Asenkron iletişim nedir? 

Asenkron iletişim, gerçek zamanlı sohbet olmadan etkileşim anlamına gelir — yanıtlar gecikebilir. İyi bir örnek e-posta. Bu yaklaşımda, insanlar toplantı ayarlamıyor ve yanıtlar daha az zaman odaklıdır.

Bu senaryoda, çalışanlarınızın aynı anda çevrimiçi olmalarını talep etmek yerine, ekip arkadaşlarınıza konumlarından bağımsız olarak çalışma saatlerini seçme esnekliği verirsiniz. 

Örneğin, bir ekip üyesinden bir belge talep ettiğiniz bir e-posta gönderdiyseniz, hemen bir yanıt beklemek yerine, onlara daha sonra yanıt vermeleri için sabırlı olursunuz. Gelen tüm taleplere hemen yanıt vermemenin verimlilik faydalarını gösteren bir kanıt birikimi var. Aslında, Amerikan Psikoloji Derneği'nden gelen araştırmalar, kesintilerin verimliliği önemli ölçüde azaltabileceğini bulmuştur.

Senkron ve asenkron iletişimin türleri

Öğrenme

Senkron öğrenme, öğrenciler ve öğretmenlerin bir arada olduğu gerçek zamanlı bir süreçtir. Alternatif olarak, öğretmenler bilgiyi asenkron olarak paylaşabilir. Öğrenenler, videolar izleyerek, okuyarak ve dinleyerek kendi zamanlarında keşif yaparlar. Öğretmenler öğrenme materyallerini paylaşmak için bir öğrenme yönetim sistemi (LMS) kullanırlar.

Programlama

Kodlamada senkron işlemler bir seferde birer birer gerçekleştirilir. Bir görev bitince, bir sonraki adım başlar. Asenkron işlemler aynı anda gerçekleşebilir — bir adım biterken bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

İletişim

Senkron ve asenkron iletişim arasındaki temel fark, senkron iletişimlerin telefon, video veya yüz yüze etkileşimler olarak planlanmış, gerçek zamanlı olmasıdır. Asenkron iletişim kendi zamanınızda gerçekleşir ve planlama gerektirmez.

Bu makalede, senkron ve asenkron iletişim hakkında bilmeniz gereken her şeyi keşfedeceğiz.

Asenkron iletişime neden geçmelisiniz? 

Stanford'da yapılan 16,000 çalışanın incelendiği bir çalışma, uzaktan çalışanların %13 daha verimli olduğunu gösterdi. Başka bir incelemede, uzaktan çalışmaya geçen bir şirket, yıllık 1,3 milyar dolar değer kaydetmiştir. 

Artık işe gitmek için yoğun saatlerde trafiğe takılmıyor, karbonlu hava solumuyor, ofis politikalarıyla uğraşmıyorsunuz ya da istemediğiniz zaman her zaman hazır bulunmak zorunda değilsiniz. Gününüze ve aktivitelerinizi nasıl planladığınıza yeniden kontrol sağladığınız için ailenize ve hobilerinize daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

Birçok insanın uzaktan çalışma için neden olan tam sebep konum bağımsızlığıdır şeklinde düşündüğü halde, asenkron iletişim, uzaktan çalışanların ekip arkadaşlarıyla nasıl iletişim kurduğunu kontrol etme konusunda önemli bir rol oynar.

Bir uzaktan birinci, tam asenkron bir ortamda, istediklerinizi yaptığınızda uyanırsınız, gelen kutunuzdaki e-postaları görürsünüz ve yanıt vermek için hiçbir baskı hissetmezsiniz. Bu yüzden bir içecekle güne başlarsınız ve çalışma günü için masa başına yerleşmeden önce sabah rutininizi tamamlarsınız.

Pek çok şirket uzaktan çalışmanın geleceği konusunda ikna olmuş olsa da, çalışanlarına kontrolü devretmek ve asenkron iletişimi benimsemek konusunda zorlanıyorlar; bu faydalar arasında daha mutlu bir iş gücü, azaltılmış genel maliyetler ve dünyanın her yerinden en iyi yetenekleri işe alma imkanı bulunuyor.

