所以你已經重建了你的知識庫。 恭喜你！ 那麼現在會發生什麼？ 你如何確保不必再次進行徹底重建？ 即使在開始時抱著最好的意圖，團隊和公司也很容易讓一個乾淨的知識庫逐漸變得無法使用。 然而，通過建立一個知識冠軍團隊來創建一個治理結構，組織可以為其知識庫的持續成功打下基礎。

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在 知識管理系統中，人員由兩個同樣重要的群體代表：知識基礎，它包含知識，以及保護其完整性的治理委員會。 這些是他們的故事。

誰屬於知識治理委員會？

知識治理委員會應由關鍵啟用人員組成。 如果你的工作是為團隊的成功奠定基礎，知識管理就是其關鍵組成部分。 無論你所處的啟用角色是哪一種，知識管理是確保團隊內部和外部的信息和經驗持續性的方式。 讓我們以銷售啟用為例，儘管這適用於所有啟用角色，包括收入啟用和技術啟用。

"除了動態、強大且易於訪問的知識庫外，組織應該有研討會、工作坊、導師和其他培訓計劃，以保持他們的[團隊]處於最佳狀態。"

— Saleshacker

本質上，維護一個高品質的知識庫對於成為一名有效的啟用領導者是如此基本，以至於被認為是理所當然的。 從這個角度看，識別誰應該出現在知識委員會中是很簡單的：所有在正式或事實上的團隊啟用角色中的人。

知識治理委員會做什麼？

你的知識治理委員會有三個主要職能：

1. 正式化知識內容創建和維護指導方針（並使其易於訪問）
2. 倡導正確使用知識庫
3. 注意舊問題的重複並解決新問題

正式化知識庫指導方針

不用擔心，知識委員會的工作不是創建內容；而是確保所創建的內容是可用和可搜索的。 當一個團隊的人數超過大約15人（特別是當一個團隊開始快速增長時），正式化指導方針就成為必須。 指導方針應包括從知識的正確格式到創建/編輯的過程（例如：列出有效的主題專家），以及理想的驗證周期。

好消息是，你可以通過直接將這些指導方針放入你的知識庫來保持這些指導方針本身可搜索和可用。 確保你將其視為一份活文件，應遵循與你所有其他知識相同的驗證和審查周期。

倡導正確使用

知識委員會的另一個角色是確保知識庫的持續使用。 一個通用的經驗法則是，當一個知識庫對一個團隊/組織有效時，通訊渠道會變得更安靜。 這主要是因為之前在聊天（或面對面）中被問到的問題正在被參考到你的知識庫中。 但這並不是自動行為，特別是當團隊不習慣依賴知識庫時。

重建知識庫後，通過提醒詢問問題的人先查看你的知識庫來鼓勵他們使用它作為參考。 確保你也給予個別團隊成員相同的權力。 只進行正確用法的培訓是不夠的，你必須確保你在倡導方面也進行培訓。

觀察知識庫出現故障的跡象

治理拼圖的最後一塊是努力防止知識庫的崩潰。 畢竟，一旦你擁有良好的狀態，你不想讓它再次崩潰。 關鍵在於勾勒出導致上次崩潰的問題，並記錄在過程中出現的任何新問題。 這使你能夠說，例如，“好吧，Slack再次開始因問題而變得非常嘈雜。 詢問的是什麼問題？ 答案在我們的知識庫中可訪問嗎？ 哦，它們沒有正確標籤！”這樣你就可以在問題升級為知識庫的完全崩潰之前解決低層次的條目。

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