Guru 的價值在面向客戶的團隊（如銷售、客戶成功和支持）中廣為人知，能夠實時挖掘知識，但在您需要的時候和地方訪問經過驗證的知識對於每個團隊來說都是有用的——無論是面向外部的還是內部的。 在 Guru 內部，我們在所有部門中使用我們的產品，統一整個組織的知識，以便我們能更有效地協作。 其中一個內部用例是我們的人力資源部門。

以下是我們如何利用 Guru 組織人力資源部門的 HR 知識的概覽，讓員工在內部知識方面能夠獨立且自信。

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集中知識庫

使用 Guru 處理 HR 資源的最大好處之一是它統一所有知識，使每位員工都能在需要的時候訪問。 通常，HR 文件以笨重的 PDF 或文檔形式存在，這使得人力資源團隊難以更新，對員工來說也讓人感到沮喪。 通過在 Guru 中組織我們所有的 HR 知識，人力資源團隊能夠以便於查找和理解的方式設置信息。

多虧了 Guru 中知識的小而精煉的特性，我們可以將信息劃分為更小的塊，並通過在卡片之間鏈接（這些卡片是 Guru中的個別知識單元）來建立主題，而不是讓員工參考大型文檔，這最終會造成信息過載。 如果員工知道他們正尋找的東西，他們可以在 Guru 中輸入簡單的搜索，找到那張特定的卡片並僅閱讀他們需要的信息，而不是必須使用 Command F 並掃描一個長 PDF。 Guru 也會建議相關知識，因此用戶可以看到其他看過這部分知識的員工也查看了其他相關的知識，這有助於以邏輯和自我引導的方式發現知識。

Guru 在 HR 中的另一個關鍵用例是提供所謂的“軟知識”的棲身之所。 像訪客 wifi 密碼、如何連接到打印機、或者如何重新填充咖啡機這些都屬於員工需要知道的有用知識，但並不一定有一個直觀的地方可以容納它們。 你會將 wifi 密碼固定在辦公室的 Slack 頻道上嗎？ 你會發送說明來排查設置 Zoom 會議室的問題嗎？

有了 Guru，我們可以將任何面向員工的信息添加到我們的知識庫中，不管其大小。 我們也可以包括員工可能不會特別想到的搜索內容，但我們希望他們知道。 例如，有些組織對 Slack 禮儀或房間預訂有指導方針。 一名員工可能不會想到詢問，“在什麼時候適合在一般頻道@我？”或“我可以為自己預訂一個容納四人的房間嗎？”但如果這些軟知識存在於 Guru，則他們可以看到這些最佳實踐，以避免無意中犯下工作中的失誤。

同樣，Guru 也非常適合以非侵入性的方式傳播信息。 如果某項政策獲得更新但並不緊急，我們可以在 Guru 中標明知識為新的，而無需提醒每個人去查看。 Guru 也會在活動記錄中顯示新創建的知識，因此如果一名好奇的員工看到新的 HR 知識正在被創建，他們可以自己查看。

解決 HR 隱憂

Guru 也幫助我們的人力資源部門運行得更高效。 讓 HR 知識對所有人輕鬆訪問為我們的團隊和整個公司節省了時間。 人力資源團隊最大的一個痛點是必須一遍又一遍地解答相同的問題。 如果沒有像 Guru 這樣的解決方案，很難讓這些常見問答簡單地參考，但現在當我們的團隊好好回答問題並看到概念與請教者有共鳴時，我們可以將那個確切的答案添加到 Guru 中，以便讓整個團隊參考。

記錄所有類型的知識，包括正式流程如福利信息和非正式或軟知識如常見問答，也使我們的人力資源團隊得以從繁瑣的傳統對話中釋放出來。 通常，如果員工對某個 HR 流程有問題但無法在任何地方找到答案，他們可能想要與我們的團隊開會以了解該流程。 雖然我們喜歡幫助員工，但一對一的傳統會議來逐步引導他們了解流程並不是使用我們人力資源團隊時間的一個高效方式。 使用 Guru 來清晰且易於查找的說明，為我們的日程清理出時間，以便能夠花時間與有更深入、更複雜問題的人會面。

對於 HR 團隊來說，Guru 最重要的功能之一是驗證。 Guru 擁有信任狀態，讓讀者知道他們所閱讀的知識是否為“經過驗證”的知識、最近的驗證時間和驗證人。 這樣，員工便不必懷疑自己是否閱讀的是最新版本的政策，而人力資源專業人士也不必擔心人們是否遵循過時的流程版本。

相對於此，Guru 的修訂功能幫助人力資源專業人士保存政策的所有版本。 如果對某個程序發生爭議，而一名員工說：“我開始工作時這不是政策，”我們的人力資源團隊實際上可以查看一條知識的修訂歷史紀錄，確定當該員工入職時政策到底為何。

在 Guru 中，我們特別關注的一個功能是“未產生結果的搜索”。 例如，如果我們發現五名員工已搜索“產假”，而我們的知識庫未返回任何結果，這告訴我們員工對我們的產假政策有興趣，而我們在 Guru 中對此的知識不足。 這很有幫助，因為如果員工搜索了某個內容卻沒有找到，並不保證他們會自己向 HR 提出這個話題。 因此，通過使用分析來查看人們在不需要告訴我們的情況下所關心的內容，我們可以更好地建設我們的知識庫。

賦予員工權限

除了使我們的人力資源部門能夠更高效運作外，使用 Guru 進行 HR 知識也使我們更廣泛的員工群體在內部流程中變得更加自主和舒適。 通過隨時在 Guru 中獲取所有知識，員工可以按自己的進度進行學習。 與其在第一天將整個員工手冊丟給新員工，我們可以在入職期間參考 Guru，讓他們在自己的時間查看政策。 更好的是，我們可以將卡片指定為“必看”，然後查看哪些人實際上已經查看了它們，以防有人需要推動他們閱讀。

這種對知識的輕鬆訪問也使員工能夠自己找到答案，而無需打擾其他人。 有了 Guru，使用者可以在任何網頁上，例如我們的福利入口，甚至直接在 Slack 中搜索知識。 他們還可以在 Guru 網頁應用程序中提問，Guru 將建議任何相關的知識。 或者，如果沒有相關知識存在，Guru 可以建議某個主題專家可以諮詢。 有時候，提問的障礙在於不知該問誰或者感到尷尬，所以 Guru 消除了這些障礙。

使用 Guru 進行內部知識

沒有任何團隊能孤立運作。 在 Guru，我們的銷售團隊得益於安全團隊的知識，我們的 CX 團隊得益於產品團隊的知識，我們的市場營銷團隊得益於運營團隊的知識，每個人都得益於人力資源團隊的知識。 將所有知識統一在一個地方，驗證其準確性，使員工能夠在工作中訪問，創造了一個更高效和更具生產力的工作環境。

有關人力資源團隊如何使用 Guru 的更多信息，請與我們聯繫。