分享就是關懷，尤其是在工作場所的知識上。 我們是以知識為驅動的文化的支持者，我們知道組織應該投資於知識共享而不是囤積知識的原因有很多。

你還記得上一次“大魚”離開你的公司時發生了什麼嗎？ 根據你們公司對知識共享的重視程度，我們打賭在他們給出二周通知後，發生了兩種情況之一：

• 儘管大家對於大魚的離去感到難過，但每個人都祝福他們一切順利。 大多數人詢問他們的上司是否有什麼可以幫助的，當他們正在填補這個職位的同時，可能就出去享受一下快樂的時光。
• 管理者和員工陷入了全然的恐慌，因為團隊陷入混亂，因為沒有人知道該怎麼辦。 那位“大魚”在離開前的最後幾天裡寫下了“任何人需要知道的事情”，但他們的筆記並沒有真正幫助到任何人。

在後者的情況下，混亂並不是因為每個人只是在為員工的離開而感到沮喪。 所有的不快都歸因於知識的囤積。

為什麼工作中會發生知識囤積

知識不應該由少數關鍵人物所擁有。 它應該被分享，讓每個人都能做出最好的工作。 上述例子只是隨著知識的囤積而出現的一個問題。 當知識無法輕易獲得時，許多其他流程和重要的事情會受到影響。

真正想要擁抱創新、平等和多樣性的公司應該在知識共享的行動上領先。

知識即力量的俗語在普通工作場所中非常真實。 當競爭環境被平等化，並且人們擁有進行工作的所需信息時，探索新思想、吸納不同背景的人員以及為人們的成功創造條件便更容易。

在分佈式工作環境中，對於員工來說，比以往任何時候都更重要的是在正確的項目和流程上保持同步。 對於更多的混合和遠程優先環境的推動，可能讓一些公司更加批判性和戰略性地思考他們共享知識的方式。

所以，如果知識共享如此美好，為什麼這麼多公司在知識囤積上艱難？ 儘管你可能認為，大多數管理者和員工不是想要削弱同事的馬基雅維利式惡棍。 事實上，知識囤積是由一些非常平凡（且可修復）的原因造成的。

分享知識是繁瑣的

你想分享項目上的重要更新。 你可以使用你通常的項目管理軟體，但這實際上更適合於追蹤工作而不是傳遞消息。 電子郵件或Slack消息可以工作，但由於有些人不在場，你擔心更新會在雜亂中迷失。 也許下一次團隊會議也可以，但你真的需要馬上發這個。

當你考慮最好的方式來共享消息時，你意識到你已經在僅有的半小時休息時間中花了大部分的時間在思考如何發送消息上。 你隨便一帶過，決心在下次會議後找機會更新，但你被拉進了重要的事情，需要等到明天。

但是等等，明天你必須轉向另一個項目，所以也許週末後你可以發出你的消息……

如果它付出這麼高的代價，你不能期望員工們願意分享知識。 當組織沒有設置好進行知識共享時，有時候即使是共享最簡單的消息也會成為一個大量時間和金錢的耗損。 知識共享應該是簡單的、不複雜的，而且相對快速。

囤積中的獎勵

我們不得不承認，有些工作場所真的很擅長隱性鼓勵員工囤積知識。 我們曾經提到過知識就是力量，這在工作中非常真實。

持有重要信息的人會在工作中成為真正的領導者。 每一項任務，不論大小，都必須通過他們來完成。 最終，知識囤積者慢慢地被看作是主題專家，即使他們的“專業”只是將人們隔絕在外。 他們獲得更好的項目，他們開始主導，並且他們繼續將知識保持在自己手中，以保持自己的權力。

他得到了這個（以最糟糕的方式）

我們理解，在工作中必須進行一些知識分配以使事情進行順利。 畢竟，所有人都不能對某些主題和項目完全了解。 問題發生在似乎只有一個人擁有所有的答案時。

人們因為分享知識而受到懲罰

我們知道你在想什麼。 “這太荒謬了！ 我/My辦公室絕不會懲罰幫助他人的員工！”

...是啊...關於這一點...

