Senkron mu asenkron iletişim mi?

Senkron iletişim gerçek zamanlı olarak gerçekleşir — herkes mevcut ve hemen yanıt veriyor. Asenkron iletişim ise anında yanıt gerektirmez; insanlar en uygun zamanlarında yanıt verebilir. Her stilin güçlü yönleri vardır ve hangisini ne zaman kullanmanın daha iyi olduğunu bilmek, takım üretkenliği ve iş-yaşam dengesi üzerinde büyük etkiye sahip olabilir.

Senkron iletişim nedir?

Senkron iletişim demek, insanların aynı anda iletişim kurması demektir, kişi yüzyüze ya da dijital araçlar aracılığıyla olsun. Bunu canlı bir konuşma gibi düşünün — gerçek zamanlı etkileşimde bulunuyorsunuz, anında karşılıklı yanıtlar bekliyorsunuz. Bu yaklaşım genellikle anında geri bildirim gerektiren toplantılar, telefon görüşmeleri veya canlı sohbetler için kullanılır.

Senkron iletişim örnekleri

Canlı video toplantılar: Zoom, Microsoft Teams veya Google Meet gibi araçlarla yüz yüze (sanal olarak) bağlantı kurmayı kolaylaştırır.

Telefon görüşmeleri: Senkron iletişimin en geleneksel formu. Telefonu kaldırın ve hemen bir konuşma yapın.

Canlı sohbet: Slack ve Microsoft Teams gibi mesajlaşma araçları, nasıl kullandığınıza bağlı olarak hem asenkron hem senkron iletişimi destekler. Yanıtlar anında olduğunda, senkroniktir.

Yüzyüze toplantılar: Hızlı bir toplantı veya resmi bir oturum olsun, yüzyüze iletişim insanların aynı yerde aynı anda olmalarına dayanır.

Senkron iletişimin avantajları nelerdir?

Anında geri bildirim ve açıklama
Zaman kısıtlıysa, senkron iletişim hızlı yanıtlar almanıza ve yanlış anlamaları anında çözmenize yardımcı olur. Hızlı karar verme veya proje engellerini giderme için harikadır.

Daha güçlü ilişki kurma
Gerçek zamanlı konuşmalar — yüzyüze veya videoda olsun — ilişki ve güven oluşturmaya yardımcı olur. Vücut dilini okuyabilir, tonu duyabilir ve daha kişisel bir düzeyde bağlantı kurabilirsiniz.

Daha yüksek katılım
Katılımcıların soru sorabileceği, görüşlerini ifade edebileceği ve duyulduğunu hissedebileceği canlı tartışmalarda katılımı artırmak daha kolaydır. Bu, daha iyi işbirliğine ve daha dinamik beyin fırtınası oturumlarına yol açabilir.

Hassas konuşmalar için kullanışlı
Performans sorunlarını tartışmanız, eleştirel geri bildirim vermeniz veya kişisel konuları görüşmeniz gerekiyorsa, senkron formatlar, asenkronun eksik olduğu duygusal inceliği sunar.

Senkron iletişimin dezavantajları nelerdir?

Saat dilimi çatışmaları
Ekipler farklı saat dilimlerine yayıldığında, senkron toplantılarını planlamak lojistik bir kâbus olabilir. Neredeyse her zaman uygunluk konusunda bir taviz verilmesi gerekir.

Derin çalışmayı kesintiye uğratır
Sürekli bildirimler, aramalar ve ani toplantılar odak bozabilir. Gün boyunca gerçek zamanlı konuşmalara çekildiğinizde akışı sürdürmek zordur.

Hemen yanıt vermeye baskı
Herkes bilgiyi işlemek veya fikirler geliştirmek için aynı hızda olmaz. Gerçek zamanlı beklentiler, aceleyle düşük kaliteli yanıtlara yol açabilir - veya daha kötüsü, her zaman "açık" modunda olmaktan yorulabilirsiniz.

Belgeleme eksikliği
Canlı konuşmalar genellikle kaydedilmez veya yazılı olarak tutulmaz. Bu, önemli detayların kaybolabileceği ve bulunamayanların tamamen kaçırabileceği anlamına gelir.

Daha zor ölçeklendirmek
Takımınız büyüdükçe, gerçek zamanlı toplantılar ve sürekli kontrol daha zor yönetilebilir hale gelir. Zaman dilimleri karmaşası olmadan herkesin hizalanmasını sağlamak için asenkron iletişim daha ölçeklenebilir bir model sunar.

Asenkron iletişim nedir? 

Asenkron iletişim, gerçek zamanlı konuşma olmadan etkileşim anlamına gelir - yanıtlar gecikebilir. İyi bir örnek e-posta. Bu yaklaşımda, insanlar toplantı planlamaz ve yanıtlar daha az zaman duyarlıdır.