Senkron ve asenkron iletişim 

Senkron iletişim, iki veya daha fazla kişi arasında gerçek zamanlı olarak gerçekleşir. Tüm taraflar aynı anda çevrimiçi olmalıdır. Bir mesaj veya talep gönderildiğinde, hemen bir yanıt alınır.

Senkron iletişim, yöneticilerin bir ekip üyesinin ofisine gidip belge sormalarının veya bir süreç hakkında sorular sormalarının yaygın olduğu bir fiziksel iş yerinde sıradandır. Çalışma saatleri ve molalar önceden belirlenmiştir ve her zaman mevcut olma konusunda büyük bir baskı vardır.

Senkron iletişimin örnekleri, video konferans, anlık mesajlaşma ve telefon görüşmeleridir.

Senkron iletişimin faydalı olduğu durumlar şunlardır:

• Beyin fırtınası seansları
• Haftalık ekip toplantıları
• Ekip oluşturma etkinlikleri
• Proje tartışmaları
• Mülakat seansları
• Su sebili sohbetleri

Senkron iletişim anında olsa da, asenkron iletişimde bir gecikme beklenir. Çalışanların ne zaman çalışabileceklerini veya iletişime yanıt verebileceğini belirlemek yerine, asenkron iletişim kontrolü çalışana, işverene değil, verir.

Asenkron iletişimin örnekleri

Mesajlaşma yazılımları: Mesajlaşma yazılımları, çalışan iletişimi ve işbirliği için faydalıdır. Bir mesaj gönderirsiniz ve alıcı çevrimiçiyken yanıt verir.

E-posta: İş e-postalarına anında yanıt verme baskısı yoktur. Çalışanlar, e-posta gibi araçlarla uygun bir zamanda yanıt verebilirler. 

Video kaydı: Bir süreci açıklamak gerektiğinde video kayıtları veya demo çalışmaları harika olur. Popüler video kayıt araçları arasında Zoom ve Loom vardır.

Bulut işbirliği: Google Workspace ve Microsoft Teams gibi araçlar sayesinde belgeler üzerinde ekip arkadaşlarınızla işbirliği yapabilir, düzenleme yapabilir ve onların uygun bir zamanda ele alabilecekleri yorumlar bırakabilirsiniz.   

Video kütüphanesi: Bir video kütüphanesi, çalışanların işe alım süreci veya düzenli eğitim aralıkları sırasında izleyebileceği bir dizi eğitim videosudur. Guru'yu öğrenme yönetim yazılımlarıyla entegre edebilirsiniz.

Proje yönetim yazılımları: Proje yönetim araçları, projelerde işbirliği yapmak, teslimatları iletmek ve proje aktivitesini takip etmek için harika bir yol. Guru ile keşfedilebilecek örnekler arasında Asana ve Trello bulunmaktadır. 

Wiki ve intranetler: Wiki'ler ve intranetler bir organizasyonda tek gerçeklik kaynağı olarak hizmet eder. Bu, çalışanların iş görevlerini yerine getirebilmek için ihtiyaç duyduğu şirket belgeleri, süreçleri ve diğer kaynakların bulunduğu bir depo. Bir intranet CMS gibi Guru ile, herkes içerik oluşturabilir ve doğrulanabilir bilgiyi paylaşabilir, böylece çalışanlar her zaman en iyi uygulamaları kullanır.

Asenkron iletişimin avantajları nelerdir?

Yanıt vermek için esneklik 

Asenkron iletişim size, en verimli saatlerinize göre çalışma gününüzü planlama özgürlüğü verir. Kesintisiz mesajlara yanıt vermek için sekmeler arasında geçiş yapmak yerine, vaktiniz olduğunda yanıtlarınızı gruplandırabilirsiniz. 

Daha fazla esneklikle, daha önemli görevler üzerinde daha uzun süre geçirebilir ve bu da daha iyi performans ve verimlilik sağlar. 

Daha dürüst iletişim 

Asenkron iletişim yavaş olsa da, ayrıca ani tepkilerden daha yüksek kalite eğilimindedir. Bu, belirli bir fikri düşünmenize, düşüncelerinizi toplamanıza ve hazır olduğunuzda yanıtlar sunmanıza olanak tanır. Bu, diğer insanların mesajınızı etkili bir şekilde anlamasını ve gereksiz tartışmalardan kaçınmasını kolaylaştırır. 

