Giao tiếp đồng bộ và bất đồng bộ là gì?

Giao tiếp đồng bộ xảy ra trong thời gian thực — mọi người liên quan đều có mặt và phản hồi ngay lập tức. Ngược lại, giao tiếp bất đồng bộ không đòi hỏi phản hồi ngay lập tức; mọi người có thể phản hồi khi thời gian phù hợp với họ. Mỗi phong cách có điểm mạnh riêng, và biết khi nào sử dụng phong cách này hơn phong cách kia có thể có tác động lớn đến năng suất của đội và cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Giao tiếp đồng bộ là gì?

Giao tiếp đồng bộ có nghĩa là mọi người đều giao tiếp cùng một lúc, cho dù là trực tiếp hoặc thông qua công cụ số. Hãy tưởng tượng như là một cuộc trò chuyện trực tiếp — bạn tương tác trong thời gian thực, mong muốn nhận phản hồi ngay lập tức. Cách tiếp cận này thường được sử dụng cho các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại, hoặc trò chuyện trực tiếp nơi phản hồi ngay lập tức là cần thiết.

Các ví dụ về giao tiếp đồng bộ

Cuộc họp video trực tiếp: Công cụ như Zoom, Microsoft Teams, hoặc Google Meet giúp kết nối trực diện (điện tử) trong thời gian thực.

Cuộc gọi điện thoại: Hình thức truyền thống nhất của giao tiếp đồng bộ. Nhấc máy và trò chuyện ngay lập tức.

Trò chuyện trực tiếp: Công cụ nhắn tin như Slack và Microsoft Teams hỗ trợ cả giao tiếp bất đồng bộ và đồng bộ, tùy thuộc vào cách bạn sử dụng chúng. Khi phản hồi ngay lập tức, đó là giao tiếp đồng bộ.

Cuộc họp trực tiếp: Dù là một cuộc họp nhanh chóng hay một cuộc họp chính thức, giao tiếp trực tiếp dựa trên việc mọi người có mặt cùng một lúc.

Những lợi ích của giao tiếp đồng bộ là gì?

Phản hồi và làm sáng tỏ tức thì
Khi thời gian quan trọng, giao tiếp đồng bộ giúp bạn nhanh chóng có câu trả lời và giải quyết sự hiểu lầm ngay lập tức. Nó rất tốt cho việc ra quyết định nhanh chóng hoặc làm sáng tỏ vấn đề trở ngại dự án.

Xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ
Trò chuyện trong thời gian thực — dù là trực tiếp hoặc trên video — giúp xây dựng mối quan hệ và niềm tin. Bạn có thể đọc ngôn ngữ cơ thể, nghe âm điệu và kết nối ở một cách cá nhân hơn.

Tăng tương tác
Việc thu hút sự đồng thuận trong các cuộc thảo luận trực tiếp nơi mà người tham gia có thể đặt câu hỏi, bày tỏ quan điểm và cảm thấy được lắng nghe. Điều này có thể dẫn đến cộng tác tốt hơn và các phiên tư duy sáng tạo năng động hơn.

Hữu ích cho các cuộc trò chuyện nhạy cảm
Nếu bạn cần thảo luận vấn đề hiệu suất, đưa ra phản hồi kịch liệt, hoặc giải quyết vấn đề cá nhân, những định dạng đồng bộ cung cấp sự tinh tế cảm xúc mà định dạng bất đồng bộ không có.

Nhược điểm của giao tiếp đồng bộ là gì?

Xung đột múi giờ
Khi đội công việc phân tán ở các múi giờ khác nhau, lịch trình cuộc họp đồng bộ có thể trở thành một cơn ác mộng về mặt vận chuyển. Hầu hết lúc, ai đó phải nhượng bộ về sự thuận tiện.

Gián đoạn công việc tư duy sâu
Các lời nhắc, cuộc gọi và cuộc họp bất ngờ có thể phá vỡ tập trung. Rất khó duy trì sự tập trung khi bạn bị kéo vào các cuộc trò chuyện thời gian thực suốt cả ngày.

Áp lực phản hồi ngay lập tức
Không phải ai cũng xử lý thông tin hoặc hình thành ý tưởng với tốc độ như nhau. Các kỳ vọng thời gian thực có thể dẫn đến các phản ứng hấp tấp, chất lượng thấp - hoặc tệ hơn, kiệt sức vì luôn phải "lắng nghe".

Thiếu văn bản
Các cuộc trò chuyện trực tiếp thường không được ghi lại hoặc viết ra. Điều đó đồng nghĩa với việc các chi tiết quan trọng có thể bị mất, và những người không có mặt có thể bị bỏ lỡ hoàn toàn.

Khó mở rộng
Khi đội ngũ của bạn phát triển, các cuộc họp thời gian thực và việc kiểm tra liên tục trở nên khó quản lý hơn. Giao tiếp không đồng bộ cung cấp một mô hình linh hoạt hơn để duy trì sự ăn ý mà không có sự hỗn loạn trong lịch trình.

Giao tiếp không đồng bộ là gì? 