Bu senaryoda, çalışanlarınızın aynı anda çevrimiçi olmalarını talep etmek yerine, ekip arkadaşlarınıza konumlarından bağımsız olarak çalışma saatlerini seçme esnekliği verirsiniz. 

Örneğin, bir takım üyesinden bir belge istemek için bir e-posta gönderdiyseniz, anında bir yanıt beklemek yerine sabırlı olursunuz ve onların daha sonra yanıt vermelerini beklersiniz. Bütün taleplerin anında yanıtlanmamasının verimlilik avantajlarını gösteren artan bir kanıt yığını var. Aslında, Amerikan Psikoloji Derneği'nden gelen araştırmalar, kesintilerin verimliliği önemli ölçüde azaltabileceğini bulmuştur.

Asenkron iletişimin örnekleri

Mesajlaşma yazılımları: Microsoft Teams ve Slack gibi mesajlaşma yazılımları, çalışan iletişimi ve işbirliği için faydalıdır. Bir mesaj gönderirsiniz ve alıcı çevrimiçiyken yanıt verir.

E-posta: İş e-postalarına anında yanıt verme baskısı yoktur. Çalışanlar, Gmail ve Outlook gibi araçlarla uygun bir zamanda yanıt verebilirler. 

Video kaydı: Bir süreci açıklamak için video kayıtları veya gösterimler harika çalışır. Popüler video kayıt araçları arasında Zoom ve Loom bulunmaktadır.

Bulut işbirliği: Google Workspace ve Microsoft Teams gibi araçlarla belgeler üzerinde işbirliği yapabilir, düzenlemeler yapabilir ve iş arkadaşlarınızla yorumlar bırakabilirsiniz, onlar uygun bir zamanda yanıtlayabilirler.   

Video kütüphaneleri: Bir video kütüphanesi, çalışanların onboarding sürecinin veya düzenli eğitim aralıklarının bir parçası olarak izleyebileceği eğitim videolarının bir koleksiyonudur. Guru'yu Lessonly ve Skilljar gibi öğrenme yönetimi yazılımlarıyla entegre ederek çalışanların kendi hızlarında öğrenmelerine yardımcı olabilirsiniz.

Proje yönetim yazılımları: Proje yönetimi araçları, projeler üzerinde işbirliği yapmanın harika bir yoludur, teslim edilecekleri iletişim kurmanın ve proje faaliyetlerini izlemenin bir yoludur. Guru ile keşfedilecek örnekler arasında Asana ve Trello bulunmaktadır. 

Vikiler ve kurumsal iç ağlar: Vikiler ve iç ağlar, bir organizasyon içindeki doğru veri kaynağı olarak hizmet verir. Şirket belgeleri, işlevlerini yerine getirmek için ihtiyaç duyan çalışanların ihtiyaç duyduğu diğer kaynaklar ve süreçleri içeren bir şirket dokümanları deposudur. İç ağ CMS gibi Guru ile, herkes içerik oluşturabilir ve çalışanların her zaman en iyi uygulamaları kullandığından emin olabileceği doğrulanabilir bilgi paylaşabilir.

Asenkron iletişimin avantajları nelerdir?

Yanıt vermek için esneklik 

Asenkron iletişim size, en verimli saatlerinize göre çalışma gününüzü planlama özgürlüğü verir. Kesintisiz mesajlara yanıt vermek için sekmeler arasında geçiş yapmak yerine, vaktiniz olduğunda yanıtlarınızı gruplandırabilirsiniz. 

Daha fazla esneklikle, daha önemli görevler üzerinde daha uzun süre geçirebilir ve bu da daha iyi performans ve verimlilik sağlar. 

Daha dürüst iletişim 

Asenkron iletişim yavaş olsa da, ayrıca ani tepkilerden daha yüksek kalite eğilimindedir. Belirli bir fikri düşünmenize, düşüncelerinizi toplamanıza ve yanıtlarınızı hazır olduğunuzda sunmanıza olanak tanır. Bu, diğer insanların mesajınızı etkili bir şekilde anlamasını ve gereksiz tartışmalardan kaçınmasını kolaylaştırır. 

Daha büyük şeffaflık, iletişim varsayılan olarak kaydedildiği için 

Sohbet mesajları ve Slack dizileri yazılı olarak gerçekleşir ve otomatik olarak kaydedilir, böylece siz ve ekibiniz daha sonra bunlara başvurabilirsiniz. Bu, şirketiniz genelinde daha fazla şeffaflık sağlar ve kimsenin önemli bilgileri kaçırmadığından emin olur. 

Farklı zaman dilimlerinde bulunan insanlar için daha iyi 

Farklı zaman dilimlerinde gerçek zamanlı iletişim kurmak zor, bir taraf uyurken, diğer taraf sabah koşusundan dönmektedir. 

Çünkü asenkron iletişim uzaktaki çalışanların aynı anda bağlı olmasını gerektirmez, Avrupa'daki bir çalışana San Francisco'daki dairenizden bir mesaj gönderebilir ve gün içinde iş istasyonlarında oturduklarında yanıt verebilirler.