Daha büyük şeffaflık, iletişim varsayılan olarak kaydedildiği için 

Sohbet mesajları ve Slack dizileri yazılı olarak gerçekleşir ve otomatik olarak kaydedilir, böylece siz ve ekibiniz daha sonra bunlara başvurabilirsiniz. Bu, şirketiniz genelinde daha fazla şeffaflık sağlar ve kimsenin önemli bilgileri kaçırmadığından emin olur. 

Farklı zaman dilimlerinde bulunan insanlar için daha iyi 

Farklı zaman dilimlerinde gerçek zamanlı iletişim kurmak zor, bir taraf uyurken, diğer taraf sabah koşusundan dönmektedir. 

Asenkron iletişim, uzaktan çalışanların aynı anda bağlantı kurmalarını gerektirmediğinden, bir Avrupa'daki çalışana San Francisco'daki dairenizden mesaj gönderebilir ve o, günün ilerleyen saatlerinde, çalışma istasyonuna oturduğunda yanıtlayabilir.

Artan verimlilik 

Senkron bir ortamda, ortalama çalışan, toplantılara hazırlanmak ve katılmak için haftada 12 saat harcar. 

Dikkat dağıtıcılar olmadan, çalışanlar derin çalışma için zaman ayırabilir, ardından telefonu her 30 dakikada bir kontrol etmek yerine günde birkaç kez yanıt gruplandırabilirler. 

Herhalde, çalışanlar asenkron bilgi paylaşımı ile verimliliklerini artırabilir, zaman ve stresi azaltabilirler.

Senkron ve asenkron iletişim arasında denge bulmak

Açık olmak gerekirse, sizden gerçek zamanlı iletişimi tamamen bırakmanızı istemiyoruz. Mantıklı olduğu durumlar vardır.

Uzaktan çalışma, örneğin, son derece yalnızlık hissi verebilir. Senkron iletişim, takımla sıcak ilişkiler kurmanıza ve iş yerinde daha iyi işbirliği sağlayacak kişisel ilişkiler geliştirmenize yardımcı olabilir.

Ayrıca, hassas konuları tartışmak, kritik geri bildirim vermek, performans değerlendirmesi yapmak veya birçok fikri birden tartışmak istediğinizde de kullanışlıdır.

Bir proje hızlı ilerliyorsa ve herkesin uyumlu olmasını istiyorsanız, Zoom konferans toplantısı bu hedefe ulaşmanıza yardımcı olabilir. Bir krizde veya acil bir durumda, herkesin hızlıca bilgilendirilmesi mantıklıdır; bu sorunu hafifletir.

Ancak, şunlar gerçekleştiğinde zaman kaybı olabilir:

• Çalışanların toplantılara gelmesi ve herkesin katılmasını beklemesi gerektiğinde 
• Sabah uyandığınızda, ilk yaptığınız iş iş e-postalarına ve Slack mesajlarına yanıt vermektir
• Bir saat içinde tamamlanması gereken bir görevi bitirmek yerine, durmaksızın e-posta dizilerine yanıt vermek için tüm günü harcadığınızda

İpucu, senkron iletişimi en aza indirmektir. Ekibinize özerklik verin, ancak herkesin uyumlu olmasını sağlamaya yönelik kurallar belirleyin. Mikroyönetim yapmayın, ancak yol engeli geçmelerine yardımcı olmanız gerektiğinde ulaşılabilir olun.

Yalnızlık hissini yönetmek ve sosyal ilişkileri sürdürmek için düzenli ekip kaynaşma etkinlikleri organize edin. Asenkron ve senkron iletişimi birleştirirseniz, mutlu bir ekibiniz olur ve sağlıklı bir iş-yaşam dengesi sağlar.

Asenkron iletişim nasıl geliştirilebilir? 

Birey olarak

Düşüncelerinizi yazın

Yazarken, yanlış anlamak veya bağlam kaybetmek daha zordur. Düşüncelerinizi yazmak, insanlara hızlıca yanıt vermek yerine mesajınızı okumak ve üzerinde düşünmek için zaman kazandırır. Düşüncelerinizi yazarken onları geliştirir ve başkalarının mesajınızı hızlı bir şekilde anlamalarına yardımcı olacak daha fazla bağlam sunarsınız; bu, bire bir toplantılar veya uzun mesaj dizilerini azaltır.

