A Day in the Life of a Knowledge Manager: An Interview With Crisp's Martin Theobald

企業の知識管理者としての役割にどのように携わるか。 我々は、Crispの知識管理者であるMartin Theobaldと話し合いました。

Crispは、オンラインでの誤用、嘘、脅威、虐待、憎悪から世界を保護するアクターリスクインテリジェンスサービスです。 この250人以上かつ増加中の英国企業は、2020年から2021年にかけて急成長期を経験し、経営幹部たちに知識の収集と共有方法を見直させました。 Martinがツール選定、知識ベース構築、従業員の成功に向けた準備について語る内容はこちらです。

【注：このインタビューは明快にするために編集および要約されました】

知識問題の特定

マーティンがCrispで知識管理者として採用される際、企業は知識管理の問題があることを認識していました。 しかし、それが日常業務で中心的な役割を果たしているにもかかわらず、チームは知識をチームメンバーや他の人と共有するのに苦労していました。

企業は目立つギャップに気づいており、ビジネスにとって知識が重要であることを認識していましたが、たくさんの人々が既に独自に情報収集を行っていたため、専任の管理者を採用することを正当化するのは難しかった。

主な目標は適切なフレームワークを提供し、企業の知識を収集し整理し、他の人が適切に見つけられる場所に配置することであるとMartinは主張しました。

買い込みの作成

「エグゼクティブチームから完全な支持を受けていました。 彼らは約1年前に知識管理が問題であることに気付きました。 そこで、実際に正式な知識管理者を導入する旅に出ました。 「知識は常に扱っているので、なぜ他の人がその役割を果たす必要があるのか？」という議論をしている人もいました。 それから、知識管理者がもたらす価値とそれが会社の運用パフォーマンスをどのように向上させるかを考え始めました。

「私たちの目指すことは、存在する知識を収集し整理し、人々が見つけられる場所に配置するフレームワークを提供することです。 幸いなことに、エグゼクティブは、これが徐々に進行するプロジェクトであることを知っていると語りました。 それは文化的なことなので、すぐに変わることはありません。 人々とプロセスについてです。 ツールの話ではありません。 ツールは促進要因であり、誰もがリモートで働いていることから重要性が高まっています。

「私たちにとって、これは考え方の変化です。 経験や暗黙の知識を持つだけでは、もはや十分ではありません。 チームは情報共有に苦労していました。 ですので、‘あなたに問題があるのがわかります。 これに取り組む方法と、どのように知識をより建設的な方法で捉えるかを知っています。’と言える方法を見つけました。

「最初の抵抗は、実際に始めるところにあると思います。 みんな忙しいのに、普段やる仕事に加えて別の仕事をしてほしいと頼んでいるのです。 そして、これを一度やれば、維持するだけでいいと納得させています。 一度投資すれば、複数の利点を得ることができます。 知識を収集して共有する作業を今すぐ行わないと、実際には問題をさらに悪化させるだけです。

MartinがGuruを選んだ理由

Martinは過去に多くの便利なツールを使ってきましたが、知識を管理するためのオールインワンソリューションを見つけたかったのです。 その時Guruが登場しました。

過去の仕事から気付いたことの1つは、知識を管理することが難しいということでした。 私がGuruの検証機能について気に入ったのは、 レビュー期間を選択することができ、人々が作成できる範囲内で管理され、選択した日にピアレビューを行うことができることです。

自分自身のボードとカードのコレクションを開発する柔軟なコンテンツ階層の機能があるため、それは非常に便利だと思いました。 このアプローチが好きです。 タギングとタグ管理が好きです。 指示に従ってテキスト検索を行うだけでなく、異なるコレクションやボードからのものをタグ管理できる機能も持っているのは素晴らしいと思います。 それがとても好きです。

チームの立ち上げ

会社内の知識管理の状況についてアンケートを実施しました。 ほとんどの場所に知識があると調査され、書面にされた知識は4〜5か所に分散していることが明らかになりました。

どこから始めればよいかわからない小さなチームに話を始めました。 知識にアクセスする方法、なぜ知識を共有する必要があるか、誰がそれにアクセスする必要があるかを説明する活動を作成しました。 プライバシーポイントから知る必要がある内部的に把握すべき事柄がかなりあるため、 会社内で共有することについて、どれくらい共有するか、どの人に共有するかに非常に慎重でなければなりません。

共有された知識にコンテクストを提供することに焦点を当てることがGuruの展開の別の側面でした。 誰もがグランドスキームの中でそれがどこに適合するかを知らない場合、手順書やプロセス文書を渡しても役に立たない場合があります。 重要なのは影響と望ましい結果を理解することであり、それがチームがより助けになるような、より構造化されたコンテンツを生産することにつながります。

知識を作成し始めるために、知識マップを作成し始めました。 実際のコンテンツの作成を開始する前に、コレクション、ボードのグループ、含めたいコンテンツの種類のコンテンツ階層を作成する作業はすでに行っています。 コンテンツを集める方法について考え、コレクション内のものを示す簡単なスプレッドシートまたはファイルにマップし、何を集めるかを示すために行いました。 そして、Guru Cardsを見つけに行くことを目標としました。

ピアを知識ワーカーに変える

ナレッジチャンピオンコミュニティを作成することは、Guruがクリスプでの地位を確立する最後の段階の1つでした。

「会社全体にわたる知識チャンピオンコミュニティを持っています。 彼らは進捗状況を更新したり、問題を解決したり、Guruの最良の使い方についてのヒントやトリックを共有するための定期的な会議を行っています。

CrispでGuruを実装するためにMartinがしたことの中で、私たちが最も感心している方法の1つは、新入社員を知識の構築と検証に使用していることです。 ピアレビューと想定された知識の問題に対処することは、チームをGuruで迅速に動き出すのに重要な役割を果たしました。 人々が役割で慣れてくると、特定のことが彼らにとって自然に感じられるようになりますが、その知識は数か月または数年にわたる仕事を通じて蓄積されています。

Crispチームは新入社員を積極的に迎え入れることによって、作成された知識の間隙を簡単に見つけることができました。 彼らは既存のカードを確認し、理解が足りない部分を見つけ出し、元のコンテンツ作成者と協力して間隙を埋め、カードを再確認することができます。

「新入社員としてやってきた誰かが、あなたが行っているような役割を始めると、彼らにはあなたの経験や背景がありません。 既に知っているはずの知識が抜けている部分があり、常にそうとは限りません。 そのため、しばしば新入社員に既存のカードを確認してもらいます。 その後、元のコンテンツ作成者と共にカードを確認し、ギャップを確立し、それらを埋めてから再確認します。

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