在筒倉中工作最糟糕的時刻就是意識到自己正身處於筒倉中。

在我的第一份工作中，我記得我仔細地檢查了一份非常具體的報告草稿。 我花了幾個小時編輯和更新圖表，卻在本周晚些時候意識到這一切都是徒勞的。 我一直在使用一個過時的版本，該版本尚未在部門的驅動器上更新。

我並不孤單，經歷這種挫折的人還有許多。 證明，團隊因信息筒倉而每月損失多達 20 小時。 隨著近幾年工作場所在辦公、遠程和混合模式之間轉換，筒倉的問題只會加劇。 不意外的是，當你與同事不在同一實體空間時，更容易迷失在筒倉中。

信息筒倉

讓我們先來說明當我們提到信息筒倉時我們的意思。 簡而言之，信息筒倉發生在組織內部的團隊之間未分享信息和流程時。 筒倉通常是從小開始，隨著組織的成長而膨脹，阻礙了協作。

那麼，筒倉是如何在組織中形成的呢？

筒倉的成因

幾乎所有組織都有筒倉，通常是無意的。 筒倉形成沒有單一原因，但缺乏透明度的一些常見原因包括：

不同的優先事項

當組織內部的團體具有不同（或更糟，彼此競爭的）優先事項時，信息和流程就無法順利流通。 理所當然，每個團隊都有自己的目標，但透明的公司文化應該幫助團隊在不同小組之間對齊優先事項。

現狀

懶惰是一種強大的力量。 當根深蒂固的流程需要轉變以適應變化時，組織經常會遇到困難。

公司政治

大型組織通常在各個小組之間有著複雜的關係網絡。 由於工作場所中的個性，信息和流程可能無法順利流通。

地理和文化

團隊正越來越多地分散在世界各地，其成員具有多元的文化背景。 不同的時區、語言能力和其它因素會導致工作場所出現筒倉。

缺乏心理安全感

信任是與同事有效協作的基本組成部分。 當團隊感覺到他們可以將冒險的想法拿到桌面上，並在團隊的支持下進行實驗時，創新便會蓬勃發展。 當情況不是這樣時，溝通會出現問題，而筒倉可能會出現。

低效的系統

正確的技術和流程在透明度方面可能有很大區別。 使用錯誤的系統可能會為分享信息和協作工作帶來不必要的摩擦。

筒倉的成本

不幸的是，筒倉不僅浪費時間。 組織中的筒倉效應可能會造成重大問題。

它們會降低士氣和表現。 事實上，86% 的領導者表示，缺乏同事間的協作導致了工作場所的失敗。 筒倉通常會導致不必要的工作和缺乏適應性。 它們也會影響客戶！ 根據 Aberdeen 的數據，15% 的筒倉呼叫中心代理的時間花在試圖獲取信息以服務客戶上。 你上次享受排隊等候客服時是什麼時候？

識別自己團隊中的筒倉

一些筒倉明顯可見。 對於其餘的部分，您需要進行一些調查。 為了幫助您了解溝通和協作中出現問題的地方，考慮進行調查和訪談。

有幾種類型的調查可以幫助您更好地了解團隊之間的信息筒倉。 首先，考慮使用員工參與調查。 這種類型的調查將幫助您識別哪些員工感覺與他們的團隊和公司最有聯繫，以及哪些員工感覺最孤立。

同樣，您可以設計一個包含專門針對溝通和協作的問題的調查，以便找出問題。 另一種類型的有用調查是即時調查。 即時調查是經常且定期發送的，通常在問題開始出現之前就能發現筒倉問題。

除了調查外，考慮與員工進行離職面試和留任面試。 離職面試應該說明為什麼員工選擇離職，以及信息筒倉造成多少流失。 另一方面，留任面試是與在公司任職了很長時間的員工的討論，可以揭示同事間的協作是如何成功的。

破除筒倉並引入有效協作的策略

一旦您確定了團隊中的信息筒倉，就可以開始破除這些筒倉，並用透明的基礎來取而代之。 以下是幾個可以幫助您改善團隊之間的溝通和合作的策略。

對齊目標和價值觀

讓不同的小組有效合作的第一步是確保每個人都能在公司的目標和價值觀方面達成共識。 這始於領導層。 確保每個人都理解公司的使命，並了解自己的工作與整體目標的關聯。

然後，確定各個團隊的目標，並將其與公司的使命以及其他團隊的目標放在一起。 定期重申這些目標和價值觀，無論是在全體會議中。

過度溝通未必是壞事

在商業環境中，實際上過度溝通是相對具有挑戰性的，尤其是當它是異步進行的。 人們更常感覺自己被排除在外。

如果您擔心過多的信息會使團隊不知所措，請考慮是否提供了清晰和簡明的信息，然後提供機會讓大家了解更多信息，也是一個能夠適應的系統。

一個好的準則是多溝通，而不是少溝通。 如果有疑慮，則應過度溝通。 從長遠來看，您的團隊會感謝您。

通過分享來鼓勵實驗

嘗試新事物可能會讓人感到害怕，尤其是如果它可能會失敗的話。 也就是說，創新團隊需要感到能夠接受風險。

鼓勵實驗的一個方法是創建一個團隊可以彼此分享他們的實驗的環境，無論是像實驗室或工作坊這樣的實體空間，還是像博客或員工內聯網這樣的數字空間。 通過以透明的方式進行實驗，團隊可以從彼此的成功和失敗中學習，並在未來的風險中感到更舒適，因為他們知道他們有支持系統可以依賴。

鼓勵團隊建立活動

創建積極的工作關係對於有效的合作至關重要。 考慮舉辦團隊建立活動，幫助員工更好地了解彼此，促進團隊精神。

團隊建立活動有很多不同的種類，從集體烹飪課程到尋寶遊戲和志願服務。 關鍵是找到每個人都會喜歡的活動，並幫助他們以不同的方式看待彼此。

使團隊信息可訪問

僅僅鼓勵一種希望分享信息的文化還不夠，您還需要給予他們合適的工具。 讓團隊能夠輕鬆找到並分享彼此之間的信息。

通常這意味著設置一個集中式知識庫，如Guru，以確保信息使用方便。 這意味著為用戶創造一個可訪問的信息分享環境，以便既能存取信息又能進行貢獻。

再見筒倉

信息筒倉無疑是工作場所中的一個普遍問題，但成功的團隊能夠通過主動的策略應對它們，並改善團隊合作。

通過花時間識別團隊中的筒倉所在之處，並向團隊介紹有效的策略，您將能在團隊中提升績效、士氣等各方面。