Aşırı iletişim kurun 

Yanıtlar arasındaki zaman farkı, net mesajlar gönderme fırsatı sunar. Bir sonraki kişinin görev veya toplantıyla ilgili bilmesi gereken nedir? Mümkün olduğunca arka plan detayları verin. 

Bağlam sağlamak için ekran görüntüleri ve ekran kaydı kullanın. Mesajınızı daha iyi anlamalarına yardımcı olacak ilgili geçmiş konuşmalara ve kaynaklara bağlantılar gönderin. Bir görevin ne zaman yapılması gerektiğini bilmeleri için net son tarihleri belirleyin. Bağlamı önceden sağladığınızda daha fazla zaman kazanırsınız. 

Harika dokümantasyon oluşturun 

Şirketinizde herkesin süper insan hatırlama yeteneklerine sahip olabilmesi ve her şeyi sadece bir kez duyurması harika olur. Ne yazık ki, gerçekten çok havalı ve gizli bir projede çalışmadığınız sürece, çalışanlar iş ve iletişim kurallarını hatırlamaları için pek çok hatırlatmaya ihtiyaç duyacaklardır.

Görevleri açıklayan ve gün boyunca çıkabilecek temel sorulara yanıt veren bilgilendirici dokümantasyon oluşturmayı hedeflemelisiniz. İletişim süreçleri, proje çalışmasıyla ilgili belirli kurallar ve çalışanların özellikle faydalı bulacakları her konuda dokümantasyon oluşturabilirsiniz. 

Belirli konuları iletmek için en iyi yolu düşünürken yazılı belgelerle sınırlı kalmamak önemlidir. Eğitim videoları, infografikler ve ses dosyaları insanları bilgilendirmek için harika bir yol olabilir. 

Doğru belgelerin olması insanlara çok daha fazla esneklik sağlar ve bilgilerin erişilebilir ve anlaşılması kolay olmasına yardımcı olur. Bu, sonsuz gidiş-geliş mesajlarını azaltmaya (uzun omuz vurma) yardımcı olabilir ve herkesin daha otonom ve verimli çalışmasını sağlar.

Plan yapın 

Şu mesajı göndermek yerine:

“Merhaba Linda, satış ekibimiz için güncellenmiş işe alma kontrol listesini hemen gönderebilir misin?”

Diyebilirsiniz ki:

“Merhaba Linda, satış ekibimiz için güncellenmiş işe alma kontrol listesine üç gün içinde ihtiyacım var.”

Planlama, çalışanlara hazırlık yapmaları için zaman tanır ve görevlerin hemen tamamlanması baskısını ortadan kaldırır.

Herkesin doğru belgelere erişimi olduğundan emin olun 

Belgelerinizi paylaşım ayarlarını kontrol edin ve iş arkadaşlarınızın uygun dosyalara erişimi olduğundan emin olun. Bu önemsiz görünse de, birinin erişim isteğinde bulunması gerekirse, birkaç saat hatta bir tam güne kadar gereksiz gecikmelere neden olabilir. 

Etkili iletişim için başlıkları kullanın 

Başlıkların amacı, metin tabanlı sohbetlerin kolay olmasını sağlamaktır. E-posta tartışmaları parçalıdır ve bilgileri yalnızca gönderen ve alıcı tarafından erişilebilen bir gelen kutusunda kilitler.

Başlıklar, birden fazla ekip üyesinin fikirlerini paylaşabildiği ve kararlar alabildiği konuşmalar için harikadır.

Toplantılardan önce, ekibinizin konuyu anlamasına yardımcı olacak ilgili bilgileri paylaşmak için başlıkları kullanın. Toplantıdan sonra, katılamayanların bilgileri bulabilmesi için başlığı sürdürün. Toplantının kaydına başlıkta bir bağlantı paylaşabilirsiniz ve sorular soran herkes başlıkta hemen cevap alacaktır.

İletişim araçları Slack gibi grup projelerini yönetmek için görevleri proje tartışma başlıklarına eklemenizi sağlar. Birçok parçalı konuşma arasında dolaşmak yerine, ekibiniz ihtiyaç duyduğu bilgilerle birlikte ilgili başlığı hızlıca bulabilir. 