Artan verimlilik 

Senkron bir ortamda, ortalama çalışan haftada 12 saat toplantılara hazırlanarak ve katılarak geçiriyor. 

Dikkat dağıtıcılar olmadan, çalışanlar derin çalışma için zaman ayırabilir, ardından telefonu her 30 dakikada bir kontrol etmek yerine günde birkaç kez yanıt gruplandırabilirler. 

Üstelik, çalışanlar asenkron bilgi paylaşımı ile üretkenliği artırabilirler ve zaman ve stresten tasarruf sağlayabilirler.

Asenkron iletişimin dezavantajları nelerdir?

Gecikmiş geri bildirim
Bir asenkron iletişimin en belirgin dezavantajlarından biri zaman gecikmesidir. Bir mesaj gönderdiğinizde, yanıt için saatler bekleyebilirsiniz - hatta günlerce. Hızlı hareket etmeniz gerekiyorsa veya bir şeyde sıkışıp kaldıysanız, bu durum sinir bozucu olabilir.

İletişim hataları riskleri
Ton, yüz ifadeleri veya hemen geriye dönüş olmaması nedeniyle yazılı iletişim bazen yanlış anlaşılabilir. İnsanlar niyetinizi yanlış yorumlayabilir veya uzun bir konu veya e-posta yığınında gizlenmiş önemli bağlamı atlayabilir.

Bilgi yüklenmesi
Asenkron araçlar bilgi yalıtımlarına veya mesaj yayılımına neden olabilir. İletişim iyi şekilde düzenlenmiyorsa - net iplikler, kanallar veya klasörlerle - önemli detayları kaybetmek veya güncellemeleri tamamen atlamak kolay olabilir.

Tüm görevler için uygun değil
Bazı durumlar gerçek zamanlı etkileşimi gerektirir. Karmaşık beyin fırtınası, hassas geri bildirim veya duygusal olarak şarjlı tartışmalar genellikle senkron formatların incelik ve aciliyetinden yararlanır.

Güçlü yazma becerileri gerektirir
Çoğu asenkron iletişimin yazılı olarak gerçekleştiği için berraklık önemlidir. Birisi fikirlerini açıkça iletmekte zorlanıyorsa, bu karışıklığa, fazladan ileri geriye veya ileride hatalara neden olabilir.

Senkron ve asenkron iletişim örnekleri

Öğrenme

Senkron öğrenme, öğrenciler ve öğretmenlerin bir arada olduğu gerçek zamanlı bir süreçtir. Alternatif olarak, öğretmenler bilgiyi asenkron olarak paylaşabilir. Öğrenenler, videolar izleyerek, okuyarak ve dinleyerek kendi zamanlarında keşif yaparlar. Öğretmenler öğrenme materyallerini paylaşmak için bir öğrenme yönetim sistemi (LMS) kullanırlar.

Programlama

Kodlamada senkron işlemler bir seferde birer birer gerçekleştirilir. Bir görev bitince, bir sonraki adım başlar. Asenkron operasyonlar aynı anda gerçekleşebilir - başka bir adım tamamlanırken bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

İletişim

Senkron ve asenkron iletişim arasındaki temel fark, senkron iletişimlerin telefon, video veya yüz yüze etkileşimler olarak planlanmış, gerçek zamanlı olmasıdır. Asenkron iletişim kendi zamanınızda gerçekleşir ve planlama gerektirmez.

Bu makalede, genel olarak senkron ve asenkron iletişim hakkında bilmeniz gereken her şeyi inceleyeceğiz.

Asenkron iletişime neden geçmelisiniz? 

16.000 çalışanı kapsayan bir Stanford çalışması, uzaktan çalışanların %13 daha fazla verimli olduğunu ortaya çıkardı. Uzak çalışmaya geçen bir şirketin kaydedilen artan yıllık 1.3 milyar dolar değerini not ettiren bir incelemede. 

Artık işe gitme saati yoğunluğu, karbonlu hava soluma, ofis politikalarına katılma veya istemediğinizde bile her zaman hazır olma durumu yok. Ailenize ve hobilerinize daha fazla zaman ayırma fırsatınız olacak çünkü gününüzü ve etkinliklerinizi nasıl planlayacağınıza yeniden kontrol kazandınız.

Birçok insanın uzaktan çalışma için neden olan tam sebep konum bağımsızlığıdır şeklinde düşündüğü halde, asenkron iletişim, uzaktan çalışanların ekip arkadaşlarıyla nasıl iletişim kurduğunu kontrol etme konusunda önemli bir rol oynar.

Uzaktan ilk ve tamamen asenkron bir ortamda, istediğiniz zaman uyanırsınız, gelen kutunuzda bekleyen e-postaları görürsünüz ve yanıt vermek için baskı hissetmezsiniz. Bu yüzden bir içecekle güne başlarsınız ve çalışma günü için masa başına yerleşmeden önce sabah rutininizi tamamlarsınız.