Giao tiếp không đồng bộ có nghĩa là tương tác mà không cần cuộc trò chuyện theo thời gian thực — các phản hồi có thể bị trì hoãn. Một ví dụ điển hình là email. Trong cách tiếp cận này, mọi người không lên lịch các cuộc họp, và các phản hồi ít nhạy cảm với thời gian hơn.

Trong kịch bản này, thay vì yêu cầu nhân viên của bạn trực tuyến cùng một lúc, bạn cho phép các đồng nghiệp của mình linh hoạt chọn giờ làm việc của họ, không phụ thuộc vào vị trí của họ. 

Ví dụ, nếu bạn đã gửi một email yêu cầu tài liệu từ một thành viên trong đội, thay vì mong chờ phản hồi ngay lập tức, bạn kiên nhẫn và chờ họ phản hồi sau này. Có một lượng chứng cứ ngày càng tăng cho thấy những lợi ích về năng suất khi không phản hồi tất cả yêu cầu ngay khi chúng đến. Trên thực tế, nghiên cứu từ Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ đã phát hiện rằng các gián đoạn có thể làm giảm năng suất một cách đáng kể.

Ví dụ về giao tiếp không đồng bộ

Phần mềm nhắn tin: Phần mềm nhắn tin như Microsoft Teams và Slack hữu ích cho việc giao tiếp và cộng tác của nhân viên. Bạn gửi một tin nhắn và người nhận trả lời khi họ đăng nhập.

Email: Không có áp lực phải phản hồi ngay lập tức các email công việc. Nhân viên có thể trả lời vào một thời điểm thuận tiện với các công cụ như Gmail và Outlook. 

Ghi video: Ghi âm video hoặc demo hoạt động tốt khi bạn cần giải thích một quy trình. Các công cụ ghi video phổ biến bao gồm Zoom và Loom.

Cộng tác đám mây: Với các công cụ như Google Workspace và Microsoft Teams, bạn có thể cộng tác trên tài liệu với đồng đội, chỉnh sửa và để lại nhận xét họ có thể giải quyết vào thời điểm thuận tiện.   

Thư viện video: Một thư viện video là một bộ sưu tập video đào tạo mà nhân viên có thể xem như một phần của quy trình đào tạo nhân viên mới hoặc các giai đoạn đào tạo đều đặn. Bạn có thể tích hợp Guru với phần mềm quản lý học tập như Lessonly và Skilljar để giúp nhân viên học theo tốc độ của họ.

Phần mềm quản lý dự án: Các công cụ quản lý dự án là một cách tuyệt vời để cộng tác trên dự án, truyền đạt sản phẩm cần giao và theo dõi hoạt động dự án. Các ví dụ để tìm hiểu với Guru bao gồm Asana và Trello. 

Wikis và intranet: Wikis và intranets là nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất trong tổ chức. Đó là nơi lưu trữ tài liệu công ty, quy trình và các nguồn lực khác mà nhân viên cần để thực hiện các chức năng công việc của họ. Với một hệ thống quản lý nội bộ như Guru, bất kỳ ai cũng có thể tạo nội dung và chia sẻ kiến thức có thể xác minh để nhân viên luôn sử dụng các thực tiên tốt nhất.

Ưu điểm của giao tiếp không đồng bộ là gì?

Linh hoạt để phản hồi khi bạn có thể 

Giao tiếp không đồng bộ cho bạn tự do lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình dựa trên những giờ làm việc hiệu quả nhất. Thay vì phải chuyển tab để trả lời các tin nhắn không ngừng, bạn có thể gom các phản hồi lại khi bạn có thời gian. 

Với nhiều linh hoạt hơn, bạn dành thời gian dài hơn cho các nhiệm vụ quan trọng hơn, dẫn đến hiệu suất và năng suất được cải thiện. 

Giao tiếp trung thực hơn 

Khi giao tiếp không đồng bộ chậm hơn, nó cũng thường có chất lượng cao hơn so với các phản hồi tức thì. Nó cho phép bạn suy nghĩ qua về một ý tưởng cụ thể, thu thập suy nghĩ của bạn và đưa ra phản hồi khi bạn sẵn sàng. Điều này giúp cho những người khác dễ dàng hiểu thông điệp của bạn một cách hiệu quả và tránh những phản hồi và hồi đáp không cần thiết. 

Tăng cường độ minh bạch vì giao tiếp được lưu lại theo mặc định 

Các tin nhắn trò chuyện và các chuỗi Slack đều diễn ra bằng văn bản và được lưu tự động để bạn và nhóm của bạn có thể tham khảo chúng sau này. Điều này dẫn đến độ minh bạch cao hơn trong công ty của bạn và đảm bảo không ai bỏ lỡ thông tin quan trọng. 

Tốt hơn cho những người ở các múi giờ khác nhau 

Giao tiếp theo thời gian thực giữa các múi giờ khác nhau là khó khăn khi một đồng đội đang ngủ ngon lúc đồng đội khác vừa kết thúc buổi chạy buổi sáng của họ. 

Vì giao tiếp không đồng bộ không đòi hỏi người làm việc từ xa phải kết nối cùng một lúc, bạn có thể gửi tin nhắn cho một nhân viên ở châu Âu từ căn hộ của bạn tại San Francisco và họ sẽ phản hồi sau trong ngày khi ngồi tại bàn làm việc của họ.

