How to Create an Internal Knowledge Base for Your Growing Team
Initiativen zur Wissensdatenbank – wenn sie falsch durchgeführt werden – können erfolglos und ineffektiv sein. Erfahren Sie, wie Sie eine nützliche interne Wissensdatenbank von Guru erstellen.
Die Erstellung einer Wissensdatenbank braucht Zeit. Sie müssen alle Informationen dokumentieren, die Ihr Team benötigt, die Dokumente und Benennungsrichtlinien systematisieren und die Inhalte so kuratieren, dass sie nutzbar (und skalierbar) sind. Sobald es erstellt ist, müssen Sie Ihre Zeit darauf verwenden, es kontinuierlich zu aktualisieren. Am wichtigsten ist, dass Sie etwas schaffen müssen, das Ihr Team tatsächlich nutzt. Es muss sehr einfach sein, Informationen zu finden, und sie sollten klar erkennen können, ob das, was sie lesen, genau oder veraltet ist. Wissensdatenbanken sind notorisch erfolglos, weil die Zeit, die für die Erstellung und Aktualisierung benötigt wird, mit der Unsicherheit kombiniert wird, dass sie überhaupt vom Team genutzt werden. Niemand möchte Zeit mit etwas verbringen, das nie genutzt wird, so wird das Repository im Laufe der Zeit veraltet und letztendlich überhaupt nicht mehr genutzt.
Es gibt gute Nachrichten: Ihr Team entwickelt bereits eine Wissensdatenbank! Durch die Fragen, die sie stellen, und die Informationen, die sie anfordern, zeigen sie an, welcher Inhalt zu Ihrem Wissensmanagementsystem hinzugefügt werden sollte. Es gibt auch schlechte Nachrichten: Statt eine Ressource zu werden, die dem gesamten Team zugute kommt, wird dieser Reichtum an Wissen in individuellen E-Mails und Chatgesprächen gefangen, was es zu schwierig macht, ihn zu finden oder zu wissen, ob er noch genau ist. Wegen diesem Umstand unterbrechen Ihre Mitarbeiter täglich ihre Arbeit, um endlose Suchen durchzuführen und Experten immer wieder die gleichen Fragen zu stellen. Je mehr Ihr Team wächst, desto eindrucksvoller wird dies für Ihr Team.
Wir wollen, dass das Management und das Teilen von Wissen einfach ist, deshalb haben wir Guru gegründet. Heute freuen wir uns, unser neues Q&A-Feature anzukündigen, das den typischen Prozess des Fragens ergänzt und einen Workflow hinzufügt, der es ermöglicht, die Antworten automatisch zu speichern und zu aktualisieren. Wie bei Chat und E-Mail müssen Sie nur die Frage stellen und die Person oder Gruppe auswählen, die Sie beantworten möchten. Im Gegensatz zu Chat und E-Mail speichert Guru diese Frage, damit Ihr gesamtes Team die Antwort leicht finden kann, und unser Verifizierungsworkflow erinnert den Experten daran, seine Antwort zu aktualisieren (was etwa zwei Minuten dauert). Ihr Inhalt bleibt relevant, ohne dass jemand daran denken muss, ihn zu finden und zu aktualisieren.
Alles, was Sie tun müssen, um diesen Prozess zu starten, ist, Ihre Kollegen zu bitten, ihre Fragen in Guru zu stellen. Dann, wenn die Fragen eine kritische Masse erreichen, können Sie den Kartenmanager verwenden, um die Informationen in Sammlungen zu organisieren und eine kuratierte Erfahrung für Ihre Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks anzubieten. Indem Sie genau das tun, was Sie vorher getan haben, die Fragen Ihres Teams beantworten, haben Sie eine Wissensdatenbank aufgebaut, die Ihre Mitarbeiter als Ressource für Antworten und Informationen nutzen können, ohne ihren Arbeitsablauf zu verlassen oder ihre Kollegen zu unterbrechen. Jetzt können Sie aufhören, sich über die Struktur Ihres Wikis den Kopf zu zerbrechen, zurück zu Ihrem Job gehen und beobachten, wie eine bedeutungsvolle Wissensdatenbank vor Ihren Augen entsteht.