Çalışırken bildirimleri kapat

Bildirimler, verimliliğinizi bozar. Sürekli olarak bir akıllı telefon veya masaüstü bildirim sesi için beklerken, sizi hipersensitif bir durumda tutar. Her yanıt verdiğinizde, tekrar rayına dönmek için 25 dakika harcanır, bu da kaybedilen verimlilik anlamına gelir.

Bunun yerine, her günden daha fazla şey almak için zaman blokları kullanın. Günde 8 saat çalışıyorsanız, her üç saatte bir bildirimleri kontrol edebilir ve bir seferde yanıt verebilirsiniz.

Bir Yönetici Olarak

Asenkron ile senkron iletişimi ne zaman kullanacağınızı bilin

E-posta, başlık veya Zoom konferans görüşmesi ile neyi iletebilirsiniz?

Ekip üyeleri, asenkron iletişim altında çalışma saatlerini ayarlarken, yöneticilerin gerçek zamanlı yanıtları ne zaman bekleyeceklerini (ya da beklemeyeceklerini) bilmesi önemlidir.

Anlık yanıt gerektiren durumlar için bir protokol belirleyin ve çalışanların böyle bir ileti aldıklarında hemen yanıt vermeleri gerektiğini bilmesini sağlayacak ayrı bir kanal oluşturun.

Örneğin, web sitenizin çevrimdışı olması bir acil durumdur ve hemen düzeltilmesi için herkesin bir arada olması gerekir. Gelecek hafta son tarihi olan bir görev için bir rapor, Slack üzerinden iletilebilir veya Asana'da bir hatırlatıcı gönderilebilir.

Açık iletişim süreçlerine sahip olun 

Asenkron iletişimin başarısız olmasının en büyük nedenlerinden biri, insanların iletişim etrafında kuralların olmamasıdır. Bu nedenle, insanların birbirleriyle nasıl konuşacağı konusunda çok net beklentilerin belirlenmesi önemlidir. Bunu doğru bir şekilde yaptığınızda, yanlış anlama veya yanlış bilgi iletişimi olasılığını azaltırsınız. 

Çalışanların bilgisayarlarının başında bulundukları ve çalışmaya hazır oldukları belirli çalışma saatleri oluşturmalarını göz önünde bulundurun. Çalışanların hangi konularda konuşmaları gerektiğini bilmesi için Slack kanallarınızda farklı etiketler, isimler ve konu ayarları kullanın

Acelenin tanımını yapın 

Bir web sitesi veya uygulamadaki arızalı bir özellik acil bir iş problemdir. Ekibin hangi rengi Post-it® notlarının tercih edildiğine dair bir soru değildir. İkisi arasında ayırt etmenin bir yolunu bulamazsanız, gelen her e-posta veya Slack acil bir durum gibi hissettirecektir. 

Asenkron iletişimin çalışabilmesi için, çalışanların acil durumlar ile bekleyebilecekler arasında fark olduğunu bilmeleri gerekecek.

Gerçekten acil bir konuyu oluşturmak ve bunu işaret etmenin en iyi yolunu belirlemek için kurallar oluşturun. Kimi kiminle iletişim kuracağınız, hangi adımları atacağınız ve sorunu nasıl belgelerle ilgili belirli bir eylem planına sahip olun. 

İş yerindeki iletişim sorunlarını ele almanın en iyi yolu ile daha derin bir dalış yapmak ister misiniz? Bizim iç iletişim yaklaşımımızı gözden geçirin.

Ekip üyelerini çıktılara ve sonuçlara göre değerlendirin 

Çalışanlara, işte geçirdikleri saatlerin sayısı değil, ekibin hedeflerine yaptığı katkılarla değerlendirileceklerini açıkça belirtin. 

Çalışanlar, üretken oldukları sürece çalışma saatlerini ayarlayabilir. Kesintisiz derin çalışma için sabah üç saat ve akşam dört saat çalışmayı tercih ederlerse, bu, aylık hedeflerini karşıladıkları sürece sorun değildir.