Tăng năng suất 

Trong môi trường đồng bộ, nhân viên trung bình dành 12 giờ mỗi tuần chuẩn bị và tham dự cuộc họp. 

Chưa kể, nhân viên có thể tăng năng suất lên nhiều lần với việc chia sẻ thông tin không đồng bộ để tiết kiệm thời gian và áp lực.

Không nhắc đến việc, nhân viên có thể tăng cường hiệu suất với chia sẻ thông tin không đồng bộ để tiết kiệm thời gian và căng thẳng.

Nhược điểm của giao tiếp không đồng bộ là gì?

Phản hồi bị trì hoãn
Một trong những rủi ro rõ ràng nhất của giao tiếp không đồng bộ là thời gian trễ. Khi bạn gửi một tin nhắn, bạn có thể phải chờ đợi vài giờ — hoặc thậm chí vài ngày — để nhận được phản hồi. Điều đó có thể gây khó chịu nếu bạn cần phải chuyển nhanh hoặc bị kẹt do một số vấn đề.

Rủi ro sai sót trong giao tiếp
Mà không có cảm xúc, biểu hiện khuôn mặt, hoặc trao đổi ngay lập tức, giao tiếp bằng văn bản đôi khi có thể bị hiểu lầm. Mọi người có thể hiểu sai dụ ý của bạn, hoặc bỏ lỡ ngữ cảnh quan trọng bị chôn trong một chuỗi tin nhắn dài hoặc email.

Quá tải thông tin
Các công cụ không đồng bộ có thể dẫn đến các kho thông tin hoặc sự lan truyền tin nhắn. Nếu giao tiếp không được tổ chức tốt — với các chuỗi, kênh, hoặc thư mục rõ ràng — dễ dàng mất dấu thông tin quan trọng hoặc hoàn toàn bỏ lỡ cập nhật.

Không phải lúc nào cũng lý tưởng cho mọi nhiệm vụ
Một số tình huống đòi hỏi tương tác thời gian thực. Tư duy phức tạp, phản hồi nhạy cảm, hoặc thảo luận nhiều ý kiến ​​nhiệt tình thường được hưởng lợi từ sắc thái và tính tức thì của định dạng đồng bộ.

Yêu cầu kỹ năng viết tốt
Vì hầu hết giao tiếp không đồng bộ diễn ra bằng văn bản, sự rõ ràng là chìa khóa. Nếu ai đó gặp khó khăn trong việc truyền đạt ý tưởng của mình một cách rõ ràng, điều đó có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, trao đổi linh hoạt thêm hoặc sai sót đến cuối cùng.

Các ví dụ về giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ

Học tập

Học tập đồng bộ diễn ra trong thời gian thực, với học sinh và giáo viên cùng tham gia. Ngược lại, giáo viên có thể chia sẻ thông tin không đồng bộ. Người học khám phá theo thời gian của riêng họ, ví dụ bằng cách xem video, đọc và lắng nghe. Giáo viên sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS) để chia sẻ tài liệu học tập.

Lập trình

Trong lập trình, các hoạt động đồng bộ được thực hiện một lần một. Một tác vụ hoàn thành, bước tiếp theo bắt đầu. Các hoạt động không đồng bộ có thể xảy ra cùng lúc — bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo trong khi bước khác kết thúc.

Giao tiếp

Sự khác biệt chính giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ là giao tiếp đồng bộ là các tương tác theo lịch trình, theo thời gian thực qua điện thoại, video hoặc trực tiếp. Giao tiếp không đồng bộ xảy ra vào thời gian của bạn và không cần phải lên lịch.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá tất cả những gì bạn cần biết về giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ, nói chung.

Tại sao bạn nên chuyển sang giao tiếp không đồng bộ? 

Một nghiên cứu của Đại học Stanford với 16.000 nhân viên cho thấy nhưng làm việc từ xa tăng năng suất 13%. Trong một bài đánh giá khác, một công ty chuyển sang làm việc từ xa ghi lại một giá trị tăng lên 1,3 tỷ USD hàng năm. 

Không còn phải đi làm vào giờ cao điểm, hít khí carbon, tham gia chính trị văn phòng, hoặc phải luôn hiện mặt ngay cả khi bạn không muốn. Bạn có nhiều thời gian dành cho gia đình và sở thích vì bạn đã lấy lại quyền kiểm soát ngày của mình và cách bạn sắp xếp hoạt động của mình.

Khi nhiều người cho rằng sự độc lập về vị trí là lý do chính khiến nhân viên làm việc từ xa hạnh phúc hơn, việc giao tiếp không đồng bộ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên từ xa kiểm soát cách họ giao tiếp với đồng đội.

Trong một môi trường làm việc hoàn toàn không đồng bộ và ưu tiên làm việc từ xa, bạn có thể thức dậy khi bạn muốn, xem các email trong hộp thư đến của bạn và không cảm thấy áp lực phải trả lời. Vì vậy, bạn có thể uống một thức uống và hoàn thành quy trình buổi sáng của mình trước khi ngồi vào máy tính để bắt đầu công việc trong ngày.