Die Erstellung einer Wissensdatenbank braucht Zeit. Sie müssen alle Informationen dokumentieren, die Ihr Team benötigt, die Dokumente und Benennungsrichtlinien systematisieren und die Inhalte so kuratieren, dass sie nutzbar (und skalierbar) sind. Sobald es erstellt ist, müssen Sie Ihre Zeit darauf verwenden, es kontinuierlich zu aktualisieren. Am wichtigsten ist, dass Sie etwas schaffen müssen, das Ihr Team tatsächlich nutzt. Es muss sehr einfach sein, Informationen zu finden, und sie sollten klar erkennen können, ob das, was sie lesen, genau oder veraltet ist. Wissensdatenbanken sind notorisch erfolglos, weil die Zeit, die für die Erstellung und Aktualisierung benötigt wird, mit der Unsicherheit kombiniert wird, dass sie überhaupt vom Team genutzt werden. Niemand möchte Zeit mit etwas verbringen, das nie genutzt wird, so wird das Repository im Laufe der Zeit veraltet und letztendlich überhaupt nicht mehr genutzt.
Es gibt gute Nachrichten: Ihr Team entwickelt bereits eine Wissensdatenbank! Durch die Fragen, die sie stellen, und die Informationen, die sie anfordern, zeigen sie an, welcher Inhalt zu Ihrem Wissensmanagementsystem hinzugefügt werden sollte. Es gibt auch schlechte Nachrichten: Statt eine Ressource zu werden, die dem gesamten Team zugute kommt, wird dieser Reichtum an Wissen in individuellen E-Mails und Chatgesprächen gefangen, was es zu schwierig macht, ihn zu finden oder zu wissen, ob er noch genau ist. Wegen diesem Umstand unterbrechen Ihre Mitarbeiter täglich ihre Arbeit, um endlose Suchen durchzuführen und Experten immer wieder die gleichen Fragen zu stellen. Je mehr Ihr Team wächst, desto eindrucksvoller wird dies für Ihr Team.
Wir wollen, dass das Management und das Teilen von Wissen einfach ist, deshalb haben wir Guru gegründet. Heute freuen wir uns, unser neues Q&A-Feature anzukündigen, das den typischen Prozess des Fragens ergänzt und einen Workflow hinzufügt, der es ermöglicht, die Antworten automatisch zu speichern und zu aktualisieren. Wie bei Chat und E-Mail müssen Sie nur die Frage stellen und die Person oder Gruppe auswählen, die Sie beantworten möchten. Im Gegensatz zu Chat und E-Mail speichert Guru diese Frage, damit Ihr gesamtes Team die Antwort leicht finden kann, und unser Verifizierungsworkflow erinnert den Experten daran, seine Antwort zu aktualisieren (was etwa zwei Minuten dauert). Ihr Inhalt bleibt relevant, ohne dass jemand daran denken muss, ihn zu finden und zu aktualisieren.
Alles, was Sie tun müssen, um diesen Prozess zu starten, ist, Ihre Kollegen zu bitten, ihre Fragen in Guru zu stellen. Dann, wenn die Fragen eine kritische Masse erreichen, können Sie den Kartenmanager verwenden, um die Informationen in Sammlungen zu organisieren und eine kuratierte Erfahrung für Ihre Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks anzubieten. Indem Sie genau das tun, was Sie vorher getan haben, die Fragen Ihres Teams beantworten, haben Sie eine Wissensdatenbank aufgebaut, die Ihre Mitarbeiter als Ressource für Antworten und Informationen nutzen können, ohne ihren Arbeitsablauf zu verlassen oder ihre Kollegen zu unterbrechen. Jetzt können Sie aufhören, sich über die Struktur Ihres Wikis den Kopf zu zerbrechen, zurück zu Ihrem Job gehen und beobachten, wie eine bedeutungsvolle Wissensdatenbank vor Ihren Augen entsteht.
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