Here’s How to Fix 3 of Your Most Pressing Internal Comms Problems

「你在乎哪些指標？」是我們這個時代最重要的銷售發現問題。 隨著營收與人員領導者都認識到擁有一個穩健的內部溝通策略的重要性，這個基本問題如今佔滿了大部分的工作郵箱。

衡量內部溝通的方式各式各樣，持續增長且（熱點話題🔥）不夠精確。 它包括但不限於：員工幸福感/滿意度（eNPS 分數 30 被視為良好）、員工留任率、 電子郵件開啟率、全員會議出席率、調查完成率、「工作效率」，以及質性反饋。

隨著科技市場進入未知經濟領域，現在正是審查和調整流程以平衡組織效率和員工體驗的好時機。  內部溝通領導者需要更新的指標，以適應不斷發展的混合工作環境。

你無法改善你不衡量的事情。 而且你無法制定適合混合環境的更新內部溝通策略，而不評估和誠實了解哪些地方運作不佳。

常見的內部溝通失誤及其解決方法

企業和組織可能各有特色，但許多在內部溝通上面臨幾乎相同的挑戰。 讓我們花點時間深入了解公司面臨的一些最常見的內部溝通問題。 我們可以寫一整個系列的文章，討論你在工作中可能面臨的各種內部溝通問題。 目前，我們只會針對三個我們看到客戶（和我們自己）最常面對的問題進行針對性的討論。

問題：面對太多（即 也許你太快了）

你覺得工作上的負擔有點太重嗎？ 你並不孤單。 美國人平均工作時間比疫情開始時多 1%。 然而，他們的產出並未增加 1%，對於他們所做的工作也未感到滿意增加 1%。

根據Reclaim.ai，人們在會議上花費的時間自 2020 年 2 月以來有所增加。  現在我們平均多了大約 7.3 小時的會議時間。 這額外的溝通和工作的時間導致了倦怠和壓力。 不幸的是，美國心理學協會 (APA)表示，這些感受達到空前高點。  

你為什麼這樣問？

令人震驚的是，APA 還指出 6% 的美國人報告思維疲勞，32% 報告情感疲憊，驚人的 44% 報告身體疲勞——自 2019 年以來增加了 38%。 這種無法思考或專注的狀況會影響收入。

因為信息過載而導致的缺乏專注，使得動力降低，使我們中的許多人只能在小卵石（低級任務）上工作，而不是在大石頭（對產生影響的深層工作）上工作。 當某人已經過載的時候，有誰能指望能有效地與隊員溝通呢？

解決方案：重新思考你管理會議和使用技術架構的方式

如果我們都花費更多的時間在會議上，我們應確保善用這段時間。 會議審核和明確的會議準則是成功的關鍵。 這可能看起來很基本，但對你處理和計劃會議的方式多加思考可以帶來幫助。 查看我們的會議的 4 個 P 模板，看看規劃和結構會議的有效方法。

當你重新思考處理會議的方式時，也要花些時間考慮如何結束會議。 有時知道何時結束，或將討論移至非同步，可能足以改善你的會議節奏。

如果你對日曆上會議的數量感到不堪重負，考慮給自己和你的團隊放個假。 想想為你的每周增加一個無內部會議日會是什麼樣子。 這能為每個人提供一些對於重要任務所需的集中時間，還可以讓你繼續與客戶保持長期的會議。

現在你有機會重新思考你的會議時間了，讓我們想想你的技術架構。 要相信，天天為工作使用一個工具，但仍然不知道最佳使用方式其實相當容易。 確保每個人都能最大限度地利用團隊所選擇的軟件和工具，通過制定一些最佳實踐來幫助他們。

在進行這個過程時，花一些時間考慮每個工具的作用。 你的工具解決了哪些問題和用例？ 你和你的團隊覺得這些工具能滿足這些需求嗎？

查看我們的卡片，了解Slack 禮儀和「我在什麼時候使用什麼工具...」的意義。 這一小段指導為你的員工提供了指引。 最終，這些指導原則創造出容易復複的儀式，幫助減少決策疲勞及其帶來的認知負擔。

