển tab để trả lời các tin nhắn không ngừng, bạn có thể gom các phản hồi lại khi bạn có thời gian. 

Với nhiều linh hoạt hơn, bạn dành thời gian dài hơn cho các nhiệm vụ quan trọng hơn, dẫn đến hiệu suất và năng suất được cải thiện. 

Giao tiếp trung thực hơn 

Khi giao tiếp không đồng bộ chậm hơn, nó cũng thường có chất lượng cao hơn so với các phản hồi tức thì. Nó cho phép bạn suy nghĩ kỹ về một ý tưởng cụ thể, tập hợp suy nghĩ của bạn và đưa ra phản hồi khi bạn đã sẵn sàng. Điều này giúp cho những người khác dễ dàng hiểu thông điệp của bạn một cách hiệu quả và tránh những phản hồi và hồi đáp không cần thiết. 

Tăng cường độ minh bạch vì giao tiếp được lưu lại theo mặc định 

Các tin nhắn trò chuyện và các chuỗi Slack đều diễn ra bằng văn bản và được lưu tự động để bạn và nhóm của bạn có thể tham khảo chúng sau này. Điều này dẫn đến độ minh bạch cao hơn trong công ty của bạn và đảm bảo không ai bỏ lỡ thông tin quan trọng. 

Tốt hơn cho những người ở các múi giờ khác nhau 

Giao tiếp theo thời gian thực giữa các múi giờ khác nhau là khó khăn khi một đồng đội đang ngủ ngon lúc đồng đội khác vừa kết thúc buổi chạy buổi sáng của họ. 

Bởi vì giao tiếp không đồng bộ không yêu cầu nhân viên làm việc từ xa phải kết nối cùng một lúc, bạn có thể gửi một tin nhắn cho một nhân viên ở Châu Âu từ căn hộ của bạn ở San Francisco và họ sẽ trả lời sau đó trong ngày khi họ ngồi tại chỗ làm việc của mình.

Tăng năng suất 

Trong một môi trường đồng bộ, nhân viên trung bình mất 12 giờ mỗi tuần để chuẩn bị và tham dự các cuộc họp. 

Chưa kể, nhân viên có thể tăng năng suất lên nhiều lần với việc chia sẻ thông tin không đồng bộ để tiết kiệm thời gian và áp lực.

Chưa kể, nhân viên có thể tăng năng suất với chia sẻ thông tin không đồng bộ để tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng.

Tìm kiếm sự cân bằng giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ

Để rõ ràng, chúng tôi không yêu cầu bạn bỏ hoàn toàn giao tiếp theo thời gian thực. Có những tình huống mà giao tiếp theo thời gian thực có ý nghĩa.

Làm việc từ xa, chẳng hạn, có thể cực kỳ cô lập. Giao tiếp đồng bộ có thể giúp bạn xây dựng quan hệ với đồng đội và phát triển mối quan hệ cá nhân dẫn đến khả năng hợp tác tốt hơn tại nơi làm việc.

Nó cũng hữu ích khi bạn muốn bàn bạc các chủ đề nhạy cảm, đưa ra phản hồi quan trọng, đánh giá hiệu suất, hoặc động não nhiều ý tưởng cùng một lúc.

Khi một dự án đang tiến triển nhanh chóng và bạn muốn mọi người đồng bộ, một cuộc họp trực tuyến có thể giúp bạn đạt được mục tiêu này. Trong một cuộc khủng hoảng hoặc trường hợp khẩn cấp, thật hợp lý khi nhanh chóng đưa tất cả mọi người vào cùng một trang để giảm thiểu vấn đề.

Tuy nhiên, nó có thể tốn thời gian khi:

• Nhân viên phải tham gia các cuộc họp và chờ mọi người đến 
• Bạn thức dậy vào buổi sáng và điều đầu tiên bạn làm là trả lời email công việc và tin nhắn Slack
• Bạn dành cả ngày để trả lời một chuỗi email không ngừng thay vì hoàn thành nhiệm vụ phải nộp trong một giờ.