Trong khi nhiều công ty tin rằng làm việc từ xa là tương lai, họ cũng đang gặp khó khăn trong việc giao quyền kiểm soát cho nhân viên và áp dụng giao tiếp không đồng bộ — ngay cả khi những lợi ích bao gồm một lực lượng lao động hạnh phúc hơn, chi phí quản lý thấp hơn và khả năng tuyển dụng tài năng hàng đầu từ bất kỳ đâu trên thế giới.

Giao tiếp đồng bộ vs không đồng bộ 

Giao tiếp đồng bộ diễn ra trong thời gian thực giữa hai hoặc nhiều người. Tất cả các bên đều trực tuyến cùng một lúc. Khi gửi một tin nhắn hoặc yêu cầu, có phản hồi ngay lập tức.

Giao tiếp đồng bộ phổ biến tại địa điểm làm việc vật lý nơi quản lý có thể đi bộ đến văn phòng của một thành viên nhóm và yêu cầu tài liệu hoặc hỏi về quy trình nào đó. Giờ làm việc và thời gian nghỉ đã được cài đặt trước, và có rất nhiều áp lực để luôn sẵn sàng.

Ví dụ về giao tiếp đồng bộ bao gồm hội nghị video, nhắn tin tức thì và các cuộc trò chuyện qua điện thoại.

Các tình huống mà giao tiếp đồng bộ có lợi bao gồm:

• Các buổi brainstorming
• Cuộc họp nhóm hàng tuần
• Các hoạt động xây dựng đội nhóm
• Thảo luận dự án
• Phiên phỏng vấn
• Những cuộc trò chuyện bên ly nước

Trong khi giao tiếp đồng bộ là tức thì, có một sự trễ mong đợi trong giao tiếp không đồng bộ. Thay vì xác định khi nào nhân viên có thể làm việc hoặc phản hồi các giao tiếp, giao tiếp không đồng bộ trao quyền kiểm soát cho nhân viên, chứ không phải nhà tuyển dụng.

Tìm kiếm sự cân bằng giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ

Để rõ ràng, chúng tôi không yêu cầu bạn từ bỏ giao tiếp thời gian thực hoàn toàn. Có những tình huống mà giao tiếp theo thời gian thực có ý nghĩa.

Làm việc từ xa, ví dụ, có thể rất cô lập. Giao tiếp đồng bộ có thể giúp bạn xây dựng quan hệ với đồng đội và phát triển mối quan hệ cá nhân dẫn đến khả năng hợp tác tốt hơn tại nơi làm việc.

Nó cũng hữu ích khi bạn muốn thảo luận vấn đề nhạy cảm, đưa ra phản hồi quan trọng, đánh giá hiệu suất, hoặc nghĩ ý tưởng nhiều cùng một lúc.

Khi một dự án đang tiến triển nhanh chóng và bạn muốn mọi người đồng bộ, một cuộc họp trực tuyến có thể giúp bạn đạt được mục tiêu này. Trong một cuộc khủng hoảng hoặc trường hợp khẩn cấp, thật hợp lý khi nhanh chóng đưa tất cả mọi người vào cùng một trang để giảm thiểu vấn đề.

Tuy nhiên, nó có thể tốn thời gian khi:

• Nhân viên phải tham gia các cuộc họp và chờ mọi người đến 
• Bạn thức dậy vào buổi sáng và điều đầu tiên bạn làm là trả lời email công việc và tin nhắn Slack
• Bạn đã dành một ngày hoàn toàn để trả lời một chuỗi email không ngừng thay vì hoàn thành công việc đó đến hạn trong một giờ

Mẹo là giữ cho giao tiếp đồng bộ ở mức tối thiểu. Cho đội của bạn quyền tự chủ nhưng đặt ra những quy tắc giúp mọi người đồng bộ. Không kiểm soát chi tiết nhỏ nhưng hãy sẵn sàng khi họ cần sự trợ giúp để vượt qua một trở ngại.

Tổ chức các sự kiện kết nối đội thường xuyên để quản lý sự cô lập và duy trì các mối quan hệ xã hội. Kết hợp giao tiếp bất đồng bộ và đồng bộ và bạn sẽ có một đội ngũ hạnh phúc với một cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh.

Làm thế nào để cải thiện giao tiếp không đồng bộ? 

Như một cá nhân

Viết suy nghĩ của bạn xuống

Việc viết giúp mình khó hiểu hoặc mất ngữ cảnh hơn. Việc viết lại suy nghĩ của bạn cho mọi người thời gian để đọc và suy nghĩ về thông điệp của bạn thay vì phản ứng ngay lập tức. Khi bạn viết ra suy nghĩ của bạn, bạn có thể tinh chỉnh chúng và cung cấp thêm ngữ cảnh giúp người khác nhanh chóng hiểu được thông điệp của bạn, điều này giảm thiểu việc cần phải họp một-đối-một hoặc những chuỗi tin nhắn dài.

Đưa ra thông tin quá nhiều 

Sự chậm trễ giữa các phản hồi mang lại cơ hội để gửi thông điệp rõ ràng. Người tiếp theo cần biết điều gì về nhiệm vụ hoặc cuộc họp? Cung cấp càng nhiều chi tiết nền tảng càng tốt. 

