離職是不可避免的。 每個人都希望能永遠留住他們出色的員工。 但變化總會發生，新機會隨之而來，員工也會轉換職業道路。

離職與入職同樣重要。 員工與雇主的關係在員工最後一天之後仍然繼續。 他們可能正在離開公司，但在談論以前的工作時，仍會提升他們前公司品牌的聲譽。 誰知道呢？ 或許滿意的前員工會因為他們的良好經驗而推薦一位絕佳的新員工，或者甚至可能會回來成為回彈員工！

由於流程複雜，離職過程可能會變得混亂。 需要撤銷不同的系統訪問，歸還公司用品，並提交大量文書工作。 所有這些工作通常需要在約兩週內完成。 整個過程可以迅速從一個苦樂參半的告別轉變為待辦事項和後勤的頭疼。

想知道如何消除混亂的離職過程中的頭疼問題嗎？ 實施一個無懈可擊的離職策略，配有模板和說明是最佳選擇。 這裡有如何創建無縫的離職體驗。

什麼是離職過程？

嚴格來說，離職是公司與員工之間正式分離的過程。 系統、文檔，甚至筆記本電腦需要撤回或歸還給公司。 對於人力資源部門，通常有一個龐大的清單需要在員工的最後一天之前核對完畢。 對於員工的團隊和經理，需進行任務、職責和知識的轉移。

離職過程涉及許多環節。 與入職相比，離職過程需要在更短的時間內完成，即使任務清單的大小相似。 如果這些環節未被有效跟踪和存儲，則會面臨錯過關鍵環節的風險，讓團隊成員和客戶難以抉擇，或讓曾經的員工感到不滿。 從一開始就保持清晰、有序的離職經歷是更安全的選擇。

“離職是員工生命周期中的一個關鍵階段，不僅是獲得幫助我們學習和成長的見解的機會，還因為這可能是我們留給 Guru 畢業生的最後印象。”

- Elyssa Lakin，Guru 高級人力資源運營專員

為什麼良好的離職流程如此重要？

不僅要確保離職過程中的每一項工作都會完成，還必須確保這些工作做得很好。 在過程的結尾，離職員工應該依然感到受公司重視，即使他們已經前往新的機會。

責任的無縫過渡

雖然你的團隊可能對同事的新機會感到興奮，但失去團隊成員總是讓人感到沮喪，這有時會帶來壓力。 誰會接手他們的工作？ 如果他們需要與客戶合作，有哪些關係信息尚未書面記載，對於客戶過渡至關重要？ 同事之間的責任、問題和疑慮的移交可能會迅速變得壓倒。 一旦員工宣布他們的離開，任務的重新分配應立即開始。

這是一個字面上的全員到齊的局面

如果你需要一份關於重新分配工作時正確關注事項的概述，請確保著重於這些重要事項：

• 要求他們清點自己的職責、即將進行的項目、日常任務以及其他負責的事項。
• 將此信息告知一位經理，以便決定哪些工作可以委派，哪些工作可以推遲直至團隊有新員工加入。
• 給團隊充足的時間來適應新的期望，提問，並適應新的職責。

以良好的方式離開

在你的公司工作時，一位快樂的員工不僅僅是一個很好的資產。 他們在離開員工的任期後仍然會給公司帶來好處。 為什麼？ 那些在良好情況下離開公司的前員工通過口碑對整體的行業聲譽有所貢獻。 如果你的公司有良好的聲譽，配有令人滿意的工作環境，再加上簡單的離職程序，你將吸引潛在的優秀新員工。

沒有信息孤島

從第一天開始就記錄你的知識。 沒有人不知道因文檔或流程知識失落而帶來的沮喪。 這種情況發生在只有一個人掌握某些知識而他們離開公司後，仍然是唯一知道該信息的人。 離職過程中最大的一個障礙就是保留公司知識並維持良好的客戶關係。

當他們需要這些信息卻找不到的時候，這會給剩餘的團隊帶來無可比擬的頭疼問題。 在 Guru，我們通過實踐我們所宣揚的來解決這個問題。 在這裡，每位員工都會記錄流程、目標和同事未來可能需要的指南。 在你的公司採取這種方法，你的團隊會感謝你，我們保證。