Mẹo là giữ cho giao tiếp đồng bộ ở mức tối thiểu. Cho đội của bạn quyền tự chủ nhưng đặt ra những quy tắc giúp mọi người đồng bộ. Đừng quản lý chặt chẽ nhưng hãy sẵn có khi họ cần giúp đỡ để vượt qua rào cản. 

Tổ chức các sự kiện kết nối đội thường xuyên để quản lý sự cô lập và duy trì các mối quan hệ xã hội. Kết hợp giao tiếp không đồng bộ và đồng bộ và bạn sẽ có một đội ngũ hạnh phúc với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Làm thế nào để cải thiện giao tiếp không đồng bộ? 

Như một cá nhân

Viết suy nghĩ của bạn xuống

Khó có thể hiểu nhầm hoặc mất ngữ cảnh khi bạn viết. Việc viết lại suy nghĩ của bạn cho mọi người thời gian để đọc và suy nghĩ về thông điệp của bạn thay vì phản ứng ngay lập tức. Khi bạn viết ra suy nghĩ của bạn, bạn có thể tinh chỉnh chúng và cung cấp thêm ngữ cảnh giúp người khác nhanh chóng hiểu được thông điệp của bạn, điều này giảm thiểu việc cần phải họp một-đối-một hoặc những chuỗi tin nhắn dài.

Đưa ra thông tin quá nhiều 

Sự chậm trễ giữa các phản hồi mang lại cơ hội để gửi thông điệp rõ ràng. Người tiếp theo cần biết điều gì về nhiệm vụ hoặc cuộc họp? Cung cấp càng nhiều chi tiết nền tảng càng tốt. 

Sử dụng ảnh chụp màn hình và ghi hình màn hình để cung cấp thêm ngữ cảnh. Gửi liên kết đến những cuộc trò chuyện trước đó và các tài nguyên liên quan sẽ giúp đồng nghiệp của bạn hiểu thông điệp của bạn tốt hơn. Đặt ra các thời hạn rõ ràng để họ biết khi nào nhiệm vụ phải hoàn thành. Bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi bạn cung cấp ngữ cảnh ngay từ đầu. 

Tạo tài liệu xuất sắc 

Sẽ thật tuyệt nếu tất cả mọi người trong công ty bạn có khả năng nhớ siêu việt và chỉ cần được nói những thứ một lần. Thật không may, trừ khi bạn đang làm việc trong một chương trình bí mật cực kỳ thú vị mà chúng tôi có thể không nên biết về, mọi người sẽ cần rất nhiều lời nhắc về quy tắc làm việc và giao tiếp.  

Tập trung vào việc tạo ra tài liệu thông tin có thể giải thích các nhiệm vụ một cách dễ dàng và trả lời các câu hỏi cơ bản có thể phát sinh trong suốt cả ngày. Bạn có thể tạo tài liệu xung quanh các quy trình giao tiếp, các hướng dẫn cụ thể về công việc dự án, và bất cứ điều gì bạn nghĩ rằng mọi người sẽ thấy đặc biệt hữu ích. 

Điều quan trọng là không giới hạn bản thân chỉ với các tài liệu viết khi bạn nghĩ về cách tốt nhất để giao tiếp các điều nhất định. Video hướng dẫn, infographic và file âm thanh có thể là cách tuyệt vời để giữ cho mọi người được thông báo. 

Có tài liệu đúng sẽ mang lại cho mọi người sự linh hoạt hơn và giúp đảm bảo rằng thông tin dễ tiếp cận và dễ hiểu. Điều này có thể giúp giảm thiểu những tin nhắn qua lại vô tận (tạm biệt những cú gõ vai) và cho phép mọi người làm việc một cách tự chủ và hiệu quả hơn.

Lên kế hoạch trước 

Thay vì gửi một tin nhắn như sau:

“Chào Linda, bạn có thể gửi cho tôi danh sách kiểm tra onboarding đã cập nhật cho nhóm bán hàng của chúng tôi ngay bây giờ không?”