Birçok şirket uzaktan çalışmanın geleceği konusunda kesin olsa da, aynı zamanda çalışanlarına kontrol verme ve asenkron iletişimi benimseme konusunda zorluklarla karşı karşıya kalıyorlar - faydaları arasında daha mutlu bir iş gücü, azaltılmış genel giderler ve dünyanın her yerinden en iyi yetenekleri işe alma yeteneği bulunuyor.

Senkron ve asenkron iletişim 

Senkron iletişim, iki veya daha fazla kişi arasında gerçek zamanlı olarak gerçekleşir. Tüm taraflar aynı anda çevrimiçi olmalıdır. Bir mesaj veya talep gönderildiğinde, anında yanıt alırsınız.

Senkron iletişim, bir yöneticinin bir ekip üyesinin ofisine gidip bir belge istemesi veya bir süreç hakkında soru sorması gibi bir fiziksel iş yeri ortamında yaygındır. Çalışma saatleri ve mola saatleri önceden belirlidir ve her zaman erişilebilir olma baskısı vardır.

Senkron iletişimin örnekleri, video konferans, anlık mesajlaşma ve telefon görüşmeleridir.

Senkron iletişimin faydalı olduğu durumlar şunlardır:

• Beyin fırtınası seansları
• Haftalık ekip toplantıları
• Ekip oluşturma etkinlikleri
• Proje tartışmaları
• Mülakat seansları
• Su sebili sohbetleri

Senkron iletişim anında gerçekleşirken, asenkron iletişimde beklenen bir gecikme vardır. Çalışanların ne zaman çalışabileceklerini veya iletişime yanıt verebileceğini belirlemek yerine, asenkron iletişim kontrolü çalışana, işverene değil, verir.

Senkron ve asenkron iletişim arasında denge bulmak

Açık olmak gerekirse, gerçek zamanlı iletişimi tamamen terk etmenizi istemiyoruz. Mantıklı olduğu durumlar vardır.

Örneğin, uzaktan çalışma oldukça izole edici olabilir. Senkron iletişim, takımla sıcak ilişkiler kurmanıza ve iş yerinde daha iyi işbirliği sağlayacak kişisel ilişkiler geliştirmenize yardımcı olabilir.

Hassas konuları tartışmak, eleştirel geri bildirimde bulunmak, performansı değerlendirmek veya birden fazla fikri birden beyin fırtınası yapmak istediğinizde kullanışlı olabilir.

Bir proje hızlı ilerliyorsa ve herkesin uyumlu olmasını istiyorsanız, Zoom konferans toplantısı bu hedefe ulaşmanıza yardımcı olabilir. Bir krizde veya acil bir durumda, herkesin hızlıca bilgilendirilmesi mantıklıdır; bu sorunu hafifletir.

Ancak, şunlar gerçekleştiğinde zaman kaybı olabilir:

• Çalışanların toplantılara gelmesi ve herkesin katılmasını beklemesi gerektiğinde 
• Sabah uyandığınızda, ilk yaptığınız iş iş e-postalarına ve Slack mesajlarına yanıt vermektir
• Saatte sona erecek görev yerine bitmek bilmeyen bir e-posta konuşmasına cevap vermek için tüm gün harcarsınız

İpucu, senkron iletişimi en aza indirmektir. Ekibinize özerklik verin, ancak herkesin uyumlu olmasını sağlamaya yönelik kurallar belirleyin. Mikro yönetim yapmadan, engelleri geçmelerine yardımcı olmak için destek sunmaya devam edin. 

Yalnızlık hissini yönetmek ve sosyal ilişkileri sürdürmek için düzenli ekip kaynaşma etkinlikleri organize edin. Asenkron ve senkron iletişimi birleştirirseniz, sağlıklı bir iş-yaşam dengesine sahip mutlu bir takımınız olur.

Asenkron iletişim nasıl geliştirilebilir? 

Birey olarak

Düşüncelerinizi yazın

Yazdığınızda, anlaşılmak veya bağlam kaybetmek daha zordur. Düşüncelerinizi yazmak, insanlara hızlıca yanıt vermek yerine mesajınızı okumak ve üzerinde düşünmek için zaman kazandırır. Düşüncelerinizi yazarken onları geliştirir ve başkalarının mesajınızı hızlı bir şekilde anlamalarına yardımcı olacak daha fazla bağlam sunarsınız; bu, bire bir toplantılar veya uzun mesaj dizilerini azaltır.

Aşırı iletişim kurun 

Yanıtlar arasındaki zaman farkı, net mesajlar gönderme fırsatı sunar. Bir sonraki kişinin görev veya toplantıyla ilgili bilmesi gereken nedir? Mümkün olduğunca arka plan detayları verin. 