Sử dụng ảnh chụp màn hình và ghi hình màn hình để cung cấp thêm ngữ cảnh. Gửi liên kết đến những cuộc trò chuyện trước đó và các tài nguyên liên quan sẽ giúp đồng nghiệp của bạn hiểu thông điệp của bạn tốt hơn. Đặt ra các thời hạn rõ ràng để họ biết khi nào nhiệm vụ phải hoàn thành. Bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi bạn cung cấp ngữ cảnh ngay từ đầu. 

Tạo tài liệu xuất sắc 

Sẽ thật tuyệt nếu tất cả mọi người trong công ty bạn có khả năng nhớ siêu việt và chỉ cần được nói những thứ một lần. Thật không may, trừ khi bạn đang làm việc trong một chương trình cực kỳ bí mật mà chúng ta có lẽ không nên biết, mọi người sẽ cần rất nhiều lời nhắc về quy tắc cho công việc và giao tiếp.

Tập trung vào việc tạo ra tài liệu thông tin có thể giải thích các nhiệm vụ một cách dễ dàng và trả lời các câu hỏi cơ bản có thể phát sinh trong suốt cả ngày. Bạn có thể tạo tài liệu xung quanh các quy trình giao tiếp, các hướng dẫn cụ thể về công việc dự án, và bất cứ điều gì bạn nghĩ rằng mọi người sẽ thấy đặc biệt hữu ích. 

Quan trọng là không giới hạn bản thân chỉ với các tài liệu viết khi bạn đang nghĩ về cách tốt nhất để truyền đạt những điều cụ thể. Video hướng dẫn, infographic và file âm thanh có thể là cách tuyệt vời để giữ cho mọi người được thông báo. 

Có tài liệu đúng sẽ mang lại cho mọi người sự linh hoạt hơn và giúp đảm bảo rằng thông tin dễ tiếp cận và dễ hiểu. Điều này có thể giúp giảm thiểu những tin nhắn qua lại vô tận (tạm biệt những cú gõ vai) và cho phép mọi người làm việc một cách tự chủ và hiệu quả hơn.

Lên kế hoạch trước 

Thay vì gửi một tin nhắn như sau:

"Xin chào Linda, bạn có thể gửi cho tôi danh sách kiểm tra onboarding cập nhật cho nhóm bán hàng ngay bây giờ không?"

Bạn có thể nói:

"Xin chào Linda, tôi sẽ cần danh sách kiểm tra onboarding cập nhật cho nhóm bán hàng của chúng ta trong ba ngày tới."

Lên kế hoạch cho phép nhân viên có thời gian chuẩn bị và loại bỏ áp lực để hoàn thành nhiệm vụ ngay lập tức.

Đảm bảo mọi người có quyền truy cập vào các tài liệu đúng 

Kiểm tra cài đặt chia sẻ tài liệu của bạn và đảm bảo rằng đồng nghiệp của bạn có quyền truy cập vào các file phù hợp. Điều này có thể có vẻ nhỏ nhặt, nhưng nếu ai đó cần yêu cầu quyền truy cập, điều này có thể dẫn đến những trì hoãn không cần thiết kéo dài vài giờ hoặc thậm chí cả ngày. 

Sử dụng các luồng để giao tiếp hiệu quả 

Chức năng của các luồng là làm cho các cuộc trò chuyện dựa trên văn bản trở nên dễ dàng. Thảo luận qua email thì rời rạc và khóa thông tin bên trong hộp thư đến mà chỉ có người gửi và người nhận mới có thể truy cập.

Các luồng rất tuyệt cho những cuộc trò chuyện mà nhiều thành viên trong nhóm có thể chia sẻ ý tưởng và đưa ra quyết định.

Trước các cuộc họp, hãy sử dụng các luồng để chia sẻ thông tin liên quan giúp nhóm của bạn hiểu chủ đề hiện tại. Sau cuộc họp, tiếp tục chuỗi như vậy để những người không thể tham gia có thể tìm thấy thông tin. Bạn có thể chia sẻ một liên kết đến video của cuộc họp trong luồng và bất kỳ ai hỏi câu hỏi sẽ nhận được câu trả lời ngay trong luồng.

Công cụ giao tiếp như Slack cho phép bạn quản lý dự án nhóm bằng cách thêm nhiệm vụ trực tiếp vào chuỗi thảo luận dự án. Thay vì phải thông qua nhiều cuộc trò chuyện không liên kết, đội của bạn có thể nhanh chóng tìm thấy luồng liên quan cùng với thông tin họ cần để bắt đầu. 

Tắt thông báo khi làm việc

Thông báo làm hỏng năng suất của bạn. Nó giữ bạn trong tình trạng phản ứng cực khi bạn luôn đợi âm thanh của một chiếc điện thoại thông minh hoặc thông báo trên máy tính để bàn. Mỗi lần bạn trả lời, mất 25 phút để quay lại đúng vị trí, dẫn đến sự mất năng suất.

Thay vào đó, hãy sử dụng các khối thời gian để có được nhiều hơn từ mỗi ngày. Nếu bạn làm việc 8 giờ một ngày, bạn có thể kiểm tra thông báo mỗi ba giờ và trả lời cùng một lúc.

