每個人都認為自己的公告對每個人來說都是至關重要且適用的。 這不是壞事；這是部門負責人的工作 — 專注於他們團隊的目標，然後確保這些結果和學習被分享。

想想一下，員工在工作期間收到的電子郵件、私信和其他通訊的大量。 掌握一切可能有點困難，但這正是適當的內部通訊實踐可以派上用場之處。 內部通訊專業人士的工作是綜合和翻譯他們希望傳達的資訊/知識，使所有員工都能理解。

在 Guru，我們使用三個基本問題來確保當知識傳達時，它是相關且可行動的，而不僅僅增加工作中的“噪音”：

• 它對誰有關？
• 它是否具有時間敏感性？
• 是否需要採取行動？

捕捉、協作和改進內容

我們的內部通訊團隊每兩週通過 Guru 公告功能向員工發送全公司通訊。 與 Guru 的 AI 工具像 Assist 和 Answers 一起協作創建此時事通訊已加快了起草過程，讓不同時區的團隊更容易貢獻內容。 過去幾個月來，通過簡化語言、壓縮內容並調整語調，AI 不斷改進公告。 結果，我們的全公司公告閱讀率從68%增加到平均89%，持續四個月。

我們的內部通訊團隊可以通過行動公告和參與數據進一步增強我們分享的知識。 例如，我們查看未確認已閱讀通訊的員工在產品中參與的數據，並進行定性研究以了解他們為何不參與更新。 在產生式 AI 和我們的協作內容編輯器的支持下，團隊能夠更明智地做出關於分享資訊的對象、時間和方式的決定。

團隊特定的通訊

一旦團隊領導通過確保通訊通過內部渠道審查和批准而接受內部通訊的邏輯和流程的教育，他們就被鼓勵將相關和可行動的公告傳遞給他們各自的團隊。 這種做法提升了同步對話的質量。 Guru 的一名收入團隊成員表示，在一個產品實現會議之前收到有關先前閱讀材料的公告幫助他們優先閱讀所需了解即將開會真正目的的所有信息。

在這種情況下，經理通過音量控制幫助他們的團隊，並提供他們可以在參加會議時參考的材料，而不僅僅是實時跟進。 這種經理主導的優先順序幫助建立特定團隊的責任制、儀式和信息回憶。 這層由經理主導的優先順序幫助建立團隊特定的責任制，儀式和信息回憶。

理解和對齊

提前安排公告也是一個改變遊戲規則的因素。 排程溝通能力對接收者具認知益處，儀式和節奏建立信任，減少因意外溝通而感到壓倒性。 員工知道他們將在培訓會話或公司會議前 24 小時內持續收到材料和更新。 忙碌的團隊領導者能夠利用排程宣佈的非同步溝通好處。

無理解的溝通只是噪音。 而噪音和數位混亂導致壓倒感和負擔。 負擔加劇導致倦怠。

根據 2021 年的一份哈佛商業評論報告指出，25% 在工作中感到強烈目標的人沒有經歷過任何倦怠。 當我們能夠理解溝通的優先順序，採取行動，回到專注的時間，我們就能連接工作的有意義部分。  與其急著點擊「我已讀」來消除通知並擺脫令人厭惡的紅點，員工現在非同步地消化團隊和公司知識。 這些儀式確保員工清楚了解他們需要知道的事項，需要做的事情以及截止時間。