Bağlam sağlamak için ekran görüntüleri ve ekran kaydı kullanın. Mesajınızı daha iyi anlamalarına yardımcı olacak ilgili geçmiş konuşmalara ve kaynaklara bağlantılar gönderin. Bir görevin ne zaman yapılması gerektiğini bilmeleri için net son tarihleri belirleyin. Bağlamı önceden sağladığınızda daha fazla zaman kazanırsınız. 

Harika dokümantasyon oluşturun 

Şirketinizde herkesin süper insan hatırlama yeteneklerine sahip olabilmesi ve her şeyi sadece bir kez duyurması harika olur. Ne yazık ki, gerçekten harika gizli bir programda çalışmıyorsanız, insanların iş ve iletişim kuralları hakkında bol bol hatırlatmaya ihtiyacı olacaktır.  

Görevleri açıklayan ve gün boyunca çıkabilecek temel sorulara yanıt veren bilgilendirici dokümantasyon oluşturmayı hedeflemelisiniz. İletişim süreçleri, proje çalışmasıyla ilgili belirli kurallar ve çalışanların özellikle faydalı bulacakları her konuda dokümantasyon oluşturabilirsiniz. 

Belirli şeyleri iletişim kurmanın en iyi yolunu düşünürken, sadece yazılı belgelere sınırlı kalmamak önemlidir. Eğitim videoları, infografikler ve ses dosyaları insanları bilgilendirmek için harika bir yol olabilir. 

Doğru belgelerin olması insanlara çok daha fazla esneklik sağlar ve bilgilerin erişilebilir ve anlaşılması kolay olmasına yardımcı olur. Bu, sonsuz gidiş-geliş mesajlarını azaltmaya (uzun omuz vurma) yardımcı olabilir ve herkesin daha otonom ve verimli çalışmasını sağlar.

Plan yapın 

Şu mesajı göndermek yerine:

"Merhaba Linda, hemen satış ekibimiz için güncellenmiş onboarding kontrol listesini gönderebilir misin?"

Diyebilirsiniz ki:

"Merhaba Linda, satış ekibimiz için güncellenmiş onboarding kontrol listesine üç gün içinde ihtiyacım olacak."

Planlama, çalışanlara hazırlık yapmaları için zaman tanır ve görevlerin hemen tamamlanması baskısını ortadan kaldırır.

Herkesin doğru belgelere erişimi olduğundan emin olun 

Belgelerinizi paylaşım ayarlarını kontrol edin ve iş arkadaşlarınızın uygun dosyalara erişimi olduğundan emin olun. Bu önemsiz görünse de, birinin erişim isteğinde bulunması gerekirse, birkaç saat hatta bir tam güne kadar gereksiz gecikmelere neden olabilir. 

Etkili iletişim için başlıkları kullanın 

Başlıkların amacı, metin tabanlı sohbetlerin kolay olmasını sağlamaktır. E-posta tartışmaları parçalıdır ve bilgileri yalnızca gönderen ve alıcı tarafından erişilebilen bir gelen kutusunda kilitler.

Başlıklar, birden fazla ekip üyesinin fikirlerini paylaşabildiği ve kararlar alabildiği konuşmalar için harikadır.

Toplantılardan önce, ekibinizin konuyu anlamasına yardımcı olacak ilgili bilgileri paylaşmak için başlıkları kullanın. Toplantı sonrasında, katılamayanlar için bilgiyi bulabilecekleri konuşma dizisine devam edin. Toplantının kaydına başlıkta bir bağlantı paylaşabilirsiniz ve sorular soran herkes başlıkta hemen cevap alacaktır.

İletişim araçları, Slack gibi grup projelerini yönetmenizi ve görevleri doğrudan proje tartışma konularına eklemenizi sağlar. Birçok parçalı konuşma arasında dolaşmak yerine, ekibiniz ihtiyaç duyduğu bilgilerle birlikte ilgili başlığı hızlıca bulabilir. 

Çalışırken bildirimleri kapat

Bildirimler, verimliliğinizi bozar. Her zaman bir akıllı telefonun veya masaüstü bildirim sesini beklediğinizde, aşırı duyarlılık durumunda kalırsınız. Yola geri dönmek için 25 dakika harcarsınız, bu da verimsizliğe neden olur.

Bunun yerine, her günden daha fazla şey almak için zaman blokları kullanın. Günde 8 saat çalışıyorsanız, her üç saatte bir bildirimleri kontrol edebilir ve bir seferde yanıt verebilirsiniz.

Bir Yönetici Olarak

Asenkron ile senkron iletişimi ne zaman kullanacağınızı bilin

E-posta, başlık veya Zoom konferans görüşmesi ile neyi iletebilirsiniz?

Ekip üyeleri asenkron iletişim altında çalışma saatlerini ayarlayabilirken, yöneticilerin gerçek zamanlı yanıtlar bekleme (veya beklememe) zamanlarını bilmeleri önemlidir.

Anlık yanıt gerektiren durumlar için bir protokol belirleyin ve çalışanların böyle bir ileti aldıklarında hemen yanıt vermeleri gerektiğini bilmesini sağlayacak ayrı bir kanal oluşturun.