你或你的經理是否曾經：

• 因為花太長時間解釋某事而責備員工？
• 把擴展你的知識基礎的請求視為“不必要”的
• 把對於過程和項目的混淆投訴視為員工的錯誤，而不是他們所使用的系統的錯？

你可能不是故意的，但你已經在工作上對知識共享造成了很多傷害。 如果員工受到懲罰，他們怎麼能主動記錄和解釋事情呢？

建設性的批評是一回事，過度的挑剔和完全的消極則是另一回事。 與其不斷挑剔事情的做法，不如試著提出改善事情的建議。

對抗知識囤積的重要性

“大不了，”你想。 “這裡的每件事基本上都是工作上的常見抱怨。 事情看起來很好，為什麼我必須投資這麼多的變化？”

嗯，表現，首先。

擁有以知識為驅動的文化的公司在所有方面通常會運行良好。 流程被記錄，重要的知識被共享，所有人都擁有工作所需的信息。

事實上，我們有研究表明，94%擁有以知識為驅動文化的公司達成或超越其目標。 此外，84%的人報告說對員工參與度感到滿意。

當你在工作中表現良好時，客戶滿意度通常不會太遠。 突如其來的支持人員不必花費寶貴的時間尋找正確的答案來幫助不滿意的客戶。 執行、交付人擁有所需的一切，輕鬆提高生產力或轉換到不同的運輸服務。 由於一切都在順利進行，客戶得到了好處。

四種簡單的方法來停止知識囤積

我們知道你希望你的公司永遠在最前沿，因此我們將幫助你以正確的方式對抗知識囤積。 如果你認真想停止囤積，我們知道你需要做什麼。

達到戴安·洛克哈特的水準

1. 讓文檔變得簡單

公司在評估其知識基礎時面臨的最大挑戰之一是如何組織一切。 找到最佳方式來獲取每一個主題專家擁有的海量知識並不是一項簡單的任務。

我們幾乎無法強烈推薦使用模板。 當你使用模板時，可以輕鬆共享可重複的流程，讓人們更容易跟隨。 請記住，文檔需要花時間來做到正確。 但是，當你建立在正確的基礎上時，處理起來會容易得多。

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2. 表現出的認可

你懼怕告訴工作中的知識戈倫姆他們必須放棄他們的寶物。 儘管我們剛才對知識囤積提出了許多批評，但我們明白為什麼放棄它會很困難。 畢竟，人們仍然想要對他們所做的事獲得認可和肯定。

哦，你不應該這麼做 :)

相信與否，你仍然可以擁有主題專家，而不會讓他們變成囤積者。 我們的卡片系統可以讓那些提出重要流程和文件的人獲得認可，同時使更新重要知識變得更容易。

我們也倡導管理者和其他利益相關者成為員工最強大的支持者。 找到方式來凸顯人們對工作的貢獻，這樣可以讓他們更容易放下已經被囤積的知識。

3. 讓分享變得簡單

厭倦了肩膀拍打和打斷讓工作流變得混亂？ 讓人們在工作時分享知識變得更容易和更自然！

在Guru我們所秉持的價值觀

通過給予人們足夠的時間來閱讀、書寫和交流，使知識共享和消耗成為工作日的自然部分。 鼓勵人們在白天設定“專注時間”，以便他們可以專注於交流。

你是否受到60或30分鐘會議的約束？ 給予人們一些時間，讓會議更有效率，縮短會議的時間。 讓預讀成為大型會議的一部分，讓人們準備好問題和想法。 給予人們5-15分鐘來調整心態，可以對生產力帶來奇蹟。

4. 讓你的文化去毒化

如果你看到以下任何情況：

• 人們害怕提出問題，因為他們不想被認為無能。
• 你曾經有過一位積極參與的主題專家，但在他們最近的兩次重大成功未受到重視後，他們就對工作失去熱情。
• 員工因感到工作過度勞累和面對下一個截止日期感到不知所措，甚至不想提出問題。

呃...聽起來你有一些問題，其實比知識囤積更深層。

很抱歉告訴你

如果你真的想擁有一個以知識為驅動的工作場所，並減少周圍囤積者的數量，則應該努力為每個人創造一種積極的文化。

讚揚創造力，鼓勵人們隨意提出新想法，無論它們思考的多麼周全。 人們分享的越多，對共享的感受越舒服，產生的知識就會越好。 越多人分享並且對分享感到舒適，他們所產出的知識就會越好。

歡迎來到新時代

知識囤積是承諾工作場所的隱形殺手，如果你不知道跡象，就可能很難被發現。 我們談論了許多你可以在管理和文化中做的事情來幫助，但有一個顯而易見的解決方案我們沒有提到：擁有合適的軟體。

你需要在一個堅實的基礎上建立你的新知識共享文化。 透過利用新的知識庫開始事情的正確做法。