Đối với một người quản lý

Biết khi nào nên sử dụng giao tiếp không đồng bộ so với giao tiếp đồng bộ

Bạn có thể giao tiếp gì qua email, trong một luồng, hoặc thông qua cuộc gọi hội nghị Zoom?

Trong khi các thành viên nhóm có thể đặt giờ làm việc của họ dưới giao tiếp bất đồng bộ, quan trọng là người quản lý biết khi nào expect (hoặc không expect) phản hồi thời gian thực.

Thiết lập một quy trình cho các tình huống cần phản hồi tức thì và tạo một kênh riêng để nhân viên biết phải trả lời ngay khi nhận được những tin nhắn như vậy.

Ví dụ, trang web của bạn bị ngắt kết nối là một tình huống khẩn cấp và cần tất cả mọi người vào cuộc ngay lập tức để khắc phục. Một báo cáo cho một công việc đến hạn vào tuần tới có thể được truyền đạt qua Slack hoặc một lời nhắc được gửi trên Asana.

Có các quy trình giao tiếp rõ ràng 

Một trong những lý do lớn nhất tại sao giao tiếp bất đồng bộ thất bại là vì mọi người không áp dụng quy tắc về giao tiếp. Chính vì vậy quan trọng là thiết lập kỳ vọng rõ ràng xung quanh cách mọi người nói chuyện với nhau. Khi bạn làm đúng cách, bạn giảm thiểu khả năng hiểu lầm hoặc truyền đạt thông tin sai lệch. 

Hãy xem xét việc nhân viên tạo ra giờ làm việc quy đinh nơi họ biết họ sẽ ở gần máy tính và sẵn sàng làm việc. Sử dụng các nhãn, tên và cài đặt chủ đề khác nhau trong các kênh Slack của bạn để nhân viên biết các cuộc trò chuyện nào họ nên tham gia

Xác định sự khẩn cấp 

Một tính năng công cộng bị hỏng trên một trang web hoặc ứng dụng là một vấn đề khẩn cấp cần giải quyết. Một câu hỏi về màu sắc của giấy Post-it® nhóm của bạn ưa thích không. Nếu bạn không tìm cách phân biệt giữa hai, mỗi email đến hoặc Slack sẽ cảm thấy như một tình huống khẩn cấp.

Để giao tiếp không đồng bộ hoạt động, nhân viên sẽ cần biết sự khác biệt giữa những vấn đề cần gấp và những vấn đề có thể chờ đợi.

Thiết lập các hướng dẫn về những gì thực sự cấu thành nên một vấn đề khẩn cấp và cách tốt nhất để đánh dấu điều đó. Có một kế hoạch hành động rõ ràng về việc liên hệ với ai, các bước thích hợp cần thực hiện và cách tài liệu vấn đề. 

Đánh giá các thành viên trong nhóm dựa trên kết quả và sản lượng 

Làm cho rõ cho nhân viên rằng họ sẽ được đánh giá dựa trên đóng góp vào mục tiêu của nhóm chứ không phải số giờ họ đã dành cho công việc.

Nhân viên có thể thiết lập giờ làm việc của họ miễn là họ làm việc hiệu quả. Nếu họ muốn làm việc ba giờ vào buổi sáng và bốn giờ vào buổi tối để làm việc sâu hơn mà không bị gián đoạn, không vấn đề nếu họ đạt được mục tiêu hàng tháng của họ.

Hủy bỏ giờ làm việc cứng nhắc

Áp dụng lịch làm việc linh hoạt cho phép bạn tuyển dụng nhân tài hàng đầu từ bất kỳ đâu trên thế giới. Bạn sẽ tự nhiên hướng tới giao tiếp không đồng bộ khi không ai có thể online cùng một lúc.

Lên lịch các buổi kiểm tra không đồng bộ

Khi có nhiều sự phụ thuộc trên nhóm của bạn, bạn sẽ có nhiều cuộc họp hơn. Trước khi Rick gửi một bản cập nhật cho khách hàng về một lỗi mà khách hàng đã tìm thấy, anh ta phải kiểm tra với Anna từ bộ phận kỹ thuật để xem liệu vấn đề đã được khắc phục chưa. Không ai biết ai đang làm gì, điều này dẫn đến các cuộc họp và những chuỗi email dài dòng.

Sử dụng kiểm tra từ xa để làm cho cuộc họp không đồng bộ. Đó là một cách cho các nhóm chia sẻ những gì họ đang làm mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của họ.

Một vài cách để làm điều này bao gồm:

• Một trung tâm nơi các nhóm chia sẻ các dự án họ đang làm mỗi ngày
• Một công cụ quản lý dự án như Asana nơi bạn xây dựng quy trình làm việc và theo dõi tiến độ trên nhiều dự án
• Một công cụ nhắn tin như Slack nơi các nhóm có thể đăng những gì họ đang làm và nó được tích hợp một cách mượt mà với các nền tảng giao tiếp nội bộ như Guru

Khuyến khích các thói quen, nhưng đừng quay trở lại thói quen cũ

Trong khi không cần thực sự duy trì giờ làm việc truyền thống trong môi trường làm việc từ xa, khích lệ nhóm của bạn có một lịch làm việc thay thế cho lịch làm việc 9-5 cũ.