Bạn có thể nói:

“Chào Linda, tôi cần danh sách kiểm tra onboarding đã cập nhật cho nhóm bán hàng của chúng tôi trong ba ngày.”

Lên kế hoạch cho phép nhân viên có thời gian chuẩn bị và loại bỏ áp lực để hoàn thành nhiệm vụ ngay lập tức.

Đảm bảo mọi người có quyền truy cập vào các tài liệu đúng 

Kiểm tra cài đặt chia sẻ tài liệu của bạn và đảm bảo rằng đồng nghiệp của bạn có quyền truy cập vào các file phù hợp. Điều này có thể có vẻ nhỏ nhặt, nhưng nếu ai đó cần yêu cầu quyền truy cập, điều này có thể dẫn đến những trì hoãn không cần thiết kéo dài vài giờ hoặc thậm chí cả ngày. 

Sử dụng các luồng để giao tiếp hiệu quả 

Chức năng của các luồng là làm cho các cuộc trò chuyện dựa trên văn bản trở nên dễ dàng. Thảo luận qua email thì rời rạc và khóa thông tin bên trong hộp thư đến mà chỉ có người gửi và người nhận mới có thể truy cập.

Các luồng rất tuyệt cho những cuộc trò chuyện mà nhiều thành viên trong nhóm có thể chia sẻ ý tưởng và đưa ra quyết định.

Trước các cuộc họp, hãy sử dụng các luồng để chia sẻ thông tin liên quan giúp nhóm của bạn hiểu chủ đề hiện tại. Sau cuộc họp, tiếp tục thảo luận trong luồng để những ai không thể tham gia có thể tìm thấy thông tin. Bạn có thể chia sẻ một liên kết đến video của cuộc họp trong luồng và bất kỳ ai hỏi câu hỏi sẽ nhận được câu trả lời ngay trong luồng.

Các công cụ giao tiếp như Slack cho phép bạn quản lý các dự án nhóm bằng cách thêm nhiệm vụ trực tiếp vào các luồng thảo luận dự án. Thay vì phải thông qua nhiều cuộc trò chuyện không liên kết, đội của bạn có thể nhanh chóng tìm thấy luồng liên quan cùng với thông tin họ cần để bắt đầu. 

Tắt thông báo khi làm việc

Thông báo làm hỏng năng suất của bạn. Nó khiến bạn luôn trong trạng thái phản ứng nhanh khi bạn luôn chờ đợi âm thanh của thông báo từ điện thoại thông minh hoặc máy tính để bàn. Mỗi lần bạn phản hồi, sẽ mất khoảng 25 phút để quay trở lại đúng hướng, điều này dẫn đến việc mất năng suất.

Thay vào đó, hãy sử dụng các khối thời gian để có được nhiều hơn từ mỗi ngày. Nếu bạn làm việc 8 giờ một ngày, bạn có thể kiểm tra thông báo mỗi ba giờ và trả lời cùng một lúc.

Đối với một người quản lý

Biết khi nào nên sử dụng giao tiếp không đồng bộ so với giao tiếp đồng bộ

Bạn có thể giao tiếp gì qua email, trong một luồng, hoặc thông qua cuộc gọi hội nghị Zoom?

Trong khi các thành viên trong nhóm có thể đặt giờ làm việc của họ dưới hình thức giao tiếp không đồng bộ, điều quan trọng là các nhà quản lý phải biết khi nào mong đợi (hoặc không mong đợi) các phản hồi theo thời gian thực.

Thiết lập một quy trình cho các tình huống cần phản hồi tức thì và tạo một kênh riêng để nhân viên biết phải trả lời ngay khi nhận được những tin nhắn như vậy.

Ví dụ, trang web của bạn bị ngắt kết nối là một tình huống khẩn cấp và cần tất cả mọi người vào cuộc ngay lập tức để khắc phục. Một báo cáo cho một nhiệm vụ phải hoàn thành vào tuần tới có thể được giao tiếp qua Slack hoặc gửi một lời nhắc trên Asana.

