我們快速接近假期季節！ 除了花時間思考聚會和禮物之外，還有很多人正在準備暫時離開工作來慶祝。

假期和 PTO 是密不可分的。 每個人都應該以自己獨特的方式慶祝，且他們也應該全面享受休假，而不必擔心他們不在時的工作補位。

我們知道假期的樂趣總是伴隨著一些小壓力，但我們更願意承擔那些來自沒有準確“擊中”的搞笑禮物的壓力，而不是來自工作的壓力。 幸運的是，有一些簡單的方法可以減少混淆，讓這個時期對你工作中的每個人來說變得更加快樂。

為什麼每個人都需要一個假期的離開計劃

如果你之前沒有做過，寫一個補位計劃可能會看起來毫無意義。 畢竟，你團隊中的每個人已經緊密合作。 他們真的需要幾個提醒來保持事情運轉嗎？

無論你是要花一天時間給自己還是享受一個星期以上的假期，補位計劃都是個好方法。 這就是為什麼我們總是主張投入時間來製作一個簡單的離開計劃。

減少混淆

當你的同事申請休假時，跟蹤正在進行的工作和截止日期會變得更加困難。 制定一個簡單的假期補位計劃可以幫助減少很多混淆。 一旦經理和員工清楚了解人員的日程安排，工作的規劃就變得容易得多。 人們就不必猜測他們的同事什麼時候會在或者他們是否需要根據截止日期調整期望。

保持好的工作狀態

有些事情在假期季節往往會放慢速度，但事情完全停滯是很少見的。 假期是結束事情、重新評估策略和思考每個人回到正常工作日程後要處理的事情的完美時機。

當你不確定目前正在進行什麼，也不知道人們目前在優先處理什麼時，進行任何類型的工作都是困難的。 一個全面的假期補位計劃可以讓人們保持知情，即使在你不在的時候也能幫助他們做出決策。

避免問題

從輕鬆的假期回來面對老闆發怒的電子郵件，這種感覺是最糟糕的，尤其是當你不在時失去了聯絡。 如果你希望確保每個人都避免不愉快的假期驚喜，請在你踏出假期之前列出一個全面的計劃。

很多壓力和誤解都源於沒有為你不在時設置計劃。 當你有一個清晰概述了誰該找、何時會回來，以及需要記住的主要優先事項時，事情就變得更加困難。 確保你的假期補位計劃有這些要素，將使事情變得更簡單。

創建屬於自己的假期補位計劃

假期期間已經有足夠的臨時任務需要完成。 把這些壓力留給最後一刻的雜貨店跑腿和禮物購買，今天就開始製作你的補位計劃！

不要認為你需要製作一個冗長的多頁計劃，詳細列出一次次需要完成的事項。 事實上，我們會讓事情變得更容易。 我們有一個實用的離開補位計劃模板供你使用！

現在你有了完美的模板來製作你的離開計劃，讓我們專注於如何填滿它。 這是創建全面的假期補位計劃所需要做的事項。

思考全局

也許你的假期休息恰好是在你剛剛在一個大項目上投入了整整一個月的時間後。 或者也許你正在處理如此繁重的工作，以至於難以確定什麼才是最重要的。 無論你目前的時間安排如何，跟蹤你負責的所有事情都可能是棘手的。

現在是適合後退一步思考你所有工作責任的完美時機。 考慮一下你目前活躍於多少個項目、回來後需要專注於哪些項目，以及任何重要的即將到來的截止日期。 一旦你清楚地列出了工作範圍，製作一個離開補位計劃就會變得容易得多。

概述補位需求

現在你已經對自己的工作責任有了明確的認識，是時候開始進行優先排序了。 在你不在的時候，哪些工作絕對需要完成，哪些工作算得上是附加的，哪些工作可以等到你回來再做？ 是否有一些任務只有你可以處理，還是可以將其委派給其他人？

當你思考補位需求時，與項目負責人和你緊密合作的其他人交談是個明智之舉。 他們可以給你有關即將到來的項目或截止日期的有用見解，你可能不知情，甚至可以告訴你他們需要更多（或更少）的幫助。 告訴他們你什麼時候會離開，看看他們是否有什麼要補充計劃的。

具體明確

你的經理因為假期休假而不在，但你對正在進行的項目有疑問。 當你查看他們的離開計劃時，你會看到這個：

“我將在12月中旬離開。 如有需要，請聯繫瑪麗亞和黛比，關於X項目和Y項目的一切！”

你們公司大約有六個瑪麗亞，其中三個在你的部門工作。 你怎麼知道自己是否在和對的人交談？ 而且瑪麗亞和黛比幾乎是跨功能員工的教科書定義，負責範圍極其廣泛。 你怎麼知道自己聯繫的是否是正確的？

這會更有幫助：

“我將於12/12-12/18離開。 有關工程或設計 X 項目的所有事宜，請聯繫瑪麗亞·蒙塔爾沃。安黛比負責任何關於 Y 項目的市場問題。”

這個最後的例子清楚地概述了聯繫誰和何種情況，而且它簡短、簡潔且言之有物。 當你清楚地列出要聯繫的是誰以及為什麼，便可以把猜測的餘地縮小。

專注於人們需要知道的資訊

OOO計劃並不是展示你創意寫作技巧的最佳時機。 不要給人們過多的不必要資訊，儘量專注於人們在你不在的時候需要了解的基本信息並採取行動。 如果你的OOO計劃包含這些內容，你可能已經涵蓋了所有重要的內容：

• 交付物、會議和其他值得注意的活動的截止日期
• 您在Asana/Teams/工作應用中選擇的相關文件和任務的鏈接
• 完成工作所需的指導或細節
• 項目或客戶的背景資料，以供進行 OO 計劃輔助的人參考
• 真正緊急情況的聯繫資訊

向管理層請求審查

管理人員應該在你的OOO計劃開始時就參與其中，以確保你涵蓋了所有要求。 他們可以為工作項目、關鍵任務和其他可能影響您計劃的重要因素提供寶貴見解。 告訴他們您計劃為假期制定離開計劃，希望在最終確定之前獲得他們的意見。

在您從經理那裡獲得最後的建議時，不要僅關注您是否涵蓋了所有内容。 問他們是否覺得他們理解該計劃，或者是否有任何內容令人困惑。 如果你的經理無法清楚確定你的計劃中需要做什麼及誰來做，那麼就該做出一些調整了。

傳播消息

正如我們所說，假期期間事情會變得繁忙。 不要指望你的經理或其他團隊成員來告訴大家你要休假。 確保告訴項目負責人、團隊成員和其他重要人員你什麼時候會缺席以及他們可以在哪裡找到你的OOO計劃。

這也是鼓勵其他人制定自己的OOO計劃的好時機。 工作場所對PTO計劃的透明度越高，讓每個人找到應對人員日程的方法就會越容易。 我們都應該享受假期，並在漫長的一年後放鬆心情。 在這個假期季節，給你的工作場所贈送透明度的禮物，讓每個人都能得到他們應得的無憂PTO。