Katı çalışma saatlerini kaldırın

Esnek bir çalışma programı benimsemek, dünyanın her yerinden en iyi yetenekleri işe almanızı sağlar. Herkesin aynı anda çevrimiçi olamayacağı durumlarda doğal olarak asenkron iletişim tercih edeceksiniz. 

Asenkron kontrol noktaları planlayın

Ekibinizde birçok bağımlılık olduğunda, daha fazla toplantıyla karşılaşırsınız. Rick, müşterinin bulduğu bir hata hakkında bir güncelleme göndermeden önce, sorunun düzeltilip düzeltilmediğini öğrenmek için mühendislikten Anna ile kontrol etmek zorundadır. Kimsenin kimin üzerinde çalıştığını bilmediği durumlar ortaya çıkar, bu da toplantılara ve uzun e-posta başlıklarına yol açar.

Uzaktan kontrol noktaları kullanarak toplantıları asenkron hale getirin. Timlerin, iş akışlarını kesmeden neler üzerinde çalıştıklarını paylaşmaları için bir yoludur.

Bunu yapmanın birkaç yolu şunlardır:

• Takımların her gün üzerinde çalıştıkları projeleri paylaştıkları merkezi bir portal
• İş akışlarını oluşturduğunuz ve birden fazla proje boyunca ilerlemeyi takip ettiğiniz Asana gibi bir proje yönetim aracı
• Ekiplerin, üzerinde çalıştıkları her şeyi gönderebildiği ve bunu iç iletişim platformları ile sorunsuz bir şekilde bütünleştiren bir iletişim aracı olan Slack

Rutinleri teşvik edin, ancak eski alışkanlıklara dönmeyin 

Uzaktan bir alanda geleneksel çalışma saatlerini sürdürme ihtiyacı daha az olsa da, ekibinizin eski 9-5 programını değiştirecek bir iş rutini oluşturmasını teşvik edin.

Bir ekip lideri olarak şunları belirleyebilirsiniz:

• Herkesin katılacağı haftalık kontrol noktaları için zamanlar
• Slack'teki e-postalarında ve mesajlarında yanıt için bir zaman çerçevesi (12-24 saat olabilir)
• Farklı zaman dilimlerinde veya bir acil durumda iletişim kurmak için prosedürler

Güven, bağımsızlık ve hesap verebilirliği iş kültürünüze entegre edin 

Güven ve bağımsızlık, asenkron iletişimin üzerine kurulduğu değerlere sahiptir. Ekibinizin zamanında teslim edeceğine güvenmelisiniz, böylece takım arkadaşları, sözlerini tutmayan biri ile endişelenmek zorunda kalmaz. Çalışanlar, mikroyönetim olmadan bağımsız çalıştıklarında, bu, yeniliği teşvik eder ve güvenlerini artırır.

İnsanlara biraz hoşgörü gösterelim. Çok yakın zamana kadar, asenkron çalışmanın etkili olması neredeyse imkansızdı. Modern teknolojideki yenilikler sayesinde, uzaktan çalışmak her zamankinden daha kolay hale geldi, ancak unutulmamalıdır ki, bugün keyfini çıkardığımız çalışma ortamı 20 yıl önce, ya da bazı durumlarda 10 yıl önce mümkün olamazdı. 

Unutmayın ki, siz ve meslektaşlarınız bir sebep yüzünden beraber çalışıyorsunuz. Hepiniz verimli, yetenekli ve yetenekli çalışanlar olarak değerlendirildiniz. Özellikle birinin asenkron çalışma sorumluluğunu yerine getiremeyeceğini düşündüğünüz bir durum yoksa, onların iş ortamınızdaki bir sonraki adımı yerine getirebileceklerinden emin olun.

Bilgileri bir bilgi yönetimi sistemi ile kolayca erişilebilir hale getirin 

%81 çalışan, bir görev tamamlamak için ihtiyaç duyduğu bilgilere erişemediklerinde hayal kırıklığına uğradığını belirtmektedir. 

İçerideki bilgi yönetimi (KM) sistemi, çalışanların soru sorma ihtiyacını en aza indirir. Bu, çalışan işe alma, süreç belgeleri, yayın yönergeleri ve marka değerleri gibi tüm firma belgeleri için merkezi bir depo haline gelir. Seçtiğiniz sistem sezgisel, kolay arama yapılabilir ve iş akışınıza entegre edilmelidir.