Örneğin, web sitenizin çevrimdışı olması bir acil durumdur ve hemen düzeltilmesi için herkesin bir arada olması gerekir. Gelecek hafta ödenecek bir görev hakkında verilen bir rapor, Slack üzerinden iletişim sağlanabilir veya Asana'ya bir hatırlatıcı gönderilebilir.

Açık iletişim süreçlerine sahip olun 

Asenkron iletişimin çoğu zaman başarısız olmasının en büyük nedenlerinden biri, insanların iletişim etrafında kurallara sahip olmamalarıdır. Birbirleriyle nasıl konuştukları hakkında çok açık beklentiler oluşturmanın önemli olduğu için bu durum önemlidir. Bunu doğru bir şekilde yaptığınızda, yanlış anlama veya yanlış bilgi iletişimi olasılığını azaltırsınız. 

Çalışanların, bilgisayarları başında ve çalışmaya hazır olduklarını bildikleri belirli çalışma saatleri oluşturmalarını düşünün. Çalışanların hangi konularda konuşmaları gerektiğini bilmesi için Slack kanallarınızda farklı etiketler, isimler ve konu ayarları kullanın

Acelenin tanımını yapın 

Bir web sitesi veya uygulamadaki arızalı bir özellik acil bir iş problemdir. Takımınızın hangi renk Post-it® notlarını tercih ettiği hakkında bir soru değildir. İkisini ayırt etme yolu bulamazsanız, her gelen e-posta veya Slack acil bir durum gibi hissettirecektir. 

Asenkron iletişimin çalışabilmesi için, çalışanların acil durumlar ile bekleyebilecekler arasında fark olduğunu bilmeleri gerekecek.

Gerçekten acil bir konuyu oluşturmak ve bunu işaret etmenin en iyi yolunu belirlemek için kurallar oluşturun. Kimi kiminle iletişim kuracağınız, hangi adımları atacağınız ve sorunu nasıl belgelerle ilgili belirli bir eylem planına sahip olun. 

Ekip üyelerini çıktılara ve sonuçlara göre değerlendirin 

Çalışanlara, işte geçirdikleri saat sayısına değil takımın hedeflerine katkılarına göre değerlendirilecekleri açık olmalıdır. 

Çalışanlar, verimlilerse çalışma saatlerini belirleyebilirler. Sabah üç saat ve akşam dört saat çalışmayı, kesintisiz derin çalışma için tercih eden çalışanlar hedeflerine ulaştıkları sürece bu durumda uygundur.

Katı çalışma saatlerini kaldırın

Esnek bir çalışma programı benimsemek, dünyanın her yerinden en iyi yetenekleri işe almanızı sağlar. Ekip üyeleri aynı anda çevrimiçi olamadıklarında doğal olarak asenkron iletişime yönlenirsiniz. 

Asenkron kontrol noktaları planlayın

Takımınızda çok sayıda bağımlılık olduğunda, daha fazla toplantı sonucu karşı karşıya kalırsınız. Rick, müşterinin bulduğu bir hata hakkında bir güncelleme göndermeden önce, sorunun düzeltilip düzeltilmediğini öğrenmek için mühendislikten Anna ile kontrol etmek zorundadır. Kimsenin kimin üzerinde çalıştığını bilmediği durumlar ortaya çıkar, bu da toplantılara ve uzun e-posta başlıklarına yol açar.

Uzaktan kontrol noktaları kullanarak toplantıları asenkron hale getirin. Takımların iş akışını bozmadan üzerinde çalıştıkları konuları paylaşmaları için bir yol sunar.

Bunu yapmanın birkaç yolu şunlardır:

• Gün içinde üzerinde çalıştıkları projeleri paylaştıkları merkezi bir portal
• İş akışlarını oluşturduğunuz ve birden fazla proje boyunca ilerlemeyi takip ettiğiniz Asana gibi bir proje yönetim aracı
• Takımların üzerinde çalıştıkları projeleri paylaşabildikleri ve Guru gibi dahili iletişim platformlarıyla sorunsuz bir şekilde entegre olan Slack gibi bir mesajlaşma aracı

Rutinleri teşvik edin, ancak eski alışkanlıklara geri dönmeyin 

Uzaktan bir ortamda geleneksel çalışma saatlerini sürdürme ihtiyacı daha az olsa da, ekibin eski 9-5 programını değiştirecek çalışma rutinine sahip olmalarını teşvik edin.