Như một người dẫn dắt nhóm, bạn có thể thiết lập:

• Thời gian cho các cuộc kiểm tra hàng tuần khi mà tất cả mọi người nên tham dự
• Một khoảng thời gian phản hồi cho các email và tin nhắn trên Slack (có thể là 12-24 giờ)
• Các quy trình giao tiếp cho những người ở các múi giờ khác nhau và trong trường hợp khẩn cấp

Xây dựng niềm tin, sự độc lập và trách nhiệm vào văn hóa làm việc của bạn 

Niềm tin và sự độc lập là những giá trị mà giao tiếp không đồng bộ được xây dựng dựa trên. Bạn cần tin tưởng rằng nhóm của bạn sẽ hoàn thành đúng hạn, để đồng đội không cần lo lắng về ai không giữ lời hứa. Khi nhân viên làm việc độc lập mà không bị quản lý quá chặt chẽ, điều đó khuyến khích sự đổi mới và nâng cao sự tự tin của họ.

Hãy khoan dung với mọi người. Cho đến rất gần đây, gần như không thể để công việc không đồng bộ diễn ra. Nhờ vào sự đổi mới trong công nghệ hiện đại, làm việc từ xa dễ dàng hơn bao giờ hết, nhưng quan trọng là hãy nhớ rằng môi trường làm việc mà chúng ta đang tận hưởng bây giờ không thể có được 20 năm trước, hoặc thậm chí 10 năm trước ở một số trường hợp.

Nhớ rằng, bạn và các đồng nghiệp của bạn đang làm việc cùng nhau vì một lý do. Tất cả các bạn đều được xem là nhân viên hiệu quả, tài năng và có khả năng. Trừ khi có ai đó đã cho bạn lý do tin rằng họ không thể xử lý trách nhiệm đi kèm với công việc không đồng bộ, hãy tin rằng họ có thể xử lý bước tiếp theo trong môi trường làm việc của bạn.

Làm cho thông tin dễ dàng truy cập với một hệ thống quản lý tri thức 

81% số nhân viên cảm thấy buồn phiền khi họ không thể truy cập thông tin họ cần để hoàn thành một nhiệm vụ. 

Hệ thống quản lý kiến thức nội bộ giảm thiểu nhu cầu của nhân viên phải hỏi câu hỏi. Nó trở thành kho lưu trữ trung tâm cho tất cả các tài liệu công ty như onboarding nhân viên, tài liệu quy trình, hướng dẫn xuất bản và các giá trị thương hiệu. Hệ thống bạn chọn nên trực quan, dễ tìm kiếm và tích hợp với quy trình làm việc của bạn.

Sử dụng thời gian họp của bạn một cách hợp lý

Chúng tôi đã nói trước đó rằng chấp nhận mô hình giao tiếp không đồng bộ không có nghĩa là bạn từ chối công việc đồng bộ. Khi bạn là một phần của lực lượng lao động phân tán, mỗi cuộc họp đều quan trọng. Đại dịch đã buộc chúng ta phải xem xét mạnh mẽ cách chúng ta sử dụng thời gian họp của mình và thực sự suy nghĩ về cách tốt nhất để tận dụng thời gian của mọi người.

Hãy dành thời gian để suy nghĩ về mục đích và các mục tiêu chính của một cuộc họp trước khi bạn mở công cụ lên lịch của mình. Hãy tự hỏi liệu đây có phải là điều cần thảo luận trực tiếp hay không, hay bạn có thể có được cùng một kết quả sau khi gửi một email hoặc Slack.

Công việc trước cuộc họp có thể là một công cụ giá trị cho những người làm việc không đồng bộ. Việc để mọi người xem xét tài liệu, xem video hoặc chuẩn bị các câu hỏi hoặc ý tưởng trước khi bạn chính thức gặp nhau có thể cắt giảm thời gian họp và làm cho thời gian bạn dành cho nhau trở nên có ảnh hưởng hơn. 

Và đừng quên giá trị của việc ghi âm các cuộc họp. Bất kể nỗ lực tốt nhất của bạn, sẽ có những lúc mà một số người sẽ không thể tham dự. Các cuộc họp ghi âm có thể cung cấp cho mọi người thông tin họ cần để tiếp tục công việc.

Đầu tư vào các hoạt động gắn kết đội ngũ 

Khi bạn áp dụng giao tiếp không đồng bộ, có ít cơ hội cho các nhóm kết nối trực tiếp hoặc giao tiếp xã hội, đặc biệt khi bạn làm việc từ xa.

Bạn có thể lấp đầy khoảng trống bằng cách sắp xếp các hoạt động đều đặn để thúc đẩy việc xây dựng mối quan hệ và sự đoàn kết trong nhóm. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp một giờ chơi vào thứ Sáu hàng tháng, uống nước qua Zoom để nói chuyện, hoặc tổ chức các buổi hội thảo trực tiếp hai lần một năm.

Điều này cho nhóm của bạn một điều gì đó để mong đợi vào những ngày họ cảm thấy bị cô lập hoặc thiếu động lực.