Có các quy trình giao tiếp rõ ràng 

Một trong những lý do lớn nhất khiến giao tiếp không đồng bộ thất bại là vì mọi người không có quy tắc về giao tiếp. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là thiết lập những kỳ vọng rất rõ ràng xung quanh cách mà mọi người giao tiếp với nhau. Khi bạn làm đúng cách, bạn giảm thiểu khả năng hiểu lầm hoặc truyền đạt thông tin sai lệch. 

Hãy cân nhắc việc để nhân viên tạo các giờ làm việc xác định nơi mà họ biết sẽ có mặt bên máy tính và sẵn sàng làm việc. Sử dụng các nhãn, tên và cài đặt chủ đề khác nhau trong các kênh Slack của bạn để nhân viên biết các cuộc trò chuyện nào họ nên tham gia

Xác định sự khẩn cấp 

Một tính năng công cộng bị hỏng trên một trang web hoặc ứng dụng là một vấn đề khẩn cấp cần giải quyết. Một câu hỏi về màu sắc của những tờ ghi chú Post-it® mà nhóm của bạn thích thì không. Nếu bạn không tìm ra cách phân biệt giữa hai điều này, mọi email hoặc Slack đến sẽ cảm giác như một tình huống khẩn cấp. 

Để giao tiếp không đồng bộ hoạt động, nhân viên sẽ cần biết sự khác biệt giữa những vấn đề cần gấp và những vấn đề có thể chờ đợi.

Thiết lập các hướng dẫn về những gì thực sự cấu thành nên một vấn đề khẩn cấp và cách tốt nhất để đánh dấu điều đó. Có một kế hoạch hành động rõ ràng về việc liên hệ với ai, các bước thích hợp cần thực hiện và cách tài liệu vấn đề. 

Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách xử lý các vấn đề giao tiếp tại nơi làm việc? Hãy kiểm tra bài viết của chúng tôi về cách tiếp cận của chúng tôi đối với giao tiếp nội bộ tại Guru.

Đánh giá các thành viên trong nhóm dựa trên kết quả và sản lượng 

Hãy làm rõ với nhân viên rằng họ sẽ bị đánh giá dựa trên những đóng góp cho các mục tiêu của nhóm chứ không phải là họ đã dành bao nhiêu giờ cho công việc. 

Nhân viên có thể đặt giờ làm việc của họ miễn là họ có năng suất. Nếu họ thích làm việc ba giờ vào buổi sáng và bốn giờ vào buổi tối để có thể làm việc không bị ngắt quãng, điều đó là ổn miễn là họ đạt được các mục tiêu hàng tháng của mình.

Hủy bỏ giờ làm việc cứng nhắc

Áp dụng lịch làm việc linh hoạt cho phép bạn tuyển dụng nhân tài hàng đầu từ bất kỳ đâu trên thế giới. Bạn sẽ tự nhiên hướng tới giao tiếp không đồng bộ khi mọi người không thể trực tuyến cùng lúc. 

Lên lịch các buổi kiểm tra không đồng bộ

Khi có nhiều phụ thuộc vào nhóm của bạn, bạn sẽ càng có nhiều cuộc họp hơn. Trước khi Rick gửi một bản cập nhật cho khách hàng về một lỗi mà khách hàng đã tìm thấy, anh ta phải kiểm tra với Anna từ bộ phận kỹ thuật để xem liệu vấn đề đã được khắc phục chưa. Không ai biết ai đang làm gì, điều này dẫn đến các cuộc họp và những chuỗi email dài dòng.

Sử dụng kiểm tra từ xa để làm cho cuộc họp không đồng bộ. Đó là một cách để các đội chia sẻ những gì họ đang làm mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của họ.

Một vài cách để làm điều này bao gồm:

• Một cổng thông tin trung tâm nơi mà các đội chia sẻ các dự án mà họ đang làm mỗi ngày
• Một công cụ quản lý dự án như Asana nơi bạn xây dựng quy trình làm việc và theo dõi tiến độ trên nhiều dự án
• Một công cụ nhắn tin như Slack nơi các nhóm có thể đăng những gì họ đang làm và nó tích hợp hoàn hảo với các nền tảng giao tiếp nội bộ như Guru

Khuyến khích thói quen, nhưng đừng quay lại với thói quen cũ 

Mặc dù không còn cần duy trì giờ làm việc truyền thống trong môi trường từ xa, nhưng hãy khuyến khích nhóm của bạn có một thói quen làm việc thay thế cho lịch trình cũ 9-5.

