當員工離開公司時，這不僅僅是失去一個專案負責人或咖啡休息夥伴。 有寶貴的組織知識、專業技能以及緊密建立的關係隨著他們的離開而流失。 如果公司沒有做好離職準備，他們可能會發現自己面臨困境。

我們知道人力資源、管理層及其他部門已經忙得不可開交，處理現有員工的事務。 您真的需要再投入更多時間或計畫在這個即將離開的人身上嗎？

每位員工都很重要，包括那些已經為離開公司而做好準備的人。 以下是您因忽略離職流程而錯過的內容。

為著名的無結構時期增添結構

雇用的最後幾週往往是一段尷尬的、宛如漫遊的時間，人們不想參與任何重大的事情，但他們也需要找到方法來佔據時間。 不再分享寶貴知識的最後幾天，他們的時間都用於網上購物和在Reddit上發帖。

以知識共享為中心的離職體驗使即將離職的員工能夠保持生產力，同時也幫助留下的員工成功。 沒有人需要花時間發呆或懼怕第一天沒有同事的情況。 這為每個人提供了準備下一步所需的時間。

獲得改善的備忘錄

在離職期間，知識共享應該是雙向的。 即將離職的員工不僅會有機會與現有員工分享他們的知識。 這也是一個讓您更了解員工體驗的機會。

如果您一直在尋找誠實的反饋，不妨看看即將離職的人。 有些員工不希望他們的反饋會對他們造成負面影響，因此選擇保持沉默而不是發言。 利用這個難得的機會了解您可以如何改善其他員工的待遇。

即將離職的員工，如果他們因為「千載難逢」的機會而選擇離開，可以幫助您了解是什么讓這份工作對他們如此吸引。 因為更高的薪水或更好的福利而離職的經理，可以告訴您很多關於您的公司如何推出更具競爭力的薪資方案。

保持安全

想想普通員工對敏感信息的訪問程度有多大。 即將離職的人可能掌握著您所有重要程序和後端的登錄信息。 經理、人力資源人員和財務人員甚至可能接觸到保密的信息，例如銀行路由信息或社會安全號碼。

高達20%的雇主表示他們曾經因前員工而遭受數據洩露。 一個被遺忘的密碼或未解除激活的賬號，就足以給企業帶來麻煩。 幸運的是，出色的離職流程有助於在問題發生之前就解決這些問題。

如何創建自己的離職流程

我們知道，在所有組織人事變動、晉升、工作變更和裁員的事情中，您已經忙得不可開交。 但是現在您已經知道離職對於公司有多重要，您完全可以讓人力資源、部門負責人、IT 和其他重要人員專注於制定完整且全面的離職計畫！

我們確實認為每個人都需要一個全面且安全的計畫（順便提一下：我們知道一個非常好的工具和有用的模板可以幫助您組織這些重要的文件和流程，不管您處於規劃過程的哪個階段），但我們也知道這裡時間至關重要。 如果您需要立即創建離職計畫，Guru會支持您。 以下是您需要知道的開始步驟。

專注於基本要素

您所涉及的人和專注的流程會根據您所關注的工作和部門而有所不同。 儘管如此，每一個離職計畫都需要一些特定的元素。

將您的精力集中在了解您將如何轉移知識、轉移的知識將傳遞給誰，以及您預期所有這些將發生的時間框架。 想想即將離職員工的現有知識有多少已經記錄下來，還有什麼需要文檔化的。

在這些情況下，時機非常重要。 如果您發現自己面臨緊迫的情況，請考慮捕捉最重要的信息（項目計畫、客戶名稱、線框等），然後再從那裡開始。

超越常規的「筆記」

無論您對知識轉移決定了什麼，我們懇請您不要採取「信息傾倒」的做法。 打開一個空白文檔，告訴員工寫下「他們認為重要的任何內容」，這將是一個浪費他們時間的保證，並確保現有員工無法獲得他們需要的東西。

有很多不同的方式來傳達知識！ 視頻和音頻錄製、視覺效果以及書面指導的良好組合可以有效地捕捉知識。

了解什麼是重要的

一位即將離職的員工擁有許多寶貴的信息，但有些事情從長遠來看可能並不重要。 公司在試圖保存他們發現的每一點信息時會陷入麻煩。 與其試圖篩選每一粒知識，不如先收集這些重要的信息「大塊石頭」。

您如何知道什麼是重要的，什麼不重要？ 詢問員工他們目前正在做什麼，他們的日常任務清單是什麼樣的，以及他們需要什麼才能有效完成工作。 一旦完成，與他們密切合作的人以及項目的經理和其它負責人進行交叉核對。

確保合作

理想情況下，每位即將離職的員工都會非常願意抽出時間來分享他們的知識。 不幸的是，我們知道這並不總是如此。

那些急於離開的員工未必最愿意分享知識。 如果您的員工不情願開口，請盡量找出原因。 如果這是他們不知道從何開始或者擔心流程效率，那麼幾次對話便可以解決。

如果員工擔心自己要完成工作的同時轉移知識，考慮讓他們在最後幾天只專注於這一點。 工作可能會稍微延遲，但您將獲得前進所需的重要知識。

您是想從一位知道自己即將離職卻表現不佳的員工身上捕捉知識嗎？ 在這種情況下，與那些離他們最近的人合作可能更好，而不是直接與他們合作。

集中精力與經理一起工作，以了解他們正在處理的事項，並與IT聯繫以獲取他們檔案的訪問權限。 詢問他們緊密合作的隊友，他們希望從即將離職的員工那裡得到什麼，才能繼續工作。

現在分享知識，以便未來更好的離職流程

這些情況是我們始終強烈倡導的知識驅動文化的完美範例。 對於重視捕捉和分享知識的大多數工作場所來說，即將離職的員工不是驚慌的原因。 由於他們從一開始就記錄和分享他們的知識，離職過程會顯得不那麼混亂。

我們不管你怎麼想，我們寧願花這最後幾周的時間計劃送行，並回憶我們共同取得的成就。 一旦您接受離職流程僅僅是員工體驗的一部分，對所有相關人來說，事情會變得容易得多。