我們的“新常態”並不覺得很“正常”。  盡管全球各地的團隊正在過渡到#WFH生活，我們比以往任何時候都更需要擁有必要的工具來完成工作 - 無論我們在哪裡工作。

在我們新的遠程工作現實中; “水塔談話”不復存在，Zoom 會議看起來像是布雷迪家族的片頭，我們的廚桌兼作家庭辦公室。 我們工作的方式已在一夜之間改變，為社交連接的新標准鋪平了道路，沒有實際接觸。 沒有已經設定遠程工作政策的公司正在匆忙加速和補償。 現在是使您的遠程工作人員速度加快並為未來作為分佈式團隊做好準備的時候。

在 Guru，自 2015 年以來，我們一直在協助遠程團隊，並且非常幸運地親眼見證了他們如何最好地合作。 如果您或您的組織正在爭先恐後地達成共識，我們已經編制了一份快速指南，關於您需要哪些工具才能最小化中斷過渡到遠程工作。

溝通是加強遠程團隊效率的關鍵。 當面對面交流不可能時，您的工具需要促進相同的好處，例如; 快速回應時間，非正式語言，非言語暗示和自發性，以一種對我們的工作流程自然的方式。

在 2020 年 Buffer 遠程工作狀況 中，將“合作和交流”列為遠程工作中的最大挑戰。 從 2019 年的第 3 名升至第 1 名。

您的遠程工作技術堆棧中應該包括什麼？

我們認為一個簡單有效的技術堆棧由三個關鍵元素組成：高質量視頻會議，即時消息通信和統一的知識管理。

1. 視頻會議（例如 Zoom）  

當無法進行面對面會議時，即時視頻聊天是下一個最佳替代方案。 採用攝像頭開啟政策將使遠程會議感覺更為投入和個人化。 有了攝像頭，要 不能分神或分心了 感覺更難，感覺更難以感受到凝聚力和正常感。

幾個可以幫助視頻會議順利進行的提示：

• 當您不說話時，將自己保持靜音。 這將減少背景噪音，使您的會議運行順利。
• 使其更社會化！ 與您的團隊和辦公室朋友享受虛擬午餐或快樂時光，這樣您就不會錯過以往在零食時間發生的那些人際交流。
• 建立公司范圍內的視頻溝通標準。 這可能包括“舉手”表示您準備發言，使用工具的聊天功能等。

提示：創建一個 卡片 ，設定組織範圍的虛擬會議禮儀標準，以保持每個人在同一頁面上。

2. 團隊溝通和消息 (例如 Slack)

當走廊上的閒聊不再可能時，您的團隊將需要一種新的快速有效的溝通模式。 如果沒有一個中央的聊天樞紐; 您的團隊 將 變得橫行。 不同部門之間的封閉式溝通（無論是電子郵件、簡訊、G Chat 等）讓關鍵利害關係人不知情。 在內部，員工可能開始使用其他渠道進行溝通。 這加劇了他們工作日的干擾和已經超載的技術堆棧。

建立一個公司範圍內的聊天工具可消除混亂和重複，並為您的領導團隊提供一個空間，在不斷變化的時期，有效地與整個組織進行溝通。

如何充分利用您的消息  工具：

• 建立一個格式 用於頻道和群組聊天標題。 例如，在 Guru，基於項目的 Slack 頻道具有前綴“＃project-”。 這有助於自組織您的側欄，特別是如果您在接下來的幾週內啟動了幾個新的頻道的話。
• 充分利用所有功能! Slack 允許您設置狀態、暫停通知、集成生產力應用程序，如 Clockwise，等等。 這些功能可以幫助您的聊天工具感覺更像是工作流程中更整合的一部分，而不是分散注意力的東西。
• 將您的回覆串起來。 頻道變得嘈雜，對話在洗牌中遺失。 請務必在串在回覆中保持組織，保持理智。

3. 知識管理 (例如 Guru)

也許突然轉向遠程工作的最大衝擊之一是意識到我們多麼依賴拍肩膀的同事以獲取工作所需的信息。 儘管字面上的拍肩膀不再在桌上，但這並不意味著您的團隊的主題專家不會遠程接到零散、重複的問題。 可能比以前更多。 這就是在公司常見問題、政策、產品問題等上建立一個真相來源的重要性。 將您公司內部的信息集中管理將支持主題專家的生產力（和理智）、團隊信心和組織範圍的一致性。

充分利用您的知識管理工具的方法：

• 將知識管理  引入您團隊現有的所有工作流程。 我們的Slack 整合、Chrome 擴展功能和G Suite 加件都是設計來帶給你的團隊所需的知識，在他們工作的任何地方。 這有助於提高生產力並節省寶貴的選項空間。
• 記錄所有事情，甚至是臨時政策和流程。 重要的是每個人都將你的知識管理工具視為所有公司知識的真實來源。 特別是在快速政策或程序更改的時候。 驗證的知識庫是提供團隊及時、可靠和動態信息的絕佳場所。
• 讓知識成為協作的努力！ 從頭開始建立知識庫可能會顯得眼花繚亂。 指定負責人貢獻特定團隊內容並建立一個知識治理團隊來建立結構，並保持知識更新和有序。 將知識管理視為共同的責任，不僅可以減輕負擔，還為持續的成功打下基礎。

下一步是確保您的遠程技術組合的三個支柱協同工作。 以下是結合這些工具功能的幾個提示：

• Zoom + Slack：如果你發現自己在 Slack 上進行循環延長對話，請快速通過 Zoom 進行即時討論。 利用 Slack 中的 Zoom 整合立即開始通話，而不必導航到日曆工具並正式安排會議。
• Slack + Guru：通過展示在 Slack 中可用的知識來建立知識共享習慣。 如果隊友在頻道中提出問題，使用 Guru 整合直接回答，而無需離開應用程式。 這不僅為您的同事提供了答案，而且鼓勵他們下次有問題時首先查看 Guru。
• Guru + Zoom：在內部和外部會議中，會出現您無法立即回答的問題。 與其浪費寶貴時間或承諾稍後跟進，不如使用 Guru 實時找到答案。 手邊有易於理解的小資訊將幫助您信心滿滿地回答那些零星問題。

這才剛開始。 隨著人們熟悉構成遠程工作技術組合的工具，這些實踐將變得自然而然，而您將發現更多有效利用多樣化技術組合的方法。 但是，管理新工具的變更和推出伴隨著它的障礙。

推出新工具可能會很繁瑣，特別是當您的團隊已經經歷了對其日常生活的前所未有的干擾時。 重點應該放在改進工作流程，而不是進一步複雜化它們。 將新工具引入遠程工作人員需要直觀、簡單，並且作為當前流程不容置疑的增強。 一定要立即展示附加價值。 使用像 Loom 這樣的錄製工具將加速上手過程並促進採用。 成長疼痛是不可避免的，但通過實踐堅強的變革管理，你將能夠迅速建立新習慣。

通過採用新工具來支持我們的“新常態”，您最終將成為一支更強大的、整齊沟通的团队，即使在您的遠程時期結束後也是如此。