Như một người dẫn dắt nhóm, bạn có thể thiết lập:

• Thời gian cho các cuộc kiểm tra hàng tuần khi mà tất cả mọi người nên tham dự
• Một khoảng thời gian phản hồi cho các email và tin nhắn trên Slack (có thể là 12-24 giờ)
• Các quy trình giao tiếp cho những người ở các múi giờ khác nhau và trong trường hợp khẩn cấp

Xây dựng niềm tin, sự độc lập và trách nhiệm vào văn hóa làm việc của bạn 

Niềm tin và sự độc lập là những giá trị mà giao tiếp không đồng bộ được xây dựng dựa trên. Bạn cần phải tin tưởng rằng nhóm của bạn sẽ hoàn thành đúng hạn, để các đồng nghiệp không phải lo lắng về việc ai đó không giữ lời. Khi nhân viên làm việc độc lập mà không bị quản lý quá chặt chẽ, điều đó khuyến khích sự đổi mới và nâng cao sự tự tin của họ.

Hãy để mọi người tự do một chút. Cho đến rất gần đây, gần như không thể để công việc không đồng bộ diễn ra. Nhờ vào những đổi mới trong công nghệ hiện đại, làm việc từ xa dễ dàng hơn bao giờ hết, nhưng điều quan trọng là phải nhớ rằng môi trường làm việc mà chúng ta đang thưởng thức bây giờ sẽ không thể có được 20 năm trước, hoặc thậm chí 10 năm trước trong một số trường hợp. 

Nhớ rằng, bạn và các đồng nghiệp của bạn đang làm việc cùng nhau vì một lý do. Bạn đều được coi là những nhân viên hiệu quả, tài năng và có năng lực. Trừ khi ai đó đã cho bạn lý do để tin rằng họ không thể xử lý trách nhiệm đi kèm với công việc không đồng bộ, hãy tin rằng họ có khả năng xử lý bước tiếp theo trong môi trường làm việc của bạn.

Làm cho thông tin dễ dàng truy cập với một hệ thống quản lý tri thức 

81% nhân viên cảm thấy bực bội khi họ không thể truy cập thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. 

Một hệ thống quản lý tri thức nội bộ sẽ giảm thiểu sự cần thiết cho nhân viên phải hỏi các câu hỏi. Nó trở thành kho lưu trữ trung tâm cho tất cả các tài liệu công ty như onboarding nhân viên, tài liệu quy trình, hướng dẫn xuất bản và các giá trị thương hiệu. Hệ thống bạn chọn nên trực quan, dễ tìm kiếm và tích hợp với quy trình làm việc của bạn.

Sử dụng thời gian họp của bạn một cách hợp lý

Chúng tôi đã nói trước đó rằng việc chấp nhận một mô hình giao tiếp không đồng bộ không có nghĩa là bạn từ chối công việc đồng bộ. Khi bạn là một phần của lực lượng lao động phân tán, mỗi cuộc họp đều rất quan trọng. Đại dịch đã buộc chúng tôi phải nhìn nhận lại cách chúng tôi sử dụng thời gian họp và thực sự suy nghĩ về những cách tốt nhất để sử dụng thời gian của tất cả mọi người. 

Dành thời gian để suy nghĩ về mục đích và các mục tiêu chính của một cuộc họp trước khi bạn mở công cụ lập lịch. Hãy tự hỏi liệu đây có phải là điều cần thảo luận trực tiếp hay không, hay bạn có thể có được cùng một kết quả sau khi gửi một email hoặc Slack.

Công việc trước cuộc họp có thể là một công cụ giá trị cho những người làm việc không đồng bộ. Việc để mọi người xem xét tài liệu, xem video hoặc chuẩn bị các câu hỏi hoặc ý tưởng trước khi bạn chính thức gặp nhau có thể cắt giảm thời gian họp và làm cho thời gian bạn dành cho nhau trở nên có ảnh hưởng hơn. 