Bir ekip lideri olarak şunları belirleyebilirsiniz:

• Herkesin katılacağı haftalık kontrol noktaları için zamanlar
• Slack'teki e-postalarında ve mesajlarında yanıt için bir zaman çerçevesi (12-24 saat olabilir)
• Farklı zaman dilimlerinde veya bir acil durumda iletişim kurmak için prosedürler

Güven, bağımsızlık ve hesap verebilirliği iş kültürünüze entegre edin 

Güven ve bağımsızlık, asenkron iletişimin üzerine kurulduğu değerlere sahiptir. Takımınızın zamanında teslim edeceğine güvenmeniz gerektiğini unutmayın, böylece ekip arkadaşlarının kimseyi sözünde tutmama endişesi olmaz. Çalışanlar, mikroyönetim olmadan bağımsız çalıştıklarında, bu, yeniliği teşvik eder ve güvenlerini artırır.

İnsanlara biraz hoşgörü gösterelim. Çok yakın zamana kadar, asenkron çalışmanın etkili olması neredeyse imkansızdı. Modern teknolojideki yenilikler sayesinde uzaktan çalışmak artık hiç olmadığı kadar kolay, ancak şu anda keyif aldığımız iş ortamının 20 yıl önce veya bazı durumlarda hatta 10 yıl önce mümkün olmadığını aklımızda tutmak önemlidir. 

Unutmayın ki, siz ve meslektaşlarınız bir sebep yüzünden beraber çalışıyorsunuz. Hepiniz verimli, yetenekli ve kapasiteli çalışanlar olarak kabul edildiniz. Birisi size eşzamanlı çalışmanın gerektirdiği sorumluluğu üstlenemeyeceğine dair bir neden vermedikçe, asenkron çalışma ile ilgili bir sonraki adımı yönetebileceklerine güvenin.

Bilgileri bir bilgi yönetimi sistemi ile kolayca erişilebilir hale getirin 

Çalışanların %81'i, bir görevi tamamlamak için ihtiyaçları olan bilgiye erişemediklerinde hayal kırıklığına uğradıklarını hissediyorlar. 

Dahili bir bilgi yönetimi sistemi, çalışanların soru sormasına gerek duymalarının önüne geçer. Bu, çalışan işe alma, süreç belgeleri, yayın yönergeleri ve marka değerleri gibi tüm firma belgeleri için merkezi bir depo haline gelir. Seçtiğiniz sistem sezgisel, kolay arama yapılabilir ve iş akışınıza entegre edilmelidir.

Toplantı zamanınızı iyi değerlendirin

Önceki olarak ifade ettik ki asenkron iletişim modelini benimsemek, senkronize çalışmayı reddettiğiniz anlamına gelmez. Dağıtılmış bir iş gücünde olduğunuzda, her toplantı önemlidir. Pandemi, toplantı zamanlarımızı nasıl kullandığımıza sert bir şekilde bakmamızı zorladı ve herkesin zamanını en iyi şekilde nasıl kullanacağı konusunda gerçekten düşünmemizi sağladı. 

Randevu planlama aracınıza başvurmadan önce bir toplantının amacını ve ana hedeflerini düşünmeye zaman ayırın. Bu, canlı tartışmaya ihtiyaç duyulacak bir konu mu, yoksa bir e-posta veya Slack göndererek aynı sonuca mı ulaşabilirsiniz, kendinize soruyorsunuz.

Toplantı öncesi çalışmalar, asenkron çalışanlar için değerli bir araç olabilir. İnsanların belgeleri gözden geçirmesini, videoları izlemesini veya resmi olarak bir araya gelmeden önce sorularla veya fikirlerle hazırlanmasını sağlamak, toplantı süresini azaltabilir ve beraber geçirdiğiniz zamanı daha etkili kılabilir. 

Ve kaydedilmiş toplantıların değerini unutmayın. En iyi çabanıza rağmen, bazı insanların bir araya gelme olanağı bulamayacakları zamanlar olacaktır. Kaydedilmiş toplantılar, insanlara çalışmaya devam etmek için ihtiyaçları olan bilgiyi verebilir.

Ekip bağ kurma etkinliklerine yatırım yapın 

Asenkron iletişimi benimsediğinizde, ekiplerin kişisel olarak bağlantı kurma veya sosyalleşme fırsatları daha az olur, özellikle uzaktan çalışıyorsanız. 

İlişki geliştirmeyi ve ekip birliğini teşvik eden düzenli etkinlikler düzenleyerek boşluğu doldurabilirsiniz. Örneğin, bir aylık Cuma oyun saati, Zoom üzerinden içki ile sohbet etme veya yıllık yüz yüze toplantılar düzenleyebilirsiniz.

Bu, ekibinizi izole veya motivasyonsuz hissettikleri günlerde bir şeyler bekleyecek bir şey sağlar.

Asenkron iletişimi teşvik eden araçlar kullanın 

Guru 

Guru, ekibinizdeki uzmanlardan doğrulanmış bilgi sağlayan bir iç iletişim aracı ve bilgi paylaşım platformudur. Bu bilgiler, çalışanlar tarafından çalıştıkları yerde erişilebilir. Guru'yu, gerekli bilgileri işinizi yapmak için daima elde edeceğiniz bir şirket wiki'si gibi düşünün.

