你知道在工作中分享知識很重要，只是不知道你有那麼多時間會專注於這件事。 本週你獨自在三個專案啟動會議上，而你知道你將花很多時間在回答Slack和電子郵件上。 你很累，團隊也很累，甚至你在想高層管理人員似乎也開始感到精疲力竭。

這可能就是你對於再次發送會消耗人們時間和注意力的電子郵件更新感到巨大罪惡感的原因。 我們知道信息過載是工作中的一個主要問題。 這就是為什麼我們厭惡不小心推動它，只是做好我們的工作。

工作中不會很快放慢步伐，但如果你想減輕工作中的認知負荷，我們可以幫助你。 如果你在尋找有效分享知識和減少負荷的方法，我們有一些提示可以幫助你開始。

選擇性是可以的。

我們在一天中會接觸到大量信息。 過一段時間，開始忽略某些事情並將注意力分配給你認為需要的事情是很自然的。 有時候，當你給人們「完整故事」時，其實你給了他們超出他們實際需要的更多信息，以獲得你想要的結果。 過多的信息可能會讓人困惑，或使人們不得不比他們應有的速度更慢更辛苦地工作。

在分享知識之前，花時間思考你希望人們掌握的最重要的要點。 專注於提供他們完成當前任務所需的信息，並確保人們理解他們的期望。

同時給人們選擇自己消化額外信息也是可以的。 給人們處理任務所需的數據點，然後給他們一個鏈接到整個研究，如果他們想在有時間時閱讀也是沒問題的。

安排時間分享

有時問題不是你收到的知識量，而是你獲得知識的頻率。 獲取每週專案更新的電子郵件可能是你一天中重要的一部分，但當你正全力投入其他任務時，這也可能會極為分散注意力。

為你分享知識的時間增添一點可預測性，可能對你的團隊大有裨益。 這有助於他們更好地計劃他們的一天，因為他們將知道何時期待更新或重要信息，以幫助他們的工作。

你不必將每封電子郵件安排到每分鐘（除非你真的想這樣）。 簡單告訴人們在星期二下午預期更新，或告訴他們你願意在每個月的第三個星期五審查工作，能給每個人帶來更多的可預測性。

確定重要性

讓我們思考在工作中的兩種假設情境：

1. 你和一位客戶有過一次很好的交談，他們對於與你們公司最近的合作經驗有一些反饋希望分享。
2. 結果最新的產品更新刪除了一些無法訪問的關鍵功能。 工程團隊正處於「全體參與」的情況中，努力修復問題，CX團隊需要了解告知客戶的內容。

顯然，第二個情境比第一個更重要和緊迫。 你如何讓同事了解緊迫性？ 當工作中的一切開始感覺像是緊急情況時，突然之間就變得更難確定你的注意力應該集中在哪裡。 與其讓每封電子郵件或Slack看起來都需要某人的立即注意，想想如何幫助你的員工了解什麼是重要的。 Guru的公告功能是一種在信息傳達中顯示緊迫性的重要方式。 看到卡片頂部的「我讀過」按鈕讓員工知道他們正在查看重要內容，這也幫助發送信息的人跟蹤參與度，確保正確的人閱讀。

保持簡單

我們分享的信息呈現方式很重要。 總體來說，無論你與團隊分享的知識應該都要易於理解，並以易於訪問的方式呈現。 對於信息的呈現方式要有策略，並記住在你的工作中始終保持前面是理解和易消化性。

簡單吧？

如果你習慣於撰寫大段文字，考慮將你的信息分解成更小的要點，這樣使你的信息更易於掃描。 將你的想法分解成更小的句子可以幫助你更好地集中於眼前的消息，並確保你呈現出最重要的信息以讓你傳達你的觀點。

想一想影片、圖片，甚至音頻剪輯是否能幫助人們更好地理解信息。 我們錄製Looms以便在工作和項目狀態時，並鼓勵人們在非同步地提出問題。 這讓人們有機會與我們所呈現的信息相處，使他們在合適的時候回來提問。

知識管理是應對信息過載的關鍵。

分享知識是重要的，並應成為每個工作場所的基石。 但我們也知道，擁有太多好東西也是可能的。 由我們來決定何時以及如何分享知識，對於使知識分享更有效率的實施一些此帖中的建議做法是一個很好的第一步。

我們非常喜歡無會議日和非同步交流，因為我們知道信息過載的負擔有多重。 給人們留出時間來處理他們所消耗的信息是分享知識的另一個重要部分。

花時間思考你和你的同事如何能一起合作分享知識，而不會導致信息過載。 你會發現你的一天會變得稍微不這麼緊張、更具生產力，並且充實得多。