反饋的有用機會

大多數離職流程會在員工的最後一天附近或當天進行一次退出面談。 這是獲取離職過程和員工在公司工作時整體經驗反饋的好機會。 在這一時刻，要鼓勵誠實的評價。 退出的員工所說的任何話都可以進一步改善流程。 也有可能他們沒有什麼好評以外的評價。 如果是這種情況，則應認可這是一項做得好的工作。

“如果你想對你的離職過程進行變更，請立即執行。 沒有比相關的即時變革更好的時機了，時間敏感的交付會產生即時影響。”

- Elyssa Lakin，Guru 高級人力資源運營專員

留下持久的印象

正如我們之前提到的，員工與雇主之間的關係超越了員工的最後一天。 名聲在各行各業都很重要，前員工在他們的職業生涯中推廣著這種聲譽。 離職過程有機會在員工告別他們以前的角色和團隊時留下持久的印象。

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離職時可能存在哪些痛點？

在離職過程中可能始終存在痛點，但有方法可以減輕這些頭疼問題。 清晰、模板化的過程和良好溝通是清晰離職的核心。 在制定離職過程時，考慮到常見的障礙，可以在問題出現之前解決它們。

回收公司資產

如果你借出了一台筆記本電腦、桌面顯示器、鍵盤或任何其他辦公設備，你需要在離職過程中追回這些物品。 資產可能包括：

• ID 識別證
• 筆記本電腦
• 顯示器
• 鼠標和鍵盤
• 公司信用卡
• 停車許可證
• 公司電話
• 制服

務必保持一份所有曾給予員工的資產的主清單。 利用這份清單作為參考，以便將這些資產歸還。

移除系統訪問權限

撤銷系統訪問權限可能是最繁瑣的流程。 這可能包括電子郵件、項目或任務管理軟件，以及公司在日常活動中使用的任何其他系統。 擁有詳細的步驟說明文檔來移除系統訪問權限是非常有效的。

提示： 嘗試自動化那些不需要人工干預的離職過程部分。 一個很好的方式是與 Asana 和 Guru 合作！

避免團隊過載

這個表情顯然不是好徵兆

當一位團隊成員宣布離開時，隨之而來的必然會有一連串問題。 同事想要知道誰將接手他們的任務、如何在少一個人的情況下完成項目，以及何時能歡迎新員工。 為了避免團隊過載，確保盡早告知他們即將離職的消息。 這樣可以提供足夠的空間來提出問題並在同事離開之前重新評估流程。

知識和經驗的損失

當團隊成員離開時會非常艱難。 他們可能會帶走多年的經驗和公司最佳實踐。 當一個團隊面對知識流失和人員變遷時，生產力簡單會受到損失。 每個團隊成員都必須進行調整。 抵制這一點的最佳方法就是自第一天開始存儲和分享知識。 不要讓團隊成員處於黑暗中。 當你記錄和分享知識時，每個人都會獲得收益。

我應該如何進行員工離職？

現在，讓我們深入探討離職的具體安排。 在離職員工時，你實際上需要做什麼？

提前規劃，與團隊和公司溝通

溝通、溝通、溝通——溝通越好，整個離職過程中的壓力就越少。 建立一種在離職前給予充分通知的公司文化。 更多的時間總是受到感謝的。

確保有一個清晰的流程來與團隊和公司溝通員工的離職情況。 一旦你收到員工的正式辭職信，表明他們即將離開，就該啟動離職過程了。 兩週的時間轉瞬即逝，因此請提前規劃，避免問題在出現前。

確保員工知識被記錄

某些知識在整個公司中是已知的，但某些知識來自個人的經驗和對最佳實踐的探索。 為離職的員工設置標準，以評估和記錄他們的知識。 在員工的公司工作期間，鼓勵創建文檔和流程。 將這些信息公開並且可編輯。

這樣便會創造一個環境，讓多個頭腦合作，以建立有效運行的過程。 知識的交流對於保持流程的順利運行至關重要。 當某人離開公司並帶走重要的知識時，整個團隊都會受到影響。