Và đừng quên giá trị của các cuộc họp đã được ghi lại. Dù bạn đã nỗ lực hết sức, sẽ có lúc một số người không thể tham gia cuộc họp. Các cuộc họp đã được ghi lại có thể cung cấp cho mọi người thông tin họ cần để tiếp tục công việc.

Đầu tư vào các hoạt động gắn kết đội ngũ 

Khi bạn áp dụng giao tiếp không đồng bộ, sẽ có ít cơ hội cho các đội kết nối trực tiếp hoặc giao lưu, đặc biệt là khi bạn làm việc từ xa. 

Bạn có thể lấp đầy khoảng trống bằng cách sắp xếp các hoạt động đều đặn để thúc đẩy việc xây dựng mối quan hệ và sự đoàn kết trong nhóm. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp một giờ chơi vào thứ Sáu hàng tháng, uống nước qua Zoom để nói chuyện, hoặc tổ chức các buổi hội thảo trực tiếp hai lần một năm.

Điều này cho nhóm của bạn một điều gì đó để mong đợi vào những ngày họ cảm thấy bị cô lập hoặc thiếu động lực.

Sử dụng các công cụ thúc đẩy giao tiếp không đồng bộ 

Guru 

Guru là một công cụ giao tiếp nội bộ và nền tảng chia sẻ tri thức cung cấp thông tin được xác thực từ các chuyên gia trong đội của bạn. Thông tin có thể được nhân viên truy cập ngay nơi họ làm việc. Hãy nghĩ về Guru như một wiki của công ty mà tích hợp với quy trình làm việc của bạn để bạn luôn có thông tin cần thiết để làm công việc của mình.

Google Workspace

Google Workspace là một bộ công cụ điện toán đám mây và năng suất giúp dễ dàng cộng tác trên nhiều dự án ở một nơi. Các công cụ trong Google Workspace bao gồm Chat, Gmail, Lịch, Docs, Slides, Sheets, Forms và Drive.

Nhiều người có thể cộng tác trên một tài liệu, để lại bình luận ở những chỗ chưa rõ và giải quyết vấn đề ngay lập tức. Mọi thứ được lưu trên Google Drive nên bạn không phải lo lắng về việc mất tài liệu hoặc quyền truy cập vào các file.  

Ứng dụng nhắn tin

Các ứng dụng nhắn tin như Slack và Microsoft Teams loại bỏ nhu cầu có những cuộc thảo luận dài dòng qua các chuỗi email và tinh giản giao tiếp qua một nền tảng nhắn tin. 

Bạn có thể tổ chức các chủ đề theo các kênh cho các đội khác nhau để cải thiện chất lượng và sự liên quan của các cuộc trò chuyện. Các thành viên trong nhóm có thể chọn cách họ muốn nhận thông báo dựa trên các chủ đề quan tâm hoặc khả năng tiếp cận. 

Thật may mắn, Slack không hiển thị thông báo đã đọc, điều này giúp giảm áp lực phải trả lời ngay lập tức khi bạn nhận được tin nhắn riêng tư.

Asana

Sử dụng Asana để phân công các dự án và thời hạn cho các đồng đội của bạn mà không cần gửi một email hoặc tổ chức một cuộc họp. Bạn có thể gán thẻ cho nhân viên của mình, bình luận trên các dự án và thậm chí liên kết các tài liệu quan trọng trong Asana để cung cấp mọi thứ họ cần để hoàn thành công việc hiệu quả. 

Loom

Loom là một công cụ nhắn tin video nơi bạn có thể quay màn hình, khuôn mặt và giọng nói của bạn để tạo video và chia sẻ ngay lập tức qua email hoặc một liên kết. Bạn có thể sử dụng Loom để tài liệu hóa quy trình, onboarding nhân viên mới và chia sẻ tri thức với đồng nghiệp của bạn.