Sử dụng các công cụ thúc đẩy giao tiếp không đồng bộ 

Guru 

Guru là một công cụ giao tiếp nội bộ và nền tảng chia sẻ kiến thức cung cấp thông tin được xác nhận từ các chuyên gia trong đội của bạn. Thông tin có thể được nhân viên truy cập ngay nơi họ làm việc. Hãy nghĩ về Guru như một wiki của công ty mà tích hợp với quy trình làm việc của bạn để bạn luôn có thông tin cần thiết để làm công việc của mình.

Google Workspace

Google Workspace là một bộ công cụ tính toán đám mây và công cụ năng suất giúp dễ dàng hợp tác qua các dự án ở một vị trí. Các công cụ trong Google Workspace bao gồm Chat, Gmail, Lịch, Docs, Slides, Sheets, Forms và Drive.

Nhiều người có thể cộng tác trên một tài liệu, để lại bình luận ở những chỗ chưa rõ và giải quyết vấn đề ngay lập tức. Mọi thứ được lưu trữ trên Google Drive để bạn không cần lo lắng về việc mất tài liệu hoặc truy cập vào tệp.

Ứng dụng nhắn tin

Các ứng dụng nhắn tin như Slack và Microsoft Teams loại bỏ nhu cầu phải tham gia các cuộc thảo luận dài qua email và tối ưu hóa giao tiếp thông qua một nền tảng nhắn tin. 

Bạn có thể tổ chức các chủ đề theo các kênh cho các đội khác nhau để cải thiện chất lượng và sự liên quan của các cuộc trò chuyện. Các thành viên trong nhóm có thể chọn cách họ muốn nhận thông báo dựa trên các chủ đề quan tâm hoặc khả năng tiếp cận. 

May mắn thay, Slack không hiển thị thông báo đã đọc giúp giảm áp lực phản hồi ngay lập tức khi bạn nhận một tin nhắn riêng.

Asana

Sử dụng Asana để gán dự án và các hạn chót cho đồng đội mà không cần gửi email hoặc tổ chức một buổi họp. Bạn có thể gán thẻ cho nhân viên của mình, bình luận trên các dự án và thậm chí liên kết các tài liệu quan trọng trong Asana để cung cấp mọi thứ họ cần để hoàn thành công việc hiệu quả. 

Loom

Loom là một công cụ nhắn tin video nơi bạn có thể ghi lại màn hình, khuôn mặt và giọng nói để tạo video và chia sẻ ngay lập tức thông qua email hoặc một liên kết. Bạn có thể sử dụng Loom để tài liệu hóa quy trình, onboarding nhân viên mới và chia sẻ tri thức với đồng nghiệp của bạn.

Với vai trò là công cụ cho giao tiếp không đồng bộ, bạn gửi các tin nhắn video trong khung thời gian của riêng mình và đồng nghiệp của bạn sẽ xem video đó khi họ rảnh rỗi. Đó là một cách tuyệt vời để giải thích một lộ trình sản phẩm, hướng dẫn đồng đội của bạn cách sửa lỗi, hoặc giải thích tại sao bạn đã đưa ra một số quyết định.

Hãy cẩn thận với việc tạo một văn hóa luôn "bật".

Sự quá tải hợp tác xảy ra khi một nhân viên dành quá nhiều thời gian để phản hồi yêu cầu và tham gia với đội nhóm, ảnh hưởng đến công việc của chính họ. Một vài nguyên nhân gây ra sự quá tải hợp tác bao gồm:

Ưu tiên giao tiếp hơn là năng suất 

Theo Harvard Business Review, hiện tại nhân viên bỏ ra 50% thời gian nhiều hơn cho sự hợp tác so với 20 năm trước. 

Hãy nghĩ 80% thời gian làm việc trong một ngày với việc giao tiếp qua email, 15% thời gian của công ty để họp và hơn 200 tin nhắn trên Slack mỗi ngày. Thời gian của nhân viên rất quý báu, và các công ty nên đánh giá xem các phương pháp giao tiếp nội bộ hiện tại của họ có hiệu quả hoặc không hoạt động với họ.

Xu hướng này của việc giao tiếp liên tục có nghĩa là toàn bộ ngày của họ được sắp xếp xung quanh các cuộc họp với thời gian ở giữa dành cho các chức năng công việc cốt lõi. Nó thường dẫn đến việc nhân viên làm thêm giờ vào các ngày trong tuần và cuối tuần (không được trả thêm tiền) để hoàn thành các nhiệm vụ được giao.

Áp lực không cần thiết đối với nhân viên phải luôn sẵn có 

Nếu công nhân luôn tham gia vào giao tiếp theo thời gian thực, thì họ không có quyền kiểm soát lịch trình của mình. Thay vì thiết lập lịch trình của riêng họ và làm việc hiệu quả, đội của bạn dành cả ngày để phản hồi các yêu cầu. Để bù đắp cho thời gian bị mất, họ làm việc nhanh hơn, điều này dẫn đến nhiều áp lực hơn, sự thất vọng cao hơn và căng thẳng. Kết quả là kiệt sức và thiếu động lực để xuất hiện.

Cuộc trò chuyện chất lượng thấp 

Phản hồi đầu tiên có thể không phải là phản hồi tốt nhất của bạn. Khi bạn phải trả lời ngay lập tức, không có thời gian suy nghĩ câu trả lời của mình và cung cấp một phản hồi có ý thức vì bạn đang chịu áp lực.

‍