在 Guru，這意味著確保離職的員工不是唯一負責其卡片的那個人。 他們應該清點自己的卡片責任並將其重新分配給團隊。 不同用戶類型將有不同的離職需求。 通過將這些離職需求儲存為知識，整個過程可以不受質疑或阻礙地進行。

進行離職面談

離職面談是離職過程中的最後步驟之一。 在這裡，人力資源或經理可以詢問關於員工在公司的工作經歷及其選擇離開的原因。 考慮詢問以下一些問題：

• 你為什麼開始尋找新工作？
• 是什麼促使你接受新職位？
• 你覺得自己能否勝任新的工作？
• 你對我們公司的文化有什麼看法？
• 如果你可以改變工作或公司的任何事情，那會是什麼？
• 你對你的經理和團隊在這裡的表現滿意嗎？

專業提示： 始終在離職面談中包括一位主訪者和紀錄者。 這是一個記錄反饋的難得機會。 詳細記錄使你能夠儘可能徹底地捕捉可行的反饋。

這些問題可以提供員工在組織中的經歷的見解。 如果他們有改善的建議，請考慮這些建議。 如果他們對他們的經歷只有美好的評價，那你做得很好。

Guru 如何幫助離職員工？

在 Guru，我們遵循一套簡單的步驟來有效地離職員工。 員工、他們的經理、IT部門、財務部門和人員運營部門在離職過程中都扮演著重要角色。 Guru 根據一套預製的卡片來工作，這些卡片作為團隊成員順利離職的指導方針。 我們隨時保留卡片以簡化過程，便於訪問離職資訊，並在離職員工與人員運營部門之間共享知識。 那麼，你應該儘可能輕鬆獲取哪些資訊呢？

• 離職流程，包括所有涉及離職的各方的任務
• 離職員工的電子郵件範本
• 離職面談的日曆邀請
• 離職面談範本和指導方針
• 連結到 Asana 的離職範本

專業提示： 在離職過程中，工具是你的好幫手。 使用項目管理系統以及知識管理系統，如 Guru，來跟踪離職員工的進度。

誰參與 Guru 的離職流程？

離職是一項團隊工作

離職的員工、他們的經理和人員運營部門在離職過程中都扮演著角色。 在 Guru 中，由人員運營部門維護的一系列私人卡片幫助促進離職。 以下是每個參與方的責任：

經理

經理將立即開始與離職的員工一起制定過渡計劃，並確定將他們的任務公正地重新分配給其他團隊成員。 他們會創建一個工具列表以移除訪問權限，並與人員運營部門完成離職面談紀要。

離職團隊成員

離職團隊成員的第一步是向人員運營部門發送正式的辭職信。 隨後，他們將開始與經理和隊友一起進行任務的過渡。 他們將撤銷其訪問權限。 他們還將轉移 Guru 卡片的責任。 最後，他們將與人員運營部門進行離職面談。

人員運營部門

Guru 的人員運營部門成員擁有一個 Asana 範本，在團隊成員宣布離職時會複製並指派。 他們將向離職員工發送包含重要過渡信息的信件，安排離職面談，並告知 IT、財務和人才部門他們的離職。

Guru 如何利用系統來離職員工？

在需要離職員工時，隨時隨地保持離職範本將會非常方便。 例如 Guru 和你的項目管理軟件等工具和系統將簡化整個過程。

當 Guru 員工宣布他們的離職時，第一步是在 Asana 中啟動任務系列。 我們將員工的最後日期插入任務範本中，然後 Asana 將為所有離職任務分配截止日期，以確保它們按時完成。 每個任務都有簡短的標題和截止日期，並在任務描述中鏈接到相關的 Guru 卡片，以便輕鬆參考。

我們還存儲離職團隊成員同事的信息。 像“當你的團隊成員辭職時應該知道什麼？”的 Guru 卡片，支持團隊管理責任的過渡。 離職成員被鼓勵分享他們認為相關的每一條知識，這可以是從項目最佳實踐到特定城市的餐廳推薦等任何資訊。

與同事道別是苦樂參半的。 離職員工應該在公司最後的兩周中，與同事共度美好時光，並記住他們所有的成就。 讓 Guru 簡化你的離職流程。