Với vai trò là công cụ cho giao tiếp không đồng bộ, bạn gửi các tin nhắn video trong khung thời gian của riêng mình và đồng nghiệp của bạn sẽ xem video đó khi họ rảnh rỗi. Đây là cách tuyệt vời để giải thích lộ trình sản phẩm, chỉ cho các đồng đội của bạn cách khắc phục lỗi hoặc giải thích lý do tại sao bạn đưa ra một số quyết định nhất định.

Cẩn thận với việc tạo ra một nền văn hóa "luôn luôn phải có"

Sự quá tải hợp tác xảy ra khi một nhân viên dành quá nhiều thời gian để phản hồi yêu cầu và tham gia với đội nhóm, ảnh hưởng đến công việc của chính họ. Một vài nguyên nhân gây ra sự quá tải hợp tác bao gồm:

Ưu tiên giao tiếp hơn năng suất 

Theo Harvard Business Review, nhân viên hiện nay dành 50% nhiều thời gian hơn cho việc hợp tác so với 20 năm trước. 

Suy nghĩ 80% thời gian làm việc trong một ngày cho việc giao tiếp qua email, 15% thời gian của công ty cho các cuộc họp, và hơn 200 tin nhắn Slack mỗi ngày. Thời gian của nhân viên rất quý giá, và các công ty nên đánh giá xem liệu thực tiễn giao tiếp nội bộ hiện tại của họ có hiệu quả hay không đối với họ.

Xu hướng này của việc giao tiếp liên tục có nghĩa là toàn bộ ngày của họ được sắp xếp xung quanh các cuộc họp với thời gian ở giữa dành cho các chức năng công việc cốt lõi. Nó thường dẫn đến việc nhân viên làm thêm giờ vào các ngày trong tuần và cuối tuần (không được trả thêm tiền) để hoàn thành các nhiệm vụ được giao.

Áp lực không cần thiết để nhân viên luôn phải có mặt 

Nếu công nhân luôn tham gia vào giao tiếp theo thời gian thực, thì họ không có quyền kiểm soát lịch trình của mình. Thay vì thiết lập lịch trình của riêng họ và làm việc hiệu quả, đội của bạn dành cả ngày để phản hồi các yêu cầu. Để bù đắp cho thời gian bị mất, họ làm việc nhanh hơn, điều này dẫn đến nhiều áp lực hơn, sự thất vọng cao hơn và căng thẳng. Kết quả là kiệt sức và thiếu động lực để xuất hiện.

Các cuộc trò chuyện chất lượng thấp 

Phản hồi đầu tiên có thể không phải là phản hồi tốt nhất của bạn. Khi bạn phải phản hồi ngay lập tức, sẽ không có thời gian để suy nghĩ cẩn thận về câu trả lời của bạn và cung cấp một phản hồi sâu sắc vì bạn đang chịu áp lực.  Chất lượng của cuộc trò chuyện bị ảnh hưởng, và các giải pháp thường chưa đạt yêu cầu.

Làm việc từ xa là hiện tại và tương lai: thúc đẩy hiệu quả hơn là giao tiếp liên tục

Tương lai của công việc là phân tán và đa dạng. Nhiều công ty đang nhận ra rằng họ không cần phải ở cùng một múi giờ để đạt được kết quả. Do đó, thành công hiện nay phụ thuộc vào kết quả và sản lượng chứ không phải số giờ bạn có mặt.

Chấp nhận một hệ thống không đồng bộ cho phép bạn khai thác những tài năng tốt nhất trên toàn thế giới. Nó cung cấp cho đội của bạn quyền tự chủ để chọn giờ mà họ sản xuất tốt nhất và tối đa hóa sản lượng mà không phải luôn luôn có mặt. Đây là cách tuyệt vời để thực hiện nhiều công việc sâu hơn, ngắt kết nối khi cần thiết và quay lại đã được nạp lại năng lượng.

Vào những lúc cần trò chuyện trực tiếp, hãy chọn các công cụ kết hợp giao tiếp đồng bộ với không đồng bộ để có quy trình làm việc liền mạch.