Toplantı zamanınızı iyi değerlendirin

Asenkron iletişim modelini benimsemenin, senkron çalışmayı reddetmek anlamına gelmediğini daha önce söyledik. Dağıtılmış bir iş gücünün parçası olduğunuzda, her toplantı önemli. Pandemi, toplantı zamanlarımızı nasıl kullandığımızı ve herkesin zamanını en iyi şekilde değerlendirmek için gerçekten nasıl düşünüleceğini zorunlu hale getirdi. 

Toplantının amacını ve ana hedeflerini düşünmek için zaman ayırın, zamanlama aracınızı kullanmadan önce. Bu, canlı tartışmaya ihtiyaç duyulacak bir konu mu, yoksa bir e-posta veya Slack göndererek aynı sonuca mı ulaşabilirsiniz, kendinize soruyorsunuz.

Toplantı öncesi çalışmalar, asenkron çalışanlar için değerli bir araç olabilir. İnsanların belgeleri gözden geçirmesini, videoları izlemesini veya resmi olarak bir araya gelmeden önce sorularla veya fikirlerle hazırlanmasını sağlamak, toplantı süresini azaltabilir ve beraber geçirdiğiniz zamanı daha etkili kılabilir. 

Ve kaydedilen toplantıların değerini unutmayın. Elinizden gelen en iyi çabalara rağmen, bazı insanların katılamayacağı zamanlar olacaktır. Kaydedilen toplantılar, insanların çalışmalarına devam etmeleri için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlayabilir. 

Ekip bağ kurma etkinliklerine yatırım yapın 

Asenkron iletişimi benimsediğinizde, özellikle uzaktayken ekiplerin bir araya gelme veya sosyalleşme fırsatlarının daha az olduğu durumlar vardır. 

İlişki geliştirmeyi ve ekip birliğini teşvik eden düzenli etkinlikler düzenleyerek boşluğu doldurabilirsiniz. Örneğin, bir aylık Cuma oyun saati, Zoom üzerinden içki ile sohbet etme veya yıllık yüz yüze toplantılar düzenleyebilirsiniz.

Bu, ekibinizi izole veya motivasyonsuz hissettikleri günlerde bir şeyler bekleyecek bir şey sağlar.

Asenkron iletişimi teşvik eden araçlar kullanın 

Guru 

Guru iç iletişim aracı ve ekibinizdeki uzmanlardan doğrulanmış bilgiler sağlayan bilgi paylaşım platformudur. Bu bilgiler, çalışanlar tarafından çalıştıkları yerde erişilebilir. Guru'yu, gerekli bilgileri işinizi yapmak için daima elde edeceğiniz bir şirket wiki'si gibi düşünün.

Google Workspace

Google Workspace bir yerde birden fazla projeyi işbirliği yapmayı kolaylaştıran bulut bilişim ve verimlilik araçları topluluğudur. Google Workspace'teki araçlar arasında Sohbet, Gmail, Takvim, Belgeler, Slaytlar, Sayfalar, Formlar ve Drive bulunmaktadır.

Birden fazla kişi, bir belge üzerinde işbirliği yapabilir, herhangi bir konuda net olmayan yerlerde yorum bırakabilir ve sorunları anında çözebilir. Her şey Google Drive'da kaydedilir, bu nedenle belgeleri kaybetme veya dosyalara erişim kaybetme konusunu düşünmenize gerek kalmaz.  

Mesajlaşma Uygulamaları

Mesajlaşma uygulamaları, e-posta başlıkları üzerinde uzun tartışmalar yapma gereğini ortadan kaldırır ve bir iletişim platformu aracılığıyla iletişimi kolaylaştırır. 

Farklı ekipler için konuları kanallara göre organize edebilir, böylece konuşmaların kalitesini ve alaka düzeyini artırabilirsiniz. Ekip üyeleri, ilgi alanlarına veya müsaitlik durumuna bağlı olarak kendilerine nasıl bildirim yapılmasını istediklerini seçebilirler. 