問題：內部溝通是每個人的問題，但並不是每個人的工作。

來一段熱點話題 🔥：內部溝通領導者的工作和信息超載，期望他們處理公司內每一條溝通是不合理（甚至不現實）。

即使你的公司沒有專門負責內部溝通的部門或職位，我們也願意打賭，總有少數人（或甚至一個人）負責創建和記錄最重要的備忘錄、PDF、指導方針和表單。

陷入這種工作方式是非常危險的，最終會導致組織內出現相當大的問題。 這無疑會創造信息孤島，且會讓有益的員工變成意外的知識囤積者。 對於管理者、個別貢獻者和其他工作者而言，了解何時記錄或如何分享他們的知識至關重要。 創建一個可操作的內部溝通流程，僅由一個團隊或個體遵循，將無法幫助任何人。

內部協調和運營效率是每個人，無論職位如何，都應關心的問題，如果他們關心增長和盈利能力。 然而，並非每個團隊都有跨職能的能見度，以觀察部門孤島造成的摩擦。

解決方案：訓練員工正確處理內部溝通。

我們知道你在想什麼。 「我真的需要訓練員工如何記錄知識或在 Slack 上消息某個人嗎？」 我們不是要說你需要訓練人們如何做他們很可能已經知道的基本事情。 我們是在說，給予人們一些有關禮儀、合適平台使用和格式的指導將會有很大幫助。

對內部溝通流程進行模板化非常重要。 設置具體的程序和規範有助於減少混淆，使人們更容易參與進來。

開發並分享模板、操作指南及其他資源，以展示員工應如何正確溝通。 這些資源應該可及、容易查找，並且更容易運用。  這樣做的目的是使任何員工都能感到有權力在自己的意願下創建和分享重要信息。

不少人都從示範中學習，因此請務必讓領導者參與進來，讓他們成為內部溝通的金標準。 例如，Guru 的 CFO Dennis Sevilla 通過Guru 的新公告功能，定期分享有關市場及其對公司影響的最新消息。 他的信息性和易於理解的更新不僅有幫助；還展示了人們如何在卡片中結構重要信息的正確方式。

問題：錯誤地將消費視為理解

你假設發送一封電子郵件（或者 PDF、影片、Teams 消息或任何你選擇的溝通方式）意味著人們：

1. 閱讀它

和

2. 了解你想要表達的意思

在大多數情況下，如果人們能做到第 1 點便已經很不錯了。 瀏覽量和印象僅是知識消費的一個維度，並不必然保證人類在消費後會採取你希望他們採取的行動。 閱讀你收到的消息與理解你剛剛收到的信息之間有著很大的區別。

解決方案：測試確保人們理解你所發送信息的方法

別擔心，你不需要成為監考者，為你通過 Slack 發送的每個項目更新進行複雜的測試。 有很多簡單有效的方法可確保人們理解他們收到的溝通。

考慮直接陳述意圖，並在消息開頭包含一個陳述。 一句簡單的句子，例如「閱讀此文件後，你應該明白我們要求 PTO 的新流程。」讓人們知道期待什麼，也隱含地讓他們知道如果他們不理解，需尋求幫助。

創建一個通信的反饋循環，涉及傳達者和接收者的責任。 Guru 將其稱為內部溝通的黃金法則。  例如，當某名員工收到一個不針對其特定受眾的通知時，他們會被鼓勵勇敢地要求發送者更具體地說明他們要求員工做什麼。

隨便發揮創意。 有些人喜歡給出簡短的測驗來總結主要要點。 其他人喜歡在溝通結尾處加上一些小「彩蛋」，以獎勵讀者並為他們的一天增添一些樂趣。 我們最近的「knewsletter」結尾是：

你已經到了 Knews 的最底部！ 作為獎勵，你可以閱讀這篇有關鮮奶油的歷史，並觀看這段小烏鴉軟軟地說“Woo！”的影片 50 秒。

鮮奶油和烏鴉與我們的更新並沒有太大關聯。 儘管如此，它們帶來了幾聲輕笑，並潛移默化地激勵我們讓人們從頭到尾閱讀我們的 knewsletters。

更好的內部溝通 = 更好的工作

精神和身體壓力的原因是信息的過多導致注意力的稀缺。 內部通信領導者關心透過噪音創造信號，提供明晰作為一種善意，並幫助員工保持時間和（精神和實體）空間以發揮最佳表現。

因此，減少你正在從事的項目數量，建立模板化，並教育你的領導和團隊關於內部協調的最佳溝通實踐。 這影響到你組織中的每一個人！ 如果沒有一種可擴展的方法來衡量人們是否理解並採取行動，你所發送的大多數通信指標都是單一維度的。