Google Workspace

Google Workspace, projeler arasında işbirliği yapmayı kolaylaştıran bulut bilişim ve üretkenlik araçlarının bir koleksiyonudur. Google Workspace'teki araçlar arasında Sohbet, Gmail, Takvim, Belgeler, Slaytlar, Sayfalar, Formlar ve Drive bulunmaktadır.

Birden fazla kişi, bir belge üzerinde işbirliği yapabilir, herhangi bir konuda net olmayan yerlerde yorum bırakabilir ve sorunları anında çözebilir. Her şey Google Drive'a kaydedilir, böylece belgileri kaybetme veya dosyalara erişememe endişesi taşımanıza gerek kalmaz.  

Mesajlaşma Uygulamaları

Slack ve Microsoft Teams gibi mesajlaşma uygulamaları, uzun e-posta konuları üzerinde uzun tartışmalar yapma ihtiyacını ortadan kaldırır ve iletişimi bir mesajlaşma platformu aracılığıyla hızlandırır. 

Farklı ekipler için konuları kanallara göre organize edebilir, böylece konuşmaların kalitesini ve alaka düzeyini artırabilirsiniz. Ekip üyeleri, ilgi alanlarına veya müsaitlik durumuna bağlı olarak kendilerine nasıl bildirim yapılmasını istediklerini seçebilirler. 

Neyse ki, Slack, özel bir mesaj aldığınızda hemen yanıt verme baskısını ortadan kaldıran bir okuma makbuzu göstermez.

Asana

Asana kullanarak projeleri ve son teslim tarihlerini ekibinize e-posta göndermeden veya toplantı düzenlemeden atayabilirsiniz. Çalışanlarınızı etiketleyebilir, projeler hakkında yorum yapabilir ve Asana'daki önemli proje belgelerine bağlayarak onlara işleri etkili bir şekilde halletmeleri için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlayabilirsiniz. 

Loom

Loom, ekranınızı, yüzünüzü ve sesinizi kaydederek videolar oluşturmanıza ve hemen e-posta veya bir bağlantı aracılığıyla paylaşmanıza olanak tanıyan bir video iletişim aracıdır. Loom'u, süreçleri belgelerken, yeni çalışanları işe alırken ve meslektaşlarınızla bilgi paylaşırken kullanabilirsiniz.

Asenkron iletişim aracı olarak, video mesajlarınızı kendi zaman diliminde gönderir ve meslektaşınız videoyu rahatça izler. Bir ürün yol haritasını açıklamanın, takım arkadaşlarınıza bir hatayı nasıl düzelteceklerini göstermenin veya belirli kararlarınızı neden aldığınızı açıklamanın harika bir yoludur.

"Her zaman açık" bir kültür oluşturmanın tehlikelerinden sakının

İşbirliği aşırı yükü, bir çalışanın taleplere yanıt verirken ve ekiple etkileşimde bulunurken kendi işine zarar verecek şekilde fazla zaman harcaması durumunda ortaya çıkar. İşbirliği aşırı yükünün birkaç nedeni şunlardır:

Üretkenlik üzerinde iletişimi önceliklendirme 

Harvard Business Review'a göre, çalışanlar şu anda 20 yıl öncesine göre işbirliğine %50 daha fazla zaman harcıyorlar. 

Bir iş gününün %80'ini e-posta iletişimine, şirket zamanının %15'ini toplantılara ve günde 200'den fazla Slack mesajına harcayın. Çalışan zamanı değerlidir ve şirketler mevcut iç iletişim uygulamalarının kendileri için işe yarayıp yaramadığını değerlendirmelidir.

Sürekli iletişim trendi, günlerinin tamamının toplantılar etrafında düzenlendiği ve aradaki zamanın ana iş işlevlerine harcandığı anlamına gelir. Genellikle, çalışanların atanan görevleri tamamlamak için hafta içi ve hafta sonları (fazla mesai ücreti olmadan) fazla mesai yapmalarıyla sonuçlanır.

Çalışanların her zaman erişilebilir olması için gereksiz baskı 

Çalışanlar her zaman gerçek zamanlı iletişimde aktif olurlarsa, o zaman programlarını kontrol altına alma şansları olmaz. Kendi gündemlerini belirlemek ve verimli olmak yerine, ekibiniz günü taleplere yanıt vermekle geçirir. Kaybedilen zamanı telafi etmek için daha hızlı çalışırlar ki bu daha fazla baskıya, artan hayal kırıklığına ve strese yol açar. Sonuç, tükenmişlik ve katılacak motivasyon eksikliğidir.

Düşük kaliteli konuşmalar 

İlk yanıtınız muhtemelen en iyi yanıtınız değildir. Hemen yanıtlamanız gerektiğinde yanıtlarınızı düşünme ve düşünceli bir yanıt verme zamanı olmaz çünkü baskı altındasınız. Konuşmanın kalitesi düşer ve çözümler genellikle yetersiz olur.

‍