Asana

Asana

Projeleri ve son tarihleri e-posta göndermeden veya toplantı organize etmeden ekip arkadaşlarınıza atamak için Asana kullanın. Çalışanlarınızı etiketleyebilir, projeler hakkında yorum yapabilir ve Asana'daki önemli proje belgelerine bağlayarak onlara işleri etkili bir şekilde halletmeleri için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlayabilirsiniz. 

Loom

Loom ekranınızı, yüzünüzü ve sesinizi kaydedip videolar yaratmanızı ve bunları hemen e-posta veya bağlantı yoluyla paylaşmanızı sağlayan bir video mesajlaşma aracıdır. Loom'u, süreçleri belgelerken, yeni çalışanları işe alırken ve meslektaşlarınızla bilgi paylaşırken kullanabilirsiniz.

Asenkron iletişim aracı olarak, video mesajlarınızı kendi zaman diliminde gönderir ve meslektaşınız videoyu rahatça izler. Bir ürün yol haritasını açıklamak, ekip arkadaşlarınıza bir hatayı nasıl düzelteceğinizi göstermek veya belirli kararları neden aldığınızı açıklamak için harika bir yol.

Her zaman "aktif" bir kültür yaratmaktan kaçının

İşbirliği aşırı yükü, bir çalışanın taleplere yanıt verirken ve ekiple etkileşimde bulunurken kendi işine zarar verecek şekilde fazla zaman harcaması durumunda ortaya çıkar. İşbirliği aşırı yükünün birkaç nedeni şunlardır:

Üretkenlikten çok iletişimi önceliklendirmek 

Harvard Business Review'a göre, çalışanlar şu anda 20 yıl öncesine göre %50 daha fazla zaman iş birliğine harcıyorlar. 

Düşünün bir iş gününün %80'i e-posta iletişimine,  toplantılara %15 ve günde 200'den fazla Slack mesajına harcıyorsunuz. Çalışan zamanı kıymetli ve şirketler mevcut iç iletişim uygulamalarının işlerine yarayıp yaramadığını değerlendirmeli .

Sürekli iletişim trendi, günlerinin tamamının toplantılar etrafında düzenlendiği ve aradaki zamanın ana iş işlevlerine harcandığı anlamına gelir. Genellikle, çalışanların atanan görevleri tamamlamak için hafta içi ve hafta sonları (fazla mesai ücreti olmadan) fazla mesai yapmalarıyla sonuçlanır.

Çalışanların her zaman erişilebilir olma konusunda gereksiz bir baskı 

Çalışanlar her zaman gerçek zamanlı iletişimde aktif olurlarsa, o zaman programlarını kontrol altına alma şansları olmaz. Kendi gündemlerini belirlemek ve verimli olmak yerine, ekibiniz günü taleplere yanıt vermekle geçirir. Kaybedilen zamanı telafi etmek için daha hızlı çalışırlar ki bu daha fazla baskıya, artan hayal kırıklığına ve strese yol açar. Sonuç, tükenmişlik ve katılacak motivasyon eksikliğidir.

Düşük kaliteli konuşmalar 

İlk yanıtınız muhtemelen en iyi yanıtınız değildir. Anında yanıt vermeniz gerektiğinde, cevaplarınızı düşünmek ve düşünceli bir yanıt vermek için zaman yoktur çünkü üzerinizde bir baskı vardır.  Konuşma kalitesi düşer ve çözümler genellikle yetersizdir.

Uzaktan çalışma burada kalıcıdır: sürekli iletişim yerine verimliliği teşvik edin

Çalışmanın geleceği dağıtılmış ve çeşitlidir. Daha fazla şirket, sonuç almak için aynı zaman diliminde olmaları gerekmediğinin farkına varıyor. Bu nedenle, başarı artık saat sayısına değil, sonuçlara ve çıktılara bağlıdır.

Asenkron bir sistem benimsemek, dünyanın dört bir yanındaki en iyi yetenekleri değerlendirmenizi sağlar. Bu, ekibe, her zaman aktif olma zorunluluğu olmadan, en verimli oldukları saatleri seçme özerkliği verir. Derin çalışmalara daha fazla zaman ayırmak, ihtiyaç duyduğunuzda bağlantıyı kesmek ve yeniden şarj olmak için harika bir yoldur.

Yüz yüze konuşmalar gerektiğinde,  senkron ve asenkron iletişimi birleştiren araçları seçin.